Agenda - Bundesverband evangelische … · o Eigenanteilsdebitoren: Vivendi führend, Übergabe an...

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Agenda

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Erfolgreiches Projektmanagement eines anspruchsvollen IT/Org-Projektes

Martin Krick, LBU Systemhaus AG,John Schopfel, Caritasverband der Erzdiözese

München und Freising e.V.

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Agenda

Die Projektpartner

Das Projekt

Projektschritte

Erfolgsfaktoren: Realisierung

Fazit

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Die Projektpartner

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Handlungsfeldero Leben im Altero Kinder, Jugend und Familieo Menschen mit Behinderung und Beschäftigung von

Menschen mit Handicapso Menschen mit psychischen Erkrankungen und

Suchtproblemeno Berufliche Bildungo Förderung der Gemeindecaritas und des

Bürgerschaftliches Engagements*o Armut und Migration*

* Nur gering vom Projekt rialto betroffen

Der Caritasverband der Erzdiözese München & Freising e.V.

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Der Caritasverband der Erzdiözese München & Freising e.V.

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Branche:

SozialwirtschaftGesundheitsw. Kirche/kirchliche Institutionen

Technologie:

SAP

Methodik:

Geschäftsprozess-Management

Strategiemanagement,Projektmanagement

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SAP & LBU Systemhaus AG

SAP & LBU Systemhaus AG

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SAP AG

o Weltmartktführer als Hersteller betriebswirtschaftlicher Standardsoftware• 66.000+ Mitarbeiter• 25 Branchen• 37 Sprachen• 45 Landesversionen

o Konzentration auf die Rolle als Hersteller• globale Sichtweise• Technologie• Funktionen

LBU AG

o Partner mit spezifischen Branchen-Know-How• Lokales Handeln• Zertifizierungen

o Konzentration auf die Rolle des Einführungsberaters• lokale Sichtweise• ausgewählte Technologien• ausgewählte Funktionen

SAP & LBU Systemhaus AG

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o Abzulösende Anwendungen• SoftM Finanzbuchhaltung• SoftM Kostenrechnung• Avenum Bankenkommunikation• Fidelis (TDS) Lohnabrechnung

o Einzubindende Anwendungen• Caritas BI (Eigenentwicklung)• Connext Vivendi

- Leistungsabrechnung - Dienstplan

• KHK – Warenwirtschaft• Persis – Abrechnung Seminare

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Ausgangslage

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Architekturplan

o Beteiligte Kern-Abteilungen im DiCVM• A3 Finanzen• S3 Controlling• A4 Personal• A5 IT

oVorhandene Anwendungsstruktur• Die jeweiligen Fachanwendungen wurden bisher von den

jeweiligen Abteilungen autonom betrieben• Stammdaten mussten in den Anwendungen getrennt gepflegt

werden; Schnittstellen

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Ausgangslage

o Weitere Beteiligte• G1• G2• V140• Ordinariat• S5

o Anzahl der Anwendungen senken,Integration der zentralen Verwaltungsprozesse

o Stammdatenprozesse vereinheitlichen o Betriebssicherheit und Governance erhöhen

• Einbindung der Abteilung IT und dort bereits vorhandener Strukturen

oHohe Betriebsautonomie bei der CaritasoGrundstein legen für intelligente Personalbewirtschaftung

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Ziele des Projektes/Phase-1

o Dezentrale Anwendung des Rechnungswesens• Ca. 700 Endanwender am System

o Organisation als Verband• Eigenständige Abbildung aller Einrichtungen (> 130)• Sicherstellung einheitlicher Prozesse und Strukturen

o Vollautomatische Abwicklung des Zahlungsverkehrs• Genehmigungsprozess im 6-Augen-Prinzip• Mit dezentraler Genehmigungsstufe• Bezogen auf über 350 Bankkonten bei rd. 40 Banken

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Herausforderungen im Projektdesign

oProzessveränderungen im Rechnungswesen• Einführung Rechnungsprüfungs-Workflow in der Zentrale• Umsetzung SEPA-Lastschriftanforderungen

oHoher Automatisierungsgrad der Schnittstellen

oProzessveränderung in der Personalabrechnung• Insourcing der Personalabrechnung

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Herausforderungen im Projektdesign

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Projektschritte

Grundlagen-Entscheidung

Fach-konzeption

Realisierung Betreuung

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Projektschritte

oSoftwareauswahl: SAP• Flexible IT- und Organisationsstruktur• Umfassende betriebswirtschaftliche Lösung• Integration aller zentralen Verwaltungsprozesse• Investitionssicherheit

oProjektschritte

oBetrieb der Systeme• Managed Service

Grundlagen-Entscheidung

Fach-konzeption

Realisierung Betrieb

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Projektschritte

o Grundlage für dieRealisierung

o gemeinsame Basis, gemeinsames Verständnis

o Verifizierung des Budgetansatzes

Grundlagen-Entscheidung

Fach-konzeption

Realisierung Betrieb

Fachkonzept: Grundstruktur

Vorbemerkungen:Verbindung zur Management-Sicht

Strukturenals Grundlage

Gliederung modulspezifisch

Und dann gibt es noch…

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Fachkonzept: übergreifende Strukturen

o FK Organisationsstrukturen

o FK Rollen & Berechtigungen

o Basis• Systemarchitektur

Architekturplan

• RICEFW-Liste

• Betriebshandbuch

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Fachkonzept: übergreifende Strukturen (RICEFW)

o Reports (Berichte)

o Interfaces (Schnittstellen)

o Conversions(Datenmapping)

o Enhancements (Erweiterungen)

o Forms (Formulare)

o Workflow

Quelle: http://scn.sap.com/docs/DOC-55201

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Projektschritte

… die eigentliche Einführung

Laufzeit01.10.12 – 30.04.14

Grundlagen-Entscheidung

Fach-konzeption

Realisierung Betrieb

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Realisierung: Die Top 4 für den Erfolg

o Kommunikation• Im gesamten Verband• Beteiligung aller Betroffener• Rialto-News

o Projektorganisation• Projektplanung• Klare Rollenverteilung• Einplanung der Ressourcen• Abstimmrunden

o Dokumentation

o IT ist immer OEklare Vorgabe im Projekt:• Bisherige Prozesse erhalten• Standard-Prozesse SAP nutzen

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Realisierung: Projektvorgehensweise

44 55 66 77 88 99 1010 1111 1212 11 22 33 44332211

20132013

I-Test

Prod.-Vorb.

Go-Live

20142014

1010 1111 1212

20122012

Projekt-Planung

Customizing

Fachtest &Feintuning

ProjektleitungProjektleitung

BasisBasis

Prod.-Vorb.

I-TestFachtest &Feintuning

Realisierung: Zwei wesentliche Projektphasen

o TestphaseHinweis: DauerBeispiel: Abschlussprozess

o Produktionsvorbereitung mit• Migration• Schulung

Herausforderung im Projekt:

einheitliche Prozesseund Strukturen

Herausforderung im Projekt:

700 dezentrale Nutzer

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Realisierung: Test

o Testfallbeschreibungeno Testmatrix

• welche Testfälle • in welcher Konstellation• von wem zu testen

o Testdokumentation• Vollständigkeit• Fehlerbearbeitung• Statusreporting

Basis im weiteren Betrieb, z.B. für Test

beiReleasewechsel

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I-TestFachtest &Feintuning

Realisierung: Tester

o Kernteam unterstützto Fachabteilungo Dezentrale Usero Test der Rollen

Vorbereitung durch Schulung

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Realisierung: Schulung

o > 50 zentrale Usero > 150 dezentrale Buchhaltero > 250 Leitungen und Stellvertretungen

• Informationsabruf• Zahlungsgenehmigungen

o > 250 Kassenuser

o Herausforderung „Menschen“o Zentraler Erfolgsfaktor für

die Akzeptanz des Systems

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Realisierung: Schulung

o Vor allen Schulungen: Verpflichtung zum e-learning SAP Grundlagen (4h-Curriculum)

o Alle Schulungen zeitnah am Produktivstart• > 150 Buchhalter (6tägiges Curriculum) innerhalb von 6 Wochen• > 150 Leitungen (2tägiges Cuuriculum) innerhalb von 2 Wochen

o Angebot Wiederholungstermine ab 2 Wochen nach Produktivstart

o Möglichkeit des freien Übens in einem eigenen Schulungsmandanten

o Rückmeldebögen für jeden Kurs, Auswertung innerhalb von 2 Tagen nach Kursende, unmittelbare Besprechung in der Projektleitung Seite 29

Prod.-Vorb.

Go-Live

Realisierung: Schulung (Ergebnisse)

o 16.01. Buchungsschluss Vorsystem

o 27.01. Gehaltsüberweisung SAPo 03.02. Buchungsbeginne für alle

dezentralen Kräfteo 16.03. Jahresabschluss in SAP

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Realisierung: Projektorganisation

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Lenkungs-ausschuss

ProjektleitungQS/Test-management

TPLextRewe TPLintRewe TPLPersAbrechg DiCVTestpersonen TPLTechnik

R. BrunnerM. Engelbrecht

Realisierung: Projektorganisation

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Gemeinsame PL/TPL zurSicherstellung der Abstimmprozesseo PL und alle TPLo 14-tägigo Klares Statusreportingo Zeitliche Abstimmung (Projektplan)o Inhaltliche Abstimmung

Realisierung: Projektorganisation

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Gemeinsame PL/TPL zurSicherstellung der Abstimmprozesse

Daraus ist FAT SAP entstanden

o Dokumentation für den laufenden Betrieb:

Realisierung: Schnittstelle Vivendi

Kundenindividuelle Schnittstelle auf der Basis von Standards o Abstimmung der Datenstrukturen von Vivendi und SAP

- Bsp: Debitorenstruktur- Bsp: Zusatzdaten für die Bearbeitung im Kontoauszug

o Eigenanteilsdebitoren: Vivendi führend, Übergabe an SAPo Fakturaübergabe an SAP

o Technik: Batch Input mit vollautomatisierter Verarbeitung,dezentrale Bearbeitung in Vivendi,zentrales Fehlerhandling (Prozessanforderung Caritas)

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Realisierung: Schnittstelle Vivendi

Veränderung im Projekt: SEPA-Umsetzung Mandatsverwaltung o Prozessvorgabe:

Zentrale Anlage der Mandate im Rechnungswesen (=SAP)o Umsetzung:

• Automatische Generierung Mandatsformular in SAP aufgrundDebitorenanlage/-ändeurng in Vivendi

• Dezentraler Druck• Unterschriebener Rückläufer wird eingescannt• Vollautomatische Aktivierung in SAP aufgrund des Scan

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Realisierung: Schnittstelle Vivendi

Schnittstelle PEP o HCM als führendes System für Stammdateno Übergabe der Mitarbeiter-Stammdaten an PEPo Übergabe der Zuschläge an HCM

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Intime

Inbudget

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Fazit

Fazito Projektbeteiligte und Projektorganisation

• Notwendige Abstimmprozesse• Planung, enge Überwachung, kurze Wege

zwischen den PL, PL/TPL und AG/ANwaren die Erfolgsfaktoren

o Schulungen• Inhalte/Trainer/Ablauf geplant • Review und Anpassung wichtig

o Vorbereitung der Betriebsphase• Dokumentation & Betriebshandbuch

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o Projektplan• Zeitliche Puffer wurden auch

gebraucht

Weitere Entwicklungen „nach dem Fazit“ Io Connext und LBU bündeln Kompetenzen für IT in der

Sozialwirtschaft.o Vollständiges und hochmodernes Lösungsportfolio für SAP-

orientierte Träger und Einrichtungen des Sozial- und Gesundheitswesens.

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SAPpowered byLBU Systemhaus AG

Weitere Entwicklungen „nach dem Fazit“ II

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o Automatisierte Anlage der Debitoren.

o Übergabe der Fakturen und Gutschriften.

o Anzeige der Zahlungen und offener Posten in Vivendi NG.

o Überleitung von Kennzahlen aus Vivendi NG nach SAP CO (beispielsweise für die Verteilung der Nachtwache anhand der Berechnungstage).

3o Übergabe der Stammdaten aus dem führenden System.o Übergabe der Werte zur Refinanzierung der Sozialversicherungsbeiträge.

o Übergabe der Stammdaten von SAP HCM nach Vivendi PEP.o Übergabe der Lohnarten und Zeiten von Vivendi PEP an SAP HCM;

ggf. auch Übergabe der Abwesenheiten und Urlaubsansprüche.

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Vielen Dank!

Martin Krick, LBU Systemhaus AG,John Schopfel, Caritasverband der Erzdiözese

München und Freising e.V.