BUCHHALTUNG UND AVZ IN BMD 5.5 … NEUANLAGE EINES AVZ.....54 3.3 ÜBERLEITEN DER IN DER BUCHHALTUNG VORERFASSTEN ANLAGEGÜTER.....57 3.4 MANUELLES ANLEGEN NEUER ANLAGEN IM 3.5 ˜NDERN

BUCHHALTUNG UND AVZ IN BMD 5.5

AUSWERTUNGEN IN NTCS

Stefan Wenninger

www.simplesoft.at

Stand: 24.06.2010

http://www.simplesoft.at

BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS

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Inhaltsverzeichnis

EINLEITUNG................................................................................................................................................................... 3

1 GRUNDLAGEN ZU BMD 5.5..................................................................................................................................... 4

1.1 VORSTELLUNG VON BMD 5.5 UND NTCS................................................................................................................. 4 1.2 GRUNDLAGEN DER BEDIENUNG VON BMD 5.5 ......................................................................................................... 5 1.3 DIE WICHTIGSTEN TASTATURKÜRZEL IN BMD.......................................................................................................... 6 1.4 GRUNDLEGENDE TIPPS ZU BMD 5.5.......................................................................................................................... 7 1.5 ÜBERSICHT ÜBER DIE WICHTIGSTEN PROGRAMME FÜR BUCHHALTUNGEN .............................................................. 10 1.6 ORDNERSTRUKTUR UND SPEICHERPFADE IN BMD 5.5 ............................................................................................ 12 1.7 EINSPIELEN EINER BUCHHALTUNG IN BMD 5.5....................................................................................................... 15 1.8 EINE BUCHHALTUNG AN DEN MANDANTEN ZURÜCKSENDEN .................................................................................. 17 1.9 EINE NEUE MANDANTENBUCHHALTUNG ANLEGEN ................................................................................................. 18

2 BUCHEN IN BMD 5.5 ................................................................................................................................................ 19

2.1 GRUNDLEGENDE KONTROLLEN VOR DEM BUCHEN ................................................................................................. 19 2.2 GRUNDLEGENDE FUNKTIONEN IM BUCHUNGSPROGRAMM PR03 ............................................................................. 28 2.3 OP-VERWALTUNG ................................................................................................................................................... 34 2.4 BUCHEN IN PR03 ...................................................................................................................................................... 38 2.5 SPLITTBUCHUNGEN.................................................................................................................................................. 50 2.6 TIPPS FÜR UMBUCHUNGEN ...................................................................................................................................... 52

3 ANLAGEVERZEICHNIS .......................................................................................................................................... 53

3.1 JAHRESÜBERNAHME DES VORJAHRES-AVZ ............................................................................................................ 54 3.2 NEUANLAGE EINES AVZ ......................................................................................................................................... 54 3.3 ÜBERLEITEN DER IN DER BUCHHALTUNG VORERFASSTEN ANLAGEGÜTER .............................................................. 57 3.4 MANUELLES ANLEGEN NEUER ANLAGEN IM AVZ .................................................................................................. 58 3.5 ÄNDERN VON BUCHWERTEN ODER AUSSCHEIDEN VON ANLAGEN .......................................................................... 58 3.6 BERECHNEN DER ABSCHREIBUNG............................................................................................................................ 60 3.7 AUTOMATISCHES EINBUCHEN DER ABSCHREIBUNG ................................................................................................ 60 3.8 AUSDRUCK AVZ UND ANLAGENSPIEGEL ................................................................................................................ 63

4 GRUNDLAGEN ZU NTCS ........................................................................................................................................ 65

4.1 BEDIENUNG VON NTCS........................................................................................................................................... 65 4.2 WICHTIGE TASTENKÜRZEL ...................................................................................................................................... 75 4.3 DIVERSE TIPPS ZU NTCS......................................................................................................................................... 76

5 KUNDE, BUCHHALTUNG UND AUSWERTUNGEN ANLEGEN...................................................................... 82

5.1 GRUNDSÄTZLICHE ORGANISATION DER KUNDEN UND FIRMEN ............................................................................... 82 5.2 NEUANLAGE EINES KUNDEN.................................................................................................................................... 83 5.3 FIRMA AUS KUNDE ERZEUGEN................................................................................................................................. 88 5.4 BUCHHALTUNGEN VON FIRMEN ANLEGEN............................................................................................................... 90 5.5 KONTEN GLIEDERN .................................................................................................................................................. 95 5.6 AUSWERTUNGEN ................................................................................................................................................... 106 5.7 MANDANTENSPEZIFISCHE BILANZGLIEDERUNG .................................................................................................... 119

ANHANG A - BASISGLIEDERUNG DES BMD-STANDARDS ............................................................................ 131


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Einleitung

Willkommen zur Anleitung über die Fibu-Auswertungen in NTCS.

Wir beginnen mit den Grundlagen zum Buchen in BMD 5.5, sehen uns auch die Möglichkeiten

der Anlagenbuchhaltung an und sehen uns dann die Buchhaltungs-Auswertungen in NTCS an:

Hauptanwendungsgebiet werden laufende, unterjährige Auswertungen sein wie eine KERF, ein

3-Jahreserfolgsvergleich oder eine Saldenliste, die als Zwischenbilanz gegliedert ist.

Gerne möchten wir Sie zu unserer Homepage www.simplesoft.at einladen, wo Sie sich

zahlreiche weitere kostenlose BMD-Skripten downloaden können.

Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Einstieg in das Erstellen von Fibu-Auswertungen mit

BMD !



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1 Grundlagen zu BMD 5.5

1.1 Vorstellung von BMD 5.5 und NTCS

BMD* begann als rein filebasierendes Softwarepaket ohne Datenbank im Hintergrund. Diese

ursprüngliche Software gibt es aktuell in der Version 5.5.

(* Büromaschinen Mittlerer Datentechnik)

Etwa mit der Jahrtausendwende führte BMD parallel ein neues Softwarekonzept - NTCS*

genannt - ein, das zum einen eine fortschrittlichere Bedienung aufweist und als wesentlichste

Änderung die Speicherung aller Daten in einer Datenbank einführte.

(* New Technoloy Commercial Software)

Seit der Entwicklung von NTCS wurden sukzessive fast alle früheren BMD 5.5 - Module in der

neuen NTCS abgebildet und dabei jedes Mal auch im Funktionsumfang ausgeweitet. Zahlreiche

Module gibt es überhaupt nur in der NTCS.

Aktuell wird seit Jänner 2010 gerade die Buchhaltung in der NTCS eingeführt, aber viele

warten noch mit dem Umstieg, weil die Buchhaltung in BMD 5.5 sehr stabil läuft und die

meisten Module in der NTCS anfangs noch kleinere Probleme aufweisen.

Zum gegenwärtigen Stand hat man als Steuerberater fast immer beide Software-Welten im

Einsatz:

- In der BMD 5.5 werden die Buchhaltung (inklusive den Jahresabschlussbuchungen), das AVZ

und die Lohnverrechnung geführt.

- In der NTCS verwendet man die Kostenrechnung, die Bilanzierung und die Steuererklärungen

(und all die übrigen Module wie Zeiterfassung, Leistungsverrechnung, Dokumentenarchiv,

Standardbriefe, CRM, WP, etc).

Die beiden Softwarewelten sind nahtlos mit einander verbunden, sodass z.B. der Austausch

der Buchhaltungsdaten aus der BMD 5.5-Welt mit der Bilanzierung in der NTCS-Welt - nach

einer einmalig angelegten Verknüpfung je Mandant - automatisch erfolgt.

Wurde z.B. bei einem Mandanten seit dem letzten Aufbereiten eines Jahresabschlusses in

NTCS eine Buchung in BMD 5.5 im betreffenden Jahr gemacht, erhält man automatisch den

Hinweis, das sich in 5.5 etwas geändert hat und es wird vorgeschlagen, dass die

Buchhaltungsdaten neu in die NTCS übernommen werden.

Vereinfacht kann man sagen, dass man

- zuerst in der BMD 5.5 die Buchhaltung kontrolliert und die Abschlussbuchungen macht und

das Anlageverzeichnis führt

- und anschließend in der NTCS den Bilanzbericht und die Steuererklärungen macht.

In der Praxis wird man immer wieder einmal aus der NTCS-Welt zurückspringen in die BMD

5.5-Welt, um z.B. noch die Gewinn-Umbuchung zu machen etc �

Dieses Wechseln zwischen den beiden Welten stellt keinerlei Problem dar, da Änderungen in

der BMD 5.5 von NTCS automatisch erkannt werden.


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1.2 Grundlagen der Bedienung von BMD 5.5

In BMD 5.5 gibt es 4 verschiedene Möglichkeiten, um ein Programm aufzurufen.

Alle Programme sind direkt über die Menüleiste erreichbar:

Über die hier einblendbare, individuell anpassbare Schnellstartleiste kann jeder User seine

häufig benötigten Programme hier nach Programmgruppen sortiert aufrufen.

Das zentrale Startfenster hilft als übersichtlicher Programm-Navigator rasch aus allen

vorhandenen Programmen das gewünschte auszuwählen.

Kennt man den Programmnamen, kann man ihn auch direkt in der Programmaufruf-Leiste

eingeben.

Tipp: die aktuelle BMD-Version und BMD-Kundennummer sieht man hier unten in der Infozeile.


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1.3 Die wichtigsten Tastaturkürzel in BMD

F1: dort wo man Zeiträume oder Kontenbereiche eingibt, wird mit F1 das gesamte Jahr

oder der ganze Kontenbereich ausgewählt (z.B. ALLE Lieferanten- oder ALLE AVZ-Konten)

Wenn im Buchungsprogramm in einem Feld eine Kontonummer einzugeben ist:

o mit den ersten Buchstaben des Kontonamens und F1-Taste ein Sachkonto suchen

o mit der F2-Taste ein Kundenkonto und

o mit der F3-Taste ein Lieferantenkonto suchen.

Weiß man nur einen Wortteil, der irgendwo im Kontonamen vorkommt, so gibt man diesen

mit beginnendem * ein: *gebühr und F1 findet daher auch das Konto Sonstige Gebühren.

Möchte man im Kontonummernfeld gleich alle Konten zur Auswahl angezeigt bekommen,

drückt man die F4-Taste

F3: manchmal möchte man ein Eingabefeld, das bereits mit einem Wert befüllt ist, löschen,

z.B. in den Parametereinstellungen. Gerade dort wird oft die Eingabe von "0" nicht

genommen - in diesem Fall löscht man ein bereits befülltes Feld mit F3.

F4: In den meisten Eingabefeldern von BMD öffnet sich mit der F4-Taste ein Suchen-

Fenster mit einer Liste der möglichen Eingaben: Praktisch ist dies bei Feldern wo

Dateipfade einzugeben sind: hier öffnet F4 einen Pfadnavigator (ähnlich dem Explorer).

F5: damit startet man beim Buchen den BMD-Taschen-Rechner. Mit ihm kann man auch

Beträge errechnen und anschließend direkt in das Betragsfeld der Buchung übernehmen.

F7: Manchmal kann es sein, dass man aus einer Fehlermeldung nicht mehr herauskommt.

Häufig kann dieser Fehlerkreislauf mit 3x F7 beendet werden.

F8: Die F8-Taste ist in den meisten Eingabefeldern mit einer Hilfe-Funktion belegt, sodass

man sich zum aktuellen Eingabefeld eine Hilfeinfo einblenden kann.

F9: Dies ist die "Powertaste" im Buchungsprogramm pr03: in allen Programmbereichen

wird ein nützliches Kontextmenü mit zahlreichen wichtigen Funktionen eingeblendet:

o im Kontoblatt kann dieses direkt nach Excel exportiert werden, oder in ein früheres

oder späteres Buchhaltungsjahr gewechselt werden, oder der Kontenstamm

(Kontoname / USt-Hinterlegung etc) eingestellt werden, oder der laufende

Kontensaldo eingeblendet werden je Buchung

o in der Saldenliste kann man sich das Vorjahr einblenden lassen usw.

Es lohnt sich daher in allen Bereichen des Buchungsprogrammes pr03 (beim Buchen / in der

Saldenliste / in der OP-Liste / in der Kontoansicht) die F9-Taste zu drücken und sich die

weiteren Möglichkeiten anzusehen !

Shift-F11: Möchte man den aktuellen BMD 5.5-Bildschirm ausdrucken (Bildschirm-

Hardcopy), so geht dies am einfachsten über Shift-F11

ESC-Taste: damit steigt man aus dem aktuellen Programm aus oder schließt eine aktuelle

Listung

Für lange Listen (z.B. Vorschau der Saldensliste, Liste aller Konten, Buchungsjournal) kann

man

- mit der Bild-Auf und Bild-Ab-Taste schnell seitenweise blättern

- und mit der Pos1- (Ende-) Taste springt man beim ersten Druck an

den Anfang (Ende) der aktuellen Listseite, um beim zweiten Druck direkt

ganz an den Anfang (Ende).


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1.4 Grundlegende Tipps zu BMD 5.5

Vorschlagswerte in Klammern

Bei zahlreichen BMD 5.5-Programmen steht rechts neben einem Eingabefeld in Klammer ein

Vorschlagswert. Wenn man diese auswählen möchte, braucht man das aktuelle Eingabefeld

einfach nur ohne Eingabe mit der ENTER-Taste abschließen:

Durchlesen und Durchschalten durch Infozeile (Funktionszeile)

BMD zeigt bei den allermeisten Feldern eine Vielzahl von möglichen Funktionen jeweils ganz

unten in der Infoleiste an. Diese Zeile ist die wertvollste Quelle von Informationen, welche

Möglichkeiten und Automatismen man im aktuellen Feld hat:

Häufig enthält diese Zeile mehr Hinweise als sie auf einmal Platz haben. Das TAB-Symbol zeigt

dann an, dass man mit der Tabulator-Taste durch die übrigen Hinweiszeilen durchschalten

kann.

Hilfe-Dokumentation

Innerhalb jedes BMD 5.5-Programmes kann man über

das violette Hilfe-Symbol ein Hilfehandbuch zum

konkreten Programm öffnen.

Drucker


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Bei Programmen, die einen Ausdruck erzeugen, fragt BMD, welchen Drucker man beim

Ausdruck verwenden möchte.

Dabei gibt es folgende Druckermöglichkeiten:

lp01 dies ist der am aktuellen PC hinterlegte Standarddrucker

lp62 Adobe PDF

lp94 es kommt der Windows-Drucker-Dialog, wo man alle seine am PC angelegten

Drucker auswählen kann

lp96 der Ausdruck wird direkt als Excel-Datei geöffnet

lp98 ist die BMD-eigene Druckvorschau, die direktes Vermailen oder Speichern als

PDF und auch alle Windows-Drucker ansprechen kann

lp99 der Ausdruck erfolgt direkt in ein Word-Dokument

Wir haben bei den meisten BMD-Programmen den lp98 als Standarddrucker hinterlegt.

Diese Ausdruckvorschau sieht so aus und bietet folgende Vorteile:

- man kann mit dem Pfeiltasten durch das Dokument schalten und durch Klick auf die

Seitennummern direkt zu einer gewünschten Seite springen

- zudem kann über die Taste 'Bearbeiten' das Dokument zum direkten Bearbeiten geöffnet

werden, um z.B. noch eine kleine Korrektur zu machen.


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Aufruf eines weiteren Programms

Gerade während dem Buchen benötigt man öfter mal ein anderes BMD-Programm, um z.B.

schnell eine Saldenliste auszudrucken.

Man muss in diesem Fall NICHT aus dem Buchungsprogramm pr03 aussteigen, sondern kann

direkt mit der F9-Taste und der X-Taste zur gewohnten BMD-Programmstart-Maske wechseln.

Sobald man das externe Programm beendet hat, ist man automatisch zurück im

Buchungsprogramm.

Parameter in BMD 5.5

Jedes Programm hat eigene Parameter.

Diese können

- ALLGEMEIN für alle Mandanten in der Kanzlei

eingestellt werden

- oder MANDANTENBEZOGEN für jede einzelne

Buchhaltung

Es wird ersucht die Parameter immer nur mandantenbezogen zu ändern. Vorschläge für eine

gesamte Änderung für alle in der Kanzlei werden gerne entgegengenommen.

Die mandantenbezogenen Parameter haben IMMER Vorrang vor den allgemeinen Parametern.

Daher, sobald ein Parameter mandantenbezogen eingestellt wird, übersteuert dieser den

allgemeinen Parameter.

Einblenden der Programmstartseite

Hat man einmal zuviel auf ESC gedrückt,

wird auch die Programmstartseite

geschlossen und man erhält ein leeres

BMD 5.5.

Mit der F9-Taste blendet man sich die

Programmstartseite wieder ein.

Mit gehaltener linker Maustaste kann man sich direkt aus dieser Programmstartseite

Programme in die eigene Schnellstart-Leiste ziehen.

Da die Schnellstart-Leiste Bildschirmplatz verbraucht und daher die Programmfenster und auch

deren Schrift kleiner macht, darum empfiehlt es sich bei Bedarf diese Schnellstart-Leiste

auszublenden. Viele User lassen sie gänzlich ausgeblendet, um die einzelnen Programme

immer automatisch in maximaler Größer vor sich zu haben.


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1.5 Übersicht über die wichtigsten Programme für Buchhaltungen

pr00: zum Anlegen einer neuen Buchhaltung bzw. Ändern der Firmenstammdaten

pr01: zum Anlegen neuer Konten / Verändern bestehender Konten. Beides geht auch direkt

im Buchungsprogramm pr03:

- beim Buchen gibt man einfach eine neue Kontonummer ein

- im Kontoblatt kann man mit F9 und K direkt in den Kontenstamm wechseln

pr01c: um von mehreren Konten auf einmal den Kontenstamm zu ändern (kann nur von

Keyusern ausgeführt werden)

pr03: ist das klassische Programm zum buchen (auch der Bilanzbuchungen)

pr03v: Automatikbuchungen anlegen und ausführen (das ist NICHT die automatische

Steuerverbuchung, die direkt in pr03 gemacht werden kann)

pr03s: Spezialprogramm, wenn die automatischen Skonto-Sammelbuchungen nach

Kostenstellen aufgetrennt werden sollen

pr03j: Belegdatum / Buchungsdatum nachträglich über viele / alle Buchungen ändern

pr04: dient zum automatischen Abstatten (Ausgleichen der OP-Verwaltung)

pr07: Fibu-Kontrollprogramm (Salden, OP, Journal, EB-Salden, Kassastand, Beleg-Nr.)

pr07a: nach Betrag in Fibu suchen und Kontrolle der Sammelbuchungen auf Steuer- und

Personensammelkonten

pr08: um Buchungen aus Fremdsystemen (Fakturen etc) einzuspielen

pr08i: um Kontostammdaten aus Fremdsystemen einzuspielen

pr09: Jahresübernahme der Buchhaltung (Kontenstamm, EB-Salden, OP)

pr09e: Jahresübernahme der Buchhaltungs-Nebendaten (Mahntexte, ZV�)

pr09f: Jahresübernahme der Bilanz-Nebendateien (Chronik und vor allem wichtig wenn man

mit pr76a die Personalrückstellungen rechnet !)

pr10: Stammdatenlistung (alle Kontennummer / -bezeichnungen / Steuercodes �

pr10g: Alle Kontenblätter oder alle Buchungen exportieren (z.B. nach Excel)

pr11: OP-Liste

pr11f: OP-Liste sortiert nach der Abstattung (=Zuordnung Zahlung zu Rechnung)

pr12: Journal gesamt ausdrucken oder nur ein bestimmtes Buchungs-Symbol (z.B. die

Abschlussbuchungen)

pr12a: Buchungsjournal für eine bestimmte Periode nach Konten sortiert

pr13: Saldenliste ohne EB

pr13a: 12-Monats-Saldenliste mit Vorjahr

pr13c: Saldenliste mit EB

pr13f: Saldenliste mit Umsatz (auch für Personenkonten)

pr13a: Saldenliste über mehrere Monate (zum Vergleich) ausdrucken

pr14: eines oder mehrere / alle Konto ausdrucken:

6 Konten nach Datum: z.B. ein Konto für bestimmten Zeitraum

3 X-X Konto total: von einem Konto bis zu einem anderen Konto alles

pr15: Umsatzliste / ABC-Analyse der Personenkonten


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pr25b: Konten gliedern

pr26a: Übernahme der Bilanzsalden aus Vorjahr - besser: pr26akto übernimmt gleich für

mehrere Jahre gleichzeitig

pr32n: Punkt 1 eine Bilanz (Zwischenbilanz) aufbereiten und mit 7 ausdrucken

pr34: USt-Verprobung + Kammerumlage (monatlich oder für gesamtes Jahr)

pr34c: USt-Verprobung detailliert (jedes Monat einzeln)

pr34eu: zum detaillierten Überprüfen von allen Ust-Arten inkl. VSt

pr44: Personenkonten-Saldenliste (im Gegensatz zu pr13f mit Adresse)

pr45: UVA + ZM + Meldung grenzüberschreitender Dienstleistungen + Zahlschein-ausdruck

oder Telebankingdatei für Mandant erstellen

pr45kons: Erfassen Konsolidierung von UVA

pr49: Buchhaltungen konsolidieren (ganz oder auch nur %-anteilig)

pr51: Löschen von (in den letzten 3 Jahren) nicht bebuchten Konten

pr55: Buchungen von einem Fibu-Konto auf ein anderes umspielen (Referenzkonto)

pr57a: zum Import und Export von Buchhaltungen

pr76a: Rechner für Abfertigungsrückstellung

pr77: Bewertung von Fremdwährungsforderungen und -verbindlichkeiten

ka15: Kassabuch ausdrucken

ka15bel: zum Ausdrucken von Eigenbeleg / Kassabeleg

ap00: AVZ-Hauptprogramm

ap01c: Stammdaten mehrerer Anlagegüter auf einmal befüllen / ändern

ap03dmon: AVZ monatlich ausdrucken

ap09e: Jahresübernahme des AVZ

ap13i: AVZ-Daten importieren

ap16: mehrere AVZ konsolidieren

ap18a: Freibetrag für investierte Gewinne

ap30: Erfassung Konten für automatische AfA-Buchungen

ap31: Verbuchen der AfA

ap32: Ausdruck Anlagenspiegel

ap93: Inventarnummern von Anlagegütern ändern (Anlagen verschieben auf andere

Inventarnummer)

ap93umb: Anlagegüter auf anderen Mandanten umbuchen

ap97abg: Gesamtabgang aller Anlagen

euroanbu: Einstellen auf welchen Wert abgeschrieben wird (1�, 7 Cent, 1Cent)

bpexport: Export ACL-Daten für die Betriebsprüfung; empfohlen: Ausgabe in Email und

anschließend die Dateien aus dem Anhang der E-Mail speichern - Dateien danach in Excel

öffnen und als TXT-Datei (Tabstopp-getrennt) speichern für den Prüfer


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1.6 Ordnerstruktur und Speicherpfade in BMD 5.5

Die BMD-Daten (Buchhaltung / Kostenrechnung / AVZ / Lohn) sind meist in einem eigenen

Verzeichnis oder sogar in einem eigenen Netzlaufwerk gespeichert, das auch einen

entsprechenden Namen trägt: z.B. BMD_DATA oder ähnlich.

Meist findet man im Arbeitsplatz ein eigenes Laufwerk mit dem Namen

BMD_DATA (oder ähnlich). (Falls man kein Laufwerk oder Verzeichnis findet,

bitte beim Administrator veranlassen, dass es eingeblendet wird.)

Innerhalb des BMD-Datenverzeichnisses die Lohnverrechnung und die Buchhaltung immer in

getrennten Verzeichnissen und meist gibt es für jedes Jahr einen eigenen Jahresordner.

Im nachfolgenden Screenshot sind die Buchhaltungen in den Jahresordnern b1, b2, b3 �

und die Lohnverrechnungen sind in den Jahresordnern lv2001, lv2002, lv2003 �

Steigt man in einen Buchhaltungs-Jahresordner hinein, so sind darin alle

Mandantenbuchhaltungen dieses Jahres enthalten. Wie man am nachfolgenden Screenshot

sieht, werden die Mandanten-Ordner meist die Klientennummer enthalten, es sind aber auch

Namen möglich:


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Sieht man in einen Mandanten-Buchhaltungsordner hinein, so findet man zumindest immer

einen Unterordner fib:

In diesem Unterordner 'fib' befinden sich die eigentlichen Buchhaltungsdaten.

Wenn es bei einem Mandanten auch eine Kostenrechnung gibt, so findet man im Mandanten-

Buchhaltungsordner immer auch einen Ordner 'kore':

Wenn beim betreffenden Mandanten bereits eine Anlagenbuchhaltung besteht, gibt es noch

einen dritten Unterordner 'anbu' im Mandanten-Buchhaltungsordner:

Findet man im Unterordner eine Textdatei mit Namen info57, so bedeutet dies, dass diese

Buchhaltung bereits einmal aus einem BMD-System exportiert wurde und in einem anderen

BMD-System importiert wurde mittels dem Programm pr57a (siehe nächstes Kapitel). Dies

geschieht meistens dann, wenn der Klient selber in BMD bucht und am Jahresende seine

Buchhaltung an den Steuerberater mailt.

Wichtig: die Ordnerstruktur sollte immer nur diese 3 Ebenen haben und nicht mehr:

Jahresordner / Mandantenordner / FIB-Ordner


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Im folgenden Beispiel wurde eine Buchhaltung falsch eingespielt und es gibt den Mandanten-

Ordner zweimal ineinander verschachtelt.

Da eine Buchhaltung immer nur gezippt an jemand anderen gemailt werden kann, entstehen

dabei immer ZIP-Dateien.

Diese sollten bitte nie in den Mandanten-Buchhaltungsordner oder gar in den 'fib'-Ordner

gespeichert werden, sondern am besten immer nur am eigenen PC (z.B. auf dem Desktop), da

sonst beim nächsten Exportieren und Mailen der Buchhaltung, auch das Zip-File zusätzlich

mitgepackt und versendet wird und die Buchhaltung dadurch immer unnötig größer wird:

bitte nicht

Direkt im Jahresordner sind die ZIP-Dateien auch nicht optimal (weil sie die Datensicherung

unnötig vergrößern), aber sie stellen ansonsten dort kein Problem dar:

Mandantenverzeichnis beim Aufruf eines BMD 5.5-Programmes

Damit BMD beim Start eines Programmes welche Mandantenbuchhaltung man bearbeiten

möchte, muss man immer den Jahres-Ordner und den Mandantenordner eingeben.

Im Buchungs-Hauptprogramm pr03 sieht das z.B. so aus:

Die Unterordner 'fib' für die Buchhaltung und 'kore' (falls es eine Kostenrechnung gibt) muss

man nicht zusätzlich eingeben. Es reicht immer der Jahres-Ordner und der Mandantenordner.

Ob man als Trennzeichen zwischen diesen beiden Ordner / oder \ nimmt, ist in BMD 5.5 egal.

Anmerkung: da die Buchhaltungen für dieses Skriptum in einer

Testumgebung stattfinden, lauten die Jahresordner t7, t8, t9


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1.7 Einspielen einer Buchhaltung in BMD 5.5

Erhält man eine Buchhaltung als ZIP-Datei zugemailt und möchte man sie bei sich selbst

einspielen, speichert man sie zuerst aus dem Anhang der E-Mail. Am einfachsten direkt über

einen rechten Mausklick auf den Anhang in der geöffneten E-Mail:

Ich empfehle die Speicherung am besten auf der Festplatte mit den BMD-Datem und dort

direkt ins betreffende Fibujahr hinein - hier in b9:

Anschließend sollte man die Zip-Datei dort kurz öffnen und darin die Datei info57.txt öffnen:

Denn diese Datei wird beim Exportieren des Senders

erstellt und enthält vor allem die Hinweise

- aus welchem Jahresordner

- und aus welchem Jahr die Buchhaltung stammt

- und wann sie exportiert wurde:


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Nun kann diese ZIP-Datei in BMD 5.5 mit dem Programm pr57a eingespielt werden (ohne dass

die ZIP-Datei zuerst entpackt werden muss):

Dazu wählt man im Programm pr57a den Punkt Mandant entpacken:

BMD fragt nun nach dem Mandanten-Buchhaltungspfad, in den die Buchhaltung gespeichert

werden soll. Für die Erstellung des Skriptums wird das Testverzeichnis t9 statt b9 verwendet:

Wenn die Buchhaltung bereits unter diesem Pfad

vorhanden ist, fragt BMD, ob es diese überschreiben

darf. In diesem Fall sollte man sicher sein, dass die

Buchhaltung, die man gemailt bekommen hat und nun

einspielen möchte, auch wirklich aktueller ist, als der

eigene Buchhaltungsstand.

Danach bzw wenn es die Buchhaltung noch gar nicht

gibt fragt BMD nun, wo es die ZIP-Datei suchen soll.

Beantworten Sie diese Frage mit '1-Datei lokal':

Zuletzt gibt man nun den Speicherpfad ein, unter dem

man die ZIP-Datei gespeichert hat. Die Datei-Endung

'.zip' kann man auch eintragen, aber dies ist nicht

zwingend notwendig:

Es folgt nun eine Frage, ob die gebuchten Zeilen bei der

Verrechnung berücksichtigt werden sollen. Nur wenn in

BMD 5.5 die Verrechnung von Buchungszeilen für die

Honorarnoten verwendet wird und die Buchungszeilen

direkt in den Honorarnotenvorschlag von BMD übergeleitet

werden, muss bei der Beantwortung aufgepasst werden -

ansonsten hat die Antwort keinerlei Bedeutung. In den

meisten Fällen wird man immer NEIN wählen.

Anschließend wird die Buchhaltung korrekt eingespielt und man kann den aktuellen

Buchungsstand z.B. direkt in pr03 überprüfen.

Um seine Festplatte C aufgeräumt zu halten,

empfiehlt es sich nun die ZIP-Datei zu löschen.


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1.8 Eine Buchhaltung an den Mandanten zurücksenden

Möchte man eine Buchhaltung an den Mandanten zurücksenden, so muss

- zuerst das aktuelle Zwischenjournal mit einer Sammelbuchung abgeschlossen werden,

- niemand darf in der Buchhaltung aktuell drinnen sein und buchen (auch kein Kollege),

- und erst dann kann man das Zurücksenden mit dem Programm pr57a starten.

Diesmal wählt man den Punkt 'Mandant packen'

Man gibt den Mandanten-Buchhaltungspfad ein:

Auf die Frage, ob die Buchhaltung gesperrt werden soll, wird man in den meisten Fällen mit

NEIN antworten.

Würde man JA antworten, wird die Buchhaltung bei einem selbst gesperrt und man kann nicht

weiterbuchen. Die Sperre wirkt sich IMMER NUR beim Sender aus und nicht beim Empfänger.

Wenn man eine Buchhaltung monatlich zwischen dem Klienten hin und hersendet und nicht

möchte, dass jemand in der Kanzlei in der Buchhaltung irrtümlich weiterbucht, während der

Klient die Buchhaltung führt, dann kann man auch mit '1 - BH sperren' die Buchhaltung in der

Kanzlei für eine weitere Bearbeitung sperren, bis beim Zurückerhalten und Einspielen der

Buchhaltung diese Buchungssperre wieder aufgehoben wird.

Tipp: Den Status der Sperre kann man jederzeit im

Firmenstamm (pr00 - Kennzahl 26) einsehen und auch ändern:

Es kommt eine Anfrage, was man dem Klienten mailen möchte - meist wird man ihm die

gesamte Buchhaltung zurücksenden:

Auf die Frage, wohin die Buchhaltung

gezippt werden soll, antwortet man E-Mail:

Zuletzt füllt man die E-Mail-Adresse aus und schon wird eine neue E-Mail erzeugt, die direkt an

den Empfänger der Buchhaltung gesendet werden kann und die die Buchhaltung als gezippten

Anhang enthält:


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1.9 Eine neue Mandantenbuchhaltung anlegen

Wenn es eine Buchhaltung noch gar nicht gibt, legt man sie erstmalig im Programm pr00 an.

Man gibt den gewünschten FIBU-Pfad im richtigen Jahresordner ein und drückt 2x ENTER; (das

Sachbearbeiter-Feld wird seit der Einführung der Benutzer in BMD nicht mehr genutzt).

BMD fragt danach, ob es den Mandanten anlegen soll:

Anschließend fragt es nach einem Standardkontenrahmen. Es empfiehlt sich z.B. den BMD-

eigenen Standardkontenrahmen rlgbmd zu wählen, da dieser bereits perfekt gegliedert ist.

Es gibt auch einen rlgbmd5 der ident mit dem rlgbmd ist, aber 5-stellige Sachkonten hat.

Anschließend muss der Firmenstamm einmalig eingestellt werden, inklusive der Kontengrenzen

der Lieferantenkonten und der Sammelkonten.

Da wir dies im Skriptum "Umsatzsteuer in BMD 5.5" schon ausführlich beschrieben haben,

verweisen wir an dieser Stelle nur auf den betreffenden Downloadlink:

http://www.simplesoft.at/BMD___VBA/BMD_SUPPORT/bmd_support.html

Für das Einspielen von Sach- und Personenkonten, von Kontosalden oder OP-Positionen eignet

sich folgende Schnittstelle:

http://www.simplesoft.at/FREEWARE/PDF-IMPORT/pdf-import.html

http://www.simplesoft.at/BMD___VBA/BMD_SUPPORT/bmd_support.html

http://www.simplesoft.at/FREEWARE/PDF-IMPORT/pdf-import.html


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2 Buchen in BMD 5.5

2.1 Grundlegende Kontrollen vor dem Buchen

Kontrolle der Abstimmsummen (pr03)

Gleich zu Beginn sollte man bei einer Buchhaltung immer die Abstimmsummen kontrollieren.

Dazu geht man in das Buchungsprogramm pr03:

Als FIBU-Verzeichnis gibt man den richtigen Jahresordner und den Mandantenordner ein:

Wenn es keine Kostenrechnung gibt, lässt man das Feld KORE-Verzeichnis leer. Das Feld Sach-

bearbeiter lässt man in BMD IMMER leer, weil man besser mit der Benutznummer arbeitet:

Bis zu 99 Benutzer können in einer Buchhaltung buchen. Da wir hier in Klammer die 1 sehen,

ist aktuell wahrscheinlich niemand anderer in der Buchhaltung, da die meisten mit dem

Benutzer 1 buchen.

Die 1 in der Klammer bedeutet auch - (wie bei allen Werten die BMD bei einem Feld rechts

davon in Klammer anzeigt) - dass BMD den Benutzer 1 vorschlägt. Man muss daher nicht extra

eine 1 eingeben, sondern kann direkt nur die ENTER-Taste drücken.


20

20 20

Im Feld Buchungsmonat empfiehlt es sich dringend als Bilanzierer in die Periode 13 zu

wechseln, da diese in BMD für die Abschlussbuchungen reserviert ist und auch zwei wichtige

Vorteile aufweist:

- in der Periode 13 können alle auch schon abgeschlossenen Zwischenjournale der Periode 13

problemlos geöffnet werden

- zudem kann man ganz einfach die Belegnummern der Abschlussbuchungen automatisch neu

durchnummerieren lassen (wenn man z.B. eine Abschlussbuchung gelöscht hat).

(Tipp: Wenn man gerade in der betreffenden Buchhaltung bereits im Buchungsprogramm pr03

gewesen war und man erneut einsteigt, kann man die Einstiegsmaske von pr03 mit 2x Druck

auf die F1-Taste schnell überspringen.)

Die Abstimmsummen kontrolliert man mit dem Punkt 8 Abstimmsummen

Es empfiehlt sich immer die '4. Kontrolle Total' zu machen:

In unserem Testfall sieht das Ergebnis anfänglich

nicht so gut aus:

Die Sachkonten-Summen SOLL und HABEN sind gleich und weisen keine Differenz auf.


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(Bei den Sachkonten gibt es nur ganz selten Differenzen - etwa wenn die Buchhaltung

manipuliert wurde durch unerlaubtes Wiederöffnen von bereits abgeschlossenen Buchungen

oder durch fehlerhafte Buchungsimporte aus Fremdsystemen. Man kann in diesem Fall den

Betrag der Differenz suchen mit dem Programm pr07a und wird vielleicht fündig. Falls nicht

muss man sehr aufwendig die einzelnen Buchhaltungsmonate löschen und nach jedem Monat

schauen, ob damit die Differenz behoben ist. Im betreffenden Monat löscht man dann die

einzelnen Buchungskreise und sieht nach bei welchem Buchungskreis die Differenz aufgetreten

ist. Zuletzt exportiert man sich diesen Buchungskreis nach Excel und rechnet manuell die

Sammelbuchungen nach - meist wird man hier fündig.)

In unserem Fall sind die Fehler zum Glück nur bei den Personenkonten. Konkret ist am

Sammelkonto der Kunden- und Lieferanten-Kontenkreise 2 und 3 ein Saldo, während es

scheinbar überhaupt keine Buchungen auf die Kunden und Lieferanten in diesen Kreisen gibt,

da deren Saldo überall Null ist.

Dadurch, dass der Saldo auf den Sammelkonten der Kreise 2 und 3 gleich ist mit dem

Sammelkonto des Kreises 1, vermutet man, dass es gar keine Kundenkreise 2 und 3 gibt, aber

in bei ihnen das gleiche Sammelkonto wie im Kreis hinterlegt ist.

In diesem Fall müssen wir im Firmenstamm die Personen-Kontengrenzen und die Personen-

Sammelkonten überprüfen.

Dazu muss das Programm pr03 gar nicht verlassen werden - man schließt nur mit ESC die

Abstimmsummenseite und drückt F9 und startet dann pr00.

Man sieht sich die Fixkonten an mit dem Punkt 3:

Richtig: jemand hat irrtümlich dieselben Sammelkonten

der Kreise 1 auch bei den Kreisen 2 und 3 eingetragen.

Man klickt auf die Sammelkonto-Felder der Kunden-

und Lieferantenkreise 2 und 3 und löscht die Felder mit

der F3-Taste.

Anschließend drückt man einmal ESC, sodass man sich

im Code-Feld befindet und speichert nun mit der

RETURN-Taste die Änderung.

Mit 2x ESC ist man wieder im Buchungsprogramm und prüft erneut die Abstimmsummen.

(Mit dem obigen Punkt '4 - Erfassen Kontengrenzen' kann man sich ansehen, welche

Kontengrenzen für die Kreise 2 und 3 hinterlegt sind und prüft dann im Programm pr01 mit

dem Programmpunkt 7, ob in diesen Kontenbereichen tatsächlich keine Personenkonten sind.)


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Überprüfen ob Jahresübernahme aus Vorjahr vollständig

Damit man in NTCS eine Fibu-Auswertung machen kann, sollte man

sicherstellen, dass eine komplette Jahresübernahme in BMD 5.5

gemacht wurde.

Typische Fehlerquelle: die KollegIn der Buchhaltung übernimmt am

Jahresbeginn alle Konten aus dem Vorjahr. Einige Monate später

legt die KollegIn der Bilanzierung im Vorjahr ein paar neue Konten

für die Bilanz an. Wenn die Bilanz fertig ist, machen viele nur eine

Neuübernahme der Salden, aber nicht mehr der gesamten Konten.

Entsprechend kommen die im Vorjahr von der Bilanzierung neu

angelegten Konten aus dem G&V-Bereich nicht im aktuellen an.

Macht man nun eine Auswertung in NTCS vom aktuellen Jahr, so fehlen darin die neu

angelegten G&V-Konten aus dem Vorjahr und werden auch nicht (in der Vorjahresspalte)

angedruckt. Man erhält zwar von NTCS einen Hinweis, dass eine Aktiva/Passiva und eine G&V-

Differenz bestehen, die betragsmäßig von einander abweichen - aber übergeht diesen Hinweis

oft.

Daher: sobald eine Bilanz fertig ist, sollte man eine komplette Jahresübernahme machen

inklusive der Sachkonten.

a.) Vorjahressalden übernehmen mit pr26a

Mit dem Programm pr26a werden die gesamten Salden des Vorjahres im aktuellen Jahr als

Vorjahressaldo übernommen. Meist wird in BMD 5.5 das Feature nicht genutzt, dass man sich

in der pr03-Saldenliste mit F8 die Vorjahressalden aller Konten einblenden kann. Gerade im

ersten Jahr einer Auswertung in NTCS ist es jedoch ZWINGEND notwendig, dass die

Vorjahressalden in der BMD 5.5-Fibu vorhanden sind, damit es die Vorjahresspalte korrekt

andrucken kann.

(Ab dem 2. Jahr verwaltet die NTCS die Vorjahressalden ohnedies automatisch und

unabhängig von der BMD 5.5 und eine Saldenübernahme mit pr26a könnte theoretisch für die

NTCS-Auswertungen ab dem 2. Jahr entfallen.)

Man steigt in das Programm pr26a ein und fügt den aktuellen Fibu-Jahrespfad und den

Vorjahres-Fibu-Pfad ein:

Mit dem Programmpunkt 1 startet man dann die Übernahme - und fertig:


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b.) Jahresübernahme aller Konten und Saldenübernahme der Bestandskonten mit pr09

Auch wenn man schon zum Jahresbeginn alle Sachkonten in pr09 mit dem ersten

Programmpunkt übernommen hat, empfiehlt es sich dringend nach Abschluss der Bilanz des

Vorjahres noch einmal alle Sachkonten neu zu übernehmen, für den Fall, dass bei der

Bilanzierung neue Konten angelegt worden sind.

Dazu steigt man in das Jahres-Übernahmeprogramm pr09 ein und füllt wieder das aktuell zu

bilanzierende Jahr und dessen Vorjahr aus:

Mit Punkt 1 - Stammdaten-Übernahme kann man die Konten neu übernehmen (also den

Kontostamm mit Kontonummer, Kontobezeichnung, Kontoart, Steuercodes etc):

BMD erkennt, dass bereits eine Jahresübernahme gemacht wurde und fragt nach,

1 - ob es alle Vorjahreskonten noch einmal komplett übernehmen soll ("ja, bestehende Konten

überschreiben) oder ob es

2 - nur jene Vorjahreskonten übernehmen soll, dies im aktuellen Jahr noch nicht gibt.

Wenn man selber im laufenden Jahr schon viele Konten umbenannt hat, die es auch schon im

Vorjahr gab, wird man eher 2 wählen. Hat jedoch vorwiegend die Bilanzierung viele Konten

neu benannt und geändert, wählt man besser 1, weil bisweilen die Bilanzierung Korrekturen im

Kontostamm macht (wie etwa die Kontenart), die für die Bilanz notwendig sind. Im aktuellen

Jahr komplett neu angelegte Konten werden durch die Übernahme mit Punkt 1 oder 2 ohnedies

nicht berührt.

Anschließend macht man noch eine Übernahme der Kontensalden:

Mit dem Punkt '3 EB-Übernahme aus Tabelle' erhält man eine Übersicht über alle

vorgetragenen Vorjahres-Salden und die aktuellen EB-Werte auf den Sachkonten:


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24 24

Man sieht bei einigen Konten, dass noch kein Saldo vorgetragen wurde. Mit der ENTER-Taste

(oder doppelten Mausklicks) kann man die fehlenden Konten mit einem Häkchen versehen und

zur anschließenden Übernahme markieren.

Achtung: die Personen-Sammelkonten (meist 2000 und 3300) dürfen NICHT hier zur

Übernahme aktiviert werden, da man sie NIE direkt übernimmt, sondern sich ihr EB-Saldo

durch die Jahresübernahme der Personenkonten automatisch korrekt ergibt.

Falls die Personen-Sammelkonten nicht korrekt vorgetragen worden sind, macht man mit

obigen Programmpunkt 2 eine eigene vollständige Jahresübernahme für alle Personenkonten

(oder mit Programmpunkt 3 eine manuelle Auswahl aus der Tabelle mit allen Personenkonten).

Bei der Übernahme von Personenkonten wählt man bitte immer "OP-Übernahme", damit alle

OPs einzel vorgetragen werden und nicht nur ein Gesamtsaldo je Personenkonto !

Das EB-Sammelkonto (meist 9800) wird natürlich auch nie für die Übernahme markiert, da

sich sein Saldo ja durch die Jahresübernahme auf Null stellen muss.

Wichtig: nachdem bereits die Jahresübernahme gemacht wurde, darf nachträglich im Firmen-

stamm (pr00) keinesfalls das EB-Konto mit einer neuen Kontonummer hinterlegt werden, weil

sonst bei erneuter EB-Übernahme BMD die letzte EB nicht korrekt korrigieren kann.

Eine Jahresübernahme kann bei jedem Konto beliebig oft gemacht werden - wobei bei

Sachkonten die ursprüngliche Buchung korrigiert wird (wenn der entsprechende Parameter

gesetzt ist), während bei den Personenkonten jeweils neue Buchungen gemacht werden.

Nachdem alle neu zu übernehmenden Sachkonten mit einem Häkchen versehen wurden,

startet man die Jahresübernahme dieser Konten mit der F1-Taste.

Es öffnet sich nun das Fenster für die Erfassung der Parameter für die EB-Buchungen:


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BMD schlägt ohnedies das allermeiste korrekt

vor und man übernimmt mit der ENTER-Taste

die in der Klammer vorgeschlagenen Werte.

Nur beim Übernahme-Code wählen wir bei

normalen Sachkonten nicht OP-Übernahme

sondern die Saldenübernahme.

Hinweis: Hat man Sachkonten mit OP-Verwaltung, so erfolgt die Jahres-Übernahme der

Sachkonten auf zwei Schritte. Zuerst übernimmt man mit Programmpunkt "3 Übernahme aus

Tabelle" die betreffenden Sachkonten mit OP-Verwaltung und wählt den Übernahmecode 1-OP-

Übernahme.

Anschließend wiederholt man die Übernahme (diesmal auch gerne gleich mit Punkt 2 für alle

Sachkonten auf einmal) und wählt diesmal als Übernahmeart "2 - Saldenübernahme").

Gleiches macht man auch noch einmal mit den Personenkonten - wieder mit dem

Programmpunkt 2 EB-Übernahme - und wählt diesmal wieder den Übernahmecode 1 - OP-

Übernahme.

Damit sind nun alle 3 Kontenarten korrekt übernommen:

- die Personenkonten mit OP

- die OP-führenden Sachkonten und

- die normalen Sachkonten

Startet man anschließend noch einmal den Punkt 3 Übernahme aus Tabelle, so sieht man nun

beim EB-Konto 9800, dass der Saldo Null ist:

Das Kontrollprogramm pr07

Wenn ein Mandant selber bucht, kann man mit pr07

schnell prüfen, ob die Buchhaltung ordnungsgemäß

geführt wurde.

Am wichtigsten sind die Kontrollen

- auf die vollständige, lückenlose Vergabe der

Belegnummern bei den ARs und ERs (7)

- und auf einen negativen Kassasaldo (8)

(Den Punkt 4 Kontrolle EB-Salden empfehle ich

dringend lieber direkt im Programm pr09 zu machen,

da nur jenes eine vollständige Kontrolle und eine

gleichzeitige Korrektur erlaubt; siehe voriger Punkt.)

Unbebuchte Konten löschen mit pr51


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Es empfiehlt sich sehr jedes Jahr zu überprüfen, welche Sach-Konten schon seit Jahren nicht

mehr bebucht worden sind und diese zu löschen.

Dies erspart vor allem viel Gliederungsaufwand beim Aufbereiten der Bilanz.

Dazu startet man das Programm pr51.

Bevor dieses Programm in Ihrer Kanzlei zum ersten Mal ausgeführt wird, empfiehlt es sich in

den allgemeinen Parametern dieses Programms im einzigen Parameter im Feld 'Prüfen Vorjahr"

den Wert 3 einzutragen, damit BMD nur die Konten löscht, die in den letzten 3 Jahren nicht

mehr bebucht worden sind. (Der anfänglich eingestellte Wert 0 würde dazu führen, dass nur 1

Vorjahr überprüft wird und nicht die letzten 3 Jahre.)

Anschließend startet man den einzigen Menüpunkt 1 des Programms. Die Abfrage des zu

untersuchenden Kontenbereiches sollte man auf die Sachkonten eingrenzen:

In unserem Beispiel wurden 2/3 der Konten gelöscht:


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UST-Kontrolle mit pr34 oder pr34c

Prinzipiell reicht das Programm pr34 für die Umsatzsteuerverprobung. Wenn es jedoch eine

Differenz gibt, der nachzugehen ist, macht man mit pr34c eine monatliche UST-Verprobung.

Tipp: das Feld Listdatum hat für die Auswertungen in BMD NIE eine Auswirkung - außer dass

es als Ausdruck-Datum auf den Ausdrucken erscheint, um Auskunft über den Stichtag zu

geben. (Daher: bei Ausdrucken für den Klienten gibt man meist den Perioden-Letzten ein.)

Mit dem Menüpunkt 1 - USt- und KU-Berechnung startet man die USt-Verprobung.

BMD möchte nun wissen für welche Periode die Verprobung gemacht werden soll:

Mit der F1-Taste wählt man das ganze Jahr aus. BMD fragt dann noch, ob man die Periode 13

mit den Bilanzumbuchungen auch mitberücksichtigen will.

Im Feld 'Summe Vorauszahlungen' können freiwillig die für dieses Jahr gemachten USt-

Zahlungen des Mandanten an das Finanzamt in Summe eingetragen werden. (BMD schlägt

automatisch die Summe der 12 UVA-Ergebnisse vor.)

Es kommt eine meist dreiseitige Auswertung. Am wichtigsten ist die untere Hälfte der zweite

Seite, weil hier zu jeder USt-Art (normale USt, IGE, RC, Bauleistungen�) die Kontrollsummen

angezeigt werden:

Differenzen unter 1 � können toleriert werden. Gerade wenn Fakturen aus Fremdsoftware

eingespielt werden, kommt es immer wieder zur Rundungsdifferenzen.

Für die USt-Kontrolle ist es egal, ob die USt und VSt noch auf den USt- / VSt-Konten ist, oder

ob sie bereits (manuell o. automatisch) auf das Zahllastkonto umgebucht wurde. Wenn das

Zahllastkonto im Firmenstamm pr00 korrekt hinterlegt ist bei den Fixkonten, bezieht die BMD-

USt-Kontrolle alle Buchungen der USt- und VSt-Konten auf dieses Zahllastkonto in die USt-

Kontrolle mit ein.


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2.2 Grundlegende Funktionen im Buchungsprogramm pr03

Nach dem Einstieg in pr03 hat man folgendes Auswahlfenster vor sich:

1 - Buchen: damit werden die laufenden Buchungen und am Jahresende gleichermaßen die

Abschlussbuchungen gemacht

2 - Verbuchen Zwischenjournal: da die meisten User direkt beim Programmpunkt 1 am Ende

das Zwischenjournal verbuchen (wodurch die Sammelbuchungen entstehen), wird der Punkt 2

nur selten verwendet.

3 - Kontrollsummen: dies zeigt die Summe der SOLL- und HABEN-Beträge des aktuellen

Buchungskreise an, wenn man gerade am Buchen ist und das Zwischenjournal noch nicht

abgebucht hat.

4 - Verbuchen Zwischenjournal alle Benutzer: wird eine Buchhaltung von mehreren Personen

gleichzeitig geführt, werden diese meist mit mehreren Benutzern buchen. Mit dem Punkt 4

kann man bei allen Benutzern das Zwischenjournal abbuchen. (Wird nur selten benötigt.)

7 - Manuelle Abstattung: normalerweise erfolgt die Zuordnung einer Zahlung zur

ursprünglichen Rechnung direkt beim Buchen der Zahlung. Der Punkt 7 hier erlaubt die

nachträgliche Änderung der Zuordnung (in BMD 'abstatten' genannt) sowie die Zuordnung der

noch nicht abgestatteten offenen Posten.

8 - Abstimmsummen: dies wurde im vorigen Unterkapitel 2.1 besprochen

J - Journal: hier kann man das gesamte Buchungsjournal ansehen, sich mit F7 den

Buchungstext, die KORE und die Buchungsperiode anzeigen lassen, mit F4 sich nur ein

bestimmtes Buchungssymbol anzeigen lassen oder mit F6 nach bestimmten Buchungen

suchen (z.B. bestimmte Beträge, bestimmten Buchungstext, bestimmte Belegnummer,

bestimmtes Belegdatum oder externe Belegnummer). Die Suche ist leider nur einzeln je

Kontenkreis möglich (Sachkonten / Kunden / Lieferanten), wer eine Suche über alle

Kontenkreise möchte, macht dies mit dem Programm pr07a und dort mit dem Punkt 6.


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Im Journal erkennt man in der vorletzten Spalte PZ am V die VSt, am M die normale USt, am E

die Erwerbsteuer, am I die IST-Steuer, am S den Skonto und am R reverse charge.

K - Konto ansehen: hier kann man ein bestimmtes Kontoblatt ansehen:

Man kann entweder die Kontonummer direkt eingeben,

oder mit den ersten Buchstaben des Kontonamens und der F1-Taste ein Sachkonto suchen,

mit der F2-Taste ein Kundenkonto und

mit der F3-Taste ein Lieferantenkonto suchen;

weiß man nur einen Wortteil, der irgendwo im Kontonamen vorkommt, so gibt man diesen

mit beginnendem * ein: *gebühr und F1 findet daher auch das Konto Sonstige Gebühren.

Möchte man im Kontonummernfeld gleich alle Konten zur Auswahl angezeigt bekommen,

drückt man die F4-Taste.

Kaum genutzt wird die Möglichkeit, dass man mit der F2-Taste hier auch ein neues

Buchhaltungskonto anlegen kann. Die meisten machen das lieber direkt beim Buchen.

Sieht man das Kontoblatt, sind zahlreiche Funktionen möglich:

Im Feld Pos: kann man direkt die Positionsnummer eingeben und dorthin springen.

Mit der ENTER-Taste auf einer Buchung, kann man die gesamte Buchung detailliert ansehen:


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Besonders praktisch im Buchungsdetail ist die F6-Taste, weil man hier direkt einige Eingaben

der Buchung ändern kann - etwa den Buchungstext oder die externe Belegnummer:

Die Änderungen müssen - wenn man anschließend im Feld 'CODE' ist - wie immer mit der

ENTER-Taste übernommen werden.

Tipp: im Feld CODE in diesem Fenster 'Bearbeiten Buchungen' kann man sich mit der F4-Taste

noch weitere Felder einblenden lassen, die man ändern kann: OP-Nummer, Kostenstelle,

Leistungsdatum, die UVA-Periode:

Zurück am Kontoblatt kann man auch Folgendes machen:

Mit F2 springt man zum Gegenkonto der aktuellen Buchungszeile.

Mit F3 springt man ins Buchungsjournal (und dort mit F3 wieder zurück auf das Konto)

Shift-F3 erlaubt zahlreiche Sortierungsmöglichkeiten:

Mit F4 sieht man die offenen Posten des aktuellen Kontos


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Mit F7 wechselt man durch die verschiedenen Ansichten und kann sich das

Buchungsmonat, eine eventuell abweichend erfasste UVA-Periode, die externe

Belegnummer, sowie die KORE-Erfassung ansehen.

Mit F8 kann man sich die Buchungen nur eines bestimmten Monats ansehen

Und mit der 'Powertaste' F9 kommen weitere wichtige Funktionen:

Am wichtigsten in dieser F9-Auswahl sind folgende Funktionen:

C - Kontochronik: zu jedem Konto kann man freiwillig eine Kontenchronik erfassen. Darin kann

der/die BuchhalterIn Kontoinformationen für den Bilanzierer erfassen - oder der Bilanzierer

erfasst für die kommenden Jahre Infos zu diesem Konto.

V - Vorjahreskonto / N - Konto nächstes Jahr: damit kann man das betreffende Konto in einem

früheren, oder in einem späteren Jahr ansehen. Durch wiederholten Aufruf dieser Funktion

kann man durch sämtliche vorhandene Buchungsjahre wandern.

L - Konto lfd. Jahr: wenn man viel herumgewandert ist durch verschiedene Jahre, springt man

mit dieser Funktion wieder zurück ins aktuelle Jahr.

K - Ändern Kontenstammdaten: so kommt man am schnellsten in den Kontostamm, ohne den

"Umweg" über das Programm pr01 zu nehmen - und kann z.B. die Kontenbezeichnung und

anderes ändern. Wichtig: Änderungen im Kontenstamm auf diese Weise werden alle sofort

wirksam bis auf Änderungen bei der Kontenbezeichnung; diese greift erst beim nächsten

Einstieg in pr03.

S - Saldoführung: dies blendet eine Saldenspalte im Kontoblatt ein, sodass man die

Änderungen des Saldos im Kontoblatt mitverfolgen kann.

Z - Ansehen Abstattung Rng/Zlg: bei Konten mit OP-Verwaltung hilft dies um herauszufinden,

welche Kontoposition mit welcher anderen abgestattet wurde.

B - Ausdruck Kontoblatt

P - Ausdruck OP-Liste

D - Ansehen Dokument: wurde papierlos gebucht, sieht man den Beleg zu dieser Buchung.

H - Buchungschronik: nicht nur für ein gesamtes Konto, sondern auch für jede einzelne

Buchung kann eine Chronik mit Infos zu dieser Buchung erfasst werden.

5 - Mehr-/Weninger-Rechnung: die MWR zu diesem Konto ansehen.

T - Excel-Export: das aktuelle Konto wird sofort nach Excel exportiert - sehr praktisch etwa,

wenn man einen Privatanteil aus manchen Buchungen ausscheiden muss.


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J - Jahresvergleich: das Konto mit dem Vorjahr (inklusive Monatsumsätze) vergleichen.

Möchte man ein weiteres Konto ansehen, muss man das aktuelle Kontoblatt nicht mit der ESC-

Taste schließen, sondern kommt mit der Pfeiltaste (Cursortaste) nach links direkt zur erneuten

Eingabe einer neuen Kontonummer.

Besonders praktisch ist es hier die F1-Taste (oder die Pfeil-nach-unten-Taste) zu drücken, weil

man damit automatisch zum nächsten Konto springt, das bebucht wurde.

L - Saldenliste: hier kann man sich für einen bestimmten Zeitraum oder mit F1 für das

gesamte Jahr eine aktuelle Saldenliste ansehen:

Durch die Eingabe hier von einer Kontonummer, kann man direkt zu diesem Konto springen

oder man nimmt die Cursor- , Bild-Auf / Bild-Ab oder Pos1 / Ende - Tasten.

Mit der F7-Taste kann man sich die EB-Werte der Konten anzeigen lassen.

Mit der F8-Taste blendet man sich die Endsalden des Vorjahres dazu.

Mit der F6-Taste kann man sich ein Merk-Kennzeichen in Form eines Häkchens setzen bzw

dieses wieder entfernen lassen.


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Besonders praktisch ist dies während der Bilanzierung, weil man damit eine Gedächtnisstütze

hat, welche Konten man schon erledigt hat.

Die F9-Taste bietet wieder weitere Möglichkeiten an, wie einen Jahresvergleich (mit Vorjahr

inkl. Abweichung), die MWR des aktuell markierten Kontos oder dessen Kontenchronik

anzusehen oder auch mit X schnell ein externes Programm (z.B. eine OP-Liste etc) zu starten.

Besonders praktisch ist

die F4-Taste, weil damit

eine schnelle

Aufsummierung der

Saldenliste erhält.

O - Offene-Posten-Liste: hier kann man sich von einem wählbaren Kontenkreis (Sachkonten,

Kunden, Lieferanten) den aktuellen OP-Stand ansehen:

Wichtige Funktionen in dieser OP-Liste sind:

- F2: damit kann man einen Offenen Posten suchen

und hat dafür folgende Suchkriterien:

- mit der F4-Taste kann man schnell ein bestimmtes

Konto suchen

- mit der F6-Taste kann man die aktuell markierte

Buchung ändern (Buchungstext, ext.

Belegnummer�)

- die F8-Taste blendet die externe Belegnummer ein

- mit der F9-Taste kann man hier auf das Konto der aktuell gewählten Zeile springen oder

sogar direkt in das Ändern des Kontostammes dieses Kontos

Für den Ausdruck der OP-Liste wird man die eigenen OP-Programme - vor allem pr11 oder

pr11f - verwenden.


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S - Steuerkontrolle: Dies ist eine wichtige Funktion während der laufenden Buchhaltung. Hier

kann man von der aktuellen Periode schnell eine USt-Kontrolle machen. Eine weitere Funktion

hier ist das automatische Umbuchen der VSt- und USt-Konten auf das im Firmenstamm

hinterlegte Zahllastkonto. In Periode 13 hat diese Funktion den Vorteil, dass es die Steuer des

gesamten Jahres und nicht nur der aktuellen Periode wie in den Monaten 1-12 umbucht !

U - Umsatzliste: Dies zeigt die aktuelle Umsatzjahressumme mit den Klienten (und

Lieferanten) und den aktuell offenen OP-Saldo an.

W - Wechsel Buch-Periode: wer die Buchungsperiode wechseln will (etwa weil er in Periode 12

eingestiegen ist, aber nun in Periode 13 bilanzieren will) muss nicht aus pr03 aussteigen und

neu einsteigen, um die Periode auswählen zu können, sondern kann dies mit diesem

Programmpunkt tun.

9 - Ende: In den meisten Programmen bewirkt ein Druck auf die 9-Taste den Ausstieg aus dem

Programm. Alternativ kann aber immer auch die ESC-Taste gedrückt werden.

2.3 OP-Verwaltung

Die nachträgliche OP-Verwaltung erfolgt in pr03 mit dem Punkt 7 - Manuelle Abstattung im

Hauptmenüfenster:

Es öffnet sich das nachfolgende Fenster, indem man

- direkt ein Konto eingeben kann

- oder wo man mit beginnenden Kontobezeichnungsteilen (oder mit * auch enthaltene

Kontobezeichnungsteile) und F1 nach OP-führenden Sachkonten, mit F2 nach Kunden und mit

F3 nach Lieferanten suchen kann

- oder wo man mit der F4-Taste sich eine Liste aller entsprechender Konten anzeigen lassen

kann für die direkte Auswahl

Hier funktioniert aber auch die schon bei der Funktion "K - Konto ansehen" besprochenen

"Durchblätter-Funktion" mit der F1-Taste (oder Pfeil-Taste-nach-unten), mit dem Unterschied,

dass jetzt nur die Konten angezeigt werden die noch offene Posten haben. Mit der F1-Taste

springt man hier also gleich zum ersten Kundenkonto mit offenen Posten. Mit ESC + F1 (oder

Pfeil-Links, Pfeil-Unten) springt man zum nächsten Konto.


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Manuelle Abstattung

In der manuellen Abstattung sieht man jedes Konto zuerst immer nur mit den noch offenen

Posten.

Möchte man ALLE Positionen des Kontos sehen, drückt man die F4-Taste. Durch erneute F4-

Taste wechselt man wieder zurück, dass man nur die OPs sieht.

Möchte man von einer Position die erfolgte Abstattung überprüfen, markiert man die Zeile und

drückt Shift-F4.

Eine normale Abstattung beginnt immer mit der Zahlung. In nachfolgendem Fall sieht man

sofort welche Zahlungen zu welchen Ausgangsrechnungen gehören:

Man geht auf die erste abzustattende Zahlung und drückt einmal ENTER. Nun könnte man

einen OP-Betrag eingeben, um den die aktuelle Position entlastet werden soll. Wenn eine

Zahlung eine Überzahlung darstellt und man nur genau den Betrag der damit beglichenen AR

abstatten möchte, kann man nun diesen kleineren Betrag eingeben, um nur diesen dann der

betreffenden AR zuzuordnen - der Rest würde als OP-Betrag bei der Zahlung stehen bleiben.

Da dies nur sehr selten vorkommt und man in der Regel immer die gesamte Zahlung auf eine

oder mehrere ARs zuordnen möchte, darum drückt man nach der ersten ENTER-Taste gleich

noch ein zweites Mal auf ENTER und übernimmt damit die gesamte Zahlung in den

"Zwischenspeicher", der anschließend auf die Rechnungen aufgeteilt werden muss. (Durch das

zweimalige ENTER-Drücken wird der OP-Betrag der Zahlung bereits auf Null gestellt.)


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Nun geht man auf die dazugehörige Rechnung und drückt auch hier ENTER und schon sind die

OP-Beträge von Zahlung und AR Null und auch der Zwischenspeicher der OP-Abstattung ist

wieder auf Null:

Wären mit der Zahlung mehrere Rechnungen beglichen worden, wäre nach der Abstattung der

ersten Rechnung noch ein Rest im Zwischenspeicher offen geblieben und man hätte diesen auf

die andere(n) Rechnung(en) zuordnen müssen.

Wurde eine Zahlung irrtümlich mit einer falschen Rechnung abgestattet, muss man den OP-

Betrag der falsch gewählten Rechnung wieder aufbauen. Dazu geht man auf die Rechnung

(falls sie nicht mehr angezeigt wird, lässt man sich mit F4 alle Positionen anzeigen) und drückt

die F6-Taste und wählt "nur diese Position aufbauen". Dadurch wird der OP-Betrag dieser

Rechnung wieder voll aufgebaut (und damit auch in den Zwischenspeicher übertragen) und

man kann ihn nun der korrekten Rechnung zuordnen.

Beim Zuordnen des OP-Betrages im Zwischenspeicher hat man zwei wichtige Funktionen:

Man kann hier r eingeben und ENTER drücken. Dadurch wird der gesamte Betrag im

Zwischenspeicher auf die aktuell markierte Zeile zugeordnet. (In der Regel wird man dies dann

brauchen, wenn mit einer Zahlung mehrere Rechnungen beglichen wurden: zuerst stellt man

die gesamte Zahlung in den Zwischenspeicher, verteilt den OP-Betrag im Zwischenspeicher auf

die dazugehörigen Rechnungen, und wenn wegen Überzahlung ein Rest übrig bleibt, geht man

zuletzt auf die ursprüngliche Zahlung und stellt mit "r" und ENTER den restlichen Betrag wieder

als OP-Betrag zu dieser Zahlung.)

Man kann hier aber auch m eingeben und nach ENTER einen bestimmten Betrag eingeben, der

dann der aktuellen Zeile zugeordnet wird.


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Weitere wichtige Funktionen beim Abstatten:

Mit der F7-Taste kann man sich externe Belegnummer anzeigen lassen.

Mit Shift-F3 kann man sich die Sortierreihenfolge der aktuellen OP-Liste anzeigen lassen.

Besonders praktisch ist die Sortierung nach Beträgen, weil dann sehr oft die zueinander

gehörigen Beträge direkt unter einander stehen.

Mit Shift-F6 kann man wieder nach sämtlichen Kriterien eine OP-Position suchen (Text,

Belegnummer, Betrag, externe Belegnummer, Belegdatum)

Mit STRG-Pfeil-Rechts kommt man zur Buchungschronik.

Automatische Abstattung mit pr04

Tipp: wenn es viele Konten gibt, bei denen die Buchhaltung vergessen hat die Zahlungen

abzustatten, kann man mit pr04 und dem Punkt 3 automatisch alle Konten abstatten lassen,

deren Saldo Null ist.

Bisweilen erlaubt BMD nicht, dass eine Gutschrift direkt mit der dazu gehörigen ER abgestattet

wird. Der Punkt "1 - Abstattung X-X Konto" in pr04 erlaubt dies und man gibt in den Feldern

"Von Konto" und "Bis Konto" zweimal die gleiche betreffende Kontonummer ein. (Alternativ

könnte man in pr03 beim Abstatten auch mit der F3-Tastenfunktion "Auf Null stellen" arbeiten

- und zwar zweimal: einmal bei der Gutschrift und einmal bei der dazugehörigen Rechnung -

dies sollte man aber nur machen, wenn beide betraglich gleich sind.)

Mit Vorsicht zu verwenden ist der Punkt "4 - Abstattung ohne OP-Nummer", weil hier völlig

unabhängig von einer OP-Nummer bzw einer Belegnummer die ältesten Zahlungen jeweils mit

den ältesten Rechnungen abgestattet werden. (Es empfiehlt sich im Bedarfsfall zuerst die

Buchhaltung zu sichern (mit pr57a) und die automatische OP-Abstattung ohne OP-Nummer zu

testen und wenn man mit dem Ergebnis unzufrieden ist, die Sicherung wieder einzuspielen.)

2.4 Buchen in pr03

Das Buchen startet man in pr03 immer mit dem Menüpunkt 1 - Buchen

BMD überspringt meist das Feld mit dem Buchungsdatum und schlägt das letzte

Buchungsdatum automatisch vor und wartet bereits im Feld mit dem Belegsymbol:


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Da wir in unserem Fall zuletzt eine Jahresübernahme gemacht haben mit 1.1.2009, darum

schlägt BMD nun genau dieses Datum auch vor. Weil wir das ändern wollen, wechseln wir mit

der PFEIL-LINKS-Taste auf der Tastatur ins Buch-Datumfeld und geben das gewünschte

Buchungsdatum - den Jahresletzten - ein.

Eine Besonderheit stellt das BMD-Datumsformat: es ist immer im Format JJJJMMTT - also z.B.

20091231 für den Jahresletzten.

Die beginnende "200" bei der Jahreszahl kann man immer weglassen, weshalb man als

Buchungsdatum vereinfach "91231" eingeben kann:

Nun ist man wieder im Buchungssymbol-Feld und kann das Buchungssymbol entweder direkt

eingeben - z.B. BZ für Bilanzbuchungen oder - wie manche es gewohnt sind UB.

Da jedoch die meisten Buchhalter unterjährig ihre Umbuchungen mit dem Symbol UB machen,

empfiehlt es sich mit einem eigenen Symbol - etwa BZ - die Bilanzbuchungen zu machen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass man nach der Bilanzierung sofort eine Buchungsliste nur mit dem

BZ-Symbol erzeugen kann (pr12 - Punkt 5), sodass man alle Abschlussbuchungen auf einen

Blick hat (bzw auch dem Klienten zukommen lassen kann, falls er sie manuell in einem

fremden Buchhaltungssystem nachbuchen muss.)

Man kann im Belegsymbol-Feld mit der F4-Taste das betreffende Symbol auswählen. Dabei

sind folgende Unterscheidungen notwendig:

- Buchungssymbole mit kleinen Buchstaben sind ausschließlich für die Zahlungen nach der IST-

Versteuerung reserviert (z.B. ka für Kassa und bk für Bank). Daher sind alle Belegsymbole

nach der SOLL-Versteuerung (und auch die ERs und ARs der IST-Versteuerung) immer in

Großbuchstaben einzugeben !

- in der vorletzten Spalte des Buchungssymbol-Auswahlfensters sieht man immer,

ob es sich um einen A-llgemeinen Parameter handelt (der in allen Buchhaltungen in

BMD 5.5 vorhanden ist)

oder um einen I-ndividuellen Parameter, der nur für diese Buchhaltung angelegt wurde

mit individuellen Einstellungen.


40

40 40

Vorteil von individuellen Parametern: man kann abweichend von den Einstellungen des

allgemeinen Parameters aussuchen:

- (1) ob das Belegdatum automatisch wiederholt werden soll

- (2) ob die Belegnummer automatisch wiederholt werden soll oder

- (3) die Kontonummer oder

- (4) die Gegenkontonummer oder

- (5) die Kostenstelle oder

- (6) die Umsatzsteuerprozent oder

- (7) der Buchungsbetrag oder

- (8) der Steuerbetrag oder

- (9) der Buchungstext

- (19) ob eine externe Belegnummer erfasst werden soll / muss

- (22) ob ein Leistungsdatum erfasst werden soll / muss

- (24) ob eine (abweichende) UVA-Periode eingegeben werden soll / muss

- (27) ob ein Valutadatum eingegeben werden soll / muss

- (41) ob zu jeder Buchung eine einzelne Gegenbuchung auf dem Gegenkonto erfolgt

- (42) ob eine Kassaminuskontrolle aktiviert sein soll

- (43) ob eine Kontrollsumme mitprotokolliert werden soll (z.B. für Summe der ARs bzw. ERs)

- (45) ob das Buchungssymbol in einer Fremdwährung gebucht werden soll

- (46) ob die Verbuchung von USt und VSt bei diesem Symbol komplett deaktiviert sein soll

- (47) ob die Belegnummer kontrolliert werden soll, dass sie nicht doppelt vergeben wurde

An dieser Stelle auch der dringende Hinweis, dass bitte niemals die allgemeinen Belegsymbole

geändert werden sollen in ihren Parametereinstellungen, sondern im Bedarfsfall immer

individuelle Belegsymbole angelegt werden.

Nach der Auswahl des Belegsymbols, sieht man - neben dem Buchungsmonat, der

Benutzernummer und dem aktuellen Gewinn - dass das aktuelle Belegsymbol mit

Einzelgegenbuchungen arbeitet.

Einzelgegenbuchungen führen dazu, dass jede Buchung automatisch zu einer zweiten Buchung

auf dem Gegenkonto führt und man daher auch am Gegenkonto die einzelnen Buchungen

sieht. Einzelgegenbuchungen sind daher zwingend notwendig bei den ARs und ERs, damit auch

auf den Personenkonten einzelne Buchungen sichtbar sind.


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41

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Sammelgegenbuchungen hingegen führen nur auf dem zuerst eingegebenen Konto zu einer

Buchungszeile. Die Buchung auf den eingegebenen Gegenkonten wird zuletzt von BMD

automatisch in Form von Sammelbuchungen gemacht.

Sammelgegenbuchungen werden bisweilen in der Kassa und in der Bank verwendet, um die

Anzahl der Buchungszeilen zu vermindert, (falls nach Buchungszeilen fakturiert wird).

Nachteil: auf dem Gegenkonto gibt es monatlich immer nur eine einzige Sammelbuchung.

Gerade in der Bank möchten vielleicht manche lieber jede einzelne Buchung auch auf dem

Bankkonto sehen um z.B. den Saldo besser fortlaufend kontrollieren zu können.

Für die Zeilenverrechnung kann man alternativ natürlich auch ALLE Belegsymbole auf

Einzelgegenbuchung stellen und am Monatsende in Zahl der Journalzeilen einfach halbieren,

um die Anzahl der tatsächlich gemachten Buchungszeilen zu eruieren. (Probleme bei dieser

Methode ergeben sich jedoch, wenn es viele Splittbuchungen gibt, da ja auch sie halbiert

werden, obwohl sie tatsächliche Buchungszeilen darstellen.)

Sehen wir uns nun die einzelnen Felder beim Buchen an und welche Möglichkeiten man darin

hat. Ganz wichtig: all diese Infos zeigt BMD für jedes Feld auch immer in der Infoleiste unten

an - falls am Ende das Symbol zu sehen ist, muss man mit der Tabulatortaste durch

mehrere Info-Zeilen durchschalten:

Weitere Hilfen erhält man in allen Feldern auch mit der F8-Taste !

Tipp: die meisten Eingabefelder können ab der 2. Buchung leer nur mit der ENTER-Taste

übernommen werden und die Eingabe der letzten Buchung wird wiederholt !

Tipp: wenn man im weiteren Verlauf des Buchens in der aktuellen Buchungszeile merkt, dass

man in einem vorigen Feld in der aktuellen Zeile eine Änderung machen möchte, geht man mit

der "Pfeil-Taste nach Links" zum betreffenden Feld zurück und ändert es. Alle danach bereits

erfassten Felder können mit der ENTER-Taste mit der ursprünglichen Eingabe neu befüllt

werden. Einzige Ausnahme: dies funktioniert nicht im Prozentfeld (wenn das Sachkonto ohne

Steuerprozent hinterlegt ist) - andere Werte als Null muss man daher erneut eingeben.

Datum-Feld (=Belegdatum):

Bei der ersten Buchung des aktuellen Buchungssymbols, muss das Datumsfeld ausgefüllt

werden. Ist das Datum im aktuellen Buchungsmonat, reicht es die Tagesnummer einzugeben -

z.B. 1 für den 1.

Liegt das Belegdatum in einem früheren Monat (z.B. eine nachträglich gebuchte ER), muss

man zumindest auch das Monat eingeben - z.B. 201 für den 1. Februar.

Ab der nächsten Buchung kann im Datumsfeld eine Eingabe auch entfallen, wenn man nur

durch Drücken der ENTER-Taste das zuletzt eingegebene Buchungsdatum wiederholen möchte.

Eine ganz wichtige Funktion im Feld Datum-Feld ergibt sich nach der letzten Buchung. Denn

hier kann man BMD mitteilen, dass man fertig ist und den Belegkreis abschließen möchte und

von BMD die Sammelbuchungen zuletzt noch machen lassen möchte.

Dazu drückt man im Datums-Feld die PFEIL-LINKS-TASTE auf der Tastatur und gibt noch einen

beliebigen Buchungstext für die Sammelbuchung(en) ein - z.B. nur SB für Sammelbuchung:


42

42 42

Drückt man nun noch ENTER schließt BMD den Belegkreis ab und macht eventuell anfallende

Sammelbuchungen auf die Personen-Sammelkonten (2000, 3300, �), auf die

Umsatzsteuerkonten (2500, 3500�) und auf Gegenkonten (Kassa 2700, Bank 2800), falls mit

Sammelgegenbuchung gebucht wurde.

Beleg-Feld: hier wird die (interne) Belegnummer eines Beleges eingegeben, die maximal 9-

stellig sein darf und keine Buchstaben und Sonderzeichen enthalten darf.

Man kann in diesem Feld mit der F1-Taste aktivieren, dass BMD

bei jeder neuen Zeile automatisch eine aufsteigende Nummer

vorschlägt, wenn man das Beleg-Feld ohne Eingabe einfach nur

mit ENTER übernimmt. Eine aktivierte automatische

Belegnummer-Erhöhung erkennt man am PLUS-Zeichen vor der

Spaltenüberschrift Beleg:

Drückt man nach der Belegnummer-Eingabe statt der ENTER-Taste die F2-Taste, so löst dies

eine Splitt-Buchung aus (siehe nachfolgendes Unterkapitel "Splittbuchungen")

Drückt man nach der Belegnummer-Eingabe statt ENTER auf die

F3-Taste, wird die Belegsummenkontrolle aktiviert: BMD wird

nun, solange sich die Belegnummer nicht ändert, oben links die

Summe der Beträge der Buchungen mit der aktuellen

Belegnummer mitprotokollieren (dies kann eine

Tippstreifenkontrolle ersparen)

Kontofeld: Ganz wichtig ist es in BMD, dass IMMER zuerst jenes Konto einer Buchung

eingegeben wird, das entsteuert werden soll - sprich: wo die Umsatzsteuer abgezogen werden

und nur der Nettobetrag auf das Konto gebucht werden soll.

In der Regel wird man daher immer zuerst das G&V-Sachkonto (oder das Anlage-Konto in

Klasse Null) eingeben und das Personenkonto oder Zahlungsmittelkonto im nächsten Feld für

das Gegenkonto.

1. Abweichung von dieser Regel: Enthält eine Buchung keine USt/VSt ist es theoretisch egal,

welches Konto man zuerst eingibt. Es gilt jedoch zu beachten, dass bei Buchungssymbolen mit

der Gegenbuchungsart "Sammelgegenbuchung" auf dem Gegenkonto keine einzelne

Buchungen landen, sondern nur eine einzelne Sammelbuchung am Ende des Belegkreises.

2. Abweichung von dieser Regel: streng genommen gilt die obige Regel - dass immer zuerst

das Konto eingegeben werden muss, das entsteuert wird - NUR DANN, WENN DAS ZWEITE

KONTO AUCH EIN SACHKONTO IST. Wenn das zweite Konto ein Personenkonto ist, kann man

theoretisch auch mit dem Personenkonto beginnen. Darum werden bisweilen die AR's und ER's

mit beginnendem Personenkonto gebucht. Nachteil: die Umsatzsteuer ist dann nur am

Personenkonto sichtbar und nicht am Erlöskonto, was die Suche bei USt-Differenzen erschwert.

Wie bei allen Konto-Feldern in BMD kann man mit F4 sich eine Kontoauswahlliste öffnen, oder

mit Namensteilen ein Konto direkt suchen mit F1 bei den Sachkonten, mit F2 bei den Kunden

und mit F3 bei den Lieferanten. Dabei ist immer der Kontonamens-Beginn einzugeben; möchte

man jedoch nach Namensteilen mitten im Kontonamen suchen, muss die Eingabe mit *

beginnen.

Weiß man bei der Bezahlung z.B. einer AR die Belegnummer, so kann man nach Eingabe

dieser mit der F5 direkt das richtige Kundenkonto dazu suchen lassen. (Durch die Eingabe von

einem * könnten sogar nur Rechnungsnummer-Teile eingegeben werden.)


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43

43

Die F6-Taste macht dasselbe für ERs und Lieferanten.

Drückt man jedoch die F6-Taste ohne zuvor eine Belegnummer eingegeben zu haben, sucht

BMD nun nicht bei den Lieferanten nach einer ER, sondern erlaubt die völlig variable Suche

eines Kontos. Dabei kann nach Belegnummer, Buchungstext, Betrag, Belegdatum und auch

nach der externen Belegnummer gesucht werden.

Gibt man einfach eine Kontonummer ein, die es noch gar nicht gibt, weist einen BMD darauf

hin, dass es dieses Konto noch nicht gibt und fragt nach, ob es das Konto neu anlegen soll.

Alternativ kann man für die Neuanlage eines Kontos auch mit der F4-Taste einen

Kontenbereich zuerst untersuchen - z.B. die Sachkonten. Man sucht sich eine gewünschte

Lücke, steigt mit ESC aus der Kontoliste aus und gibt anschließend die gefundene

"Lückennummer" ein.

Es ist aber auch möglich ein neues Konto direkt aus dem Standardkontenrahmen auszuwählen:

dazu wählt man zuerst F4 und wählt die Sachkonten und drückt dann in der Liste der

Sachkonten die F5-Taste. Dadurch werden alle Sachkonten des Standardkontenrahmens

angezeigt (der im Firmenstamm pr00 hinterlegt ist) und man kann durch Übernahme mit

ENTER auf dem aktuell markierten Konto, dieses neu bei sich anlegen lassen.

Mit Shift-F12 könnte man sich eine Kopie eines bestehenden Kontos anlegen. (Es wird

natürlich nur der Kontostamm kopiert und keinerlei Buchungen - der Kontostamm ist natürlich

auch sofort änderbar.)

Eine letzte Möglichkeit für neue Konten ist bei neuen Personenkonten hilfreich: man drückt

dazu im Kontofeld ohne jegliche Eingabe nur die F2-Taste, wählt aus, ob es sich um einen

Kunden oder einen Lieferanten handelt und gibt noch den ersten Buchstaben des Namens ein

und BMD sucht automatisch die nächste freie Lücke für diesen Buchstaben.

(Die Auftrennung der Personenkonten in z.B. 201xxx für A-Kunden, 202xxx für B-Kunden ist

nicht zwingend notwendig, weil sämtliche Auswertungen nicht nur nach Kontonummern

ausgewertet werden können, sondern auch sortiert nach Kontobezeichnungen. Auch für die

Suche eines Kontos ist diese Buchstaben-Auftrennung nicht notwendig, weil man ja ebenso

auch nach Kontobezeichnungen suchen kann.)

Weiters kann man als "wiederkehrende Buchungen" angelegte Buchungen (nicht zu

verwechseln mit Automatikbuchungen, die völlig automatisch gebucht werden können), durch

Eingabe des Buchungskürzels und der F7-Taste eine wiederkehrende Buchung starten.

(Unterschied wiederkehrende Buchungen / Automatikbuchungen: bei Automatikbuchungen

kann keinerlei Einfluss auf Monatstag und Buchungsbetrag genommen werden. Ständig gleiche

monatliche Afa-Buchungen etc. können so gut gemacht werden mit Hilfe des

Automatikbuchungsprogramms pr03v. Wiederkehrende Buchungen sind alle Buchungen direkt

in pr03, wo man manuell das Tagesdatum einstellen möchte. Nach der Auswahl der

betreffenden wiederkehrenden Buchung mit F7 werden aber Konto, Gegenkonto, Betrag und

Buchungstext bereits vollständig vorgeschlagen.)

Mit Shift-F7 kann im Kontofeld nach bereits angelegten wiederkehrenden Buchungen gesucht

werden.

Mit Shift-F2 wird der Bewirtungsspesenverteiler für die Verbuchung von Geschäftsessen

gestartet.

Mit Shift-F3 startet man den Spesenverteiler. (Dies ist ein einmal in den mandanten-

spezifischen Parametern anzulegender Splitt-Buchungsvorschlag, über den man z.B. bei einer

Metrorechnung gleich alle möglichen Sachkonten, inklusive VSt-Prozente und Buchungstexten

vorgeschlagen bekommt und man gibt nur noch bei den davon benötigten Konten die

betreffenden Beträge ein.)


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44 44

Gibt man eine externe Belegnummer ein und drückt danach Shift-F1, so werden alle

Lieferanten nach dieser Nummer durchsucht und der betreffende Lieferant ausgewählt.

Buchungscode-Feld: Gerade bei den Abschlussbuchungen weiß BMD nicht, ob z.B. ein

Aufwandkonto wie normalerweise im Soll oder ob eine Aufwandminderung im Haben

eingebucht werden soll.

Darum frägt BMD in den meisten Fällen bei den Bilanzbuchungen nach, ob das zuerst

eingegebene Konto im SOLL oder im HABEN bebucht werden soll:

Das linke von den beiden angezeigten Varianten ist das jeweils gültige. Möchte man zur

anderen wechseln, drückt man die PFEIL-RECHTS-Taste auf der Tastatur, sodass sich die

Reihenfolge umdreht und nun die gewünschte Variante - hier die HABEN-Seite - links befindet:

Gegenkonto-Feld: Die Suchfunktionen des Gegenkontos sind gleich wie im Kontofeld.

OP/Ko-Feld: das offene Posten / Kostenstellenfeld hat in BMD eine Doppelnatur. Bei AR's und

ER's kommt es zur Eingabe einer Kostenstelle und bei Zahlungen eine OP-Eingabe.

Es gibt keinen Parameter, der dies steuert. Vielmehr arbeitet BMD gemäß folgender Logik: Ist

das Erlöskonto im Haben und der Kunde im Soll => es muss eine Kostenstelle erfasst werden

(so die KORE aktiviert ist). Ist das Erlöskonto im Soll und / oder der Kunde im Haben: im Feld

kann eine OP-Zuordnung erfolgen.

Kostenrechnung: Kostenstellen können direkt eingegeben oder mit der F4-Taste gesucht

werden. Die F2-Taste aktiviert eine Aufteilung auf mehrere Kostenstellen. Die F6-Taste führt

zu weiteren Kostenrechnungs-Sondereingaben (abweichende KORE-Periode oder Aufteilen der

aktuellen Buchung auf mehrere Monate mittels Monatsteiler)

OP-Verwaltung: weiß man die ursprüngliche Belegnummer, kann man diese im OP-Feld direkt

eingeben. Beendet man diese Eingabe mit ENTER würde im Falle eines kleineren

Zahlungsbetrages BMD den Skonto automatisch berechnen. Beendet man die Eingabe mit der

F2-Taste, so erfolgt eine Abstattung, aber man gibt manuell einen eventuellen Skonto ein. (Die

F3-Taste würde eine Verbuchung mit manuellem Skonto jedoch ohne jegliche Abstattung

ermöglichen.)

Mit der F1-Taste teilt man BMD mit, dass man eine Mehrfach-Abstattung starten möchte bei

der automatisch der Skonto berechnet werden soll. Die F2-Taste macht das Gleiche jedoch

ohne automatische Skontoberechnung.


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45

45

Mit der F4-Taste öffnet man sich am (im Feld Konto) eingegeben Konto eine aktuelle OP-Liste

und kann den richtigen OP übernehmen.

Möchte man eine ausgewählte OP-Eingabe nachträglich entfernen, kann man mit der Pfeiltaste

nach links zurückwandern in das Feld "OP/Ko" und dort mit der F3-Taste die Eingabe löschen.

Tipp: man kann selbst im letzten Feld der Buchungszeile durch mehrmaliges Drücken der

PFEIL-LINKS-Taste bis ganz an den Anfang der Buchungszeile wandern - etwa um das

Belegdatum zu korrigieren. Man muss danach die bereits gemachten Eingaben NICHT noch

einmal erfassen, sondern kann durch mehrmaliges Drücken der ENTER-Taste die bereits

gemachten Erfassungen erneut übernehmen.

Prozent-Feld: Hier werden die USt- bzw. VSt-Prozent eingegeben.

Ist am Sachkonto ein fixer Steuerprozentsatz hinterlegt, so wird er bei der Verbuchung

automatisch genommen und man kann das Prozent-Feld ohne Eingabe mit ENTER abschließen.

Mit der F8-Taste kann man - bei der gemischten Buchungsvariante, wo die verschiedenen

Steuerarten nicht auf verschiedene Sachkonten aufgetrennt werden und IGE, Rerverse-Charge

und normale VSt am selben Konto gebucht werden - die Steuerart umstellen: normale VSt,

IGL, Bauleistungen, RC, IG, sonstige Leistungen EU�

Gibt man 0, 10 oder 20 ein, so wird damit der Umsatzsteuerprozentsatz bestimmt. Ob es sich

um Vorsteuer oder um Umsatzsteuer handelt wird vom Steuercode bestimmt, der beim

betreffenden Sachkonto im Kontenstamm hinterlegt ist und der hier beim Buchen auch

angezeigt wird:

Steuercode 0: bei Erlöskonten bedeutet 0 keine Umsatzsteuer (nicht steuerbare Erlöse) -

bei Aufwandkonten bedeutet 0 normale Vorsteuer (werden keine Steuerprozent

eingegeben, ergibt dies natürlich auch keine VSt)

1: Umsatz ist in Österreich steuerbar

7: IGL

77: Erlöse Dienstleistungen grenzüberschreitend innerhalb der EU (neu seit 2010)

8 / 9: IGE ohne / mit VSt-Abzug

29: Aufwand bezogene Bauleistungen

78/79: Aufwand bezogene sonstige Leistungen von Unternehmern aus EU (neu seit 2010)

ohne / mit VSt-Abzug

18/19: sonstige bezogene Leistungen, die der reverse-charge Regelung unterliegen ohne /

mit VSt-Abzug

(Genauere Infos zur Umsatzsteuer und den Steuercodes und Einstellungen im

Sachkontenstamm siehe Skriptum "Umsatzsteuer in BMD" - auch zu finden auf

www.simplesoft.at)



46

46 46

Ein besonderer Steuersatz ist die Eingabe von 88: BMD weiß nun, dass eine Buchung mit

gemischtem Steuersatz vorliegt (0%, 10% und/oder 20% gemischt). Entgegen der normalen

Regel, dass immer ein Bruttobetrag eingeben wird in BMD im Betragsfeld, wird bei den

Steuerprozent 88 anschließend im Feld Betrag der NETTO-Betrag eingegeben und das Feld

Skonto/Steuer wird mit der Summe der Steuerbeträge ausgefüllt.

BMD zeigt anschließend den tatsächlichen Bruttobetrag automatisch zur Kontrolle an:

Den Steuersatz 99 benötigt man immer dann, wenn z.B. auf einem Aufwandkonto ein fixer

Steuerprozentsatz von 20% hinterlegt ist, aber man einmal auf diesem Konto etwas ohne

Vorsteuer buchen möchte. 99% bedeutet daher immer, dass man ohne VSt buchen möchte,

obwohl am Konto eine fixe VSt hinterlegt ist.

(Wenn keine fixe VSt im Kontostamm hinterlegt ist, gibt man nichts oder Null ein im Pz-Feld.)

Für die Sonderfälle von "nicht abzugsfähige VSt" oder "nur teilweise abzugsfähige VSt" gibt es

spezielle Funktionen im Steuerprozent-Feld.

Soll ein bereits erfasster %-Satz noch während der Buchung wieder auf Null zurückgesetzt

werden, geht man in das %-Feld zurück und löscht die vorige Eingabe mit F3 (da BMD in

diesem Fall die Eingabe von Null nicht erlaubt).

Betrag-Feld: außer im vorigen besprochenen Fall mit den Steuerprozent 88 für gemischten

Steuersatz gibt man im Betrag-Feld immer den Bruttobetrag ein. Der dazugehörige

Steuerbetrag und Nettobetrag wird automatisch ermittelt

Übernimmt man den Betrag nicht mit der ENTER- sondern mit der F7-Taste, so fragt BMD nach

einer zuvor anzulegenden Fremdwährungs-Kursnummer und rechnet den Betrag automatisch

aus der Fremdwährung um nach Euro.

Mit der F8-Taste übernommene Beträge gelten automatisch als in der im Firmenstamm

hinterlegten Zweiwährung eingegeben. Da dies standardmäßig die ehem. ATS sind könnte man

theoretisch mit F8 noch Schilling-Werte eingeben.

Ein mit der F3-Taste übernommener Betrag startet die Anzahlungsautomatik von BMD.

Die F4-Taste übernimmt die aktuelle Buchung als Schlussrechnung zu einer Serie von

Teilrechnungen. (Siehe Skriptum Teil- / Schlussrechnungen.)

Mit F5 kann man den BMD-eigenen Rechner starten, dessen Ergebnis mit der F1-Taste auch in

das Betragsfeld übernommen werden kann.

Wer auch bei 88

den Betrag brutto

eingeben möchte,

muss das Pz-Feld

nach der Eingabe

von 88 mit der F3

abschließen !


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47

47

Im Betragsfeld sieht man immer ein S oder H. S zeigt an, dass das Konto im Soll bebucht wird,

und H bedeutet ein Buchen im Haben. Mit der PFEIL-RECHTS-Taste kann man dies ändern.

Text-Feld: Das bis zu vier Zeilen lange Buchungstextfeld muss bei der ersten Buchung

zwingend ausgefüllt werden. Wenn es beim betreffenden Buchungssymbol in den

Buchungsparametern erlaubt ist (fast immer), so kann bei den folgenden Buchungen durch

Drücken der ENTER-Taste ohne jegliche Eingabe der vorige Buchungstext übernommen

werden.

Alternativ kann man mit der Pfeil-nach-Oben-Taste auf der Tastatur die letzten 10

Buchungstexte am betreffenden Konto der Buchung eingeblendet und übernommen werden:

Mit F2 wird die Kontobezeichnung als Buchungstext übernommen und mit F6 die

Gegenkontobezeichnung.

Benötigt man mehr als eine Zeile zum Erfassen des Buchungstextes und möchte schon vor

Erreichen des Endes der ersten Buchungstextzeile in die nächste Buchungstextzeile springen,

so drückt man F1.

Code-Feld: Das Code-Feld wird bei 99% der Buchungen einfach nur leer mit der ENTER-Taste

übernommen und man steht am Beginn der nächsten Buchungszeile.

Es gibt aber auch eine Vielzahl von wichtigen Funktionen - gerade auch für die Bilanzierung.

Mit der F4-Taste kann man sich alle Datenfelder der aktuellen Buchung anzeigen lassen, um

sie anschließend zu erfassen:

Wenn etwa die externe

Belegnummer bei diesem

Buchungssymbol nicht

standardmäßig aktiviert ist und

man möchte einmalig eine

externe Belegnummer erfassen,

so wählt man hier die

Feldnummer 19.

Auch das Leistungsdatum - Feld

22 - oder eine abweichende UVA-

Periode - Feld 24 - können so

erfasst werden.


48

48 48

Mit der F1-Taste im Code-Feld kann man das ZM-Kennzeichen erfassen und mit F2 wird die

ZM-Erfassung generell für diese Buchung aktiviert. Sobald man danach dann ENTER drückt,

kommt man zum Erfassungs-Fenster für die ZM:

Mit der F3 wird analog die Intrastat-Erfassung aktiviert.

Die F6-Taste ist für die Erfassung der Meldung von den grenzüberschreitenden

Dienstleistungen reserviert.

Mit F7 kann die aktuelle Buchung als wiederkehrende Buchung

für die Zukunft gespeichert werden. Man erfasst nur noch eine

Kurzbezeichnung, unter der man sie später immer wieder

aufrufen kann beim Buchen.

Wenig genutzt wird die Möglichkeit mit der F10-Taste die aktuelle Buchung automatisch

abgrenzen zu können. (Dazu müssen einmalig in den Parametern des Mandanten die

entsprechenden Abgrenzungskonten hinterlegt werden.)

Mit der Taste STRG-PFEIL-RECHTS kommt man in die Buchungschronik und kann für diese

Buchung eine eigene Chronik erfassen.

Mit ENTER im Code-Feld schließt man die aktuelle Buchung ab und landet in einer neuen

Buchungszeile. Sehr umfangreich sind hier die Funktionen, wenn man nun die F9-Taste drückt:


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50 50

2.5 Splittbuchungen

Als Splittbuchung bezeichnet man die Aufteilungsbuchung eines Rechnungsbetrages auf

mehrere Sachkonten mit gleichbleibenden oder verschiedenen Steuerprozentsätzen. Am

Personenkonto (bzw. Zahlungsmittel-Sachkonto Kassa / Bank*) wird der gesamte Bruttobetrag

gebucht, auf den Sachkonten die einzelnen Nettobeträge.

(Splittbuchungen kommen vorwiegend bei den AR's und ER's vor und viele Buchen einen

Beleg, der auf mehrere Sachkonten in der Kassa oder in der Bank aufzutrennen ist, gar nicht

als Splittbuchung, sondern machen einzelne Buchungen draus. Manche stört es, dass dies in

der Kassa zu mehrfacher, gleicher Belegnummer führt und machen daher lieber eine

Splittbuchung. Wenn in nachfolgender Beschreibung nun von einem Personenkonto die Rede

ist gilt daher bei Splittbuchungen in der Kassa oder Bank entsprechend, dass das Kassa-Konto

2700 bzw. das Bankkonto gemeint ist.)

Eine Splittbuchung beginnt immer mit einer Eröffnungsbuchungszeile und mit mehreren

anschließenden Aufteilungsbuchungszeilen, wo die Rechnung auf die verschiedenen

Sachkonten (meist Erlös- oder Aufwandskonten) aufgeteilt wird.

Die Splittbuchungs-Eröffnungszeile

Im Gegensatz zu normalen Buchungen, wo im Kontofeld immer das zu entsteuernde

Sachkonto (meist ein Erlös- oder Aufwandkonto) gebucht wird und das Personenkonto immer

nur im Gegenkonto eingegeben wird, ist es nun bei der Splittbuchung genau umgekehrt: man

beginnt mit dem Personenkonto.

Man startet die Splittbuchung, indem man nach der Eingabe der Belegnummer die F2-Taste

drückt. (Ist die automatische Belegnummererhöhung aktiviert muss nur die F2-Taste gedrückt

werden.) BMD blendet nun den Balken "Splitt-Buchung - Restbetrag" ein:

Im Feld Konto gibt man das betreffende Personenkonto ein. Das Feld Gegenkonto kann man

mit der ENTER-Taste ohne irgendeine Eingabe leer übernehmen. (Würde man theoretisch

irrtümlich ein Gegenkonto eingeben, so hätte das keinerlei Relevanz, da BMD bei ALLEN

Splittbuchungszeilen das Gegenkontofeld ignoriert.)

Das OP/Ko-Feld übernimmt man ebenso ohne Eingabe nur mit ENTER.

Im Steuerprozentfeld gibt man bei gleichen Steuerprozent aller Rechnungsbestandteile diese

Steuerprozent ein (z.B. 20, wenn alle Rechnungsteile mit 20% sind). Wenn der Steuersatz der

Rechnungsteile gemischt ist, gibt man 88 ein.

Bei normalen Buchungen bedeutet der Steuersatz 88, dass man nun im Betragsfeld immer den

Netto-Betrag eingibt. Dies gilt NICHT für die Splittbuchungen. Wird die Eröffnungszeile mit

88% gebucht, gibt man ganz normal den Bruttobetrag ein.


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51

Im Feld Sk/Steu, wo man den Steuerbetrag eingeben kann, hat man nun zwei Möglichkeiten

für den Fall, dass man mit 88% eine gemischte Rechnung in der Eröffnungszeile der

Splittbuchung gestartet hat:

Man kann den Steuerbetrag hier gleich in Summe eintragen und darf dann bei den

einzelnen Aufteilungs-Buchungszeilen nur noch Nettobeträge eingeben.

Oder man lässt das Steuerbetragsfeld in der Eröffnungszeile leer und gibt dafür in den

Aufteilungs-Buchungszeilen die Bruttobeträge ein.

So sieht unsere Splittbuchungs-Eröffnungszeile aus:

Sobald die Eröffnungszeile abgeschlossen ist, folgen nun

Die Aufteilungszeilen

Im Feld Konto wird das jeweilige Erlös- oder Aufwandskonto eingegeben (ein Bestands-

Sachkonto wird nur selten, etwa bei Abgrenzungen zum Einsatz kommen).

Das Feld Gegenkonto lässt man jedesmal leer und übernimmt es nur mit der ENTER-Taste.

(BMD fügt aus kosmetischen Gründen automatisch das Konto der Eröffnungszeile ein - aber

Auswirkung hat das Gegenkonto keinerlei.)

Ist eine Kostenrechnung aktiv, wird man das OP/Ko-Feld mit der Kostenstelle ausfüllen.

Das Prozentfeld muss unbedingt bei Vorhandensein einer USt oder VSt ausgefüllt werden,

selbst wenn der Steuerbetrag schon in der Eröffnungszeile erfasst wurde bei gemischtem

Steuersatz. Denn wenn bei der Zahlung der Rechnung ein Skonto entstehen würde, könnte

BMD diesen nicht mit dem richtigen Steuersatz entlasten.

Bei Erlöskonten wird ohnedies der Steuerprozentsatz automatisch übernommen, weil er im

Kontenstamm hinterlegt ist. Daher muss zumindest bei Aufwandkonten darauf geachtet

werden, dass eine eventuelle Vorsteuer korrekt hier im Steuerprozenzfeld erfasst wird.

- Im Betragfelds werden bei Splittbuchungen mit gleichbleibendem Steuersatz (0, 10 oder 20),

der auch gleich in der Eröffnungszeile eingegeben worden ist, die NETTO-Beträge eingegeben

in den Aufteilungszeilen.

- Bei Splittbuchungen mit gemischtem Steuersatz, der in der Eröffnungszeile mit Steuersatz 88

eingegeben wurde - und wo man in der Eröffnungszeile KEINEN Steuerbetrag erfasst hat -

werden in den Aufteilungszeilen nun BRUTTO-Beträge einzugeben.

- Bei Splittbuchungen mit gemischtem Steuersatz, wo in der Eröffnungszeile bereits der

Steuerbetrag erfasst wurde, werden die Beträge in den Aufteilungszeilen nur noch NETTO

eingegeben.

Tipp: In der letzten Aufteilungszeile kann man im Betragsfeld mit F1 den letzten noch zu

buchenden Restbetrag automatisch übernehmen. BMD zeigt dann den Restbetrag 0 an:

(Hinweis: Splittbuchungen können im Zwischenjournal nicht geändert, sondern nur gelöscht

und neu eingegeben werden.)


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2.6 Tipps für Umbuchungen

Umbuchungen von Erlöskonten

Möchte man Erlöskonten umbuchen, so kann man das direkt nur machen, wenn die USt-Art

und die USt-Prozent auf beiden Erlöskonten gleich ist - also zum Beispiel die gleichen 20%

normale Österreichische USt haben. Es ist egal welches Erlöskonto man zuerst eingibt. Wichtig

ist, dass man im Steuerprozentfeld 99 eingibt und man anschließend den Nettobetrag bucht,

der verschoben werden soll.

Wenn die USt-Art oder die USt-Prozent verschieden sind, gibt es nur die Lösung, dass man den

Betrag zuerst auf ein neutrales Zwischenkonto (z.B. ein Durchläuferkonto in der Klasse 9)

Brutto unter Eingabe des korrekten Steuerprozentsatzes ausbucht.

Anschließend bucht man den Bruttobetrag von diesem Konto der Klasse 9 um auf das korrekte

andere Erlöskonto.

Automatische Stornobuchungen und Umbuchungen

Im Buchungsprogramm können Buchungen (auch Splittbuchungen) automatisch mit negativem

Vorzeichen storniert werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten und für beide muss man am

Beginn einer neuen Buchungszeile stehen:

Man steht im Feld "Datum" und drückt F9 � "K - Ansehen Konto" und sucht die Buchung,

die man stornieren möchte. Sobald man die Buchung markiert hat drückt man S für Storno

und danach ENTER.

Alternativ kann man im Feld "Datum" F9 drücken und "J - Ansehen Journal" wählen;

(NICHT: Zwischenjournal !). Wieder markiert man die Buchung und drückt dann 's 'für

Storno und bestätigt mit ENTER.

Wie man am obigen Screenshot sieht, könnte man die betreffende Buchung auch direkt

umbuchen mit 'u' oder mit 'a' auf mehrere Konten aufteilen mittels Splittbuchung.

BMD beginnt automatisch die Buchung und man muss nur noch das richtige Gegenkonto

ausfüllen. Die restlichen Eingaben (Prozent / Betrag ) muss man nicht mehr eingeben, sondern

kann die betreffenden Felder einfach mit der ENTER-Taste übernehmen. Nur den Buchungstext

wird man vielleicht abändern - etwa mit einer Begründung.


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53

3 Anlageverzeichnis

Diese Arten von Abschreibungen, Zuschreibungen und Bewertungsreserven sind in BMD 5.5

möglich:


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54 54

3.1 Jahresübernahme des Vorjahres-AVZ

Wenn es bereits ein AVZ im Vorjahr gibt, steigt man in das Programm ap09e ein und gibt den

Pfad des aktuellen Jahres und den Vorjahrespfad ein:

Wenn es noch keine Anlagenbuchhaltung im aktuellen Jahr gibt, legt BMD sie an.

Danach führt man den einzigen Punkt 1 in diesem Programm aus. Die Jahresübernahme kann

theoretisch beliebig oft gemacht werden.

3.2 Neuanlage eines AVZ

Beim ersten Anlegen eines AVZs gibt es mehrere Möglichkeiten.

Es gibt eine BMD-AVZ-Schnittstelle auf der Homepage www.simplesoft.at in Form einer

Exceltabelle. Mit den AVZ-Daten des Klienten befüllt, kann ein Exportfile erzeugt werden, das

direkt in BMD einspielbar ist.

Alternativ kann man auch im Programm ap00 einen bereits existierenden Altbestand mit dem

Programmpunkt 1 übernehmen:

Wichtig: beim Einstieg in ap00 gibt man IMMER das gesamte Wirthschaftsjahr ein und nicht

nur den Zeitraum bis zum aktuellen Monat (sollte man unterjährig das AVZ führen), weil sonst

BMD von einem Rumpfwirtschaftsjahr ausgeht.

Man startet dann den Punkt 1. Nach der Eingabe des Sachkontos und der Inventarnummer

kommt die eigentliche Erfassung des Anlagegutes.

Die Inventarnummer teilt sich in die Hauptinventarnummer und beliebig viele Inventar-

Unternummern. Auf den Unternummern wird z.B. der Dachträger eines PKWs erfasst.

Nach der Eingabe des Lieferanten und des Anschaffungs-Datums kann das Inbetriebnahme-

Datum direkt mit der ENTER-Taste als Kopie vom Anschaffungsdatum übernommen werden.

(Eine Eingabe des Inbetriebnahme-Datum macht man daher nur, wenn es davon abweicht.)

Auf dieselbe Weise können nach Eingabe der Nutzungsdauer und des Anschaffungswertes die

Felder "steuerliche Nutzungsdauer", "steuerlicher Anschaffungswert", "Jahres-Afa", "steuerliche

Afa", "Buchwert Handelsrecht" und "steuerlicher Buchwert" ebenfalls nur mit der ENTER-Taste

automatisch übernommen werden, sofern das Steuerrecht nicht vom Unternehmensrecht

abweicht.



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Ein wichtiges Feld ist das Feld 10 "Einheitswert-Kennzeichen", in dem die Anlagenart

eingegeben wird. Meist wird

- der Wert 1 für normale Abschreibung eingegeben,

- 0 gibt man bei Anlagegütern ohne Abschreibung ein

- 2 bei GWG

- 3 bei Anlagen im Bau

- 4 bei Wertpapieren 4

- 5 bei manueller Eingabe eines Einheitswertes

Die Felder der zweiten Seite (Einheitswert und IFB) werden meist wie vorgeschlagen (daher

IFB mit Null) übernommen:

Zuletzt befindet sich der Cursor unten im "Code-Feld" und erst wenn man hier ENTER drückt,

wird das Anlagegut auch wirklich im AVZ gespeichert.


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56 56

Wichtig: Befindet man sich im CODE-Feld, kann man mit der F4-Taste noch weitere Felder

einblenden, die zwar nur selten benötigt werden und daher nicht standardmäßig eingeblendet

sind:

Wer für die Erfassung mehrerer Anlagegüter immer die gleichen zusätzlichen Felder benötigt

kann - eine Programmebene höher - hier die Feldauswahl öffnen:

Beim Verlassen der Feldauswahl bitte auf die Frage, ob die Änderungen gespeichert werden

sollen, auf NEIN klicken, weil sie sonst für alle Mitarbeiter geändert werden. Solange man

selbst das AVZ-Programm nicht verlässt, bleiben alle zusätzlich aktivieren Felder eingeblendet.


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3.3 Überleiten der in der Buchhaltung vorerfassten Anlagegüter

Eine praktische Möglichkeit ist es die Anlagen-Vorerfassung in der Buchhaltung zu aktivieren.

So erfasst die Buchhaltung z.B. schon beim Buchen der ER die wichtigsten Daten für das AVZ,

die am Jahresende - oder für eine monatliche AVZ-Auswertung schon vorher - in das AVZ

übernommen werden können.

Für diese automatische AVZ-Vorerfassung muss im Kontenstamm der Buchhaltung (pr01) bei

den betreffenden Anlage-Konten das Feld 123 mit dem Wert 1 befüllt sein.

(Im Feld 120 könnte man einen Vorschlag für die Nutzungsdauer und im Feld 122 einen

Vorschlag für das Einheitswert-Kennzeichen hinterlegen - die aber manuell natürlich geändert

werden können, sowohl vom Buchhalter beim Buchen, als auch vom Bilanzierer in der

Überleitung ins AVZ.)

Hat ein Buchhalter ein Anlagegut beim Buchen in pr03 erfasst, kann er jederzeit beim Buchen

mit der F9-Taste im Kontextmenü mit dem Punkt A die bereits erfassten Anlagen überarbeiten:

Wenn der Bilanzierer nun diese vorerfassten Anlagen ins AVZ übernehmen möchte, startet er

in ap00 den Punkt 3

Er hat nun die Möglichkeit die Vorerfassungen einzeln kontrolliert zu übernehmen, oder alle

automatisch ohne jegliche Kontrolle.

Nur der Punkt 1 erlaubt wirklich einzugreifen, inklusive Ändern der Kontonummer,

Inventarnummer, Nutzungsdauer etc.


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Der Punkt 7 - Ansehen - ermöglicht (nur) vor der Überleitung, dass man die vorerfassten

Anlagegüter nur ansieht. Nach der Überleitung ist diese Ansicht leer !

(Eine undokumentierte Funktion hier im Punkt 7 erlaubt mit F7,

dass die bereits übergeleiteten Anlagegüter der Fibu-Vorerfassung

noch einmal aufgebaut werden können und erneut übernommen

werden können.)

3.4 Manuelles Anlegen neuer Anlagen im AVZ

Werden neue Anlagegüter des aktuellen Bilanzjahres erst vom Bilanzierer erfasst, so macht er

das mit dem Programmpunkt 2 - Buchen Anlagen (laufendes Jahr):

Die Vorgehensweise ist völlig ident zur Übernahme von Altbeständen, wie es beim Punkt 1 -

Übernahme Altbestand bereits beschrieben wurde.

3.5 Ändern von Buchwerten oder Ausscheiden von Anlagen

Auch die Änderungen bestehender Anlagegüter wie Abgänge, Zuschreibungen, Erweiterungen,

Teilwertabschreibungen werden hier mit dem Punkt 2 - Buchen Anlagen (lfd. Jahr) gemacht.

Erweiterungen (etwa eine Anhängerkupplung)

werden mit Punkt 2 erfasst - der Vorgang ist -

nach der Wahl des bestehenden Anlagegutes -

völlig ident wie die Erfassung einer neuen Anlage.

Abgänge macht man immer mit dem Punkt 3 und

nie mit 7 - Löschen von Anlagen, da beim Löschen

keinerlei Restbuchwert und AfA mehr gebucht

werden.

Teilabgänge verwendet man, wenn z.B. ein Teil

der Wertpapiere verkauft wurde.

Das Feld "Abgangsgrund" kann freiwillig befüllt

werden und ist kein Muss.

Umbuchungen dienen dazu ein Anlagegut auf ein

anderes Sachkonto zu überspielen.


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Ändert sich der Anschaffungswerte eines Anlagegutes - z.B. auf Grund einer Außenprüfung - so

macht man das in ap00 mit dem Punkt 5 - Ändern Werte:

Man geht dazu in die Zusatzfelder:

Im Feld 21 gibt man die Veränderung im Anschaffungswert ein. (Auch in den Feldern 22 und

23 kommen nicht die neuen Werte im Bedarfsfall rein, sondern nur die Veränderungen !)

Im Feld 20 könnte man die automatische Afa-Ermittlung durch das Programm ap00 völlig

deaktivieren, wenn man etwa die AfA bei Schottervorkommen mittels der tatsächlichen Abbau-

Nutzung manuell erfassen möchte.


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3.6 Berechnen der Abschreibung

Die eigentliche AfA-Berechnung muss in ap00 mit Punkt 4 gemacht werden (und nach jeder

Änderung irgendwelcher Anlagenwerte auch wiederholt werden). Den Punkt 4 kann man

beliebig oft wiederholen:

BMD fragt ab, bei welchem Sachkonto die AfA neu berechnet werden. (Nur bei extrem

umfangreichen AVZs macht eine Einschränkung auf nur ein Konto Sinn, wenn es zu einer

kleinen Änderung darauf gekommen ist und nur noch dieses eine Konto erneut berechnet

werden soll.)

In der Regel wird man im Feld Sachkonto mit der F1-Taste ALLE KONTEN berechnen lassen:

3.7 Automatisches Einbuchen der Abschreibung

Bei umfangreicheren Anlagekonten wird man die Abschreibung meist lieber automatisch von

BMD einbuchen lassen. Dazu benötigt man die beiden Programme ap30 (für die

Kontohinterlegung) und ap31 für die eigentliche Verbuchung.

Wichtig: wenn sich nach einer Einspielung der Afa in die Fibu etwas im AVZ ändert, kann man

die automatische Einspielung der Afa in die Fibu beliebig oft wiederholen. Dabei werden die

zuvor eingespielten Afa-Buchungszeilen korrigiert bzw. überschrieben / ergänzt. Manuell

können diese eingespielten Buchungszeilen im Zwischenjournal nicht geändert werden.

Erfassen Gegenkonten in ap30

Mit Punkt 1 in ap30 erfasst man für jedes Anlagekonto, das abgeschrieben wird, die

Gegenkonten im G&V-Bereich.

Nach der Eingabe des ersten Anlagekontos, füllt man je Abgangsart / Abschreibeart das

korrekte Konto im G&V-Bereich ein.


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Für einen Anlagen-Abgang / -Verkauf benötigt man in der Buchhaltung ja bis zu 5 G&V-

Konten:

- ein Anlageverkauf führt entweder zu einem Gewinn oder zu einem Verlust. Am besten legt

man dafür zwei getrennte Erlöskonten an: z.B.

4600 Erlöse aus dem Abgang von AVZ (+),

4610 Erlöse aus dem Abgang von AVZ (-)

Das sind im ap30 auf der 3. Seite folgende 2 Felder:

- für den Abgang des Buchwertes in der Klasse 7 verwendet man gerne zwei (o.3) Konten:

eines für einen Abgang mit Verlust,

eines für den Abgang mit Gewinn

und eventuell eines für diverse Abgänge ( wo es weder Verlust noch Gewinn gibt)

Diese findet man auf der 5. Seite hier:

Wurde ein Anlagegut im laufenden Jahr verkauft, so kann dies die Buchhaltung NICHT für das

AVZ vorerfassen. Vielmehr steigt man in ap00 - in den Punkt 2 ein - und wählt dann den Punkt

3 Gesamtabgang, den man z.B. so ausfüllt:

Wenn die Gegenkonten für die automatische AfA-Verbuchung in pr30 korrekt hinterlegt sind,

steigt man in das Programm ap31 ein:

Das Feld Kalk-Fibu wird nur benötigt, wenn man z.B. die monatliche AfA nicht in der normalen

Buchhaltung, sondern in einer kalkulatorischen Buchhaltung haben möchte.


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Einspielen der Afa mit ap31

Wichtig sind auch die Parameter in ap31. Sie sind derzeit allgemein für die Kanzlei so

eingestellt, dass jährlich einmal am Jahresende ohne Berücksichtigung in der Kostenrechnung

die AfA gebucht wird. Wer eine Berücksichtigung in der KORE und/oder eine monatliche AfA-

Buchung wünscht, möge dies bitte mandantenspezifisch einstellen. Unser Wert Null (leer)

bedeutet, dass im Jahr eine einmalige AfA-Buchung erfolgt.

Wichtig ist auch der zweite Parameter hier, der regelt, ob einzelne Detail-AfA-Buchungen

gemacht werden (Wert 0), oder ob je Konto nur eine gemeinsame AfA-Buchung erfolgt (Wert

2). Ist hier die 2 gesetzt, wird man in der Regel auch eine 1 setzen beim Parameter

"Buchungen in Vorschau zusammenfassen"

Im Hauptmenü von pr31 gibt es folgende Möglichkeiten:

Punkt V ermöglicht einen Kontrollblick vor der eigentlichen Verbuchung mit Punkt 1:

ap31


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Nach dem Ausführen von

Punkt 1, kann mit Punkt 3

noch einmal angesehen

werden, was tatsächlich in

die Buchhaltung

übernommen wurde und mit

5 kann man die Buchungen

auch ausdrucken:

3.8 Ausdruck AVZ und Anlagenspiegel

Das AVZ wird direkt im Programm ap00 meist mit Punkt 6 für das aussagekräftigere

Querformat oder mit Punkt 7 für das kompaktere Hochformat (ohne Cent) ausgeführt:

Für den eigentlichen Ausdruck kann man mehrere Detaillisten auswählen mit der ENTER-Taste

(oder Leerzeichen-Taste) und mit F3 wieder deaktivieren:

(Mit der Shift-F6-Taste kann man für jede Detailliste einstellen, wie viele Exemplare man

haben möchte und ob die Seitennummerierung neu beginnen soll oder nicht.)

Mit F1 startet man den Ausdruck und kann bei der Frage nach der Konten-Eingrenzung mit F1

alle Konten auswählen.

Anschließend sind die

Abschreibungsbuchung

en korrekt in der

Buchhaltung.


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64 64

Die drei Häkchen im unteren Summenbereich müssen auch in der Klasse 7 (bzw. 4 bei Gewinn

aus Anlageverkauf) in der Saldenliste zu finden sein:

- der Abgang Restbuchwert - die Normale AfA - und GWG

Ausdruck Anlagenspiegel

Dazu steigt man in ap32 ein und wählt (auch bei E/A-Rechnern und Überschussrechnern, falls

man dort einen Anlagenspiegel möchte) als Ausdruckvariante "Bilanz RLG".

Landet ein neues Anlagekonto im Spiegel im falschen Bereich, so geht man in das Programm

pr01 und stellt beim betreffenden Konto das Feld 133 ein. (Wenn es nicht angezeigt wird, geht

man mit ESC in das Code-Feld und gibt dort 133 ein.)

Mit der F4-Taste sucht man sich die korrekte Gliederungszahl:

Möchte man einen AVZ-Ausdruck (AVZ oder Spiegel) im NTCS-Bilanzbericht haben, macht man

einen Ausdruck mit dem (einmal einzurichtenden) NTCS-Drucker, der z.B. lp10 heißen kann.

Beim Ausdruck wird immer der Mandantenpfad vorgeschlagen und man übernimmt ihn mit F1:

Anschaffungs-Wert zum 1.1

Anschaffungs-Wert des Abganges

Anschaffungs-Wert zum 31.12

Buchwert zum 1.1

kumul. Afa zum 1.1

Restbuchwert

des Abgangs

Afa aktuelles

Jahr

ist dieser Wert positiv,

handelt es sich um

einen Zugang in

diesem Jahr

Buchwert zum 31.12

kumul.Afa zum 31.12

GESAMT:

Zugang .

Abgang RBW

norm. AfA .

GWG .

Hier eine Übersicht über ein BMD 5.5-AVZ:


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4 Grundlagen zu NTCS

4.1 Bedienung von NTCS

Nach dem Start von NTCS befindet man sich im NTCS-Startbildschirm:

Prinzipiell gibt es zwei Bedienungsarten:

- entweder man wählt sich hier im Programmbaum das betreffende Programm im gewünschten

Arbeitsbereich aus, den man hier auswählt: Büroverwaltung, Fibu(Controlling), Bilanz �

- oder man arbeitet lieber über die Menüleiste ganz oben, die sich je nach ausgewähltem

Arbeitsbereich in der Paket-Leiste anpasst:

Der Vorteil von letzterer Methode ist ganz einfach der, dass man damit mehrere

Programmfenster gleichzeitig öffnen kann, die dann jeweils in der Programm-Taskleiste sind.

Tastenfreunde werden die Möglichkeit begrüßen, dass man mit STRG-Tab durch alle geöffneten

NTCS-Programmfenster durchschalten kann.

Paketleiste Taskleiste der

gestarteten Programme

Schnell-

startleiste

Programmbaum

(Funktionsbaum)

Kunden-

navigator

Standard-

Programmstartleiste Menüleiste

NTCS-Hilfe

Kundennavigator Steuernavigator

Büroverwaltung

Finanzbuchhaltung und Controlling

Bilanzierung und Prüfung


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Navigatoren - vor allem der Kundennavigator und der

Steuernavigator - bieten keine neuen Funktionen*. Vielmehr

versammeln sie aus dem gesamten NTCS-Programmpaket

die jeweils wichtigen Programme für die Kunden bzw. für

deren Steuererklärungen, damit schneller auf sie zugegriffen

werden kann. (*Ausnahme: Steuerstammdaten)

Durch einen rechten Mausclick direkt in einen Navigator

hinein kann man einstellen auf welcher Seite er sich befinden

soll.

Hilfen

Die Hilfe verbirgt sich in NTCS an vielen verschiedenen Stellen.

Sehr zu empfehlen ist direkt im Startfenster der Link 'Tips', der Zugriff auf die gesamte NTCS-

Hilfe-Doku gestattet:

Eine weitere Quelle erreicht man über den Link 'Internet' oder besser noch im Internetexplorer

über die Homepage www.bmd.at

Nach Eingabe der BMD-Kundennummer - abzurufen hier -

und dem Passwort (die ersten 5 Buchstaben des

Firmennamens - daher z.B. hübne) kann man sich

zahlreiche Anleitungen herunterladen:

Eine weitere Quelle von Infos befinden sich im Intranet (Bereich BMD) oder auf der Homepage

www.simplesoft.at im Bereich BMD.

http://www.bmd.at



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Weiters kann man jedes Programm im Programmbaum anklicken und mit der F1-Taste sich

eine kleine Dokumentation zu diesem Programm öffnen.

Hat man das betreffende Programm bereits gestartet, so kommt man zum selben

Hilfedokument durch Shift-F1 oder durch einen Klick auf "Hilfe zum Fenster" in der gelben

Programm-Menüleiste:

Denselben Punkt gibt es auch in der allgemeinen Menüleiste, allerdings wirkt er sich nicht auf

das aktuelle Programm, sondern auf das gesamte "Paket" aus, in dem man gerade ist - (also

z.B. im Arbeitsbereich Büroverwaltung, oder Bilanz �)


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Die Schnellstartleiste

ist (meist, da einstellbar) links auf dem BMD-Arbeitsplatz.

Falls die Leiste nicht angezeigt wird, kann man sie mit STRG + F12 oder mit dem Symbol

in der Standard-Programmleiste aktivieren.

Über die Schnellstartleiste kann man die wichtigsten Funktionen pro Paket direkt aufrufen.

Mit rechtem Mausclick auf die Schnellstartleiste kann man sich eine

eigene Programmgruppe anlegen und diese aus dem Programmbaum

mit gehaltener Maustaste die eigenen Favoriten-Programme in diese

neue Programmgruppe hineinziehen.

Um ein Icon wieder zu löschen, macht man erneut einen rechten

Mausclick in die eigene Programmgruppe und wählt Einstellungen.

Im neuen Fenster kann man dann die einzelnen Icons auswählen und

löschen. Viele User verzichten auf die Schnellstartleiste, weil - gerade

bei aktiviertem Steuernavigator - das NTCS-Fenster sehr voll wird.

Die Benutzer-spezifische Symbolleiste

Sie stellt eine tolle Alternative zur Schnellstartleiste dar, weil sie deutlich weniger Platz

benötigt. Anfangs ist diese Symbolleiste nur ein ganz kleiner, leerer Spalt in der Symbolleiste

und genau hier drauf macht man einen rechten Mausclick und wählt Einstellungen

Es öffnet sich ein Programmfenster, in dem einmal die gewünschten Funktionen angelegt

werden - am besten mit der NEU-Taste:

Allgemeiner Tipp: viele Programmfenster und Listen starten in NTCS erst mal ziemlich klein. Es

zahlt sich aus diese einmalig am unteren Fenstereck mit gehaltener linker Maustaste größer zu

ziehen. BMD merkt sich die neue Fenstergröße.


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Nach dem Drücken auf die NEU-Taste öffnet sich das Fenster für die Auswahl des neuen

Symbols. Die Art wird in der Regel eine NTCS-Funktion sein - aber man könnte auch externe

Programme und Dokumente zum Aufruf anlegen - etwa eine eigene Bilanzierungscheckliste !

Im Feld Startwert drückt man F4 oder das blaue Auswahldreieck und sucht sich nun im

Programmbaum die entsprechende NTCS-Funktion:

Zuletzt vergibt man noch einen aussagekräftigen Namen für das Symbol (da dies beim

Drüberfahren mit der Maus als Infotext angezeigt wird):

Allgemeiner Tipp: viele Erfassungsfenster bieten in NTCS eine NEU-Taste. Wenn man mehrere

neue Elemente anlegen möchte (z.B. mehrere Gesellschafter, mehrere Beteiligungsverhältnisse

etc.) so kann man nach dem Speichern direkt über die NEU-Taste den nächsten Datensatz

anlegen und muss nicht jedes Mal aus dem Erfassungsfenster aussteigen.

Tipp: wer sich unbedingt besondere Icons aussuchen möchte für seine Symbolleiste, kann sich

hier in der Feldauswahl das Feld "4 Image Name" einblenden.


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Die Funktionsleiste

Wie schon in BMD 5.5 zeigt im jeweiligen Programmfenster ganz unten eine Funktionsleiste die

zahlreichen Möglichkeiten an, die gewählt werden können.

Sie besteht immer aus 3 Bereichen: ganz rechts sind die 2 Symbole

- für das Aktualisieren der aktuellen Auflistung (ist fast nie notwendig)

- und für die Feldauswahl (siehe nächster Punkt).

Im linken Bereich sind immer die wichtigsten Funktionen untergebracht und im mittleren die

übrigen Funktionen dieses Programmfensters.

Da die Zeile meist zu kurz ist für eine vollständige Ansicht, kann man durch Klick auf dieses

Icon sich die gesamte Funktionsliste ansehen.

Wer möchte kann sich mehr Funktionen anzeigen, etwa indem er die Anzeige von den

Shortcuts deaktiviert. Dazu macht man einen rechten Mausclick auf die Funktionszeile und

deaktiviert das Häkchen bei "ShortCuts anzeigen"

Die Programmeinstellungen

In NTCS sind die Programmeinstellungen an

verschiedensten Orten - z.B. hier die allgemeinen

Büroparameter.

Es gibt nur eine einzige wichtige Regel für das Ändern

der Parameter. Man stellt sie bitte immer

- nur firmenbezogen für den betreffenden Klienten ein

- oder mit "eigene Einstellungen" für sich selbst ein

- aber nie allgemein, denn letzteres wären

Einstellungen für die gesamte Kanzlei, und diese

Einstellungen sollten nur von den Administratoren

bzw. den Keyusern verändert werden - danke.


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Die Feldauswahl

Fast alles in NTCS ist in Form von Listen oder Fenstern mit Feldern organisiert.

Die Feldauswahl - erreichbar immer über ihr gelbes Würfel-Symbol am unteren rechten Eck

(oder mit STRG-F9 oder mit rechtem Mausclick in ein Fenster und Wahl von ) -

erlaubt umfassend einzustellen, was im aktuellen Fenster angezeigt wird bzw. eingegeben

werden kann.

In den meisten Fällen kann wesentlich mehr angezeigt oder erfasst werden als BMD

standardmäßig anzeigt. Hier etwa die Feldauswahl der Firmenstammverwaltung (erreichbar in

der Büroverwaltung / Stammdaten / Firmen / Firmen):

Links sieht man immer die möglichen Felder - und rechts die aktuell sichtbaren Felder.

Jeder hat die Freiheit hier sich seine individuellen Feldauswahlen einzustellen, solange er sie

nur für sich selbst individuell speichert.

Dazu wählt man am besten die Taste SPEICHERN (die immer nur für den eigenen Benutzer

speichert).

Wer unbedingt mit der SPEICHERN ALS�-

Taste arbeiten will, muss sicherstellen,

dass als Speicherart IMMER "Benutzer"

eingestellt ist und niemals GLOBAL, da

GLOBAL immer eine Speicherung für alle

wäre.


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Eine ebenfalls elegante Lösung, um sich in einer Liste eine neue Feld-Spalte anzeigen zu lassen

geht mit direkt rechtem Mausclick auf irgendeine Spaltenüberschrift und die Wahl "Spalte

hinzufügen":

Die Kanzlei Hübner verwendet im Firmenstamm für die internen Firmen ein Freifeld, um den

ansonsten sehr langen Firmennamen in einer übersichtlichen Kurzform anzuzeigen. Möchte

man diesen Kurznamen sehen aktiviert man das entsprechende Freifeld 10 mit einem Häkchen

hier und anschließend durch Klick auf ÜBERNEHMEN:

Das Freifeld ist noch zu schmal und an der falschen Stelle. Die Spaltenbreite kann wie in Excel

am rechten Spaltenrand der Spaltenüberschrift "Freifeld10" erhöht werden und mit gehaltener

linker Maustaste direkt auf der Spaltenüberschrift, kann die Spalte weiter nach vorne gezogen

werden. Die aktuelle Einstellung speichert man durch rechten Mauslick auf die Spaltenzeile:


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Eine Liste immer mit derselben List-Sortierung öffnen

Durch einfachen Mausclick auf eine Spaltenüberschrift, wird nach dieser Spalte sortiert. Mit

gehaltener STRG-Taste kann man zusätzlich weitere Spaltensortierungen dazu aktivieren.

Angenommen eine Kollegin, die nur die interne Buchhaltung bucht, möchte in der Listung mit

allen Firmen automatisch immer zuerst nur die internen Firmen sehen. Der Standard in NTCS

in der Firmenliste ist eine Sortierung nach der Firmennummer: daher von 1 bis �

In der Feldauswahl hat man die Möglichkeit eine völlig abweichende Sortierung für sich selbst

zu hinterlegen. Man öffnet wieder die Feldauswahl (z.B. mit STRG-F9) und wechselt in das

Register 'Sortierung':

Man wählt links das Freifeld 10 und fügt es mit der gelben Pfeiltaste in das Sortierfenster ein.

In unserem Fall macht es Sinn die Sortierreihenfolge hier noch umzudrehen:

Danach unbedingt auf

SPEICHERN klicken in

der Feldauswahl !

Hier das gewünschte

Ergebnis:


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NTCS immer mit der Lieblingsanwendung öffnen

Möchte man NTCS immer gleich mit demselben Programm starten - z.B. mit dem

Kundennavigator oder mit dem Steuernavigator - muss man zuerst den internen

Programmaufruf-Namen des betreffenden Programms herausfinden. Dazu kann man im

gewünschten Programm Shift-F12 drücken - noch einfacher geht es aber so:

Man blendet sich zuerst die Liste mit allen Programmnamen ein - z.B. durch einen rechten

Mausclick auf die rechte Symbolleiste und die Wahl von "Einstellungen":

Möchte man z.B. immer mit dem Kundennavigator starten, übergibt man die NTCS-Desktop-

Verknüpfung mit der entsprechenden Commandline - hier MCS_KUNDENNAVIGATOR_CREATE

In den Eigenschaften der Desktopverknüpfung, mit der per die NTCS gestartet wird, steht

unter Ziel z. B. \\servername\bmdntcs_pgm\bmdntcs.exe oder wenn mit dem NTCS-Client

gearbeitet wird:

"C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\BMDNTCS\BMDNTCSClients\

HUEATVIE04\BMDNTCS.exe"

Dieses Ziel ergänzt man um ein Leerzeichen und folgende Text

/FUNC=MCS_KUNDENNAVIGATOR_CREATE

Das Ganze heißt dann:

"C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\BMDNTCS\BMDNTCSClients\

HUEATVIE04\BMDNTCS.exe" /FUNC=MCS_KUNDENNAVIGATOR_CREATE


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4.2 Wichtige Tastenkürzel

F1: zum aktuell markierten Programm die Hilfe anzeigen - in jedem Feld der Steuererklärung

kommt mit der F1-Taste ein Infofenster

Shift-F1: zum aktuellen Programm / Fenster die Hilfe anzeigen

F2 (oder doppelter Mausclick): öffnen des aktuell markierten List-Elementes

F3: löschen eines Elementes (z.B. die E1a-Steuererklärung) - meist aber löscht man mit F7

F4: Öffnet ein Auswahlfenster mit möglichen Eingaben

F5: Ein neues Element in der aktuellen Liste (Kunde, Firma, Projekt�) anlegen. Bei

zweigeteilten Fenstern (etwa links die Firmen - rechts die Projekte) arbeitet man besser mit

einem rechten Mausclick im betreffenden Fensterteil und wählt dort Neu.

F6: Öffnet man ein Listen-Element (z.B. eine bereits vorhandene Firma) nicht mit F6, sondern

mit Doppelclick, so startet NTCS immer im Ansichts-Modus und man kann noch nichts ändern.

Mit der F6-Taste wechselt man in den Bearbeiten-Modus und kann die Felder ändern.

F7 Dies ist die NTCS-Standard-Lösch-Taste, um das aktuell markierte Element zu löschen -

(zum Glück kommt meist eine Sicherheitsfrage, ob man wirklich löschen möchte)

F8: die F8-Taste öffnet ähnlich der F4-Auswahl-Taste das betreffende Auswahlfenster. Doch im

Gegensatz zur F4-Taste hat man nun die Möglichkeit im Auswahlfenster selbständig neue

Elemente anzulegen, die in Zukunft verfügbar sein sollen.

Die Taste F8 geht nicht in allen Feldern, sondern immer nur dann, wenn dieses Icon vor einem

Feld sichtbar ist:

Ein einfaches Beispiel: Drückt man im Firmenstamm im Branchen-Feld auf das kleine, blaue

Auswahldreieck (oder alternativ die F4-Taste), so kommt man zur Branchenauswahl und kann

eine Branche wählen.

Drückt man jedoch auf das Symbol so gelangt man direkt in die Branchenverwaltung und

kann neue Branchen anlegen.

F9: öffnet den Programmbaum von BMD, falls man ihn irrtümlich geschlossen hat.

Shift-F9 zeigt den linken Informationszeile-Teil mit den Hauptfunktionen vollständig an und

und Alt-F9 macht das Selbe mit dem mittleren Informationszeilen-Teil.

STRG-F9: Die Feldauswahl öffnen

F11: Sprung zur Filterleiste / Eingabeleiste

STRG-SHIFT-F5 öffnet in Zellen mit Eingabemöglichkeit den Tastenrechner

SHIFT-F10 ist gleich wie rechter Mausclick

STRG-12 blendet die Schnellstartleiste aus und ein

STRG-S speichert das aktuelle Fenster

ESC verlässt das aktuelle Fenster / Programm

Tab oder ENTER springt in Eingabefenstern in das nächste Feld; SHIFT-Tab springt zurück

Strg-Tab


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4.3 Diverse Tipps zu NTCS

Suchen und Filter

Die bisweilen sehr umfangreichen Listen durchsucht man am schnellsten mit Filtern.

Man kann dazu entweder mit der Filterleiste arbeiten - oder direkt in der Liste selbst die

Filtereinstellungen setzen.

<Standard> bedeutet hier, dass der Filter zur Zeit in der Standardspalte arbeiten würde - das

ist etwa bei der Liste mit den Firmen und den Kunden der Firmenname bzw. der Kundenname.

Bei Listen, wo es ein Betreff gibt, ist die Betreffs-Spalte fast immer die Standard-Spalte, in der

ein gesetzter Filter arbeiten würde.

Möchte man eine andere Spalte auswählen, kann man entweder direkt auf das Wort

<Standard> klicken und eine andere Spalte wählen.

Alternativ kann man aber auch gleich auf die gewünschte Spaltenüberschrift einen rechten

Mausklick machen und auf "Filterfeld setzen" klicken.

Wenn wir nun 'wien' eingeben und ENTER drücken werden in der aktuell als Filterspalte

gesetzten Spalte Firmenort alle Einträge gesucht, die mit WIEN beginnen:


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Möchte man nach Wortteilen suchen, die irgendwo im Feld vorkommen, so beginnt man die

Eingabe mit %

BMD schaltet nach der Eingabe von % die Suchmethode automatisch um auf den Suchmodus

"beinhaltet". Alternativ kann man statt der Eingabe dieser Wildcards auch direkt einen

Mausclick auf dieses grüne Wort vor dem Such-Eingabefeld machen und den Suchmodus direkt

auswählen:

Möchte man einen gesetzten Filter wieder deaktivieren, klickt man einfach auf den blauen Pfeil.

Mit der gelben Plus-Taste "Filterung beibehalten" im Filtermenü (das über das schwarze

Dreieck ganz links in der Filterleiste geöffnet wird) kann der aktuelle Filter beibehalten werden

und ein weiterer Filter kann die aktuelle Filterung weiter einschränken.

Tipp: die blaue Plustaste heraußen in der Filterleiste aktiviert den erweiterten Filter; damit

können zwei oder mehrere Filterkriterien gleichzeitig die Suche ausführen.


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Die schnellsten Methoden zum Setzen eines Filters sind die Tasten F4 und Shift-F4:

Möchte man sich z.B. hier in der Kundenliste alle Kunden aus Wien anzeigen lassen:

Dann klickt man einfach auf irgendeine Zelle von Wien enthalten ist und drückt anschließend

Shift-F4. Schon wird die aktuelle Zelle als Filterkriterium gesetzt und man sieht nur noch die

Kunden mit Ort in Wien:

Findet man nicht gleich den gewünschten Ort, so klickt man einfach auf IRGENDEINE Ort-Zelle

und drückt die F4-Taste => schon wandelt sich die aktuelle Zelle zu einer Eingabezelle :

Man verändert damit keineswegs den Ort des aktuellen Kunden - vielmehr wandelt die F4-

Taste eine Zelle zu einem Suchkriteriumsfeld um für diese Spalte und man kann direkt den

gewünschten Ort eingeben:

Drückt man nun ENTER werden alle Kunden aus Linz angezeigt.


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Feldwerte speichern und laden

Angenommen jemand macht immer ein besonderes Reporting für die laufende Buchhaltung.

Im Fibu-Report-Fenster sind ja zahlreiche Felder auszufüllen

Möchte man die einmal getroffenen Einstellungen in Zukunft laden können, macht man an eine

leere Stelle in diesem Fenster einen rechten Mausclick und wählt "Feldwerte speichern".

Im nachfolgenden Fenster vergibt man einen aussagekräftigen Namen und lässt UNBEDINGT

das Häkchen bei Benutzerbezogen, damit die Feldauswahl wirklich nur für einen selbst ist !

Beim nächsten Öffnen des Reportingfensters kann man wieder mit rechten Mausclick und der

Funktion "Feldwerte laden" die zuvorgespeicherte Feldwerte-Version laden.


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Export nach Excel

Möchte man eine Auswertung nach Excel exportieren wählt man als Ausdruckvariante immer

die Vorschau und kann dann im Menü Report den Export als unformatierten Text starten:

Wichtig ist, dass man im

anschließenden Fenster auf CSV-

Export ein Häkchen setzt.

Bei vielen

Reportings kann

man auch direkt

durch einen

rechten Mausclick

den Export starten:

Im nachfolgenden Fenster wählt man am

besten über das blaue Auswahldreieck als

Speicherort den Desktop und gibt einen

Namen ein und schließt den Export ab:


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Summen bilden

Möchte man in NTCS schnell manuell sich Summen zusammenklicken, klickt man am besten

mit einem rechten Mausklick auf die erste Zelle und wählt SUMMIERUNG:

BMD blendet darauf hin im unteren Fensterbereich eine Summenzeile an. Nun können mit

einzelnen Mausclicks auf bestimmte Beträge diese addiert werden oder an den BMD-Rechner

übergeben werden.

Mit der C-Taste kann die aktuelle Summe auch wieder auf Null gesetzt werden.

Die X-Taste beendet diese Summierungsfunktion.


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5 Kunde, Buchhaltung und Auswertungen anlegen

5.1 Grundsätzliche Organisation der Kunden und Firmen

Wenn man als Steuerberater NTCS neu kauft, legt man immer zuerst die eigene Steuerkanzlei

zuerst als Firma an.

In Falle der Kanzlei Hübner gibt es mehrere Firmen für die Bereiche Steuerberatung,

Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung und daher werden mehrere Firmen angelegt.

Theoretisch könnte man nun den Kunden jeder dieser Firmen direkt bei dieser Firma anlegen

und so getrennte "Kundenstöcke" aufbauen.

Da sehr oft ein Kunde von mehreren Hübner-Firmen betreut wird, haben wir eine allgemeine

"Dummy-Firma" mit der Nummer 1 und dem Namen "H & H - Mandanten" angelegt, in der alle

Kunden von Hübner angelegt werden - egal von welcher Hübner-Firma sie sind.

Die eigentlichen Hübner-Firmen werden in NTCS aus zwei Gründen angelegt:

- erstens um für jede der Hübner-Firmen eine interne Fibu führen zu können und den eigenen

Jahresabschluss für diese Firma machen zu können

- zweitens muss bei jedem Hübner-Kunden hinterlegt sein, welche der Hübner-Firmen für ihn

den Jahresabschluss / die Steuererklärungen einreicht (dies ist das wichtige Feld 133 STB-

Firma im Kundenstamm eines jeden Hübner-Kundens)

So lautet die einzige wichtige Regel wenn ein Kunde zum ersten mal in NTCS angelegt wird:

- dass er immer in der allgemeinen Dummy-Firma "1 H & H - Mandanten" angelegt wird

- und dass in seinem Kundenstamm im Feld 133 STB-Firma immer die Hübner-Firma hinterlegt

wird, die für ihn die Einreichungen macht. (Im wesentlichen werden das für KG-Klienten die

Firmennummer 22700 sein - und für Medplan-Klienten die Firmennummer 99991.)

Da diese "Dummy-Firma" in NTCS mit den übrigen Hübner-Firmen in einer sogenannten

Firmengruppe zusammengefasst ist, sind die dort angelegten Kunden gleichzeitig Kunden in

allen eigentlichen Hübner-Firmen. (Die Firmengruppe hat die Nummer 777 bekommen.)

Eine zentrale Besonderheit muss in NTCS unbedingt verstanden werden:

Man kann für einen in NTCS angelegten Kunden direkt seine Steuererklärungen machen. Aber

eine Buchhaltung und ihre Auswertungen (inklusive Bilanzprojekt) kann - softwaretechnisch -

IMMER NUR BEI EINER FIRMA angelegt werden.

Macht man für einen Klienten nur eine Steuererklärung (z.B. eine Arbeitnehmerveranlagung)

und sonst nichts, reicht es ihn als Kunden anzulegen und für ihn die Erklärungen einzureichen.

Benötigt man jedoch eine Buchhaltung für die darauf aufbauenden Auswertungen, so muss für

diesen Kunden in NTCS eine eigene Firma angelegt werden, da NTCS Buchhaltungen und Fibu-

Auswertungen nur bei Firmen erlaubt.

So wird es die meisten Klienten in der NTCS-Welt zweifach geben: sowohl als Kunde als auch

in einer dazugehörigen Firma.

Öffnet man daher in NTCS die Liste mit den Firmen, wird man ein paar interne Hübner-Firmen

finden und ansonsten jede Menge von Mandantenfirmen.

Da die Mandanten-Kundennummer und die Mandanten-Firmennummer immer gleich sind führt

dieses "doppelte Auftreten" nicht wirklich zu Verwechslungen. Wenn man sich zudem an den

nachfolgenden Vorgang hält, sind die NTCS-Kunden mit ihrer NTCS-Firma direkt verbunden

und Änderungen im NTCS-Kundenstamm werden auch direkt im NTCS-Firmenstamm dieses

Klienten durchgeschrieben.

Wichtig: Der Kundenstamm wirkt sich bei Steuererklärungen aus und der Firmenstamm bei

den Fibu-Auswertungen und der Bilanz ! Sie haben ohnedies nur einige abweichende Felder.


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5.2 Neuanlage eines Kunden

Wie im vorigen Kapitel besprochen werden die meisten Klienten in NTCS sowohl als Kunde

angelegt (für die Steuererklärungen) und zugleich auch als Firma, damit man eine

Buchhaltung, ihre Auswertungen oder ein Bilanzprojekt für diesen Klienten anlegen kann.

Der Kunde und die Firma können und sollen dringend mit einander verknüpft sein, damit man

die Änderungen beim Klienten nur einmal erfassen muss (und zwar immer im Kundenstamm,

da dieser in den Firmenstamm schreibt - umgekehrt geht es nicht, da Änderungen im

Firmenstamm NICHT in den Kundenstamm zurückschreiben).

Damit der Kunde und die Firma eines Klienten in NTCS richtig mit einander verknüpft werden

hat sich folgender Workflow in der Praxis bewährt:

1.) Zuerst legt man einen neuen Mandanten in NTCS als Kunde an

2.) Danach erzeugt man mit einem Mausclick aus ihm eine Firma.

(Theoretisch könnte man auch zuerst eine Firma anlegen - und dann einen Kunden anlegen

und alle Daten noch einmal eingeben - und zuletzt setzt man aktiv im Kundenstamm das Feld

92 "entspricht Firma" - aber der Weg ist umständlicher und kann zu Fehlern führen.)

Um einen Mandanten in NTCS als neuen Kunden anzulegen, geht man in der Büroverwaltung

in die Stammdaten und wählt dort bei den Personen die Kunden aus. Neben den direkten

Aufrufen in der Schnellstartleiste gibt es noch diese zwei Aufrufalternativen:

1.) Nachdem man auf das Paket-Symbol für die Büroverwaltung geklickt hat, wählt man im

Menü Stammdaten die Kunden aus:

2.) Alternativ klickt man im Programmbaum zuerst auf die Büroverwaltung und dann bei den

Stammdaten auf die Kunden

In beiden Fällen landet man in der Liste mit den Kunden und man sieht auch schon ganz oben,

dass man sich in der Firmengruppe 777 Hübner befindet.


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84 84

(Es macht keinen Sinn das Feld "Firma / Firmengruppe" hier oben mit einer anderen

Firmennummer zu füllen - etwa mit der Firmennummer eines Klienten, da wir für keine unserer

Klienten in der NTCS Kunden dieses Klienten anlegen.)

Einen neuen Kunden kann man mit der F5-

Taste anlegen - oder durch Klick auf die

Taste Neu in der Funktionsleiste unten:

Es öffnet sich die Maske für die Erfassung des Kundenstammes, wobei in das Feld

Personennummer zwingend die Nummer des Klienten in der internen Buchhaltung (daher die

Kundenkontonummer) eingegeben wird; (das ist bei Hübner die Lexornummer).

Felder mit einem gelben - Symbol sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Auch

zahlreiche "Nicht-Pflichtfelder" sind in vielen Fällen zwingend notwendig, etwa die Branche

oder die Gesellschaftsgröße. Da sie aber nicht bei ALLEN Kunden zwingend notwendig sind,

sind sie kein Pflilchtfeld.

Es wird ersucht den Kundenstamm immer so vollständig wie möglich auszufüllen - wir haben

jedes unwichtige Feld entfernt, das nicht für Bilanzen und Steuererklärungen notwendig ist.

Wichtig: wir haben das Nachnamenfeld auf 35 Zeichen limitiert, weil es sonst beim Andruck zu

Problemen führt. Ist ein Name länger als 35 Zeichen, so trägt man den Rest im Feld 3

"Zusatzname" ein (das ansonsten leer bleibt).

Es macht keinen Sinn Nachname, Vorname und Zusatzname gleichzeitig auszufüllen, sondern

immer nur Nachname und Vorname oder Nachname und Zusatzname. Denn der Kundenname

wird in den Firmenstamm (wichtig für Deckblatt des Bilanzberichtes) durchgeschrieben: Die

Kundenstamm-Felder "Name" und "Vorname" werden zum gemeinsamen Firmenstammfeld

"Name" und das Kundenstamm-Feld "Zusatz" wird zum Firmenstamm-Feld "Name 2".


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"STB-Firma": hier trägt man die einreichende Steuerkanzleifirma ein, die für diesen Kunden die

Steuererklärung macht. Der Name dieses Steuerberaters wird auch im Ausdruck der

Steuererklärungen und beim Bilanzausdruck verwendet, (wobei dies wenn gewünscht beim

Bilanzausdruck auch deaktiviert werden kann).

Das Feld "Postleitzahl": es muss in BMD keine PLZ und zusätzlich ein

Ort erfasst werden. Beides geht direkt über das Feld Postleitzahl. Man

kann hier daher nicht nur die Ziffern der Postleitzahl, sondern auch

den Ortsnamen eingeben. Würde man nur den ersten Teil eines

Ortsnamens eingeben - z.B. nur "lin" - so öffnet BMD sofort eine

Vorschlagsliste:

Das Feld "Branche": am besten direkt mit der F4-Taste oder dem Auswahldreieck die

Auswahlliste einblenden lassen. Bitte nicht mit der F8-Taste oder dem Verwaltungs-Icon die

Branchenverwaltung öffnen hier:

Denn über das Verwaltungsicon könnte man neue Branchen anlegen.

In der Branchen-Suchliste stellt man zuerst auf die Branchen 2008 um:

Die richtige Branche sucht man am besten mit der Volltextsuche - also mit beginnendem %

vor dem Suchbegriff:

Das Feld "Firmenlogo-groß" kommt nur dann zum Einsatz, wenn das Logo des Kunden auf dem

Deckblatt des Bilanzberichtest aufscheinen soll.

Im Feld 90 "Weitere Adressen" können zusätzliche Adressen angelegt werden - etwa wenn für

eine Steuererklärung die private Adresse und nicht die Firmenadresse notwendig ist.

Die Felder "IBAN" und "SWIFT" werden automatisch befüllt, sobald man die Bankleitzahl und

die Bankkontonummer ausfüllt. Notwendig sind diese Felder für Rückzahlungsanträge.


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86 86

Die Eingabe in das Feld "Steuernummer" lässt sich erst dann speichern, wenn das

dazugehörige Feld "Finanzamt" befüllt wird. Gleichzeitig wird die Steuernummer auch gleich

auf Richtigkeit überprüft.

Nicht verwendete Felder

Die Felder "Steuerpflicht ab", "Steuerpflicht bis" und "Quotenrelevant" (Wert NEIN für

Arbeitnehmerveranlagungen) sind nur dann auszufüllen, wenn die Quotenverwaltung in NTCS

geführt wird. Da die Kanzlei Hübner im aktuellen Fall einen externen Workflow für die

Quotenverwaltung hat, darum sind in unserem Fall diese drei Felder nicht wichtig.

Das Feld "ohne Steuer" ist nur für die Fakturierung an den Kunden notwendig, wenn die

Faktura ohne USt ausgestellt werden soll.

Das Feld "Firmenlogo-klein" könnte für die nachfolgenden Seiten des Bilanzberichtes - z.B. in

der Fußzeile eingesetzt werden.

Das Feld "Kurzname" (im Firmenstamm "Kurzbezeichnung") ist nur für Konsolidierungen

notwendig, damit alle konsolidierten Firmennamen angedruckt werden können.

Das Feld "Gesellschaftsgröße" wäre nur für die Firmenbucheinreichung notwendig.

Das Feld "juristische Person" hat für die Bilanz oder Steuererklärungen keinerlei Bedeutung.

Felder nur für natürliche Personen wichtig

Es gibt ein paar Felder, die für die Steuererklärungen nur von den natürlichen Personen wichtig

sind. Da diese bei einer juristischen Person nicht zu erfassen sind, haben wir sie im

Kundenstamm in den Bereich ganz unten eingefügt:

Feld Regelbesteuerung ab / bis: im Falle eines Regelbesteuerungsantrages würde NTCS beim

Einfügen einer Umsatzsteuer-Erklärung jedesmal darauf hinweisen, dass man unter der

Umsatzgrenze ist. Sobald das Feld Regelbesteuerung ab gesetzt ist, kommt dieser Hinweis

nicht mehr; (das "bis"-Feld kann leer gelassen werden bis zu dem Zeitpunkt, da es wieder

vorbei ist)

Das Betriebsgründung ist wichtig für die Aliquotierung der E6 / E6a - Steuererklärung.


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87

Steuererklärungs-relevante Felder

Es gibt eine Vielzahl von Feldern, die rein für die Steuererklärung notwendig sind, wie etwa:

- Familienstand

- Regelbesteuerung ab / bis

- AEAB / AVAB

- Pensionistenabsetzbetrag

- Grenzgängerabsetzbetrag

Da es neben dem Kundenstamm und dem Firmenstamm für die Steuererklärungen noch einen

eigenen (jährlichen) Steuerstamm gibt, der völlig unabhängig vom Kundenstamm geführt wird,

empfiehlt es sich diese Daten gleich direkt nur dort im Steuerstamm zu warten, (erreichbar

über den Steuernavigator). Da diese Felder bei juristischen Personen nicht von Bedeutung

sind, würden sie den Kundenstamm nur unnötig überfüllen.

Durchschreiben des Kundenstammes in den Firmenstamm

Änderungen im Kundenstamm werden immer auch in den Firmenstamm geschrieben -

allerdings nur in das aktuelle Firmenstammjahr. Da sich der Firmenstamm ja für die Bilanz

ändern kann (z.B. abweichende Firmenadresse für das Bilanzjahr 2009 zum Bilanzjahr 2010),

gibt es den Firmenstamm jährlich. Änderungen im Kundenstamm schreiben immer ins aktuelle

Firmenstamm-Jahr. Welches das aktuelle Firmenstammjahr ist, sieht man

- in der Firmenliste in der Spalte Firmenjahr:

- und in den Fibu-Stammdaten ist es jenes Jahr, wo ein Häkchen in der Spalte FIBU-Nr ist.

Kompaktere Ansicht des Kundenstammes

Wer möchte, kann sich die Feldauswahl von langen

Erfassungs-Fenstern (etwa der Kundenstamm) auf 2-

Spaltige Ansicht umstellen in der Feldauswahl:

Leider sind dann die

Beschreibungstexte

nicht mehr vollständig

sichtbar.


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88 88

5.3 Firma aus Kunde erzeugen

Nachdem man den Kundenstamm erfasst hat, erzeugt man direkt hier in der Liste mit den

Kunden aus dem neuen Kunden eine Firma. Dazu klickt man zuerst den neuen Kunden an,

sodass er markiert ist. Anschließend klickt man auf die Taste "Erzeuge Firma".

BMD erzeugt automatisch aus dem Kunden eine Firma und legt mit dem aktuellen Kalenderjahr

den Firmenstamm für diesen Kunden an.

Wird ein Klient z.B. im Jahr 2010 zum ersten Mal angelegt und erzeugt man dann eine Firma

aus dem Kunden, legt man damit einen Firmenstamm für das Jahr 2010 an.

Wenn für das Jahr 2009 ein abweichender Firmenstamm zu erfassen wäre*, etwa weil 2009

die Firmenadresse noch anders war, muss man in der Liste mit den Firmen den betreffenden

Klienten anwählen und dann einen Firmenstamm für das Vorjahr anlegen.

* Wichtig für: Firmenname, Rechtsform, Gesellschaftsgröße, Mitarbeiterzahl, Firmenbuchdaten

Da in unserem Fall sich in den Jahren 2009 und 2010 nichts geändert hat, muss gar kein

eigener Firmenstamm für das Vorjahr 2009 angelegt werden und wir öffnen direkt den

Firmenstamm des Jahres 2010 durch einen Doppelclick auf die Firma. (Wer direkt in den

BEARBEITEN-Modus gelangen möchte kann auch auf BEARBEITEN oder F6 drücken.)


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BMD hat die meisten Felder korrekt aus dem Klientenstamm übernommen.

Das Feld 122 "Aktuelle FIBU" ist wichtig, weil es von BMD an den verschiedenen Stellen

während der Bilanzierung gleich als richtige Buchhaltung des aktuellen Jahres vorgeschlagen

wird. Aber da wir erst im nächsten Schritt die FIBU anlegen werden, können wir dieses Feld

noch nicht einstellen.

Das Feld 395 Firmenjahr zeigt an, für welches Jahr dies der Firmenstamm ist. Dieses Feld kann

NICHT geändert werden. Einen Firmenstamm für ein Vorjahr muss man wie auf der vorigen

Seite beschrieben erstellen.

(Die Felder Anzahl Arbeiter, Anzahl Angestellte und Gesellschaftsgröße wären nur wichtig für

die Firmenbucheinreichung - diese macht Hübner aktuell über eine eigene Software.)

Es gibt im Firmenstamm jedoch mehrere Registerkarten und vor allem die Karten Finanzamt

und Gericht sind noch wichtig ! (Gemeinde und Krankenkasse haben für die Bilanz keinerlei

Bedeutung.)

Da wir diese Daten jedoch schon im Kundenstamm eingetragen haben, genügt ein

Kontrollblick, dass alles richtig angekommen ist:

Im Gegensatz zum Kundenstamm, wird hier im Firmenstamm die Firmenbuchnummer

kontrolliert:

(Info: das hier ausgeblendete Feld "Ist eigene Firma" ist nur bei den Kanzlei-internen Firmen

wichtig, damit bei Finanz-Online die Daten ihrer Mandanten in der Databox abgeholt werden.)


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90 90

5.4 Buchhaltungen von Firmen anlegen

Nachdem wir den Mandanten als Kunde und als Firma angelegt haben, werden wir nun bei

seiner Firma auch die Buchhaltung anlegen. Es reicht nur das aktuelle Jahr anzulegen, da die

Vorjahreswerte mit pr26a ja ohnedies korrekt gespeichert sind. (Würde man das BMD-5.5-

Vorjahr auch als Fibu in NTCS anlegen, kämen die Salden und Spiegelwerte von dieser NTCS-

Vorjahresfibu nur dann korrekt in der NTCS-AktuellesJahr-Fibu an, wenn man im Vorjahr die

Bilanz- und Spiegelwerte korrekt aufbereiten würde in NTCS.)

Die Buchhaltung wird im Bereich FINANZBUCHHALTUNG bei den STAMMDATEN im Bereich

FIRMEN UND FIBU-STAMMDATEN angelegt:

Alternativ könnte man auch hier das Paket FINANZBUCHHALTUNG auswählen hier die FIBU-

Stammdaten öffnen:

Man erhält links eine Liste mit allen Firmen und wählt den neuen Mandanten aus:

Anschießend kann man am besten im rechten Fenster mit einem rechten Mausclick und NEU

eine neue Buchhaltung für diesen Klienten anlegen.

Wer unbedingt mit F5 oder mit der NEU-Taste hier arbeiten möchte, muss unbedingt zuvor

einmal mit der Maus in den rechten Fensterteil klicken. Denn da man zuletzt auf die Firma im

linken Teil geklickt hat zum Markieren, würde die Taste NEU oder F5 hier im linken Fensterteil

ein neues Element anlegen. Da links die Firmen sind, würde eine neue FIRMA angelegt werden!

Es öffnet sich das Erfassungfenster für eine neue Buchhaltung.


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91

Für ein aktuelles Fibu-Jahr 2008 sähe die Anlage der NTCS-Fibustammdaten so aus:

Das Feld FIBU-Unternummer schlägt BMD automatisch mit 1 vor und man kann es in den

allermeisten Fällen lassen. Nur wenn es mehrere Buchhaltungen gibt (z.B. die normale Fibu

und eine kalkulatorische Fibu), dann kann man mit mehreren Fibu-Unternummern arbeiten.

TIPP: möchte man eine Buchhaltung auf 2 verschiedene Arten gliedern - z.B. einmal die

normale UGB-Bilanzgliederung des NTSC-Standards (Schema 301) - und einmal mit

klientenspezifischen Gliederungsüberschriften für z.B. eine KERF, wird man dieselbe BMD 5.5-

Fibu 2x in NTCS anlegen unter der selben Firmennummer, um sie verschieden zu gliedern.

Das Feld FIBU-Name wird automatisch von BMD vorgeschlagen.

Das Feld 59 ist BESONDERS WICHTIG, weil wir hier NTCS bekannt geben, wo es die

Buchhaltungsdaten in der BMD 5.5 findet. Man gibt hier also immer genau den Pfad ein, denn

man in BMD 5.5 eingibt, wenn man z.B. in das Buchungsprogramm pr03 einsteigt.

Die Felder Gewinnermittlungsart, Einkunftsart und USt-Ermittlung sind auszufüllen, weil sie

sich auch direkt auf die Bilanzierung auswirken.

Das Feld 45 Firmen-Nr Standardkontorahmen und 44 FIBU-Nr. Standardkontenrahmen sollte

mit dem BMD-Standardkontorahmen hinterlegt werden, wenn die FIBU-Konten in der BMD 5.5

sehr ähnlich wie dieser Standard sind. Entsprechend würde NTCS automatisch eine

Kontogliederung versuchen. Alternativ kann man auch den Standard 150 für den dvo-

Kontenrahmen wählen, der bei Hübner in NTCS angelegt wurde für Buchhaltungen, die

ursprünglich aus der dvo kommen.

Die Felder Firmen-/FIBU-Nr.Vorjahr benötigt man bei der Erstanlage fast nie, es sei denn es

gäbe eine Vorjahres-Buchhaltung zu diesem Klienten, die in NTCS unter einer anderen Firma

angelegt wäre.

Die letzten beiden Felder sind nur wichtig, wenn es eine Kostenrechnung gibt.

Hier sieht man

schön, dass die

Spalte mit dem

Text nicht breit

genug ist.

Hier beim

schwarzen

Dreieck kann der

Platz für den Text

erhöht werden !

WJ-Beginn und

WJ-Ende sind

wichtig für die

Kolonnenüber-

schriften in den

Auswertungen


92

92 92

Wenn man den FIBU-Stamm speichert frägt BMD ab, ob es die FIBU-Stammdaten aus BMD 5.5

gleich laden darf:

Es empfiehlt sich die Daten gleich jetzt zu übernehmen.

Vorgang im 2. Jahr, wenn es bereits ein NTCS-Vorjahresfibu gibt

Befinden wir uns bereits im 2. Jahr, brauchen wir keine neue NTCS-Fibu anlegen, sondern

können direkt eine Jahresübernahme von der Vorjahres-NTCS-Fibu machen.

Dies geht am schnellsten, indem man auf die Buchhaltung des Vorjahres einen rechten

Mausclick macht und auf Jahresübernahme klickt:

Tipp: hat man eben erst die Vorjahres-Fibu angelegt und möchte gleich in einem Arbeitsschritt

eine Fibu für das aktuelle Jahr mit dieser Jahresübernahme machen, ist die Funktion

Jahresübernahme leider ausgegraut, weil BMD die Vorjahres-Buchhaltung erst beim Verlassen

und neu Aufrufen dieses Fibu-Auflistungs-Fensters die Liste der Fibus korrekt anzeigt.

Sobald man aber ganz unten rechts auf Aktualisieren klickt (oder auf STRG-F5) oder direkt hier

auf Aktualisieren - dann klappt es auch mit der Jahresübernahme mit einem rechten Mausclick:


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Es öffnet sich das Fenster für die Jahresübernahme einer FIBU in NTCS:

Der Bereich ALLGEMEIN ist schon korrekt eingestellt und bedarf keiner Veränderung mehr.

Das Gleiche gilt auch für die Finanzbuchhaltung.

Allein der Bereich BILANZ bietet

eine Vielzahl von wichtigen

Funktionen:

Wenn im Zuge eines

Bilanzprojektes Projektdaten wie

Spiegel, Auswertungen, div.

Berichte, die Kontengliederung,

individuelle Textbausteine usw.

erfasst werden, so wird dies in die

zugrunde liegende NTCS-Fibu

gesicht.

Daher: wenn es bei der Jahresübernahme einer Fibu in NTCS zu dieser Fibu bereits ein

Bilanzprojekt gibt, sollte man immer im Register BILANZ hier unten auf ALLE MARKIEREN

klicken, um alle Projekt-Daten auch zu übernehmen. (Ein Häkchen bei etwas, das gar nicht

gemacht wurde, schadet nicht.)

BMD übernimmt anschließend wieder die Daten

aus BMD 5.5 und frägt zudem:

Hier sollte man auf FIBU ÜBERNEHMEN klicken.

Dadurch wird diese neue FIBU des Bilanzjahres

im Firmenstamm als aktuelle FIBU hinterlegt.

Vorteil: bei Auswertungen wird gleich dieses

Jahr vorgeschlagen als Ausdrucksjahr.

Wenn BMD nun auch gleich noch die

Basisgliederung öffnen möchte, kann man dies

ruhig gleich erledigen.


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94 94

Löschen von nicht bebuchten Konten

Wie in BMD 5.5 kann man auch in NTSC nicht bebuchte Konten löschen. NTCS sieht auf das

aktuelle Jahr und auf eventuell aus BMD 5.5 erhaltene Vorjahreskonten (bzw. auf Konten aus

NTCS-Vorjahres-Fibus) und löscht nur jene Konten, die nie bebucht wurden in diesen Jahren.

Dieses Kontenlöschen geschieht NUR in NTCS und schreibt nicht hinunter in die BMD 5.5.

Vorteil des Löschens in NTCS: man erspart sich das Gliedern in NTCS - und hat doch noch alle

Konten in BMD 5.5, falls man sie eines Tages doch wieder braucht.

Nachteil: sobald man in NTCS die Konten aus BMD 5.5 übernehmen möchte, weil man dort

z.B. neue Konten angelegt hat, muss man anschließend das Löschen der unbebuchten Konten

hier in NTCS wiederholen.

Um die Konten in NTCS zu löschen geht man im Bereich FIBU - in den Stammdaten - zu den

Konten

In der Liste der Konten wählt man nun im Menü KONTEN die Funktion Alle unbebuchten

Konten löschen.


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5.5 Konten gliedern

Allgemeines

Die Verwendung von Kontengruppen stellt eine ganz wesentliche Erleichterung Ihrer täglichen

Arbeit dar. Besonders dann, wenn Sie mehrere Auswertungen möchten, aber deshalb nicht

mehrfach Konten gliedern wollen.

Die BMD löst dies mittels der sogenannten Basisgliederung.

Es müssen einmal alle Konten in der sehr fein-gegliederten Basisgliederung richtig zugeordnet

werden.

Diese Basisgliederung selbst ist in vielen fertigen NTCS-Auswertungen (Bilanz /

Vermögensübersicht / Kerf / BWA / Cashflow / Budget / Finanzplan) bereits korrekt

eingegliedert und man kann all diese Auswertungen direkt starten ohne weitere Gliederungen

machen zu müssen.

(In BMD 5.5 musste man die Fibu-Konten ja für jede einzelne Auswertung extra gliedern.)

Die Gliederung in NTCS erfolgt in einem ein oder zweistufigen Prozess:

1. Die Basisgliederung

Hier wird jedes Sachkonto einmal in der von BMD vorgegebenen Basisgliederung

zugeordnet.

Ist man mit der Zugliederung dieser Basisgliederung in den betreffenden

Auswertungen bereits zufrieden, muss man nichts mehr machen.

2. Die Auswertungsgliederung

Wenn man jedoch die eine oder andere Basisgliederungsposition in der

Auswertung an einer anderen Stelle haben möchte - oder wenn die Bezeichnung

/ Überschriften in der Auswertung anders sein soll, dann steigt man noch in die

Auswertungsgliederung ein und greift dort entsprechend ein.

Vorgehensweise des Gliederns

Das Gliedern der FIBU-Konten wird in NTCS an sehr vielen Stellen angeboten. Am zentralsten

arbeiten lässt sich in der Auswertungsübersicht, weil hier neben sämtlichen Gliederungen auch

gleich alle Auswertungen angelegt und aufbereitet werden können. Man findet die

Auswertungsübersicht im Bereich BILANZ:

In der Auswertungsübersicht stellt man zuerst jeweils sicher, dass man in der richtigen Firma

und im richtigen Jahr ist.


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96 96

Im Feld Firma kann man die Firmennummer, die ersten Buchstaben des Firmennamens oder

mit beginnendem % einen Teil des Firmennamens eingeben und mit ENTER wird die Firma

gesucht. Mit der F4-Taste oder hier dem blauen Auswahldreieck gelangt man zur kompletten

Firmenliste zum Auswählen.

Im mittleren Bereich stellt man hier das richtige Fibu-Jahr ein - und für den Fall, dass man

wegen zwei völlig verschiedenen Gliederungen zwei Fibu's in NTCS angelegt hat, wird hier auch

die betreffende Fibu ausgewählt.

Bei nachfolgendem Beispiel gibt es z.B. zwei Buchhaltungen in jedem Jahr:

Bevor man die Konten zu gliedern beginnt, sollte man sich hier in der Auswertungsübersicht

zumindest eine neue Auswertung anlegen, denn anfangs ist der linke Fensterbereich mit den

verschiedenen Auswertungen immer ganz leer:


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97

Für eine neue Auswertung wählt man im Menü Auswertung den Punkt NEUE AUSWERTUNG

Es öffnet sich ein Fenster mit allen zur Zeit angelegten Auswertungen:

Am häufigsten genutzt werden Kerf 225 und Bilanz UGB 301.

In unserem Fall wählen wir erst mal das Schema 301, die

Bilanz nach UGB.

Sobald man auf ÜBERNEHMEN klickt, öffnet sich das Fenster

mit den Aufbereitungs-Einstellungen für diese Auswertung:

Wir können fürs erste die vorgeschlagenen Einstellungen so

belassen wie sie sind, weil wir sie ohnedies bei jedem

Auswertungslauf individuell einstellen wollen. Nachdem man

auf OK klickt, gibt es diese neue Auswertung in der linken

Auswertungs-Auflistung.

Gliederungsschemata

können für einzelne

Firmen, ja sogar für

einzelne Fibus einer

Firma jeweils

individuell abgewandelt

werden, ohne dass sie

das allgemeine Schema

beeinflussen.

Mandantenspezifische

Schemata erkennt man

daran, dass in der

Spalte Firma (bzw

Fibu-Nr) nicht NULL

steht (das bedeutet,

dass dies das

allgemeine

Standardschema ist),

sondern die

betreffende Firmen-

bzw FIBU-Nummer.


98

98 98

Beim ersten mal kommt faktisch jedesmal ein "Fehlerhinweis", dass die Konten noch nicht

gegliedert sind:

Nachdem man dieses Hinweisfenster mit OK abklickt, kommt die Frage, ob wir die so

aufbereitete Auswertung speichern wollen:

Da wir trotz der fehlenden Gliederung die Auswertung prinzipiell hier in der Liste behalten

wollen, klicken wir auf Speichern.

Da wir auch noch eine KERF ausdrucken wollen, wiederholen wir die letzten Schritte und holen

uns aus dem Menü AUSWERTUNG - NEUE AUSWERTUNG noch das Schema 225 KERF NEU.


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99

99

Nun haben wir unsere beiden Auswertungen eingefügt und gehen mit der Taste GLIEDERN hier

in die Basisgliederung:

Es kommt beim ersten Einstieg die Frage, ob wir die Gliederung einer anderen Firma laden

wollen.Wenn es eine Firma mit sehr ähnlichen Konten gibt, kann man deren Gliederung laden.

Wenn die Konten sehr ähnlich wie der BMD-Standardkontenrahmen sind, so kann man dessen

Gliederung laden (der BMD-Standard hat die Firmennummer 100).

Wenn die Konten sehr ähnlich einem anderen verwendeten Kanzleikontenrahmen ist, so kann

man dessen Gliederung laden. Bei Hübner gibt es z.B. zahlreiche Buchhaltungen, die sehr nahe

dem dvo-Kontenrahmen sind. Wir haben daher eine "Dummy-Firma" 150 "dvo-

Standardkontenrahmen" angelegt und man kann auch davon die Gliederung laden.

Ansonsten klickt man auf NICHT LADEN und sortiert einmal die Konten manuell zu.


100

100 100

In der linken Bildschirmhälfte sieht man die einzelnen Positionen

der Bilanzgliederung.

Hinweis: Werden die Gruppen nicht geöffnet angezeigt, klickt

man auf das �+� neben den Basisgliederungs-Überschriften.

TIPP: es empfiehlt sich mit rechtem Mausklick auf die oberste

Überschrift BASISGLIEDERUNG einmal alle Untermenüs

aufzuklappen:

In der rechten Bildschirmhälfte gibt es mehrere Registerkarten

und es empfiehlt sich bei der ersten Gliederung die Karte

"Konten" zu öffnen und im Dropdownmenü auf "noch nicht

gegliedert" zu wechseln, damit man nur mehr alle noch nicht

zugeordneten Konten sieht.

Nun können per Drag-and-Drop mit der gehaltenen linken

Maustaste die Konten in den linken Fensterbereich in den

korrekten Basisgliederungspunkt verschoben werden.

Wenn Sie gleich mehrere Konten auf einmal zuordnen wollen, können Sie wie folgt vorgehen:

eine ganze Reihe Konten (z.B. 200 bis 300) wird markiert (Mausklick + Shift-Taste)

o. eine Auswahl von Konten (z. B. 200 und 300) wird markiert (Mausklick + Strg-Taste)

Alle markierten Konten können nun auf einmal der gewünschten Position zugeordnet werden.

Es bewährt sich - sobald eine Basisgliederungsebene

vollständig befüllt ist - diese hier wieder einzuklappen.


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101

101

Hinweis:

Bei der Kontenzuordnung hat BMD einen gewissen Schutz eingebaut. Es können nur aktive

Konten zu aktiven Gliederungspositionen gegliedert werden. Gleiches gilt für die Bereiche

Passiva, Aufwand und Ertrag.

Die Gliederung der Konten ist besonders wichtig, da dies die Grundlage für alle Auswertungen

wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, Vermögens- und Ertragslage, Geldflussrechnung,

Kennzahlen für die Steuererklärungen, � bildet.

Falls Sie feststellen, dass die Kontoart hier in der NTCS falsch ist, müssen Sie � wenn Sie die

Daten aus einer BMD 5.x Buchhaltung übernehmen � die Kontoart im PR01 ändern. Ansonsten

werden die Daten beim nächsten Datenabgleich wieder überschrieben.

Spezialthema: Ersatzgliederung � saldendrehende Konten

Konten, die jährlich Soll- oder Habensalden führen (v. a. Bank- oder Verrechnungskonten),

können wie folgt �ersatzgegliedert� werden:

Das gewünschte Konto mit rechter Maustaste anklicken und Ersatzkonto - erstellen anklicken.

Das �Ersatzkonto� wird mit einem roten Kontensymbol gezeigt. Die Kontoart ist automatisch

passiv (wenn das ursprüngliche Konto aktiv war).

Das �Ersatzkonto� muss nun zur �Ersatzposition� gezogen werden. z. B. von �Guthaben bei

Kreditinstituten� zu �Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten�.

Ergebnis: Das Programm ordnet ab sofort das Konto automatisch � je nach Saldoführung �

den Forderungen oder den Verbindlichkeiten zu. Es muss nicht mehr umgebucht oder

umgegliedert werden. Hinweis: Das �Ersatzkonto� kann später gesucht werden mit rechte

Maustaste auf das Konto � Ersatzkonto � suchen.


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102 102

Gliederung von Standardrahmen oder anderen Mandanten übernehmen

Nicht nur beim ersten Einstieg, sondern auch jederzeit danach kann man für die aktuelle

Buchhaltung die Gliederung laden - entweder von einem Standardkontenrahmen oder von

einem anderen Mandanten.

Hinweis: Das Übernehmen der Gliederung von anderen Firmen funktioniert nur dann 100%ig,

wenn bei der Quelle (daher z.B. dem Standardkontenrahmen) und dem Zielmandanten alle

Kontennummern identisch sind. Eine Kontrolle, ob durch das Laden alles richtig gegliedert ist,

sollte daher immer gemacht werden, denn meist müssen einzelne Konten manuell

nachgegliedert werden.

Ausgegliederte Konten

Mit der Zeit sollten die noch nicht gegliederten Konten immer weniger werden.

Soll ein Konto - etwa die Schattenkonten der Gewinn/Verlust-Umbuchung oder die

Schattenkonten der Eventualverbindlichkeiten - gar nicht in der Auswertung auftauchen, wird

man es ausgliedern. Dazu am besten einen rechten Mausklick direkt auf das Konto und "Konto

ausgliedern" wählen:

Es empfiehlt sich sehr nur jene Konten auszugliedern, die tatsächlich nie

etwas in einer Auswertung zu suchen haben - etwa die Schattenkonten

der Gewinn-Umbuchung.

Denn ein Konto auszugliedern, weil es aktuell keinen Saldo hat, kann

sehr schnell zu Auswertungsfehlern - etwa, wenn durch erneute EB-

Übernahme des Vorjahres plötzlich ein Saldo auf dem betreffenden

Bestandskonto entsteht.

Konten im Zustand "nicht gegliedert" zu lassen, empfiehlt sich auch

nicht, weil diese bei jeder Auswertung als Hinweisfenster angezeigt

werden und im schlimmsten Fall in den Auswertungen in einer Position

"Nicht gegliederte Konten" auftauchen.


_______________________________________________________________________________________________

103

103

Falsch gegliederte Konten übersiedeln

Um Konten, die bereits gegliedert sind, zu übersiedeln, gibt es drei Möglichkeiten:

1.) Man zieht das betreffende Konto direkt im linken Fensterteil an die richtige Position:

2.) Wenn es sich um einen großen Sprung handelt, wird man sich besser im Register KONTEN

alle Konten anzeigen lassen und das betreffende Konto direkt von hier neu an die gewünschte

Zelle links ziehen.

3.) Wenn eine ganze Gruppe von Konten (oder zumindest mehrere) an der falsche Stelle

gegliedert sind und gemeinsam an eine neue Stelle geschoben werden sollen:

Man klickt zuerst links auf die falsche Basisgliederungsposition und wechselt auf das Register

Inhalt:

Tipp: gerade für diesen Arbeitsschritt des Kontengliederns macht es sich sehr bezahlt zuvor in

BMD 5.5 mit pr51 die nicht bebuchten Konten zu löschen.

Hat man die Buchhaltung für das Bilanzjahr in NTCS schon angelegt, ist nun ein Kontolöschen

mit pr51 nur teilweise sinnvoll. Der Vorteil ist natürlich im nächsten Jahr, wenn man die

nächste Fibu in NTCS anlegt gegeben und man sollte daher auf jeden Fall pr51 machen.

Um aber auch schon bei der bereits bestehenden aktuellen Buchhaltung in NTCS die nicht

benötigten Konten zu löschen, geht man direkt im Bereich Finanzbuchhaltung - bei den

Stammdaten - zu den Konten:

Nun kann man im rechten Fenster-

Bereich die betreffenden Konten mit

STRG-Mausclick einzeln, oder mit

SHIFT-Mausclick ganze Bereiche

markieren und anschließend nach Links

ziehen an die richtige Stelle.

Wenn die Zielposition weit entfernt ist,

scrollt man mit dem Schiebebalken

zuerst zur richtigen Stelle.


104

104 104

Nun ist darauf zu achten, dass man in der richtigen Firma und im richtigen FIBU-Jahr ist:

Dann wählt man im Menü Konten den Punkt "Alle

unbebucht Konten löschen".

Anschließend wird man im Bilanzprojekt beim

Konten gliedern - hoffentlich - von einer wesentlich

kürzeren Kontenliste belohnt.

Tipp: die Trennlinie zwischen den beiden Seiten-

bereichen beim Kontengliedern kann verschoben

werden, um den linken Basisgliederungs-Teil

vollständig zu sehen.

Es empfiehlt sich in NTCS die Trennlinie zum

Verschieben IMMER vom linken Fensterrand zu

suchen, da bei zahlreichen Fenstern sonst die rechte

Fensterhälfte verdoppelt "aufgezogen" wird.


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105

105

Kontenstamm direkt bearbeiten beim Gliedern in NTCS

Um ein Konto direkt beim Gliedern in NTCS zu bearbeiten, wechselt man in das Register

SACHKONTO.

Dies geht bei einem im linken Fensterteil angeklickten Konto sofort.

Bei einem im rechten Fensterteil befindlichen Konto, macht man einen rechten Mausklick und

wählt "EINTRAG BEARBEITEN" (im Register "Konten" heißt es "KONTO BEARBEITEN"). Mit der

F6-Taste kommt man ebenfalls zum Kontenstamm vom aktuell markierten Konto.

Zuletzt steigt man aus der Kontengliederung aus und wird dabei automatisch gefragt, ob man

die Änderungen speichern möchte. Danach landen wir wieder in der Auswertungsübersicht.

Nicht vergessen: wenn man hier in

NTCS

- die Kontenbezeichnung

- oder die Kontenart (Ertrag/Gewinn,

Aktiv/Passiv)

wechselt, sollte man dies gleichzeitig

auch in BMD 5.5 im Programm

machen, denn sonst wird beim

nächsten Updaten der Konten aus

BMD 5.5 die Änderung hier in NTCS

wieder überschrieben !


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106 106

5.6 Auswertungen

Auswertungen sind in NTCS immer als ein zweistufiger Prozess angelegt.

1.) In der ersten Stufe wird eine Auswertung mit der Funktion "Neu aufbereiten" nach

individuellen Wünschen vorbereitet. Hier geschieht die wichtige Auswahl, ob man nur eine

bestimmte Zeitperiode ausgewertet haben möchte und ob die Werte monatlich in Einzelspalten

aufbereitet werden sollen, oder in einer Gesamtsaldenspalte.

Nachdem man den ersten Schritt gemacht hat, sieht man im rechten Fensterteil bereits die

Werte der Auswertung.

Wichtig: mit doppelten Mausklicks kann man die einzelnen Überschriften

aufklappen und immer tiefer gehen, bis zum Konto und dort sogar aufs

Kontoblatt mit den einzelnen Buchungen.

Zudem hat man rechts oben die Möglichkeit die Gliederungsebenen ein-

oder auszublenden.

2.) In der zweiten Stufe wird von der Auswertung dann endgültig der Ausdruck generiert,

wobei man erneut noch wesentliche Auswertungswünsche setzen kann.

Sehen wir uns die beiden Schritte nun im Detail an. Alles beginnt damit, dass man zuerst im

linken Fensterteil die gewünschte Auswertung mit der Maus markiert:

2.) 1.)


_______________________________________________________________________________________________

107

107

5.6.1 Auswertungen aufbereiten

Sobald eine Auswertung markiert ist, klickt man nun SHIFT-F8 oder unten links auf die Taste

NEU AUFBEREITEN:

,

Nun öffnen sich die Einstellungen für das Aufbereiten dieser Auswertung: ,

Jahre

Anzahl der Vorjahre: Bis zu 4 Vorjahre sind wählbar. Die Wahl der Vorjahre hat

nur eine Auswirkung für die Bildschirmansicht im rechten

Fensterteil � für den Druck kann die Anzahl extra

eingeschränkt werden. Man kann aber nicht mehr Jahre

ausdrucken als hier im ersten Schritt ausgewählt werden -

nur weniger im Ausdruck ist möglich.

Jahressalden: ja: Es werden automatisch alle Buchungsperioden

berücksichtigt (auch die Periode 13). Bei in NTCS gemachten

Umbuchungen werden nur jene berücksichtigt, die keine

Periodenangaben enthalten.

nein: Wählt man Nein, wird dadurch der

Periodenauswahlbereich des Fensters aktiviert und man kann

die Auswertungsperioden wählen.

Ganzes Vorjahr: Wenn eine echte NTCS-Vorjahres-Fibu hinterlegt ist, werden

bei Periodenauswertungen, z. B. Stichtag 31.3., auch im VJ

die Werte zum 31.3. gezeigt.

Wenn �ganzes VJ� ja, wird trotz Auswertungsstichtag 31.3.

im im lfd. Jahr, beim Vorjahressaldo der Jahressaldo

angezeigt


108

108 108

Perioden

Von Buchungsperiode: Erste Periode, die berücksichtigt werden soll.

Hinweis: Kann auch in der Vorjahres-Fibu liegen

(jahresübergreifende Auswertung).

Bis Buchungsperiode: Letzte Periode, die berücksichtigt werden soll.

Hinweis:

Bei Angabe der von/bis Perioden wird normalerweise die 13.

Periode aus BMD 5.x nicht berücksichtigt (dies wird über

einen Parameter gesteuert).

Als 12-Perioden-

Auswertung:

Wird die 12-Perioden-Auswertung aktiviert, werden für jeden

Monat der Auswertung einzelne Monatswerte errechnet,

sodass in der Auswertung jeder Monat in einer eigenen

Spalte angedruckt werden kann

Echte Periodenumsätze: ja: Es werden jeweils die einzelnen Monatsumsätze

dargestellt (z. B. in der Spalte März steht nur der Umsatz

März).

nein: Die Monate werden aufkumuliert (z. B. in der Spalte

März steht die Summe der Umsätze Jänner - März, inkl. EB).

Konzernauswertung (nur selten verwendet, wenn man mehrere Fibus konsolidiert)

Fibus: Auswahl der Mandanten-Fibus, die in der konsolidierten

Auswertung berücksichtigt werden sollen.

Mit Konzerndetails: ja: Die gewählten Fibus werden in eigenen Spalten

dargestellt, in der Hauptspalte steht die Gesamtsumme über

alle Fibus.

Hinweis:

Eine detaillierte Darstellung ist für max. 28 Fibus möglich.

Werden mehr als 28 Fibus konsolidiert, werden die 27 ersten

Fibus (Auswahlreihenfolge) detailliert dargestellt, alle

anderen werden in der 28. Spalte zusammengefasst.

nein: Die gewählten Fibus werden addiert und in der

Hauptspalte dargestellt.

Sonstige

Konten mit Saldo 0: Auch die nicht saldoführenden Konten werden gedruckt.

Mit EB Saldo: Eröffnungsbuchungen können ausgeblendet werden.

(nein: nur für bestimmte Auswertungszwecke)

Mit Überleitungs-

buchungen:

v. a. bei IFRS/US-GAAP

Fremdsprachen: Dies aktiviert die Möglichkeit die Auswertung auch

fremdsprachig zu machen. Es muss in der verwendeten

Gliederung bzw. bei den Konten der verwendeten Fibu der

Übersetzungstext hinterlegt sein.


_______________________________________________________________________________________________

109

109

Hat man für eine bestimmte Auswertung für den betreffenden Klienten die richtigen

Einstellungen gefunden, empfiehlt es sich diese für zukünftige Aufbereitungen dieser

Auswertung mit einem rechten Mausklick zu speichern, wie es im Kapitel 4.3 beschrieben ist.

Die Länge des zu speichernden Namens ist nicht allzu lange - es empfiehlt sich daher ein paar

Buchstaben des Klientennamens und ein paar Buchstaben der Auswertung einzugeben:

z.B. "Buchinger Kerf monatl." oder "Buchinger Bilanz 3 VJ" etc.

Mögliche Fehlermeldungen beim Aufbereiten von Daten

Dies ist die "harmloseste" Fehlermeldung - denn solange während des Jahres noch keine

Gewinnumbuchung in der Buchhaltung gemacht wurde, wird immer eine Differenz zwischen

den Aktiva und Passiva geben, die ja genau den Gewinn darstellt und der daher von BMD auch

automatisch auf der Passiva-Seite eingefügt wird.

Häufig - wenn auch in den Vorjahren vergessen wurde den Gewinn umzubuchen - kommt diese

Meldung gleich für mehrere Jahre:

In unserem Fall können

wir die Option Ganzes

Vorjahr nicht

deaktivieren, weil es

keine echte FIBU in

NTCS zu diesem

Mandanten gibt und

nur seine BMD 5.5

Vorjahres-Gesamt-

salden in der aktuellen

NTCS-Fibu enthalten

sind.

Nur wenn es eine echte

NTCS-Vorjahresfibu

gibt, kann man auch

das Vorjahr in der

Auswertung auf

Monatszeiträume

eingrenzen.


110

110 110

Aber auch da macht NTCS genau das Richtige und bucht die Differenz als Gewinn bzw Verlust

um.

Schon schwerwiegender ist die Fehlermeldung:

Hier wurden offensichtlich noch gar keine Konten gegliedert und man muss erst in die

Basisgliederung wechseln und dort die Konten gliedern.

Bei nachfolgender Fehlermeldung fehlt bei einem Konto die Kontoart (also ob Aktiva / Passiva /

Ertrag oder Aufwand). Am besten die Kontoart direkt in BMD 5.5 - z.B. in pr01 - einstellen und

die Konten neu nach NTCS übernehmen.

Diese Neu-Übernahme der Konten von BMD 5.5 schlägt NTCS ohnedies nach dem nächsten

Neu Aufbereiten der Auswertung vor. Falls dies einmal nicht geschehen sollte, kann man die

Kontenübernahme auch manuell auslösen:

Dazu geht man im Bereich FIBU zu den Konten:


_______________________________________________________________________________________________

111

111

Dann wählt man einen dieser beiden Punkte:

Hier nun ein wirkliches Problem, wenn man beim Aufbereiten einer Auswertung folgende

Fehlermeldung erhält:

Wenn die Differenz zwischen Aktiva und Passiva genau gleich der Differenz von Ertrag und

Aufwand ist, haben wir den klassischen Fall einer unterjährigen Buchhaltung, wo der Gewinn

noch nicht umgebucht ist. BMD würde hier nur den anfangs genannten Hinweis einer

Aktiva/Passiva-Differenz bringen und den Gewinn automatisch auf die Passiv-Seite umbuchen.

In diesem Fall ist aber eine deutliche Differenz des Gewinns laut G&V und dem laut der

Bestandskonten.


112

112 112

Abhilfe:

1.) zuerst nachsehen, ob in der pr03-Buchhaltung in BMD 5.5 der letzte Belegkreis bei allen

Usern sammelgebucht wurde.

2.) in pr03 mit dem Punkt 8 eine Abstimmsummenkontrolle total machen

3.) Hätte obiges Fenster auf eine Gewinndifferenz von Bestands- und G&V-Konten im Vorjahr

hingewiesen, ist die häufigste Fehlerquelle die, dass im Vorjahr neue Konten angelegt worden

sind, die noch nicht durch eine pr09-Jahresübernahme in die aktuelle BMD 5.5-Fibu und daher

auch nicht hier in NTSC in der Auswertung vollständig angekommen sind. Daher in pr09 die

Sachkonten neu übernehmen und die Konten hier in NTCS auch neu übernehmen.

Falls die Differenz immer noch bestehen bleibt, wieder in den Bereich FIBU - KONTEN wechseln

und auch die Konten und Salden in der Vorjahresfibu neu übernehmen: hier das Vorjahr

auswählen und dann wieder im Menü Konten alles aus 5.5 neu importieren.

4.) Gerade bei falschen Vorjahreswerten sollte man immer pr26a sicherheitshalber machen für

den Fall, dass es vergessen worden ist.

5.) Man wird sehr oft auch bei der Kontengliederung fündig - vor allem im Bereich der

ausgegliederten Konten. Denn während die Aufbereitung einer Auswertung bei

saldenführenden Konten, die noch nicht gegliedert sind einen Hinweis bringt, tut es dich bei

ausgegliederten Konten natürlich nicht. Daher direkt im Bereich der Kontengliederung in der

Basisgliederung bei den ausgegliederten Konten nachsehen, dass sie entweder keinen Saldo

haben oder tatsächlich ein Konto sind, das ausgegliedert gehört.

Dazu klickt man links auf die Überschrift AUSGEGLIEDERTE KONTEN und rechts auf das

Register INHALT


_______________________________________________________________________________________________

113

113

5.6.2 Report erstellen

Nachdem eine Auswertung im ersten Schritt aufbereitet worden ist, wird nun im 2. Schritt der

eigentliche Ausdruck aufbereitet mit der Funktion REPORT ERSTELLEN (oder F8)

Auch hier öffnet sich wieder ein Fenster mit zahlreichen Auswahlmöglichkeiten.

Alle haben gemeinsam, dass wenn sie eine Option betreffen, die schon beim Aufbereiten der

Auswertung aktiviert sein muss, sie hier beim Report erstellen nur angewählt werden können,

wenn sie beim Aufbereiten aktiviert waren.

Hat man z.B. die Vorjahre, die 12-Periodenauswertung oder die Sprache nicht angewählt beim

Aufbereiten der Auswertung, so kann man diese auch hier beim Report erstellen nicht

anwählen.

In der Regel wird man mit F2 oder VORSCHAU erst eine Vorschau des Ausdruckes erzeugen,

da diese noch einige Möglichkeiten bietet:

1.) Man kann wieder auf alle Überschriften doppelklicken und sich immer tiefer hineinklicken

bis zum Kontoblatt.


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114 114

2.) Man kann die Auswertung sofort nach Excel exportieren:

3.) Man kann im Ausdruck hier direkt auf BEARBEITEN klicken und kleinere Änderungen (etwa

Bezeichnung der Auswertung) manuell vornehmen.

Mögliche Fehlermeldungen beim Report

Wurden beim Aufbereiten der Auswertung alle Fehler behoben bleiben für

beobachtete Fehler im Report eigentlich nur Bilanzbuchungs- und

Gliederungsfehler als einzige Fehlerquelle offen.

1.) Gliederungsfehler: Wenn man z.B.

klientenspezifische Basisgliederungsüberschriften

anlegt, aber diese nicht in der betreffenden

Auswertungsgliederung nachzieht, werden die

betreffenden klientenspezifischen Überschriften in

der Auswertung auch nicht angedruckt.

Sobald man in die betreffende

Auswertungsgliederung geht, sieht man ohnedies

sofort, dass die neuen klientenspezifischen

Basisgliederungspunkte (sie sind immer grün !)

hier in der Auswertung noch nicht richtig

eingegliedert worden sind und noch ganz am Ende

der Auswertung auf ihre Gliederung warten:


_______________________________________________________________________________________________

115

115

Wie kommt man in die betreffende Auswertungsgliederung:

Man wählt in der Auswertungsübersicht zuerst links die betreffende

Auswertung an und geht dann auf GLIEDERN und wählt im nächsten

Fenster AUSWERTUNG

Gliederungsfehler können sowohl in der Basisgliederung als auch in der Auswertungsgliederung

erfolgen. Wenn keine klientenspezifischen Auswertungsüberschriften angelegt wurden (und

daher auch nichts in der Auswertungsgliederung geändert wurde) kann die Ursache nur in der

Basisgliederung liegen.

Wurden die Gewinn- / Gewinnvortrag-Konten etc richtig gegliedert in der Basisgliederung ?

Möchte man Gliederungsfehlern auf die Spur kommen, sollte man sich in der

Auswertungsgliederung immer die Textnummern einblenden:

Nun ist bei jeder Auswertungsposition die eindeutige Textnummer dieser Position sichtbar.


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116 116

Stimmt bei einer Auswertungsposition etwas nicht, kann man mit einem Klick auf das PLUS

davor sich sofort einblenden lassen, welche Basisgliederungspositionen ihr zugeordnet sind:

Manche Gliederungspositionen (Summenzeilen etc) enthalten oft selbst gar keine

zugegliederten Basisgliederungspositionen. Um bei ihnen ihre Datenquelle herauszufinden,

wechselt man in der rechten Seitenhälfte auf den Bereich Gliederungstext und scrollt hinunter

zum Feld 46 Verweis Textnummer:

In unserem Fall der Bilanzgewinn-Zeile, sehen wir als Quelle, dass die Textnummer 2271

angezeigt wird:

Wir können diese Quell-Textnummer hier direkt eingeben und mit ENTER springt man direkt

zur betreffenden Quell-Position.

Wenn wir uns die betreffende Position mit rechten Mausclick und "Alles Aufklappen" komplett

öffnen, sehen wir genau welche Buchhaltungskonten in der Bilanzsummenseile aufsummiert

angedruckt werden.

Gleich beim nächsten Beispiel werden wir sehen, dass neben Fehlern in der Basisgliederung,

vor allem bilanztechnische Fehler beim Ausweis in der Buchhaltung die Fehlerquelle sind:


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117

117

2.) Bilanzbuchungsfehler:

Bei folgender Auswertung sieht man sofort, dass die Positionen 12 Jahresgewinn + 13

Verlustvortrag keineswegs den endgültigen Bilanzverlust 14 ergeben.

Aus vorigem Beispiel wissen wir bereits, dass die Position 14 sich nicht als Summe von den

Positionen 12 und 13 errechnet, sondern aus diesen Basisgliederungspunkten:

Wenn wir einen Blick auf den Bilanzverlust des Vorjahres machen - � 36.469,62, dann merken

wir sofort, dass dieser ganz offensichtlich nicht korrekt im Verlustvortragskonto des aktuellen

Jahres abgebildet ist, mit seinen � 12.829,99.

Im nachfolgenden Beispiel wurde der Bilanzgewinn des Vorjahres korrekt auf das

Gewinnvortragskonto gebucht:

3. Fehlende / falsche Spiegelwerte:

Zahlreiche Auswertungen - wie etwa der Bilanz und Erfolgsvergleich - benötigen korrekte

Spiegelwerte.

Bei Einzelunternehmen legt man die verschiedenen Spiegel ja meist gar nicht an � aber man

kann dann bestimmte Auswertungen auch nicht machen.

Es ist daher wichtig zu wissen, welche Grunddaten in eine Auswertung fließen:


118

118 118

Für "Bilanz und Erfolgsvergleich" benötigt man den Forderungsspiegel, den

Verbindlichkeitenspiegel und den Rückstellungsspiegel.

Für den Cashflow / die Geldflussrechnung ist ein Anlagespiegel wichtig, da er auf die

Spalte Anlagenzugänge zugreift.

Weitere Fehler beim Cashflow:

- Gibt es GWG in der Klasse Null ?

- Werden Gewinnausschüttungen auf das richtige Konto gebucht, das auch richtig

gegliedert ist?

- Die Position Investitionszuschüsse weist oft den Fehler auf, dass die Auflösung des

Zuschusses zu den zahlungswirksamen, sonstigen Erträgen gegliedert wurde.

- Man sollte auch alle anderen NICHT zahlungswirksamen Konten überprüfen - wie etwa

Buchwert abgegangener AVZ�


_______________________________________________________________________________________________

119

119

5.7 Mandantenspezifische Bilanzgliederung

Bisweilen möchte man die Standardauswertungen klientenspezifisch anpassen.

a.) Die einfachste Art ist nur eine Überschrift in ihrer Bezeichnung zu ändern. Dies macht man

ganz unkompliziert nur in der Auswertungsgliederung; siehe Abschnitt 5.7.1. Die betreffende

Auswertungsgliederung wird in NTCS mandantenspezifisch gespeichert.

b.) Etwas komplexer wird es, wenn man eine oder mehrere völlig neue Überschriften anlegen

möchte. (Siehe Abschnitt 5.7.2)

Der wichtigste Grundsatz in NTCS für das Gliedern lautet ja, dass man keine Konten direkt in

den Auswertungen gliedern kann, sondern immer ein zweistufiger Prozess stattfinden muss:

1. zuerst werden die Konten in der Basisgliederung in den dortigen

Basisgliederungspunkten ("Basisgliederungs-Kontenpakete") zugegliedert

2. dann werden diese Basisgliederungspunkte (-pakete) in den verschiedenen

Auswertungen gegliedert.

Darum müssen auch neue klientenspezifische Gliederungsüberschriften

1. zuerst als neue klientenspezifische Basisgliederungspunkte angelegt werden und

2. in den betroffenen Auswertungen müssen diese neuen klientenspezifischen

Basisgliederungspunkte zugegliedert werden

Bei diesem Vorgang wird sowohl die Basisgliederung in NTCS klientenspezifisch gespeichert als

auch die Auswertungsgliederung.

c.) Das umfangreichste Abänderung erfolgt dann, wenn man für einen Mandanten 2

Auswertungsszenarien realisieren möchte:

- zum einen möchte man den Klienten mit der ganz normalen Basisgliederung und der

normalen Bilanz nach UGB (Schema 301) mit den Standardgliederungsüberschriften

auswerten.

- zusätzlich möchte man eine besondere KERF für den Mandanten erstellen, in der z.B.

die Erlöse nach klientenspezifischen Ländergruppen gegliedert werden.

Da jede klientenspezifische Erweiterung in der Basisgliederung abgebildet sein muss, benötigt

man de facto zwei Basisgliederungen: eine unveränderte für den normalen Bilanzausdruck

nach UGB - und eine veränderte mit den klientenspezifischen Gliederungspositionen.

Da in NTCS jede FIBU nur einmal gegliedert werden kann in der Basisgliederung (und auch nur

einmal in jeder Auswertung) besteht die Lösung darin, dass man beim Mandanten in seinen

Fibu-Stammdaten für das betreffende Jahr zwei völlig idente BMD 5.5-Buchhaltungen anlegt:

Wir sehen, dass beim Klienten 600601 rechts im aktuellen Jahr dieselbe BMD 5.5-Fibu zweimal

angelegt ist.

Da man sowohl bei Änderungen in der Basisgliederung als auch in den

Auswertungsgliederungen die Möglichkeit hat die mandantenspezifische Änderung nicht nur

allgemein auf die gesamte Mandanten-Firma zu übernehmen, sondern sie für jede seiner

einzelnen Fibus anzulegen, kann man so völlig verschiedene Auswertungsszenarien realisieren.


120

120 120

Wir wollen diesen komplexen Fall gleich als unser Beispiel nehmen:

- wir haben dieselbe BMD 5.5-Fibu zweimal in NTCS angelegt und wollen in der ersten Fibu nur

eine Überschrift in der Bilanz-Auswertung (Schema 301 Bilanz und G&V nach UGB) ändern,

aber ansonsten alles so belassen, wie die Auswertung grundsätzlich nach UGB gegliedert ist.

- wir wollen zweitens eine KERF mit völlig anderen Umsatz-Gliederungsüberschriften auswerten

als die Standard-Gliederung der KERF dies von Haus aus vorsieht. Dies werden wir in der

zweiten NTCS-Buchhaltung realisieren.

5.7.1 Änderung einer bestehenden Überschrift

Man wählt zuerst in der Auswertungsübersicht die gewünschte Auswertung an.

Achtung: in unserem Fall gibt es ja 2 NTCS-Fibus und wir müssen daher jetzt auch die korrekte

Fibu - in unserem Fall die FIBU1 auswählen:

Nun klickt man auf die Taste GLIEDERN und wählt dann AUSWERTUNG:

Angenommen die ursprüngliche Auswertung hätte so ausgesehen:


_______________________________________________________________________________________________

121

121

Unser Wunsch ist es der Position "b) übrige" den Text "b) Übrige Erträge" zu geben.

Wir suchen uns daher im linken Fensterbereich diese übrigen Erträge und sehen im rechten

Bereich im Register GLIEDERUNGSTEXT auch schon, wie der Text angedruckt wird

Die Taste F6 zum Bearbeiten ist deshalb noch gesperrt, weil wir hier die allgemeine

Auswertungsgliederung vor uns haben und hier keine Änderungen machen können.

Ein rechter Mausklick hier erlaubt uns diese allgemeine Auswertungsüberschrift

mandantenspezifisch zu kopieren. Dabei wird beim ersten Mal eine völlige Kopie der

Auswertungsgliederung gemacht (sie wird quasi direkt auf dem Mandanten gespeichert):

Wir sehen, dass wir zwei Möglichkeiten haben, wie wir die aktuelle Auswertungsüberschrift für

den Mandanten übernehmen:

- Auf Firma übernehmen: wählt man diese Option wird die betreffende Auswertungsüberschrift

für die Auswertungen von ALLEN NTCS-Fibus dieses Mandanten geändert.

Da wir jedoch verschiedene Auswertungsszenarien für die verschiedenen Fibus realisieren

wollen, wählen wir den ein Eintrag:

- Auf Fibu übernehmen: hiermit erzeugen wir eine Kopie der betreffenden

Auswertungsgliederungsüberschrift, die sich aber ausschließlich bei der aktuellen Fibu auswirkt

(die wir ausgewählt haben bevor wie hier in die Auswertungsgliederung eingestiegen sind).


122

122 122

Nachdem wir auf "Auf FIBU übernehmen" geklickt haben, sind zwei Dinge geschehen:

Die Auswertungsüberschrift "übrige" ist im linken Fensterbereich grün geworden. Grün

bedeutet in den NTSC-Gliederungen immer "dies ist eine vom allgemeinen Standard

abgeänderte Gliederungsposition (- oder überhaupt eine völlig neu hinzugefügte)".

Weiters wurde uns nun die F6-Taste für das Bearbeiten dieser Gliederungsposition

freigeschalten:

Wir drücken daher gleich F6 und können nun die Überschrift im rechten Bereich

GLIEDERUNGSTEXTE ändern:

Wenn man möchte, kann man für negative Salden hier einen alternativen Gliederungstext

eingeben.

Zuletzt wird die Änderung mit SPEICHERN gespeichert.

Verlässt man nun mit ESC die

Auswertungsgliederung frägt NTCS

sicherheitshalber noch einmal nach, ob

man die Änderungen wirklich speichern

möchte:


_______________________________________________________________________________________________

123

123

NTCS aktualisiert automatisch die neue Aufbereitung der Auswertung und wir können direkt

den Report erneut erstellen:

b) Einfügen einer neuen Überschrift

Die Positionen der Basisgliederung in einer Auswertungsgliederung können nicht verschoben

werden. Möchte man daher Konten in der Auswertung an einer anderen Stelle haben, muss

man sie 1.) in der Basisgliederung in einer dort neu angelegten, mandantenspezifischen

Position zugliedern und 2.) danach wird diese neue Position in der Auswertungsgliederung neu

zugeordnet.

Wichtig: da wir diese Änderung in der zweiten NTCS-Fibu haben wollen, müssen wir unbedingt

jetzt in die zweite NTCS-Fibu wechseln:

Falls die Bilanz-Auswertung noch nicht angelegt ist bei dieser zweiten FIBU, fügen wir sie uns

über das gelbe Menü AUSWERTUNG - NEUE AUSWERTUNG ein.

Vermutlich kommt die folgende Meldung, die anzeigt, dass in der zweiten Buchhaltung noch

gar keine Konten gegliedert sind:

Da wir ohnedies in der Basisgliederung anfangen müssen, können wir diesen Fehler gleich

beheben.

Wir gehen daher in die Basisgliederung mit der Taste GLIEDERN und BASISGLIEDERUNG.

Entweder BMD schlägt von sich aus vor, dass wir eine Gliederung laden können:


124

124 124

Oder wir laden manuell über das Menü Gliederung:

Da wir die FIBU 1 des Klienten schon komplett gegliedert haben, laden wir in einem ersten

Schritt die vollständige Gliederung der FIBU 1 - auch wenn wir anschließend die Erlöskonten

auf klientenspezifische neue Umsatz-Gliederungspositionen verschieben werden.

In unserem Fall wurden trotzt völlig identer Konten beim Laden der Basisgliederung der FIBU1

einige Konten nicht gegliedert, obwohl sie in der FIBU1 korrekt gegliedert sind:

Ursache: bei diesem besonderen Mandanten eines internationalen Konzerns sind zahlreiche

Konten in ungewöhnlichen Kontenklassen und beim Gliedern der Konten der FIBU1 wurden

falsche Kontenarten gleich nur in NTSC hier beim Gliedern geändert. Und immer dann, wenn

NTCS beim Laden einer Gliederung die Gliederung eines Kontos laden soll, das eine andere

Kontenart hat, verwehrt es das Laden der Gliederung.

Daher einfach hier in NTCS die betreffenden Konten hier in der Kontoart korrigieren (noch

besser wäre es gleich in BMD 5.5 die Kontenart zu korrigieren, denn beim nächsten laden der

Konten aus BMD 5.5 wird die Kontenart wieder überschrieben). Anschließend führen wir hier in

NTCS in der Basisgliederung noch einmal den Schritt "Gliederung laden" von der FIBU1 durch

und dann sind alle Konten gegliedert.


_______________________________________________________________________________________________

125

125

Nun legen wir eine neue Umsatzgliederungs-Überschrift an.

Dies geht normalerweise mit rechtem Mausclick auf eine bestehende

Basisgliederungsüberschrift und dem Punkt "Eintrag kopieren".

Würde es nur eine Fibu beim Mandanten geben, wäre das auch der direkte schnelle Weg um zu

einer neuen, mandantenspezifischen neuen Gliederungsüberschrift zu kommen.

Da wir aber mehrere Fibus haben und die neue Gliederungsüberschrift nur in der zweiten Fibu

benötigen, müssen wir zuerst die allgemeine Gliederungsüberschrift der Basisgliederung

umwandeln in eine FIBU-spezifische:

Wir machen einen rechten Mausklick auf die Überschrift UMSATZERLÖSE und wählen "AUF

FIBU ÜBERNEHMEN".

Dadurch wird die vorher schwarze allgemeine Basisgliederungsüberschrift grün:

Nun machen wir auf diese grüne Überschrift

einen rechten Mausklick und wählen "Eintrag

kopieren".


126

126 126

NTCS schlägt automatisch die richtige Gliederungstextnummer vor, die wir nur mit OK

übernehmen müssen.

Anschließend springt NTCS gleich im rechten Bereich zum Gliederungstext und wir können die

neue Überschrift mit Namen versehen:

Kurzbezeichnung: so sieht man die Überschrift in den Gliederungen

Text positiv: so wird die betreffende Gliederungsposition angedruckt (wenn auch der "Text

negativ" ausgefüllt wird, dann wird der Text positiv nur bei positivem Saldo angedruckt)

(Hinweis: Es gäbe auch die Funktion "Eintrag hinzufügen", aber man arbeitet besser immer mit

der Funktion "Eintrag kopieren" damit alle Einstellungen dieser Überschrift automatisch korrekt

übernommen werden.)

Hinweis: Wird eine Kontengruppe dupliziert, wird diese in der Auswertung automatisch dort

platziert, wo das kopierte Original zugeordnet war.


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127

127

Wir wiederholen den letzten Arbeitsschritt noch einmal mit rechtem Mausklick auf

Umsatzerlöse, um noch für ein zweites EU-Land eine neue Gliederungsüberschrift anzulegen:

Zuletzt müssen wir noch alle Erlöskonten auf unsere beiden neuen

Erlösgruppen umgliedern:

Damit sind alle notwendigen Schritte in der Basisgliederung

erledigt.

Wir können mit ESC die Basisgliederung verlassen und wählen

beim Ausstieg, dass die Änderungen gespeichert werden sollen.

Das Anlegen der beiden neuen Überschriften in der Basisgliederung

allein ist ja noch nicht ausreichend. Damit die neue Überschrift in

der Auswertung auch aufscheinen, müssen wir sie zusätzlich auch

in der Auswertungsgliederung als neue Überschriften anglegen.

Wir wählen daher in der Auswertungsübersicht gleich wieder

GLIEDERN, nachdem wir sicher gestellt haben, dass die richtige

Auswertung zuvor angewählt war und wir auch in der richtigen

FIBU sind.

Als Gliederung wählen wir diesmal die Auswertungsgliederung:


128

128 128

Der Vorgang ist eigentlich ident zum Erzeugen der neuen Überschrift in der Basisgliederung.

Denn NTCS erlaubt nicht, dass neu angelegte Basisgliederungs-Überschriften in die Standard-

Auswertungs-Gliederungsüberschriften gegliedert werden.

Vielmehr müssen für jede neue mandantenspezifische Basisgliederungs-Überschriften auch

jeweils eine neue mandantenspezifische Auswertungs-Überschriften anlegen. Dies wollen wir

aber ohnedies, weil wir ja auf den Namen der Gliederungsüberschrift im Ausdruck Einfluss

nehmen wollen.

Mit einem rechten Mausklick auf den bisherigen Standard-Auswertungsgliederungspunkt "a.

Erlöse" und "Auf FIBU übernehmen" machen wir daraus einen FIBU-spezifischen

Gliederungspunkt:

Danach machen wir auf den nun grünen Gliederungspunkt "a. Erlöse" erneut einen rechten

Mausklick und wählen Eintrag kopieren.

Die von NTCS vorgeschlagene Gliederungsnummer übernehmen wir mit OK


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129

129

Wir benennen nun die neue Auswertungs-Überschrift mit dem gewünschten Namen:

Es empfiehlt sich einen Blick auf das Feld 76 "Nicht drucken" zu werfen und zu kontrollieren,

dass hier der Wert "Drucken, wenn Summe <> 0 " eingestellt ist. Denn es gibt manchmal

Standard-Auswertungsgliederungs-Punkte, die nicht angedruckt werden - und wenn diese als

"Klon-Quelle" für die neuen mandantenspezifischen Gliederungspunkte dienen, erben unsere

neuen Gliederungspunkte auch den Status "nicht andrucken".

Wir wiederholen das Ganze noch einmal und legen auch für die zweite neue

Basisgliederungsgruppe eine neue Auswertungsgliederungs-Überschrift an:

Möchte man die betreffende Auswertung auch in einer Fremdsprache haben, klickt man hier

auf das Verwaltungssymbol (oder auf die F8-Taste im Feld "Text positiv"):

man kann dann hier für die

jeweils angelegten

Sprachen die

Übersetzungen eintragen


130

130 130

Zuletzt übersiedeln wir uns beiden neuen Basisgliederungs-Überschriften

und in die beiden neuen Auswertungsgliederung-Überschriften:

Wenn wir nun die Auswertungsgliederung verlassen und die Änderungen speichern, bereitet

NTCS automatisch die Auswertung neu auf und wir können direkt den Report erzeugen:

Achtung: Wenn wir noch andere Auswertungen auf der FIBU2 machen

wollen, müssen wir auch dort einmal einsteigen und vermutlich neue

Überschriften anlegen, wenn wir wollen, dass auch dort die neuen

Überschriften angedruckt werden !

Der Vorgang ist aber immer derselbe wie hier bei dieser

Auswertungsgliederung beschrieben.


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ANHANG A - BASISGLIEDERUNG DES BMD-STANDARDS


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134 134


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136 136


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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit - wir wünschen Ihnen ein erfreuliches Arbeiten !

Documents

BUCHHALTUNG UND AVZ IN BMD 5.5 … NEUANLAGE EINES AVZ.....54 3.3 ÜBERLEITEN DER IN DER BUCHHALTUNG VORERFASSTEN ANLAGEGÜTER.....57 3.4 MANUELLES ANLEGEN NEUER ANLAGEN IM 3.5 ˜NDERN