Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 1 / 01-08 ENTWURF Anlagenbuchhaltung mit SAP

Stabsstelle Planung und QualitätsManagementSachgebiet 3: ControllingOC M

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ENTWURF Anlagenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung mit SAP AA (Asset mit SAP AA (Asset Accounting)Accounting)

1 Erfassungs- 1 Erfassungs- 2 Buchungs-2 Buchungs-3 Etikettierungsprozess 3 Etikettierungsprozess gestaltengestalten

1 Erfassungs- 1 Erfassungs- 2 Buchungs-2 Buchungs-3 Etikettierungsprozess 3 Etikettierungsprozess gestaltengestalten


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ENTWURF

Inventarisierungsprozess Inventarisierungsprozess

ab 1.01.2008ab 1.01.20081. Wie wird der Prozess der Inventarisierung

organisatorisch effizient gestaltet?

2. Wie wird die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt?

3. Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? • Bestellungen EDV über Rechenzentrum• Bestellungen Büromöbel über ZV• Bestellungen von Büchern >410 pro Einzelbuch


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ENTWURF Wie kann der Prozess der Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch Inventarisierung organisatorisch

effizient gestaltet werden?effizient gestaltet werden?Modell A ( Alles in einer Hand = 1

Person)„Bestandsbuchhalter* = Inventarisierer“

• Gerät wird von „Selbstbucher“ in SAP-AA bei „Kreditorenrechnung buchen“ angelegt.

• Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter = Web-Bucher).

• Der bringt der „Selbstbucher“ Inventarisierungskennzeichen an, Gerät mit Etikett markiert

Modell B (= 2 oder mehrere Personen)„Bestandsbuchhalter* und Inventarisierer“

• Gerät wird von einem wiss. Mitarbeiter oder Techn. Angestellten in SAP – AA angelegt (hier sind die Gerätedaten bekannt).

• Der Techn. Angestellte/Wiss. Mitarbeiter bringt das Inventarisierungskennzeichen an.

• Der Web-Bucher bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter und Web-Bucher).

*Der Bestandsbuchhalter sollte in Personalunion zum zuständigen SAP-Anwender (Bucher/in) stehen


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ENTWURF

OrganisationsformenOrganisationsformen

• Dezentral• Fakultäten, Institute, Lehrstühle, AG• GS• RVZ

• Zentral• Zentrale Beschaffung für RZ• Zentrale Beschaffung für Büromöbel• Zentrale Beschaffung für Bibliographische


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ENTWURF REGEL-basierte WEB-ErfassungREGEL-basierte WEB-Erfassungauf Anlage statt auf Sachkontoauf Anlage statt auf Sachkonto

/ Anlagenzugang durch Kreditor buchen

Anlegen eines Stammsatzes• bisher Eintrag Karteikarte oder• Zeile in Inventarisierungsliste• erfolgt durch eine Person, die nicht Bucher sein wird.

Bebuchen eines Stammsatzes• bisher Kreditorenrechnung• erfolgt durch eine Person, die Bucher ist.

• Anlagestamm wird gleichzeitig angelegt oder

MODELL B

MODELL A

MODELL B

Bebuchen eines bestehendenAnlagenstammsatz


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ENTWURF REGEL-basierte WEB-ErfassungREGEL-basierte WEB-Erfassungauf Anlageauf Anlage

AnlageAnlage

Anlagenzugang durch Kreditor buchen

MODELL AMODELL B


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ENTWURF

Anlegen von AnlagenAnlegen von AnlagenMODELL B


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ENTWURF

Anlagenstammsatz Anlagenstammsatz erfassenerfassen• Neue Anlage anlegen


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ENTWURFAnlagenstammsatz Spalte Anlagenstammsatz Spalte kopierenkopieren


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ENTWURF

Nettowert Gesamtanlage Nettowert Gesamtanlage bestimmenbestimmen

InventarisierungsrechnerInventarisierungsrechner

Preis aus Positionsbetrag

Gesamtanlage bzw. Preis aus Positionsbetrag


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ENTWURF

Berechnung Gesamtanlage Berechnung Gesamtanlage keine Anlage, kein GWGkeine Anlage, kein GWGsondern Verbrauch Sachkonto 6xxxxxxsondern Verbrauch Sachkonto 6xxxxxx

Erfassen einer „normalen“KreditorenrechnungErfassen einer „normalen“Kreditorenrechnung

150,01


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ENTWURF

Berechnung Gesamtanlage GWGBerechnung Gesamtanlage GWG

410,01


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ENTWURF

Berechnung Gesamtanlage AnlageBerechnung Gesamtanlage Anlage

410,01


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ENTWURF

AnlagenAnlagenhaupthauptnummernummer „KANN“-eingabe„KANN“-eingabe

AnlagenAnlagenunterunternummer nummer „MUSS“-eingabe„MUSS“-eingabe

z.B. Zentrifuge mit Zubehör 720000000013-0000 Zentrifuge 720000000013-0001

720000000013-0002 Sedimentograph, DFG 12300603

720000000013-0003 Trenndüsen-Einrichtung, DFG12400602

Wie gehe mit Zubehörteilen um?Wie gehe mit Zubehörteilen um?Diese müssen der Anlage zugeordnet werden

Zubuchen zur Anlagenstammsatznummer z.B. 720000123-0001 oderAnlegen einer Anlagenunternummer z.B. 720000123 -0002 etc.


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ENTWURF

Menge mit BasismengeneinheitMenge mit Basismengeneinheit„MUSS“-eingabe„MUSS“-eingabe

Wichtig für die Berechnung der GWG-GrenzeMengeneinheit „ST“


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ENTWURF Serien- SerialnummerSerien- SerialnummerTypenbezeichnungTypenbezeichnung „KANN“-eingabe„KANN“-eingabe

Wichtig für die Wartung bzw. Garantie

Evtl. wichtig für die Wartung bzw. Garantie


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ENTWURF

InventarnummerInventarnummer „KANN“-eingabe„KANN“-eingabe

wird für Altdatenübernahme benutzt.Es kann nach dieser Inventarnummer der Bestand vor 31.12.2007 gesucht werden.

Möglicherweise würde die Systematik des Altbestandes weitergeführt werden müssen.


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ENTWURF

Kostenstelle Kostenstelle „MUSS“-eingabe„MUSS“-eingabe

„„MUSS“-eingabe MUSS“-eingabe abgeleitet aus Finanzstelleabgeleitet aus Finanzstelle„„KANN“-eingabe KANN“-eingabe z.B. Fuhrpark für ZV-PKWz.B. Fuhrpark für ZV-PKW

Abnutzung = Abschreibung wird an Abnutzung = Abschreibung wird an Kostenstelle des AnlagenstammesKostenstelle des Anlagenstammesautomatisch durch Abschreibungslauf gebuchtautomatisch durch Abschreibungslauf gebucht

Kosten- /FinanzstelleKosten- /Finanzstelle


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ENTWURF

Kostenstelle Kostenstelle „MUSS“-eingabe„MUSS“-eingabe

„„Kann“-eingabeKann“-eingabe

Abnutzung = Abschreibung wird Abnutzung = Abschreibung wird an den Instandhaltungsauftrag bzw. an den Instandhaltungsauftrag bzw. an das Drittmittelprojekt des Anlagenstammesan das Drittmittelprojekt des Anlagenstammesautomatisch durch Abschreibungslauf gebuchtautomatisch durch Abschreibungslauf gebucht

Auftrag/Fonds „„Kann“-eingabeKann“-eingabe


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ENTWURF

Standort Standort „KANN“-„KANN“-eingabeeingabe


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ENTWURF

Raum Raum „KANN“-eingabe„KANN“-eingabe

I Raum

Hier sollte der Raum standardisiert eingegeben werden mit folgender Systematik:

OG 1: „Plus 1 minus dreistellige Raumnummer“, z. B. 1-101

EG: „dreistellige Raumnummer“, z B. 001

UG 1: „Minus 1 minus dreistellige Raumnummer“, z. B. -1-101


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ENTWURF

Fonds Fonds „KANN“-eingabe„KANN“-eingabe

Kann eingeben werden,Wird in jedem Fall beim Buchen eingetragen


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ENTWURF DFG-Schlüssel aussuchenDFG-Schlüssel aussuchen• Bitte wählen Sie jetzt den passenden DFG-Schlüssel aus:

weiter

Möglichkeit über Suchbegriff (Text auf Rechnung)Seite DFG oder CSV-Datei (Schlüssel + ND)

Aufbau 1-4. Stelle DFG Schlüssel Aufbau 5.+6. Stelle Nutzungsdauer Aufbau 7.+8. Stelle fortlaufende Nummer

zur Erfassung der *generischen* Suche nach Text bei hoher Trefferquote Nach alter Rechtschreibung suchen


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ENTWURF

Anlagenstammsatz Anlagenstammsatz erfassenerfassen• gefülltes Bild der WEB-Oberfläche


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ENTWURF

InventarisierungsrechnerInventarisierungsrechner

Preis aus Positionsbetrag

<= 410 GWG Anlagenklasse 790000 Anlagenklasse 890000konkretes GWG aus Finanzstelle ableiten Und neue Anlagenunternummer anlegen

410 Anlagenklasse aussuchen lassen


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ENTWURF

Sonstige FragenSonstige Fragen

• Anschaffung oder Erhaltung


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ENTWURF

ÜbergangszenarioÜbergangszenario

• 20.12.2007

• 20.12.2007-31.12.2007

• 01.01.2008– Umbuchung– Aussonderung


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ENTWURF

Noch Fragen?Noch Fragen?

[email protected] oder [email protected] oder 31-2293

http://132.187.112.75/Dienstleistung/inventarisierung

• Bestandsbuchhalter-Schulung


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ENTWURF

Üben können Sie unterÜben können Sie unter

• https://vm.zv.uni-wuerzburg.de:6555/krtest/sap_T54.asp

• Bitte beachten Sie, dass die IP des Rechners für die Anlagen-und Buchhaltungstätigkeit freigeschalten ist.– (verantwortlich Hr. Köpfer, 2772)

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