© M.Müller-Amthor - No. 1 / 11-99 © Martina Müller-Amthor - No. 1 / 10-04 Referat I/1 O...

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Navigation in SAP R/3 BerichtenNavigation in SAP R/3 Berichten

ITS-BerichteITS-Berichte

Navigation in SAP R/3 BerichtenNavigation in SAP R/3 Berichten

ITS-BerichteITS-Berichte

Informieren - Erfassen/Buchen - Auswerten

Vergleichen - Steuern

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

TOP: ITS-Auswertungen mit SAP R/3TOP: ITS-Auswertungen mit SAP R/3

Überblick zu SAP-Auswertungsmöglichkeiten

Navigieren im Bericht „Budgetsumme zu Obligo/Ist

Suche in der Einzelpostenliste

Begriffe, Strukturen, KombinationBegriffe, Strukturen, Kombination

Beispiel 1 Fonds Projekt, DrittmittelBeispiel 1 Fonds Projekt, Drittmittel 8xx xxx 8xx xxx Beispiel 2 FinanzstelleBeispiel 2 Finanzstelle 01xxxxxx-50xxxxxx01xxxxxx-50xxxxxxBeispiel 3 Fonds Landeshaushalt Beispiel 3 Fonds Landeshaushalt „UNIVERSAL“ „UNIVERSAL“

Beispiel 4 LayoutgestaltungBeispiel 4 LayoutgestaltungBeispiel 5 KreditorBeispiel 5 KreditorBeispiel 6 PersonalBeispiel 6 Personal

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30 min

30 min

10 min

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Strukturen im SAP-SystemStrukturen im SAP-System- Rechnungswesenbereich -- Rechnungswesenbereich -

Anordnungsstelle -Buchungsstelle - teilw. Anordnungsstellen - -

FinanzstelleKostenstelleFinanzpositionenSachkontenFondsAuftragBaumstrukturen,

z.B. Budgetstrukturplan BSP

MBS SAP

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

AuswertungsmöglichkeitenAuswertungsmöglichkeiten

3 Ebenen für die Frage: WER bezahlt und/oder verbraucht WAS Material, Dienstleistung und/oder

Investition WoRAUS Landeshaushalt oder Drittmittel

WoFÜR Projekt

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Dreidimensionalität der AuswertungDreidimensionalität der Auswertung in der Finanzrechnung in der Finanzrechnung= Ausgabenrechnung= Ausgabenrechnung

FONDSWoRAUS?•„Geldtopf“

•Landeshaushalt •Drittmittelprojekt

FinanzpositionWAS?

FinanzstelleWER?

Mieten

LSBWL I

S VA

LSBWL II

LSJura I

LSJura IV

Post

Reisen

LSVWL II

LSMathe I

Personal

Geräte

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Dreidimensionalität der AuswertungDreidimensionalität der Auswertung in der Kosten-rechnung in der Kosten-rechnung

Kostenart

• Material• Personal

• Lohn• Gehalt• BG

• Sonstige Kosten•Bürobedarf

• Kopien• Folien

•Raumkosten• Gas• Strom• Heizung

Fakultät

•WIWI•BWL

•WIINF

• 12020600

Welche Kosten wurden wo/von wem und für welche Leistung verursacht?

WER/WO

WAS

WoFÜR

Chemie

LSBWL I

Bücher

LSBWL II

LSJura I

LSJura IV

Post

Papier

LSVWL II

LSMathe I

Personal

Projekt/ Produkt Leistungsart/Kennzahl• Projekt • Maschinenstunde• Personalstunde• qm, etc.

• Abschreibung

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Haushalts-StrukturenHaushalts-Strukturen„Zahlt“„Zahlt“

Ziel

Abbildung der sachlichen und organisatorischen Gliederung der Universität Würzburg unter gleichzeitiger Integration aller operativen Systeme

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Rahmenkonzept für die inhaltliche Ausgestaltung des Institutsschlüssels

AnordnungsstellenAnordnungsstellenFinanzstellenstrukturFinanzstellenstruktur

Fakultät

•WIWI•BWL

•WIINF

• 12020600

WER/WO

gültige, berechtigte Finanzstelle

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

FondsstrukturFondsstrukturFondsVerwendung für Drittmittelprojekte und

Abbildung von Zweckbindungen

Projekt/ Produkt

• BUND• SONSTIGE• DFG• SFB• ZV-Projekte 3xx xxx

WOFÜR

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Zusammenhang Fonds-->TG--> Zusammenhang Fonds-->TG--> Buchungsstelle--> FiposBuchungsstelle--> Fipos

TG 71 Bund 812/813TG 72 Sonstige 820 Klinik+Institute (sehr alt)

821 Institute (alt)822 Sonstige (=nicht 824,825-827,829; oder mehrere

aus versch. Ast-Nrn-Kreisen)

823 =TG 93824 Spenden (auch von Fa, Stift, Verein...), Diverse

824000-X bis 824499-X = mit Spendenquittung824500-X bis 824999-X = ohne Spendenquittung

825 Firmen/Industrie826 Klinik derzeit827 Stiftungen828 =TG 93 EU Klinik829 Vereine/Verbände

TG 91 SFB 880TG 92 DFG 840 Inst

841 Inst842 Klinik

TG 93 EU 823 Institut828 Klinik

TG 81 Land/ v. and. Min. /v. außerh

833

Zuweisung keine Zahlung!1528/TG 74 u.a.Forsch.verbünde 836

850 StiftungsstellenTG00 870 Forschungs- und Kompetenzzentren

TG77 320 Innenaufträge/Produkte der ZV

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Finanzpositionsstruktur - Finanzpositionsstruktur - LandeshaushaltLandeshaushalt

Verdichtungsposition

Kontierungsposition

Die Information der Titelgruppe wurde in die Finanzposition aufgenommen.

KAPITEL-TITEL/TITELGRUPPE

1517 - 547 73

• Personalausgabe• Sachausgabe

• Post, Fernmeldegeb.• Sonstige Allgemeine VA• Investitionen

WAS

Kontierungsposition

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Finanzpositionsstruktur - Finanzpositionsstruktur - DrittmittelDrittmittel Die Information der Titelgruppe

wurde in die Finanzposition aufgenommen, um den Fonds für ein einzelnes Drittmittel-projekt verwenden zu können.

• Personalausgabe• Sachausgabe

• Geräte• Mieten• Sonstige• Dienstreisen

WAS

Kontierungs-position

Verdichtungs-position

Kontierungs-position

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Zuordnung Sachkonto - FinanzpositionZuordnung Sachkonto - Finanzposition

Auswahl an (Einzel)Titeln, aus denen

Büromaterial bezahlt werden können,

anhand „wofür“ und „wer“

Vorgabe aus dem Hochschul-

kontenrahmen HSKR

Gleiche GuV Position !

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Sachliche IntegrationSachliche IntegrationMBS: BuchungsstelleMBS: Buchungsstelle

Beispiel:

SAP-Modul:

Element:

Berichts-wesen:

Kameralistik

Modul FI-FM

Finanz-position

1517-54773

Doppik

Modul FI

Sachkonto

600030560005056010103

Controlling

Modul CO

Kosten-art

600030560005056010103

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Kostenrechnung-StrukturenKostenrechnung-Strukturen„verbraucht in der Periode“„verbraucht in der Periode“

Ziel

Abbildung der sachlichen und organisatorischen Gliederung der Universität Würzburg unter gleichzeitiger Integration aller operativen Systeme

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

KostenstellenstrukturKostenstellenstruktur „K0002_HIER“ oder „B“ „K0002_HIER“ oder „B“ Fakultät

•WIWI•BWL

•WIINF

• 12020600

WER/WO

Kostenstelle„verbraucht“

Folie anpassen

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

AuftragsstrukturAuftragsstruktur

SFBSFB

Zentrale EinrichtungZentrale Einrichtung

Projekt/ Produkt

• BUND• SONSTIGE• DFG• SFB• ZV-Projekte 3xx xxx

WOFÜR

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Kostenarten-Struktur == Finanzpositionen-StrukturKostenarten-Struktur == Finanzpositionen-Struktur • Personalausgabe• Sachausgabe

• Bewirtschaftung• ...

WAS

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Standard-Kostenartenstruktur „A“Standard-Kostenartenstruktur „A“

Hierarchieschlüsselfortlaufend erweiterbar

je Hierarchiestufe

Gliederungin Anlehnung an HSKR-Struktur

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Alternativ-Kostenartenstruktur „C“Alternativ-Kostenartenstruktur „C“

Finanzpositions-gruppe

Finanzpositions-gruppe

KapitelKapitel

TitelgruppeTitelgruppe

Titel/TitelgruppeTitel/Titelgruppe

Titel/TitelgruppeTitel/Titelgruppe....

TitelgruppeTitelgruppe

Finanzpositions-gruppe

Finanzpositions-gruppe

FinanzpositionFinanzposition

Titel/TitelgruppeTitel/Titelgruppe

Titel/TitelgruppeTitel/Titelgruppe....

Sachkonto=

Kostenart

Sachkonto=

Kostenart

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

VM-Integration im PlanZeitaufschrei-bung im IST

VM-Integration im PlanZeitaufschrei-bung im IST

VM-Integration im PlanZeitaufschrei-bung im IST

Integration im Plan= Zeitauf-schreibung im IST

Finanzposition-stammdaten

Finanzposition-stammdaten

Finanzposition-stammdaten

Finanzposition-stammdaten

Finanzstellen-stammdaten

Finanzstellen-stammdatenFinanzstellen-stammdaten

Finanzstellen-stammdaten

Verantwortliche KostenstelleLSf.techn. Physik 11-01-06-00

6020208 Kopierpapier6160603 Wartung Kopierer

100001 Informationssammlung100002 Vorbereitung100003 Verrechnung schreibenusw.

V1100610000001

Kostenstellen

Material-aufwandskonto/

Kostenart

BeleganzeigeBelegänderung

Eingangsdaten

Ausgangsdaten

Leistungsarten-konto

Kopienanzahl

Infrastruktur

Bezugsgröße fürIndikatoren -Bericht

Kostenstelle mit SK beplanen/bebuchen

Kostenstelle mit Kosten beplanen/über Kreditorenrechnung bebuchen

Kostenstelle mit Leistungsart beplanen/bebuchen

Kostenstellen-plan-/istbeleg

Belegartenje Buch

Produktauftrags-plan-/istbeleg

Produkt 320 002„Kopierer“

Kostenstellen-stammdaten

Sachkonto/Kostenartstammdaten

Leistungsarten stammdaten

Belegnummer

Stat. Kennzahl

FI - FM FI

Integrierter BelegaufbauIntegrierter BelegaufbauCO

Finanzstellen-stammdaten

Finanzstellen-stammdatenFinanzstellen-stammdaten

Fonds -stammdaten

Auftrag

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

REGEL REGEL Liebe SAP-AnwenderInnen,

in bezug auf Ausgabenbuchungen (Kreditorenrechnung und Debitorengutschrift) besteht noch Klärungsbedarf hinsichtlich Auftrag und Fonds.

Das Feld "Auftrag" wird nur gefüllt, wenn die Fonds-Nummer mit 8... beginnt oder der Fonds zu TG 77 gehört.

In allen anderen Fällen ist das Feld "Kostenstelle" zu füllen. Das betrifft auch Fonds, die mit 3... beginnen, aber nicht zur TG 77 gehören.

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Organisatorische IntegrationOrganisatorische IntegrationMBS: AnordnungsstelleMBS: Anordnungsstelle

Beispiel:

SAP-Modul:

Element:

Berichtswesen: Kameralistik

Modul FI-FM

FinanzstelleFonds UniversalFonds 8xx xxx

Fonds 3xx xxx für TG77

12060200UNIVERSAL

821715300000

Doppik

Modul FI

----

Controlling

Modul CO

KostenstelleAuftrag -----

Auftrag 8xx xxxAuftrag 3xx xxx

12060200-----

821715300000

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Dezentrale BerichtsselektionDezentrale Berichtsselektion Kostenstellen-Kostenstellen-berichtbericht

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Dezentrale BerichtsselektionDezentrale Berichtsselektion ProjektberichtProjektbericht

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

Dezentrale BerichtsselektionDezentrale BerichtsselektionProjektbericht Projektbericht SFBSFB

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Referat I/1 Organisation und ControllingOC

HaushaltsberichtHaushaltsberichtBudgetsumme zu Obligo/IstBudgetsumme zu Obligo/Ist

Beispiel 3 Fonds Beispiel 3 Fonds Landeshaushalt „Universal“ Landeshaushalt „Universal“

Beispiel 2 FinanzstelleBeispiel 2 Finanzstelle01xxxxxx-50xxxxxx01xxxxxx-50xxxxxx

Beispiel 1 Fonds Beispiel 1 Fonds Projekt, DrittmittelProjekt, Drittmittel8xx xxx, 8xx xxx, 3xx xxx,3xx xxx,

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