Upload
topsoft
View
310
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Citation preview
Opacc Software AG © Opacc, XX. Oktober 2009
Das papierlose Büro als Illusion - 1415 - 1435das muss nicht sein.
Lösungswege mit OpaccOne
Opacc Software AG
Grüezi !
Adrian R. Boller, Projektleiter Vertrieb
Das papierlose Büro als Illusion – das muss nicht sein.
Das papierlose Büro als Illusion – das muss nicht sein.
Agenda• Wer ist Opacc?• Papierberge vs. Dokumentenmanagement• Der Tatbeweis OpaccOne DMAS (Dokumentmanagement- und Archivierungssystem)
Take away1.Erfolgsfaktoren für Ihre nächste DMS Evaluation2.Die 6 Fragen bei DMS Projekten
True Business AutomationOpacc und das Besondere an OpaccOne
Opacc Software AG
Opacc – Was Sie von uns erwarten dürfen
Opacc im BlickpunktHersteller und Integrator für ERP Projekte in Handel, Service und Fertigung.
Kunden: 480
User: >10‘000
Mitarbeiter: 100
Eigentümer: Management
Eigenfinanzierung 100%
Gründung 1988 22 Jahre Visionäre Konstanz
Eigenes Q-System, z.B. Support > 70% am selben Tag
100%-ige Update Garantie seit 1988
Partnerschaften Microsoft Certified Gold Partner,HP Preferred Gold Partner,
IBM Business Partnerswiss made software
3 Besonderheiten von OpaccOne
True Business Automation Das Besondere an OpaccOne
Neue Handlungsfelder• Vorwärts• Aufwärts
1
2
3
100% Update-Garantie• Für den Standard• Für ALLE Adaptionen
Software-Familie• Mehrere Anwendungen • Gemeinsame Daten/Funktionen
Papierberge vs. Dokumentenmanagement
Name
Wer kennt das nicht?
Geschäftsdokumente
OR Art. 962¹ Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäfts-
korrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren.• Bilanzen & Erfolgsrechnungen• Rechnungen, Gutschriften und alle weiteren Belege• Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten• Personaldossiers• Kunden- und Auftragsdossiers (Angebote, Zeichnungen, Bestätigungen etc.)• Lieferanten- und Bestellungsdossiers (Anfragen, Pläne, Bestellungen etc.)• E-Mails
• Auswertungen, Statistiken• Dokumentationen (Datenblätter, Bilder etc.)
Anforderungen an ein DMS
Grundfunktionen• Strukturierte Ablage und Verwaltung von elektronischen Dokumenten• Finden von Dokumenten & Informationen mittels Volltextsuche• Weitergabe & Bearbeitung der Dokumente• Versionierung von Dokumenten• Grundlage für rechtssichere Ablage• Eigene Zugriffsberechtigungen
Mehrwert durch Integration im ERP System• Gewohnte Arbeitsumgebung (GUI ERP System)• Dokumente mit Stamm- und Bewegungsdaten verbinden• Dokumente automatisch aus den Prozessen ablegen oder archivieren• Unterzeichnete Dokumente automatisiert hinzufügen• Externe Dokumente automatisiert mit ERP Daten verbinden
DMS Erfolgsfaktor
Ein DMS schafft Mehrwert durch die online Verbindung von Stammdaten und den operativen Prozessen.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Integration von DMS & ERP!
OpaccOne DMAS: Überblick
Application ServicesDaten (DMAS-Dokumente, …)
BackOfficeDMAS Standard-Anwendungen
FrontOfficeZugang zu DMAS
Out
look
-Plu
gin
Chec
kIn
Eige
nsch
afte
n
Stru
ktur
BO-M
odel
l
Zugr
iffs-
Schu
tz
Mul
ti-Da
tei
Such
e
Management
Archiv
Grundfunktionen
Dokumente
OpaccOne DMAS
Grundfunktionen•CheckIn: Automatisch über Agent (Standard, Projekt), manuell •Eigenschaften: Standard, Individuell•Struktur: DMAS-Dokumente können spezifisch strukturiert werden•BO-Modell: DMAS-Dokumente sind in das OpaccOne BO-Modell integriert•Zugriffs-Schutz: DMAS-Dokumente nur für autorisierte Benutzer•Multi-Datei: DMAS-Dokumente können aus mehreren Dateien bestehen•Suche: DMAS-Dokumente können google-like gefunden werden•Outlook-Plugin: ermöglicht die Archivierung und Suche direkt aus Outlook
OpaccOne DMAS: Überblick
Out
look
-Plu
gin
Chec
kIn
Eige
nsch
afte
n
Stru
ktur
BO-M
odel
l
Zugr
iffs-
Schu
tz
Mul
ti-Da
tei
Vers
ioni
erun
g
Hist
ory
Rech
t
Offl
ine
Such
e
Chec
kOut
Management
ArchivDokumente
Management• Versionierung: Diese erfolgt automatische für beliebig viele Versionen • History: Zugriffe und Veränderungen werden nach Bedarf historisiert • CheckOut: Ist jederzeit möglich
Archivierung• Recht: Die Archivierung erfolgt rechts- und revisionssicher • Offline: Dokumente können auf offline Datenträger übertragen werden
Grundfunktionen
OpaccOne DMAS
OpaccOne DMAS: Überblick
OpaccOne DMAS (Dokumentmanagement- und Archivierungssystem)
LIVE
Was sehen Sie live?
OpaccOne BackOffice, DMAS• Basisfunktionalität
OpaccOne BackOffice, Adressen & Verkauf• Kundendossier• Auftragsdossier
OpaccOne FrontOffice, WebShop• Produktbilder• Bedienungsanleitung
Das papierlose Büro als Illusion – das muss nicht sein.Take away 1: ERP & DMS „aus einem Guss“
Erfolgsfaktoren für Ihre nächste DMS Evaluation• Ihre Mitarbeiter arbeiten in der gewohnten Umgebung (GUI)• Die Management- und Archivierungsfunktionen sind in die Prozesse integriert• Die DMS Dokumente können beliebig verwendet werden (zB WebShop)• Der Betriebsaufwand wird durch Integration minimiert (keine Schnittstellen)• Durch Automatisierung können kürzere Durchlaufzeiten erreicht werden
Out
look
-Plu
gin
Chec
kIn
Eige
nsch
afte
n
Stru
ktur
BO-M
odel
l
Zugr
iffs-
Schu
tz
Mul
ti-Da
tei
Vers
ioni
erun
g
Hist
ory
Rech
t
Offl
ine
Such
e
Chec
kOut
Management
ArchivDokumente
Grundfunktionen
OpaccOne DMAS
Das papierlose Büro als Illusion – das muss nicht sein.Take away 2: Die 6 Fragen bei DMS Projekten
1. Steht das Dokumentmanagement- und / oder Archivierung im Vordergrund?
2. Ist ein DMS als Option zum ERP System verfügbar oder wie lässt sich eine integrierte Lösung realisieren (ERP, Schnittstellen, Kosten)?
3. Sollen neben den interne Dokumenten des ERP Systems auch externe Dokumente verwaltet werden (Lieferanten, Mails etc.)?
4. Kann mit dem neuen DMS die Voraussetzungen für eine rechtssichere Ablage gewährleistet werden (externe Archivierung, zB WORM)?
5. Ergeben sich aus der DMS Evaluation weiterführende Überlegungen damit ein möglichst hoher Integrationslevel erreicht werden kann?
6. Welchen konkreten Mehrwert kann Ihr Unternehmen mit der Einführung eines DMS erzielen (weniger Aufwand, höhere Auskunfsbereitschaft, Web)?
Ihre Fragen?
Vielen Dank!