Was kann ein modernes Intranet heute?

eBusiness Kongress 2011. Was kann ein modernes Intranet heute? Namics.

Michael Pertek. Business Unit Manager. Partner.Dr. Bernd Langkau. Principal Consultant. Partner.

10. Mai 2011

Namics.09.04.2023 Denken. Präsentieren. Umsetzen.2

Die Referenten

Principal Consultant. Partner.

Studien der Chemie, Biochemie und des Umweltmanagements an den Universitäten Konstanz, Ann Arbor, Athen und Turin mit Abschluss als Dipl.Chem., Dr.rer.nat. und Europ. Master Environmental Mgmt.. Anschliessend Tätigkeiten als freier Umweltberater (Südtiroler Landesregierung) und Technologieberater (Universität Konstanz). Bei Namics seit 1997 tätig und spezialisiert auf Beratung, Konzeption und Realisierung grosser Internet- und Intranetprojekte. Aufgrund der Mitbegründung des SEO Unternehmens Suchtreffer AG (2000 - 2002) KnowHow in Suchmaschinenoptimierung und -marketing.

Business Unit Manager. Partner.

Studium der Verwaltungswissenschaften an der Universität Konstanz, mit dem Schwerpunkt Management, Finance und Public Private Partnership, mit Abschluss: Diplom Verwaltungswissenschaftler, M.A. Public Policy and Management. Vorher bei DaimlerChrysler in Südafrika mit Projekten im Finance und Trasury Bereich. Anschliessend bei Altana Pharma und Dornier Consulting im Finance und Projektmanagement Umfeld. Seit 2005 bei der Namics AG als Consultant und Principal Consultant tätig. Spezialisiert auf die Leitung komplexer Grossprojekte und inhaltlichem Fokus auf Mitarbeiterportale im eCollaboration Umfeld, sowie der Analyse und Optimierung von Businessprozessen.

Intranet. Collaboration. Web. Projekte.

Dr. Bernd Langkau Michael Pertek

Namics.

Agenda.

Intranettrends der letzten 10 Jahre im Überblick

Die grössten Schwachstellen von Intranets

Was kann ein modernes Intranet heute?

Mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten

Intuitive Navigation gepaart mit effizienter Suchfunktion

Integration der wichtigsten Applikationen

Information, Interaktion und Zusammenarbeit

Social Intranet

- Nutzung des impliziten Mitarbeiterwissens

- Förderung der Unternehmenskultur

Prototyp eines modernen Intranets09.04.2023 Denken. Präsentieren. Umsetzen.3

Namics.09.04.2023 4 Denken. Präsentieren. Umsetzen.

Intranettrends der letzten 10 Jahre im Überblick.

Namics.Denken. Präsentieren. Umsetzen.5

Trends der Intranet Konzeption.

Trends der letzten 10 Jahre

Ziel: ZusammenarbeitWie: Wikis, Blogs, InstantMessagingWer: Alle

Ziel: CorporateCommunicationWie: Content Mgmt.Wer: Einer

Ziel: Information und ArbeitsregelnWie: DatenbankenWer: Wenige

Ziel: Alltägliche ArbeitWie: PortaltechnologieWer: Wenige & Alle

Generation 1Mitarbeiter-zeitung

Generation 3Applications-portal

Generation 2ElektronischeBibliothek

Generation 4„Social Intranet“

09.04.2023


Die grössten Schwachstellen von Intranets.

Namics.

Statements aus Befragungen von Intranetnutzern.


09.04.2023 Denken. Präsentieren. Umsetzen.7

Welches sind die schlechtesten Eigenschaften vom heutigen Intranet?

„Viele irrelevante Treffer“

“Orientierung ist vielerorts ein Problem”

“Bietet mir für meine Arbeitkeinen Mehrwert”“Gibt einige Bereiche, welche

nicht mehr aktuell sind ”

“Suchfunktion nicht zu gebrauchen”

“Struktur muss logischer aufgebaut sein”

“Es braucht zu viele Klicks.” “Informationen sind schwer zu finden”

Ich muss wissen wo suchen, sonst finde ich es nicht.”

Namics.

Statements aus Befragungen von Intranetnutzern.



Was würden Sie sich in einem neuen Intranet wünschen?

“Routenplaner”

“Wir haben nicht EIN Portal. Möchte mich nur 1x einloggen”

“Eigene Startseite, customizen”

“Mehr Möglichkeiten, um dieStartseite zu individualisieren”

„Chatroom: Jemand schreibt eine Frage und wer gerade Zeit hat beantwortet sie“

“Informationen von anderen Geschäftsbereichen” “Organigramm verlinkt bei

Person”“Die Navigation muss dem Denken meiner Funktion entsprechen.”

“Ich will einen personalisierten Bereich, der auf meine Funktion ausgerichtet ist.”

“SBB-Fahrplan”


Was kann ein modernes Intranet heute?


Mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten.


Welches sind die wichtigsten Inhalte?

Indikator Nutzungshäufigkeit

Page views auswerten und auf Sitemap visualisieren

Analyse: Welche häufig benutzen Inhalte sind nicht mit wenigen Klicks erreichbar?

Indikator Aktualität

Individuelle Nutzung

aufgrund Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit oder einem Standort

aufgrund der Bedürfnisse des einzelnen Mitarbeiters



Beispiele für häufig benutzte Inhalte und Funktionen.


Telefonbuch, Personensuche

Organigramm

Arbeitsanweisungen und Prozesse

Links zu Kernprozess-Applikationen

Produkt- und Servicekataloge

Mitarbeitermutationen

Blackboard

Systemstati

Kennzahlen

Menüplan


Wie kommt man mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten?


Volltext-/Personensuche

Hauptnavigation

Top Links__________________________________________________________________________________________

Corporate News__________ ____________________ ____________________ _________________ __________

__________ ____________________ ____________________ __________________ __________

Zuletzt aktualisiert

________________________________________________________________________________

Abteilungs-/ Standort News__________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ __________

Meine Kontakte__________________________________________________

Dashboards

Meine Apps

Meine Links____________________________________________________________

A

B

C

D

E

A B C D E

(Picture)


Wie kommt man mit 0-1 Klicks zu den wichtigsten Inhalten?


Ber

Hauptnavigation

Top Links__________________________________________________________________________________________

Corporate News__________ ____________________ ____________________ _________________ __________

__________ ____________________ ____________________ __________________ __________


________________________________________________________________________________


Meine Kontakte__________________________________________________

Dashboards

Meine Apps

Meine Links____________________________________________________________

A

B

C

D

E

A B C D E

(Picture)

Tel.: 044 533 2733 Mob.: 078 898 0001

Mail: [email protected]

2. Level 2. Level 2. Level 2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level

3. Level


Mit 0 Klicks zur Information.

Eingabefeld mit Type & Find-Funktionalität

Telefonbuch, Personensuche

Volltextsuche, Metadatensuche

Visualisierung der wichtigsten Informationen in Dashboards

Systemstati

Kennzahlen (Auslastung, Umsätze, Produktivität, ...)

News & Events

Headline von News (Corporate, Abteilung, Standort, ...)

Nächste Termine



Mit 1 Klick zur Information.

Für alle Mitarbeiter

Top Links (z.B. meist besuchte Seiten)

Zuletzt aktualisierte Seiten

Mega-Flyout-Navigation (Darstellung der 2. & 3. Navigationsebene) on roll-over

Individualisiert durch den einzelnen Mitarbeiter

Meine Links (Favoriten), Kontakte, Produkte, Apps

Meine E-Mails, Termine, Aufgaben

Meine etc.



Eingesetzte Techniken.

3 Beispiele

Namics.

Von Personalisierung zur Individualisierung.

Technologie & Funktionen.


Personalisierung

Erkennung des Benutzers und anzeige von Benutzerspezifischen Inhalten.

- Gruppenbildung und Definition von entsprechenden Inhalten

- Zentrale Definition von angezeigten Inhalten

Individualisierung

Erkennung des Benutzers und anzeige von Inhalten, welche durch den Nutzer bestimmt wurden.

- Individuelle Zusammenstellung durch den User Auf Bedürfnis des Users optimiert

- Keine zentrale Steuerung

Namics.

Beispiel Personalisierung.



Favoriten-Links

My Stocks

Personalisierte News

Namics.

Individualisierung.



Meine Teamsites

Netzwerk im UnternehmenMeine Dokumente

Welcome Mika Hakkinen


Javascript (Roll-over) und AJAX (Typ & Find)


Javascript.


Intuitive Navigation - mit effizienter Suchfunktion.


Wann ist eine Navigation intuitiv?

Etablierte Konzepte

z.B. 1. Level horizontal, 2.- 4. Level vertikal, links, 5. Level in Content als Tab-Navigation

Klare Auszeichnung des Navigationspfads

Alternative (second best): Anzeige Bread-Crumb-Tree

Trennscharfe Cluster und Labels

Navigation und Suchfunktion.


Bewährtes Navigationskonzept.



1. Level

Top Links__________________________________________________________________________________________

Corporate News__________ ____________________ ____________________ _________________ __________

__________ ____________________ ____________________ __________________ __________


________________________________________________________________________________


Meine Kontakte__________________________________________________

Dashboards

Meine Apps

Meine Links____________________________________________________________

A

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D

E

ABCDE

(Picture)


3. Level

1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level


3. Level


Bewährtes Navigationskonzept



1. Level

Titel 3. Levelseite_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level

2. Level2. Level2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 4. Level 4. Level 4. Level 3. Level 3. Level2. Level

Kontextinfos____________________________________________________________

2. Level2. Level2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 4. Level 4. Level 4. Level 3. Level 3. Level2. Level

Titel 4. Levelseite

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5. Level 5. Level 5. Level 5. Level

Titel 5. Levelseite

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Alternative: Bread Crumb Tree



1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level

Kontextinfos____________________________________________________________

Titel 5. Levelseite

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Home > 1. Level > 2. Level > 3. Level > 4. Level > 5. Level


Was macht eine Suche effizient?

Alternative Zugänge zur Information

Volltextsuche mit Refinement (Facettensuche)

Metadatensuche

Inhaltssuche via Personen

Voraussetzung

Konsequente Verschlagwortung der Inhalte (nach Möglichkeit weitgehend automatisiert)



Volltextsuche mit Refinement (Facettensuche).


Dokument XYZ

Hauptnavigation

Top Links__________________________________________________________________________________________

Corporate News__________ ____________________ ____________________ _________________ __________

__________ ____________________ ____________________ __________________ __________


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Meine Kontakte__________________________________________________

Dashboards

Meine Apps

Meine Links____________________________________________________________

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A B C D E

(Picture)

Sie suchten nach “Dokument XYZ” Treffer 1-10 von 35

1. ________________________________________________________ ________________________________________________________2. ________________________________________________________ ________________________________________________________3. ________________________________________________________ ________________________________________________________4. ________________________________________________________ ________________________________________________________5. ________________________________________________________ ________________________________________________________6. ________________________________________________________ ________________________________________________________7. ________________________________________________________ ________________________________________________________8. ________________________________________________________ ________________________________________________________9. ________________________________________________________ ________________________________________________________10. _______________________________________________________ _______________________________________________________

Einschränken nach

Inhaltstyp> Weisung (8)> Produkt (13)> News (14)

Dateityp> Excel (7)> Powerpoint (3)> PDF (25)

Autor> Reto Reier (19)> Beat Boll (16)

Datum> heute (9)> letzte 2-7 Tage(13)> letzte 8-30 Tage (7)> früher (6)


Volltextsuche mit Refinement – Voraussetzung.

Vollständiges “Tagging” der Inhalte (Metadaten)

Definition des Metadatenmodells in der Konzeptionsphase inkl. typische zu definierende Metadaten

Produkt- und Dienstleistungskategorien

Inhaltstypen (Präsentationen, Weisungen, Formulare, Reglemente, News etc.)

Themen (Marketing, IT, HR etc.)

Ggfs. Organisationseinheiten (Divisionen, Abteilungen)

Durch das System “automatisch” verfügbare Metadaten

Dateityp, erstellt am…/durch…, geändert am…/durch…



Volltextsuche mit Refinement - qualitätssteigernd.

Wo möglich automatische Verschlagwortung aufgrund des Kontexts

Automatische Vererbung der Metadaten


x

x x

x

x

y


Zero term search

Verknüpfung der Metadaten über sog. Topic Maps ermöglicht einfache Aggregationen


Standorte

Zürich

St. Gallen

Bern

Rugi

Services HR

IT

Procurement

PersonenDokumente

Maier Maurer

Namics.

Collaboration & Enterprise 2.0.

09.04.2023 32 Denken. Präsentieren. Umsetzen.

Namics.

Mitarbeiter müssen immer häufiger über Standorte und Kontinente hinweg zusammen-arbeiten…


Namics.

Eingangs-logistik

Operations Marketing Kundendienst

Unternehmensinfrastrukur

Personalwirtschaft

Entwicklung

Beschaffung

Vertrieb

… oder über funktionale Grenzen hinweg!




Dokumentenzentrierte Zusammenarbeit in Project Spaces.



Hauptnavigation

Meine Dokumente__________ ______________________________________ ______________________________________ ___________________________________ __________ __________________

__________ ______________________________________ ______________________________________ ____________________________________ ____________________________


________________________________________________________________________________________________________________________________________

Meine Aufgaben__________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ _________________

Tags

Dashboards

A

B

C

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E

A B C D E

Projekt Top Secret

Abnahme

OfferteAbnahme

Vertrag

Kunde XYAbnahme

Namics.

Durchdachtes Dokumentenmanagement kann Prozesse vereinfachen.

Dokumentenmanagement und Metadaten.

09.04.2023 Intranet. Kollaboration. Methodik. 36

Metadaten

Social Tagging

Versionierung

Office Integration

Workflows Berechtigungen

Metadatenbasierte Navigation

Content Organizer

Bearbeitung im Browser

Ansichten

Namics.

Projektcollaboration im Wiki.



Funktionsspezifikation

Zwischenabnahmen

Editieren

Bekannte Benutzer

Änderungshinweise

Suche

Kommentar/Fragen

Exportieren, Attachements


Personenzentrierte Zusammenarbeit über Social Networking Tools.


Personensuche

Hauptnavigation

Activity Stream__________ ______________________________________ ______________________________________ ___________________________________ __________ __________________

__________ ______________________________________ ______________________________________ ____________________________________ ____________________________

My Colleagues________________________________________________________________________________________________________________________________________

My Skills__________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ ___________________________ __________ _________________

Meine Tags

Willkommen, Mika Hakkinen

Abnahme

OfferteAbnahme

Vertrag

Kunde XYAbnahme

Latest Blogs_________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ ____________

Namics.

Mit Enterprise 2.0 Tools können Sie die Mitarbeiter in ihrer Arbeit unterstützen

Schnelles Teilen und

Finden von Ideen, Wissen und Erfahrung

Nutzung des Wissens aus dem internen

Netzwerk

Finden und Vernetzen mit Kollegen ähnlicher

Interessen über Grenzen hinweg

Bewusstsein bekommen für die

Arbeiten der Kollegen


Expertensuche und -vernetzung durch Social Networking Funktionalitäten und die Verschlagwortung von Profilen

Verringern die Distanz zwischen Mitarbeitern

Identifikation von Experten

Vermitteln Wissen für das ganze Unternehmen


Was sind die Rahmenbedingungen?

Namics.

Collaboration und Social Media – Warum im Unternehmen?

Rahmenbedingungen.


Nutzen :

Kommunikation- Schnell, einfach, kostengünstig

Informationen & Wissen- Dokumentation von Wissen- Qualitätssteigerung von

Informationen durch kollektives Wissen (z.B. Social Tagging)

Zusammenarbeit- Ortsunabhängigkeit

Mitarbeiter und Identität:- Bildung von Mitarbeiter-/

Unternehmensidentität

History:

Namics.

Organisation – Ebenen von Unternehmen.

Rahmenbedingungen.


Struktur - Organisationsstruktur - Ablaufprozesse / Aufbauorganisation - Informationsstruktur

Kultur - Rolle des einzelnen Mitarbeiters - Führungskultur - Rolle des Teams

Strategie - Ziele des Intranets - Interne Kommunikation - Technologie

Mitarbeiter - Fähigkeiten & Interessen - Wissen & Erfahrung - Rolle im Unternehmen - Ängste & Erwartungen

Namics.

Divisionale Organisation

Change Management – Wandel im Unternehmen.

Rahmenbedingungen.


«Unter Change Management wird die zielorientierte Gestaltung von Veränderungs-prozessen in Organisationen verstanden.»

Bestehende Strukturen - Weisungen - Hierarchie - Gehorsam - Arbeitsprozesse

Social Media

Neue Arbeitsformen

Druck zur Veränderung

kommt von Innen und Aussen

Namics.

Divisionale Organisation

Change Management – Wandel im Unternehmen.

Rahmenbedingungen.


Veränderung führt zu neuenStrukturen / Formen der Zusammenarbeit Zusammenarbeit in Projektteams Wissen des Einzelnen im Zentrum Team- / Organisationsüber-

greifende ZusammenarbeitProjekt Organisation

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Ihre Fragen.


Namics.

Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit.

[email protected] [email protected]

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Namics vorgestellt.


Namics.

Webdienstleister für hochwertige, professionelle E-Business Dienstleistungen

1995 gegründet

310 Mitarbeiter

39.0 Mio. CHF Umsatz 2009

Zahlen und Fakten.

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FrankfurtHamburgMünchen

St.GallenZürich

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Wachstum und Stabilität.

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Wachstum

Stabiles Wachstum von Umsatz und Mitarbeiter seit 1995

Stabilität

Über 60% unserer Kunden begleiten wir länger als 3 Jahre als Dienstleister

2007 20082006

45

40

35

30

25

20

15

10

5

Entwicklung von Umsatz (in Mio CHF, IFRS) und Mitarbeiter

450

400

350

300

250

200

150

100

50

2009

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Kompetenzen.

Namics vorgestellt.


15% Intranet & eCollaboration

35% ContentManagement

20% Markenführung &Online Marketing

20% Product Information & eCommerce

10% Web Applications

Performance

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Kompetenzen.

Webdienstleister für hochwertige, professionelle E-Business Dienstleistungen

Commerce & Conversion

Intranet & Collaboration

Online Strategie

Web Content Management

Social Applications

Online Marketing

Markenkommunikation

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Interdisziplinäre Teams.

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Kreation

Consulting

Technologie Projekt Management

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Interdisziplinäre Teams.

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Consulting Kreation Technologie

Projekt Management

Strategie

Konzeption

Prozesse

Info-Architektur

Markenstrategie

Konzeption, Idee

Design, Text

UX, Animation

Architektur

Konzeption

Implementierung

Betrieb

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Taten.

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D:%5Ckbizjak%5CDokumente%20und%20Einstellungen%5Cdellerbrok%5CLokale%20Einstellungen%5Ckbizjak%5C

D:%5Ckbizjak%5CDokumente%20und%20Einstellungen%5Cdellerbrok%5CLokale%20Einstellungen%5Ckbizjak%5C

http://www.migros.ch/Migros_DE/Content/

http://www.credit-suisse.com/

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Inhaber.

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Partner.

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http://www.unisg.ch/

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Mehr Namics. Save the date.

Namics Fachtagung, 19. Mai 2011, Zürich

Ein "One size Intranet" gibt es nicht - zum Glück.

Aiciti Referatsreihe bei Digicomp, 14. Juni 2011, Zürich

E-Publishing auf dem iPad. Business Ideen und Praxistipps für Konzeption und Interaction Design.

Smart Business Day, 29. September 2011, Zürich

„Commerce – jetzt aber richtig“ – Best Practices, Studienergebnisse und Expertenmeinungen

Details und Anmeldung unter:www.namics.com/kalender

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