Embed Size (px)
Citation preview
07.12.2016
www.ffg.at 1
Ralph Feichtinger
Wien, 06.12.2016
Elektronische
Geschäftsprozesse auf Basis
von Alfresco Activiti und One
bei der FFG
DIE ÖSTERR. FORSCHUNGS-FÖRDERUNGSGESELLSCHAFT
1 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Nationale Förderstelle für wirtschaftsnahe Forschung in Österreich
• Agentur zur Vertretung Österreichs auf europäischer und internationaler
Ebene und bei der ESA
• Abwicklung nationaler und internationaler Förderprogramme
• Beratungs- und Agenturleistungen
• Begutachtungen für Forschungsprämie
• Bereitstellung statistischer Daten
07.12.2016
www.ffg.at 2
DIE ÖSTERR. FORSCHUNGS-FÖRDERUNGSGESELLSCHAFT
2 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Jährliches Gesamtförderbudget: 578 Mio. EUR (2015)
• 2.600 Gutachten für die Forschungsprämie 2015
• Horizon 2020: 578 Projekte mit österr. Beteiligung
• Über 75 Förderprogramme
• 265 MitarbeiterInnen
• 2004 gegründet, aus mehreren Vorgängerorganisationen
AUSGANGSSITUATION
3 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Gewachsene IT-Struktur
07.12.2016
www.ffg.at 3
AUSGANGSSITUATION
4 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Sehr frühzeitige Einführung eines elektronischen Einreichportals für
Förderanträge (eCall) vollständige Kommunikation mit
FördernehmerInnen auf diesem Weg.
AUSGANGSSITUATION
5 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Interne Abwicklung von Geschäftsprozessen teilweise elektronisch
unterstützt, teilweise manuell
• Basis: > 30 Geschäftsprozessbeschreibungen
• Physische Akten und Geschäftsfallunterlagen
• Präzise interne und externe Kontrollsysteme
07.12.2016
www.ffg.at 4
ZIELSETZUNG
6 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Rein elektronische Abwicklung der wichtigsten Geschäftsprozesse der
FFG
Beispiel Förderprozess:
• Entlastung der MitarbeiterInnen von administrativen Tätigkeiten
• Elektronische Archivierung
• Sukzessiver, stabiler Übergang
Einreichung Bewertung
Vertrag Monitoring
Projektabschluss
RAHMENBEDINGUNGEN
7 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Kompatibilität mit und Eingliederungsfähigkeit in die Bestandssysteme
• Offenes, zukunftssicheres System
• Möglicher Parallelbetrieb mit sukzessiven Übergang von Bestands- zu
neuen Systemen
• Hohe Stabilität und Sicherheit
• Individuelle Anpassbarkeit
• Enge Integrierbarkeit zwischen DMS und Workflowmanagementsystem
07.12.2016
www.ffg.at 5
DIE LÖSUNG
8 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Serviceorientierte Architektur mit ESB „Service Mix“
• DMS: Alfresco One
• WFMS: Alfresco Activiti
• Verschiedenste Services
• Enge Integration DMS und WFMS, aber stets über ESB
STAND DER UMSETZUNG
9 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• 1. Umsetzungsprojekt: Eingangsrechnungen, Beschaffungswesen, inkl.
Aufsetzen neues System und einrichten DMS (05-12/2016)
• Produktivbetrieb ab Jänner 2017 (geplant)
• Danach: Start der Umstellung der Kernprozesse der FFG (Beginn mit
Förderprozess)
07.12.2016
www.ffg.at 6
EINIGE HIGHLIGHTS
10 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Arbeitsoberfläche – Arbeitskorb
Integration in Alfresco One
EINIGE HIGHLIGHTS
11 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Anbindung Bestandssysteme: Syska und BZM
• Individuelle Widgets, z.B. Bewertungsmatrixen
• Elektronische Signatur
• Integration DMS und WFMS
• Externe Zustellung von Dokumenten mit Zustellnachweis
07.12.2016
www.ffg.at 7
Ralph Feichtinger
Wien, 06.12.2016
Elektronische
Geschäftsprozesse auf Basis
von Alfresco Activiti und One
bei der FFG
