Dr. Annette Lewerentz Abteilung Forschung Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin...

Dr. Annette Lewerentz

Abteilung Forschung

Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin

Workshop: ForschungsinformationssystemeKarlsruhe, 22. Nov. bis 23. Nov. 2011

2Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe, 23.11.2011

Themenbereiche des Beitrages

• Zur Freien Universität Berlin und zum Management von Forschungsinformationen

• SAP an der Freien Universität Berlin und die Integration der Forschungsdatenbank in SAP

• Teilapplikationen der Forschungsdatenbank: Drittmittel- und Nicht-Drittmittelvorhaben – Daten, Berichte, öffentliche Präsentation und Workflow

• Schnittstellen der Forschungsdatenbank zu weiteren Informationssystemen an der Freien Universität Berlin: Statistiken und Publikationen

• Ausblick: Geplante Weiterentwicklungen der Forschungsdatenbank

• Zusammenfassung

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Freie Universität Berlin in Zahlen

• 1948 Gründung

• 32.373 Studierende (in 2011)

• 4.212 Absolventinnen und Absolventen (in 2010), davon 616 Promotionen

• 392 Professorinnen und Professoren (einschl. Juniorprofessuren)

• 733 Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• 846 Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (aus Drittmitteln)

• 1.884 Sonstige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• 14 Fachbereiche und Zentralinstitute

• 2007 Status Exzellenzuniversität (Zukunftskonzept „Internationale Netzwerkuniversität“, 4 Exzellenzcluster, 5 Graduiertenschulen)

• Weitere Informationen unter: http://www.fu-berlin.de

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Zweck und Ziele der Forschungsdatenbank

• Prozessoptimierung in der internen Verwaltung der Drittmittelprojekte und damit Reduktion von Redundanzen in Datenbeständen und Arbeitsabläufen

• Vermeidung von Dateninkonsistenz und -unsicherheit

• Erhöhung der Datenaktualität (tagesaktuelle Datenerhebung möglich)

• Mehrfachzugriff durch dezentrale spezifische Berechtigungskonzepte

• Erfassung von quantitativen und qualitativen Daten in einem System

• Generierung von formalen und inhaltlichen Forschungsdaten für Berichtswesen

• Recherchen für interne (operative) und externe Einrichtungen und prozessorientiertes Management von Forschungsinformationen durch verbesserte Distributionsmöglichkeiten für das Reporting

• Systematik und Recherchen nach spezifischen Forschungsthemen

• Überblick über drittmittel- und nichtdrittmittelgeförderte Forschungsvorhaben, Außendarstellung des universitären Forschungsprofils

• Abbildung von nationalen und internationalen Forschungsbeziehungen und Darstellung der Verbundforschung inkl. der Kooperationspartner

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Stand vor Nutzung der Forschungsdatenbank

• Heterogene IT-Struktur bei Verwaltung von Drittmittelprojekten durch inkompatible Datenbanksysteme (IT-Insellösungen, z. B. Access-Datenbanken, Mittelbewirtschaftungssystem [MBS] im Rechnungswesen)

• Datenbanken in unterschiedlichen Netzen der Universität

• Fehlender Mehrfachzugriff

• Keine Zugriffskontrolle wegen fehlender Berechtigungskonzepte

• Dateninkonsistenz, Datenredundanz, fehlende Datensicherheit und Qualitätskontrolle

• Doppelte Arbeitsprozesse bei der Datenpflege

• Umständliche und erschwerte Datenerhebungen für die verschiedenen Rechercheanforderungen und -inhalte

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SAP und Entwicklung der Forschungsdatenbank

• 2003 Analyse der Geschäftsprozesse in der Drittmittelverwaltung

• 2004 Einführung von SAP in der Drittmitteladministration, im Personal- und Rechnungswesen

• 2005 Einführung von SAP in der Studierendenverwaltung (Campus Management)

• 2005 Forschungsdatenbank für Drittmittelprojekte in SAP

• 2007 Forschungsdatenbank für Drittmittelprojekte im Internet

• 2009 Forschungsdatenbank für Nicht-Drittmittelforschung in SAP (sog. Profildatenbank)

• 2010 Forschungsdatenbank für Nicht-Drittmittelforschung im Internet (sog. Profildatenbank)

• 2012 Entwicklung einer Anwendung zur Prognose von Drittmittelausgaben

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Die Forschungsdatenbank im Detail

Teilapplikationen der Forschungsdatenbank1. Drittmittelprojekte in SAP und im Internet (Drittmittelprojektdatenbank)

2. Forschungsaktivitäten außerhalb von Drittmittelförderungen in SAP und im Internet (sog. Profildatenbank)

Schnittstellen zu weiteren SAP-Applikationen der Freien Universität • Statistikdatenbank

• Publikationsdatenbank

• Referentielle Zugriffe auf SAP-Standardmodule

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Integrierte SAP-Module

Verwendung folgender SAP-Module:• HCM (Human Capital Management): Personaldaten für Projektleitung und

Projektmitarbeiter/-innen

• Organisationsmanagement (Untermodul von HCM): Einrichtungen der Freien Universität Berlin

• CO/PSM/FI: Finanzierungsdaten der Drittmittelprojekte

Standardfunktionen:• Text- und Statusverwaltung: Abstracts, Schlagworte und Projektstatus

• Geschäftspartnerverwaltung: Erfassung externer Kooperationspartner

• Nutzung von Objekten und Zugriffstechniken aus dem Business Object Repository, vor allem von SAP-eigenen Funktionsbausteinen und Business Application Programming Interfaces für Integration von SAP-Standardfunktionalitäten

• Drittmittelprojekt- und Profildatenbank nutzen gemeinsame SAP-Module / Objekte, um Daten nur einmal zu pflegen und somit Redundanzen zu vermeiden

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Drittmittelprojektdaten und SAP-Module

Formaldaten Inhaltsdaten SAP-Module

Projektleitung / -mitarbeiter/-innen / Einrichtung

HCM / Organisationsmanage-ment

Projektstatus Projekttitel, Schlagworte, Abstracts, Projekttyp / Projektprogramme (z. B. EU-Programme)

TextverwaltungStatusverwaltung

Kooperationsdaten / -partner

Geschäftspartnerverwal-tung

Finanzdaten (in Fonds, Innenaufträgen)

FI/CO/PSM

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Drittmittelprojektdaten: Grunddaten

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Drittmittelprojektdaten: Grunddaten

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Drittmittelprojektdatenbank: Kooperationen

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Drittmittelprojektdatenbank: Schlagwortbaum

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Drittmittelprojektdatenbank: Schlagwortbaum

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Drittmittelprojektdatenbank: Schlagworte

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Drittmittelprojektdatenbank: Projektabstracts

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Bericht: Selektion Grund- / Finanzdaten

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Bericht: Selektion Kooperations- / Inhaltsdaten

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Personelle Ressourcen und Workflow

Drittmittelprojekte:• Anlage von Datensätzen, Formulare zur Kontoeinrichtung, Mittelbewirtschaftung,

Budgetierung, Verwendungsnachweise, Statistiken: Drittmittelverwaltung in der Abt. Forschung

• Projektgenehmigung / Finanzdatenüberprüfung, Anlage von Fonds, Innenauftragen, Fondslöschung (Fondsadministration): Abt. Haushalt / Rechnungsstelle

• Inhaltliche u. qualitative Datenpflege, redaktionelle Datenüberprüfung, Recherchen / Berichterstellung: Abt. Forschung

• SAP-Systembetreuung, Berechtigungsadministration, IT-Projektmanagement, technischer Support: Abt. Elektronische Administration und Services (eAS)

• Entwicklung von neuen Applikationen: externe Berater/-innen und z. T. Mitarbeiter/-innen der Abt. eAS

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Forschungsdatenbank online (Drittmittel)

• Generierung ausgewählter Datenkategorien aus der SAP-integrierten Forschungsdatenbank, d. h. vor allem qualitativer Daten, die für die Außendarstellung von Forschungsvorhaben der Freien Universität Berlin aus dem Drittmittelbereich relevant sind

• Selektionsmöglichkeiten mit Suchhilfen nach Formal- und Inhaltsdaten (Einfach- und Mehrfachsuche nach Dauer, Einrichtung, Projektleitung, Projekttyp, Projektstatus, Schlagworte, Mittelgeber nach Geldgebergruppen, Kooperationstyp)

• Rechercheergebnis als Projektliste mit Export-, Druck- und Sortierfunktion (Dauer, Projekttitel, Projektleitung, Einrichtung)

• Detailansicht zu jedem Projekt (Projektleitung, Einrichtung, Projekttitel, Abstract, Schlagworte, Projekttyp, Kooperationsdaten wie Sprecher, Partner, Kooperationsart und -titel, Dauer, spezifische Mittelgeber)

• https://eforschung.ecampus.fu-berlin.de/dmv

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Profildatenbank: Forschung ohne Drittmittel

Ziele:• Darstellung wissenschaftlicher Aktivitäten außerhalb von Drittmittelförderungen: u.

a. Forschungsvorhaben, Kooperationen, Veröffentlichungen, Auszeichnungen, Mitgliedschaften, Gastdozenturen

• Abbildung des wissenschaftlichen Profils von Wissenschaftler/-innen

• Recherchetool (in SAP und im Internet) für verschiedene Anfragen (Berichtswesen)

• Internetdatenbank: Informationssystem zur zentralen Darstellung der Forschungslandschaft (bisher nur separat auf einzelnen Webseiten u. für Drittmittelprojekte) und dadurch öffentlich zugängliche Präsentation der universitären Forschungsleistungen und Forschungsschwerpunkte

• Profildatenbank online: https://eforschung.ecampus.fu-berlin.de/ndm

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Personelle Ressourcen und Workflow

Forschungsaktivitäten außerhalb von Drittmittelförderungen:• Selbsteintrag der Forschungsaktivitäten durch Wissenschaftler/-innen über ein

Webformular (https://eforschung.ecampus.fu-berlin.de/pdb)

• Qualitative Datenpflege und -durchsicht, Recherchen / Berichterstellung in SAP und Online-Stellung der Daten: Abt. Forschung

• SAP-Systembetreuung, Berechtigungsadministration, technischer Support: Abt. Elektronische Administration und Services (eAS)

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Anwendungsbereiche der Profildatenbank

• Webanwendung: Formular zur Erfassung der Forschungsaktivitäten (per Selbsteintrag, Zugang nur intern) https://eforschung.ecampus.fu-berlin.de/pdb

• SAP-Erfassungsanwendung: spiegelt die Daten der Webanwendung wider, inhaltliche und qualitative Nachbearbeitung

• SAP-Pflegedialog: aus SAP-Erfassungsanwendung übertragene Daten. Basis für Profildaten- und Internetdatenbank sowie für die SAP-Berichte

• SAP-Berichte: 1. Ausführlicher Bericht für Nicht-Drittmittelforschung 2. Gemeinsamer Bericht Drittmittel- und Nicht-Drittmittelforschung

• Internetdatenbank: Öffentlich zugängliche Darstellung der Nicht-Drittmittelforschunghttps://eforschung.fu-berlin.de/ndm

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Schnittstellen: Profil-/Drittmitteldatenbank/SAP

Gemeinsame Nutzung mit Drittmittelprojektdatenbank v. inhaltlichen Daten:

• Projekttyp

• Kooperationsmitglieder und Kooperationstyp

• Systematischer Schlagwortbaum

SAP-Standardmodule:• SAP-Modul HCM (Human Capital Management): Verknüpfung zur

wissenschaftlichen Einrichtung und zu Wissenschafter/-innen

• SAP-Geschäftspartnerverwaltung: Pflege der außeruniversitären Kooperationsmitglieder

• SAP-Textverwaltung: Schlagworte und Projektbeschreibungen

SAP-Publikationsdatenbank / Statistikdatenbank:• Import bibliographischer Daten aus Statistikdatenbanktabellen

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SAP-Profildatenbank: Grunddaten

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SAP-Profildatenbank: Einrichtung / Leitung

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SAP-Profildatenbank: Kooperationen

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SAP-Profildatenbank: Schlagworte

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SAP-Profildatenbank: Projektbeschreibung

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SAP-Profildatenbank: Publikationen

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SAP-Profildatenbank: Bericht

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SAP-Statistikdatenbank

Ziele:• Mitarbeiter/-innen mit Entscheidungs-, Steuerungs- oder Controllingaufgaben

statistische Daten zur Verfügung zu stellen• Daten zur Vorbereitung und Unterstützung von Entscheidungs- und

Managementprozessen• Auskunft über gegenwärtige Situation und Entwicklung in der Vergangenheit

Bereiche und Schnittstellen:• Haushalt (Einnahmen und Ausgaben auf Basis der Haushaltsrechnung)• Personal (Beschäftigte und Stellen auf Basis von SAP-HCM, Org.-Management)• Studium (Studierende und Absolvent/-innen)• Internationaler Austausch (Beteiligung an Austauschprogrammen)• Drittmittelstatistiken (Schnittstellen Haushaltsdaten u. Forschungsdatenbank)• Forschung und Nachwuchsförderung inkl. Promotionen, Habilitationen

(Forschungsprojekte aus Drittmitteln: Schnittstelle Forschungsdatenbank)• Publikationen (Schnittstelle Universitätsbibliographie und Profildatenbank)

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Publikationen

Schnittstelle: Profildatenbank und Publikationsdatenbank• Veröffentlichungen der Wissenschaftler/-innen der Freien Universität

• Basis: Selbsteintrag über ein Webformular

• Erfassung der Daten für die Universitätsbibliographie

• Bibliographische Qualitätskontrolle durch Universitätsbibliothek

• Statistische Daten in der Statistikdatenbank für bibliometrische Analysen

• Bibliographische Daten: Referenz von Profildatenbank zur Publikationsdatenbank

• Erfassung der Veröffentlichungen über diese Schnittstelle in der Profildatenbank und zugleich Zuordnungsmöglichkeit einer Publikation zu einem Drittmittelprojekt über den SAP-Innenauftrag

• Bsp. Formular für Selbsteintrag: https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP

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Forschungsdatenbank: zukünftige Planungen

1. Drittmittelprognose• Erstellung zukünftiger Sach- und Personalmittelausgaben

• Differenzierbar u. a. nach Einrichtungen, Projektleitungen, Geldgebern, Zeitraum

• Ziel: Indikator zur Analyse von zukünftigen Forschungsleistungen

2. Vertragscontrolling (Erfassung von Verträgen im Drittmittelbereich)• Formaldaten: Vertragsarten, Einrichtung, Musterverträge, Zeitraum

• Inhaltsdaten: Daten zur Regelung von Vertragsinhalten (Erfindungen, Geräte, Personal), Verknüpfung zum Drittmittelprojekt und zu Kooperationen von Drittmittelprojekten

• Ziel: Übersicht über Drittmittelverträge

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Vielen Dank!