104

GESTEINS PERSPEKTIVEN 2/2016

DaTeNMaNaGeMeNT

Gibt es nach einer IT-Umstellung drama-tische Probleme, muss der erste Blick auf die Funktionsfähigkeit des Unternehmens ausgerichtet sein, nicht auf Schadener-satzansprüche. Wie man Zeit damit ver-geudet, über Schuld oder Schadenersatz nachzudenken, statt über die Lösung des Problems, hat die Einführung des Maut-systems in Deutschland gezeigt. Jeder verschwendete Tag kostet viel Geld.

Manchmal sind es nur einzelne nicht funktionierende Bereiche, die sich leicht auf das ganze System übertragen nach dem Motto: „Nichts geht mehr“. Würde man genauer hinschauen, ließe sich fest-stellen, dass das System zumindest in Teilbereichen funktionieren könnte, wenn man es ließe.

Prozesse untersuchen und angleichen

Das Projektteam, das die Software-Ein-führung begleitet hat, bekommt jetzt

eine neue wichtige Funktion. Anhand der Beschwerden aus den Fachabteilungen muss überprüft werden, ob die Proble-me auf eine falsche Software-Program-mierung oder einen nicht funktionieren-den Geschäftsprozess zurückzuführen sind. Programmierfehler sollten norma-lerweise schnell behoben sein. Ge-schäftsprozesse müssen in den Einzel-schritten auf Logik und Schnittstellen überprüft werden. Neue ERP-Systeme sind in der Regel abteilungsübergrei-fend. Geschäftsprozesse sind bisweilen auf diese ineinandergreifende Funktion des Systems nicht vorbereitet und müs-sen angepasst werden.

Vorbeugen ist besser als reparieren

All diese Löcher, die jetzt geflickt werden müssen, hätte man natürlich im Vorfeld vermeiden können. Da, wo jetzt herum-gedoktert, wird, sind die Fehler vorher

gemacht worden. Das liegt daran, dass neue Systeme heute in den meisten Fäl-len nur technisch, nicht aber auch orga-nisatorisch eingeführt werden. Nachdem sich ein Unternehmen für eine Software entschieden hat, kommen IT-Spezialis-ten und ermitteln zusammen mit dem Unternehmen die Anforderungen für das neue System. Sie fügen auf Wunsch die eine oder andere kleine Verbesserung hinzu und programmieren die Software für den gewünschten Einsatzzweck.

Wer fragt nach Prozessen?

Viel Programmierarbeit wird z.B. dabei verschwendet, dem Unternehmen unab-hängig von Aussagekraft und Effektivität Auswertungen in möglichst ähnlicher Form wie bisher zu liefern. Eingeweihte kennen die Probleme von sprechenden Artikelnummern oder unnötig komplexen Prozessabläufen. Wenige der IT-Consul-

Mensch, Prozess und Software gehören zusammen

IT-Umstellungen und ihre großen und kleinen Katastrophen im Gefolge sind gefürchtet. Werden neue IT-Systeme eingeführt, ist das vielfach mit Schwierigkeiten verbunden. Aufträge können dann nicht erfasst, Produktionen nicht geplant, Rechnungen nicht geschrieben, Zahlungen nicht ge-bucht oder Mahnungen nicht ge-druckt werden. Es entsteht das Gefühl, das das Unternehmen zum Stillstand gekommen ist. Das Rezept dagegen lautet: Vorbereitung ist alles!

105

2/2016 GESTEINS PERSPEKTIVEN

DaTeNMaNaGeMeNT

tants kommen auf die Idee, solche Geschäftsprozesse in Frage zu stellen, wenn sie nicht extrem von Standardprozes-sen abweichen. Warum auch, extra Programmierung bringt der Software-Firma extra Geld bei der Einführung und bei jedem Update.

Organisation und IT gehören zusammen

Besser wäre es dagegen, wenn Mitarbeiter eines Unterneh-mens mit Organisationsberatern im Vorfeld einer Soft-wareeinführung die Unternehmensprozesse erfassen und auf Effektivität, Optimierung und Schnittstellenproblemati-ken überprüfen. Keep it simple wird immer erzählt und selten gelebt. Die beste Darstellung der Prozesse und Auswertun-gen wird dann das Pflichtenheft fürs neue System. Die Um-setzung durch die IT-Firma muss von diesem Team begleitet, überwacht und auf Funktionsfähigkeit überprüft werden. Eine solche Vorgehensweise spart jedem Unternehmen viel Geld, verkürzt garantiert Software-Einführungen und wird neue Systeme zu einem bedeutend höheren Wahrscheinlichkeits-grad ohne Schwierigkeiten in einem Unternehmen etablieren. Aber kaum ein Unternehmen geht so vor.

Warum entstehen derartige Missstände?

Wenn man nun versucht, den Gründen nachzugehen, warum IT-Systeme nicht systematisch eingeführt werden, kommt man schnell zum Kern des Problems. IT-Konzepte beschäf-tigen sich nicht mit der Optimierung von Arbeitsprozessen, denn nicht für jeden zu optimierenden Arbeitsprozess braucht man Software. Software-Angebote enthalten keine Bereiche der Prozessoptimierung, sie würden sich sonst verteuern. Aber das Wesentlichste ist: wenn ein IT-Consul-tant den Wunsch eines Unternehmens erfüllt, also abbildet, was im Unternehmen im Moment geschieht, macht er sub-jektiv keinen Fehler. Warum sollte er also versuchen, auf Prozessoptimierungen hinzuweisen, die er zum einen nicht bezahlt bekommt und die ihn zum anderen mit Verantwor-tung belasten, wenn der neue Prozess hinterher nicht funk-tioniert. Mal abgesehen davon, ob dieser Consultant als Programmierer dazu überhaupt von seinem Erfahrungs- und Wissenspotential in der Lage ist.

Der tiefere Grund liegt also im Unternehmen, das die Wei-chen stellt. Es muss Mitarbeiter mit Organisationsberatern und IT-Consultants zusammenbringen und diese zuerst ge-trennt und dann zusammen den Prozess entwickeln, beglei-ten, kontrollieren und implementieren lassen. Das wird zu echten Verbesserungen im Unternehmen führen mit opti-mierten Organisationsstrukturen und IT-Systemen zu gerin-geren Kosten. Natürlich auch zu einfacheren Implementie-rungen der neuen Programme. Dabei wird niemand mehr ertrinken, denn alle sitzen dann in einem Boot. Was zum Schluss aber auch nicht vergessen werden sollte: Moderne IT-System beginnen in ihren wirklichen Möglichkeiten zur Unternehmensoptimierung erst mit der Einführung. 90% aller IT-Budgets schließen aber mit der Einführung des Systems ab. Das ist in etwa so, als wenn man sich einen Düsenjäger kauft und ihn anschließend über die Straße schiebt. Dafür hätte ein Handwagen auch gereicht. (Helmut König)

www.koenigskonzept.de

FAR FROM ORDINARY.

INGENIOUSLY ECCENTRIC.

THE NIAGARA.

DYNAMICALLYBALANCED

MINIMALVIBRATION

CONSISTENTG-FORCE

THE NIAGARA ECCENTRIC

The Niagara is the definitive scalping screen; it’s classic,

but far from ordinary. The single eccentric shaft guarantees

constant circular motion and consistent G-force, even

under extreme conditions.

www.haverniagara.com

Clean openings in sticky situations. Dynamically balanced to minimize structural vibration.

HB-Anz_HNG Eccentric 102x297 4C 180216_Layout 1 18.02.16 12:55 Seite 1