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Unter Einbeziehung wichtiger IT-Trends zeigt Rainer Haselmeier, Leiter der Business Unit Enterprise Information Management (EIM) der YAVEON AG, auf welche Entwicklungen die YAVEON auf dem Weg zum „modernen Arbeitsplatz“ setzt. (Vortrag auf dem YAVEON Kundentag 2014)
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21.05.2014 Seite 1
Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
YAVEON Business IT Forum 2014 | Rainer Haselmeier
Die Breakout-Session „Roadmap zum modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario“ geht zunächst auf die historische Entwicklung von Business IT-Systemen ein. Unter Einbeziehung wichtiger IT-Trends zeigt Rainer Haselmeier, Leiter der Business Unit Enterprise Information Management (EIM) der YAVEON AG, anschließend, auf welche Entwicklungen die YAVEON auf dem Weg zum „modernen Arbeitsplatz“ setzt. Anhand eines Prozessszenarios aus der Beschaffung werden beispielhaft Bausteine des „modernen Arbeitsplatzes“ in der praktischen Umsetzung gezeigt. Den Abschluss bilden die Vorstellung eines Vorgehensmodells in Umsetzungsprojekten und ein Ausblick auf weitere Anwendungsszenarien für den „modernen Arbeitsplatz“.
21.05.2014 Seite 2
Abstract
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
21.05.2014 Seite 3
Übersicht
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Business IT: Was bishergeschah...?
Praxisbeispiel „Beschaffungs-prozess“
Ausblick: Roadmap YAVEON
Der„moderne Arbeitsplatz“
21.05.2014 Seite 4
Historische Entwicklung „Business IT“-Systeme
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Verwaltung Finanzen Personal
Beschaffung Produktion
Lager Verkauf
PPS/MRP
ERP
Customer Rel. Management CRM
E-Procurement
ERP II / Supply Chain Management
Planung & Kontrolle
Abfragen & Berichte
Management Inf. Systeme
Management & Entscheidungsunterstütz.
21.05.2014 Seite 5
Welches IT-Trends bestimmen den „moderner Arbeitsplatz“?
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Usability
ConnectivityCollaboration
Mobility
Der Trend: „Handhabbarkeit, Benutzbarkeit von Systemen, Software-Ergonomie“
Die Thesen:
Das User-Interface von ERP- und weiteren Business-IT-Systemen wird sich, durch die Arbeit auf mobilen Geräten, an die neuen Anforderungen anpassen.
Die Bedienung von Business IT-Systemen wird – wie bei Anwendungen im privaten Bereiche – intuitiver und ohne Schulungsaufwand möglich.
Mitarbeiter sind künftig stärker in die Entscheidungsfindung eingebunden. Hierfür werden sich neuartige Formen der Informationsdarstellung und -bereitstellung zur Entscheidungsunterstützung entwickeln.
21.05.2014 Seite 6
IT-Trend „Usability“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Der Trend: „Die Fähigkeit, jederzeit, überall und mit jedem beliebigen Gerät auf Applikationen und Informationen einer Unternehmenssoftware zugreifen zu können.“
Die Thesen:
Die wachsende Internationalisierung und die demographische Entwicklung erfordern neue Arbeitsformen und -modelle. Business IT-Systeme werden in Zukunft auf unterschiedlichen Endgeräten jederzeit und überall verfügbar sein.
Das Arbeiten in Business IT-Systemen wird mit den gleichen Werkzeugen wie im Privatbereich erfolgen („Bring your own device“ bzw. Verknüpfung von Social Media mit Business Netzwerken).
21.05.2014 Seite 7
IT-Trend „Mobility“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Der Trend: „Die Zusammenarbeit und Kommunikation von Menschen und Organisationen über Grenzen, Systeme, Zeitzonen und geographische Entfernungen hinweg.“
Die Thesen:
Ohne die Verwendung von bereichsübergreifenden Kooperations-Werkzeugen entstehen für Unternehmen gravierende Wettbewerbsnachteile (u. a. Produktivitätsverluste).
Der Informationsaustausch wird massiv zunehmen und gleichzeitig unstrukturierter sein. Die Austauschfrequenzen und die Anzahl der Beteiligten an weltweiten Standorten werden zunehmen.
Zentrale Plattformen zur Zusammenarbeit zwischen rechtlich eigenständigen Unternehmen (in der Supply Chain) werden ein elementarer Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit im globalisierten Umfeld.
21.05.2014 Seite 8
IT-Trend „Collaboration“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Der Trend: „Die Fähigkeit von ERP, mit unterschiedlichen Systemen über Schnittstellen zu kommunizieren.“
Die Thesen:
Der Bedarf an zeitnaher und räumlich uneingeschränkter Informationsverfügbarkeit wird enorm steigen.
Es einige wenige quasi-standardisierte Datenmodelle geben, die von wenigen Anbietern vorgegeben und von allen anderen Anbietern eingesetzt bzw. verwendet werden.
Standardisierte Datenformate werden die Datenkommunikation zwischen unterschiedlichen Systemen erleichtern.
Die Verzahnung aller Planungsebenen, von der Ebene der Supply Chain bis zur produzierenden Maschinenebene, inklusive eines einheitlichen Austausches mit entsprechenden Datenformaten und Softwaresystemen für die Ressourcenplanung wird zum Standard.
Eine vollständige Integration im Sinne einer "1-System-Landschaft" (Monolith) wird es auch künftig nicht geben.
21.05.2014 Seite 9
IT-Trend „Connectivity“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
21.05.2014 Seite 10
Entwicklungsschwerpunkte „Business IT“-Systeme
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Verwaltung Finanzen Personal
Beschaffung Produktion
Lager Verkauf
PPS/MRP
ERP
Customer Rel. Management CRM
E-Procurement
ERP II / Supply Chain Management
Planung & Kontrolle
Abfragen & Berichte
Management Inf. Systeme
Management & Entscheidungsunterstütz.
Individuelle Unterstützung
Gruppen-unterstützung
Vorgangs-bearbeitung
Ver
tika
le In
tegr
atio
n
Horizontale Integration
Personalisierung: Benutzer melden sich an und können das Portal nach eigenen inhaltlichen Interessen und benötigten Diensten konfigurieren
Informationsaggregation: Benutzer erhalten Informationen unterschiedlichster Formate und Herkunft gebündelt zur Verfügung gestellt (z. B. Texte, Tabellen, Audio- oder Videodateien, Bilder oder E-Mails)
Prozessintegration: Geschäftsprozesse werden über ausführende Applikationen hinweg bereitgestellt Applikationen laufen „im Hintergrund“
Single sign on: Benutzer melden sich am Portal mit einer Benutzername-Passwort-Kombination an steuert den Zugriff auf alle Dienste des Portals im Rahmen der Mitarbeiter-Rolle
Permanente und globale Verfügbarkeit: Benutzer kann das Portal mit einem einfachen Internet-Zugang und auch mit mobilen Endgeräten nutzen Anwendungen sind nicht auf den Computer am Arbeitsplatz beschränkt
21.05.2014 Seite 11
Grundfunktionen „Moderner Arbeitsplatz“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
21.05.2014 Seite 12
Mitarbeiterportale als Baustein des „modernen Arbeitsplatzes“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Applikationen Kollaboration
Informationen Dokumente
Integrationsplattform
Portale
Eine personalisierte Kommunikations- und Interaktionsplattform für Mitarbeiter und Partner eines Unternehmens
Ein Tool zur effektiven und effizienten Gestaltung der täglichen Arbeit
Ein sicherer Zugang zu allen relevanten Informationen, Applikationen und Services über unterschiedlichste Kommunikationswege im Unternehmen
Bessere und schnellere Verfügbarkeit von Informationen, auch im Sinne von Warnhinweisen (bei Engpässen) und Prognosen zu voraussichtlichen Entwicklungen
Bessere Produktqualität
Höhere Kundenzufriedenheit
Ein Hilfsmittel zum Treffen von Entscheidungen aufgrund aktueller Informationen
21.05.2014 Seite 13
Mitarbeiterportale als Baustein des „modernen Arbeitsplatzes“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Seite 14
Integrierte Prozesse als Baustein des „modernen Arbeitsplatzes“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
• Scannen
• Rechnungs-eingang in Outlook
Outlook
• Beleglesung
• GDPdU konfor-me Archivierung
• Workflow
SharePoint• Belegerkennung
• Rechnungs-Eingangs-Monitor
ERP
• sachliche Prüfung
• Freigabe-Workflow
SharePoint• ERP Daten
• SharePoint Portal
QlikView
Buchhaltung Fachabteilung Controlling
Workflow
21.05.2014
Integration der Business IT-Applikationen mit dem Ziel, den administrativen Aufwand zu verringern ERP-Systeme werden um Module und Funktionen für PPS, Dokumentenmanagement,
Business Intelligence und CRM erweitert häufig genutzte Standardanwendungen wie Office-Produkte wie Word, Excel und
Outlook werden in die Applikationslandschaft unter einer Oberfläche (Portallösung) integriert
ERP und Office-Programme werden kombiniert mit Business-Anwendungen wie SharePoint
Collaboration-Tools zur besseren Vernetzung der Mitarbeiter untereinander standardisierte Prozesse schnellere, einfachere und transparentere
Prozesse und Reduzierung von Fehlern Verringerung von administrativen Tätigkeiten (z. B. durch Vermeidung
doppelter Pflegeaufwände) reduzierter administrativen Aufwand für das Suchen, Weiterleiten, Ablegen
und Verwalten von Informationen Einsatz von Portallösungen, in denen Prozesse applikationsübergreifend und
webfähig in einer Oberfläche abgebildet werden
21.05.2014 Seite 15
Integrierte Prozesse als Baustein des „modernen Arbeitsplatzes“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Bearbeitungszeiten und -kosten senken durch die Orientierung an den Geschäftsprozessen und den integrierten Zugriffen auf verschiedene Backend-Systeme über nur ein Portal
Prozesseffizienz verbessern (z. B. durch zentralen Zugriff auf Dokumente und Vorlagen (Suche), Workflows und Workflowunterstützung (z. B. Rechnungseingangsprüfung, Reiseantrag, IT-Antrag, etc.))
Flexibilität erhöhen über Portale können schnell wechselnde Anforderungen abgebildet werden
Integrierter Zugriff auf alle Funktionen, Dokumente, Anwendungen und Daten, die zur Erledigung der Aufgabenstellungen eines Mitarbeiters erforderlich sind
Verbesserung der Teamarbeit durch eine geschäftsprozessorientierte Aufgabenverteilung und Funktionen zur Kommunikationsunterstützung
Geringerer Schulungsaufwand für die Anwender, da diese über den Web-Browser auf das ihnen bekannte Portal auf die Backend-Systeme zugreifen, ohne sich mit deren Benutzungskonzepten direkt auseinandersetzen zu müssen
21.05.2014 Seite 16
Was bringt der „moderne Arbeitsplatz“?
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
21.05.2014 Seite 17
Praxisbeispiel Beschaffungsszenario
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Applikationen Kollaboration
Informationen Dokumente
Integrationsplattform
Portale
Buchhaltung
BeschaffendeAbteilung
AnforderndeAbteilung
21.05.2014 Seite 18
Praxisbeispiel Beschaffungsszenario
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Bestellbedarf Bedarfs-
anforderung
PUR-020-005
Bestellungen
PUR-020-030
Bestellüber-wachung
PUR-020-030
Rechnungsein-gang und -prüfung
PUR-020-060
Ware ist aufLager
BuchhaltungBeschaffendeAbteilung
AnforderndeAbteilung
BeschaffendeAbteilung
AnforderndeAbteilung
PRAXIS-DEMO
21.05.2014 Seite 19
Vorgehen in Kundenprojekten
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Projektmanagement (Planung, Kontrolle, Steuerung)
Projekt-vorbereitung
Analyse RealisierungKonzeption Betrieb
Analyse
Bausteine für die Arbeitsplätze der ausgewählten Mitarbeitergruppen bestimmen (u. a. Elemente der Portale, relevante Prozesse, Applikationen, etc.)
Anforderungen an den „modernen Arbeitsplatz“ für die einzelnen Bausteine aufnehmen, dokumentieren und bestätigen
Konzeption
Bausteine für die Arbeitsplätze aus inhaltlicher, gestalterischer und technologischer Sicht entwerfen
Konzepte bewerten, prüfen und freigeben
Vorgehensweise zur Einführung festlegen
Realisierung
Umsetzung der „modernen Arbeitsplätze“ planen und durchführen
konkrete Inhalte und Prozesse einstellen
Tests durch YAVEON und durch den Kunden
Einführung der „modernen Arbeitsplätze“ als Teil eines Veränderungs-prozesses für die Kommunikations- und Arbeitskultur beim Kunden
Betrieb
Anwender im Umgang mit dem „modernen Arbeitsplatz“ schulen
Rollout der Lösung
begleitender Kommunikations-prozess
Daten über die Nutzung sammeln/Nutzungs-gewohnheiten der Anwender kennenlernen kontinuierlichen Verbesserungsprozess für die Arbeitsplätze einleiten
Projektvorbereitung
Definition der Ziele, die mit dem Projekt „moderner Arbeitsplatz“ verfolgt werden
Mitarbeitergruppen für den „modernen Arbeitsplatz“ und ggf. Piloten bestimmen
Projektteam und Zeitplan festlegen
…hängt ab von Prozessen im Unternehmen
IT-Infrastruktur und Technologie
Rollen und deren Ausgestaltung im Unternehmen
Zugriffsrechten und Zugriffsmöglichkeiten der Rolle/des Mitarbeiters
Es gibt nicht den „modernen Arbeitsplatz“ dessen Ausgestaltung ist vielmehr kundenspezifische Projektarbeit!
YAVEON entwickelt und implementiert Konzepte mit den Benutzern: spezifisch für deren Rolle im Unternehmen
entlang von Prozessen
unter Berücksichtigung der ausführenden Applikationen für die einzelnen Prozessschritte
inklusive Bereitstellung der relevanten Informationen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle im Prozess
21.05.2014 Seite 20
„Moderner Arbeitsplatz“ im Kundenprojekt…
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Verkauf/Debitoren Angebotsbearbeitung
Auftragsbearbeitung
Reklamationsprozess
Debitoren Fakturierung
Mahnwesen
Stammdatenanlage und –pflege Artikel
Debitoren
Kreditoren
Herstellvorschriften/Rezepturen
Chargendaten
Personalwesen Personalbeschaffung
Urlaubsverwaltung
21.05.2014 Seite 21
Roadmap YAVEON: Weitere Bausteine und Anwendungsfälle „Moderner Arbeitsplatz“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario
Einkauf/Beschaffung Bedarfsanforderung
Rechnungseingangsverarbeitung
Bestellabwicklung
IT Help Desk-Anwendungen
IT-Antragsverwaltung
Berechtigungsmanagement
Administrative Prozesse Vertragsmanagement
Posteingangsverarbeitung
Elektronisches Formularwesen
Reiseplanung u. Travelmanagement
QMB-Portal & QMB-Prozesse YAVEON Qualitäts- & Prozessmanager
21.05.2014 Seite 22
Roadmap YAVEON: Weitere Bausteine und Anwendungsfälle „Moderner Arbeitsplatz“
YAVEON Business IT Forum 2014 | Roadmap zum Modernen Arbeitsplatz: Praxisszenario