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EIN SOZIALES NETZWERK ALS INTERNES KOMMUNIKATIONSMITTEL FÜR DIE ÖFFENTLICHE VERWALTUNG
Potenziale, Herausforderungen und Realisierungs-optionen auf dem Weg zur vernetzten Organisation
Foto: © teekid /stockphoto
2CC BY-SA 3.0 DE
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Schlüsselbegriffe:Ø AustauschØ VernetzungØ KooperationØ KoordinationØ EbenenübergreifendØ Ressortübergreifend
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Anwendungsszenarien:Ø Umsetzung des BildungspaketsØ SEPA-Migration des nationalen ZahlungsverkehrsØ E-Government-Gesetzgebung der Länder
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Binnenorganisatorische Konsequenz und interner Baustein von E-Government
und offenem Verwaltungshandeln
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Wissensorganisatorische Notwendigkeit
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Funktionsbeschreibung
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Organisatorische und kulturelle RahmenbedingungenFöderale Aufbauorganisation
Ressortprinzip
Hohe Arbeitsteilung
Spezialisierung (zahlreiche hoch spezialisierte Experten)
Hohe Eigenverantwortlichkeit dezentraler Organisationseinheiten
Aufgabenfokussierung statt Prozessdenken
Informationen sind dezentral-fragmentiert (verteiltes Fachwissen)
Fehlende Standards für die Informationsbeschreibung
Vorganggebundenes Wissen (fehlende Wissensabstraktion)
Parallele / redundante Wissensgenerierung
Zeit- und kostenintensive Informationsbeschaffung (Schwierigkeiten beim Auffinden von Informationen)
Unzureichende Informationsflüsse mangels Quer- und ebenenübergreifender Koordination
Dezentrale Vorgangsdokumentation und fehlendes zentrales Vorgangsregister
Fehlende personelle Aufschlüsselung von Organigrammen und Geschäftsverteilungspläne
Langsamer Informationsfluss und keine Möglichkeit des individuellen Informationsmanagements
Fehlende Routinen zur Explikation impliziten Wissens
Hierarchieprinzip
Umfassende rechtliche Regulierung (Ablauforganisation)
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Erleichterung der organisations- und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit
Erleichterter Austausch von Erfahrungswissen und Verringerung redundanter ArbeitChance über informelle Zugänge formelle Hürden zu überwinden
Kommunikation auf Augenhöhe ("herrschaftsfreier Diskurs")
Niedrige Hemmschwellen für Kontaktaufnahme
Größere Anzahl informationsrelevanter Kontakte mit schwacher Bindung
Ansprechpartner leichter lokalisieren/kontaktieren
Reduktion bestehender Kommunikationsbarrieren (Ort, Zeit, Kultur)
Schneller (papierloser) Zugriff auf Daten/Dokumenten
Aggregierung kollektiven Wissens
Geringe Beteiligung aufgrund Skepsis gegenüber der Wissensexternalisierung
Nicht für alle Aufgaben die geeignete Informations- und Wissensverarbeitungsform
Mangelnde Akzeptanz aufgrund eines Konflikts der Vernetzungsidee mit vorherrschender Organisationskultur
Hürden durch datenschutzrechtlichen und datensicherheitstechnischen Unklarheiten
Skepsis gegenüber digitalen, interaktiven und neuen Anwendungen
Mangelnde digitale Kompetenzen auf Führungsebene, konservativer Führungsstil
Externalisierung impliziten Wissens
Verändertes Rollenverständnis / Mehr Selbstorganisation
Verbesserung von Arbeitszufriedenheit/Arbeitgeberattraktivität
Organisatorische und kulturelle Rahmenbedingungen
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Rechtliche Rahmenbedingungen
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Rechtliche Rahmenbedingungen
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Competence Center ELAN Fraunhofer FOKUS
Fallstudienanalyse – Untersuchungsframework / Funktionalität
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Untersuchungsbeispiele
n Capgemini (technisch: Microsoft Yammer)n CSC (technisch: Jive)n GovLoop (technisch: Ning)n Pleio (technisch: Elgg)n Knowledge Hub (technisch: LifeRay Basis)n Verwaltungs- und Beschaffernetzwerk (technisch: Eigenentwicklung)n Deutsches Vergabenetzwerk (technisch: Eigenentwicklung)
Aus technischer Perspektive / Marktübersicht ergänzt:(Bewertung in Anlehnung an ISO 25010, Analyse technische Daten, im verschiedenen Einzelfällen Installation und Test)n IBM Connectionsn Cisco WebEx Socialn Drupal Commons / Acquian Social Engine
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Competence Center ELAN Fraunhofer FOKUS
Technologiebewertung - Technische Ansätze
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Competence Center ELAN Fraunhofer FOKUS
Organisatorische Ansätze
n Beides möglich, Klärung Aufgabenverteilung Betrieb & teilnehmende Organisationenn Realisierung in der Regel als Bottom-Up-Prozess
– Bisher keine Überlegungen zu Koordination dezentraler Entwicklungen– Akzeptanzfrage privatwirtschaftlicher Akteure für Betrieb, Organisation, …
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Competence Center ELAN Fraunhofer FOKUS
Organisatorische Empfehlung
Wahrnehmung durch eine zentrale Stelle
Wahrnehmung durch dezentrale Stellen / Teilnehmer
Steuerung
Politische Zieldefinition, Zielgruppenorientierung, Festlegung des Nutzungsrahmens, Verknüpfung mit anderen Projekten und Anwendungen des IT-Planungsrats
Kulturwandel
Entwicklung und Pflege
Technologieauswahl, Entwicklung oder Beauftragung der (Kern-)Anwendungsprogrammierung, ggf. Steuerung des IT-Dienstleisters, Prozessbeschreibung, Standardformulierung, Sicherung der Rechtskonformität, Weiterentwicklung
Synchronisation der Netzwerkinhalte mit den entsprechenden lokalen Datenbanken
Operativer EinsatzWissensmanagement, Qualitätsmanagement, Schulungs-und Workshopangebot
Formulieren behördenspezifischer Nutzungsbedingungen und Guidelines unter Berücksichtigung des Nutzungsrahmens, Setzen von Nutzungsanreizen,
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Competence Center ELAN Fraunhofer FOKUS
Status quo
n Thema aktuell nicht forciert– Themennotwendigkeit seitens Verwaltung erkannt aber noch nicht priorisiert– Koordinationsaktivitäten in Verwaltung sind noch nicht etabliert, erste Bestrebungen
z.B. über VITAKOn Dezentrale Siloentwicklung über Intranets / Beschäftigtenportale zeichnet sich abn Zielsetzung / Ergebnisse für Interoperabilität, insbesondere über W3C, noch unklar
– Schnittstellenproblem dezentraler Betriebn Anbieterseitige Angebote (insbesondere Anbietercloud) werden nicht priorisiertn Integration in Planung für Gesamtarchitektur nicht gegeben
– Back-End-Integration
n Nachhaltigkeit der aktuellen Entwicklung ist nicht gesichertn Wissenschaftlich: Fokussierung auf andere Anwendungsgebiete
– FOKUS Vorschlag an ISPRAT: soziales Quartiersnetzwerk
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Kontakt:
Ass. iur. Saskia Fritzsche | Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung Speyer Freiherr-vom-Stein-Str. 2, 67346 Speyer Tel. +49 (0)6232 645 – 336http://www.foev-speyer.de/[email protected]
Dr. Heiko Hartenstein | Fraunhofer FOKUSKaiserin-Augusta-Allee 31, 10589 BerlinTel.: +49 (0)30 3463 – 7399Fax: +49 (0)30 [email protected]
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