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BUCHHALTUNG UND AVZ IN BMD 5.5
AUSWERTUNGEN IN NTCS
Stefan Wenninger
www.simplesoft.at
Stand: 24.06.2010
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Inhaltsverzeichnis
EINLEITUNG................................................................................................................................................................... 3
1 GRUNDLAGEN ZU BMD 5.5..................................................................................................................................... 4
1.1 VORSTELLUNG VON BMD 5.5 UND NTCS................................................................................................................. 4 1.2 GRUNDLAGEN DER BEDIENUNG VON BMD 5.5 ......................................................................................................... 5 1.3 DIE WICHTIGSTEN TASTATURKÜRZEL IN BMD.......................................................................................................... 6 1.4 GRUNDLEGENDE TIPPS ZU BMD 5.5.......................................................................................................................... 7 1.5 ÜBERSICHT ÜBER DIE WICHTIGSTEN PROGRAMME FÜR BUCHHALTUNGEN .............................................................. 10 1.6 ORDNERSTRUKTUR UND SPEICHERPFADE IN BMD 5.5 ............................................................................................ 12 1.7 EINSPIELEN EINER BUCHHALTUNG IN BMD 5.5....................................................................................................... 15 1.8 EINE BUCHHALTUNG AN DEN MANDANTEN ZURÜCKSENDEN .................................................................................. 17 1.9 EINE NEUE MANDANTENBUCHHALTUNG ANLEGEN ................................................................................................. 18
2 BUCHEN IN BMD 5.5 ................................................................................................................................................ 19
2.1 GRUNDLEGENDE KONTROLLEN VOR DEM BUCHEN ................................................................................................. 19 2.2 GRUNDLEGENDE FUNKTIONEN IM BUCHUNGSPROGRAMM PR03 ............................................................................. 28 2.3 OP-VERWALTUNG ................................................................................................................................................... 34 2.4 BUCHEN IN PR03 ...................................................................................................................................................... 38 2.5 SPLITTBUCHUNGEN.................................................................................................................................................. 50 2.6 TIPPS FÜR UMBUCHUNGEN ...................................................................................................................................... 52
3 ANLAGEVERZEICHNIS .......................................................................................................................................... 53
3.1 JAHRESÜBERNAHME DES VORJAHRES-AVZ ............................................................................................................ 54 3.2 NEUANLAGE EINES AVZ ......................................................................................................................................... 54 3.3 ÜBERLEITEN DER IN DER BUCHHALTUNG VORERFASSTEN ANLAGEGÜTER .............................................................. 57 3.4 MANUELLES ANLEGEN NEUER ANLAGEN IM AVZ .................................................................................................. 58 3.5 ÄNDERN VON BUCHWERTEN ODER AUSSCHEIDEN VON ANLAGEN .......................................................................... 58 3.6 BERECHNEN DER ABSCHREIBUNG............................................................................................................................ 60 3.7 AUTOMATISCHES EINBUCHEN DER ABSCHREIBUNG ................................................................................................ 60 3.8 AUSDRUCK AVZ UND ANLAGENSPIEGEL ................................................................................................................ 63
4 GRUNDLAGEN ZU NTCS ........................................................................................................................................ 65
4.1 BEDIENUNG VON NTCS........................................................................................................................................... 65 4.2 WICHTIGE TASTENKÜRZEL ...................................................................................................................................... 75 4.3 DIVERSE TIPPS ZU NTCS......................................................................................................................................... 76
5 KUNDE, BUCHHALTUNG UND AUSWERTUNGEN ANLEGEN...................................................................... 82
5.1 GRUNDSÄTZLICHE ORGANISATION DER KUNDEN UND FIRMEN ............................................................................... 82 5.2 NEUANLAGE EINES KUNDEN.................................................................................................................................... 83 5.3 FIRMA AUS KUNDE ERZEUGEN................................................................................................................................. 88 5.4 BUCHHALTUNGEN VON FIRMEN ANLEGEN............................................................................................................... 90 5.5 KONTEN GLIEDERN .................................................................................................................................................. 95 5.6 AUSWERTUNGEN ................................................................................................................................................... 106 5.7 MANDANTENSPEZIFISCHE BILANZGLIEDERUNG .................................................................................................... 119
ANHANG A - BASISGLIEDERUNG DES BMD-STANDARDS ............................................................................ 131
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Einleitung
Willkommen zur Anleitung über die Fibu-Auswertungen in NTCS.
Wir beginnen mit den Grundlagen zum Buchen in BMD 5.5, sehen uns auch die Möglichkeiten
der Anlagenbuchhaltung an und sehen uns dann die Buchhaltungs-Auswertungen in NTCS an:
Hauptanwendungsgebiet werden laufende, unterjährige Auswertungen sein wie eine KERF, ein
3-Jahreserfolgsvergleich oder eine Saldenliste, die als Zwischenbilanz gegliedert ist.
Gerne möchten wir Sie zu unserer Homepage www.simplesoft.at einladen, wo Sie sich
zahlreiche weitere kostenlose BMD-Skripten downloaden können.
Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Einstieg in das Erstellen von Fibu-Auswertungen mit
BMD !
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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1 Grundlagen zu BMD 5.5
1.1 Vorstellung von BMD 5.5 und NTCS
BMD* begann als rein filebasierendes Softwarepaket ohne Datenbank im Hintergrund. Diese
ursprüngliche Software gibt es aktuell in der Version 5.5.
(* Büromaschinen Mittlerer Datentechnik)
Etwa mit der Jahrtausendwende führte BMD parallel ein neues Softwarekonzept - NTCS*
genannt - ein, das zum einen eine fortschrittlichere Bedienung aufweist und als wesentlichste
Änderung die Speicherung aller Daten in einer Datenbank einführte.
(* New Technoloy Commercial Software)
Seit der Entwicklung von NTCS wurden sukzessive fast alle früheren BMD 5.5 - Module in der
neuen NTCS abgebildet und dabei jedes Mal auch im Funktionsumfang ausgeweitet. Zahlreiche
Module gibt es überhaupt nur in der NTCS.
Aktuell wird seit Jänner 2010 gerade die Buchhaltung in der NTCS eingeführt, aber viele
warten noch mit dem Umstieg, weil die Buchhaltung in BMD 5.5 sehr stabil läuft und die
meisten Module in der NTCS anfangs noch kleinere Probleme aufweisen.
Zum gegenwärtigen Stand hat man als Steuerberater fast immer beide Software-Welten im
Einsatz:
- In der BMD 5.5 werden die Buchhaltung (inklusive den Jahresabschlussbuchungen), das AVZ
und die Lohnverrechnung geführt.
- In der NTCS verwendet man die Kostenrechnung, die Bilanzierung und die Steuererklärungen
(und all die übrigen Module wie Zeiterfassung, Leistungsverrechnung, Dokumentenarchiv,
Standardbriefe, CRM, WP, etc).
Die beiden Softwarewelten sind nahtlos mit einander verbunden, sodass z.B. der Austausch
der Buchhaltungsdaten aus der BMD 5.5-Welt mit der Bilanzierung in der NTCS-Welt - nach
einer einmalig angelegten Verknüpfung je Mandant - automatisch erfolgt.
Wurde z.B. bei einem Mandanten seit dem letzten Aufbereiten eines Jahresabschlusses in
NTCS eine Buchung in BMD 5.5 im betreffenden Jahr gemacht, erhält man automatisch den
Hinweis, das sich in 5.5 etwas geändert hat und es wird vorgeschlagen, dass die
Buchhaltungsdaten neu in die NTCS übernommen werden.
Vereinfacht kann man sagen, dass man
- zuerst in der BMD 5.5 die Buchhaltung kontrolliert und die Abschlussbuchungen macht und
das Anlageverzeichnis führt
- und anschließend in der NTCS den Bilanzbericht und die Steuererklärungen macht.
In der Praxis wird man immer wieder einmal aus der NTCS-Welt zurückspringen in die BMD
5.5-Welt, um z.B. noch die Gewinn-Umbuchung zu machen etc �
Dieses Wechseln zwischen den beiden Welten stellt keinerlei Problem dar, da Änderungen in
der BMD 5.5 von NTCS automatisch erkannt werden.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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1.2 Grundlagen der Bedienung von BMD 5.5
In BMD 5.5 gibt es 4 verschiedene Möglichkeiten, um ein Programm aufzurufen.
Alle Programme sind direkt über die Menüleiste erreichbar:
Über die hier einblendbare, individuell anpassbare Schnellstartleiste kann jeder User seine
häufig benötigten Programme hier nach Programmgruppen sortiert aufrufen.
Das zentrale Startfenster hilft als übersichtlicher Programm-Navigator rasch aus allen
vorhandenen Programmen das gewünschte auszuwählen.
Kennt man den Programmnamen, kann man ihn auch direkt in der Programmaufruf-Leiste
eingeben.
Tipp: die aktuelle BMD-Version und BMD-Kundennummer sieht man hier unten in der Infozeile.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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1.3 Die wichtigsten Tastaturkürzel in BMD
F1: dort wo man Zeiträume oder Kontenbereiche eingibt, wird mit F1 das gesamte Jahr
oder der ganze Kontenbereich ausgewählt (z.B. ALLE Lieferanten- oder ALLE AVZ-Konten)
Wenn im Buchungsprogramm in einem Feld eine Kontonummer einzugeben ist:
o mit den ersten Buchstaben des Kontonamens und F1-Taste ein Sachkonto suchen
o mit der F2-Taste ein Kundenkonto und
o mit der F3-Taste ein Lieferantenkonto suchen.
Weiß man nur einen Wortteil, der irgendwo im Kontonamen vorkommt, so gibt man diesen
mit beginnendem * ein: *gebühr und F1 findet daher auch das Konto Sonstige Gebühren.
Möchte man im Kontonummernfeld gleich alle Konten zur Auswahl angezeigt bekommen,
drückt man die F4-Taste
F3: manchmal möchte man ein Eingabefeld, das bereits mit einem Wert befüllt ist, löschen,
z.B. in den Parametereinstellungen. Gerade dort wird oft die Eingabe von "0" nicht
genommen - in diesem Fall löscht man ein bereits befülltes Feld mit F3.
F4: In den meisten Eingabefeldern von BMD öffnet sich mit der F4-Taste ein Suchen-
Fenster mit einer Liste der möglichen Eingaben: Praktisch ist dies bei Feldern wo
Dateipfade einzugeben sind: hier öffnet F4 einen Pfadnavigator (ähnlich dem Explorer).
F5: damit startet man beim Buchen den BMD-Taschen-Rechner. Mit ihm kann man auch
Beträge errechnen und anschließend direkt in das Betragsfeld der Buchung übernehmen.
F7: Manchmal kann es sein, dass man aus einer Fehlermeldung nicht mehr herauskommt.
Häufig kann dieser Fehlerkreislauf mit 3x F7 beendet werden.
F8: Die F8-Taste ist in den meisten Eingabefeldern mit einer Hilfe-Funktion belegt, sodass
man sich zum aktuellen Eingabefeld eine Hilfeinfo einblenden kann.
F9: Dies ist die "Powertaste" im Buchungsprogramm pr03: in allen Programmbereichen
wird ein nützliches Kontextmenü mit zahlreichen wichtigen Funktionen eingeblendet:
o im Kontoblatt kann dieses direkt nach Excel exportiert werden, oder in ein früheres
oder späteres Buchhaltungsjahr gewechselt werden, oder der Kontenstamm
(Kontoname / USt-Hinterlegung etc) eingestellt werden, oder der laufende
Kontensaldo eingeblendet werden je Buchung
o in der Saldenliste kann man sich das Vorjahr einblenden lassen usw.
Es lohnt sich daher in allen Bereichen des Buchungsprogrammes pr03 (beim Buchen / in der
Saldenliste / in der OP-Liste / in der Kontoansicht) die F9-Taste zu drücken und sich die
weiteren Möglichkeiten anzusehen !
Shift-F11: Möchte man den aktuellen BMD 5.5-Bildschirm ausdrucken (Bildschirm-
Hardcopy), so geht dies am einfachsten über Shift-F11
ESC-Taste: damit steigt man aus dem aktuellen Programm aus oder schließt eine aktuelle
Listung
Für lange Listen (z.B. Vorschau der Saldensliste, Liste aller Konten, Buchungsjournal) kann
man
- mit der Bild-Auf und Bild-Ab-Taste schnell seitenweise blättern
- und mit der Pos1- (Ende-) Taste springt man beim ersten Druck an
den Anfang (Ende) der aktuellen Listseite, um beim zweiten Druck direkt
ganz an den Anfang (Ende).
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1.4 Grundlegende Tipps zu BMD 5.5
Vorschlagswerte in Klammern
Bei zahlreichen BMD 5.5-Programmen steht rechts neben einem Eingabefeld in Klammer ein
Vorschlagswert. Wenn man diese auswählen möchte, braucht man das aktuelle Eingabefeld
einfach nur ohne Eingabe mit der ENTER-Taste abschließen:
Durchlesen und Durchschalten durch Infozeile (Funktionszeile)
BMD zeigt bei den allermeisten Feldern eine Vielzahl von möglichen Funktionen jeweils ganz
unten in der Infoleiste an. Diese Zeile ist die wertvollste Quelle von Informationen, welche
Möglichkeiten und Automatismen man im aktuellen Feld hat:
Häufig enthält diese Zeile mehr Hinweise als sie auf einmal Platz haben. Das TAB-Symbol zeigt
dann an, dass man mit der Tabulator-Taste durch die übrigen Hinweiszeilen durchschalten
kann.
Hilfe-Dokumentation
Innerhalb jedes BMD 5.5-Programmes kann man über
das violette Hilfe-Symbol ein Hilfehandbuch zum
konkreten Programm öffnen.
Drucker
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Bei Programmen, die einen Ausdruck erzeugen, fragt BMD, welchen Drucker man beim
Ausdruck verwenden möchte.
Dabei gibt es folgende Druckermöglichkeiten:
lp01 dies ist der am aktuellen PC hinterlegte Standarddrucker
lp62 Adobe PDF
lp94 es kommt der Windows-Drucker-Dialog, wo man alle seine am PC angelegten
Drucker auswählen kann
lp96 der Ausdruck wird direkt als Excel-Datei geöffnet
lp98 ist die BMD-eigene Druckvorschau, die direktes Vermailen oder Speichern als
PDF und auch alle Windows-Drucker ansprechen kann
lp99 der Ausdruck erfolgt direkt in ein Word-Dokument
Wir haben bei den meisten BMD-Programmen den lp98 als Standarddrucker hinterlegt.
Diese Ausdruckvorschau sieht so aus und bietet folgende Vorteile:
- man kann mit dem Pfeiltasten durch das Dokument schalten und durch Klick auf die
Seitennummern direkt zu einer gewünschten Seite springen
- zudem kann über die Taste 'Bearbeiten' das Dokument zum direkten Bearbeiten geöffnet
werden, um z.B. noch eine kleine Korrektur zu machen.
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Aufruf eines weiteren Programms
Gerade während dem Buchen benötigt man öfter mal ein anderes BMD-Programm, um z.B.
schnell eine Saldenliste auszudrucken.
Man muss in diesem Fall NICHT aus dem Buchungsprogramm pr03 aussteigen, sondern kann
direkt mit der F9-Taste und der X-Taste zur gewohnten BMD-Programmstart-Maske wechseln.
Sobald man das externe Programm beendet hat, ist man automatisch zurück im
Buchungsprogramm.
Parameter in BMD 5.5
Jedes Programm hat eigene Parameter.
Diese können
- ALLGEMEIN für alle Mandanten in der Kanzlei
eingestellt werden
- oder MANDANTENBEZOGEN für jede einzelne
Buchhaltung
Es wird ersucht die Parameter immer nur mandantenbezogen zu ändern. Vorschläge für eine
gesamte Änderung für alle in der Kanzlei werden gerne entgegengenommen.
Die mandantenbezogenen Parameter haben IMMER Vorrang vor den allgemeinen Parametern.
Daher, sobald ein Parameter mandantenbezogen eingestellt wird, übersteuert dieser den
allgemeinen Parameter.
Einblenden der Programmstartseite
Hat man einmal zuviel auf ESC gedrückt,
wird auch die Programmstartseite
geschlossen und man erhält ein leeres
BMD 5.5.
Mit der F9-Taste blendet man sich die
Programmstartseite wieder ein.
Mit gehaltener linker Maustaste kann man sich direkt aus dieser Programmstartseite
Programme in die eigene Schnellstart-Leiste ziehen.
Da die Schnellstart-Leiste Bildschirmplatz verbraucht und daher die Programmfenster und auch
deren Schrift kleiner macht, darum empfiehlt es sich bei Bedarf diese Schnellstart-Leiste
auszublenden. Viele User lassen sie gänzlich ausgeblendet, um die einzelnen Programme
immer automatisch in maximaler Größer vor sich zu haben.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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1.5 Übersicht über die wichtigsten Programme für Buchhaltungen
pr00: zum Anlegen einer neuen Buchhaltung bzw. Ändern der Firmenstammdaten
pr01: zum Anlegen neuer Konten / Verändern bestehender Konten. Beides geht auch direkt
im Buchungsprogramm pr03:
- beim Buchen gibt man einfach eine neue Kontonummer ein
- im Kontoblatt kann man mit F9 und K direkt in den Kontenstamm wechseln
pr01c: um von mehreren Konten auf einmal den Kontenstamm zu ändern (kann nur von
Keyusern ausgeführt werden)
pr03: ist das klassische Programm zum buchen (auch der Bilanzbuchungen)
pr03v: Automatikbuchungen anlegen und ausführen (das ist NICHT die automatische
Steuerverbuchung, die direkt in pr03 gemacht werden kann)
pr03s: Spezialprogramm, wenn die automatischen Skonto-Sammelbuchungen nach
Kostenstellen aufgetrennt werden sollen
pr03j: Belegdatum / Buchungsdatum nachträglich über viele / alle Buchungen ändern
pr04: dient zum automatischen Abstatten (Ausgleichen der OP-Verwaltung)
pr07: Fibu-Kontrollprogramm (Salden, OP, Journal, EB-Salden, Kassastand, Beleg-Nr.)
pr07a: nach Betrag in Fibu suchen und Kontrolle der Sammelbuchungen auf Steuer- und
Personensammelkonten
pr08: um Buchungen aus Fremdsystemen (Fakturen etc) einzuspielen
pr08i: um Kontostammdaten aus Fremdsystemen einzuspielen
pr09: Jahresübernahme der Buchhaltung (Kontenstamm, EB-Salden, OP)
pr09e: Jahresübernahme der Buchhaltungs-Nebendaten (Mahntexte, ZV�)
pr09f: Jahresübernahme der Bilanz-Nebendateien (Chronik und vor allem wichtig wenn man
mit pr76a die Personalrückstellungen rechnet !)
pr10: Stammdatenlistung (alle Kontennummer / -bezeichnungen / Steuercodes �
pr10g: Alle Kontenblätter oder alle Buchungen exportieren (z.B. nach Excel)
pr11: OP-Liste
pr11f: OP-Liste sortiert nach der Abstattung (=Zuordnung Zahlung zu Rechnung)
pr12: Journal gesamt ausdrucken oder nur ein bestimmtes Buchungs-Symbol (z.B. die
Abschlussbuchungen)
pr12a: Buchungsjournal für eine bestimmte Periode nach Konten sortiert
pr13: Saldenliste ohne EB
pr13a: 12-Monats-Saldenliste mit Vorjahr
pr13c: Saldenliste mit EB
pr13f: Saldenliste mit Umsatz (auch für Personenkonten)
pr13a: Saldenliste über mehrere Monate (zum Vergleich) ausdrucken
pr14: eines oder mehrere / alle Konto ausdrucken:
6 Konten nach Datum: z.B. ein Konto für bestimmten Zeitraum
3 X-X Konto total: von einem Konto bis zu einem anderen Konto alles
pr15: Umsatzliste / ABC-Analyse der Personenkonten
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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pr25b: Konten gliedern
pr26a: Übernahme der Bilanzsalden aus Vorjahr - besser: pr26akto übernimmt gleich für
mehrere Jahre gleichzeitig
pr32n: Punkt 1 eine Bilanz (Zwischenbilanz) aufbereiten und mit 7 ausdrucken
pr34: USt-Verprobung + Kammerumlage (monatlich oder für gesamtes Jahr)
pr34c: USt-Verprobung detailliert (jedes Monat einzeln)
pr34eu: zum detaillierten Überprüfen von allen Ust-Arten inkl. VSt
pr44: Personenkonten-Saldenliste (im Gegensatz zu pr13f mit Adresse)
pr45: UVA + ZM + Meldung grenzüberschreitender Dienstleistungen + Zahlschein-ausdruck
oder Telebankingdatei für Mandant erstellen
pr45kons: Erfassen Konsolidierung von UVA
pr49: Buchhaltungen konsolidieren (ganz oder auch nur %-anteilig)
pr51: Löschen von (in den letzten 3 Jahren) nicht bebuchten Konten
pr55: Buchungen von einem Fibu-Konto auf ein anderes umspielen (Referenzkonto)
pr57a: zum Import und Export von Buchhaltungen
pr76a: Rechner für Abfertigungsrückstellung
pr77: Bewertung von Fremdwährungsforderungen und -verbindlichkeiten
ka15: Kassabuch ausdrucken
ka15bel: zum Ausdrucken von Eigenbeleg / Kassabeleg
ap00: AVZ-Hauptprogramm
ap01c: Stammdaten mehrerer Anlagegüter auf einmal befüllen / ändern
ap03dmon: AVZ monatlich ausdrucken
ap09e: Jahresübernahme des AVZ
ap13i: AVZ-Daten importieren
ap16: mehrere AVZ konsolidieren
ap18a: Freibetrag für investierte Gewinne
ap30: Erfassung Konten für automatische AfA-Buchungen
ap31: Verbuchen der AfA
ap32: Ausdruck Anlagenspiegel
ap93: Inventarnummern von Anlagegütern ändern (Anlagen verschieben auf andere
Inventarnummer)
ap93umb: Anlagegüter auf anderen Mandanten umbuchen
ap97abg: Gesamtabgang aller Anlagen
euroanbu: Einstellen auf welchen Wert abgeschrieben wird (1�, 7 Cent, 1Cent)
bpexport: Export ACL-Daten für die Betriebsprüfung; empfohlen: Ausgabe in Email und
anschließend die Dateien aus dem Anhang der E-Mail speichern - Dateien danach in Excel
öffnen und als TXT-Datei (Tabstopp-getrennt) speichern für den Prüfer
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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1.6 Ordnerstruktur und Speicherpfade in BMD 5.5
Die BMD-Daten (Buchhaltung / Kostenrechnung / AVZ / Lohn) sind meist in einem eigenen
Verzeichnis oder sogar in einem eigenen Netzlaufwerk gespeichert, das auch einen
entsprechenden Namen trägt: z.B. BMD_DATA oder ähnlich.
Meist findet man im Arbeitsplatz ein eigenes Laufwerk mit dem Namen
BMD_DATA (oder ähnlich). (Falls man kein Laufwerk oder Verzeichnis findet,
bitte beim Administrator veranlassen, dass es eingeblendet wird.)
Innerhalb des BMD-Datenverzeichnisses die Lohnverrechnung und die Buchhaltung immer in
getrennten Verzeichnissen und meist gibt es für jedes Jahr einen eigenen Jahresordner.
Im nachfolgenden Screenshot sind die Buchhaltungen in den Jahresordnern b1, b2, b3 �
und die Lohnverrechnungen sind in den Jahresordnern lv2001, lv2002, lv2003 �
Steigt man in einen Buchhaltungs-Jahresordner hinein, so sind darin alle
Mandantenbuchhaltungen dieses Jahres enthalten. Wie man am nachfolgenden Screenshot
sieht, werden die Mandanten-Ordner meist die Klientennummer enthalten, es sind aber auch
Namen möglich:
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Sieht man in einen Mandanten-Buchhaltungsordner hinein, so findet man zumindest immer
einen Unterordner fib:
In diesem Unterordner 'fib' befinden sich die eigentlichen Buchhaltungsdaten.
Wenn es bei einem Mandanten auch eine Kostenrechnung gibt, so findet man im Mandanten-
Buchhaltungsordner immer auch einen Ordner 'kore':
Wenn beim betreffenden Mandanten bereits eine Anlagenbuchhaltung besteht, gibt es noch
einen dritten Unterordner 'anbu' im Mandanten-Buchhaltungsordner:
Findet man im Unterordner eine Textdatei mit Namen info57, so bedeutet dies, dass diese
Buchhaltung bereits einmal aus einem BMD-System exportiert wurde und in einem anderen
BMD-System importiert wurde mittels dem Programm pr57a (siehe nächstes Kapitel). Dies
geschieht meistens dann, wenn der Klient selber in BMD bucht und am Jahresende seine
Buchhaltung an den Steuerberater mailt.
Wichtig: die Ordnerstruktur sollte immer nur diese 3 Ebenen haben und nicht mehr:
Jahresordner / Mandantenordner / FIB-Ordner
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Im folgenden Beispiel wurde eine Buchhaltung falsch eingespielt und es gibt den Mandanten-
Ordner zweimal ineinander verschachtelt.
Da eine Buchhaltung immer nur gezippt an jemand anderen gemailt werden kann, entstehen
dabei immer ZIP-Dateien.
Diese sollten bitte nie in den Mandanten-Buchhaltungsordner oder gar in den 'fib'-Ordner
gespeichert werden, sondern am besten immer nur am eigenen PC (z.B. auf dem Desktop), da
sonst beim nächsten Exportieren und Mailen der Buchhaltung, auch das Zip-File zusätzlich
mitgepackt und versendet wird und die Buchhaltung dadurch immer unnötig größer wird:
bitte nicht
Direkt im Jahresordner sind die ZIP-Dateien auch nicht optimal (weil sie die Datensicherung
unnötig vergrößern), aber sie stellen ansonsten dort kein Problem dar:
Mandantenverzeichnis beim Aufruf eines BMD 5.5-Programmes
Damit BMD beim Start eines Programmes welche Mandantenbuchhaltung man bearbeiten
möchte, muss man immer den Jahres-Ordner und den Mandantenordner eingeben.
Im Buchungs-Hauptprogramm pr03 sieht das z.B. so aus:
Die Unterordner 'fib' für die Buchhaltung und 'kore' (falls es eine Kostenrechnung gibt) muss
man nicht zusätzlich eingeben. Es reicht immer der Jahres-Ordner und der Mandantenordner.
Ob man als Trennzeichen zwischen diesen beiden Ordner / oder \ nimmt, ist in BMD 5.5 egal.
Anmerkung: da die Buchhaltungen für dieses Skriptum in einer
Testumgebung stattfinden, lauten die Jahresordner t7, t8, t9
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1.7 Einspielen einer Buchhaltung in BMD 5.5
Erhält man eine Buchhaltung als ZIP-Datei zugemailt und möchte man sie bei sich selbst
einspielen, speichert man sie zuerst aus dem Anhang der E-Mail. Am einfachsten direkt über
einen rechten Mausklick auf den Anhang in der geöffneten E-Mail:
Ich empfehle die Speicherung am besten auf der Festplatte mit den BMD-Datem und dort
direkt ins betreffende Fibujahr hinein - hier in b9:
Anschließend sollte man die Zip-Datei dort kurz öffnen und darin die Datei info57.txt öffnen:
Denn diese Datei wird beim Exportieren des Senders
erstellt und enthält vor allem die Hinweise
- aus welchem Jahresordner
- und aus welchem Jahr die Buchhaltung stammt
- und wann sie exportiert wurde:
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Nun kann diese ZIP-Datei in BMD 5.5 mit dem Programm pr57a eingespielt werden (ohne dass
die ZIP-Datei zuerst entpackt werden muss):
Dazu wählt man im Programm pr57a den Punkt Mandant entpacken:
BMD fragt nun nach dem Mandanten-Buchhaltungspfad, in den die Buchhaltung gespeichert
werden soll. Für die Erstellung des Skriptums wird das Testverzeichnis t9 statt b9 verwendet:
Wenn die Buchhaltung bereits unter diesem Pfad
vorhanden ist, fragt BMD, ob es diese überschreiben
darf. In diesem Fall sollte man sicher sein, dass die
Buchhaltung, die man gemailt bekommen hat und nun
einspielen möchte, auch wirklich aktueller ist, als der
eigene Buchhaltungsstand.
Danach bzw wenn es die Buchhaltung noch gar nicht
gibt fragt BMD nun, wo es die ZIP-Datei suchen soll.
Beantworten Sie diese Frage mit '1-Datei lokal':
Zuletzt gibt man nun den Speicherpfad ein, unter dem
man die ZIP-Datei gespeichert hat. Die Datei-Endung
'.zip' kann man auch eintragen, aber dies ist nicht
zwingend notwendig:
Es folgt nun eine Frage, ob die gebuchten Zeilen bei der
Verrechnung berücksichtigt werden sollen. Nur wenn in
BMD 5.5 die Verrechnung von Buchungszeilen für die
Honorarnoten verwendet wird und die Buchungszeilen
direkt in den Honorarnotenvorschlag von BMD übergeleitet
werden, muss bei der Beantwortung aufgepasst werden -
ansonsten hat die Antwort keinerlei Bedeutung. In den
meisten Fällen wird man immer NEIN wählen.
Anschließend wird die Buchhaltung korrekt eingespielt und man kann den aktuellen
Buchungsstand z.B. direkt in pr03 überprüfen.
Um seine Festplatte C aufgeräumt zu halten,
empfiehlt es sich nun die ZIP-Datei zu löschen.
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1.8 Eine Buchhaltung an den Mandanten zurücksenden
Möchte man eine Buchhaltung an den Mandanten zurücksenden, so muss
- zuerst das aktuelle Zwischenjournal mit einer Sammelbuchung abgeschlossen werden,
- niemand darf in der Buchhaltung aktuell drinnen sein und buchen (auch kein Kollege),
- und erst dann kann man das Zurücksenden mit dem Programm pr57a starten.
Diesmal wählt man den Punkt 'Mandant packen'
Man gibt den Mandanten-Buchhaltungspfad ein:
Auf die Frage, ob die Buchhaltung gesperrt werden soll, wird man in den meisten Fällen mit
NEIN antworten.
Würde man JA antworten, wird die Buchhaltung bei einem selbst gesperrt und man kann nicht
weiterbuchen. Die Sperre wirkt sich IMMER NUR beim Sender aus und nicht beim Empfänger.
Wenn man eine Buchhaltung monatlich zwischen dem Klienten hin und hersendet und nicht
möchte, dass jemand in der Kanzlei in der Buchhaltung irrtümlich weiterbucht, während der
Klient die Buchhaltung führt, dann kann man auch mit '1 - BH sperren' die Buchhaltung in der
Kanzlei für eine weitere Bearbeitung sperren, bis beim Zurückerhalten und Einspielen der
Buchhaltung diese Buchungssperre wieder aufgehoben wird.
Tipp: Den Status der Sperre kann man jederzeit im
Firmenstamm (pr00 - Kennzahl 26) einsehen und auch ändern:
Es kommt eine Anfrage, was man dem Klienten mailen möchte - meist wird man ihm die
gesamte Buchhaltung zurücksenden:
Auf die Frage, wohin die Buchhaltung
gezippt werden soll, antwortet man E-Mail:
Zuletzt füllt man die E-Mail-Adresse aus und schon wird eine neue E-Mail erzeugt, die direkt an
den Empfänger der Buchhaltung gesendet werden kann und die die Buchhaltung als gezippten
Anhang enthält:
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1.9 Eine neue Mandantenbuchhaltung anlegen
Wenn es eine Buchhaltung noch gar nicht gibt, legt man sie erstmalig im Programm pr00 an.
Man gibt den gewünschten FIBU-Pfad im richtigen Jahresordner ein und drückt 2x ENTER; (das
Sachbearbeiter-Feld wird seit der Einführung der Benutzer in BMD nicht mehr genutzt).
BMD fragt danach, ob es den Mandanten anlegen soll:
Anschließend fragt es nach einem Standardkontenrahmen. Es empfiehlt sich z.B. den BMD-
eigenen Standardkontenrahmen rlgbmd zu wählen, da dieser bereits perfekt gegliedert ist.
Es gibt auch einen rlgbmd5 der ident mit dem rlgbmd ist, aber 5-stellige Sachkonten hat.
Anschließend muss der Firmenstamm einmalig eingestellt werden, inklusive der Kontengrenzen
der Lieferantenkonten und der Sammelkonten.
Da wir dies im Skriptum "Umsatzsteuer in BMD 5.5" schon ausführlich beschrieben haben,
verweisen wir an dieser Stelle nur auf den betreffenden Downloadlink:
http://www.simplesoft.at/BMD___VBA/BMD_SUPPORT/bmd_support.html
Für das Einspielen von Sach- und Personenkonten, von Kontosalden oder OP-Positionen eignet
sich folgende Schnittstelle:
http://www.simplesoft.at/FREEWARE/PDF-IMPORT/pdf-import.html
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2 Buchen in BMD 5.5
2.1 Grundlegende Kontrollen vor dem Buchen
Kontrolle der Abstimmsummen (pr03)
Gleich zu Beginn sollte man bei einer Buchhaltung immer die Abstimmsummen kontrollieren.
Dazu geht man in das Buchungsprogramm pr03:
Als FIBU-Verzeichnis gibt man den richtigen Jahresordner und den Mandantenordner ein:
Wenn es keine Kostenrechnung gibt, lässt man das Feld KORE-Verzeichnis leer. Das Feld Sach-
bearbeiter lässt man in BMD IMMER leer, weil man besser mit der Benutznummer arbeitet:
Bis zu 99 Benutzer können in einer Buchhaltung buchen. Da wir hier in Klammer die 1 sehen,
ist aktuell wahrscheinlich niemand anderer in der Buchhaltung, da die meisten mit dem
Benutzer 1 buchen.
Die 1 in der Klammer bedeutet auch - (wie bei allen Werten die BMD bei einem Feld rechts
davon in Klammer anzeigt) - dass BMD den Benutzer 1 vorschlägt. Man muss daher nicht extra
eine 1 eingeben, sondern kann direkt nur die ENTER-Taste drücken.
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Im Feld Buchungsmonat empfiehlt es sich dringend als Bilanzierer in die Periode 13 zu
wechseln, da diese in BMD für die Abschlussbuchungen reserviert ist und auch zwei wichtige
Vorteile aufweist:
- in der Periode 13 können alle auch schon abgeschlossenen Zwischenjournale der Periode 13
problemlos geöffnet werden
- zudem kann man ganz einfach die Belegnummern der Abschlussbuchungen automatisch neu
durchnummerieren lassen (wenn man z.B. eine Abschlussbuchung gelöscht hat).
(Tipp: Wenn man gerade in der betreffenden Buchhaltung bereits im Buchungsprogramm pr03
gewesen war und man erneut einsteigt, kann man die Einstiegsmaske von pr03 mit 2x Druck
auf die F1-Taste schnell überspringen.)
Die Abstimmsummen kontrolliert man mit dem Punkt 8 Abstimmsummen
Es empfiehlt sich immer die '4. Kontrolle Total' zu machen:
In unserem Testfall sieht das Ergebnis anfänglich
nicht so gut aus:
Die Sachkonten-Summen SOLL und HABEN sind gleich und weisen keine Differenz auf.
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(Bei den Sachkonten gibt es nur ganz selten Differenzen - etwa wenn die Buchhaltung
manipuliert wurde durch unerlaubtes Wiederöffnen von bereits abgeschlossenen Buchungen
oder durch fehlerhafte Buchungsimporte aus Fremdsystemen. Man kann in diesem Fall den
Betrag der Differenz suchen mit dem Programm pr07a und wird vielleicht fündig. Falls nicht
muss man sehr aufwendig die einzelnen Buchhaltungsmonate löschen und nach jedem Monat
schauen, ob damit die Differenz behoben ist. Im betreffenden Monat löscht man dann die
einzelnen Buchungskreise und sieht nach bei welchem Buchungskreis die Differenz aufgetreten
ist. Zuletzt exportiert man sich diesen Buchungskreis nach Excel und rechnet manuell die
Sammelbuchungen nach - meist wird man hier fündig.)
In unserem Fall sind die Fehler zum Glück nur bei den Personenkonten. Konkret ist am
Sammelkonto der Kunden- und Lieferanten-Kontenkreise 2 und 3 ein Saldo, während es
scheinbar überhaupt keine Buchungen auf die Kunden und Lieferanten in diesen Kreisen gibt,
da deren Saldo überall Null ist.
Dadurch, dass der Saldo auf den Sammelkonten der Kreise 2 und 3 gleich ist mit dem
Sammelkonto des Kreises 1, vermutet man, dass es gar keine Kundenkreise 2 und 3 gibt, aber
in bei ihnen das gleiche Sammelkonto wie im Kreis hinterlegt ist.
In diesem Fall müssen wir im Firmenstamm die Personen-Kontengrenzen und die Personen-
Sammelkonten überprüfen.
Dazu muss das Programm pr03 gar nicht verlassen werden - man schließt nur mit ESC die
Abstimmsummenseite und drückt F9 und startet dann pr00.
Man sieht sich die Fixkonten an mit dem Punkt 3:
Richtig: jemand hat irrtümlich dieselben Sammelkonten
der Kreise 1 auch bei den Kreisen 2 und 3 eingetragen.
Man klickt auf die Sammelkonto-Felder der Kunden-
und Lieferantenkreise 2 und 3 und löscht die Felder mit
der F3-Taste.
Anschließend drückt man einmal ESC, sodass man sich
im Code-Feld befindet und speichert nun mit der
RETURN-Taste die Änderung.
Mit 2x ESC ist man wieder im Buchungsprogramm und prüft erneut die Abstimmsummen.
(Mit dem obigen Punkt '4 - Erfassen Kontengrenzen' kann man sich ansehen, welche
Kontengrenzen für die Kreise 2 und 3 hinterlegt sind und prüft dann im Programm pr01 mit
dem Programmpunkt 7, ob in diesen Kontenbereichen tatsächlich keine Personenkonten sind.)
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Überprüfen ob Jahresübernahme aus Vorjahr vollständig
Damit man in NTCS eine Fibu-Auswertung machen kann, sollte man
sicherstellen, dass eine komplette Jahresübernahme in BMD 5.5
gemacht wurde.
Typische Fehlerquelle: die KollegIn der Buchhaltung übernimmt am
Jahresbeginn alle Konten aus dem Vorjahr. Einige Monate später
legt die KollegIn der Bilanzierung im Vorjahr ein paar neue Konten
für die Bilanz an. Wenn die Bilanz fertig ist, machen viele nur eine
Neuübernahme der Salden, aber nicht mehr der gesamten Konten.
Entsprechend kommen die im Vorjahr von der Bilanzierung neu
angelegten Konten aus dem G&V-Bereich nicht im aktuellen an.
Macht man nun eine Auswertung in NTCS vom aktuellen Jahr, so fehlen darin die neu
angelegten G&V-Konten aus dem Vorjahr und werden auch nicht (in der Vorjahresspalte)
angedruckt. Man erhält zwar von NTCS einen Hinweis, dass eine Aktiva/Passiva und eine G&V-
Differenz bestehen, die betragsmäßig von einander abweichen - aber übergeht diesen Hinweis
oft.
Daher: sobald eine Bilanz fertig ist, sollte man eine komplette Jahresübernahme machen
inklusive der Sachkonten.
a.) Vorjahressalden übernehmen mit pr26a
Mit dem Programm pr26a werden die gesamten Salden des Vorjahres im aktuellen Jahr als
Vorjahressaldo übernommen. Meist wird in BMD 5.5 das Feature nicht genutzt, dass man sich
in der pr03-Saldenliste mit F8 die Vorjahressalden aller Konten einblenden kann. Gerade im
ersten Jahr einer Auswertung in NTCS ist es jedoch ZWINGEND notwendig, dass die
Vorjahressalden in der BMD 5.5-Fibu vorhanden sind, damit es die Vorjahresspalte korrekt
andrucken kann.
(Ab dem 2. Jahr verwaltet die NTCS die Vorjahressalden ohnedies automatisch und
unabhängig von der BMD 5.5 und eine Saldenübernahme mit pr26a könnte theoretisch für die
NTCS-Auswertungen ab dem 2. Jahr entfallen.)
Man steigt in das Programm pr26a ein und fügt den aktuellen Fibu-Jahrespfad und den
Vorjahres-Fibu-Pfad ein:
Mit dem Programmpunkt 1 startet man dann die Übernahme - und fertig:
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b.) Jahresübernahme aller Konten und Saldenübernahme der Bestandskonten mit pr09
Auch wenn man schon zum Jahresbeginn alle Sachkonten in pr09 mit dem ersten
Programmpunkt übernommen hat, empfiehlt es sich dringend nach Abschluss der Bilanz des
Vorjahres noch einmal alle Sachkonten neu zu übernehmen, für den Fall, dass bei der
Bilanzierung neue Konten angelegt worden sind.
Dazu steigt man in das Jahres-Übernahmeprogramm pr09 ein und füllt wieder das aktuell zu
bilanzierende Jahr und dessen Vorjahr aus:
Mit Punkt 1 - Stammdaten-Übernahme kann man die Konten neu übernehmen (also den
Kontostamm mit Kontonummer, Kontobezeichnung, Kontoart, Steuercodes etc):
BMD erkennt, dass bereits eine Jahresübernahme gemacht wurde und fragt nach,
1 - ob es alle Vorjahreskonten noch einmal komplett übernehmen soll ("ja, bestehende Konten
überschreiben) oder ob es
2 - nur jene Vorjahreskonten übernehmen soll, dies im aktuellen Jahr noch nicht gibt.
Wenn man selber im laufenden Jahr schon viele Konten umbenannt hat, die es auch schon im
Vorjahr gab, wird man eher 2 wählen. Hat jedoch vorwiegend die Bilanzierung viele Konten
neu benannt und geändert, wählt man besser 1, weil bisweilen die Bilanzierung Korrekturen im
Kontostamm macht (wie etwa die Kontenart), die für die Bilanz notwendig sind. Im aktuellen
Jahr komplett neu angelegte Konten werden durch die Übernahme mit Punkt 1 oder 2 ohnedies
nicht berührt.
Anschließend macht man noch eine Übernahme der Kontensalden:
Mit dem Punkt '3 EB-Übernahme aus Tabelle' erhält man eine Übersicht über alle
vorgetragenen Vorjahres-Salden und die aktuellen EB-Werte auf den Sachkonten:
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Man sieht bei einigen Konten, dass noch kein Saldo vorgetragen wurde. Mit der ENTER-Taste
(oder doppelten Mausklicks) kann man die fehlenden Konten mit einem Häkchen versehen und
zur anschließenden Übernahme markieren.
Achtung: die Personen-Sammelkonten (meist 2000 und 3300) dürfen NICHT hier zur
Übernahme aktiviert werden, da man sie NIE direkt übernimmt, sondern sich ihr EB-Saldo
durch die Jahresübernahme der Personenkonten automatisch korrekt ergibt.
Falls die Personen-Sammelkonten nicht korrekt vorgetragen worden sind, macht man mit
obigen Programmpunkt 2 eine eigene vollständige Jahresübernahme für alle Personenkonten
(oder mit Programmpunkt 3 eine manuelle Auswahl aus der Tabelle mit allen Personenkonten).
Bei der Übernahme von Personenkonten wählt man bitte immer "OP-Übernahme", damit alle
OPs einzel vorgetragen werden und nicht nur ein Gesamtsaldo je Personenkonto !
Das EB-Sammelkonto (meist 9800) wird natürlich auch nie für die Übernahme markiert, da
sich sein Saldo ja durch die Jahresübernahme auf Null stellen muss.
Wichtig: nachdem bereits die Jahresübernahme gemacht wurde, darf nachträglich im Firmen-
stamm (pr00) keinesfalls das EB-Konto mit einer neuen Kontonummer hinterlegt werden, weil
sonst bei erneuter EB-Übernahme BMD die letzte EB nicht korrekt korrigieren kann.
Eine Jahresübernahme kann bei jedem Konto beliebig oft gemacht werden - wobei bei
Sachkonten die ursprüngliche Buchung korrigiert wird (wenn der entsprechende Parameter
gesetzt ist), während bei den Personenkonten jeweils neue Buchungen gemacht werden.
Nachdem alle neu zu übernehmenden Sachkonten mit einem Häkchen versehen wurden,
startet man die Jahresübernahme dieser Konten mit der F1-Taste.
Es öffnet sich nun das Fenster für die Erfassung der Parameter für die EB-Buchungen:
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BMD schlägt ohnedies das allermeiste korrekt
vor und man übernimmt mit der ENTER-Taste
die in der Klammer vorgeschlagenen Werte.
Nur beim Übernahme-Code wählen wir bei
normalen Sachkonten nicht OP-Übernahme
sondern die Saldenübernahme.
Hinweis: Hat man Sachkonten mit OP-Verwaltung, so erfolgt die Jahres-Übernahme der
Sachkonten auf zwei Schritte. Zuerst übernimmt man mit Programmpunkt "3 Übernahme aus
Tabelle" die betreffenden Sachkonten mit OP-Verwaltung und wählt den Übernahmecode 1-OP-
Übernahme.
Anschließend wiederholt man die Übernahme (diesmal auch gerne gleich mit Punkt 2 für alle
Sachkonten auf einmal) und wählt diesmal als Übernahmeart "2 - Saldenübernahme").
Gleiches macht man auch noch einmal mit den Personenkonten - wieder mit dem
Programmpunkt 2 EB-Übernahme - und wählt diesmal wieder den Übernahmecode 1 - OP-
Übernahme.
Damit sind nun alle 3 Kontenarten korrekt übernommen:
- die Personenkonten mit OP
- die OP-führenden Sachkonten und
- die normalen Sachkonten
Startet man anschließend noch einmal den Punkt 3 Übernahme aus Tabelle, so sieht man nun
beim EB-Konto 9800, dass der Saldo Null ist:
Das Kontrollprogramm pr07
Wenn ein Mandant selber bucht, kann man mit pr07
schnell prüfen, ob die Buchhaltung ordnungsgemäß
geführt wurde.
Am wichtigsten sind die Kontrollen
- auf die vollständige, lückenlose Vergabe der
Belegnummern bei den ARs und ERs (7)
- und auf einen negativen Kassasaldo (8)
(Den Punkt 4 Kontrolle EB-Salden empfehle ich
dringend lieber direkt im Programm pr09 zu machen,
da nur jenes eine vollständige Kontrolle und eine
gleichzeitige Korrektur erlaubt; siehe voriger Punkt.)
Unbebuchte Konten löschen mit pr51
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Es empfiehlt sich sehr jedes Jahr zu überprüfen, welche Sach-Konten schon seit Jahren nicht
mehr bebucht worden sind und diese zu löschen.
Dies erspart vor allem viel Gliederungsaufwand beim Aufbereiten der Bilanz.
Dazu startet man das Programm pr51.
Bevor dieses Programm in Ihrer Kanzlei zum ersten Mal ausgeführt wird, empfiehlt es sich in
den allgemeinen Parametern dieses Programms im einzigen Parameter im Feld 'Prüfen Vorjahr"
den Wert 3 einzutragen, damit BMD nur die Konten löscht, die in den letzten 3 Jahren nicht
mehr bebucht worden sind. (Der anfänglich eingestellte Wert 0 würde dazu führen, dass nur 1
Vorjahr überprüft wird und nicht die letzten 3 Jahre.)
Anschließend startet man den einzigen Menüpunkt 1 des Programms. Die Abfrage des zu
untersuchenden Kontenbereiches sollte man auf die Sachkonten eingrenzen:
In unserem Beispiel wurden 2/3 der Konten gelöscht:
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UST-Kontrolle mit pr34 oder pr34c
Prinzipiell reicht das Programm pr34 für die Umsatzsteuerverprobung. Wenn es jedoch eine
Differenz gibt, der nachzugehen ist, macht man mit pr34c eine monatliche UST-Verprobung.
Tipp: das Feld Listdatum hat für die Auswertungen in BMD NIE eine Auswirkung - außer dass
es als Ausdruck-Datum auf den Ausdrucken erscheint, um Auskunft über den Stichtag zu
geben. (Daher: bei Ausdrucken für den Klienten gibt man meist den Perioden-Letzten ein.)
Mit dem Menüpunkt 1 - USt- und KU-Berechnung startet man die USt-Verprobung.
BMD möchte nun wissen für welche Periode die Verprobung gemacht werden soll:
Mit der F1-Taste wählt man das ganze Jahr aus. BMD fragt dann noch, ob man die Periode 13
mit den Bilanzumbuchungen auch mitberücksichtigen will.
Im Feld 'Summe Vorauszahlungen' können freiwillig die für dieses Jahr gemachten USt-
Zahlungen des Mandanten an das Finanzamt in Summe eingetragen werden. (BMD schlägt
automatisch die Summe der 12 UVA-Ergebnisse vor.)
Es kommt eine meist dreiseitige Auswertung. Am wichtigsten ist die untere Hälfte der zweite
Seite, weil hier zu jeder USt-Art (normale USt, IGE, RC, Bauleistungen�) die Kontrollsummen
angezeigt werden:
Differenzen unter 1 � können toleriert werden. Gerade wenn Fakturen aus Fremdsoftware
eingespielt werden, kommt es immer wieder zur Rundungsdifferenzen.
Für die USt-Kontrolle ist es egal, ob die USt und VSt noch auf den USt- / VSt-Konten ist, oder
ob sie bereits (manuell o. automatisch) auf das Zahllastkonto umgebucht wurde. Wenn das
Zahllastkonto im Firmenstamm pr00 korrekt hinterlegt ist bei den Fixkonten, bezieht die BMD-
USt-Kontrolle alle Buchungen der USt- und VSt-Konten auf dieses Zahllastkonto in die USt-
Kontrolle mit ein.
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2.2 Grundlegende Funktionen im Buchungsprogramm pr03
Nach dem Einstieg in pr03 hat man folgendes Auswahlfenster vor sich:
1 - Buchen: damit werden die laufenden Buchungen und am Jahresende gleichermaßen die
Abschlussbuchungen gemacht
2 - Verbuchen Zwischenjournal: da die meisten User direkt beim Programmpunkt 1 am Ende
das Zwischenjournal verbuchen (wodurch die Sammelbuchungen entstehen), wird der Punkt 2
nur selten verwendet.
3 - Kontrollsummen: dies zeigt die Summe der SOLL- und HABEN-Beträge des aktuellen
Buchungskreise an, wenn man gerade am Buchen ist und das Zwischenjournal noch nicht
abgebucht hat.
4 - Verbuchen Zwischenjournal alle Benutzer: wird eine Buchhaltung von mehreren Personen
gleichzeitig geführt, werden diese meist mit mehreren Benutzern buchen. Mit dem Punkt 4
kann man bei allen Benutzern das Zwischenjournal abbuchen. (Wird nur selten benötigt.)
7 - Manuelle Abstattung: normalerweise erfolgt die Zuordnung einer Zahlung zur
ursprünglichen Rechnung direkt beim Buchen der Zahlung. Der Punkt 7 hier erlaubt die
nachträgliche Änderung der Zuordnung (in BMD 'abstatten' genannt) sowie die Zuordnung der
noch nicht abgestatteten offenen Posten.
8 - Abstimmsummen: dies wurde im vorigen Unterkapitel 2.1 besprochen
J - Journal: hier kann man das gesamte Buchungsjournal ansehen, sich mit F7 den
Buchungstext, die KORE und die Buchungsperiode anzeigen lassen, mit F4 sich nur ein
bestimmtes Buchungssymbol anzeigen lassen oder mit F6 nach bestimmten Buchungen
suchen (z.B. bestimmte Beträge, bestimmten Buchungstext, bestimmte Belegnummer,
bestimmtes Belegdatum oder externe Belegnummer). Die Suche ist leider nur einzeln je
Kontenkreis möglich (Sachkonten / Kunden / Lieferanten), wer eine Suche über alle
Kontenkreise möchte, macht dies mit dem Programm pr07a und dort mit dem Punkt 6.
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Im Journal erkennt man in der vorletzten Spalte PZ am V die VSt, am M die normale USt, am E
die Erwerbsteuer, am I die IST-Steuer, am S den Skonto und am R reverse charge.
K - Konto ansehen: hier kann man ein bestimmtes Kontoblatt ansehen:
Man kann entweder die Kontonummer direkt eingeben,
oder mit den ersten Buchstaben des Kontonamens und der F1-Taste ein Sachkonto suchen,
mit der F2-Taste ein Kundenkonto und
mit der F3-Taste ein Lieferantenkonto suchen;
weiß man nur einen Wortteil, der irgendwo im Kontonamen vorkommt, so gibt man diesen
mit beginnendem * ein: *gebühr und F1 findet daher auch das Konto Sonstige Gebühren.
Möchte man im Kontonummernfeld gleich alle Konten zur Auswahl angezeigt bekommen,
drückt man die F4-Taste.
Kaum genutzt wird die Möglichkeit, dass man mit der F2-Taste hier auch ein neues
Buchhaltungskonto anlegen kann. Die meisten machen das lieber direkt beim Buchen.
Sieht man das Kontoblatt, sind zahlreiche Funktionen möglich:
Im Feld Pos: kann man direkt die Positionsnummer eingeben und dorthin springen.
Mit der ENTER-Taste auf einer Buchung, kann man die gesamte Buchung detailliert ansehen:
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Besonders praktisch im Buchungsdetail ist die F6-Taste, weil man hier direkt einige Eingaben
der Buchung ändern kann - etwa den Buchungstext oder die externe Belegnummer:
Die Änderungen müssen - wenn man anschließend im Feld 'CODE' ist - wie immer mit der
ENTER-Taste übernommen werden.
Tipp: im Feld CODE in diesem Fenster 'Bearbeiten Buchungen' kann man sich mit der F4-Taste
noch weitere Felder einblenden lassen, die man ändern kann: OP-Nummer, Kostenstelle,
Leistungsdatum, die UVA-Periode:
Zurück am Kontoblatt kann man auch Folgendes machen:
Mit F2 springt man zum Gegenkonto der aktuellen Buchungszeile.
Mit F3 springt man ins Buchungsjournal (und dort mit F3 wieder zurück auf das Konto)
Shift-F3 erlaubt zahlreiche Sortierungsmöglichkeiten:
Mit F4 sieht man die offenen Posten des aktuellen Kontos
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Mit F7 wechselt man durch die verschiedenen Ansichten und kann sich das
Buchungsmonat, eine eventuell abweichend erfasste UVA-Periode, die externe
Belegnummer, sowie die KORE-Erfassung ansehen.
Mit F8 kann man sich die Buchungen nur eines bestimmten Monats ansehen
Und mit der 'Powertaste' F9 kommen weitere wichtige Funktionen:
Am wichtigsten in dieser F9-Auswahl sind folgende Funktionen:
C - Kontochronik: zu jedem Konto kann man freiwillig eine Kontenchronik erfassen. Darin kann
der/die BuchhalterIn Kontoinformationen für den Bilanzierer erfassen - oder der Bilanzierer
erfasst für die kommenden Jahre Infos zu diesem Konto.
V - Vorjahreskonto / N - Konto nächstes Jahr: damit kann man das betreffende Konto in einem
früheren, oder in einem späteren Jahr ansehen. Durch wiederholten Aufruf dieser Funktion
kann man durch sämtliche vorhandene Buchungsjahre wandern.
L - Konto lfd. Jahr: wenn man viel herumgewandert ist durch verschiedene Jahre, springt man
mit dieser Funktion wieder zurück ins aktuelle Jahr.
K - Ändern Kontenstammdaten: so kommt man am schnellsten in den Kontostamm, ohne den
"Umweg" über das Programm pr01 zu nehmen - und kann z.B. die Kontenbezeichnung und
anderes ändern. Wichtig: Änderungen im Kontenstamm auf diese Weise werden alle sofort
wirksam bis auf Änderungen bei der Kontenbezeichnung; diese greift erst beim nächsten
Einstieg in pr03.
S - Saldoführung: dies blendet eine Saldenspalte im Kontoblatt ein, sodass man die
Änderungen des Saldos im Kontoblatt mitverfolgen kann.
Z - Ansehen Abstattung Rng/Zlg: bei Konten mit OP-Verwaltung hilft dies um herauszufinden,
welche Kontoposition mit welcher anderen abgestattet wurde.
B - Ausdruck Kontoblatt
P - Ausdruck OP-Liste
D - Ansehen Dokument: wurde papierlos gebucht, sieht man den Beleg zu dieser Buchung.
H - Buchungschronik: nicht nur für ein gesamtes Konto, sondern auch für jede einzelne
Buchung kann eine Chronik mit Infos zu dieser Buchung erfasst werden.
5 - Mehr-/Weninger-Rechnung: die MWR zu diesem Konto ansehen.
T - Excel-Export: das aktuelle Konto wird sofort nach Excel exportiert - sehr praktisch etwa,
wenn man einen Privatanteil aus manchen Buchungen ausscheiden muss.
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J - Jahresvergleich: das Konto mit dem Vorjahr (inklusive Monatsumsätze) vergleichen.
Möchte man ein weiteres Konto ansehen, muss man das aktuelle Kontoblatt nicht mit der ESC-
Taste schließen, sondern kommt mit der Pfeiltaste (Cursortaste) nach links direkt zur erneuten
Eingabe einer neuen Kontonummer.
Besonders praktisch ist es hier die F1-Taste (oder die Pfeil-nach-unten-Taste) zu drücken, weil
man damit automatisch zum nächsten Konto springt, das bebucht wurde.
L - Saldenliste: hier kann man sich für einen bestimmten Zeitraum oder mit F1 für das
gesamte Jahr eine aktuelle Saldenliste ansehen:
Durch die Eingabe hier von einer Kontonummer, kann man direkt zu diesem Konto springen
oder man nimmt die Cursor- , Bild-Auf / Bild-Ab oder Pos1 / Ende - Tasten.
Mit der F7-Taste kann man sich die EB-Werte der Konten anzeigen lassen.
Mit der F8-Taste blendet man sich die Endsalden des Vorjahres dazu.
Mit der F6-Taste kann man sich ein Merk-Kennzeichen in Form eines Häkchens setzen bzw
dieses wieder entfernen lassen.
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Besonders praktisch ist dies während der Bilanzierung, weil man damit eine Gedächtnisstütze
hat, welche Konten man schon erledigt hat.
Die F9-Taste bietet wieder weitere Möglichkeiten an, wie einen Jahresvergleich (mit Vorjahr
inkl. Abweichung), die MWR des aktuell markierten Kontos oder dessen Kontenchronik
anzusehen oder auch mit X schnell ein externes Programm (z.B. eine OP-Liste etc) zu starten.
Besonders praktisch ist
die F4-Taste, weil damit
eine schnelle
Aufsummierung der
Saldenliste erhält.
O - Offene-Posten-Liste: hier kann man sich von einem wählbaren Kontenkreis (Sachkonten,
Kunden, Lieferanten) den aktuellen OP-Stand ansehen:
Wichtige Funktionen in dieser OP-Liste sind:
- F2: damit kann man einen Offenen Posten suchen
und hat dafür folgende Suchkriterien:
- mit der F4-Taste kann man schnell ein bestimmtes
Konto suchen
- mit der F6-Taste kann man die aktuell markierte
Buchung ändern (Buchungstext, ext.
Belegnummer�)
- die F8-Taste blendet die externe Belegnummer ein
- mit der F9-Taste kann man hier auf das Konto der aktuell gewählten Zeile springen oder
sogar direkt in das Ändern des Kontostammes dieses Kontos
Für den Ausdruck der OP-Liste wird man die eigenen OP-Programme - vor allem pr11 oder
pr11f - verwenden.
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S - Steuerkontrolle: Dies ist eine wichtige Funktion während der laufenden Buchhaltung. Hier
kann man von der aktuellen Periode schnell eine USt-Kontrolle machen. Eine weitere Funktion
hier ist das automatische Umbuchen der VSt- und USt-Konten auf das im Firmenstamm
hinterlegte Zahllastkonto. In Periode 13 hat diese Funktion den Vorteil, dass es die Steuer des
gesamten Jahres und nicht nur der aktuellen Periode wie in den Monaten 1-12 umbucht !
U - Umsatzliste: Dies zeigt die aktuelle Umsatzjahressumme mit den Klienten (und
Lieferanten) und den aktuell offenen OP-Saldo an.
W - Wechsel Buch-Periode: wer die Buchungsperiode wechseln will (etwa weil er in Periode 12
eingestiegen ist, aber nun in Periode 13 bilanzieren will) muss nicht aus pr03 aussteigen und
neu einsteigen, um die Periode auswählen zu können, sondern kann dies mit diesem
Programmpunkt tun.
9 - Ende: In den meisten Programmen bewirkt ein Druck auf die 9-Taste den Ausstieg aus dem
Programm. Alternativ kann aber immer auch die ESC-Taste gedrückt werden.
2.3 OP-Verwaltung
Die nachträgliche OP-Verwaltung erfolgt in pr03 mit dem Punkt 7 - Manuelle Abstattung im
Hauptmenüfenster:
Es öffnet sich das nachfolgende Fenster, indem man
- direkt ein Konto eingeben kann
- oder wo man mit beginnenden Kontobezeichnungsteilen (oder mit * auch enthaltene
Kontobezeichnungsteile) und F1 nach OP-führenden Sachkonten, mit F2 nach Kunden und mit
F3 nach Lieferanten suchen kann
- oder wo man mit der F4-Taste sich eine Liste aller entsprechender Konten anzeigen lassen
kann für die direkte Auswahl
Hier funktioniert aber auch die schon bei der Funktion "K - Konto ansehen" besprochenen
"Durchblätter-Funktion" mit der F1-Taste (oder Pfeil-Taste-nach-unten), mit dem Unterschied,
dass jetzt nur die Konten angezeigt werden die noch offene Posten haben. Mit der F1-Taste
springt man hier also gleich zum ersten Kundenkonto mit offenen Posten. Mit ESC + F1 (oder
Pfeil-Links, Pfeil-Unten) springt man zum nächsten Konto.
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Manuelle Abstattung
In der manuellen Abstattung sieht man jedes Konto zuerst immer nur mit den noch offenen
Posten.
Möchte man ALLE Positionen des Kontos sehen, drückt man die F4-Taste. Durch erneute F4-
Taste wechselt man wieder zurück, dass man nur die OPs sieht.
Möchte man von einer Position die erfolgte Abstattung überprüfen, markiert man die Zeile und
drückt Shift-F4.
Eine normale Abstattung beginnt immer mit der Zahlung. In nachfolgendem Fall sieht man
sofort welche Zahlungen zu welchen Ausgangsrechnungen gehören:
Man geht auf die erste abzustattende Zahlung und drückt einmal ENTER. Nun könnte man
einen OP-Betrag eingeben, um den die aktuelle Position entlastet werden soll. Wenn eine
Zahlung eine Überzahlung darstellt und man nur genau den Betrag der damit beglichenen AR
abstatten möchte, kann man nun diesen kleineren Betrag eingeben, um nur diesen dann der
betreffenden AR zuzuordnen - der Rest würde als OP-Betrag bei der Zahlung stehen bleiben.
Da dies nur sehr selten vorkommt und man in der Regel immer die gesamte Zahlung auf eine
oder mehrere ARs zuordnen möchte, darum drückt man nach der ersten ENTER-Taste gleich
noch ein zweites Mal auf ENTER und übernimmt damit die gesamte Zahlung in den
"Zwischenspeicher", der anschließend auf die Rechnungen aufgeteilt werden muss. (Durch das
zweimalige ENTER-Drücken wird der OP-Betrag der Zahlung bereits auf Null gestellt.)
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Nun geht man auf die dazugehörige Rechnung und drückt auch hier ENTER und schon sind die
OP-Beträge von Zahlung und AR Null und auch der Zwischenspeicher der OP-Abstattung ist
wieder auf Null:
Wären mit der Zahlung mehrere Rechnungen beglichen worden, wäre nach der Abstattung der
ersten Rechnung noch ein Rest im Zwischenspeicher offen geblieben und man hätte diesen auf
die andere(n) Rechnung(en) zuordnen müssen.
Wurde eine Zahlung irrtümlich mit einer falschen Rechnung abgestattet, muss man den OP-
Betrag der falsch gewählten Rechnung wieder aufbauen. Dazu geht man auf die Rechnung
(falls sie nicht mehr angezeigt wird, lässt man sich mit F4 alle Positionen anzeigen) und drückt
die F6-Taste und wählt "nur diese Position aufbauen". Dadurch wird der OP-Betrag dieser
Rechnung wieder voll aufgebaut (und damit auch in den Zwischenspeicher übertragen) und
man kann ihn nun der korrekten Rechnung zuordnen.
Beim Zuordnen des OP-Betrages im Zwischenspeicher hat man zwei wichtige Funktionen:
Man kann hier r eingeben und ENTER drücken. Dadurch wird der gesamte Betrag im
Zwischenspeicher auf die aktuell markierte Zeile zugeordnet. (In der Regel wird man dies dann
brauchen, wenn mit einer Zahlung mehrere Rechnungen beglichen wurden: zuerst stellt man
die gesamte Zahlung in den Zwischenspeicher, verteilt den OP-Betrag im Zwischenspeicher auf
die dazugehörigen Rechnungen, und wenn wegen Überzahlung ein Rest übrig bleibt, geht man
zuletzt auf die ursprüngliche Zahlung und stellt mit "r" und ENTER den restlichen Betrag wieder
als OP-Betrag zu dieser Zahlung.)
Man kann hier aber auch m eingeben und nach ENTER einen bestimmten Betrag eingeben, der
dann der aktuellen Zeile zugeordnet wird.
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Weitere wichtige Funktionen beim Abstatten:
Mit der F7-Taste kann man sich externe Belegnummer anzeigen lassen.
Mit Shift-F3 kann man sich die Sortierreihenfolge der aktuellen OP-Liste anzeigen lassen.
Besonders praktisch ist die Sortierung nach Beträgen, weil dann sehr oft die zueinander
gehörigen Beträge direkt unter einander stehen.
Mit Shift-F6 kann man wieder nach sämtlichen Kriterien eine OP-Position suchen (Text,
Belegnummer, Betrag, externe Belegnummer, Belegdatum)
Mit STRG-Pfeil-Rechts kommt man zur Buchungschronik.
Automatische Abstattung mit pr04
Tipp: wenn es viele Konten gibt, bei denen die Buchhaltung vergessen hat die Zahlungen
abzustatten, kann man mit pr04 und dem Punkt 3 automatisch alle Konten abstatten lassen,
deren Saldo Null ist.
Bisweilen erlaubt BMD nicht, dass eine Gutschrift direkt mit der dazu gehörigen ER abgestattet
wird. Der Punkt "1 - Abstattung X-X Konto" in pr04 erlaubt dies und man gibt in den Feldern
"Von Konto" und "Bis Konto" zweimal die gleiche betreffende Kontonummer ein. (Alternativ
könnte man in pr03 beim Abstatten auch mit der F3-Tastenfunktion "Auf Null stellen" arbeiten
- und zwar zweimal: einmal bei der Gutschrift und einmal bei der dazugehörigen Rechnung -
dies sollte man aber nur machen, wenn beide betraglich gleich sind.)
Mit Vorsicht zu verwenden ist der Punkt "4 - Abstattung ohne OP-Nummer", weil hier völlig
unabhängig von einer OP-Nummer bzw einer Belegnummer die ältesten Zahlungen jeweils mit
den ältesten Rechnungen abgestattet werden. (Es empfiehlt sich im Bedarfsfall zuerst die
Buchhaltung zu sichern (mit pr57a) und die automatische OP-Abstattung ohne OP-Nummer zu
testen und wenn man mit dem Ergebnis unzufrieden ist, die Sicherung wieder einzuspielen.)
2.4 Buchen in pr03
Das Buchen startet man in pr03 immer mit dem Menüpunkt 1 - Buchen
BMD überspringt meist das Feld mit dem Buchungsdatum und schlägt das letzte
Buchungsdatum automatisch vor und wartet bereits im Feld mit dem Belegsymbol:
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Da wir in unserem Fall zuletzt eine Jahresübernahme gemacht haben mit 1.1.2009, darum
schlägt BMD nun genau dieses Datum auch vor. Weil wir das ändern wollen, wechseln wir mit
der PFEIL-LINKS-Taste auf der Tastatur ins Buch-Datumfeld und geben das gewünschte
Buchungsdatum - den Jahresletzten - ein.
Eine Besonderheit stellt das BMD-Datumsformat: es ist immer im Format JJJJMMTT - also z.B.
20091231 für den Jahresletzten.
Die beginnende "200" bei der Jahreszahl kann man immer weglassen, weshalb man als
Buchungsdatum vereinfach "91231" eingeben kann:
Nun ist man wieder im Buchungssymbol-Feld und kann das Buchungssymbol entweder direkt
eingeben - z.B. BZ für Bilanzbuchungen oder - wie manche es gewohnt sind UB.
Da jedoch die meisten Buchhalter unterjährig ihre Umbuchungen mit dem Symbol UB machen,
empfiehlt es sich mit einem eigenen Symbol - etwa BZ - die Bilanzbuchungen zu machen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass man nach der Bilanzierung sofort eine Buchungsliste nur mit dem
BZ-Symbol erzeugen kann (pr12 - Punkt 5), sodass man alle Abschlussbuchungen auf einen
Blick hat (bzw auch dem Klienten zukommen lassen kann, falls er sie manuell in einem
fremden Buchhaltungssystem nachbuchen muss.)
Man kann im Belegsymbol-Feld mit der F4-Taste das betreffende Symbol auswählen. Dabei
sind folgende Unterscheidungen notwendig:
- Buchungssymbole mit kleinen Buchstaben sind ausschließlich für die Zahlungen nach der IST-
Versteuerung reserviert (z.B. ka für Kassa und bk für Bank). Daher sind alle Belegsymbole
nach der SOLL-Versteuerung (und auch die ERs und ARs der IST-Versteuerung) immer in
Großbuchstaben einzugeben !
- in der vorletzten Spalte des Buchungssymbol-Auswahlfensters sieht man immer,
ob es sich um einen A-llgemeinen Parameter handelt (der in allen Buchhaltungen in
BMD 5.5 vorhanden ist)
oder um einen I-ndividuellen Parameter, der nur für diese Buchhaltung angelegt wurde
mit individuellen Einstellungen.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Vorteil von individuellen Parametern: man kann abweichend von den Einstellungen des
allgemeinen Parameters aussuchen:
- (1) ob das Belegdatum automatisch wiederholt werden soll
- (2) ob die Belegnummer automatisch wiederholt werden soll oder
- (3) die Kontonummer oder
- (4) die Gegenkontonummer oder
- (5) die Kostenstelle oder
- (6) die Umsatzsteuerprozent oder
- (7) der Buchungsbetrag oder
- (8) der Steuerbetrag oder
- (9) der Buchungstext
- (19) ob eine externe Belegnummer erfasst werden soll / muss
- (22) ob ein Leistungsdatum erfasst werden soll / muss
- (24) ob eine (abweichende) UVA-Periode eingegeben werden soll / muss
- (27) ob ein Valutadatum eingegeben werden soll / muss
- (41) ob zu jeder Buchung eine einzelne Gegenbuchung auf dem Gegenkonto erfolgt
- (42) ob eine Kassaminuskontrolle aktiviert sein soll
- (43) ob eine Kontrollsumme mitprotokolliert werden soll (z.B. für Summe der ARs bzw. ERs)
- (45) ob das Buchungssymbol in einer Fremdwährung gebucht werden soll
- (46) ob die Verbuchung von USt und VSt bei diesem Symbol komplett deaktiviert sein soll
- (47) ob die Belegnummer kontrolliert werden soll, dass sie nicht doppelt vergeben wurde
An dieser Stelle auch der dringende Hinweis, dass bitte niemals die allgemeinen Belegsymbole
geändert werden sollen in ihren Parametereinstellungen, sondern im Bedarfsfall immer
individuelle Belegsymbole angelegt werden.
Nach der Auswahl des Belegsymbols, sieht man - neben dem Buchungsmonat, der
Benutzernummer und dem aktuellen Gewinn - dass das aktuelle Belegsymbol mit
Einzelgegenbuchungen arbeitet.
Einzelgegenbuchungen führen dazu, dass jede Buchung automatisch zu einer zweiten Buchung
auf dem Gegenkonto führt und man daher auch am Gegenkonto die einzelnen Buchungen
sieht. Einzelgegenbuchungen sind daher zwingend notwendig bei den ARs und ERs, damit auch
auf den Personenkonten einzelne Buchungen sichtbar sind.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Sammelgegenbuchungen hingegen führen nur auf dem zuerst eingegebenen Konto zu einer
Buchungszeile. Die Buchung auf den eingegebenen Gegenkonten wird zuletzt von BMD
automatisch in Form von Sammelbuchungen gemacht.
Sammelgegenbuchungen werden bisweilen in der Kassa und in der Bank verwendet, um die
Anzahl der Buchungszeilen zu vermindert, (falls nach Buchungszeilen fakturiert wird).
Nachteil: auf dem Gegenkonto gibt es monatlich immer nur eine einzige Sammelbuchung.
Gerade in der Bank möchten vielleicht manche lieber jede einzelne Buchung auch auf dem
Bankkonto sehen um z.B. den Saldo besser fortlaufend kontrollieren zu können.
Für die Zeilenverrechnung kann man alternativ natürlich auch ALLE Belegsymbole auf
Einzelgegenbuchung stellen und am Monatsende in Zahl der Journalzeilen einfach halbieren,
um die Anzahl der tatsächlich gemachten Buchungszeilen zu eruieren. (Probleme bei dieser
Methode ergeben sich jedoch, wenn es viele Splittbuchungen gibt, da ja auch sie halbiert
werden, obwohl sie tatsächliche Buchungszeilen darstellen.)
Sehen wir uns nun die einzelnen Felder beim Buchen an und welche Möglichkeiten man darin
hat. Ganz wichtig: all diese Infos zeigt BMD für jedes Feld auch immer in der Infoleiste unten
an - falls am Ende das Symbol zu sehen ist, muss man mit der Tabulatortaste durch
mehrere Info-Zeilen durchschalten:
Weitere Hilfen erhält man in allen Feldern auch mit der F8-Taste !
Tipp: die meisten Eingabefelder können ab der 2. Buchung leer nur mit der ENTER-Taste
übernommen werden und die Eingabe der letzten Buchung wird wiederholt !
Tipp: wenn man im weiteren Verlauf des Buchens in der aktuellen Buchungszeile merkt, dass
man in einem vorigen Feld in der aktuellen Zeile eine Änderung machen möchte, geht man mit
der "Pfeil-Taste nach Links" zum betreffenden Feld zurück und ändert es. Alle danach bereits
erfassten Felder können mit der ENTER-Taste mit der ursprünglichen Eingabe neu befüllt
werden. Einzige Ausnahme: dies funktioniert nicht im Prozentfeld (wenn das Sachkonto ohne
Steuerprozent hinterlegt ist) - andere Werte als Null muss man daher erneut eingeben.
Datum-Feld (=Belegdatum):
Bei der ersten Buchung des aktuellen Buchungssymbols, muss das Datumsfeld ausgefüllt
werden. Ist das Datum im aktuellen Buchungsmonat, reicht es die Tagesnummer einzugeben -
z.B. 1 für den 1.
Liegt das Belegdatum in einem früheren Monat (z.B. eine nachträglich gebuchte ER), muss
man zumindest auch das Monat eingeben - z.B. 201 für den 1. Februar.
Ab der nächsten Buchung kann im Datumsfeld eine Eingabe auch entfallen, wenn man nur
durch Drücken der ENTER-Taste das zuletzt eingegebene Buchungsdatum wiederholen möchte.
Eine ganz wichtige Funktion im Feld Datum-Feld ergibt sich nach der letzten Buchung. Denn
hier kann man BMD mitteilen, dass man fertig ist und den Belegkreis abschließen möchte und
von BMD die Sammelbuchungen zuletzt noch machen lassen möchte.
Dazu drückt man im Datums-Feld die PFEIL-LINKS-TASTE auf der Tastatur und gibt noch einen
beliebigen Buchungstext für die Sammelbuchung(en) ein - z.B. nur SB für Sammelbuchung:
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Drückt man nun noch ENTER schließt BMD den Belegkreis ab und macht eventuell anfallende
Sammelbuchungen auf die Personen-Sammelkonten (2000, 3300, �), auf die
Umsatzsteuerkonten (2500, 3500�) und auf Gegenkonten (Kassa 2700, Bank 2800), falls mit
Sammelgegenbuchung gebucht wurde.
Beleg-Feld: hier wird die (interne) Belegnummer eines Beleges eingegeben, die maximal 9-
stellig sein darf und keine Buchstaben und Sonderzeichen enthalten darf.
Man kann in diesem Feld mit der F1-Taste aktivieren, dass BMD
bei jeder neuen Zeile automatisch eine aufsteigende Nummer
vorschlägt, wenn man das Beleg-Feld ohne Eingabe einfach nur
mit ENTER übernimmt. Eine aktivierte automatische
Belegnummer-Erhöhung erkennt man am PLUS-Zeichen vor der
Spaltenüberschrift Beleg:
Drückt man nach der Belegnummer-Eingabe statt der ENTER-Taste die F2-Taste, so löst dies
eine Splitt-Buchung aus (siehe nachfolgendes Unterkapitel "Splittbuchungen")
Drückt man nach der Belegnummer-Eingabe statt ENTER auf die
F3-Taste, wird die Belegsummenkontrolle aktiviert: BMD wird
nun, solange sich die Belegnummer nicht ändert, oben links die
Summe der Beträge der Buchungen mit der aktuellen
Belegnummer mitprotokollieren (dies kann eine
Tippstreifenkontrolle ersparen)
Kontofeld: Ganz wichtig ist es in BMD, dass IMMER zuerst jenes Konto einer Buchung
eingegeben wird, das entsteuert werden soll - sprich: wo die Umsatzsteuer abgezogen werden
und nur der Nettobetrag auf das Konto gebucht werden soll.
In der Regel wird man daher immer zuerst das G&V-Sachkonto (oder das Anlage-Konto in
Klasse Null) eingeben und das Personenkonto oder Zahlungsmittelkonto im nächsten Feld für
das Gegenkonto.
1. Abweichung von dieser Regel: Enthält eine Buchung keine USt/VSt ist es theoretisch egal,
welches Konto man zuerst eingibt. Es gilt jedoch zu beachten, dass bei Buchungssymbolen mit
der Gegenbuchungsart "Sammelgegenbuchung" auf dem Gegenkonto keine einzelne
Buchungen landen, sondern nur eine einzelne Sammelbuchung am Ende des Belegkreises.
2. Abweichung von dieser Regel: streng genommen gilt die obige Regel - dass immer zuerst
das Konto eingegeben werden muss, das entsteuert wird - NUR DANN, WENN DAS ZWEITE
KONTO AUCH EIN SACHKONTO IST. Wenn das zweite Konto ein Personenkonto ist, kann man
theoretisch auch mit dem Personenkonto beginnen. Darum werden bisweilen die AR's und ER's
mit beginnendem Personenkonto gebucht. Nachteil: die Umsatzsteuer ist dann nur am
Personenkonto sichtbar und nicht am Erlöskonto, was die Suche bei USt-Differenzen erschwert.
Wie bei allen Konto-Feldern in BMD kann man mit F4 sich eine Kontoauswahlliste öffnen, oder
mit Namensteilen ein Konto direkt suchen mit F1 bei den Sachkonten, mit F2 bei den Kunden
und mit F3 bei den Lieferanten. Dabei ist immer der Kontonamens-Beginn einzugeben; möchte
man jedoch nach Namensteilen mitten im Kontonamen suchen, muss die Eingabe mit *
beginnen.
Weiß man bei der Bezahlung z.B. einer AR die Belegnummer, so kann man nach Eingabe
dieser mit der F5 direkt das richtige Kundenkonto dazu suchen lassen. (Durch die Eingabe von
einem * könnten sogar nur Rechnungsnummer-Teile eingegeben werden.)
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Die F6-Taste macht dasselbe für ERs und Lieferanten.
Drückt man jedoch die F6-Taste ohne zuvor eine Belegnummer eingegeben zu haben, sucht
BMD nun nicht bei den Lieferanten nach einer ER, sondern erlaubt die völlig variable Suche
eines Kontos. Dabei kann nach Belegnummer, Buchungstext, Betrag, Belegdatum und auch
nach der externen Belegnummer gesucht werden.
Gibt man einfach eine Kontonummer ein, die es noch gar nicht gibt, weist einen BMD darauf
hin, dass es dieses Konto noch nicht gibt und fragt nach, ob es das Konto neu anlegen soll.
Alternativ kann man für die Neuanlage eines Kontos auch mit der F4-Taste einen
Kontenbereich zuerst untersuchen - z.B. die Sachkonten. Man sucht sich eine gewünschte
Lücke, steigt mit ESC aus der Kontoliste aus und gibt anschließend die gefundene
"Lückennummer" ein.
Es ist aber auch möglich ein neues Konto direkt aus dem Standardkontenrahmen auszuwählen:
dazu wählt man zuerst F4 und wählt die Sachkonten und drückt dann in der Liste der
Sachkonten die F5-Taste. Dadurch werden alle Sachkonten des Standardkontenrahmens
angezeigt (der im Firmenstamm pr00 hinterlegt ist) und man kann durch Übernahme mit
ENTER auf dem aktuell markierten Konto, dieses neu bei sich anlegen lassen.
Mit Shift-F12 könnte man sich eine Kopie eines bestehenden Kontos anlegen. (Es wird
natürlich nur der Kontostamm kopiert und keinerlei Buchungen - der Kontostamm ist natürlich
auch sofort änderbar.)
Eine letzte Möglichkeit für neue Konten ist bei neuen Personenkonten hilfreich: man drückt
dazu im Kontofeld ohne jegliche Eingabe nur die F2-Taste, wählt aus, ob es sich um einen
Kunden oder einen Lieferanten handelt und gibt noch den ersten Buchstaben des Namens ein
und BMD sucht automatisch die nächste freie Lücke für diesen Buchstaben.
(Die Auftrennung der Personenkonten in z.B. 201xxx für A-Kunden, 202xxx für B-Kunden ist
nicht zwingend notwendig, weil sämtliche Auswertungen nicht nur nach Kontonummern
ausgewertet werden können, sondern auch sortiert nach Kontobezeichnungen. Auch für die
Suche eines Kontos ist diese Buchstaben-Auftrennung nicht notwendig, weil man ja ebenso
auch nach Kontobezeichnungen suchen kann.)
Weiters kann man als "wiederkehrende Buchungen" angelegte Buchungen (nicht zu
verwechseln mit Automatikbuchungen, die völlig automatisch gebucht werden können), durch
Eingabe des Buchungskürzels und der F7-Taste eine wiederkehrende Buchung starten.
(Unterschied wiederkehrende Buchungen / Automatikbuchungen: bei Automatikbuchungen
kann keinerlei Einfluss auf Monatstag und Buchungsbetrag genommen werden. Ständig gleiche
monatliche Afa-Buchungen etc. können so gut gemacht werden mit Hilfe des
Automatikbuchungsprogramms pr03v. Wiederkehrende Buchungen sind alle Buchungen direkt
in pr03, wo man manuell das Tagesdatum einstellen möchte. Nach der Auswahl der
betreffenden wiederkehrenden Buchung mit F7 werden aber Konto, Gegenkonto, Betrag und
Buchungstext bereits vollständig vorgeschlagen.)
Mit Shift-F7 kann im Kontofeld nach bereits angelegten wiederkehrenden Buchungen gesucht
werden.
Mit Shift-F2 wird der Bewirtungsspesenverteiler für die Verbuchung von Geschäftsessen
gestartet.
Mit Shift-F3 startet man den Spesenverteiler. (Dies ist ein einmal in den mandanten-
spezifischen Parametern anzulegender Splitt-Buchungsvorschlag, über den man z.B. bei einer
Metrorechnung gleich alle möglichen Sachkonten, inklusive VSt-Prozente und Buchungstexten
vorgeschlagen bekommt und man gibt nur noch bei den davon benötigten Konten die
betreffenden Beträge ein.)
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Gibt man eine externe Belegnummer ein und drückt danach Shift-F1, so werden alle
Lieferanten nach dieser Nummer durchsucht und der betreffende Lieferant ausgewählt.
Buchungscode-Feld: Gerade bei den Abschlussbuchungen weiß BMD nicht, ob z.B. ein
Aufwandkonto wie normalerweise im Soll oder ob eine Aufwandminderung im Haben
eingebucht werden soll.
Darum frägt BMD in den meisten Fällen bei den Bilanzbuchungen nach, ob das zuerst
eingegebene Konto im SOLL oder im HABEN bebucht werden soll:
Das linke von den beiden angezeigten Varianten ist das jeweils gültige. Möchte man zur
anderen wechseln, drückt man die PFEIL-RECHTS-Taste auf der Tastatur, sodass sich die
Reihenfolge umdreht und nun die gewünschte Variante - hier die HABEN-Seite - links befindet:
Gegenkonto-Feld: Die Suchfunktionen des Gegenkontos sind gleich wie im Kontofeld.
OP/Ko-Feld: das offene Posten / Kostenstellenfeld hat in BMD eine Doppelnatur. Bei AR's und
ER's kommt es zur Eingabe einer Kostenstelle und bei Zahlungen eine OP-Eingabe.
Es gibt keinen Parameter, der dies steuert. Vielmehr arbeitet BMD gemäß folgender Logik: Ist
das Erlöskonto im Haben und der Kunde im Soll => es muss eine Kostenstelle erfasst werden
(so die KORE aktiviert ist). Ist das Erlöskonto im Soll und / oder der Kunde im Haben: im Feld
kann eine OP-Zuordnung erfolgen.
Kostenrechnung: Kostenstellen können direkt eingegeben oder mit der F4-Taste gesucht
werden. Die F2-Taste aktiviert eine Aufteilung auf mehrere Kostenstellen. Die F6-Taste führt
zu weiteren Kostenrechnungs-Sondereingaben (abweichende KORE-Periode oder Aufteilen der
aktuellen Buchung auf mehrere Monate mittels Monatsteiler)
OP-Verwaltung: weiß man die ursprüngliche Belegnummer, kann man diese im OP-Feld direkt
eingeben. Beendet man diese Eingabe mit ENTER würde im Falle eines kleineren
Zahlungsbetrages BMD den Skonto automatisch berechnen. Beendet man die Eingabe mit der
F2-Taste, so erfolgt eine Abstattung, aber man gibt manuell einen eventuellen Skonto ein. (Die
F3-Taste würde eine Verbuchung mit manuellem Skonto jedoch ohne jegliche Abstattung
ermöglichen.)
Mit der F1-Taste teilt man BMD mit, dass man eine Mehrfach-Abstattung starten möchte bei
der automatisch der Skonto berechnet werden soll. Die F2-Taste macht das Gleiche jedoch
ohne automatische Skontoberechnung.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Mit der F4-Taste öffnet man sich am (im Feld Konto) eingegeben Konto eine aktuelle OP-Liste
und kann den richtigen OP übernehmen.
Möchte man eine ausgewählte OP-Eingabe nachträglich entfernen, kann man mit der Pfeiltaste
nach links zurückwandern in das Feld "OP/Ko" und dort mit der F3-Taste die Eingabe löschen.
Tipp: man kann selbst im letzten Feld der Buchungszeile durch mehrmaliges Drücken der
PFEIL-LINKS-Taste bis ganz an den Anfang der Buchungszeile wandern - etwa um das
Belegdatum zu korrigieren. Man muss danach die bereits gemachten Eingaben NICHT noch
einmal erfassen, sondern kann durch mehrmaliges Drücken der ENTER-Taste die bereits
gemachten Erfassungen erneut übernehmen.
Prozent-Feld: Hier werden die USt- bzw. VSt-Prozent eingegeben.
Ist am Sachkonto ein fixer Steuerprozentsatz hinterlegt, so wird er bei der Verbuchung
automatisch genommen und man kann das Prozent-Feld ohne Eingabe mit ENTER abschließen.
Mit der F8-Taste kann man - bei der gemischten Buchungsvariante, wo die verschiedenen
Steuerarten nicht auf verschiedene Sachkonten aufgetrennt werden und IGE, Rerverse-Charge
und normale VSt am selben Konto gebucht werden - die Steuerart umstellen: normale VSt,
IGL, Bauleistungen, RC, IG, sonstige Leistungen EU�
Gibt man 0, 10 oder 20 ein, so wird damit der Umsatzsteuerprozentsatz bestimmt. Ob es sich
um Vorsteuer oder um Umsatzsteuer handelt wird vom Steuercode bestimmt, der beim
betreffenden Sachkonto im Kontenstamm hinterlegt ist und der hier beim Buchen auch
angezeigt wird:
Steuercode 0: bei Erlöskonten bedeutet 0 keine Umsatzsteuer (nicht steuerbare Erlöse) -
bei Aufwandkonten bedeutet 0 normale Vorsteuer (werden keine Steuerprozent
eingegeben, ergibt dies natürlich auch keine VSt)
1: Umsatz ist in Österreich steuerbar
7: IGL
77: Erlöse Dienstleistungen grenzüberschreitend innerhalb der EU (neu seit 2010)
8 / 9: IGE ohne / mit VSt-Abzug
29: Aufwand bezogene Bauleistungen
78/79: Aufwand bezogene sonstige Leistungen von Unternehmern aus EU (neu seit 2010)
ohne / mit VSt-Abzug
18/19: sonstige bezogene Leistungen, die der reverse-charge Regelung unterliegen ohne /
mit VSt-Abzug
(Genauere Infos zur Umsatzsteuer und den Steuercodes und Einstellungen im
Sachkontenstamm siehe Skriptum "Umsatzsteuer in BMD" - auch zu finden auf
www.simplesoft.at)
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Ein besonderer Steuersatz ist die Eingabe von 88: BMD weiß nun, dass eine Buchung mit
gemischtem Steuersatz vorliegt (0%, 10% und/oder 20% gemischt). Entgegen der normalen
Regel, dass immer ein Bruttobetrag eingeben wird in BMD im Betragsfeld, wird bei den
Steuerprozent 88 anschließend im Feld Betrag der NETTO-Betrag eingegeben und das Feld
Skonto/Steuer wird mit der Summe der Steuerbeträge ausgefüllt.
BMD zeigt anschließend den tatsächlichen Bruttobetrag automatisch zur Kontrolle an:
Den Steuersatz 99 benötigt man immer dann, wenn z.B. auf einem Aufwandkonto ein fixer
Steuerprozentsatz von 20% hinterlegt ist, aber man einmal auf diesem Konto etwas ohne
Vorsteuer buchen möchte. 99% bedeutet daher immer, dass man ohne VSt buchen möchte,
obwohl am Konto eine fixe VSt hinterlegt ist.
(Wenn keine fixe VSt im Kontostamm hinterlegt ist, gibt man nichts oder Null ein im Pz-Feld.)
Für die Sonderfälle von "nicht abzugsfähige VSt" oder "nur teilweise abzugsfähige VSt" gibt es
spezielle Funktionen im Steuerprozent-Feld.
Soll ein bereits erfasster %-Satz noch während der Buchung wieder auf Null zurückgesetzt
werden, geht man in das %-Feld zurück und löscht die vorige Eingabe mit F3 (da BMD in
diesem Fall die Eingabe von Null nicht erlaubt).
Betrag-Feld: außer im vorigen besprochenen Fall mit den Steuerprozent 88 für gemischten
Steuersatz gibt man im Betrag-Feld immer den Bruttobetrag ein. Der dazugehörige
Steuerbetrag und Nettobetrag wird automatisch ermittelt
Übernimmt man den Betrag nicht mit der ENTER- sondern mit der F7-Taste, so fragt BMD nach
einer zuvor anzulegenden Fremdwährungs-Kursnummer und rechnet den Betrag automatisch
aus der Fremdwährung um nach Euro.
Mit der F8-Taste übernommene Beträge gelten automatisch als in der im Firmenstamm
hinterlegten Zweiwährung eingegeben. Da dies standardmäßig die ehem. ATS sind könnte man
theoretisch mit F8 noch Schilling-Werte eingeben.
Ein mit der F3-Taste übernommener Betrag startet die Anzahlungsautomatik von BMD.
Die F4-Taste übernimmt die aktuelle Buchung als Schlussrechnung zu einer Serie von
Teilrechnungen. (Siehe Skriptum Teil- / Schlussrechnungen.)
Mit F5 kann man den BMD-eigenen Rechner starten, dessen Ergebnis mit der F1-Taste auch in
das Betragsfeld übernommen werden kann.
Wer auch bei 88
den Betrag brutto
eingeben möchte,
muss das Pz-Feld
nach der Eingabe
von 88 mit der F3
abschließen !
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Im Betragsfeld sieht man immer ein S oder H. S zeigt an, dass das Konto im Soll bebucht wird,
und H bedeutet ein Buchen im Haben. Mit der PFEIL-RECHTS-Taste kann man dies ändern.
Text-Feld: Das bis zu vier Zeilen lange Buchungstextfeld muss bei der ersten Buchung
zwingend ausgefüllt werden. Wenn es beim betreffenden Buchungssymbol in den
Buchungsparametern erlaubt ist (fast immer), so kann bei den folgenden Buchungen durch
Drücken der ENTER-Taste ohne jegliche Eingabe der vorige Buchungstext übernommen
werden.
Alternativ kann man mit der Pfeil-nach-Oben-Taste auf der Tastatur die letzten 10
Buchungstexte am betreffenden Konto der Buchung eingeblendet und übernommen werden:
Mit F2 wird die Kontobezeichnung als Buchungstext übernommen und mit F6 die
Gegenkontobezeichnung.
Benötigt man mehr als eine Zeile zum Erfassen des Buchungstextes und möchte schon vor
Erreichen des Endes der ersten Buchungstextzeile in die nächste Buchungstextzeile springen,
so drückt man F1.
Code-Feld: Das Code-Feld wird bei 99% der Buchungen einfach nur leer mit der ENTER-Taste
übernommen und man steht am Beginn der nächsten Buchungszeile.
Es gibt aber auch eine Vielzahl von wichtigen Funktionen - gerade auch für die Bilanzierung.
Mit der F4-Taste kann man sich alle Datenfelder der aktuellen Buchung anzeigen lassen, um
sie anschließend zu erfassen:
Wenn etwa die externe
Belegnummer bei diesem
Buchungssymbol nicht
standardmäßig aktiviert ist und
man möchte einmalig eine
externe Belegnummer erfassen,
so wählt man hier die
Feldnummer 19.
Auch das Leistungsdatum - Feld
22 - oder eine abweichende UVA-
Periode - Feld 24 - können so
erfasst werden.
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Mit der F1-Taste im Code-Feld kann man das ZM-Kennzeichen erfassen und mit F2 wird die
ZM-Erfassung generell für diese Buchung aktiviert. Sobald man danach dann ENTER drückt,
kommt man zum Erfassungs-Fenster für die ZM:
Mit der F3 wird analog die Intrastat-Erfassung aktiviert.
Die F6-Taste ist für die Erfassung der Meldung von den grenzüberschreitenden
Dienstleistungen reserviert.
Mit F7 kann die aktuelle Buchung als wiederkehrende Buchung
für die Zukunft gespeichert werden. Man erfasst nur noch eine
Kurzbezeichnung, unter der man sie später immer wieder
aufrufen kann beim Buchen.
Wenig genutzt wird die Möglichkeit mit der F10-Taste die aktuelle Buchung automatisch
abgrenzen zu können. (Dazu müssen einmalig in den Parametern des Mandanten die
entsprechenden Abgrenzungskonten hinterlegt werden.)
Mit der Taste STRG-PFEIL-RECHTS kommt man in die Buchungschronik und kann für diese
Buchung eine eigene Chronik erfassen.
Mit ENTER im Code-Feld schließt man die aktuelle Buchung ab und landet in einer neuen
Buchungszeile. Sehr umfangreich sind hier die Funktionen, wenn man nun die F9-Taste drückt:
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2.5 Splittbuchungen
Als Splittbuchung bezeichnet man die Aufteilungsbuchung eines Rechnungsbetrages auf
mehrere Sachkonten mit gleichbleibenden oder verschiedenen Steuerprozentsätzen. Am
Personenkonto (bzw. Zahlungsmittel-Sachkonto Kassa / Bank*) wird der gesamte Bruttobetrag
gebucht, auf den Sachkonten die einzelnen Nettobeträge.
(Splittbuchungen kommen vorwiegend bei den AR's und ER's vor und viele Buchen einen
Beleg, der auf mehrere Sachkonten in der Kassa oder in der Bank aufzutrennen ist, gar nicht
als Splittbuchung, sondern machen einzelne Buchungen draus. Manche stört es, dass dies in
der Kassa zu mehrfacher, gleicher Belegnummer führt und machen daher lieber eine
Splittbuchung. Wenn in nachfolgender Beschreibung nun von einem Personenkonto die Rede
ist gilt daher bei Splittbuchungen in der Kassa oder Bank entsprechend, dass das Kassa-Konto
2700 bzw. das Bankkonto gemeint ist.)
Eine Splittbuchung beginnt immer mit einer Eröffnungsbuchungszeile und mit mehreren
anschließenden Aufteilungsbuchungszeilen, wo die Rechnung auf die verschiedenen
Sachkonten (meist Erlös- oder Aufwandskonten) aufgeteilt wird.
Die Splittbuchungs-Eröffnungszeile
Im Gegensatz zu normalen Buchungen, wo im Kontofeld immer das zu entsteuernde
Sachkonto (meist ein Erlös- oder Aufwandkonto) gebucht wird und das Personenkonto immer
nur im Gegenkonto eingegeben wird, ist es nun bei der Splittbuchung genau umgekehrt: man
beginnt mit dem Personenkonto.
Man startet die Splittbuchung, indem man nach der Eingabe der Belegnummer die F2-Taste
drückt. (Ist die automatische Belegnummererhöhung aktiviert muss nur die F2-Taste gedrückt
werden.) BMD blendet nun den Balken "Splitt-Buchung - Restbetrag" ein:
Im Feld Konto gibt man das betreffende Personenkonto ein. Das Feld Gegenkonto kann man
mit der ENTER-Taste ohne irgendeine Eingabe leer übernehmen. (Würde man theoretisch
irrtümlich ein Gegenkonto eingeben, so hätte das keinerlei Relevanz, da BMD bei ALLEN
Splittbuchungszeilen das Gegenkontofeld ignoriert.)
Das OP/Ko-Feld übernimmt man ebenso ohne Eingabe nur mit ENTER.
Im Steuerprozentfeld gibt man bei gleichen Steuerprozent aller Rechnungsbestandteile diese
Steuerprozent ein (z.B. 20, wenn alle Rechnungsteile mit 20% sind). Wenn der Steuersatz der
Rechnungsteile gemischt ist, gibt man 88 ein.
Bei normalen Buchungen bedeutet der Steuersatz 88, dass man nun im Betragsfeld immer den
Netto-Betrag eingibt. Dies gilt NICHT für die Splittbuchungen. Wird die Eröffnungszeile mit
88% gebucht, gibt man ganz normal den Bruttobetrag ein.
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Im Feld Sk/Steu, wo man den Steuerbetrag eingeben kann, hat man nun zwei Möglichkeiten
für den Fall, dass man mit 88% eine gemischte Rechnung in der Eröffnungszeile der
Splittbuchung gestartet hat:
Man kann den Steuerbetrag hier gleich in Summe eintragen und darf dann bei den
einzelnen Aufteilungs-Buchungszeilen nur noch Nettobeträge eingeben.
Oder man lässt das Steuerbetragsfeld in der Eröffnungszeile leer und gibt dafür in den
Aufteilungs-Buchungszeilen die Bruttobeträge ein.
So sieht unsere Splittbuchungs-Eröffnungszeile aus:
Sobald die Eröffnungszeile abgeschlossen ist, folgen nun
Die Aufteilungszeilen
Im Feld Konto wird das jeweilige Erlös- oder Aufwandskonto eingegeben (ein Bestands-
Sachkonto wird nur selten, etwa bei Abgrenzungen zum Einsatz kommen).
Das Feld Gegenkonto lässt man jedesmal leer und übernimmt es nur mit der ENTER-Taste.
(BMD fügt aus kosmetischen Gründen automatisch das Konto der Eröffnungszeile ein - aber
Auswirkung hat das Gegenkonto keinerlei.)
Ist eine Kostenrechnung aktiv, wird man das OP/Ko-Feld mit der Kostenstelle ausfüllen.
Das Prozentfeld muss unbedingt bei Vorhandensein einer USt oder VSt ausgefüllt werden,
selbst wenn der Steuerbetrag schon in der Eröffnungszeile erfasst wurde bei gemischtem
Steuersatz. Denn wenn bei der Zahlung der Rechnung ein Skonto entstehen würde, könnte
BMD diesen nicht mit dem richtigen Steuersatz entlasten.
Bei Erlöskonten wird ohnedies der Steuerprozentsatz automatisch übernommen, weil er im
Kontenstamm hinterlegt ist. Daher muss zumindest bei Aufwandkonten darauf geachtet
werden, dass eine eventuelle Vorsteuer korrekt hier im Steuerprozenzfeld erfasst wird.
- Im Betragfelds werden bei Splittbuchungen mit gleichbleibendem Steuersatz (0, 10 oder 20),
der auch gleich in der Eröffnungszeile eingegeben worden ist, die NETTO-Beträge eingegeben
in den Aufteilungszeilen.
- Bei Splittbuchungen mit gemischtem Steuersatz, der in der Eröffnungszeile mit Steuersatz 88
eingegeben wurde - und wo man in der Eröffnungszeile KEINEN Steuerbetrag erfasst hat -
werden in den Aufteilungszeilen nun BRUTTO-Beträge einzugeben.
- Bei Splittbuchungen mit gemischtem Steuersatz, wo in der Eröffnungszeile bereits der
Steuerbetrag erfasst wurde, werden die Beträge in den Aufteilungszeilen nur noch NETTO
eingegeben.
Tipp: In der letzten Aufteilungszeile kann man im Betragsfeld mit F1 den letzten noch zu
buchenden Restbetrag automatisch übernehmen. BMD zeigt dann den Restbetrag 0 an:
(Hinweis: Splittbuchungen können im Zwischenjournal nicht geändert, sondern nur gelöscht
und neu eingegeben werden.)
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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2.6 Tipps für Umbuchungen
Umbuchungen von Erlöskonten
Möchte man Erlöskonten umbuchen, so kann man das direkt nur machen, wenn die USt-Art
und die USt-Prozent auf beiden Erlöskonten gleich ist - also zum Beispiel die gleichen 20%
normale Österreichische USt haben. Es ist egal welches Erlöskonto man zuerst eingibt. Wichtig
ist, dass man im Steuerprozentfeld 99 eingibt und man anschließend den Nettobetrag bucht,
der verschoben werden soll.
Wenn die USt-Art oder die USt-Prozent verschieden sind, gibt es nur die Lösung, dass man den
Betrag zuerst auf ein neutrales Zwischenkonto (z.B. ein Durchläuferkonto in der Klasse 9)
Brutto unter Eingabe des korrekten Steuerprozentsatzes ausbucht.
Anschließend bucht man den Bruttobetrag von diesem Konto der Klasse 9 um auf das korrekte
andere Erlöskonto.
Automatische Stornobuchungen und Umbuchungen
Im Buchungsprogramm können Buchungen (auch Splittbuchungen) automatisch mit negativem
Vorzeichen storniert werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten und für beide muss man am
Beginn einer neuen Buchungszeile stehen:
Man steht im Feld "Datum" und drückt F9 � "K - Ansehen Konto" und sucht die Buchung,
die man stornieren möchte. Sobald man die Buchung markiert hat drückt man S für Storno
und danach ENTER.
Alternativ kann man im Feld "Datum" F9 drücken und "J - Ansehen Journal" wählen;
(NICHT: Zwischenjournal !). Wieder markiert man die Buchung und drückt dann 's 'für
Storno und bestätigt mit ENTER.
Wie man am obigen Screenshot sieht, könnte man die betreffende Buchung auch direkt
umbuchen mit 'u' oder mit 'a' auf mehrere Konten aufteilen mittels Splittbuchung.
BMD beginnt automatisch die Buchung und man muss nur noch das richtige Gegenkonto
ausfüllen. Die restlichen Eingaben (Prozent / Betrag ) muss man nicht mehr eingeben, sondern
kann die betreffenden Felder einfach mit der ENTER-Taste übernehmen. Nur den Buchungstext
wird man vielleicht abändern - etwa mit einer Begründung.
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3 Anlageverzeichnis
Diese Arten von Abschreibungen, Zuschreibungen und Bewertungsreserven sind in BMD 5.5
möglich:
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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3.1 Jahresübernahme des Vorjahres-AVZ
Wenn es bereits ein AVZ im Vorjahr gibt, steigt man in das Programm ap09e ein und gibt den
Pfad des aktuellen Jahres und den Vorjahrespfad ein:
Wenn es noch keine Anlagenbuchhaltung im aktuellen Jahr gibt, legt BMD sie an.
Danach führt man den einzigen Punkt 1 in diesem Programm aus. Die Jahresübernahme kann
theoretisch beliebig oft gemacht werden.
3.2 Neuanlage eines AVZ
Beim ersten Anlegen eines AVZs gibt es mehrere Möglichkeiten.
Es gibt eine BMD-AVZ-Schnittstelle auf der Homepage www.simplesoft.at in Form einer
Exceltabelle. Mit den AVZ-Daten des Klienten befüllt, kann ein Exportfile erzeugt werden, das
direkt in BMD einspielbar ist.
Alternativ kann man auch im Programm ap00 einen bereits existierenden Altbestand mit dem
Programmpunkt 1 übernehmen:
Wichtig: beim Einstieg in ap00 gibt man IMMER das gesamte Wirthschaftsjahr ein und nicht
nur den Zeitraum bis zum aktuellen Monat (sollte man unterjährig das AVZ führen), weil sonst
BMD von einem Rumpfwirtschaftsjahr ausgeht.
Man startet dann den Punkt 1. Nach der Eingabe des Sachkontos und der Inventarnummer
kommt die eigentliche Erfassung des Anlagegutes.
Die Inventarnummer teilt sich in die Hauptinventarnummer und beliebig viele Inventar-
Unternummern. Auf den Unternummern wird z.B. der Dachträger eines PKWs erfasst.
Nach der Eingabe des Lieferanten und des Anschaffungs-Datums kann das Inbetriebnahme-
Datum direkt mit der ENTER-Taste als Kopie vom Anschaffungsdatum übernommen werden.
(Eine Eingabe des Inbetriebnahme-Datum macht man daher nur, wenn es davon abweicht.)
Auf dieselbe Weise können nach Eingabe der Nutzungsdauer und des Anschaffungswertes die
Felder "steuerliche Nutzungsdauer", "steuerlicher Anschaffungswert", "Jahres-Afa", "steuerliche
Afa", "Buchwert Handelsrecht" und "steuerlicher Buchwert" ebenfalls nur mit der ENTER-Taste
automatisch übernommen werden, sofern das Steuerrecht nicht vom Unternehmensrecht
abweicht.
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Ein wichtiges Feld ist das Feld 10 "Einheitswert-Kennzeichen", in dem die Anlagenart
eingegeben wird. Meist wird
- der Wert 1 für normale Abschreibung eingegeben,
- 0 gibt man bei Anlagegütern ohne Abschreibung ein
- 2 bei GWG
- 3 bei Anlagen im Bau
- 4 bei Wertpapieren 4
- 5 bei manueller Eingabe eines Einheitswertes
Die Felder der zweiten Seite (Einheitswert und IFB) werden meist wie vorgeschlagen (daher
IFB mit Null) übernommen:
Zuletzt befindet sich der Cursor unten im "Code-Feld" und erst wenn man hier ENTER drückt,
wird das Anlagegut auch wirklich im AVZ gespeichert.
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Wichtig: Befindet man sich im CODE-Feld, kann man mit der F4-Taste noch weitere Felder
einblenden, die zwar nur selten benötigt werden und daher nicht standardmäßig eingeblendet
sind:
Wer für die Erfassung mehrerer Anlagegüter immer die gleichen zusätzlichen Felder benötigt
kann - eine Programmebene höher - hier die Feldauswahl öffnen:
Beim Verlassen der Feldauswahl bitte auf die Frage, ob die Änderungen gespeichert werden
sollen, auf NEIN klicken, weil sie sonst für alle Mitarbeiter geändert werden. Solange man
selbst das AVZ-Programm nicht verlässt, bleiben alle zusätzlich aktivieren Felder eingeblendet.
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3.3 Überleiten der in der Buchhaltung vorerfassten Anlagegüter
Eine praktische Möglichkeit ist es die Anlagen-Vorerfassung in der Buchhaltung zu aktivieren.
So erfasst die Buchhaltung z.B. schon beim Buchen der ER die wichtigsten Daten für das AVZ,
die am Jahresende - oder für eine monatliche AVZ-Auswertung schon vorher - in das AVZ
übernommen werden können.
Für diese automatische AVZ-Vorerfassung muss im Kontenstamm der Buchhaltung (pr01) bei
den betreffenden Anlage-Konten das Feld 123 mit dem Wert 1 befüllt sein.
(Im Feld 120 könnte man einen Vorschlag für die Nutzungsdauer und im Feld 122 einen
Vorschlag für das Einheitswert-Kennzeichen hinterlegen - die aber manuell natürlich geändert
werden können, sowohl vom Buchhalter beim Buchen, als auch vom Bilanzierer in der
Überleitung ins AVZ.)
Hat ein Buchhalter ein Anlagegut beim Buchen in pr03 erfasst, kann er jederzeit beim Buchen
mit der F9-Taste im Kontextmenü mit dem Punkt A die bereits erfassten Anlagen überarbeiten:
Wenn der Bilanzierer nun diese vorerfassten Anlagen ins AVZ übernehmen möchte, startet er
in ap00 den Punkt 3
Er hat nun die Möglichkeit die Vorerfassungen einzeln kontrolliert zu übernehmen, oder alle
automatisch ohne jegliche Kontrolle.
Nur der Punkt 1 erlaubt wirklich einzugreifen, inklusive Ändern der Kontonummer,
Inventarnummer, Nutzungsdauer etc.
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Der Punkt 7 - Ansehen - ermöglicht (nur) vor der Überleitung, dass man die vorerfassten
Anlagegüter nur ansieht. Nach der Überleitung ist diese Ansicht leer !
(Eine undokumentierte Funktion hier im Punkt 7 erlaubt mit F7,
dass die bereits übergeleiteten Anlagegüter der Fibu-Vorerfassung
noch einmal aufgebaut werden können und erneut übernommen
werden können.)
3.4 Manuelles Anlegen neuer Anlagen im AVZ
Werden neue Anlagegüter des aktuellen Bilanzjahres erst vom Bilanzierer erfasst, so macht er
das mit dem Programmpunkt 2 - Buchen Anlagen (laufendes Jahr):
Die Vorgehensweise ist völlig ident zur Übernahme von Altbeständen, wie es beim Punkt 1 -
Übernahme Altbestand bereits beschrieben wurde.
3.5 Ändern von Buchwerten oder Ausscheiden von Anlagen
Auch die Änderungen bestehender Anlagegüter wie Abgänge, Zuschreibungen, Erweiterungen,
Teilwertabschreibungen werden hier mit dem Punkt 2 - Buchen Anlagen (lfd. Jahr) gemacht.
Erweiterungen (etwa eine Anhängerkupplung)
werden mit Punkt 2 erfasst - der Vorgang ist -
nach der Wahl des bestehenden Anlagegutes -
völlig ident wie die Erfassung einer neuen Anlage.
Abgänge macht man immer mit dem Punkt 3 und
nie mit 7 - Löschen von Anlagen, da beim Löschen
keinerlei Restbuchwert und AfA mehr gebucht
werden.
Teilabgänge verwendet man, wenn z.B. ein Teil
der Wertpapiere verkauft wurde.
Das Feld "Abgangsgrund" kann freiwillig befüllt
werden und ist kein Muss.
Umbuchungen dienen dazu ein Anlagegut auf ein
anderes Sachkonto zu überspielen.
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Ändert sich der Anschaffungswerte eines Anlagegutes - z.B. auf Grund einer Außenprüfung - so
macht man das in ap00 mit dem Punkt 5 - Ändern Werte:
Man geht dazu in die Zusatzfelder:
Im Feld 21 gibt man die Veränderung im Anschaffungswert ein. (Auch in den Feldern 22 und
23 kommen nicht die neuen Werte im Bedarfsfall rein, sondern nur die Veränderungen !)
Im Feld 20 könnte man die automatische Afa-Ermittlung durch das Programm ap00 völlig
deaktivieren, wenn man etwa die AfA bei Schottervorkommen mittels der tatsächlichen Abbau-
Nutzung manuell erfassen möchte.
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3.6 Berechnen der Abschreibung
Die eigentliche AfA-Berechnung muss in ap00 mit Punkt 4 gemacht werden (und nach jeder
Änderung irgendwelcher Anlagenwerte auch wiederholt werden). Den Punkt 4 kann man
beliebig oft wiederholen:
BMD fragt ab, bei welchem Sachkonto die AfA neu berechnet werden. (Nur bei extrem
umfangreichen AVZs macht eine Einschränkung auf nur ein Konto Sinn, wenn es zu einer
kleinen Änderung darauf gekommen ist und nur noch dieses eine Konto erneut berechnet
werden soll.)
In der Regel wird man im Feld Sachkonto mit der F1-Taste ALLE KONTEN berechnen lassen:
3.7 Automatisches Einbuchen der Abschreibung
Bei umfangreicheren Anlagekonten wird man die Abschreibung meist lieber automatisch von
BMD einbuchen lassen. Dazu benötigt man die beiden Programme ap30 (für die
Kontohinterlegung) und ap31 für die eigentliche Verbuchung.
Wichtig: wenn sich nach einer Einspielung der Afa in die Fibu etwas im AVZ ändert, kann man
die automatische Einspielung der Afa in die Fibu beliebig oft wiederholen. Dabei werden die
zuvor eingespielten Afa-Buchungszeilen korrigiert bzw. überschrieben / ergänzt. Manuell
können diese eingespielten Buchungszeilen im Zwischenjournal nicht geändert werden.
Erfassen Gegenkonten in ap30
Mit Punkt 1 in ap30 erfasst man für jedes Anlagekonto, das abgeschrieben wird, die
Gegenkonten im G&V-Bereich.
Nach der Eingabe des ersten Anlagekontos, füllt man je Abgangsart / Abschreibeart das
korrekte Konto im G&V-Bereich ein.
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Für einen Anlagen-Abgang / -Verkauf benötigt man in der Buchhaltung ja bis zu 5 G&V-
Konten:
- ein Anlageverkauf führt entweder zu einem Gewinn oder zu einem Verlust. Am besten legt
man dafür zwei getrennte Erlöskonten an: z.B.
4600 Erlöse aus dem Abgang von AVZ (+),
4610 Erlöse aus dem Abgang von AVZ (-)
Das sind im ap30 auf der 3. Seite folgende 2 Felder:
- für den Abgang des Buchwertes in der Klasse 7 verwendet man gerne zwei (o.3) Konten:
eines für einen Abgang mit Verlust,
eines für den Abgang mit Gewinn
und eventuell eines für diverse Abgänge ( wo es weder Verlust noch Gewinn gibt)
Diese findet man auf der 5. Seite hier:
Wurde ein Anlagegut im laufenden Jahr verkauft, so kann dies die Buchhaltung NICHT für das
AVZ vorerfassen. Vielmehr steigt man in ap00 - in den Punkt 2 ein - und wählt dann den Punkt
3 Gesamtabgang, den man z.B. so ausfüllt:
Wenn die Gegenkonten für die automatische AfA-Verbuchung in pr30 korrekt hinterlegt sind,
steigt man in das Programm ap31 ein:
Das Feld Kalk-Fibu wird nur benötigt, wenn man z.B. die monatliche AfA nicht in der normalen
Buchhaltung, sondern in einer kalkulatorischen Buchhaltung haben möchte.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Einspielen der Afa mit ap31
Wichtig sind auch die Parameter in ap31. Sie sind derzeit allgemein für die Kanzlei so
eingestellt, dass jährlich einmal am Jahresende ohne Berücksichtigung in der Kostenrechnung
die AfA gebucht wird. Wer eine Berücksichtigung in der KORE und/oder eine monatliche AfA-
Buchung wünscht, möge dies bitte mandantenspezifisch einstellen. Unser Wert Null (leer)
bedeutet, dass im Jahr eine einmalige AfA-Buchung erfolgt.
Wichtig ist auch der zweite Parameter hier, der regelt, ob einzelne Detail-AfA-Buchungen
gemacht werden (Wert 0), oder ob je Konto nur eine gemeinsame AfA-Buchung erfolgt (Wert
2). Ist hier die 2 gesetzt, wird man in der Regel auch eine 1 setzen beim Parameter
"Buchungen in Vorschau zusammenfassen"
Im Hauptmenü von pr31 gibt es folgende Möglichkeiten:
Punkt V ermöglicht einen Kontrollblick vor der eigentlichen Verbuchung mit Punkt 1:
ap31
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Nach dem Ausführen von
Punkt 1, kann mit Punkt 3
noch einmal angesehen
werden, was tatsächlich in
die Buchhaltung
übernommen wurde und mit
5 kann man die Buchungen
auch ausdrucken:
3.8 Ausdruck AVZ und Anlagenspiegel
Das AVZ wird direkt im Programm ap00 meist mit Punkt 6 für das aussagekräftigere
Querformat oder mit Punkt 7 für das kompaktere Hochformat (ohne Cent) ausgeführt:
Für den eigentlichen Ausdruck kann man mehrere Detaillisten auswählen mit der ENTER-Taste
(oder Leerzeichen-Taste) und mit F3 wieder deaktivieren:
(Mit der Shift-F6-Taste kann man für jede Detailliste einstellen, wie viele Exemplare man
haben möchte und ob die Seitennummerierung neu beginnen soll oder nicht.)
Mit F1 startet man den Ausdruck und kann bei der Frage nach der Konten-Eingrenzung mit F1
alle Konten auswählen.
Anschließend sind die
Abschreibungsbuchung
en korrekt in der
Buchhaltung.
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Die drei Häkchen im unteren Summenbereich müssen auch in der Klasse 7 (bzw. 4 bei Gewinn
aus Anlageverkauf) in der Saldenliste zu finden sein:
- der Abgang Restbuchwert - die Normale AfA - und GWG
Ausdruck Anlagenspiegel
Dazu steigt man in ap32 ein und wählt (auch bei E/A-Rechnern und Überschussrechnern, falls
man dort einen Anlagenspiegel möchte) als Ausdruckvariante "Bilanz RLG".
Landet ein neues Anlagekonto im Spiegel im falschen Bereich, so geht man in das Programm
pr01 und stellt beim betreffenden Konto das Feld 133 ein. (Wenn es nicht angezeigt wird, geht
man mit ESC in das Code-Feld und gibt dort 133 ein.)
Mit der F4-Taste sucht man sich die korrekte Gliederungszahl:
Möchte man einen AVZ-Ausdruck (AVZ oder Spiegel) im NTCS-Bilanzbericht haben, macht man
einen Ausdruck mit dem (einmal einzurichtenden) NTCS-Drucker, der z.B. lp10 heißen kann.
Beim Ausdruck wird immer der Mandantenpfad vorgeschlagen und man übernimmt ihn mit F1:
Anschaffungs-Wert zum 1.1
Anschaffungs-Wert des Abganges
Anschaffungs-Wert zum 31.12
Buchwert zum 1.1
kumul. Afa zum 1.1
Restbuchwert
des Abgangs
Afa aktuelles
Jahr
ist dieser Wert positiv,
handelt es sich um
einen Zugang in
diesem Jahr
Buchwert zum 31.12
kumul.Afa zum 31.12
GESAMT:
Zugang .
Abgang RBW
norm. AfA .
GWG .
Hier eine Übersicht über ein BMD 5.5-AVZ:
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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4 Grundlagen zu NTCS
4.1 Bedienung von NTCS
Nach dem Start von NTCS befindet man sich im NTCS-Startbildschirm:
Prinzipiell gibt es zwei Bedienungsarten:
- entweder man wählt sich hier im Programmbaum das betreffende Programm im gewünschten
Arbeitsbereich aus, den man hier auswählt: Büroverwaltung, Fibu(Controlling), Bilanz �
- oder man arbeitet lieber über die Menüleiste ganz oben, die sich je nach ausgewähltem
Arbeitsbereich in der Paket-Leiste anpasst:
Der Vorteil von letzterer Methode ist ganz einfach der, dass man damit mehrere
Programmfenster gleichzeitig öffnen kann, die dann jeweils in der Programm-Taskleiste sind.
Tastenfreunde werden die Möglichkeit begrüßen, dass man mit STRG-Tab durch alle geöffneten
NTCS-Programmfenster durchschalten kann.
Paketleiste Taskleiste der
gestarteten Programme
Schnell-
startleiste
Programmbaum
(Funktionsbaum)
Kunden-
navigator
Standard-
Programmstartleiste Menüleiste
NTCS-Hilfe
Kundennavigator Steuernavigator
Büroverwaltung
Finanzbuchhaltung und Controlling
Bilanzierung und Prüfung
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Navigatoren - vor allem der Kundennavigator und der
Steuernavigator - bieten keine neuen Funktionen*. Vielmehr
versammeln sie aus dem gesamten NTCS-Programmpaket
die jeweils wichtigen Programme für die Kunden bzw. für
deren Steuererklärungen, damit schneller auf sie zugegriffen
werden kann. (*Ausnahme: Steuerstammdaten)
Durch einen rechten Mausclick direkt in einen Navigator
hinein kann man einstellen auf welcher Seite er sich befinden
soll.
Hilfen
Die Hilfe verbirgt sich in NTCS an vielen verschiedenen Stellen.
Sehr zu empfehlen ist direkt im Startfenster der Link 'Tips', der Zugriff auf die gesamte NTCS-
Hilfe-Doku gestattet:
Eine weitere Quelle erreicht man über den Link 'Internet' oder besser noch im Internetexplorer
über die Homepage www.bmd.at
Nach Eingabe der BMD-Kundennummer - abzurufen hier -
und dem Passwort (die ersten 5 Buchstaben des
Firmennamens - daher z.B. hübne) kann man sich
zahlreiche Anleitungen herunterladen:
Eine weitere Quelle von Infos befinden sich im Intranet (Bereich BMD) oder auf der Homepage
www.simplesoft.at im Bereich BMD.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Weiters kann man jedes Programm im Programmbaum anklicken und mit der F1-Taste sich
eine kleine Dokumentation zu diesem Programm öffnen.
Hat man das betreffende Programm bereits gestartet, so kommt man zum selben
Hilfedokument durch Shift-F1 oder durch einen Klick auf "Hilfe zum Fenster" in der gelben
Programm-Menüleiste:
Denselben Punkt gibt es auch in der allgemeinen Menüleiste, allerdings wirkt er sich nicht auf
das aktuelle Programm, sondern auf das gesamte "Paket" aus, in dem man gerade ist - (also
z.B. im Arbeitsbereich Büroverwaltung, oder Bilanz �)
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Die Schnellstartleiste
ist (meist, da einstellbar) links auf dem BMD-Arbeitsplatz.
Falls die Leiste nicht angezeigt wird, kann man sie mit STRG + F12 oder mit dem Symbol
in der Standard-Programmleiste aktivieren.
Über die Schnellstartleiste kann man die wichtigsten Funktionen pro Paket direkt aufrufen.
Mit rechtem Mausclick auf die Schnellstartleiste kann man sich eine
eigene Programmgruppe anlegen und diese aus dem Programmbaum
mit gehaltener Maustaste die eigenen Favoriten-Programme in diese
neue Programmgruppe hineinziehen.
Um ein Icon wieder zu löschen, macht man erneut einen rechten
Mausclick in die eigene Programmgruppe und wählt Einstellungen.
Im neuen Fenster kann man dann die einzelnen Icons auswählen und
löschen. Viele User verzichten auf die Schnellstartleiste, weil - gerade
bei aktiviertem Steuernavigator - das NTCS-Fenster sehr voll wird.
Die Benutzer-spezifische Symbolleiste
Sie stellt eine tolle Alternative zur Schnellstartleiste dar, weil sie deutlich weniger Platz
benötigt. Anfangs ist diese Symbolleiste nur ein ganz kleiner, leerer Spalt in der Symbolleiste
und genau hier drauf macht man einen rechten Mausclick und wählt Einstellungen
Es öffnet sich ein Programmfenster, in dem einmal die gewünschten Funktionen angelegt
werden - am besten mit der NEU-Taste:
Allgemeiner Tipp: viele Programmfenster und Listen starten in NTCS erst mal ziemlich klein. Es
zahlt sich aus diese einmalig am unteren Fenstereck mit gehaltener linker Maustaste größer zu
ziehen. BMD merkt sich die neue Fenstergröße.
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Nach dem Drücken auf die NEU-Taste öffnet sich das Fenster für die Auswahl des neuen
Symbols. Die Art wird in der Regel eine NTCS-Funktion sein - aber man könnte auch externe
Programme und Dokumente zum Aufruf anlegen - etwa eine eigene Bilanzierungscheckliste !
Im Feld Startwert drückt man F4 oder das blaue Auswahldreieck und sucht sich nun im
Programmbaum die entsprechende NTCS-Funktion:
Zuletzt vergibt man noch einen aussagekräftigen Namen für das Symbol (da dies beim
Drüberfahren mit der Maus als Infotext angezeigt wird):
Allgemeiner Tipp: viele Erfassungsfenster bieten in NTCS eine NEU-Taste. Wenn man mehrere
neue Elemente anlegen möchte (z.B. mehrere Gesellschafter, mehrere Beteiligungsverhältnisse
etc.) so kann man nach dem Speichern direkt über die NEU-Taste den nächsten Datensatz
anlegen und muss nicht jedes Mal aus dem Erfassungsfenster aussteigen.
Tipp: wer sich unbedingt besondere Icons aussuchen möchte für seine Symbolleiste, kann sich
hier in der Feldauswahl das Feld "4 Image Name" einblenden.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Die Funktionsleiste
Wie schon in BMD 5.5 zeigt im jeweiligen Programmfenster ganz unten eine Funktionsleiste die
zahlreichen Möglichkeiten an, die gewählt werden können.
Sie besteht immer aus 3 Bereichen: ganz rechts sind die 2 Symbole
- für das Aktualisieren der aktuellen Auflistung (ist fast nie notwendig)
- und für die Feldauswahl (siehe nächster Punkt).
Im linken Bereich sind immer die wichtigsten Funktionen untergebracht und im mittleren die
übrigen Funktionen dieses Programmfensters.
Da die Zeile meist zu kurz ist für eine vollständige Ansicht, kann man durch Klick auf dieses
Icon sich die gesamte Funktionsliste ansehen.
Wer möchte kann sich mehr Funktionen anzeigen, etwa indem er die Anzeige von den
Shortcuts deaktiviert. Dazu macht man einen rechten Mausclick auf die Funktionszeile und
deaktiviert das Häkchen bei "ShortCuts anzeigen"
Die Programmeinstellungen
In NTCS sind die Programmeinstellungen an
verschiedensten Orten - z.B. hier die allgemeinen
Büroparameter.
Es gibt nur eine einzige wichtige Regel für das Ändern
der Parameter. Man stellt sie bitte immer
- nur firmenbezogen für den betreffenden Klienten ein
- oder mit "eigene Einstellungen" für sich selbst ein
- aber nie allgemein, denn letzteres wären
Einstellungen für die gesamte Kanzlei, und diese
Einstellungen sollten nur von den Administratoren
bzw. den Keyusern verändert werden - danke.
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Die Feldauswahl
Fast alles in NTCS ist in Form von Listen oder Fenstern mit Feldern organisiert.
Die Feldauswahl - erreichbar immer über ihr gelbes Würfel-Symbol am unteren rechten Eck
(oder mit STRG-F9 oder mit rechtem Mausclick in ein Fenster und Wahl von ) -
erlaubt umfassend einzustellen, was im aktuellen Fenster angezeigt wird bzw. eingegeben
werden kann.
In den meisten Fällen kann wesentlich mehr angezeigt oder erfasst werden als BMD
standardmäßig anzeigt. Hier etwa die Feldauswahl der Firmenstammverwaltung (erreichbar in
der Büroverwaltung / Stammdaten / Firmen / Firmen):
Links sieht man immer die möglichen Felder - und rechts die aktuell sichtbaren Felder.
Jeder hat die Freiheit hier sich seine individuellen Feldauswahlen einzustellen, solange er sie
nur für sich selbst individuell speichert.
Dazu wählt man am besten die Taste SPEICHERN (die immer nur für den eigenen Benutzer
speichert).
Wer unbedingt mit der SPEICHERN ALS�-
Taste arbeiten will, muss sicherstellen,
dass als Speicherart IMMER "Benutzer"
eingestellt ist und niemals GLOBAL, da
GLOBAL immer eine Speicherung für alle
wäre.
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Eine ebenfalls elegante Lösung, um sich in einer Liste eine neue Feld-Spalte anzeigen zu lassen
geht mit direkt rechtem Mausclick auf irgendeine Spaltenüberschrift und die Wahl "Spalte
hinzufügen":
Die Kanzlei Hübner verwendet im Firmenstamm für die internen Firmen ein Freifeld, um den
ansonsten sehr langen Firmennamen in einer übersichtlichen Kurzform anzuzeigen. Möchte
man diesen Kurznamen sehen aktiviert man das entsprechende Freifeld 10 mit einem Häkchen
hier und anschließend durch Klick auf ÜBERNEHMEN:
Das Freifeld ist noch zu schmal und an der falschen Stelle. Die Spaltenbreite kann wie in Excel
am rechten Spaltenrand der Spaltenüberschrift "Freifeld10" erhöht werden und mit gehaltener
linker Maustaste direkt auf der Spaltenüberschrift, kann die Spalte weiter nach vorne gezogen
werden. Die aktuelle Einstellung speichert man durch rechten Mauslick auf die Spaltenzeile:
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Eine Liste immer mit derselben List-Sortierung öffnen
Durch einfachen Mausclick auf eine Spaltenüberschrift, wird nach dieser Spalte sortiert. Mit
gehaltener STRG-Taste kann man zusätzlich weitere Spaltensortierungen dazu aktivieren.
Angenommen eine Kollegin, die nur die interne Buchhaltung bucht, möchte in der Listung mit
allen Firmen automatisch immer zuerst nur die internen Firmen sehen. Der Standard in NTCS
in der Firmenliste ist eine Sortierung nach der Firmennummer: daher von 1 bis �
In der Feldauswahl hat man die Möglichkeit eine völlig abweichende Sortierung für sich selbst
zu hinterlegen. Man öffnet wieder die Feldauswahl (z.B. mit STRG-F9) und wechselt in das
Register 'Sortierung':
Man wählt links das Freifeld 10 und fügt es mit der gelben Pfeiltaste in das Sortierfenster ein.
In unserem Fall macht es Sinn die Sortierreihenfolge hier noch umzudrehen:
Danach unbedingt auf
SPEICHERN klicken in
der Feldauswahl !
Hier das gewünschte
Ergebnis:
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NTCS immer mit der Lieblingsanwendung öffnen
Möchte man NTCS immer gleich mit demselben Programm starten - z.B. mit dem
Kundennavigator oder mit dem Steuernavigator - muss man zuerst den internen
Programmaufruf-Namen des betreffenden Programms herausfinden. Dazu kann man im
gewünschten Programm Shift-F12 drücken - noch einfacher geht es aber so:
Man blendet sich zuerst die Liste mit allen Programmnamen ein - z.B. durch einen rechten
Mausclick auf die rechte Symbolleiste und die Wahl von "Einstellungen":
Möchte man z.B. immer mit dem Kundennavigator starten, übergibt man die NTCS-Desktop-
Verknüpfung mit der entsprechenden Commandline - hier MCS_KUNDENNAVIGATOR_CREATE
In den Eigenschaften der Desktopverknüpfung, mit der per die NTCS gestartet wird, steht
unter Ziel z. B. \\servername\bmdntcs_pgm\bmdntcs.exe oder wenn mit dem NTCS-Client
gearbeitet wird:
"C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\BMDNTCS\BMDNTCSClients\
HUEATVIE04\BMDNTCS.exe"
Dieses Ziel ergänzt man um ein Leerzeichen und folgende Text
/FUNC=MCS_KUNDENNAVIGATOR_CREATE
Das Ganze heißt dann:
"C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\BMDNTCS\BMDNTCSClients\
HUEATVIE04\BMDNTCS.exe" /FUNC=MCS_KUNDENNAVIGATOR_CREATE
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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4.2 Wichtige Tastenkürzel
F1: zum aktuell markierten Programm die Hilfe anzeigen - in jedem Feld der Steuererklärung
kommt mit der F1-Taste ein Infofenster
Shift-F1: zum aktuellen Programm / Fenster die Hilfe anzeigen
F2 (oder doppelter Mausclick): öffnen des aktuell markierten List-Elementes
F3: löschen eines Elementes (z.B. die E1a-Steuererklärung) - meist aber löscht man mit F7
F4: Öffnet ein Auswahlfenster mit möglichen Eingaben
F5: Ein neues Element in der aktuellen Liste (Kunde, Firma, Projekt�) anlegen. Bei
zweigeteilten Fenstern (etwa links die Firmen - rechts die Projekte) arbeitet man besser mit
einem rechten Mausclick im betreffenden Fensterteil und wählt dort Neu.
F6: Öffnet man ein Listen-Element (z.B. eine bereits vorhandene Firma) nicht mit F6, sondern
mit Doppelclick, so startet NTCS immer im Ansichts-Modus und man kann noch nichts ändern.
Mit der F6-Taste wechselt man in den Bearbeiten-Modus und kann die Felder ändern.
F7 Dies ist die NTCS-Standard-Lösch-Taste, um das aktuell markierte Element zu löschen -
(zum Glück kommt meist eine Sicherheitsfrage, ob man wirklich löschen möchte)
F8: die F8-Taste öffnet ähnlich der F4-Auswahl-Taste das betreffende Auswahlfenster. Doch im
Gegensatz zur F4-Taste hat man nun die Möglichkeit im Auswahlfenster selbständig neue
Elemente anzulegen, die in Zukunft verfügbar sein sollen.
Die Taste F8 geht nicht in allen Feldern, sondern immer nur dann, wenn dieses Icon vor einem
Feld sichtbar ist:
Ein einfaches Beispiel: Drückt man im Firmenstamm im Branchen-Feld auf das kleine, blaue
Auswahldreieck (oder alternativ die F4-Taste), so kommt man zur Branchenauswahl und kann
eine Branche wählen.
Drückt man jedoch auf das Symbol so gelangt man direkt in die Branchenverwaltung und
kann neue Branchen anlegen.
F9: öffnet den Programmbaum von BMD, falls man ihn irrtümlich geschlossen hat.
Shift-F9 zeigt den linken Informationszeile-Teil mit den Hauptfunktionen vollständig an und
und Alt-F9 macht das Selbe mit dem mittleren Informationszeilen-Teil.
STRG-F9: Die Feldauswahl öffnen
F11: Sprung zur Filterleiste / Eingabeleiste
STRG-SHIFT-F5 öffnet in Zellen mit Eingabemöglichkeit den Tastenrechner
SHIFT-F10 ist gleich wie rechter Mausclick
STRG-12 blendet die Schnellstartleiste aus und ein
STRG-S speichert das aktuelle Fenster
ESC verlässt das aktuelle Fenster / Programm
Tab oder ENTER springt in Eingabefenstern in das nächste Feld; SHIFT-Tab springt zurück
Strg-Tab
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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4.3 Diverse Tipps zu NTCS
Suchen und Filter
Die bisweilen sehr umfangreichen Listen durchsucht man am schnellsten mit Filtern.
Man kann dazu entweder mit der Filterleiste arbeiten - oder direkt in der Liste selbst die
Filtereinstellungen setzen.
<Standard> bedeutet hier, dass der Filter zur Zeit in der Standardspalte arbeiten würde - das
ist etwa bei der Liste mit den Firmen und den Kunden der Firmenname bzw. der Kundenname.
Bei Listen, wo es ein Betreff gibt, ist die Betreffs-Spalte fast immer die Standard-Spalte, in der
ein gesetzter Filter arbeiten würde.
Möchte man eine andere Spalte auswählen, kann man entweder direkt auf das Wort
<Standard> klicken und eine andere Spalte wählen.
Alternativ kann man aber auch gleich auf die gewünschte Spaltenüberschrift einen rechten
Mausklick machen und auf "Filterfeld setzen" klicken.
Wenn wir nun 'wien' eingeben und ENTER drücken werden in der aktuell als Filterspalte
gesetzten Spalte Firmenort alle Einträge gesucht, die mit WIEN beginnen:
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Möchte man nach Wortteilen suchen, die irgendwo im Feld vorkommen, so beginnt man die
Eingabe mit %
BMD schaltet nach der Eingabe von % die Suchmethode automatisch um auf den Suchmodus
"beinhaltet". Alternativ kann man statt der Eingabe dieser Wildcards auch direkt einen
Mausclick auf dieses grüne Wort vor dem Such-Eingabefeld machen und den Suchmodus direkt
auswählen:
Möchte man einen gesetzten Filter wieder deaktivieren, klickt man einfach auf den blauen Pfeil.
Mit der gelben Plus-Taste "Filterung beibehalten" im Filtermenü (das über das schwarze
Dreieck ganz links in der Filterleiste geöffnet wird) kann der aktuelle Filter beibehalten werden
und ein weiterer Filter kann die aktuelle Filterung weiter einschränken.
Tipp: die blaue Plustaste heraußen in der Filterleiste aktiviert den erweiterten Filter; damit
können zwei oder mehrere Filterkriterien gleichzeitig die Suche ausführen.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Die schnellsten Methoden zum Setzen eines Filters sind die Tasten F4 und Shift-F4:
Möchte man sich z.B. hier in der Kundenliste alle Kunden aus Wien anzeigen lassen:
Dann klickt man einfach auf irgendeine Zelle von Wien enthalten ist und drückt anschließend
Shift-F4. Schon wird die aktuelle Zelle als Filterkriterium gesetzt und man sieht nur noch die
Kunden mit Ort in Wien:
Findet man nicht gleich den gewünschten Ort, so klickt man einfach auf IRGENDEINE Ort-Zelle
und drückt die F4-Taste => schon wandelt sich die aktuelle Zelle zu einer Eingabezelle :
Man verändert damit keineswegs den Ort des aktuellen Kunden - vielmehr wandelt die F4-
Taste eine Zelle zu einem Suchkriteriumsfeld um für diese Spalte und man kann direkt den
gewünschten Ort eingeben:
Drückt man nun ENTER werden alle Kunden aus Linz angezeigt.
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Feldwerte speichern und laden
Angenommen jemand macht immer ein besonderes Reporting für die laufende Buchhaltung.
Im Fibu-Report-Fenster sind ja zahlreiche Felder auszufüllen
Möchte man die einmal getroffenen Einstellungen in Zukunft laden können, macht man an eine
leere Stelle in diesem Fenster einen rechten Mausclick und wählt "Feldwerte speichern".
Im nachfolgenden Fenster vergibt man einen aussagekräftigen Namen und lässt UNBEDINGT
das Häkchen bei Benutzerbezogen, damit die Feldauswahl wirklich nur für einen selbst ist !
Beim nächsten Öffnen des Reportingfensters kann man wieder mit rechten Mausclick und der
Funktion "Feldwerte laden" die zuvorgespeicherte Feldwerte-Version laden.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Export nach Excel
Möchte man eine Auswertung nach Excel exportieren wählt man als Ausdruckvariante immer
die Vorschau und kann dann im Menü Report den Export als unformatierten Text starten:
Wichtig ist, dass man im
anschließenden Fenster auf CSV-
Export ein Häkchen setzt.
Bei vielen
Reportings kann
man auch direkt
durch einen
rechten Mausclick
den Export starten:
Im nachfolgenden Fenster wählt man am
besten über das blaue Auswahldreieck als
Speicherort den Desktop und gibt einen
Namen ein und schließt den Export ab:
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Summen bilden
Möchte man in NTCS schnell manuell sich Summen zusammenklicken, klickt man am besten
mit einem rechten Mausklick auf die erste Zelle und wählt SUMMIERUNG:
BMD blendet darauf hin im unteren Fensterbereich eine Summenzeile an. Nun können mit
einzelnen Mausclicks auf bestimmte Beträge diese addiert werden oder an den BMD-Rechner
übergeben werden.
Mit der C-Taste kann die aktuelle Summe auch wieder auf Null gesetzt werden.
Die X-Taste beendet diese Summierungsfunktion.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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5 Kunde, Buchhaltung und Auswertungen anlegen
5.1 Grundsätzliche Organisation der Kunden und Firmen
Wenn man als Steuerberater NTCS neu kauft, legt man immer zuerst die eigene Steuerkanzlei
zuerst als Firma an.
In Falle der Kanzlei Hübner gibt es mehrere Firmen für die Bereiche Steuerberatung,
Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung und daher werden mehrere Firmen angelegt.
Theoretisch könnte man nun den Kunden jeder dieser Firmen direkt bei dieser Firma anlegen
und so getrennte "Kundenstöcke" aufbauen.
Da sehr oft ein Kunde von mehreren Hübner-Firmen betreut wird, haben wir eine allgemeine
"Dummy-Firma" mit der Nummer 1 und dem Namen "H & H - Mandanten" angelegt, in der alle
Kunden von Hübner angelegt werden - egal von welcher Hübner-Firma sie sind.
Die eigentlichen Hübner-Firmen werden in NTCS aus zwei Gründen angelegt:
- erstens um für jede der Hübner-Firmen eine interne Fibu führen zu können und den eigenen
Jahresabschluss für diese Firma machen zu können
- zweitens muss bei jedem Hübner-Kunden hinterlegt sein, welche der Hübner-Firmen für ihn
den Jahresabschluss / die Steuererklärungen einreicht (dies ist das wichtige Feld 133 STB-
Firma im Kundenstamm eines jeden Hübner-Kundens)
So lautet die einzige wichtige Regel wenn ein Kunde zum ersten mal in NTCS angelegt wird:
- dass er immer in der allgemeinen Dummy-Firma "1 H & H - Mandanten" angelegt wird
- und dass in seinem Kundenstamm im Feld 133 STB-Firma immer die Hübner-Firma hinterlegt
wird, die für ihn die Einreichungen macht. (Im wesentlichen werden das für KG-Klienten die
Firmennummer 22700 sein - und für Medplan-Klienten die Firmennummer 99991.)
Da diese "Dummy-Firma" in NTCS mit den übrigen Hübner-Firmen in einer sogenannten
Firmengruppe zusammengefasst ist, sind die dort angelegten Kunden gleichzeitig Kunden in
allen eigentlichen Hübner-Firmen. (Die Firmengruppe hat die Nummer 777 bekommen.)
Eine zentrale Besonderheit muss in NTCS unbedingt verstanden werden:
Man kann für einen in NTCS angelegten Kunden direkt seine Steuererklärungen machen. Aber
eine Buchhaltung und ihre Auswertungen (inklusive Bilanzprojekt) kann - softwaretechnisch -
IMMER NUR BEI EINER FIRMA angelegt werden.
Macht man für einen Klienten nur eine Steuererklärung (z.B. eine Arbeitnehmerveranlagung)
und sonst nichts, reicht es ihn als Kunden anzulegen und für ihn die Erklärungen einzureichen.
Benötigt man jedoch eine Buchhaltung für die darauf aufbauenden Auswertungen, so muss für
diesen Kunden in NTCS eine eigene Firma angelegt werden, da NTCS Buchhaltungen und Fibu-
Auswertungen nur bei Firmen erlaubt.
So wird es die meisten Klienten in der NTCS-Welt zweifach geben: sowohl als Kunde als auch
in einer dazugehörigen Firma.
Öffnet man daher in NTCS die Liste mit den Firmen, wird man ein paar interne Hübner-Firmen
finden und ansonsten jede Menge von Mandantenfirmen.
Da die Mandanten-Kundennummer und die Mandanten-Firmennummer immer gleich sind führt
dieses "doppelte Auftreten" nicht wirklich zu Verwechslungen. Wenn man sich zudem an den
nachfolgenden Vorgang hält, sind die NTCS-Kunden mit ihrer NTCS-Firma direkt verbunden
und Änderungen im NTCS-Kundenstamm werden auch direkt im NTCS-Firmenstamm dieses
Klienten durchgeschrieben.
Wichtig: Der Kundenstamm wirkt sich bei Steuererklärungen aus und der Firmenstamm bei
den Fibu-Auswertungen und der Bilanz ! Sie haben ohnedies nur einige abweichende Felder.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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5.2 Neuanlage eines Kunden
Wie im vorigen Kapitel besprochen werden die meisten Klienten in NTCS sowohl als Kunde
angelegt (für die Steuererklärungen) und zugleich auch als Firma, damit man eine
Buchhaltung, ihre Auswertungen oder ein Bilanzprojekt für diesen Klienten anlegen kann.
Der Kunde und die Firma können und sollen dringend mit einander verknüpft sein, damit man
die Änderungen beim Klienten nur einmal erfassen muss (und zwar immer im Kundenstamm,
da dieser in den Firmenstamm schreibt - umgekehrt geht es nicht, da Änderungen im
Firmenstamm NICHT in den Kundenstamm zurückschreiben).
Damit der Kunde und die Firma eines Klienten in NTCS richtig mit einander verknüpft werden
hat sich folgender Workflow in der Praxis bewährt:
1.) Zuerst legt man einen neuen Mandanten in NTCS als Kunde an
2.) Danach erzeugt man mit einem Mausclick aus ihm eine Firma.
(Theoretisch könnte man auch zuerst eine Firma anlegen - und dann einen Kunden anlegen
und alle Daten noch einmal eingeben - und zuletzt setzt man aktiv im Kundenstamm das Feld
92 "entspricht Firma" - aber der Weg ist umständlicher und kann zu Fehlern führen.)
Um einen Mandanten in NTCS als neuen Kunden anzulegen, geht man in der Büroverwaltung
in die Stammdaten und wählt dort bei den Personen die Kunden aus. Neben den direkten
Aufrufen in der Schnellstartleiste gibt es noch diese zwei Aufrufalternativen:
1.) Nachdem man auf das Paket-Symbol für die Büroverwaltung geklickt hat, wählt man im
Menü Stammdaten die Kunden aus:
2.) Alternativ klickt man im Programmbaum zuerst auf die Büroverwaltung und dann bei den
Stammdaten auf die Kunden
In beiden Fällen landet man in der Liste mit den Kunden und man sieht auch schon ganz oben,
dass man sich in der Firmengruppe 777 Hübner befindet.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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(Es macht keinen Sinn das Feld "Firma / Firmengruppe" hier oben mit einer anderen
Firmennummer zu füllen - etwa mit der Firmennummer eines Klienten, da wir für keine unserer
Klienten in der NTCS Kunden dieses Klienten anlegen.)
Einen neuen Kunden kann man mit der F5-
Taste anlegen - oder durch Klick auf die
Taste Neu in der Funktionsleiste unten:
Es öffnet sich die Maske für die Erfassung des Kundenstammes, wobei in das Feld
Personennummer zwingend die Nummer des Klienten in der internen Buchhaltung (daher die
Kundenkontonummer) eingegeben wird; (das ist bei Hübner die Lexornummer).
Felder mit einem gelben - Symbol sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Auch
zahlreiche "Nicht-Pflichtfelder" sind in vielen Fällen zwingend notwendig, etwa die Branche
oder die Gesellschaftsgröße. Da sie aber nicht bei ALLEN Kunden zwingend notwendig sind,
sind sie kein Pflilchtfeld.
Es wird ersucht den Kundenstamm immer so vollständig wie möglich auszufüllen - wir haben
jedes unwichtige Feld entfernt, das nicht für Bilanzen und Steuererklärungen notwendig ist.
Wichtig: wir haben das Nachnamenfeld auf 35 Zeichen limitiert, weil es sonst beim Andruck zu
Problemen führt. Ist ein Name länger als 35 Zeichen, so trägt man den Rest im Feld 3
"Zusatzname" ein (das ansonsten leer bleibt).
Es macht keinen Sinn Nachname, Vorname und Zusatzname gleichzeitig auszufüllen, sondern
immer nur Nachname und Vorname oder Nachname und Zusatzname. Denn der Kundenname
wird in den Firmenstamm (wichtig für Deckblatt des Bilanzberichtes) durchgeschrieben: Die
Kundenstamm-Felder "Name" und "Vorname" werden zum gemeinsamen Firmenstammfeld
"Name" und das Kundenstamm-Feld "Zusatz" wird zum Firmenstamm-Feld "Name 2".
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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"STB-Firma": hier trägt man die einreichende Steuerkanzleifirma ein, die für diesen Kunden die
Steuererklärung macht. Der Name dieses Steuerberaters wird auch im Ausdruck der
Steuererklärungen und beim Bilanzausdruck verwendet, (wobei dies wenn gewünscht beim
Bilanzausdruck auch deaktiviert werden kann).
Das Feld "Postleitzahl": es muss in BMD keine PLZ und zusätzlich ein
Ort erfasst werden. Beides geht direkt über das Feld Postleitzahl. Man
kann hier daher nicht nur die Ziffern der Postleitzahl, sondern auch
den Ortsnamen eingeben. Würde man nur den ersten Teil eines
Ortsnamens eingeben - z.B. nur "lin" - so öffnet BMD sofort eine
Vorschlagsliste:
Das Feld "Branche": am besten direkt mit der F4-Taste oder dem Auswahldreieck die
Auswahlliste einblenden lassen. Bitte nicht mit der F8-Taste oder dem Verwaltungs-Icon die
Branchenverwaltung öffnen hier:
Denn über das Verwaltungsicon könnte man neue Branchen anlegen.
In der Branchen-Suchliste stellt man zuerst auf die Branchen 2008 um:
Die richtige Branche sucht man am besten mit der Volltextsuche - also mit beginnendem %
vor dem Suchbegriff:
Das Feld "Firmenlogo-groß" kommt nur dann zum Einsatz, wenn das Logo des Kunden auf dem
Deckblatt des Bilanzberichtest aufscheinen soll.
Im Feld 90 "Weitere Adressen" können zusätzliche Adressen angelegt werden - etwa wenn für
eine Steuererklärung die private Adresse und nicht die Firmenadresse notwendig ist.
Die Felder "IBAN" und "SWIFT" werden automatisch befüllt, sobald man die Bankleitzahl und
die Bankkontonummer ausfüllt. Notwendig sind diese Felder für Rückzahlungsanträge.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Die Eingabe in das Feld "Steuernummer" lässt sich erst dann speichern, wenn das
dazugehörige Feld "Finanzamt" befüllt wird. Gleichzeitig wird die Steuernummer auch gleich
auf Richtigkeit überprüft.
Nicht verwendete Felder
Die Felder "Steuerpflicht ab", "Steuerpflicht bis" und "Quotenrelevant" (Wert NEIN für
Arbeitnehmerveranlagungen) sind nur dann auszufüllen, wenn die Quotenverwaltung in NTCS
geführt wird. Da die Kanzlei Hübner im aktuellen Fall einen externen Workflow für die
Quotenverwaltung hat, darum sind in unserem Fall diese drei Felder nicht wichtig.
Das Feld "ohne Steuer" ist nur für die Fakturierung an den Kunden notwendig, wenn die
Faktura ohne USt ausgestellt werden soll.
Das Feld "Firmenlogo-klein" könnte für die nachfolgenden Seiten des Bilanzberichtes - z.B. in
der Fußzeile eingesetzt werden.
Das Feld "Kurzname" (im Firmenstamm "Kurzbezeichnung") ist nur für Konsolidierungen
notwendig, damit alle konsolidierten Firmennamen angedruckt werden können.
Das Feld "Gesellschaftsgröße" wäre nur für die Firmenbucheinreichung notwendig.
Das Feld "juristische Person" hat für die Bilanz oder Steuererklärungen keinerlei Bedeutung.
Felder nur für natürliche Personen wichtig
Es gibt ein paar Felder, die für die Steuererklärungen nur von den natürlichen Personen wichtig
sind. Da diese bei einer juristischen Person nicht zu erfassen sind, haben wir sie im
Kundenstamm in den Bereich ganz unten eingefügt:
Feld Regelbesteuerung ab / bis: im Falle eines Regelbesteuerungsantrages würde NTCS beim
Einfügen einer Umsatzsteuer-Erklärung jedesmal darauf hinweisen, dass man unter der
Umsatzgrenze ist. Sobald das Feld Regelbesteuerung ab gesetzt ist, kommt dieser Hinweis
nicht mehr; (das "bis"-Feld kann leer gelassen werden bis zu dem Zeitpunkt, da es wieder
vorbei ist)
Das Betriebsgründung ist wichtig für die Aliquotierung der E6 / E6a - Steuererklärung.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Steuererklärungs-relevante Felder
Es gibt eine Vielzahl von Feldern, die rein für die Steuererklärung notwendig sind, wie etwa:
- Familienstand
- Regelbesteuerung ab / bis
- AEAB / AVAB
- Pensionistenabsetzbetrag
- Grenzgängerabsetzbetrag
Da es neben dem Kundenstamm und dem Firmenstamm für die Steuererklärungen noch einen
eigenen (jährlichen) Steuerstamm gibt, der völlig unabhängig vom Kundenstamm geführt wird,
empfiehlt es sich diese Daten gleich direkt nur dort im Steuerstamm zu warten, (erreichbar
über den Steuernavigator). Da diese Felder bei juristischen Personen nicht von Bedeutung
sind, würden sie den Kundenstamm nur unnötig überfüllen.
Durchschreiben des Kundenstammes in den Firmenstamm
Änderungen im Kundenstamm werden immer auch in den Firmenstamm geschrieben -
allerdings nur in das aktuelle Firmenstammjahr. Da sich der Firmenstamm ja für die Bilanz
ändern kann (z.B. abweichende Firmenadresse für das Bilanzjahr 2009 zum Bilanzjahr 2010),
gibt es den Firmenstamm jährlich. Änderungen im Kundenstamm schreiben immer ins aktuelle
Firmenstamm-Jahr. Welches das aktuelle Firmenstammjahr ist, sieht man
- in der Firmenliste in der Spalte Firmenjahr:
- und in den Fibu-Stammdaten ist es jenes Jahr, wo ein Häkchen in der Spalte FIBU-Nr ist.
Kompaktere Ansicht des Kundenstammes
Wer möchte, kann sich die Feldauswahl von langen
Erfassungs-Fenstern (etwa der Kundenstamm) auf 2-
Spaltige Ansicht umstellen in der Feldauswahl:
Leider sind dann die
Beschreibungstexte
nicht mehr vollständig
sichtbar.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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5.3 Firma aus Kunde erzeugen
Nachdem man den Kundenstamm erfasst hat, erzeugt man direkt hier in der Liste mit den
Kunden aus dem neuen Kunden eine Firma. Dazu klickt man zuerst den neuen Kunden an,
sodass er markiert ist. Anschließend klickt man auf die Taste "Erzeuge Firma".
BMD erzeugt automatisch aus dem Kunden eine Firma und legt mit dem aktuellen Kalenderjahr
den Firmenstamm für diesen Kunden an.
Wird ein Klient z.B. im Jahr 2010 zum ersten Mal angelegt und erzeugt man dann eine Firma
aus dem Kunden, legt man damit einen Firmenstamm für das Jahr 2010 an.
Wenn für das Jahr 2009 ein abweichender Firmenstamm zu erfassen wäre*, etwa weil 2009
die Firmenadresse noch anders war, muss man in der Liste mit den Firmen den betreffenden
Klienten anwählen und dann einen Firmenstamm für das Vorjahr anlegen.
* Wichtig für: Firmenname, Rechtsform, Gesellschaftsgröße, Mitarbeiterzahl, Firmenbuchdaten
Da in unserem Fall sich in den Jahren 2009 und 2010 nichts geändert hat, muss gar kein
eigener Firmenstamm für das Vorjahr 2009 angelegt werden und wir öffnen direkt den
Firmenstamm des Jahres 2010 durch einen Doppelclick auf die Firma. (Wer direkt in den
BEARBEITEN-Modus gelangen möchte kann auch auf BEARBEITEN oder F6 drücken.)
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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BMD hat die meisten Felder korrekt aus dem Klientenstamm übernommen.
Das Feld 122 "Aktuelle FIBU" ist wichtig, weil es von BMD an den verschiedenen Stellen
während der Bilanzierung gleich als richtige Buchhaltung des aktuellen Jahres vorgeschlagen
wird. Aber da wir erst im nächsten Schritt die FIBU anlegen werden, können wir dieses Feld
noch nicht einstellen.
Das Feld 395 Firmenjahr zeigt an, für welches Jahr dies der Firmenstamm ist. Dieses Feld kann
NICHT geändert werden. Einen Firmenstamm für ein Vorjahr muss man wie auf der vorigen
Seite beschrieben erstellen.
(Die Felder Anzahl Arbeiter, Anzahl Angestellte und Gesellschaftsgröße wären nur wichtig für
die Firmenbucheinreichung - diese macht Hübner aktuell über eine eigene Software.)
Es gibt im Firmenstamm jedoch mehrere Registerkarten und vor allem die Karten Finanzamt
und Gericht sind noch wichtig ! (Gemeinde und Krankenkasse haben für die Bilanz keinerlei
Bedeutung.)
Da wir diese Daten jedoch schon im Kundenstamm eingetragen haben, genügt ein
Kontrollblick, dass alles richtig angekommen ist:
Im Gegensatz zum Kundenstamm, wird hier im Firmenstamm die Firmenbuchnummer
kontrolliert:
(Info: das hier ausgeblendete Feld "Ist eigene Firma" ist nur bei den Kanzlei-internen Firmen
wichtig, damit bei Finanz-Online die Daten ihrer Mandanten in der Databox abgeholt werden.)
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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5.4 Buchhaltungen von Firmen anlegen
Nachdem wir den Mandanten als Kunde und als Firma angelegt haben, werden wir nun bei
seiner Firma auch die Buchhaltung anlegen. Es reicht nur das aktuelle Jahr anzulegen, da die
Vorjahreswerte mit pr26a ja ohnedies korrekt gespeichert sind. (Würde man das BMD-5.5-
Vorjahr auch als Fibu in NTCS anlegen, kämen die Salden und Spiegelwerte von dieser NTCS-
Vorjahresfibu nur dann korrekt in der NTCS-AktuellesJahr-Fibu an, wenn man im Vorjahr die
Bilanz- und Spiegelwerte korrekt aufbereiten würde in NTCS.)
Die Buchhaltung wird im Bereich FINANZBUCHHALTUNG bei den STAMMDATEN im Bereich
FIRMEN UND FIBU-STAMMDATEN angelegt:
Alternativ könnte man auch hier das Paket FINANZBUCHHALTUNG auswählen hier die FIBU-
Stammdaten öffnen:
Man erhält links eine Liste mit allen Firmen und wählt den neuen Mandanten aus:
Anschießend kann man am besten im rechten Fenster mit einem rechten Mausclick und NEU
eine neue Buchhaltung für diesen Klienten anlegen.
Wer unbedingt mit F5 oder mit der NEU-Taste hier arbeiten möchte, muss unbedingt zuvor
einmal mit der Maus in den rechten Fensterteil klicken. Denn da man zuletzt auf die Firma im
linken Teil geklickt hat zum Markieren, würde die Taste NEU oder F5 hier im linken Fensterteil
ein neues Element anlegen. Da links die Firmen sind, würde eine neue FIRMA angelegt werden!
Es öffnet sich das Erfassungfenster für eine neue Buchhaltung.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Für ein aktuelles Fibu-Jahr 2008 sähe die Anlage der NTCS-Fibustammdaten so aus:
Das Feld FIBU-Unternummer schlägt BMD automatisch mit 1 vor und man kann es in den
allermeisten Fällen lassen. Nur wenn es mehrere Buchhaltungen gibt (z.B. die normale Fibu
und eine kalkulatorische Fibu), dann kann man mit mehreren Fibu-Unternummern arbeiten.
TIPP: möchte man eine Buchhaltung auf 2 verschiedene Arten gliedern - z.B. einmal die
normale UGB-Bilanzgliederung des NTSC-Standards (Schema 301) - und einmal mit
klientenspezifischen Gliederungsüberschriften für z.B. eine KERF, wird man dieselbe BMD 5.5-
Fibu 2x in NTCS anlegen unter der selben Firmennummer, um sie verschieden zu gliedern.
Das Feld FIBU-Name wird automatisch von BMD vorgeschlagen.
Das Feld 59 ist BESONDERS WICHTIG, weil wir hier NTCS bekannt geben, wo es die
Buchhaltungsdaten in der BMD 5.5 findet. Man gibt hier also immer genau den Pfad ein, denn
man in BMD 5.5 eingibt, wenn man z.B. in das Buchungsprogramm pr03 einsteigt.
Die Felder Gewinnermittlungsart, Einkunftsart und USt-Ermittlung sind auszufüllen, weil sie
sich auch direkt auf die Bilanzierung auswirken.
Das Feld 45 Firmen-Nr Standardkontorahmen und 44 FIBU-Nr. Standardkontenrahmen sollte
mit dem BMD-Standardkontorahmen hinterlegt werden, wenn die FIBU-Konten in der BMD 5.5
sehr ähnlich wie dieser Standard sind. Entsprechend würde NTCS automatisch eine
Kontogliederung versuchen. Alternativ kann man auch den Standard 150 für den dvo-
Kontenrahmen wählen, der bei Hübner in NTCS angelegt wurde für Buchhaltungen, die
ursprünglich aus der dvo kommen.
Die Felder Firmen-/FIBU-Nr.Vorjahr benötigt man bei der Erstanlage fast nie, es sei denn es
gäbe eine Vorjahres-Buchhaltung zu diesem Klienten, die in NTCS unter einer anderen Firma
angelegt wäre.
Die letzten beiden Felder sind nur wichtig, wenn es eine Kostenrechnung gibt.
Hier sieht man
schön, dass die
Spalte mit dem
Text nicht breit
genug ist.
Hier beim
schwarzen
Dreieck kann der
Platz für den Text
erhöht werden !
WJ-Beginn und
WJ-Ende sind
wichtig für die
Kolonnenüber-
schriften in den
Auswertungen
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Wenn man den FIBU-Stamm speichert frägt BMD ab, ob es die FIBU-Stammdaten aus BMD 5.5
gleich laden darf:
Es empfiehlt sich die Daten gleich jetzt zu übernehmen.
Vorgang im 2. Jahr, wenn es bereits ein NTCS-Vorjahresfibu gibt
Befinden wir uns bereits im 2. Jahr, brauchen wir keine neue NTCS-Fibu anlegen, sondern
können direkt eine Jahresübernahme von der Vorjahres-NTCS-Fibu machen.
Dies geht am schnellsten, indem man auf die Buchhaltung des Vorjahres einen rechten
Mausclick macht und auf Jahresübernahme klickt:
Tipp: hat man eben erst die Vorjahres-Fibu angelegt und möchte gleich in einem Arbeitsschritt
eine Fibu für das aktuelle Jahr mit dieser Jahresübernahme machen, ist die Funktion
Jahresübernahme leider ausgegraut, weil BMD die Vorjahres-Buchhaltung erst beim Verlassen
und neu Aufrufen dieses Fibu-Auflistungs-Fensters die Liste der Fibus korrekt anzeigt.
Sobald man aber ganz unten rechts auf Aktualisieren klickt (oder auf STRG-F5) oder direkt hier
auf Aktualisieren - dann klappt es auch mit der Jahresübernahme mit einem rechten Mausclick:
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Es öffnet sich das Fenster für die Jahresübernahme einer FIBU in NTCS:
Der Bereich ALLGEMEIN ist schon korrekt eingestellt und bedarf keiner Veränderung mehr.
Das Gleiche gilt auch für die Finanzbuchhaltung.
Allein der Bereich BILANZ bietet
eine Vielzahl von wichtigen
Funktionen:
Wenn im Zuge eines
Bilanzprojektes Projektdaten wie
Spiegel, Auswertungen, div.
Berichte, die Kontengliederung,
individuelle Textbausteine usw.
erfasst werden, so wird dies in die
zugrunde liegende NTCS-Fibu
gesicht.
Daher: wenn es bei der Jahresübernahme einer Fibu in NTCS zu dieser Fibu bereits ein
Bilanzprojekt gibt, sollte man immer im Register BILANZ hier unten auf ALLE MARKIEREN
klicken, um alle Projekt-Daten auch zu übernehmen. (Ein Häkchen bei etwas, das gar nicht
gemacht wurde, schadet nicht.)
BMD übernimmt anschließend wieder die Daten
aus BMD 5.5 und frägt zudem:
Hier sollte man auf FIBU ÜBERNEHMEN klicken.
Dadurch wird diese neue FIBU des Bilanzjahres
im Firmenstamm als aktuelle FIBU hinterlegt.
Vorteil: bei Auswertungen wird gleich dieses
Jahr vorgeschlagen als Ausdrucksjahr.
Wenn BMD nun auch gleich noch die
Basisgliederung öffnen möchte, kann man dies
ruhig gleich erledigen.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Löschen von nicht bebuchten Konten
Wie in BMD 5.5 kann man auch in NTSC nicht bebuchte Konten löschen. NTCS sieht auf das
aktuelle Jahr und auf eventuell aus BMD 5.5 erhaltene Vorjahreskonten (bzw. auf Konten aus
NTCS-Vorjahres-Fibus) und löscht nur jene Konten, die nie bebucht wurden in diesen Jahren.
Dieses Kontenlöschen geschieht NUR in NTCS und schreibt nicht hinunter in die BMD 5.5.
Vorteil des Löschens in NTCS: man erspart sich das Gliedern in NTCS - und hat doch noch alle
Konten in BMD 5.5, falls man sie eines Tages doch wieder braucht.
Nachteil: sobald man in NTCS die Konten aus BMD 5.5 übernehmen möchte, weil man dort
z.B. neue Konten angelegt hat, muss man anschließend das Löschen der unbebuchten Konten
hier in NTCS wiederholen.
Um die Konten in NTCS zu löschen geht man im Bereich FIBU - in den Stammdaten - zu den
Konten
In der Liste der Konten wählt man nun im Menü KONTEN die Funktion Alle unbebuchten
Konten löschen.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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5.5 Konten gliedern
Allgemeines
Die Verwendung von Kontengruppen stellt eine ganz wesentliche Erleichterung Ihrer täglichen
Arbeit dar. Besonders dann, wenn Sie mehrere Auswertungen möchten, aber deshalb nicht
mehrfach Konten gliedern wollen.
Die BMD löst dies mittels der sogenannten Basisgliederung.
Es müssen einmal alle Konten in der sehr fein-gegliederten Basisgliederung richtig zugeordnet
werden.
Diese Basisgliederung selbst ist in vielen fertigen NTCS-Auswertungen (Bilanz /
Vermögensübersicht / Kerf / BWA / Cashflow / Budget / Finanzplan) bereits korrekt
eingegliedert und man kann all diese Auswertungen direkt starten ohne weitere Gliederungen
machen zu müssen.
(In BMD 5.5 musste man die Fibu-Konten ja für jede einzelne Auswertung extra gliedern.)
Die Gliederung in NTCS erfolgt in einem ein oder zweistufigen Prozess:
1. Die Basisgliederung
Hier wird jedes Sachkonto einmal in der von BMD vorgegebenen Basisgliederung
zugeordnet.
Ist man mit der Zugliederung dieser Basisgliederung in den betreffenden
Auswertungen bereits zufrieden, muss man nichts mehr machen.
2. Die Auswertungsgliederung
Wenn man jedoch die eine oder andere Basisgliederungsposition in der
Auswertung an einer anderen Stelle haben möchte - oder wenn die Bezeichnung
/ Überschriften in der Auswertung anders sein soll, dann steigt man noch in die
Auswertungsgliederung ein und greift dort entsprechend ein.
Vorgehensweise des Gliederns
Das Gliedern der FIBU-Konten wird in NTCS an sehr vielen Stellen angeboten. Am zentralsten
arbeiten lässt sich in der Auswertungsübersicht, weil hier neben sämtlichen Gliederungen auch
gleich alle Auswertungen angelegt und aufbereitet werden können. Man findet die
Auswertungsübersicht im Bereich BILANZ:
In der Auswertungsübersicht stellt man zuerst jeweils sicher, dass man in der richtigen Firma
und im richtigen Jahr ist.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Im Feld Firma kann man die Firmennummer, die ersten Buchstaben des Firmennamens oder
mit beginnendem % einen Teil des Firmennamens eingeben und mit ENTER wird die Firma
gesucht. Mit der F4-Taste oder hier dem blauen Auswahldreieck gelangt man zur kompletten
Firmenliste zum Auswählen.
Im mittleren Bereich stellt man hier das richtige Fibu-Jahr ein - und für den Fall, dass man
wegen zwei völlig verschiedenen Gliederungen zwei Fibu's in NTCS angelegt hat, wird hier auch
die betreffende Fibu ausgewählt.
Bei nachfolgendem Beispiel gibt es z.B. zwei Buchhaltungen in jedem Jahr:
Bevor man die Konten zu gliedern beginnt, sollte man sich hier in der Auswertungsübersicht
zumindest eine neue Auswertung anlegen, denn anfangs ist der linke Fensterbereich mit den
verschiedenen Auswertungen immer ganz leer:
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Für eine neue Auswertung wählt man im Menü Auswertung den Punkt NEUE AUSWERTUNG
Es öffnet sich ein Fenster mit allen zur Zeit angelegten Auswertungen:
Am häufigsten genutzt werden Kerf 225 und Bilanz UGB 301.
In unserem Fall wählen wir erst mal das Schema 301, die
Bilanz nach UGB.
Sobald man auf ÜBERNEHMEN klickt, öffnet sich das Fenster
mit den Aufbereitungs-Einstellungen für diese Auswertung:
Wir können fürs erste die vorgeschlagenen Einstellungen so
belassen wie sie sind, weil wir sie ohnedies bei jedem
Auswertungslauf individuell einstellen wollen. Nachdem man
auf OK klickt, gibt es diese neue Auswertung in der linken
Auswertungs-Auflistung.
Gliederungsschemata
können für einzelne
Firmen, ja sogar für
einzelne Fibus einer
Firma jeweils
individuell abgewandelt
werden, ohne dass sie
das allgemeine Schema
beeinflussen.
Mandantenspezifische
Schemata erkennt man
daran, dass in der
Spalte Firma (bzw
Fibu-Nr) nicht NULL
steht (das bedeutet,
dass dies das
allgemeine
Standardschema ist),
sondern die
betreffende Firmen-
bzw FIBU-Nummer.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Beim ersten mal kommt faktisch jedesmal ein "Fehlerhinweis", dass die Konten noch nicht
gegliedert sind:
Nachdem man dieses Hinweisfenster mit OK abklickt, kommt die Frage, ob wir die so
aufbereitete Auswertung speichern wollen:
Da wir trotz der fehlenden Gliederung die Auswertung prinzipiell hier in der Liste behalten
wollen, klicken wir auf Speichern.
Da wir auch noch eine KERF ausdrucken wollen, wiederholen wir die letzten Schritte und holen
uns aus dem Menü AUSWERTUNG - NEUE AUSWERTUNG noch das Schema 225 KERF NEU.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Nun haben wir unsere beiden Auswertungen eingefügt und gehen mit der Taste GLIEDERN hier
in die Basisgliederung:
Es kommt beim ersten Einstieg die Frage, ob wir die Gliederung einer anderen Firma laden
wollen.Wenn es eine Firma mit sehr ähnlichen Konten gibt, kann man deren Gliederung laden.
Wenn die Konten sehr ähnlich wie der BMD-Standardkontenrahmen sind, so kann man dessen
Gliederung laden (der BMD-Standard hat die Firmennummer 100).
Wenn die Konten sehr ähnlich einem anderen verwendeten Kanzleikontenrahmen ist, so kann
man dessen Gliederung laden. Bei Hübner gibt es z.B. zahlreiche Buchhaltungen, die sehr nahe
dem dvo-Kontenrahmen sind. Wir haben daher eine "Dummy-Firma" 150 "dvo-
Standardkontenrahmen" angelegt und man kann auch davon die Gliederung laden.
Ansonsten klickt man auf NICHT LADEN und sortiert einmal die Konten manuell zu.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
100
100 100
In der linken Bildschirmhälfte sieht man die einzelnen Positionen
der Bilanzgliederung.
Hinweis: Werden die Gruppen nicht geöffnet angezeigt, klickt
man auf das �+� neben den Basisgliederungs-Überschriften.
TIPP: es empfiehlt sich mit rechtem Mausklick auf die oberste
Überschrift BASISGLIEDERUNG einmal alle Untermenüs
aufzuklappen:
In der rechten Bildschirmhälfte gibt es mehrere Registerkarten
und es empfiehlt sich bei der ersten Gliederung die Karte
"Konten" zu öffnen und im Dropdownmenü auf "noch nicht
gegliedert" zu wechseln, damit man nur mehr alle noch nicht
zugeordneten Konten sieht.
Nun können per Drag-and-Drop mit der gehaltenen linken
Maustaste die Konten in den linken Fensterbereich in den
korrekten Basisgliederungspunkt verschoben werden.
Wenn Sie gleich mehrere Konten auf einmal zuordnen wollen, können Sie wie folgt vorgehen:
eine ganze Reihe Konten (z.B. 200 bis 300) wird markiert (Mausklick + Shift-Taste)
o. eine Auswahl von Konten (z. B. 200 und 300) wird markiert (Mausklick + Strg-Taste)
Alle markierten Konten können nun auf einmal der gewünschten Position zugeordnet werden.
Es bewährt sich - sobald eine Basisgliederungsebene
vollständig befüllt ist - diese hier wieder einzuklappen.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Hinweis:
Bei der Kontenzuordnung hat BMD einen gewissen Schutz eingebaut. Es können nur aktive
Konten zu aktiven Gliederungspositionen gegliedert werden. Gleiches gilt für die Bereiche
Passiva, Aufwand und Ertrag.
Die Gliederung der Konten ist besonders wichtig, da dies die Grundlage für alle Auswertungen
wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, Vermögens- und Ertragslage, Geldflussrechnung,
Kennzahlen für die Steuererklärungen, � bildet.
Falls Sie feststellen, dass die Kontoart hier in der NTCS falsch ist, müssen Sie � wenn Sie die
Daten aus einer BMD 5.x Buchhaltung übernehmen � die Kontoart im PR01 ändern. Ansonsten
werden die Daten beim nächsten Datenabgleich wieder überschrieben.
Spezialthema: Ersatzgliederung � saldendrehende Konten
Konten, die jährlich Soll- oder Habensalden führen (v. a. Bank- oder Verrechnungskonten),
können wie folgt �ersatzgegliedert� werden:
Das gewünschte Konto mit rechter Maustaste anklicken und Ersatzkonto - erstellen anklicken.
Das �Ersatzkonto� wird mit einem roten Kontensymbol gezeigt. Die Kontoart ist automatisch
passiv (wenn das ursprüngliche Konto aktiv war).
Das �Ersatzkonto� muss nun zur �Ersatzposition� gezogen werden. z. B. von �Guthaben bei
Kreditinstituten� zu �Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten�.
Ergebnis: Das Programm ordnet ab sofort das Konto automatisch � je nach Saldoführung �
den Forderungen oder den Verbindlichkeiten zu. Es muss nicht mehr umgebucht oder
umgegliedert werden. Hinweis: Das �Ersatzkonto� kann später gesucht werden mit rechte
Maustaste auf das Konto � Ersatzkonto � suchen.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Gliederung von Standardrahmen oder anderen Mandanten übernehmen
Nicht nur beim ersten Einstieg, sondern auch jederzeit danach kann man für die aktuelle
Buchhaltung die Gliederung laden - entweder von einem Standardkontenrahmen oder von
einem anderen Mandanten.
Hinweis: Das Übernehmen der Gliederung von anderen Firmen funktioniert nur dann 100%ig,
wenn bei der Quelle (daher z.B. dem Standardkontenrahmen) und dem Zielmandanten alle
Kontennummern identisch sind. Eine Kontrolle, ob durch das Laden alles richtig gegliedert ist,
sollte daher immer gemacht werden, denn meist müssen einzelne Konten manuell
nachgegliedert werden.
Ausgegliederte Konten
Mit der Zeit sollten die noch nicht gegliederten Konten immer weniger werden.
Soll ein Konto - etwa die Schattenkonten der Gewinn/Verlust-Umbuchung oder die
Schattenkonten der Eventualverbindlichkeiten - gar nicht in der Auswertung auftauchen, wird
man es ausgliedern. Dazu am besten einen rechten Mausklick direkt auf das Konto und "Konto
ausgliedern" wählen:
Es empfiehlt sich sehr nur jene Konten auszugliedern, die tatsächlich nie
etwas in einer Auswertung zu suchen haben - etwa die Schattenkonten
der Gewinn-Umbuchung.
Denn ein Konto auszugliedern, weil es aktuell keinen Saldo hat, kann
sehr schnell zu Auswertungsfehlern - etwa, wenn durch erneute EB-
Übernahme des Vorjahres plötzlich ein Saldo auf dem betreffenden
Bestandskonto entsteht.
Konten im Zustand "nicht gegliedert" zu lassen, empfiehlt sich auch
nicht, weil diese bei jeder Auswertung als Hinweisfenster angezeigt
werden und im schlimmsten Fall in den Auswertungen in einer Position
"Nicht gegliederte Konten" auftauchen.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Falsch gegliederte Konten übersiedeln
Um Konten, die bereits gegliedert sind, zu übersiedeln, gibt es drei Möglichkeiten:
1.) Man zieht das betreffende Konto direkt im linken Fensterteil an die richtige Position:
2.) Wenn es sich um einen großen Sprung handelt, wird man sich besser im Register KONTEN
alle Konten anzeigen lassen und das betreffende Konto direkt von hier neu an die gewünschte
Zelle links ziehen.
3.) Wenn eine ganze Gruppe von Konten (oder zumindest mehrere) an der falsche Stelle
gegliedert sind und gemeinsam an eine neue Stelle geschoben werden sollen:
Man klickt zuerst links auf die falsche Basisgliederungsposition und wechselt auf das Register
Inhalt:
Tipp: gerade für diesen Arbeitsschritt des Kontengliederns macht es sich sehr bezahlt zuvor in
BMD 5.5 mit pr51 die nicht bebuchten Konten zu löschen.
Hat man die Buchhaltung für das Bilanzjahr in NTCS schon angelegt, ist nun ein Kontolöschen
mit pr51 nur teilweise sinnvoll. Der Vorteil ist natürlich im nächsten Jahr, wenn man die
nächste Fibu in NTCS anlegt gegeben und man sollte daher auf jeden Fall pr51 machen.
Um aber auch schon bei der bereits bestehenden aktuellen Buchhaltung in NTCS die nicht
benötigten Konten zu löschen, geht man direkt im Bereich Finanzbuchhaltung - bei den
Stammdaten - zu den Konten:
Nun kann man im rechten Fenster-
Bereich die betreffenden Konten mit
STRG-Mausclick einzeln, oder mit
SHIFT-Mausclick ganze Bereiche
markieren und anschließend nach Links
ziehen an die richtige Stelle.
Wenn die Zielposition weit entfernt ist,
scrollt man mit dem Schiebebalken
zuerst zur richtigen Stelle.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Nun ist darauf zu achten, dass man in der richtigen Firma und im richtigen FIBU-Jahr ist:
Dann wählt man im Menü Konten den Punkt "Alle
unbebucht Konten löschen".
Anschließend wird man im Bilanzprojekt beim
Konten gliedern - hoffentlich - von einer wesentlich
kürzeren Kontenliste belohnt.
Tipp: die Trennlinie zwischen den beiden Seiten-
bereichen beim Kontengliedern kann verschoben
werden, um den linken Basisgliederungs-Teil
vollständig zu sehen.
Es empfiehlt sich in NTCS die Trennlinie zum
Verschieben IMMER vom linken Fensterrand zu
suchen, da bei zahlreichen Fenstern sonst die rechte
Fensterhälfte verdoppelt "aufgezogen" wird.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Kontenstamm direkt bearbeiten beim Gliedern in NTCS
Um ein Konto direkt beim Gliedern in NTCS zu bearbeiten, wechselt man in das Register
SACHKONTO.
Dies geht bei einem im linken Fensterteil angeklickten Konto sofort.
Bei einem im rechten Fensterteil befindlichen Konto, macht man einen rechten Mausklick und
wählt "EINTRAG BEARBEITEN" (im Register "Konten" heißt es "KONTO BEARBEITEN"). Mit der
F6-Taste kommt man ebenfalls zum Kontenstamm vom aktuell markierten Konto.
Zuletzt steigt man aus der Kontengliederung aus und wird dabei automatisch gefragt, ob man
die Änderungen speichern möchte. Danach landen wir wieder in der Auswertungsübersicht.
Nicht vergessen: wenn man hier in
NTCS
- die Kontenbezeichnung
- oder die Kontenart (Ertrag/Gewinn,
Aktiv/Passiv)
wechselt, sollte man dies gleichzeitig
auch in BMD 5.5 im Programm
machen, denn sonst wird beim
nächsten Updaten der Konten aus
BMD 5.5 die Änderung hier in NTCS
wieder überschrieben !
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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5.6 Auswertungen
Auswertungen sind in NTCS immer als ein zweistufiger Prozess angelegt.
1.) In der ersten Stufe wird eine Auswertung mit der Funktion "Neu aufbereiten" nach
individuellen Wünschen vorbereitet. Hier geschieht die wichtige Auswahl, ob man nur eine
bestimmte Zeitperiode ausgewertet haben möchte und ob die Werte monatlich in Einzelspalten
aufbereitet werden sollen, oder in einer Gesamtsaldenspalte.
Nachdem man den ersten Schritt gemacht hat, sieht man im rechten Fensterteil bereits die
Werte der Auswertung.
Wichtig: mit doppelten Mausklicks kann man die einzelnen Überschriften
aufklappen und immer tiefer gehen, bis zum Konto und dort sogar aufs
Kontoblatt mit den einzelnen Buchungen.
Zudem hat man rechts oben die Möglichkeit die Gliederungsebenen ein-
oder auszublenden.
2.) In der zweiten Stufe wird von der Auswertung dann endgültig der Ausdruck generiert,
wobei man erneut noch wesentliche Auswertungswünsche setzen kann.
Sehen wir uns die beiden Schritte nun im Detail an. Alles beginnt damit, dass man zuerst im
linken Fensterteil die gewünschte Auswertung mit der Maus markiert:
2.) 1.)
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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5.6.1 Auswertungen aufbereiten
Sobald eine Auswertung markiert ist, klickt man nun SHIFT-F8 oder unten links auf die Taste
NEU AUFBEREITEN:
,
Nun öffnen sich die Einstellungen für das Aufbereiten dieser Auswertung: ,
Jahre
Anzahl der Vorjahre: Bis zu 4 Vorjahre sind wählbar. Die Wahl der Vorjahre hat
nur eine Auswirkung für die Bildschirmansicht im rechten
Fensterteil � für den Druck kann die Anzahl extra
eingeschränkt werden. Man kann aber nicht mehr Jahre
ausdrucken als hier im ersten Schritt ausgewählt werden -
nur weniger im Ausdruck ist möglich.
Jahressalden: ja: Es werden automatisch alle Buchungsperioden
berücksichtigt (auch die Periode 13). Bei in NTCS gemachten
Umbuchungen werden nur jene berücksichtigt, die keine
Periodenangaben enthalten.
nein: Wählt man Nein, wird dadurch der
Periodenauswahlbereich des Fensters aktiviert und man kann
die Auswertungsperioden wählen.
Ganzes Vorjahr: Wenn eine echte NTCS-Vorjahres-Fibu hinterlegt ist, werden
bei Periodenauswertungen, z. B. Stichtag 31.3., auch im VJ
die Werte zum 31.3. gezeigt.
Wenn �ganzes VJ� ja, wird trotz Auswertungsstichtag 31.3.
im im lfd. Jahr, beim Vorjahressaldo der Jahressaldo
angezeigt
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Perioden
Von Buchungsperiode: Erste Periode, die berücksichtigt werden soll.
Hinweis: Kann auch in der Vorjahres-Fibu liegen
(jahresübergreifende Auswertung).
Bis Buchungsperiode: Letzte Periode, die berücksichtigt werden soll.
Hinweis:
Bei Angabe der von/bis Perioden wird normalerweise die 13.
Periode aus BMD 5.x nicht berücksichtigt (dies wird über
einen Parameter gesteuert).
Als 12-Perioden-
Auswertung:
Wird die 12-Perioden-Auswertung aktiviert, werden für jeden
Monat der Auswertung einzelne Monatswerte errechnet,
sodass in der Auswertung jeder Monat in einer eigenen
Spalte angedruckt werden kann
Echte Periodenumsätze: ja: Es werden jeweils die einzelnen Monatsumsätze
dargestellt (z. B. in der Spalte März steht nur der Umsatz
März).
nein: Die Monate werden aufkumuliert (z. B. in der Spalte
März steht die Summe der Umsätze Jänner - März, inkl. EB).
Konzernauswertung (nur selten verwendet, wenn man mehrere Fibus konsolidiert)
Fibus: Auswahl der Mandanten-Fibus, die in der konsolidierten
Auswertung berücksichtigt werden sollen.
Mit Konzerndetails: ja: Die gewählten Fibus werden in eigenen Spalten
dargestellt, in der Hauptspalte steht die Gesamtsumme über
alle Fibus.
Hinweis:
Eine detaillierte Darstellung ist für max. 28 Fibus möglich.
Werden mehr als 28 Fibus konsolidiert, werden die 27 ersten
Fibus (Auswahlreihenfolge) detailliert dargestellt, alle
anderen werden in der 28. Spalte zusammengefasst.
nein: Die gewählten Fibus werden addiert und in der
Hauptspalte dargestellt.
Sonstige
Konten mit Saldo 0: Auch die nicht saldoführenden Konten werden gedruckt.
Mit EB Saldo: Eröffnungsbuchungen können ausgeblendet werden.
(nein: nur für bestimmte Auswertungszwecke)
Mit Überleitungs-
buchungen:
v. a. bei IFRS/US-GAAP
Fremdsprachen: Dies aktiviert die Möglichkeit die Auswertung auch
fremdsprachig zu machen. Es muss in der verwendeten
Gliederung bzw. bei den Konten der verwendeten Fibu der
Übersetzungstext hinterlegt sein.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Hat man für eine bestimmte Auswertung für den betreffenden Klienten die richtigen
Einstellungen gefunden, empfiehlt es sich diese für zukünftige Aufbereitungen dieser
Auswertung mit einem rechten Mausklick zu speichern, wie es im Kapitel 4.3 beschrieben ist.
Die Länge des zu speichernden Namens ist nicht allzu lange - es empfiehlt sich daher ein paar
Buchstaben des Klientennamens und ein paar Buchstaben der Auswertung einzugeben:
z.B. "Buchinger Kerf monatl." oder "Buchinger Bilanz 3 VJ" etc.
Mögliche Fehlermeldungen beim Aufbereiten von Daten
Dies ist die "harmloseste" Fehlermeldung - denn solange während des Jahres noch keine
Gewinnumbuchung in der Buchhaltung gemacht wurde, wird immer eine Differenz zwischen
den Aktiva und Passiva geben, die ja genau den Gewinn darstellt und der daher von BMD auch
automatisch auf der Passiva-Seite eingefügt wird.
Häufig - wenn auch in den Vorjahren vergessen wurde den Gewinn umzubuchen - kommt diese
Meldung gleich für mehrere Jahre:
In unserem Fall können
wir die Option Ganzes
Vorjahr nicht
deaktivieren, weil es
keine echte FIBU in
NTCS zu diesem
Mandanten gibt und
nur seine BMD 5.5
Vorjahres-Gesamt-
salden in der aktuellen
NTCS-Fibu enthalten
sind.
Nur wenn es eine echte
NTCS-Vorjahresfibu
gibt, kann man auch
das Vorjahr in der
Auswertung auf
Monatszeiträume
eingrenzen.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Aber auch da macht NTCS genau das Richtige und bucht die Differenz als Gewinn bzw Verlust
um.
Schon schwerwiegender ist die Fehlermeldung:
Hier wurden offensichtlich noch gar keine Konten gegliedert und man muss erst in die
Basisgliederung wechseln und dort die Konten gliedern.
Bei nachfolgender Fehlermeldung fehlt bei einem Konto die Kontoart (also ob Aktiva / Passiva /
Ertrag oder Aufwand). Am besten die Kontoart direkt in BMD 5.5 - z.B. in pr01 - einstellen und
die Konten neu nach NTCS übernehmen.
Diese Neu-Übernahme der Konten von BMD 5.5 schlägt NTCS ohnedies nach dem nächsten
Neu Aufbereiten der Auswertung vor. Falls dies einmal nicht geschehen sollte, kann man die
Kontenübernahme auch manuell auslösen:
Dazu geht man im Bereich FIBU zu den Konten:
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Dann wählt man einen dieser beiden Punkte:
Hier nun ein wirkliches Problem, wenn man beim Aufbereiten einer Auswertung folgende
Fehlermeldung erhält:
Wenn die Differenz zwischen Aktiva und Passiva genau gleich der Differenz von Ertrag und
Aufwand ist, haben wir den klassischen Fall einer unterjährigen Buchhaltung, wo der Gewinn
noch nicht umgebucht ist. BMD würde hier nur den anfangs genannten Hinweis einer
Aktiva/Passiva-Differenz bringen und den Gewinn automatisch auf die Passiv-Seite umbuchen.
In diesem Fall ist aber eine deutliche Differenz des Gewinns laut G&V und dem laut der
Bestandskonten.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Abhilfe:
1.) zuerst nachsehen, ob in der pr03-Buchhaltung in BMD 5.5 der letzte Belegkreis bei allen
Usern sammelgebucht wurde.
2.) in pr03 mit dem Punkt 8 eine Abstimmsummenkontrolle total machen
3.) Hätte obiges Fenster auf eine Gewinndifferenz von Bestands- und G&V-Konten im Vorjahr
hingewiesen, ist die häufigste Fehlerquelle die, dass im Vorjahr neue Konten angelegt worden
sind, die noch nicht durch eine pr09-Jahresübernahme in die aktuelle BMD 5.5-Fibu und daher
auch nicht hier in NTSC in der Auswertung vollständig angekommen sind. Daher in pr09 die
Sachkonten neu übernehmen und die Konten hier in NTCS auch neu übernehmen.
Falls die Differenz immer noch bestehen bleibt, wieder in den Bereich FIBU - KONTEN wechseln
und auch die Konten und Salden in der Vorjahresfibu neu übernehmen: hier das Vorjahr
auswählen und dann wieder im Menü Konten alles aus 5.5 neu importieren.
4.) Gerade bei falschen Vorjahreswerten sollte man immer pr26a sicherheitshalber machen für
den Fall, dass es vergessen worden ist.
5.) Man wird sehr oft auch bei der Kontengliederung fündig - vor allem im Bereich der
ausgegliederten Konten. Denn während die Aufbereitung einer Auswertung bei
saldenführenden Konten, die noch nicht gegliedert sind einen Hinweis bringt, tut es dich bei
ausgegliederten Konten natürlich nicht. Daher direkt im Bereich der Kontengliederung in der
Basisgliederung bei den ausgegliederten Konten nachsehen, dass sie entweder keinen Saldo
haben oder tatsächlich ein Konto sind, das ausgegliedert gehört.
Dazu klickt man links auf die Überschrift AUSGEGLIEDERTE KONTEN und rechts auf das
Register INHALT
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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5.6.2 Report erstellen
Nachdem eine Auswertung im ersten Schritt aufbereitet worden ist, wird nun im 2. Schritt der
eigentliche Ausdruck aufbereitet mit der Funktion REPORT ERSTELLEN (oder F8)
Auch hier öffnet sich wieder ein Fenster mit zahlreichen Auswahlmöglichkeiten.
Alle haben gemeinsam, dass wenn sie eine Option betreffen, die schon beim Aufbereiten der
Auswertung aktiviert sein muss, sie hier beim Report erstellen nur angewählt werden können,
wenn sie beim Aufbereiten aktiviert waren.
Hat man z.B. die Vorjahre, die 12-Periodenauswertung oder die Sprache nicht angewählt beim
Aufbereiten der Auswertung, so kann man diese auch hier beim Report erstellen nicht
anwählen.
In der Regel wird man mit F2 oder VORSCHAU erst eine Vorschau des Ausdruckes erzeugen,
da diese noch einige Möglichkeiten bietet:
1.) Man kann wieder auf alle Überschriften doppelklicken und sich immer tiefer hineinklicken
bis zum Kontoblatt.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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2.) Man kann die Auswertung sofort nach Excel exportieren:
3.) Man kann im Ausdruck hier direkt auf BEARBEITEN klicken und kleinere Änderungen (etwa
Bezeichnung der Auswertung) manuell vornehmen.
Mögliche Fehlermeldungen beim Report
Wurden beim Aufbereiten der Auswertung alle Fehler behoben bleiben für
beobachtete Fehler im Report eigentlich nur Bilanzbuchungs- und
Gliederungsfehler als einzige Fehlerquelle offen.
1.) Gliederungsfehler: Wenn man z.B.
klientenspezifische Basisgliederungsüberschriften
anlegt, aber diese nicht in der betreffenden
Auswertungsgliederung nachzieht, werden die
betreffenden klientenspezifischen Überschriften in
der Auswertung auch nicht angedruckt.
Sobald man in die betreffende
Auswertungsgliederung geht, sieht man ohnedies
sofort, dass die neuen klientenspezifischen
Basisgliederungspunkte (sie sind immer grün !)
hier in der Auswertung noch nicht richtig
eingegliedert worden sind und noch ganz am Ende
der Auswertung auf ihre Gliederung warten:
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Wie kommt man in die betreffende Auswertungsgliederung:
Man wählt in der Auswertungsübersicht zuerst links die betreffende
Auswertung an und geht dann auf GLIEDERN und wählt im nächsten
Fenster AUSWERTUNG
Gliederungsfehler können sowohl in der Basisgliederung als auch in der Auswertungsgliederung
erfolgen. Wenn keine klientenspezifischen Auswertungsüberschriften angelegt wurden (und
daher auch nichts in der Auswertungsgliederung geändert wurde) kann die Ursache nur in der
Basisgliederung liegen.
Wurden die Gewinn- / Gewinnvortrag-Konten etc richtig gegliedert in der Basisgliederung ?
Möchte man Gliederungsfehlern auf die Spur kommen, sollte man sich in der
Auswertungsgliederung immer die Textnummern einblenden:
Nun ist bei jeder Auswertungsposition die eindeutige Textnummer dieser Position sichtbar.
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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Stimmt bei einer Auswertungsposition etwas nicht, kann man mit einem Klick auf das PLUS
davor sich sofort einblenden lassen, welche Basisgliederungspositionen ihr zugeordnet sind:
Manche Gliederungspositionen (Summenzeilen etc) enthalten oft selbst gar keine
zugegliederten Basisgliederungspositionen. Um bei ihnen ihre Datenquelle herauszufinden,
wechselt man in der rechten Seitenhälfte auf den Bereich Gliederungstext und scrollt hinunter
zum Feld 46 Verweis Textnummer:
In unserem Fall der Bilanzgewinn-Zeile, sehen wir als Quelle, dass die Textnummer 2271
angezeigt wird:
Wir können diese Quell-Textnummer hier direkt eingeben und mit ENTER springt man direkt
zur betreffenden Quell-Position.
Wenn wir uns die betreffende Position mit rechten Mausclick und "Alles Aufklappen" komplett
öffnen, sehen wir genau welche Buchhaltungskonten in der Bilanzsummenseile aufsummiert
angedruckt werden.
Gleich beim nächsten Beispiel werden wir sehen, dass neben Fehlern in der Basisgliederung,
vor allem bilanztechnische Fehler beim Ausweis in der Buchhaltung die Fehlerquelle sind:
BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS
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2.) Bilanzbuchungsfehler:
Bei folgender Auswertung sieht man sofort, dass die Positionen 12 Jahresgewinn + 13
Verlustvortrag keineswegs den endgültigen Bilanzverlust 14 ergeben.
Aus vorigem Beispiel wissen wir bereits, dass die Position 14 sich nicht als Summe von den
Positionen 12 und 13 errechnet, sondern aus diesen Basisgliederungspunkten:
Wenn wir einen Blick auf den Bilanzverlust des Vorjahres machen - � 36.469,62, dann merken
wir sofort, dass dieser ganz offensichtlich nicht korrekt im Verlustvortragskonto des aktuellen
Jahres abgebildet ist, mit seinen � 12.829,99.
Im nachfolgenden Beispiel wurde der Bilanzgewinn des Vorjahres korrekt auf das
Gewinnvortragskonto gebucht:
3. Fehlende / falsche Spiegelwerte:
Zahlreiche Auswertungen - wie etwa der Bilanz und Erfolgsvergleich - benötigen korrekte
Spiegelwerte.
Bei Einzelunternehmen legt man die verschiedenen Spiegel ja meist gar nicht an � aber man
kann dann bestimmte Auswertungen auch nicht machen.
Es ist daher wichtig zu wissen, welche Grunddaten in eine Auswertung fließen:
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Für "Bilanz und Erfolgsvergleich" benötigt man den Forderungsspiegel, den
Verbindlichkeitenspiegel und den Rückstellungsspiegel.
Für den Cashflow / die Geldflussrechnung ist ein Anlagespiegel wichtig, da er auf die
Spalte Anlagenzugänge zugreift.
Weitere Fehler beim Cashflow:
- Gibt es GWG in der Klasse Null ?
- Werden Gewinnausschüttungen auf das richtige Konto gebucht, das auch richtig
gegliedert ist?
- Die Position Investitionszuschüsse weist oft den Fehler auf, dass die Auflösung des
Zuschusses zu den zahlungswirksamen, sonstigen Erträgen gegliedert wurde.
- Man sollte auch alle anderen NICHT zahlungswirksamen Konten überprüfen - wie etwa
Buchwert abgegangener AVZ�
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5.7 Mandantenspezifische Bilanzgliederung
Bisweilen möchte man die Standardauswertungen klientenspezifisch anpassen.
a.) Die einfachste Art ist nur eine Überschrift in ihrer Bezeichnung zu ändern. Dies macht man
ganz unkompliziert nur in der Auswertungsgliederung; siehe Abschnitt 5.7.1. Die betreffende
Auswertungsgliederung wird in NTCS mandantenspezifisch gespeichert.
b.) Etwas komplexer wird es, wenn man eine oder mehrere völlig neue Überschriften anlegen
möchte. (Siehe Abschnitt 5.7.2)
Der wichtigste Grundsatz in NTCS für das Gliedern lautet ja, dass man keine Konten direkt in
den Auswertungen gliedern kann, sondern immer ein zweistufiger Prozess stattfinden muss:
1. zuerst werden die Konten in der Basisgliederung in den dortigen
Basisgliederungspunkten ("Basisgliederungs-Kontenpakete") zugegliedert
2. dann werden diese Basisgliederungspunkte (-pakete) in den verschiedenen
Auswertungen gegliedert.
Darum müssen auch neue klientenspezifische Gliederungsüberschriften
1. zuerst als neue klientenspezifische Basisgliederungspunkte angelegt werden und
2. in den betroffenen Auswertungen müssen diese neuen klientenspezifischen
Basisgliederungspunkte zugegliedert werden
Bei diesem Vorgang wird sowohl die Basisgliederung in NTCS klientenspezifisch gespeichert als
auch die Auswertungsgliederung.
c.) Das umfangreichste Abänderung erfolgt dann, wenn man für einen Mandanten 2
Auswertungsszenarien realisieren möchte:
- zum einen möchte man den Klienten mit der ganz normalen Basisgliederung und der
normalen Bilanz nach UGB (Schema 301) mit den Standardgliederungsüberschriften
auswerten.
- zusätzlich möchte man eine besondere KERF für den Mandanten erstellen, in der z.B.
die Erlöse nach klientenspezifischen Ländergruppen gegliedert werden.
Da jede klientenspezifische Erweiterung in der Basisgliederung abgebildet sein muss, benötigt
man de facto zwei Basisgliederungen: eine unveränderte für den normalen Bilanzausdruck
nach UGB - und eine veränderte mit den klientenspezifischen Gliederungspositionen.
Da in NTCS jede FIBU nur einmal gegliedert werden kann in der Basisgliederung (und auch nur
einmal in jeder Auswertung) besteht die Lösung darin, dass man beim Mandanten in seinen
Fibu-Stammdaten für das betreffende Jahr zwei völlig idente BMD 5.5-Buchhaltungen anlegt:
Wir sehen, dass beim Klienten 600601 rechts im aktuellen Jahr dieselbe BMD 5.5-Fibu zweimal
angelegt ist.
Da man sowohl bei Änderungen in der Basisgliederung als auch in den
Auswertungsgliederungen die Möglichkeit hat die mandantenspezifische Änderung nicht nur
allgemein auf die gesamte Mandanten-Firma zu übernehmen, sondern sie für jede seiner
einzelnen Fibus anzulegen, kann man so völlig verschiedene Auswertungsszenarien realisieren.
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Wir wollen diesen komplexen Fall gleich als unser Beispiel nehmen:
- wir haben dieselbe BMD 5.5-Fibu zweimal in NTCS angelegt und wollen in der ersten Fibu nur
eine Überschrift in der Bilanz-Auswertung (Schema 301 Bilanz und G&V nach UGB) ändern,
aber ansonsten alles so belassen, wie die Auswertung grundsätzlich nach UGB gegliedert ist.
- wir wollen zweitens eine KERF mit völlig anderen Umsatz-Gliederungsüberschriften auswerten
als die Standard-Gliederung der KERF dies von Haus aus vorsieht. Dies werden wir in der
zweiten NTCS-Buchhaltung realisieren.
5.7.1 Änderung einer bestehenden Überschrift
Man wählt zuerst in der Auswertungsübersicht die gewünschte Auswertung an.
Achtung: in unserem Fall gibt es ja 2 NTCS-Fibus und wir müssen daher jetzt auch die korrekte
Fibu - in unserem Fall die FIBU1 auswählen:
Nun klickt man auf die Taste GLIEDERN und wählt dann AUSWERTUNG:
Angenommen die ursprüngliche Auswertung hätte so ausgesehen:
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Unser Wunsch ist es der Position "b) übrige" den Text "b) Übrige Erträge" zu geben.
Wir suchen uns daher im linken Fensterbereich diese übrigen Erträge und sehen im rechten
Bereich im Register GLIEDERUNGSTEXT auch schon, wie der Text angedruckt wird
Die Taste F6 zum Bearbeiten ist deshalb noch gesperrt, weil wir hier die allgemeine
Auswertungsgliederung vor uns haben und hier keine Änderungen machen können.
Ein rechter Mausklick hier erlaubt uns diese allgemeine Auswertungsüberschrift
mandantenspezifisch zu kopieren. Dabei wird beim ersten Mal eine völlige Kopie der
Auswertungsgliederung gemacht (sie wird quasi direkt auf dem Mandanten gespeichert):
Wir sehen, dass wir zwei Möglichkeiten haben, wie wir die aktuelle Auswertungsüberschrift für
den Mandanten übernehmen:
- Auf Firma übernehmen: wählt man diese Option wird die betreffende Auswertungsüberschrift
für die Auswertungen von ALLEN NTCS-Fibus dieses Mandanten geändert.
Da wir jedoch verschiedene Auswertungsszenarien für die verschiedenen Fibus realisieren
wollen, wählen wir den ein Eintrag:
- Auf Fibu übernehmen: hiermit erzeugen wir eine Kopie der betreffenden
Auswertungsgliederungsüberschrift, die sich aber ausschließlich bei der aktuellen Fibu auswirkt
(die wir ausgewählt haben bevor wie hier in die Auswertungsgliederung eingestiegen sind).
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Nachdem wir auf "Auf FIBU übernehmen" geklickt haben, sind zwei Dinge geschehen:
Die Auswertungsüberschrift "übrige" ist im linken Fensterbereich grün geworden. Grün
bedeutet in den NTSC-Gliederungen immer "dies ist eine vom allgemeinen Standard
abgeänderte Gliederungsposition (- oder überhaupt eine völlig neu hinzugefügte)".
Weiters wurde uns nun die F6-Taste für das Bearbeiten dieser Gliederungsposition
freigeschalten:
Wir drücken daher gleich F6 und können nun die Überschrift im rechten Bereich
GLIEDERUNGSTEXTE ändern:
Wenn man möchte, kann man für negative Salden hier einen alternativen Gliederungstext
eingeben.
Zuletzt wird die Änderung mit SPEICHERN gespeichert.
Verlässt man nun mit ESC die
Auswertungsgliederung frägt NTCS
sicherheitshalber noch einmal nach, ob
man die Änderungen wirklich speichern
möchte:
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NTCS aktualisiert automatisch die neue Aufbereitung der Auswertung und wir können direkt
den Report erneut erstellen:
b) Einfügen einer neuen Überschrift
Die Positionen der Basisgliederung in einer Auswertungsgliederung können nicht verschoben
werden. Möchte man daher Konten in der Auswertung an einer anderen Stelle haben, muss
man sie 1.) in der Basisgliederung in einer dort neu angelegten, mandantenspezifischen
Position zugliedern und 2.) danach wird diese neue Position in der Auswertungsgliederung neu
zugeordnet.
Wichtig: da wir diese Änderung in der zweiten NTCS-Fibu haben wollen, müssen wir unbedingt
jetzt in die zweite NTCS-Fibu wechseln:
Falls die Bilanz-Auswertung noch nicht angelegt ist bei dieser zweiten FIBU, fügen wir sie uns
über das gelbe Menü AUSWERTUNG - NEUE AUSWERTUNG ein.
Vermutlich kommt die folgende Meldung, die anzeigt, dass in der zweiten Buchhaltung noch
gar keine Konten gegliedert sind:
Da wir ohnedies in der Basisgliederung anfangen müssen, können wir diesen Fehler gleich
beheben.
Wir gehen daher in die Basisgliederung mit der Taste GLIEDERN und BASISGLIEDERUNG.
Entweder BMD schlägt von sich aus vor, dass wir eine Gliederung laden können:
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Oder wir laden manuell über das Menü Gliederung:
Da wir die FIBU 1 des Klienten schon komplett gegliedert haben, laden wir in einem ersten
Schritt die vollständige Gliederung der FIBU 1 - auch wenn wir anschließend die Erlöskonten
auf klientenspezifische neue Umsatz-Gliederungspositionen verschieben werden.
In unserem Fall wurden trotzt völlig identer Konten beim Laden der Basisgliederung der FIBU1
einige Konten nicht gegliedert, obwohl sie in der FIBU1 korrekt gegliedert sind:
Ursache: bei diesem besonderen Mandanten eines internationalen Konzerns sind zahlreiche
Konten in ungewöhnlichen Kontenklassen und beim Gliedern der Konten der FIBU1 wurden
falsche Kontenarten gleich nur in NTSC hier beim Gliedern geändert. Und immer dann, wenn
NTCS beim Laden einer Gliederung die Gliederung eines Kontos laden soll, das eine andere
Kontenart hat, verwehrt es das Laden der Gliederung.
Daher einfach hier in NTCS die betreffenden Konten hier in der Kontoart korrigieren (noch
besser wäre es gleich in BMD 5.5 die Kontenart zu korrigieren, denn beim nächsten laden der
Konten aus BMD 5.5 wird die Kontenart wieder überschrieben). Anschließend führen wir hier in
NTCS in der Basisgliederung noch einmal den Schritt "Gliederung laden" von der FIBU1 durch
und dann sind alle Konten gegliedert.
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Nun legen wir eine neue Umsatzgliederungs-Überschrift an.
Dies geht normalerweise mit rechtem Mausclick auf eine bestehende
Basisgliederungsüberschrift und dem Punkt "Eintrag kopieren".
Würde es nur eine Fibu beim Mandanten geben, wäre das auch der direkte schnelle Weg um zu
einer neuen, mandantenspezifischen neuen Gliederungsüberschrift zu kommen.
Da wir aber mehrere Fibus haben und die neue Gliederungsüberschrift nur in der zweiten Fibu
benötigen, müssen wir zuerst die allgemeine Gliederungsüberschrift der Basisgliederung
umwandeln in eine FIBU-spezifische:
Wir machen einen rechten Mausklick auf die Überschrift UMSATZERLÖSE und wählen "AUF
FIBU ÜBERNEHMEN".
Dadurch wird die vorher schwarze allgemeine Basisgliederungsüberschrift grün:
Nun machen wir auf diese grüne Überschrift
einen rechten Mausklick und wählen "Eintrag
kopieren".
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NTCS schlägt automatisch die richtige Gliederungstextnummer vor, die wir nur mit OK
übernehmen müssen.
Anschließend springt NTCS gleich im rechten Bereich zum Gliederungstext und wir können die
neue Überschrift mit Namen versehen:
Kurzbezeichnung: so sieht man die Überschrift in den Gliederungen
Text positiv: so wird die betreffende Gliederungsposition angedruckt (wenn auch der "Text
negativ" ausgefüllt wird, dann wird der Text positiv nur bei positivem Saldo angedruckt)
(Hinweis: Es gäbe auch die Funktion "Eintrag hinzufügen", aber man arbeitet besser immer mit
der Funktion "Eintrag kopieren" damit alle Einstellungen dieser Überschrift automatisch korrekt
übernommen werden.)
Hinweis: Wird eine Kontengruppe dupliziert, wird diese in der Auswertung automatisch dort
platziert, wo das kopierte Original zugeordnet war.
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Wir wiederholen den letzten Arbeitsschritt noch einmal mit rechtem Mausklick auf
Umsatzerlöse, um noch für ein zweites EU-Land eine neue Gliederungsüberschrift anzulegen:
Zuletzt müssen wir noch alle Erlöskonten auf unsere beiden neuen
Erlösgruppen umgliedern:
Damit sind alle notwendigen Schritte in der Basisgliederung
erledigt.
Wir können mit ESC die Basisgliederung verlassen und wählen
beim Ausstieg, dass die Änderungen gespeichert werden sollen.
Das Anlegen der beiden neuen Überschriften in der Basisgliederung
allein ist ja noch nicht ausreichend. Damit die neue Überschrift in
der Auswertung auch aufscheinen, müssen wir sie zusätzlich auch
in der Auswertungsgliederung als neue Überschriften anglegen.
Wir wählen daher in der Auswertungsübersicht gleich wieder
GLIEDERN, nachdem wir sicher gestellt haben, dass die richtige
Auswertung zuvor angewählt war und wir auch in der richtigen
FIBU sind.
Als Gliederung wählen wir diesmal die Auswertungsgliederung:
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Der Vorgang ist eigentlich ident zum Erzeugen der neuen Überschrift in der Basisgliederung.
Denn NTCS erlaubt nicht, dass neu angelegte Basisgliederungs-Überschriften in die Standard-
Auswertungs-Gliederungsüberschriften gegliedert werden.
Vielmehr müssen für jede neue mandantenspezifische Basisgliederungs-Überschriften auch
jeweils eine neue mandantenspezifische Auswertungs-Überschriften anlegen. Dies wollen wir
aber ohnedies, weil wir ja auf den Namen der Gliederungsüberschrift im Ausdruck Einfluss
nehmen wollen.
Mit einem rechten Mausklick auf den bisherigen Standard-Auswertungsgliederungspunkt "a.
Erlöse" und "Auf FIBU übernehmen" machen wir daraus einen FIBU-spezifischen
Gliederungspunkt:
Danach machen wir auf den nun grünen Gliederungspunkt "a. Erlöse" erneut einen rechten
Mausklick und wählen Eintrag kopieren.
Die von NTCS vorgeschlagene Gliederungsnummer übernehmen wir mit OK
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Wir benennen nun die neue Auswertungs-Überschrift mit dem gewünschten Namen:
Es empfiehlt sich einen Blick auf das Feld 76 "Nicht drucken" zu werfen und zu kontrollieren,
dass hier der Wert "Drucken, wenn Summe <> 0 " eingestellt ist. Denn es gibt manchmal
Standard-Auswertungsgliederungs-Punkte, die nicht angedruckt werden - und wenn diese als
"Klon-Quelle" für die neuen mandantenspezifischen Gliederungspunkte dienen, erben unsere
neuen Gliederungspunkte auch den Status "nicht andrucken".
Wir wiederholen das Ganze noch einmal und legen auch für die zweite neue
Basisgliederungsgruppe eine neue Auswertungsgliederungs-Überschrift an:
Möchte man die betreffende Auswertung auch in einer Fremdsprache haben, klickt man hier
auf das Verwaltungssymbol (oder auf die F8-Taste im Feld "Text positiv"):
man kann dann hier für die
jeweils angelegten
Sprachen die
Übersetzungen eintragen
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Zuletzt übersiedeln wir uns beiden neuen Basisgliederungs-Überschriften
und in die beiden neuen Auswertungsgliederung-Überschriften:
Wenn wir nun die Auswertungsgliederung verlassen und die Änderungen speichern, bereitet
NTCS automatisch die Auswertung neu auf und wir können direkt den Report erzeugen:
Achtung: Wenn wir noch andere Auswertungen auf der FIBU2 machen
wollen, müssen wir auch dort einmal einsteigen und vermutlich neue
Überschriften anlegen, wenn wir wollen, dass auch dort die neuen
Überschriften angedruckt werden !
Der Vorgang ist aber immer derselbe wie hier bei dieser
Auswertungsgliederung beschrieben.
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ANHANG A - BASISGLIEDERUNG DES BMD-STANDARDS
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit - wir wünschen Ihnen ein erfreuliches Arbeiten !
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