Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik

Wissensmanagement-Unterstützung für die Entwicklung und Nutzung von Prozessmodellen als wissensvermittelnde Artefakte

Michael Prilla30.06.2010

Wissensmanagement-Unterstützung für die Entwicklung und Nutzung von Prozessmodellen als wissensvermittelnde Artefakte – Michael Prilla 2

Forschungslücke: Integration von Prozessmodellen in Inhalte von WMS• Vorhandene Nutzungs- und Forschungsansätze nicht ausreichend• Kaum Vorarbeiten: Exploration von Unterstützungsbedarfen

Ausgangssituation

Marginale Rolle von Prozessmodellen im WM

• Prozessmodelle als etablierte Werkzeuge zur Dokumentation und Analyse von Prozessen: Träger organisationsrelevanten Wissens

• Aber: Prozessmodelle in Organisationen wenig zur Vermittlung von Wissen genutzt: Kleiner (aktiver) Nutzerkreis in OrganisationenKonsequenz: Wissen steht nicht ausreichend zur Verfügung, Prozesse sind nicht bekannt oder werden mit geringer Qualität durchgeführt: Wissen geht verloren

Ziel: Nutzung von Prozessmodellen zur Vermittlung von Wissen für alle Mitarbeiter ermöglichen und verstetigen

• Lösung: Nutzung durch Wissensmanagementsysteme (WMS) unterstützen• Problem: Ausrichtung auf textuelle Inhalte, Modelle in WMS schwer

auffindbar

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Vorgehensweise

Explorativer Forschungsprozess

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Analyse

Prozessmodelle als wissensvermittelnde Artefakte

Sozialisation Externalisierung

Internalisierung Kombination

ImplizitesWissen

ExplizitesWissen

ImplizitesWissen

ExplizitesWissen

von

zu

Qualitative Unterschiede: Darstellbarkeit und Verarbeitung, individuelle

Präferenzen (Aufnahme), Perspektiven

Gegenseitige Ergänzung als ideale Strategie der Wissensvermittlung:

„dual channel processing“

Modelle als Kommunikationsgrundlage: „Driver of tacit knowledge“

Qualitative Unterschiede: Darstellbarkeit und Verarbeitung, individuelle Präferenzen

(mentale Modelle), Perspektiven

Beobachtung, Anstoß des Austauschs, Grundlage

(Situativ geeignetere) Darstellung von Wissen

Gegenseitige Ergänzung(Situativ leichtere) Aneignung von Wissen

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Empirische Studie

Nutzung von Prozessmodellen in der Praxis

• Interviews mit 6 Praktikern: Nutzung von Modellen im Unternehmen• Ziel: Exploration zu unterstützender Aufgaben und Prozesse• Ergebnis: Empirisch gestützter Handlungsrahmen mit 34 (24)

AnforderungenHF

Handlungsfeld AF Anwendungsfall # Anf.

1 Modelle verwalten 1.1 Modelle suchen 3 (2)

1.2 Modelle benennen und beschreiben 5 (3)2 Modelle austauschen 2.1 Modelle zur Verfügung stellen 3 (1)

2.2 Modelle mit anderen Inhalten verbinden 4 (2)

2.3 Nutzer erreichen und informieren 2 (0)

3 Modelle zur Kommunikation nutzen 3.1 Modelle zur Kommunikation nutzen 2 (0)

4 Modellnutzung erleichtern und ausweiten

4.1 Nutzerkreis von Modellen ausweiten 5 (1)

4.2 Akzeptanz von Modellen erhöhen 4 (0)

4.3 Verfügbarkeit von Werkzeugen sicherstellen

1 (0)

4.4 Modellnutzung zielgruppenspezifisch unterstützen

3 (1)

5 Modellierung unterstützen 5.1 Bei der Modellierung Informationen beschaffen

3 (1)

5.2 Modelle wiederverwenden 1 (0)

6 Modellverständnis sichern 6.1 Modellverständnis sichern 4 (3)

7 Modellqualität sichern 7.1 Modellqualität sichern 1 (0)

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Prototypische Umsetzung

Das WiProM-System

• Prototypische Unterstützung für die Entwicklung und Nutzung von Prozessmodellen als wissensvermittelnde Artefakte• Erweiterung vorhandener Anwendungen: Kopplung

Modellierungswerkzeug (SeeMe-Editor) und Wissensmanagementsystem (Kolumbus 2)

• Unterstützung aller Anforderungen des Handlungsrahmens

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HF 1: Modelle (in WMS) verwalten

Die Semantische Lücke als Problem

• Semantische Lücke: Diskrepanz zwischen Verständnis und Erfassung / Extraktion• Textuelle (Meta-) Beschreibung zur Umgehung der Semantischen Lücke• Semantische Beschreibung als Lösungsansatz: Ontologien, Social Tagging , …

• Empirische Studie: Beschreibung von Prozessmodellen als Ersatz für Suchmechanismen• „Frage: Wie finden sie dann Modelle?

Antwort: Weil der Plain Text des Visio-Flowcharts in der Betreffzeile ist.“ (I1, Z. 149-150)

• Aber: Vorgegebene Beschreibungen / Konventionen nicht geeignet

• Ergebnis: Social Tagging für die Verwaltung von Prozessmodellen in WMS• Tagging: Auszeichnung mit frei wählbaren Begriffen• Kriterien der Auswahl: Flexibilität, Vielfalt (PIM, GIM), Aufwand der Nutzung,

semantische Qualität

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HF 1: Modelle (in WMS) verwalten

Tagging für Prozessmodelle

• Gemeinsame Verwaltung von Modellen und anderen Inhalten in einem WMS durch Tags als gemeinsame semantische Ebene aus Tags, Nutzern und Inhalten

• Integration von Modellen in Suchmechanismen durch Auszeichnung mit Tags: Verfügbarkeit, Auffindbarkeit

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HF 1: Modelle (in WMS) verwalten

Tagging für Prozessmodelle

• Auszeichnung im Modellierungswerkzeug: Modelle, Elemente und Gruppen • Unterstützung der Modellierung mit Inhalten und Kontakten aus einem WMS

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Ausweitung der Nutzung von Prozessmodellen

Barrieren und Hemmnisse in der Praxis

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HF 4: Modellnutzung erleichtern und ausweiten

Förderung von Akzeptanz und Bewusstsein

• Aufmerksamkeit und Gewärtigkeit für Modelle erzeugen• Hinweise auf relevante Modelle• Anzeige auf persönlich an Nutzer adressierte Modelle

• Interaktion mit Modellen: Integriertes Modellierungswerkzeug

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HF 3: Modelle zur Kommunikation nutzen

Kommunikation an Prozessmodellen

• Kommunikation zur Weitergabe von Wissen unzureichend unterstützt:• Kommunikation über Inhalte eines Modells• Kommunikative Erläuterung eines Modells (Verständnis)• Anforderung: Bezugnahme auf Bestandteile eines Prozessmodells

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Prototypische Umsetzung

Nutzung von Prozessmodellen im WM-Kreislauf

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Evaluation

Nutzen, Nutzbarkeit und Akzeptanz

• Evaluation in Workshops mit potentiellen Nutzern• Fokus: Basismechanismen und Umfang des Funktionsangebots

• Bestätigung und Ausbau der Passung auf Arbeitsaufgaben / Integration in Arbeitsprozesse

• Ableitung von Erfolgs- und Akzeptanzfaktoren, bspw. Alternative Zugänge für Nutzergruppen

• Ergebnis: Ausgangsbasis für weitere Forschungsarbeiten

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Zusammenfassung

Innovationsgehalt und Beitrag der Arbeit

• Literaturanalyse und empirische Betrachtung: Zusammenführung Modellierung, GPM und Wissensmanagement• Beschreibung von Prozessmodellen als wissensvermittelnde Artefakte• Empirisch gestützter Handlungsrahmen

• Umsetzung von WiProM als Nachweis der Machbarkeit• Erstmals umgesetzte Basismechanismen wie Tagging für Prozessmodelle• Hohe Bandbreite von Funktionen als exemplarische Lösungen identifizierter

Probleme

• Beitrag zu relevanten Forschungsfeldern• Wissensmanagement: Nutzung des Potentials von Prozessmodellen• Geschäftsprozessmanagement: Integration von Nicht-Experten in GPM• Langfristige Nutzung von Prozessmodellen: Akzeptanz, Bewusstsein und

adäquate Interaktionsmöglichkeiten entscheidend

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Ausgangssituation / Empirische Studie

Nutzerkreis von Prozessmodellen

InaktivProzessbeteiligte, Nutzer/Kunden, neue und operative Mitarbeiter, …

Bedingt aktivManagement, Schulung, …

AktivAnalysten, Entwickler,

Prozessverantwortliche, …