Buchführung wer schreibt, der bleibt

Buchführungwer schreibt, der bleibt

New Come 2006

12-2006 erstellt von Uschi Heger

Name Uschi Heger

Tätigkeit Büroservice

Computerschule

12-2006 erstellt von Uschi Heger

Wer schreibt, der bleibt

• hiermit ist das gesamte kaufmännische Rechnungswesen gemeint

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Was gehört dazu?• Buchhaltung

– welche Einnahmen/Ausgaben haben wir

• Kostenrechnung– welche Abteilung macht Gewinn / Verlust?

• Statistiken– Kundenumsätze der letzen drei Jahre

• Planung– wie entwickelt sich das Firmenergebnis

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Buchführung ein alter Hut?

• Die erste systematische Aufzeichnung lieferte der Dominikanermönch Luca Pacioli im Jahr 1494 (doppelte Buchführung)

• Darstellung komplett und in der heutigen Form noch gültig

• zwei Jahre vorher wurde Amerika entdeckt

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Buchführung heute

• Die Buchführung ist gesetzlich vorgeschrieben

• Die Buchführung ist ein Hilfsmittel für den Überblick der Geldmittel einer Firma

• Finanzlücken werden rechtzeitig erkannt– woher kommt kurzfristig Geld– wann sind die nächsten Zahlungen fällig

Wer muss eine Buchhaltung führen?

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Buchführungspflicht

• Der gesetzlichen Buchführungspflicht unterliegen (Doppelter Buchführung mit Jahresabschluss)

– alle Kaufleute– Nichtkaufleute mit Umsätzen von mehr als

350.000 € (500.000 € ab Ende 2006)– Gewerbebetriebe mit einem Gewinn von

mehr als 30.000 €

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keine Buchführungspflicht

• alle anderen Nichtkaufleute

• alle anderen Betriebe der Land- und Forstwirtschaft

• Freiberufler

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trotzdem beachten

• Unternehmer, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, sollten dies nicht auf die leichte Schulter nehmen.

• Für sie gilt: Auch wenn sie nicht buchführungspflichtig sind, müssen sie die Betriebseinnahmen und -ausgaben aufzeichnen.

Warum brauche ich eine Buchführung?

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der Blick nach innen

• Die Buchführung informiert über:– Forderungen und Verbindlichkeiten in bestimmten

Zeiträumen– Umsatzerlöse in beliebigen Zeiträumen– Deckungsgrad der Ausgaben durch die

Einnahmen – Umsatzsituation bei Kunden und Lieferanten

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der Blick nach außen• Die Buchführung erfüllt die

Dokumentations- und Berichtspflicht gegenüber:– Finanzamt

• Besteuerungsgrundlage• Kontrolle (Betriebsprüfung)

– Banken • Kreditwürdigkeit (Rating)

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Gesetzesgrundlagen

• GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

• § 238 Abs. 1 - 2 des HGB

• § 239 Abs. 1- 4 des HGB

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Gesetzesgrundlagen

• § 238 Abs. 1-2 des HGB– Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen

und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen.

– Die Buchführung muss so sein, dass sie einem sachverständigen Dritten in einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.

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Gesetzesgrundlagen

• § 238 Abs. 1-2 des HGB

– Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

– Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmenden Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Datenträger) zurückzubehalten.

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Gesetzesgrundlagen• § 239 Abs. 1-4 des HGB

– Muss sich der Kaufmann bei der Führung von Handelsbüchern und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen einer „lebenden Sprache“ bedienen.

– Werden Abkürzungen, Ziffern oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.

– Die Eintragungen in Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

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Gesetzesgrundlagen

• § 239 Abs. 1-4 des HGB– Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht

so verändert werden, dass der ursprüngliche Wert nicht mehr erkennbar ist

Konsequenzen

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Keine Buchung ohne Beleg

• Es darf nur gebucht werden was durch Rechnung, Quittung oder Eigenbeleg belegt werden kann

• Geschäftsvorfälle müssen vollständig, richtig und sachlich geordnet festge-halten werden

• Belege müssen nummeriert sein

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Keine Buchung ohne Beleg

• Belege und Buchungen sollen nicht durch radieren, überschreiben oder löschen verändert werden

• Korrekturen sollten durch Storno-buchungen erfolgen

• zeitnahe Buchungen

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Keine Buchung ohne Beleg

• Kassenbuch sollte täglich geführt oder nach Buchung der Kasse im Lexware-Buchhalter als Kassenbuch gedruckt werden

• Belege lückenlos buchen

• Rechnungsbeträge dürfen nicht auf- oder abgerundet werden

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Was muss nummeriert sein?

• Ausgangsrechnungen• Gutschriften• Kassenbelege • Bankbelege

• Eingangsrechnungen– Lieferantenrechnungsnummer

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Buchungsbelege• Kleine Belege sollten auf ein Blatt

Papier geheftet werden, damit Bemerkungen und Kontierung darauf Platz haben

• Sollte ein Betrag geändert werden müssen, so sollte dies ebenfalls auf dem Blatt notiert und dokumentiert sein

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Buchungsbelege• Sollte ein Beleg verloren gegangen

sein, so könnten Sie im Notfall einen Eigenbeleg erstellen– sollte aber nicht häufig vorkommen

• Belege sollten kontiert werden, damit auch noch nach Jahren die Buchung nachvollzogen werden kann

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Zusammenfassung

• Buchführung ist eine

– übersichtliche,

– lückenlose,

– zeitlich geordnete,

– nachprüfbare,

– schriftliche,Erfassung aller Geschäftsvorgänge

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Aufbewahrungsfristen

• Die Aufbewahrungsfristen liegen zwischen 6 und 10 Jahren

• aktuelle Liste über Steuerberater

oder

• aktuelle Liste aus dem Internet (IHK)

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Bei Einsatz von PC-Software

• Wichtig auch hier müssen– die üblichen Unterlagen in einer

geordneten Ablage vorhanden sein. Zusätzlich muss gewährleistet sein, dass die Aufzeichnungen und Datenträger während der Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verfügbar und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Buchführung und Konten

am Beispiel Kontenplan SKR 03

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Kontenklassen

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Kontenplan

Einfache und doppelte Buchführung

mit Lexware Buchhalter

und

Faktura und Auftrag

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Vorteile EDV-Buchführung• Einfache und schnelle Buchung• Zeiteinsparung, da Routinearbeiten von der

EDV übernommen werden• Hilfestellungen und Plausibilitätskontrollen• Gesetzliche Änderungen werden vom

Softwarelieferanten termingerecht vor-genommen

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Vorteile bei Lexware

• Echtheitszertifikat mit Seriennummer– Bestätigt Ihnen die Sicherheit des Originals

• GKV-Zertifikat– Prüfung durch die Servicestelle der gesetzlichen

Krankenversicherung– Garantiert Ihnen, dass die Software alle Qualitäts-,

Zuverlässigkeits- und Sicherheitsstandards erfüllt

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Vorteile Lexware

• DPdU – Betriebsprüfermodus– Sicher und bequem in die Betriebsprüfung

• GoB – Testat– Die Software entspricht den „Grundsätzen

ordnungsgemäßer Buchführung“ und erfüllt Sicherheitsstandards

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Lexware Buchhalter

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Einnahmeüberschussrechnung

• Gegenüberstellung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben

• ab 2005 amtlicher Vordruck

• Ist - Versteuerung – die Umsatzsteuer ist

• fällig bei Zahlungseingang• fällig bei Zahlungsausgang

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Einnahmenüberschussrechnung

• nur Sachkontenbuchungen erforderlich

• Vorteil: schnelle und einfache Buchung

• Nachteil: keine Aussage über – Forderungen– Verbindlichkeiten

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Einnahmenüberschussrechnung

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Formularservice EÜ

• Formulare

• Anleitung

• Excel Tabelle für– Schuldzinsen– Anlagegüter

www.bundesfinanzministerium.de

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Doppelte Buchführung

• vorgeschrieben für alle buchführungspflichtigen Unternehmen

• Sachkonten

• Personenkonten

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Doppelte Buchführung

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Doppelte Buchführung

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Doppelte Buchführung

• Splittbuchung

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Mahnungen

• Automatischer Mahnlauf– Mahnvorschlag– mit variablen Texten– mit Mahnstufen 1, 2, 3 und Inkassostufe– mit Mahngebühren und Zinsen

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Umsatzsteuererklärung

• ELSTER steht für– ELektronische STeuerERklärung

• Automatische Übernahme aus der Fibu– mit Druck des Übertragungsprotokolls

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Aktuelle Berichte

• Buchungsjournal

• Summen- und Saldenliste

• Sachkonten

• Personenkonten

• OP - Personenkonten

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Auswertungen

• Bilanz• Einnahme – Überschuss

– amtliches Formular EÜR

• BWA– Betriebswirtschaftliche Auswertung

• erweiterte BWA– Betriebswirtschaftliche Auswertung mit

Kontennachweis

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Berichte + Auswertungen

• Anwahl– Monat– Quartal – Wirtschaftsjahr– einige nach „von – bis Datum“– einige nach Periode

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Übertrag an/von DATEV

• Buchungsdaten– von – bis

• Personendaten

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Export - Import

• Buchungsdaten

• Personendaten– über ASCII – Schnittstelle – ausgeben oder einlesen

• EXCEL

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Buchen in Buchungsjahren

• 2006 ist noch nicht abgeschlossen

• 2007 kann bereits gebucht werden

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Lexware Faktura + Auftrag

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Doppelte Buchführung

- 10 % Rabatt = 7354,00

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Einnahme Überschuss

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EÜ einzelne Konten Rechnung

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EÜ einzelne Konten Zahlung

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EÜ Buchungsjournal

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Datensicherung• Soll vor Verlust von Daten schützen

– Feuer + Wasser– Diebstahl + Vandalismus– Festplatten-Crash

• Die Sicherung sollte auf einem externen Datenträger erfolgen und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden

Buchführungwer schreibt, der bleibt

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Fazit• schriftliche Auftragsbestätigung

– was man schwarz auf weiß besitzt kann man beruhigt nach Hause tragen

• aktuelle Rechnungsschreibung– Zahlungsziel wird sonst länger

• zeitnahe Buchhaltung– wenige Belege bereiten weniger Stress

und man hat die Vorgänge noch im Kopf

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Werkzeuge• Faktura + Auftrag

– Warengruppen und Artikel einmal anlegen– Kunden einmal anlegen– vom Angebot bis zur Gutschrift einmal erfassen

• Buchhaltung – Übernahme der Ausgangsrechnungen– Buchungshilfe durch Buchungsmasken– immer aktuelle Auswertungen

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Nach dem Motto• ein gutes Gewissen ist ein sanftes

Ruhekissen

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Viel Erfolg

wünscht Ihnen das Team von Lexware

und besonders

Uschi Heger

Büroservice + Computerschule

Ringstrasse 16

71543 Wüstenrot

Info@heger-lexservice.net