Im Einkauf Wird Das Geld Verdient Icv Berlin 200909

03-23-05

„„Im Einkauf wird das Geld verdientIm Einkauf wird das Geld verdient““Die SpendDie Spend--Flussrechnung als Instrument zum EinkaufscontrollingFlussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling

Michael Lauer Orpheus GmbHNordring 98a

90409 Nürnberg

Berlin, September 2009 www.orpheus-it.com

Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 2

2005 2006 2007 2008/2009

Kunden

Große, nachhaltigeLösungenfürTransparenz

Kunden

Savings-Studien und kleinereLösungen

Konzerne und mittelstKonzerne und mittelstäändische Unternehmen in Deutschland und Europa ndische Unternehmen in Deutschland und Europa nutzen Methoden und Werkzeuge von Orpheus zum Management ihrer nutzen Methoden und Werkzeuge von Orpheus zum Management ihrer Einkaufsdaten und zum Messen von EinsparungenEinkaufsdaten und zum Messen von Einsparungen

http://www.orpheus-it.com


Bündelung

Lieferanten-rationalisierung

Inter -

nationaler

Einkauf

Gem

eins

ame

Proz

ess

-O

ptim

ieru

ng

Verbesserung

der Produkt-

beschreibung“B

este

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eis

”

StrategicSourcing

Nicht relevant fürControlling-Lösung

Relevant fürControlling-Lösung

…… von 3% von 3% –– 10% des externen Einkaufsvolumens 10% des externen Einkaufsvolumens üüber folgende Hebel:ber folgende Hebel:

Eine wichtige Zielsetzung im Einkauf lautet:Eine wichtige Zielsetzung im Einkauf lautet:„„Generiere Generiere CashCash--FlowFlow--wirksamewirksame jjäährlichehrliche EinsparungenEinsparungen““ ……


…

…

Business Unit 1

Comp. 1 Comp. 2 Comp. 3

Business Unit 2

Comp. 1 Comp. 2 …

Business Unit 3

Comp. 1 …

HeterogeneIT-

Landschaft

HohegeografischeVerbreitung

Hohe Anzahlvon

Einheiten

Unter-schiedlicheSprachen

Keineeinheitlichen

Waren-gruppen

…

Anforderung vonAnalysen bzw.Berichten

Effizienz-verluste

Kostenreduktion

Bünde-lung

Spend-Trans-parenz

Ver-handlun-

gen

Liefer-anten-

wechsel

...

Optimierung desWorking Capital

€

Management der CPO-OrganisationCPO

… … …

§ Mangel an Datentransparenz§ Mangelnde Basis für auf Fakten

basierendes Management

Daten-verluste

Holding / Divisionen

Strategisches Einkaufscontrolling stellt bestehende OrganisationStrategisches Einkaufscontrolling stellt bestehende Organisationen vor en vor grogroßße Herausforderungene Herausforderungen


Ausgehend von einem externen Beschaffungsvolumen einer Holding, …

… sind mind. 3% Einsparungen durch Transparenz und Bündelungen möglich. Weitere 7% lassen sich durchSourcing-Initiativen heben, die auf anderen Hebeln basieren*

50 %davon60 % davon

durch durch Strategischen Strategischen

Einkauf Einkauf adressierbaradressierbar

80 %davon

abgedeckt abgedeckt durch durch

RahmenRahmen--vertrverträägege

Einsparungen Einsparungen durch durch

RahmenRahmen--vertrverträägege

12,5 %davonEx

tern

es B

esch

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olum

enEx

tern

es B

esch

affu

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olum

en

60 %60 %bbüündelndel--barerbarerAnteilAnteil

30 %30 % 24 %24 % 3,0 %3,0 %100 %

Beispiel: Für eine Holding mit einem externen Beschaffungsvolumen von ca. 100 Mio. € pro Jahr sind Einsparungen von ca. 3 Mio. € pro Jahr durchTransparenz möglich!

* Durchschnitt unserer Projekte

DurchDurch mangelhaftemangelhafte TransparenzTransparenz kköönnennnen EinsparpotenzialeEinsparpotenziale nichtnichtoderoder nurnur schwerschwer gehobengehoben werdenwerden..


Kostenreduktion(Transparenz

&Savings tracking)

Management derCPO-Organisation

Optimierungdes

Working Capital (Zahlungs-

bedingungen)

Spend Cube• Spend• Preise• Mengen

BUs, Companies

Lief

eran

ten

Kategori

en

Strategische Fragen

• Gibt es Preisreduktionen?• Wie hoch sind Mengen-,

Rohmaterial- und andere Effekte?• Werden Zahlungsziele

ausgenutzt?• …

Basisfragen

• Was wurde gekauft?• Wer kauft?• Von wem?• Für wie viel?• Was ist der Durchschnittspreis?

Trans-parenz

Con-trolling

Einkaufscontrolling

EinkaufCorporate

Controlling

Ein EinkaufscontrollingEin Einkaufscontrolling--System sollte die wichtigsten Bereiche des System sollte die wichtigsten Bereiche des strategischen Einkaufs unterststrategischen Einkaufs unterstüützentzen……


Autom. Upload &Berichts-erstellung

Messung des reinen

EinkaufserfolgsTransparenz der Einkaufsdaten

Datenintegrität u. -controlling

Effizientes Berichtswesen

Steuerung von lokalen Einkaufs-

prozessen

• Berechnung von Ein-sparungen gegen de-finierte Baselines

• Trennung von Mengen-, Roh-material- und Währungseffekten

• Gemeinsame Daten-basis für das Unter-nehmen

• Daten sind nach einem harmonisierten Standard kategorisiert

• Daten kommen direkt aus den Quell-systemen

• Berechnungen werden nur im System durch-geführt

• Weniger Schnittstellen

• Nahezu automatisches Berichtswesen

• Einfache Möglichkeit für Ad-hoc-Abfragen

• Weniger Aufwand für die lokalen Einheiten

• Zentrale Kontrolle

• Die Qualität des Systems misst die Qualität der lokalen Daten

• System Audits• Kontrolle der Stamm-

daten

è Beeinflussbarer Erfolg

è Gemeinsame Sprache

è Transparente Organisation

è Effizienz è Prozess-potenziale

BU2BU1 BU3

… … … …

Holding

…… und alle notwendigen Mittel in die Hand geben um Margen zu und alle notwendigen Mittel in die Hand geben um Margen zu optimieren und ein effizientes Controlling durchzufoptimieren und ein effizientes Controlling durchzufüührenhren


Content Management

Upload

§ Datenselektionin den lokalenSystemen

§ Datentrans-formation

§ Datenanreicherunge.g. D&B

§ Lieferanten-konsolidierung

§ Kategorisierungs-methoden

§ Benutzung einerStichwortdatenbank

Back-End-Systeme

monatl.Extraktion

Daten-Extraktion

Checks aufPlausibilität

§ Prüfung von Key Perfor-mance Indi-cators (KPI)

§ ManuelleÜberprüfungder Extraktion

Kategori-sierung

Lieferanten-Konsolidierung

Die Die ffüürr einein innovativesinnovatives BerichtswesenBerichtswesen benbenöötigtetigte DatenqualitDatenqualitäätt wirdwird ersterstdurchdurch einein ausgereiftesausgereiftes Content Management Content Management ermermööglichtglicht


Um Einsparungen transparent messen zu kUm Einsparungen transparent messen zu köönnen, muss eine passende nnen, muss eine passende Methode fMethode füür die Beschaffungskategorie ausgewr die Beschaffungskategorie ausgewäählt werden hlt werden

WarenkorbIndex-basiertAbweichung Einkaufspreis

€

Zeit

€

Zeit

€

Zeit

extra

pola

tion

Wiederkehrender Spend Nicht-wiederkehrender Spend


Definition vonPlanwerten, bzw.

Baselines

Eliminierungvon

Währungs-effekten

Messungdes

Einkaufs-erfolgs

Aufdeckungvon

Einspar-potenzialen

Spend-Flussrechnung

Preis-effekte

Mengen-effekte

Struktur-effekte

Rohmaterial-effekte…

AlternativeVergleichs-/Planwerte

Aufdeckung/Erklärung von

Abweichungen u.Einzeleffekten

EinheitlicheWertbasis fürden Konzern

Die SpendDie Spend--Flussrechnung ist ein mFlussrechnung ist ein möögliches Hilfsmittel fgliches Hilfsmittel füür ein innovatives r ein innovatives Messen von EinsparungenMessen von Einsparungen


Die SpendDie Spend--Flussrechnung teilt die Abweichung im Beschaffungsvolumen in Flussrechnung teilt die Abweichung im Beschaffungsvolumen in Einzeleffekte aufEinzeleffekte auf

1

2

3


Price

QuantityBaseline Actual

Baseline

Actual

Mengen-effekt

Preis-effekt

GemischterEffekt

PreisPreis-- und Mengeneffekte sind die zentralen Ergebnisse der und Mengeneffekte sind die zentralen Ergebnisse der SpendSpend--FlussrechnungFlussrechnung


Aus den Ergebnissen der SpendAus den Ergebnissen der Spend--Flussrechnung kFlussrechnung köönnen direkt die nnen direkt die Einsparungen berechnet werdenEinsparungen berechnet werden


Die NettoDie Netto--Einsparungen berechnen sich aus den preisrelevanten abzEinsparungen berechnen sich aus den preisrelevanten abzüüglich glich von sonstigen nichtvon sonstigen nicht--beeinflussbaren Effektenbeeinflussbaren Effekten

+=-=


Im Vergleich zur Im Vergleich zur BaselineBaseline wurde weniger zu einem hwurde weniger zu einem hööheren Preis heren Preis beschafftbeschafft


Im Vergleich zur Im Vergleich zur BaselineBaseline wurde mehr zu einem hwurde mehr zu einem hööheren Preisheren Preisbeschafftbeschafft


Neue Materialien verursachen einen negativen StruktureffektNeue Materialien verursachen einen negativen Struktureffekt


Eine mEine möögliche Analysekette beginnt gliche Analysekette beginnt TopTop--DownDown bei den bei den BeschaffungsgruppenBeschaffungsgruppen

Sehr gut: Die Einsparungensteigen kontinuierlich

Die Situation verschlechtert sich ab April

Keine Einsparungen! Im Gegenteil: Signifikante Preissteigerungen


Eine Analyse nach Gesellschaften zeigt wo die hEine Analyse nach Gesellschaften zeigt wo die hööchsten Preissteigerungen chsten Preissteigerungen stattgefunden habenstattgefunden haben


Ursachen fUrsachen füür fehlende Einsparungen finden sich bei den Materialienr fehlende Einsparungen finden sich bei den Materialien


FFüür jedes einzelne Material hilft die r jedes einzelne Material hilft die SpendSpend--FluFlußßrechnungrechnung die negativen die negativen Abweichungen besser zu verstehen und Ursachen zu findenAbweichungen besser zu verstehen und Ursachen zu finden


Eine Analyse von Preisen und Mengen zeigt ein detailliertes BildEine Analyse von Preisen und Mengen zeigt ein detailliertes Bild im im JahresverlaufJahresverlauf


AusblickAusblick: : KlassischeKlassische SpendSpend--ManagementManagement--SystemeSysteme werdenwerden zuzu Performance Performance ManagementManagement--SystemenSystemen weiterentwickeltweiterentwickelt

SpendCube + Content Management

Savings Tracker(ex post)

• Laufendes Nachhaltender erzieltenEinsparungen

• Input für das Budget• Einfache und transparente Regeln fürEinsparungen und derenÜberprüfung

Initiative Tracker (ex ante)

• Planung von Initiativenund Nachhalten derImplementierungs-schritte

• Detailplanung auf Material-, Material-gruppen- oder Gesell-schaftsebene

Reporting

ClosedLoop Spend Management

Travel

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