Digitalisierung & Automatisierung der Buchhaltung mit … · automatisch kontierte Buchungszeile, die Sie nur noch in die von Ihnen geführte RZL Buchhaltung übernehmen müssen

Digitalisierung & Automatisierung

der Buchhaltung mit RZL

WORKSHOP

Finanzbuchhaltung

Telefon-Support

für Unternehmen:

0 77 52 / 252 – 21

für WT:

0 77 52 / 252 – 31

E-Mail

[email protected]

DIGITALISIERUNG & AUTOMATISIERUNG DER F IBU

RZL Software GmbH Digitalisierung & Automatisierung der Buchhaltung mit RZL Seite 3 von 55

INFORMATION

Sehr geehrte Schulungsteilnehmerinnen,

sehr geehrte Schulungsteilnehmer.

Herzlich Willkommen zum Workshop

Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung mit RZL

Dieser Workshop dauert voraussichtlich von 9:00 bis 16:00 Uhr.

Folgende Themen werden behandelt:

Importmöglichkeiten

o fixe Schnittstellen im RZL Programm

Import Buchungen aus anderen RZL Programmen

Import Buchungen aus Fremdprogrammen

o RZL Konverter

o Import Personenkonten über Listenform

Zahlungsverkehr

o Überweisungen/Lastschriften mit automatischer Verbuchung

o elektronischer Kontoauszug (camt-Dateien, Netbanking-Dateien)

digitale Belegverarbeitung

o scannen in der Kanzlei

o Beleganlieferung über das RZL Klientenportal

o Belegdatenerkennung

o digitale Belege verbuchen

o nachträgliche Zuordnung von Belegen zur Buchung

o Belegbox für den Klienten

Für Fragen zur RZL Finanzbuchhaltung steht Ihnen nach diesem Vortrag auch unser

Programm-Support zur Verfügung:

Telefon-Support für WT 0 77 52 / 252 – 31

E-Mail [email protected]

Wir freuen uns über Ihr Kommen und wünschen Ihnen einen interessanten und lehr-

reichen Workshop.

Ihr RZL Team



IMPORTMÖGLICHKEITEN IN DIE RZL FIBU

1. Fixe Schnittstellen im RZL Programm

1.1. RZL Standard-Import-Schnittstelle

Neben der Möglichkeit, Rechnungen als PDF über die RZL Belegverarbeitung zu ver-

buchen, können Sie über die RZL Standard Import-Schnittstelle Daten aus anderen RZL

Programmen bzw. aus Fremd-Programmen übernehmen.

Übernahme aus RZL Programmen:

RZL Lohn/Gehaltsverrechnung

o Datenimport RZL LOHN-Buchungsbeleg

RZL Honorarverrechnung

o Datenimport der RZL Honorarnoten

o Abgleich der Debitorenkonten

RZL Kassa/Bankbuch

o Datenimport der Kassa/Bankbuchungen als Datei oder per Direktzugriff

o Datenimport aus der Registrierkassen-Software Kassandro über das Webservice im RZL

Kassa/Bankbuch

FIBU-Vorerfassung über das RZL Klientenportal

o Datenimport Kassa/Bankbuchungen über das RZL Klientenportal per Direktzugriff

o Datenimport aus der Registrierkassen-Software Kassandro über das RZL Klientenportal

Notiz:

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1.2. Übernahme Buchungsbeleg aus dem RZL LOHN

Wenn die Lohnverrechnung über das RZL Lohn/Gehaltsverrechnungs-Programm ge-

führt wird, empfehlen wir einen Import des elektronischen Buchungsbeleges in das

RZL FIBU-Programm.

Dazu muss im RZL Lohn-Programm einmalig die Kontierung in einem Lohn-Konten-

plan hinterlegt werden. Starten Sie dazu im RZL Lohn-Programm den Programmteil

Klient Kanzlei Lohn-Kontenpläne.

! Dieser Lohn-Kontenplan ist nicht klientenbezogen und kann bei mehreren Klienten mit demselben Kon-

tenplan hinterlegt und verwendet werden.

Tipp Nehmen Sie den Export im RZL Lohn-Programm vor, wenn Sie mit der Lohnverrechnung fertig sind und

nicht erst dann, wenn die Übernahme in die RZL Fibu erfolgen soll. Somit kann vermieden werden, dass

es zu Differenzen aufgrund von Aufrollungen kommt, die später vorgenommen werden.

Über Stamm Klient im Registerblatt „LA, Formeln, Texte …“ kann der Lohn-Konten-

plan beim jeweiligen Klienten hinterlegt werden.

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1.3. Übernahme der Honorarnoten aus der RZL Honorarverrechnung

In der RZL-Honorarverrechnung erstellte Honorarnoten können über eine Buchungs-

datei in die RZL Finanzbuchhaltung automatisch eingespielt werden. Außerdem ist ein

Abgleich der Debitoren-Stammdaten zwischen Honorarverrechnung und Finanzbuch-

haltung möglich.

Vorbereitungsarbeiten im RZL Honorarverrechnungs-Programm:

Hinterlegung der Klientennummer der Kanzlei-Buchhaltung in den Stammdaten

des Kanzleibereichs.

Hinterlegung der Debitorenkontonummer in den Stammdaten des Klienten

Hinterlegung der Erlöskonten in den Stammdaten der Tätigkeiten

Der Abgleich bzw. die Neuanlage der Debitorenstammdaten und die Übernahme der

Buchungen der Honorarnoten erfolgt in der Finanzbuchhaltung über einen eigenen

Menüpunkt (Bearbeiten Datenimport Honorarverrechnung).

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1.4. RZL Kassa/Bankbuch

Im RZL Kassa/Bankbuch-Programm können Ihre Klienten Kassabücher und auch

Bankbuchungen vorerfassen, die Sie automatisch übernehmen und bei der Über-

nahme auch noch bestimmte Daten verändern können. Zusätzlich können Registrier-

kassen-Buchungen von unserem Partner „Kassandro“ per Webservice in das RZL

Kassa/Bankbuch-Programm übernommen werden.

Ihr Klient kann Ihnen die erfassten Daten in zwei Varianten übermitteln:

1. Übermittlung einer Sicherung des Kassa-Klienten (Klient – Verwaltung –

mit E-Mail senden). Sie können diese Sicherung dann in Ihr Kassa/Bankbuch-

Programm einspielen und in der RZL FIBU diese Daten übernehmen.

Tipp Auch wenn Sie das RZL Kassa/Bankbuch nicht lizenziert haben, können Sie einen Kassa-Klien-

ten für diesen Zweck in der ZMV über Klient hereinspielen einspielen. In der RZL FIBU kann

auf diesen Klienten auch ohne RZL Kassa/Bankbuch-Programm zugegriffen werden. Sie können

die KASSA-Datensicherung Ihres Mandaten aber natürlich auch in das von Ihnen lizenzierte RZL

Kassa/Bankbuch-Programm einspielen, um dort die Daten für die RZL FIBU aufzubereiten.

2. Übermittlung einer Exportdatei über Bearbeiten Datenexport Erfas-

sungszeilen exportieren. Ihr Klient wählt hier die gewünschte Kassa und den

jeweiligen Monat aus und exportiert die Buchungen in eine Datei. Diese Da-

tei kann dann in die RZL FIBU importiert werden. Im Kassa/Bankbuch-Pro-

gramm wird vermerkt, welche Buchungen bereits exportiert wurden, um

eine doppelte Übernahme zu vermeiden.

Zum Import in die RZL FIBU wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten Datenimport

Kassa-/Bankbuch:



1.5. RZL Klientenportal – Allgemeines

Folgende Vorteile bietet Ihnen und Ihren Klienten die Nutzung des web-basierten RZL

Klientenportals:

web-basierte Kommunikationsplattform zum Austausch von Daten zwischen

Ihnen und Ihren Klienten

der RZL Klientenportal Webserver wird von RZL betrieben – RZL stellt Ihnen die

„Systemumgebung“ Online bereit

kein Systembetreuer für die Einrichtung erforderlich

Trennung in einen Klienten- und Kanzleibereich

Datensicherheit mit SSL-Verschlüsselung im Gegensatz zum Datenaustausch

per E-Mail

RZL Auswertungen auf Knopfdruck aus dem RZL PDF Drucker bereitstellen oder

andere Dokumente direkt über das RZL Klientenportal hochladen

Dokumente oder Belege vom Klienten können direkt im RZL KIS bzw. in der RZL

FIBU abgeholt werden

Datenaustausch mit dem Klienten organisiert an einem Platz

das RZL Klientenportal ist rund um die Uhr und ortsunabhängig verfügbar

Einbindung in Ihre Kanzlei-Webseite

RZL Klientenportal Module:

o Fibu-Vorerfassung

o Lohn-Vorerfassung

rota-Schnittstelle

o Belege (Scannen + Belegbox)



1.6. RZL Klientenportal - FIBU-Vorerfassung

Die FIBU-Vorerfassung am RZL Klientenportal ist vor allem für jene Mandanten konzi-

piert, die Ihnen bisher die Buchhaltungs-Aufzeichnungen als Excel-Dokument oder in

anderer – nicht automatisiert verwertbarer – Form geliefert haben. Mit der FIBU-Vor-

erfassung haben Sie die Möglichkeit, die von Mandanten vorerfassten Daten (Kassa-

und Bankbuchungen) automatisiert weiterzuverarbeiten.

Die Erfassung starten Ihre Mandanten am Klientenportal Ihrer Kanzlei über Buchungs-

vorerfassung Vorerfassung Kassa/Bankbuch im Klientenbereich.

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Intelligente Buchungsregeln im Hintergrund – die auf vom Mandanten vorerfasste Bu-

chungstexte (z.B. Postgebühr, Privatentnahme, Spesen 20 %, Tageslosung, uvam.) re-

agieren – machen aus der von Ihrem Mandanten vorerfassten Textzeile eine für Sie

automatisch kontierte Buchungszeile, die Sie nur noch in die von Ihnen geführte RZL

Buchhaltung übernehmen müssen.

! Diese Buchungsregeln müssen im Kanzleibereich unter Buchungsvorerfassung Stammdaten Bu-

chungsregeln oder Vorlagen Buchungsregeln (kanzleiweit) angelegt werden. Falls Sie Vorlagen Bu-

chungsregeln (kanzleiweit) verwenden, müssen diese beim Klienten in der Zeile Vorlage für Buchungs-

regeln hinterlegt werden (Stammdaten Klienten Klientenstammdaten).

Nach Erfassung müssen die Buchungen aktiv vom Mandanten freigegeben werden (Bu-

chungsvorerfassung Vorerfassung Vorerfassungen freigeben).

Bei der Übernahme in die RZL Fibu (Bearbeiten Klientenportal Buchungen impor-

tieren) haben Sie dann die Möglichkeit, manuelle Ergänzungen/Änderungen vorzu-

nehmen.

! Sie können sich für Ihre Kanzlei ebenfalls pro Klienten einen Klienten-Benutzer einrichten, um dieselben

Möglichkeiten zu haben wie der Klient.

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1.7. Datenimport aus Kassandro über das RZL Klientenportal

Mit der von der Firma it-park GmbH, Vösendorf entwickelten Registrierkassen-Soft-

ware Kassandro und dem im RZL Klientenportal Modul FIBU-Vorerfassung inkludierten

RZL Webservice können Ihre Mandanten die mit Kassandro erstellten Kassendaten au-

tomatisiert für die Weiterverarbeitung in der RZL FIBU bereitstellen.

Mit Ausstellung eines Beleges über Kassandro kann dieser Beleg sofort (ohne manu-

elles Exportieren und Importieren, sondern direkt) über das RZL Webservice am RZL

Klientenportal in die FIBU-Vorerfassung übernommen werden (Buchungsvorerfassung

Vorerfassung Registrierkassendaten verarbeiten). Die Verarbeitung kann wahl-

weise je Artikel, je Beleg oder je Tag durchgeführt werden.

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1.8. Übernahme aus Fremd-Programmen über RZL Schnittstelle:

Fakturierung/Warenwirtschaft/Kassa: Für die auf unserer Homepage bzw. in der Bei-

lage aufgelisteten Schnittstellenpartner ist ein problemloser Datenaustausch möglich.

Neben diesen Partnern ist darüber hinaus ein Import auch aus vielen anderen Fremd-

Programmen möglich. Dies muss im Einzelfall mit dem jeweiligen Hersteller abgeklärt

werden.

! Der Import aus Fremd-Programmen wird über eine Textdatei (.csv, .txt oder ähnliches) abgewickelt. In

dieser Datei müssen die vollständigen Buchungssätze enthalten sein. Aus diesem Grund ist es entschei-

dend, dass im Fakturierungs-Programm bei alle Artikeln das richtige, dem RZL FIBU-Kontenplan ent-

sprechende Erfolgskonto hinterlegt ist.

Tipp Falls Ihr Fakturierungs-Programm keine für RZL passende Schnittstelle hat, können wir Unterstützung

anbieten und einen RZL Konverter für Ihr Programm entwickeln. Kontaktieren Sie uns dazu bitte bzw.

übersenden Sie uns eine Musterdatei aus dem jeweiligen Fremdprogramm.

Zur Übernahme von Daten im RZL Format aus einem Fremdprogramm wählen Sie den

Menüpunkt Bearbeiten Datenimport – Import RZL Format.

! Erstellen Sie vor dem Datenimport eine Sicherung des FIBU-Klienten und führen Sie immer einen Pro-

belauf durch, um die Datei vor dem tatsächlichen Import noch zu überprüfen.

Tipp Über weitere Optionen kann zusätzlich noch hinterlegt werden, dass beim Probelauf eine Überprüfung

gemacht wird, ob die Datei schon importiert wurde. Somit kann ein Doppelimport einer Datei verhindert

werden.

Notiz:

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1.9. RZL Hogast-Schnittstelle - Einkaufsgenossenschaft der Hotellerie

und Gastronomie

Diese lizenzierungspflichtige RZL hogast-Schnittstelle können Sie für Klienten in der

Gastronomie-Branche nutzen, die über die Einkaufsgenossenschaft hogast einkau-

fen. Es werden dabei automatisch die entsprechenden hogast-Eingangsrechnungen

in die RZL FIBU übernommen. Damit die xml-Datei in die RZL FIBU importiert werden

kann, muss bereits im hogast-Programm der Kontenplan hinterlegt werden.

Zum Import der Datei wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten Datenimport HO-

GAST-Format. Im folgenden Dialog müssen die Steuerkonten bzw. das Verbindlich-

keiten-Konto hogast hinterlegt werden.

Nach dem Verarbeiten der Datei gelangen Sie in den Dialog Verarbeitung HOGAST-

Rechnungen:

Hier wählen Sie den Belegkreis aus und geben eine interne Belegnummer ein. Wenn

die Belegnummer aufsteigend vergeben werden soll, geben Sie bitte ein „+“ nach der

Belegnummer ein.

Die „hogast“-Rechnungsnummer wird automatisch als Fremdbelegnummer übernom-

men.



Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie in den Buchungsdialog:

Sind bestimmte Konten nicht angelegt oder erfolgte in der XML-Datei keine Kontie-

rung, wird dies im Buchungsdialog durch ein rotes Rufzeichen „!“ angezeigt (vor der

Verbuchung kann das entsprechende Konto noch direkt angelegt bzw. der Bu-

chungssatz ergänzt werden). Die Aufteilung der einzelnen Zeilen kann mit der rech-

ten Maustaste verändert werden.

Durch Anklicken von verbuchen werden die Rechnungen in die Buchhaltung über-

nommen.

1.10. Datev-Schnittstelle

Sollte das Fremd-Programm einen Export im Datev-Format unterstützen, kann auch

diese Schnittstelle verwendet werden.

Von RZL unterstützt wird das DATEV-CSV Format ab Version 1.4 (gültig seit Mai 2011).

Zur Sicherheit sollten Sie uns vor dem erstmaligen Import eine Testdatei zur Überprü-

fung übermitteln.

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2. Daten mit RZL Konverter ins RZL Format konvertieren

Die RZL Datenimport-Abteilung bietet nunmehr verstärkt die Erstellung sog. RZL Kon-

verter an. Die derzeit verfügbaren RZL Konverter können aus der in den Schulungsun-

terlagen beiliegenden Liste entnehmen.

Die Erstellung eines RZL Konverters kommt in Frage, wenn Sie Daten aus einem Fremd-

programm in die RZL FIBU importieren möchten, der Fremdhersteller das RZL Format

aber nicht unterstützt.

Die RZL Konverter sind kostenpflichtig. Bei Interesse wenden Sie sich bitte direkt an

die RZL Datenimport-Abteilung ([email protected], Tel. 07752/252-36) oder den RZL Ver-

trieb ([email protected], Tel. 07752/252-65).

Der RZL Konverter ist im RZL FIBU-Programm direkt aufrufbar (Bearbeiten – Datenim-

port Import Fremdformat), wandelt Daten (Buchungen, Personenkonten) entspre-

chend der RZL Schnittstelle um und importiert das Ergebnis in die RZL FIBU.

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3. Import von Personenkonten mit frei definierbarer

Listenform

Stammdaten von Personenkonten und Sachkonten sowie Salden können neben einer

fixen Schnittstelle auch mit einer frei definierbaren Listenform in die RZL FIBU im-

portiert werden. In dieser Listenform wird einmalig festgelegt, welche Daten in wel-

chem Feld (in welcher Reihenfolge) in der Importdatei vorhanden sind.

Nach Aufruf des Menüpunkts Bearbeiten Datenimport Import RZL-Format und

betätigen der Schaltfläche Erweitert erscheint folgender Bildschirm:

Über die Schaltfläche Einstellungen kann eine Listenform erstellt werden, in der die

Felder der Importdatei definiert werden. Wenn in den Stammdaten des Klienten ent-

weder das neue oder das alte ÖKR-Schema eingestellt ist, wird bei Auswahl der Op-

tion Konten laut ÖKR-Schema anlegen beim Datenimport die Kontoart aufgrund der

Kontonummerneinteilung des jeweiligen ÖKR-Schemas angelegt. Die Option nur im-

portierte Felder aktualisieren bewirkt, dass nur lt. Listenform importierte Felder ak-

tualisiert werden.

! Vor dem tatsächlichen Import immer eine Datensicherung des FIBU-Klienten erstellen und einen Probe-

lauf durchführen.

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4. Elektronische Überweisungen an Kreditoren

Über das RZL FIBU-Programm kann auf Basis der eingebuchten Offenen Posten eine

Überweisungsdatei erstellt werden, die in das Telebanking-Programm Ihrer Bank ein-

gespielt und abgezeichnet werden kann. Gleichzeitig werden diese Überweisungen

auf den einzelnen Kreditoren automatisch verbucht und ein OP-Ausgleich durchge-

führt.

4.1. Stammdaten Kreditor

In den Stammdaten der Kreditoren sind die Bankverbindungen (BIC nicht mehr not-

wendig) und die Zahlungsfristen zu hinterlegen.

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4.2. Buchen abweichende Zahlungsfrist

Die beim Kreditor hinterlegten Zahlungsfristen können bei einer einzelnen Rechnung

während dem Buchen mit der F4-Taste im Feld Steuer/Skt. übersteuert werden. Im

selben Fenster kann auch das Kundendaten/Zahlungsreferenz-Feld ausgefüllt werden.

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4.3. Elektronische Überweisungen – Überweisen mit Korrektur

Sie können über Bearbeiten Zahlungsverkehr SEPA Überweisungen SEPA-

Raum Überweisungen im SEPA-Raum durchführen.

Tipp Über die Schaltfläche Übersicht können Sie eine Vorschlagsliste mit den zu überweisenden OPs ausge-

ben. Diese können Sie Ihrem Klienten übermitteln, damit dieser eventuelle Anmerkungen/Korrekturen

vornehmen kann, die Sie dann bei der tatsächlichen Erstellung der Überweisungsdatei berücksichtigen

können.

Tipp Vergeben Sie bei jeder erstellten Überweisungsdatei einen neuen Dateinamen, somit bleiben alle erstell-

ten Zahlungsverkehrs-Dateien erhalten.

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Überweisungen an Kreditoren als Sammellastschrift vom Bankkonto abbuchen

Durch die Aktivierung wird eine Sammelüberweisung der Einzelbeträge auf dem ei-

genen Bankkonto erstellt. Ansonsten wird für jeden Kreditor ein eigener Sammler

gebucht. Dadurch wird einerseits die Überweisungsdatei größer, andererseits wer-

den auch die Buchungszeilen bei der Bank mehr.

Einzelausweis jedes OPs auf dem Bankauszug des Kreditors

Standardmäßig wird jedem Kreditor der Gesamtbetrag aller offenen Überweisungen

am Bankauszug ausgewiesen. Mit Aktivierung der Auswahl werden die Einzelbeträge

getrennt überwiesen.

Überweisungen verbuchen und Eingabe des ZV-Pflichtkontos

Durch die Aktivierung des Feldes und der Eingabe des ZV-Pflichtkontos werden nach

der Erstellung der Überweisungsdatei die betroffenen Überweisungen automatisch

auf jedem einzelnen Kreditor bzw. am Pflichtkonto als Sammelbuchung verbucht.

Bei Erhalt des Bankauszuges wird der Betrag von diesem ZV-Pflichtkonto auf das je-

weilige Bankkonto umgebucht.

! Damit diese Funktion optimal genutzt werden kann, muss das Hakerl bei „Überweisungen an Kreditoren

als Sammellastschrift vom Bankkonto abbuchen“ gesetzt sein.

Tipp Endtermin: Dieses Feld ist entscheidend für Berechnung, welche Offene Posten fällig sind! Der Endter-

min sollte in die Zukunft gesetzt werden, bis Sie in etwa den nächsten Zahlungslauf durchführen. Somit

werden auch Rechnungen mitüberwiesen werden, die morgen, übermorgen bzw. bis zum Endtermin

fällig werden.



Detail der zu überweisenden offenen Posten eines Kreditors:

Bearbeiten einer Überweisungszeile über das Stiftsymbol:

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5. SEPA Retourdaten

Über die Verarbeitung der Retourdaten können elektronische Kontoauszüge (camt053

bzw. camt054) in die RZL Finanzbuchhaltung übernommen und möglichst automati-

siert verbucht werden.

! Im Regelfall wird der camt054-Datenträger nicht mehr benötigt, da der camt053 bereits alle Informati-

onen enthält.

5.1. Vorteile des Einlesens von SEPA Retourdaten:

Automatisierte Kontierung von Gutschriften durch Verwendung der Zahlungs-

referenz.

Automatische Zuordnung von Gutschriften bzw. Lastschriften auf Basis des

beim Debitor bzw. Kreditor (automatisch) hinterlegten IBANs.

Automatische Übernahme diverser Informationen (z.B. Datum, Auszugsnum-

mer, Betrag im Soll oder Haben, Buchungstext)

Anzeige und Übernahme des Auftraggebers ins Textfeld

Keine Differenzen beim Kontostand zwischen Buchhaltung und Kontoauszug

mehr möglich

5.2. Schritt 1: Retourdatenverarbeitung – bei welchen Klienten?

Bei ALLEN!

Es spricht nichts gegen die Nutzung der Retourdatenverarbeitung auch bei kleineren

Buchhaltungen. Schon bei wenigen Buchungen können Sie mit verschiedenen Auto-

matisierungsmöglichkeiten Zeit sparen.

5.3. Schritt 2: Wie komme ich zu den Daten?

Die größere Herausforderung ist die Freischaltung der camt53-Dateien bei der Bank.

Wir haben bei verschiedenen Banken angefragt und fast ausschließlich die Rückmel-

dung erhalten, dies über den persönlichen Bankbetreuer abzuwickeln. Kontaktieren

Sie bzw. Ihr Klient also zur Freischaltung der camt53 Retourdaten Ihren Bankbetreuer.

Fragen Sie aber am besten sofort nach dem Zuständigen für elektronische Kontoaus-

züge camt53, da die Mitarbeiter der Filialen oft nicht unmittelbar die richtigen An-

sprechpartner sind.

Als kleine Hilfe finden Sie anbei auch eine Liste mit von RZL gesammelten Kontakten

bei den verschiedenen Banken. Diese Liste ist bereits online verfügbar (rzlsoft-

ware.at/Kontaktdaten-Banken) und wird laufend erweitert. Falls Sie kompetente An-

sprechpartner kennen, ersuchen wir um Info per Mail an [email protected].

Tipp Falls Sie die Daten in Ihrer Kanzlei abrufen möchten bitten Sie Ihren Klienten, dies bei seinem Betreuer

zu beantragen. Sie brauchen in der Kanzlei pro Bankensektor einen Verfüger, an den das Konto Ihres

Klienten geknüpft wird. Wenn Sie bereits einen Verfüger für einen bestimmten Sektor haben, können Sie

diesen auch für weitere Klienten verwenden, die beim selben Bankensektor ein Konto haben.



Wurde der camt53 beim Bankkonto Ihres Klienten einmal aktiviert, gibt es zwei Mög-

lichkeiten, diesen tatsächlich abzurufen:

1. Abruf über das Telebanking-Programm Ihrer Kanzlei

a. Der standardisierte Kontoauszug camt053 kann über jedes österreichi-

sche Telebanking-Programm (z.B. Elba usw.) abgerufen werden.

b. Sie als Steuerberater können die Bankkonten der Klienten in Ihr Teleban-

king-Programm einbinden und alle Konten auf Knopfdruck abrufen.

c. Die Einbindung kann ohne Einzelzeichnungsberechtigung erfolgen, so-

dass Sie als Steuerberater nur das Recht zum Abruf des Kontoauszugs

haben (ohne Möglichkeit, Überweisungen abzuzeichnen).

d. Die abgerufenen Retourdaten werden alle in einem bestimmten Ordner

strukturiert in Unterordner abgelegt.

Einstellungen am Beispiel ELBA:

! Sie müssen nie einzelne Konten manuell abrufen (z.B. in ELBA: DFÜ – Daten anfordern). Führen Sie

einfach regelmäßig bzw. bevor Sie Daten verarbeiten wollen, einen Rundruf durch. Somit werden alle

Retourdaten von allen Konten, die im Telebanking hinterlegt sind, abgerufen und „warten“ sozusagen

im jeweiligen Ordner, bis sie in der FIBU verarbeitet werden.



2. Klient ruft die Retourdaten selbst ab und leitet Ihnen diese weiter

a. Über das RZL Klientenportal

Bei der Übermittlung über das RZL Klientenportal (Dokumente Dokumente

übermitteln) wird der zuständige Kanzleimitarbeiter per Mail informiert,

dass die SEPA Retourdaten übertragen wurden. Die Daten selbst werden

verschlüsselt über das Klientenportal übertragen.

Sie können diese Daten direkt im KIS in der Dokumentenverwaltung oder

mit Ihrem WT-Zugang am Klientenportal abholen.

b. per E-Mail

Tipp Wir empfehlen, auch wenn Sie die Daten vom Klienten bekommen, diese immer in denselben

Ordner abzulegen. Somit können die Retourdaten in der FIBU vom bereits hinterlegten Ordner

hereingespielt werden.

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5.4. Schritt 3: Stammdaten in der RZL FIBU anlegen

Bankverbindung anlegen

In der RZL FIBU müssen die Stammdaten der Bankverbindung, der Belegkreis, das zu-

geordnete FIBU-Bankkonto und eventuell die Zahlungsreferenz angelegt bzw. hinter-

legt werden (Stamm weitere Stammdaten Bankkonten).

Tipp Die Zahlungsreferenz wird bei RZL immer auf 12 Stellen aufgefüllt. D.h. eine vom Kunden ausgefüllte

Zahlungsreferenz mit der Nummer 12345 wird von RZL folgendermaßen (immer vorne) aufgefüllt:

000000012345.

Auf Basis dieser 12-stelligen Zahlungsreferenz müssen Sie das Schema im Feld Zahlungsreferenz hinter-

legen. Dabei steht ein O für eine Stelle der OP-Nummer, ein X für eine Stelle, die nicht beachtet werden

soll und ein K für eine Stelle der Kontonummer.

Wir empfehlen, als Zahlungsreferenz immer die Rechnungsnummer (somit auch die OP-Nummer) zu

verwenden.

Bei unserem Beispiel müsste das Feld Zahlungsreferenz im Stamm der Bankverbindung folgendermaßen

befüllt werden: XXXXXXXOOOOO

Notiz:

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Stammdaten für Kreditkartenabrechnungen anlegen

Bei der Übernahme von SEPA Retourdaten können Disagio-Beträge und Spesen, die bei

Kreditkartengutschriften anfallen, automatisch vom Programm verbucht werden.

Die Stammdaten für die Kreditkartenabrechnungen können Sie außerhalb des Retour-

daten-Dialoges im Menü Stamm weitere Stammdaten Kreditkartenabrechnungen

oder während der Verarbeitung der Retourdaten mit Umschalt + F4 oder der rechten

Maustaste anlegen.

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5.5. Welche Möglichkeiten gibt es zur automatischen Kontierung?

Verbuchungsregeln

o Buchungsvorschlag auf Basis eines oder verschiedener Kriterien wie Be-

trag, IBAN, Name, Verwendungszweck …

o Für Buchungen auf Sachkonten

o Ideal für periodisch wiederkehrende Bankeingänge und Bankausgänge

o Automatisierungsmöglichkeit für doppelte BH und auch für EA-Rechner

Zahlungsreferenz (kann mit Sammeldebitoren verwendet werden)

o Für eine automatische Kontierung über die Zahlungsreferenz müssen

Ihre Klienten auf den Ausgangsrechnungen diese explizit anführen:

„Bitte geben Sie bei elektronischer Überweisung folgende Zahlungsrefe-

renz ein: OP-Nummer“

o Die auf den AR angeführte Zahlungsreferenz muss der OP-Nummer ent-

sprechen, mit der die AR in der FIBU eingebucht werden

o Diese Zahlungsreferenz muss dann vom Kunden des Klienten bei der

Überweisung im Feld Zahlungsreferenz erfasst werden

o Erst wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, kann eine automati-

sche Zuordnung der Zahlung zum Offenen Posten und somit zum Debi-

tor anhand der Zahlungsreferenz erfolgen

IBAN am Personenkonto (nur mit Konto pro Kunde/Lieferant)

o Vor allem für jene Buchhaltungen hilfreich, die Großteils denselben Kun-

denstamm haben, da schon ab der 2. Zahlung die Überweisung automa-

tisch kontiert werden kann

o Automatische Zuordnung der Zahlung zum Personenkonto aufgrund

des am Konto hinterlegten IBANs

o Automatische Suche des OPs am Personenkonto bei einer Abweichung

von weniger als 5% zum Überweisungsbetrag

o Der IBAN wird automatisch nach der Übernahme der Retourdaten auf

den Personenkonten gespeichert

Kreditkartenabrechnungen (nur Gutschriften)

o Automatische Verbuchung des Verrechnungskontos

o Automatische Verbuchung Spesen und Disagio

o derzeit möglich für folgende Anbieter:

SIX, Card Complete, Hobex, American Express, Concardis



5.6. Schritt 4: CAMT Retourdaten hereinspielen

Über Bearbeiten Zahlungsverkehr SEPA Verarbeitung CAMT Retourdaten oder

über die Schaltfläche können die Retourdaten hereingespielt werden.

Über die Option CAMT Dateien automatisch hereinspielen werden die Retourdaten aus

dem über Pfad CAMT hinterlegten Ordner hereingespielt und nach dem Hereinspielen

mit der Dateierweiterung „.old“ versehen, um ein doppeltes Hereinspielen zu verhin-

dern.

Dieser Ordner bleibt beim Klienten pro Bankverbindung gespeichert, sodass Sie das

nächste Mal sofort auf „Daten verarbeiten“ klicken können.

Tipp Sie können jederzeit Retourdaten hereinspielen, auch wenn noch nicht alle bisher hereingespielten Aus-

züge verarbeitet wurden oder von den neuen Auszügen noch nicht alle verarbeitet werden sollen. Sie

müssen sich also nicht einzeln um die Dateien kümmern – hereingespielte, nicht verarbeitete Auszüge

bleiben im System erhalten, bis sie verarbeitet werden.

Notiz:

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5.7. Schritt 5: CAMT Retourdaten verarbeiten

Über Daten verarbeiten werden folgende Schritte durchgeführt:

1. Neue Daten aus dem ausgewählten bzw. hinterlegten Ordner werden in die RZL

FIBU hereingespielt

2. Bereits hereingespielte Daten werden mitberücksichtigt und wieder zum Verar-

beiten angezeigt

Sie gelangen nun in folgenden Dialog:

Sie sehen im oberen Bereich die einzelnen Auszugszeilen bzw. die Sammelbuchun-

gen. Bei Sammelbuchungen werden im unteren Bereich die Einzelzeilen zum oben

markierten Sammler angezeigt. Markieren Sie nun die zu verarbeitenden Auszüge und

klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

! Es können nur ganze Kontoauszüge verarbeitet werden. Wenn Sie mehrere Auszüge zum Verarbeiten

auswählen, können Sie während der Verarbeitung wieder welche deaktivieren und das nächste Mal wie-

der mitauswählen.

Notiz:

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Im nächsten Dialog können Sie über DMS-Belege zuordnen aktivieren, dass Sie Belege

zu einzelnen Kontoauszugszeilen zuordnen möchten. Es werden Ihnen dann im KIS

vorhandene, nicht verbuchte Belege dieses Belegkreises in einer Belegliste angezeigt.

Sie können dann Belege einer oder mehreren Buchungszeilen zuordnen. Die Funktion

kann auch im Verarbeitungsdialog noch gestartet werden.

Sie gelangen nun über Weiter in den Verarbeitungsdialog. Alle vorhandenen Buchun-

gen werden aufgelistet. Folgende Felder werden bereits aus der Datei ausgelesen:

Datum, Beleg, Bankkonto, Betrag und Text sowie die Kontrollsumme

Beim Einsteigen wird bei jeder Zeile überprüft, ob eine Verbuchungsregel greift, eine

Zahlungsreferenz ausgefüllt ist oder ein IBAN auf einem Konto gefunden wird und

dementsprechend ein Zahlungsvorschlag erstellt.

Notiz:

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Zeilen mit fehlendem Gegenkonto und fehlender OP-Nummer werden mit einem

roten Rufzeichen in der ersten Spalte gekennzeichnet (keine Zahlungsreferenz

ausgefüllt und kein IBAN am Konto gefunden bzw. keine Verbuchungsregel ange-

legt).

Gelbes Rufzeichen: Wurde zwar das Gegenkonto aufgrund des IBANs gefunden,

aber kein passender Offener Posten auf diesem Konto, wird die Zeile mit einem

gelben Rufzeichen gekennzeichnet.

Die Buchungszeile wurde aufgrund einer Verbuchungsregel kontiert.

Der Buchungszeile wurde ein gescannter Beleg zugeordnet.

! Es handelt sich bei diesem Dialog lediglich um einen Kontierungsdialog, die Buchungen sind auf keinen

Auswertungen enthalten. Erst wenn alles kontiert ist, kann über die Schaltfläche Verbuchen die tatsäch-

liche Verbuchung vorgenommen werden.

! Da es sich „nur“ um einen Kontierungsdialog handelt, werden die Skontoabfragen erst gesammelt bei

der Verbuchung vorgenommen. Die jeweilige Zeile wird dabei allerdings wieder angezeigt, damit die

Buchung auch nachvollzogen werden kann.



5.8. Verbuchungsregeln

Bei Buchungszeilen, die in der 2. Spalte mit einem „V“ gekennzeichnet sind, handelt

es sich um einen Buchungsvorschlag aufgrund einer Verbuchungsregel.

Diese Verbuchungsregeln werden im Allgemeinen für die Verbuchung von Abbu-

chungsaufträgen (z.B. Miete, Gas, Strom, Heizung, Versicherungen, …) oder immer

wiederkehrenden, ähnlichen Buchungen verwendet.

Tipp Wir empfehlen, die Zeile, für die eine Verbuchungsregel angelegt werden soll, vorher vollständig zu

erfassen und erst dann die Verbuchungsregel mit der F4-Taste anzulegen. Dadurch werden die Bu-

chungsdaten gleich als Vorschlag in die Verbuchungsregel übernommen.

Nicht passende Kriterien sind zu deaktivieren (z.B. der Betrag oder ein Monat im Ver-

wendungszweck). Damit die Regel zur Anwendung kommt, müssen alle aktivierten

Kriterien erfüllt sein.

! In der Verbuchungsregel hinterlegte Begriffe im Feld Name oder Verwendungszweck müssen im jewei-

ligen Feld nur vorkommen! Beispielsweise wird mit „Gas“ im Verwendungszweck auch dann richtig kon-

tiert, wenn im Verwendungszweck „Energie Ried Abrechnung Gas“ oder „Gas 04/2017“ übermittelt wird.

Notiz:

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Der Buchungsvorschlag wird aufgrund der vorher bereits durchgeführten Kontierung

der Buchungszeile automatisch in das Registerblatt Buchungsvorschlag übernommen.

Zusätzlich kann in das Textfeld automatisch der Verwendungszweck von der Bank

oder der Name des Auftraggebers übernommen werden.

Notiz:

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5.9. Über das Kontextmenü stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Anzeige Detail mit allen Infos (Fenster kann geöffnet bleiben)

Verbuchungsregeln ändern/anlegen

Stammdaten Kreditkarten ändern/anlegen

Die Vorgangsweise bei der Übernahme der Buchungstexte bestimmen

Importzeilen aufteilen (ähnlich einer Splitbuchung)

DMS-Belege zuordnen, aufheben

DMS-Verbuchen starten

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Tipp Beim Verarbeiten der Retourdaten können sie sich über das Kontextmenü oder die F2-Taste die Detailan-

sicht der Importzeile mit dem vollständigen Verwendungszweck anzeigen lassen. Dieses Fenster kann

dauerhaft geöffnet bleiben.

Notiz:

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5.10. Zurückspielen der Bankverbindungen

Sofern die Importdatei einen IBAN der bebuchten Personenkonten beinhaltet, können

diese nach der Verbuchung in die Stammdaten der Personenkonten automatisch über-

nommen werden. Camt-Retourdaten beinhalten immer einen IBAN.

! Wurde die Überweisung von einem anderen Konto durchgeführt und am Debitor ist bereits ein IBAN

gespeichert, wird dieser überschrieben, da nur ein IBAN pro Konto gespeichert werden kann.

5.11. SEPA Retourdaten – IBAN-Ausschlussliste

Soll ein in der Retourdatendatei angegebener IBAN nie in den Stammdaten des be-

troffenen Personenkontos hinterlegt werden, (z.B. wenn von einem abweichenden

Bankkonto überwiesen wird, Nachnahmebeträge gehen von der Post ein) kann dieser

mit der IBAN-Ausschlussliste ausgegrenzt werden.

Die IBAN Ausschlussliste kann über Bearbeiten Zahlungsverkehr SEPA Aus-

schlusslisten erfasst werden.



6. Retourdaten über Netbanking

Alternativ zum standardisierten camt-Format können auch Kontoauszüge aus Online-

Banking Systemen (z.B. Netbanking der Sparkasse) mittels Listenform in die RZL FIBU

eingespielt und automatisiert verbucht werden.

Voraussetzung dafür ist, dass Importdateien im Format .csv oder .txt aus dem Online-

Banking System exportiert werden können.

Tipp Wir empfehlen, dass Ihre Klienten die Standard Export Funktion der jeweiligen Bank verwenden. Somit

müssen Sie je Bank nur eine Listenform anlegen und können diese für mehrere Klienten derselben Bank

nutzen. Falls es keinen Standard-Export gibt, exportieren Sie möglichst alle Felder, die Ihnen zur Verfü-

gung stehen, um in der FIBU die Daten optimal auswerten/verwerten zu können.

Die Automatisierungsmöglichkeiten, die bei den camt53 Retourdaten aufgezählt wur-

den (Verbuchungsregeln, Zahlungsreferenz und IBAN), kommen auch bei Netbanking-

Dateien zur Anwendung – Voraussetzung dafür ist, dass die jeweilige Info in der Datei

enthalten ist.

Beispiel Export George von der Sparkasse:



6.1. Netbanking - Daten hereinspielen/Listenformen

Aufgrund der unterschiedlichen Struktur der exportierten Kontoauszüge der verschie-

denen Banken ist die Anlage einer Listenform notwendig. Über diese Listenform wird

die Struktur der Kontoauszugsdatei abgebildet. In der Regel entsprechen die Felder

in der Listenform den Spalten in der Datei.

Tipp In der Beilage der Schulungsunterlagen finden Sie eine Kurzanleitung zur Retourdatenverarbeitung. Am

Ende dieser Kurzanleitung finden Sie eine Übersicht, welches Feld der Listenform in welches Feld beim

Buchungssatz geschrieben wird (z.B. Umsatzzeile 1 und 2 ins Textfeld)..

Notiz:

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Über das Kontextmenü kann eine angelegte Listenform als Standard für den betref-

fenden Klienten festgelegt werden.

6.2. Netbanking - Daten verarbeiten

Das Verarbeiten der Retourdaten erfolgt analog dem Verarbeiten der camt53 Daten.

Der einzige Unterschied ist, dass jede Datei einzeln hereingespielt werden muss, es

kann kein Ordner angegeben werden, wie bei den camt53 Retourdaten.

Nach der Verbuchung wird ebenfalls eine automatische Hinterlegung des IBANs am

Personenkonten vorgenommen, wenn dieser in der Datei mitgeliefert wird.

6.3. Buchungstext-Ausschlussliste

Mit der Buchungstext-Ausschlussliste kann pro Klient eine Liste erstellt werden, um

Buchungstexte beim Verbuchen von Netbanking-Daten automatisch aus den Umsatz-

zeilen heraus zu löschen.

Notiz:

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7. RZL Belegverarbeitung

Warum soll ich die RZL Belegverarbeitung nutzen?

Hauptziel ist die digitale Speicherung der Belege beim Buchungssatz. Sie spa-

ren sich somit später Zeit bei der Belegsuche, da Sie keine Papierbelege mehr

in den Belegordnern suchen müssen.

Automatisierung & Zeitersparnis

Beim Bilanzieren können Sie die Belege direkt im Bilanz-Programm aufrufen!

Mit Belegschablonen können verschiedene Beleginformationen automatisiert

ausgelesen werden. Diese bilden die Basis für den in der RZL FIBU generierten

Buchungsvorschlag!

Digitalisierte Belege können - ergänzt um verschiedene Buchungsinfos – auch

für Mandanten über das RZL Klientenportal bereitgestellt werden.

7.1. Wie komme ich zu den digitalen Belegen?

Variante 1: Ihr Klient bringt Ihnen die Belegordner und Sie scannen die Belege in der

Kanzlei

Variante 2: Ihr Klient stellt die Belege digital über das RZL Klientenportal bereit

7.2. Variante 1: WT scannt Belege – Anlegen der Scanordner

Bevor mit dem Scannen begonnen wird, sollten Sie für jeden Mitarbeiter einen eige-

nen Scanordner im Netzwerk und im KIS anlegen (Verwaltung Scanordner). Es kann

hier ein Name für jeden Scanordner vergeben werden, der dann im KIS-Navigations-

baum angezeigt wird.

Scanordner können einem KIS-Mitarbeiter zugeordnet werden, somit sieht der jewei-

lige Mitarbeiter nur seine eigenen und öffentliche (nicht zugeordnete) Scanordner.

Aktivieren Sie immer die Auswahl „Texterkennung (OCR) automatisch im Hintergrund

ausführen“. Somit wird die Texterkennung (OCR-Erkennung) vollautomatisch im Hin-

tergrund ausgeführt, sobald neue Belege im Scanordner vorhanden sind und das RZL

KIS gestartet ist.

Notiz:

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7.3. Der Scanvorgang

Allgemeines

Bitten Sie Ihre Klienten, die Belege ohne Klammern bzw. Heftung im Ordner sor-

tiert abzulegen. Sie müssen somit nur mehr die gesamten Rechnungen in den

Scanner einlegen und per Stapeleinzug scannen.

Achten Sie auf geraden Einzug der Belege.

Wir empfehlen standardmäßig doppelseitig zu scannen, da Sie im RZL KIS die

gescannten Leerseiten automatisch entfernt können. Alternativ dazu könnten

Sie einseitige und mehrseitige Belege bereits vorab getrennt ablegen und dem-

entsprechend scannen.

Qualität

300 oder 400 dpi! nur gute Scanqualität kann gute Ergebnisse bei der Beleg-

datenerkennung liefern.

Dateiformat

PDF (Einzelseiten oder Gesamtdokument ist nicht entscheidend. Das Gesamt-

dokument kann im RZL KIS auf Knopfdruck in Einzelseiten aufgeteilt werden.)

7.4. Der Scanvorgang – OCR-Erkennung

Um aus den gescannten PDF-Belegen Werte auslesen zu können, muss das Bild mit-

tels OCR/Texterkennung in einen verwertbaren Text umgewandelt werden.

Folgende Möglichkeiten haben Sie derzeit, die OCR-Erkennung durchzuführen:

Das RZL KIS macht die OCR-Erkennung. Folgende Einstellungsmöglichkeiten

haben Sie unter Extras RZL Plugin Manager:

o tessercat-ocr V3.02 (Google)

o tessercat-ocr V3.04 (Google)

o Microsoft OCR (nur unter Windows 10)

Wir empfehlen unter Windows 10 die Microsoft OCR zu verwenden, bei

älteren Betriebssystemen die Google-Version tesseract-ocr 3.04.

Ihr Scanner macht die OCR-Erkennung (Einstellung am Scanner)

Ein anderes vorgelagertes System macht die OCR-Erkennung

Notiz:

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Tipp Verschiedenen OCR-Erkennungen (Ihr Scanner, RZL, …) können unterschiedliche Ergebnisse liefern. Pro-

bieren Sie selbst, wo Sie die Besten Ergebnisse bekommen.

Falls Sie nicht sicher sind, ob Ihr Scanner schon eine OCR-Erkennung durchgeführt hat, können Sie dies

überprüfen, indem Sie das PDF im Adobe Reader öffnen und versuchen, Texte mit dem Mauszeiger-

Symbol (nicht mit dem Hand-Symbol) zu markieren. Wenn dies möglich ist, wurde bereits eine OCR-

Erkennung durchgeführt und der Text wird vom RZL KIS so verwendet, wie er vom Scanner geliefert wird!

Wenn die OCR-Erkennung vom Scanner nicht zufriedenstellend ist, empfehlen wir die OCR-Erkennung

bei Ihrem Scanner unbedingt zu deaktivieren. Im RZL KIS können Sie über die „benutzerdefinierte Beleg-

datenerkennung“ die mitgelieferte, schlechte OCR-Erkennung verwerfen und vom RZL KIS (Microsoft

OCR, tesseract, …) über die Funktion „RZL Texterkennung erzwingen“ neu ausführen lassen.

! Bei der OCR/Texterkennung von Papierbelegen wird es nie eine vollständig richtige Erkennung der

Texte bzw. Ziffern und Beträge geben! Nur bei Original-PDFs entfällt diese OCR-Erkennung, da die Text-

Informationen bereits in das PDF eingebettet sind.

Tipp Um festzustellen, welcher Text von der OCR-Erkennung gelesen wurde, markieren Sie direkt am Beleg

einen bestimmten Wert mit der Maus. Wenn Sie den Mauszeiger gedrückt halten, wird Ihnen unterhalb

des Zeigers der tatsächlich erkannte Text angezeigt. Nutzen Sie diese Funktion vor allem beim Anlegen

von neuen Schablonen!

Im RZL KIS können Sie sich den Beleg in der Normalansicht (links) und in der Textan-

sicht (rechts) anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf das Textsymbol in der Belegan-

sicht:



7.5. Belege bearbeiten und ins KIS hinzufügen

Belege können über angelegte Scanordner, aber auch von jedem beliebigen anderen

Ordner ins KIS hinzugefügt werden. Nur beim Hinzufügen über Scanordner erfolgt die

automatische Text/OCR-Erkennung bereits im Hintergrund.

! Das Symbol links unten auf den einzelnen Seiten zeigt an, dass die Texterkennung (OCR-Erkennung)

bereits (im Hintergrund oder vom Scanner, …) durchgeführt wurde.

Tipp Sie können Belege aus E-Mail Anhängen oder aus einem beliebigen Ordner direkt in die Seitenansicht im

RZL KIS per Drag&Drop hineinziehen!

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7.6. Belege/Seiten bearbeiten

Nach Anwahl des Scanordners müssen die Belege aufbereitet werden. Ziel ist die Zu-

sammenfassung mehrseitiger Belege, Leerseiten raus zu löschen, Querseiten zu dre-

hen usw.

Mehrseitige Belege können Sie über das Klammernsymbol links oben markieren und

mit der rechten Maustaste Beleg auftrennen in Einzelseiten auftrennen. Es ist also

nicht entscheidend, ob Ihr Scanner ein PDF für alle Belege oder Einzelseiten liefert.

Mehrere Belege können Sie wie im Windows-Explorer mit der Strg- bzw. Shift-Taste

markieren. Auch markieren mehrere Belege/Seiten mit der Maus ist wie im Windows-

Explorer möglich (im grauen Bereich klicken, halten und über die Belege drüberzie-

hen).

Mit der rechten Maustaste können Sie nun die markierten Belege bearbeiten.

! Die Reihenfolge, Markierung und Anzahl der Belege ist in der Seiten- und Listenansicht immer synchron.

Per Drag&Drop können Sie mehrseitige Belege zusammenfassen.

Notiz:

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7.7. Belege dem Klienten und Belegkreis zuordnen

Die Zuordnung erfolgt in der Seitenansicht oberhalb der Belege für alle vorhandenen

Belege …

… oder in der Detailansicht für die markierten Belege …

… oder indem Sie in der Menüleiste mit Neue Klientengruppe bzw. Neue Belegkreis-

gruppe neue Gruppen manuell anlegen. Belege können dann per Drag&Drop in der

Seitenansicht in die jeweilige Gruppe gezogen werden.

Tipp Die Detailansicht kann zur besseren Übersicht standardmäßig ausgeblendet bleiben! Auch die Menü-

leiste kann per Doppelklick ausgeblendet werden.

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7.8. Belegdaten erkennen

Der nächste Schritt ist die Erkennung der Belegdaten. Dabei werden auf Basis der von

der OCR/Text-Erkennung erkannten Texte für die Buchhaltung relevante Werte aus-

gelesen (Datum, Belegnummer, Betrag, UID-Nummer usw.).

! Die Belegdatenerkennung darf nicht mit der OCR/Text-Erkennung verwechselt werden. Bei der OCR-

Erkennung wird das Bild in Text umgewandelt, bei der Belegdatenerkennung werden bestimmte Werte

aus dieser OCR-Erkennung ausgelesen.

Wählen Sie oben in der Menüleiste „Belegverarbeitung“ den Eintrag „Belegdaten erken-

nen“, wenn alle Belege erkannt werden sollen oder „Ausgewählte Belegdaten erken-

nen“, wenn die Belegdatenerkennung nur für die markierten Belege durchgeführt wer-

den soll.

In der Listenansicht werden dann die Ergebnisse der Belegdatenerkennung angezeigt:

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7.9. Schablonen anlegen/bearbeiten

Das grundsätzliche Problem bei der Belegdatenerkennung ist, dass sich das Layout

und die Begrifflichkeiten, die bei den verschiedenen Rechnungen der Rechnungsstel-

ler verwendet werden, sehr stark unterscheiden.

Es gibt daher im RZL KIS die Möglichkeit, pro Rechnungssteller sogenannte Beleg-

schablonen anzulegen, um für eine spezielle Rechnung festzulegen, wo und auf wel-

che Weise die jeweiligen Rechnungsinformationen gefunden werden können (Beleg-

datum, Gesamtbetrag, Belegnummer, Buchungstext, Zahlungsreferenz, UID-Nummer,

Name/Anschrift, Kundennummer).

Ohne Anlage einer speziellen Schablone wird die Allgemeine RZL Schablone verwen-

det. Diese Schablone hat als einzige kein eindeutiges Erkennungsmerkmal und wird

daher immer verwendet, wenn keine spezielle Schablone gefunden wird. Diese RZL

Schablone ist schreibgeschützt.

! Das Erkennungsmerkmal ist entscheidend, damit bei der Belegdatenerkennung das RZL KIS selbständig

pro Rechnung die richtige Schablone finden kann. Wird keine spezielle Schablone gefunden, wird die

Allgemeine RZL Schablone verwendet.

Notiz:

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7.10. Belege ins KIS übernehmen

Der letzte Schritt nach der Aufbereitung der Belege ist das end-

gültige Hinzufügen ins KIS. Wählen Sie dazu oben in der Leiste

„Belegverarbeitung“ den Eintrag „Alle übernehmen“, wenn alle

vorhandenen Belege übernommen werden sollen oder „Auswahl

übernehmen“, wenn nur die markierten Belege ins KIS übernom-

men werden sollen.

Die Belege stehen dann im KIS als unverbucht zur Verbuchung in der RZL FIBU bereit.

Nach erfolgreicher Übernahme werden die Belege aus dem Scanordner gelöscht.

Ansicht der übernommenen Belege, die als unverbucht im KIS bereitstehen:

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7.11. Variante 2: Ihr Klient stellt die Belege digital über das RZL Klienten-

portal bereit

Im Optimalfall liefert Ihnen Ihr Klient die Belege bereits als PDF über das RZL Klien-

tenportal. Die AR sollten dabei nicht vom Klienten gedruckt und dann wieder gescannt

werden, sondern direkt aus der Fakturierung als PDF ausgegeben werden. Auch bei

den Eingangsrechnungen (ER) geht die Tendenz immer mehr in die Richtung, dass

Lieferanten die Rechnungen per E-Mail versenden.

! Original-PDF-Rechnungen haben den großen Vorteil, dass keine OCR/Text-Erkennung mehr notwendig

ist, da der Text im PDF eingebettet ist.

Die Bereitstellung über das RZL Klientenportal bietet folgende Vorteile:

verschlüsselte Übertragung der Belege zum WT

keine Beschränkung der Dateigrößen im Gegensatz zur Übermittlung per E-Mail

Abholung der Belege direkt im RZL KIS

Ihr Klient kann die gescannten Belege bereits aufbereiten (mehrseitige Belege

zusammenfassen, Leerseiten löschen, Belegkreis zuordnen, usw.)

Der jeweilige Klient erhält von Ihnen Zugangsdaten für das RZL Klientenportal. Am

Klientenportal gibt es zwei Varianten zum Hochladen der Belege.

Belegbox – Belege übermitteln

Diese Möglichkeit empfehlen wir für Rechnungen, die Ihre Klienten bereits digital (per

E-Mail) erhalten haben. Ihre Klienten können diese Belege in einem Ordner sammeln

und gesamt übermitteln.

Belegbox - Belegscanmanager

Belege können im RZL Scanmanager mit einem lokal angeschlossenen Scanner oder

per Drag & Drop hinzugefügt werden. Hier können die Belege bearbeitet werden (Sei-

ten zusammenfügen, drehen, …).



Abholung der Belege im RZL KIS

Im Kanzlei-Informations-System wählen Sie im Bereich Belegverarbeitung im Verzeich-

nis den Eintrag Klientenportal. Hier können Sie nun direkt auf die Belege am Klienten-

portal des entsprechenden Klienten zugreifen.

Die Zuordnung zum Klienten und zum Belegkreis ist hier nicht mehr notwendig, da

dies bereits vom Klienten gemacht wurde. Die weitere Bearbeitung erfolgt ident zu

einem „normalen“ KIS-Scanordner.

Tipp Das Hinzufügen oder Abholen der Belege aus dem RZL Klientenportal ist auch direkt in der RZL FIBU

möglich. Verwenden Sie dazu den „normalen“ Buchungsdialog (Buchen Buchen oder Buchen Stapel-

buchen) und klicken Sie in der Belegliste links oben auf das Symbol „Neuen Beleg importieren“.

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7.12. Verarbeitung in der RZL FIBU

Variante 1 – Buchen oder Stapelbuchen

Aktivieren Sie bei dieser Variante im Buchungsvordialog die Auswahl DMS-Belege, das

Hakerl automatisch wird standardmäßig gesetzt, damit die Buchungsvorschläge bei

Abschluss einer Buchung für den nächsten Beleg automatisch generiert werden.

Zusätzlich zum Buchungsdialog wird ein zweites Fenster mit der Belegliste geladen.

Die von der Belegdatenerkennung ausgelesenen Werte werden automatisch bei jeder

Buchung in die Buchungszeile übernommen. Der vorgeschlagene Buchungssatz kann

dabei ergänzt bzw. geändert werden.

! Bei der ersten Buchung bzw. wenn der zu verbuchende Beleg in der Belegliste manuell gewechselt wird,

muss im Feld Datum mit F6 der Buchungsvorschlag generiert werden.

Auch bei Aktivierung einer Splitbuchung kann mit F6 ein Buchungsvorschlag für die Splitsammelbu-

chung generiert werden. Also F5 und sofort F6 klicken.

Tipp In der Belegliste haben Sie die Möglichkeit, beliebige Spalten ein- und auszublenden bzw. die Belege

nach jeder beliebigen Spalte zu sortieren. Diese Einstellungen bleiben pro Benutzer und pro Belegkreis

gespeichert.

! Nach Verbuchung aller Belege sollten Sie den automatisch vom Programm gesetzten Filter unten in der

Belegliste entfernen, um sicherzustellen, dass alle Belege verbucht wurden. Es kann z.B. passieren, dass

die Belegdatenerkennung irrtümlich ein falsches Belegdatum ausgelesen hat. Der Beleg wäre dann in

der Liste nicht dabei gewesen.



Variante 2 – Belegsverbuchung aus DMS-System

Bei dieser Variante der Belegsverbuchung werden im Buchungsdialog sofort die Bu-

chungsvorschläge für alle unverbuchten Belege im gewählten Zeitraum und Belegkreis

angezeigt. Die Sortierung der Belege muss bereits im Vordialog festgelegt werden.

Die Vorschläge müssen vervollständigt werden bevor über die Schaltfläche Verbuchen

die tatsächliche Verbuchung durchgeführt werden kann. Die tatsächlichen Buchungs-

infos werden dabei wieder ins KIS zurückgeschrieben.

Mit der F2-Taste kann auch hier ein Belegfenster eingeblendet werden. Je nach mar-

kierter Buchungszeile wird der dazugehörige Beleg angezeigt.

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7.13. Belege nachträglich einer Buchung zuordnen

Bereits bestehende Buchungen können einfach mit vorhandenen, unverbuchten Bele-

gen verknüpft werden, indem Sie auf Buchungssatzebene das Kontextmenü aufrufen

oder die Tastenkombination Umschalt + F7 nutzen.

Wenn der gewünschte Beleg bereits ins KIS hinzugefügt wurde, wird dieser in der Liste

angezeigt und Sie können über die entsprechende Schaltfläche den Beleg sofort der

Buchung zuordnen und als verbucht markieren (DMS-Schlüssel setzten + verbucht

markieren).

Wenn Sie einen neuen Beleg hinzufügen und mit der Buchung verknüpfen möchten,

wählen Sie in der Belegliste das Feld neuen Beleg importieren. Nachfolgend können

Sie in der bereits bekannten Belegansicht neue Belege hinzufügen.

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7.14. Verbuchte Belege aufrufen

Über den Kontenaufruf wird bei jeder Buchung mit Beleg ein entsprechendes Symbol

angezeigt. Mit der F7-Taste oder mit der rechten Maustaste kann nun der verbuchte

Beleg aufgerufen werden. Es wird zur Information ein Verbuchungsstempel direkt am

Beleg angezeigt (dieser wird nur beim Belegaufruf angezeigt).

Notiz:

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7.15. Verbuchte Belege in die Belegbox des Klienten hochladen

Nach der Verbuchung der Belege können diese über das RZL KIS in die Belegbox des

Klientenportals inkl. der Buchungsinfos komprimiert hochgeladen werden.

Markieren Sie im KIS dazu beim Klienten im Bereich verbuchte Belege die gewünsch-

ten Belege und führen Sie mit der rechten Maustaste die Funktion zum Klientenportal

hochladen aus.

Tipp Sortieren Sie die verbuchten Belege nach dem Importdatum, somit wissen Sie genau, welche Belege zu-

letzt importiert wurden.

Ihre Klienten können auf diese digitale Belegbox jederzeit bequem und ortsunabhän-

gig über Internet zugreifen (Belegbox verbuchte Belege) und zum Aufrufen und Her-

unterladen von Belegen nutzen. Somit profitiert auch der Klient von der Digitalisie-

rung der Belege.

Die Belegliste kann über einfache Such-/Gruppier- und Filterfunktionen auf die ge-

wünschten Belege/den gewünschten Beleg eingeschränkt werden.

Notiz:

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Digitalisierung & Automatisierung der Buchhaltung mit … · automatisch kontierte Buchungszeile, die Sie nur noch in die von Ihnen geführte RZL Buchhaltung übernehmen müssen