Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen...Schleswig-Holstein 08.07.2009 Thüringen...

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Frank KlapperUlm, 06.05.2019

Inhalt• Worum geht es im Kern?

• Gesetzeslage

• Inhalte des E-GovG NRW

• Anwendungsfall: vollständig digitale Einschreibung

• Umsetzung des EGovG

• Exkurs: Servicekonto NRW

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Worum geht es im Kern?„Digitalisierungsstrategie“ der öffentlichen Verwaltung

sowieSchaffung des rechtlichen Rahmens für die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit in Bund und Ländern

Zentrale Themen sind• Prozessorientierung• Digitalisierung der Verwaltungsarbeit (Fachverfahren und E-Akten)• Digitalisierung der Schnittstelle zu Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen• Transparenz über den Bearbeitungsstand

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Inhalt• Worum geht es im Kern?

• Gesetzeslage

• Inhalte des E-GovG NRW

• Anwendungsfall: vollständig digitale Einschreibung

• Umsetzung des EGovG

• Exkurs: Servicekonto NRW

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

E-Government-Gesetze in Bund und LändernBund 01.08.2013

Baden-Württemberg 17.12.2015 Bayern 22.12.2015Berlin 30.05.2016Brandenburg 14.05.2018Bremen 20.03.2018Hamburg ---Hessen 10.05.2018Mecklenburg-Vorpommern 25.04.2016

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Niedersachsen Referentenentwurf Nordrhein-Westfalen 08.07.2016Rheinland-Pfalz in ArbeitSaarland 15.11.2017Sachsen 09.07.2014Sachsen-Anhalt 19.11.2017Schleswig-Holstein 08.07.2009Thüringen 10.05.2018

Geltung des EGovG für die HochschulenHochschulen sind aus dem Geltungsbereich des Gesetzes ausgenommen

• Baden-Württemberg• Bremen• Niedersachsen• Mecklenburg-Vorpommern• Sachsen-Anhalt• Thüringen

Für Hochschulen gelten nur ausgewählte Bestimmungen des Gesetzes

• Hessen• Nordrhein-Westfalen ( Streichung der Ausnahmen ist in Arbeit)

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Die Hochschulen sind nicht explizit aus dem Geltungsbereich des Gesetzes ausgenommen

• Bayern• Brandenburg• Berlin• Sachsen• Saarland• Schleswig-Holstein

Onlinezugangsgesetz (OZG)• Bundesgesetz• Verpflichtung für Bund und Länder• Gilt vermutlich auch für die Hochschulen

• Alle Verwaltungsleistungen müssen elektronisch über Portale angeboten werden • Portalverbund• Nutzerkonten

• Umzusetzen bis zum 31.12.2022

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Onlinezugangsgesetz (OZG) – Bereich Studium

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

EU RechtsverordnungenEuropaweit verbindlich geltende Regelungen im Bereich der Digitalisierung

• E-Rechnung

• Elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS)

• Single Digital Gateway (SDG)

• …..

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Inhalt• Worum geht es im Kern?

• Gesetzeslage

• Inhalte des E-GovG NRW

• Anwendungsfall: vollständig digitale Einschreibung

• Umsetzung des EGovG

• Exkurs: Servicekonto NRW

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Überblick EGovG NRW (Stand 10.04.2019)

Abschnitt 2 – Elektronisches VerwaltungshandelnDies gilt bereits für die NRW-Hochschulen

§ 6 Information zu Behörden in öffentlich zugänglichen Netzen§ 7 Elektronische Bezahlmöglichkeiten § 7a Elektronische Rechnung§ 8 Nachweise§ 9 (1) Ermöglichung der elektronische Aktenführung§ 10 Übertragen und Vernichten des Papieroriginals § 11 Aufbewahrung und Archivierung§ 13 Akteneinsicht§ 16 Anforderungen an das Bereitstellen von Daten§ 17 Georeferenzierung von Registern§ 18 Elektronische Beteiligungen § 19 Amtliche Mitteilungs- und Verkündungsblätter

Hier sind die NRW-Hochschulen noch ausgenommen§ 3 Elektronischer Zugang zur Verwaltung§ 4 Elektronische Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen§ 5 Elektronische Verwaltungsverfahren § 9 Elektronische Aktenführung§ 12 Optimierung von Verwaltungsabläufen und Information zum Verfahrensstand§ 14 Elektronische Behördenkommunikation und Datenaustausch§15 Petitionsverfahren

§ 3 Elektronischer Zugang zur Verwaltung• Verpflichtung zum elektronischen Zugang• Behörden bieten Verschlüsselungsverfahren zu E-Mail an• Zusätzlich Eröffnung eines De-Mail-Zugangs• Falls in Verwaltungsverfahren eine Identifizierung erforderloch ist, bietet die Behörde den Einsatz von eID an• Schriftliche Form ist immer möglich

Grundsätzliche Möglichkeiten zur Identifizierung bzw. Ersetzung der Unterschrift• Einfache E-Mail mit qeS• Web-Mail mit eID-Funktion• EGVP• De-Mail absenderbestätigt• Formulare mit eID-Funktion• Servicekonten basierend auf eID

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

§ 4 Elektronische Kommunikation mit …• Gleicher Weg für Antwort der Behörde wie das Anschreiben• Bei der Übermittlung von Daten sind offene und standardisierte Dateiformate zu verwenden

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

§ 7 Elektronische BezahlmöglichkeitenFallen im Rahmen eines elektronisch durchgeführten Verwaltungsverfahrens Gebühren oder sonstige Forderungen an, so ermöglicht die Behörde die Teilnahme an einem im Geschäftsverkehr üblichen und hinreichend sicheren Zahlungsverfahren• Lastschrift• EC-Karte• Kreditkarte• Elektronische Bezahlsysteme• Kombinationen

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

§ 8 Nachweise• Nachweise können in elektronischen Verfahren elektronisch eingereicht werden• Behörde entscheidet, welche Art der elektronischen Einreichung angemessen ist• Behörde kann Nachweise von anderen deutschen öffentlichen Stellen elektronisch holen• Einwilligung kann elektronisch erteilt werden

Die Verwaltungspraxis lässt derzeit bereits häufig die Vorlage von Kopien genügen. Dies soll zur Regel werden, wenn die Vorlage eines Originals oder einer beglaubigten Abschrift nicht durch Rechtsvorschrift angeordnet ist oder die Behörde in Ausübung ihres Verfahrensermessens für bestimmte Verfahren oder im Einzelfall die Vorlage eines Originals oder einer beglaubigten Abschrift verlangt, da selbst eine beglaubigte elektronische Kopie ausnahmsweise keine hinreichende Sicherheit gewährt.

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

§ 9 Umstellung auf elektronische Aktenführung• Akten können ausschließlich elektronisch geführt werden

• Behörden des Landes sollen spätestens ab dem 01.01.2022 ihre Akten elektronisch führen• gilt nicht, wenn E-Aktenführung langfristig betrachtet unwirtschaftlich ist

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

§ 12 Optimierung von Verwaltungsabläufen und Informationen zum Verfahrensstand• Elektronische Vorgangsbearbeitung bis spätestens 01.01.2031 ( 01.01.2025) für Behörden des Landes• Behörden des Landes sollen Verwaltungsabläufe vor der Digitalisierung dokumentieren, analysieren und

optimieren• Informationen zum Verfahrensstand sollen elektronisch abrufbar sein

• Ausnahme: Unwirtschaftlichkeit

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Inhalt• Worum geht es im Kern?

• Gesetzeslage

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• Anwendungsfall: vollständig digitale Einschreibung

• Umsetzung des EGovG

• Exkurs: Servicekonto NRW

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Vollständig digitale Einschreibung (1/2)

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Methodisches Vorgehen gemäß EGovG• Dokumentation des IST-Prozesses für die Einschreibung• Analyse, Optimierung und Digitalisierung des Prozesses digitaler Soll-Prozess• IT-technische Realisierung• Implementierung des Soll-Prozesses

Dabei „Nachnutzung“ folgender „E-Government-Elemente“• Servicekonto NRW Ersatz für die klassische Unterschrift• § 8 EGovG (Nachweise) Hochladen von Kopien der Hochschulzugangsberechtigung• E-Akte Revisionssichere Archivierung der hochgeladenen Dokumente• E-Payment Bezahlung unmittelbar im Einschreibungsprozess

Vollständig digitale Einschreibung (2/2)

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Einbettung in den Student-Life-Cycle und IT-technische Realisierung• Vorgängerprozesse sind Bewerbung und Zulassung• Die IT-technische Umsetzung aller drei Prozesse erfolgt typischerweise im Campusmanagementsystem• Daher Umsetzung der Digitalisierungsanforderungen im Fachverfahren für das Campusmanagement• Keine Realisierung mit Formularwerkzeug und Dokumentenmanagementsystem

Anforderungen an das Fachverfahren für das Campusmanagement• Vollständig digitaler Referenzprozess• Schnittstelle zu Dokumentenmanagementsystemen• Schnittstelle zum Servicekonten-Verbund • Schnittstelle zu gängigen E-Payment-Plattformen• Gebührenermittlung und Bescheiderstellung direkt im digitalen Prozess; kein Batch

Inhalt• Worum geht es im Kern?

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• Anwendungsfall: vollständig digitale Einschreibung

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Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Grundsätzliches zur Umsetzung des EGovG

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Die Umsetzung des EGovG an einer Hochschule bedeutet ein gewaltiges Reorganisationsvorhaben• Durch die Digitalisierung verändert sich unsere Arbeitsweise grundlegend

„die Verwaltung erfindet sich neu“• Diesen Veränderungsprozess muss jede Hochschule für sich organisieren und durchleben

Die (IT-technische) Umsetzung erfordert einen Paradigmenwechsel• Freiheitsgrade werden durch Vorgaben von außen deutlich eingeschränkt (Hochschule nicht als Sonderfall)• Es geht nur noch gemeinsam (Hochschulen gemeinsam, Land und Hochschulen gemeinsam)Standardisierung, Zentralisierung• Umsetzung entlang einer Gesamtarchitektur (Prozesse, IT-Verfahren, Basiskomponenten)

Die Hochschulen sind Nachzügler und können daher von den Erfahrungen bei Bund und Ländern profitieren

Umsetzung in NRWMasterplan (= inhaltliche Richtschnur für die Digitalisierung der Verwaltung in NRW)

• Bereich Basiskomponenten (14 Handlungsfelder)• Bereich IT-Architekturmanagement• Bereich Elektronische Verwaltungsarbeit• Bereich Geschäftsprozesse• Bereich Verfahrensentwicklungen• Bereich Rechtsrahmen• Bereich organisatorische und technische Arbeitsstrukturen• Bereich Veränderungsmanagement• Bereich Informationssicherheit

Programm „Digitale Verwaltung NRW“• Programmmanagement• Zusammenwirken Programm- und Projektmanagement

Programmblaupause (Digitale Verwaltung NRW)

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

• Konkretisiert die Umsetzung und • verringert die Komplexität der Umsetzung durch definierte Entwicklungsstufen mit zugehörigen Projekten

Projekttypen (Digitale Verwaltung NRW)

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Inhalt• Worum geht es im Kern?

• Gesetzeslage

• Inhalte des E-GovG NRW

• Anwendungsfall: vollständig digitale Einschreibung

• Umsetzung des EGovG

• Exkurs: Servicekonto NRW

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Auswirkungen der E-Government-Gesetze auf die Hochschulen

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.