Dr. Annette Lewerentz Abteilung Forschung Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin Workshop: Forschungsinformationssysteme Karlsruhe, 22. Nov

Dr. Annette Lewerentz

Abteilung Forschung

Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin

Workshop: ForschungsinformationssystemeKarlsruhe, 22. Nov. bis 23. Nov. 2011

2Forschungsdatenbank der Freien Universität Berlin. Karlsruhe, 23.11.2011

Themenbereiche des Beitrages

• Zur Freien Universität Berlin und zum Management von Forschungsinformationen

• SAP an der Freien Universität Berlin und die Integration der Forschungsdatenbank in SAP

• Teilapplikationen der Forschungsdatenbank: Drittmittel- und Nicht-Drittmittelvorhaben – Daten, Berichte, öffentliche Präsentation und Workflow

• Schnittstellen der Forschungsdatenbank zu weiteren Informationssystemen an der Freien Universität Berlin: Statistiken und Publikationen

• Ausblick: Geplante Weiterentwicklungen der Forschungsdatenbank

• Zusammenfassung


Freie Universität Berlin in Zahlen

• 1948 Gründung

• 32.373 Studierende (in 2011)

• 4.212 Absolventinnen und Absolventen (in 2010), davon 616 Promotionen

• 392 Professorinnen und Professoren (einschl. Juniorprofessuren)

• 733 Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• 846 Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (aus Drittmitteln)

• 1.884 Sonstige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• 14 Fachbereiche und Zentralinstitute

• 2007 Status Exzellenzuniversität (Zukunftskonzept „Internationale Netzwerkuniversität“, 4 Exzellenzcluster, 5 Graduiertenschulen)

• Weitere Informationen unter: http://www.fu-berlin.de


Zweck und Ziele der Forschungsdatenbank

• Prozessoptimierung in der internen Verwaltung der Drittmittelprojekte und damit Reduktion von Redundanzen in Datenbeständen und Arbeitsabläufen

• Vermeidung von Dateninkonsistenz und -unsicherheit

• Erhöhung der Datenaktualität (tagesaktuelle Datenerhebung möglich)

• Mehrfachzugriff durch dezentrale spezifische Berechtigungskonzepte

• Erfassung von quantitativen und qualitativen Daten in einem System

• Generierung von formalen und inhaltlichen Forschungsdaten für Berichtswesen

• Recherchen für interne (operative) und externe Einrichtungen und prozessorientiertes Management von Forschungsinformationen durch verbesserte Distributionsmöglichkeiten für das Reporting

• Systematik und Recherchen nach spezifischen Forschungsthemen

• Überblick über drittmittel- und nichtdrittmittelgeförderte Forschungsvorhaben, Außendarstellung des universitären Forschungsprofils

• Abbildung von nationalen und internationalen Forschungsbeziehungen und Darstellung der Verbundforschung inkl. der Kooperationspartner


Stand vor Nutzung der Forschungsdatenbank

• Heterogene IT-Struktur bei Verwaltung von Drittmittelprojekten durch inkompatible Datenbanksysteme (IT-Insellösungen, z. B. Access-Datenbanken, Mittelbewirtschaftungssystem [MBS] im Rechnungswesen)

• Datenbanken in unterschiedlichen Netzen der Universität

• Fehlender Mehrfachzugriff

• Keine Zugriffskontrolle wegen fehlender Berechtigungskonzepte

• Dateninkonsistenz, Datenredundanz, fehlende Datensicherheit und Qualitätskontrolle

• Doppelte Arbeitsprozesse bei der Datenpflege

• Umständliche und erschwerte Datenerhebungen für die verschiedenen Rechercheanforderungen und -inhalte


SAP und Entwicklung der Forschungsdatenbank

• 2003 Analyse der Geschäftsprozesse in der Drittmittelverwaltung

• 2004 Einführung von SAP in der Drittmitteladministration, im Personal- und Rechnungswesen

• 2005 Einführung von SAP in der Studierendenverwaltung (Campus Management)

• 2005 Forschungsdatenbank für Drittmittelprojekte in SAP

• 2007 Forschungsdatenbank für Drittmittelprojekte im Internet

• 2009 Forschungsdatenbank für Nicht-Drittmittelforschung in SAP (sog. Profildatenbank)

• 2010 Forschungsdatenbank für Nicht-Drittmittelforschung im Internet (sog. Profildatenbank)

• 2012 Entwicklung einer Anwendung zur Prognose von Drittmittelausgaben


Die Forschungsdatenbank im Detail

Teilapplikationen der Forschungsdatenbank1. Drittmittelprojekte in SAP und im Internet (Drittmittelprojektdatenbank)

2. Forschungsaktivitäten außerhalb von Drittmittelförderungen in SAP und im Internet (sog. Profildatenbank)

Schnittstellen zu weiteren SAP-Applikationen der Freien Universität • Statistikdatenbank

• Publikationsdatenbank

• Referentielle Zugriffe auf SAP-Standardmodule


Integrierte SAP-Module

Verwendung folgender SAP-Module:• HCM (Human Capital Management): Personaldaten für Projektleitung und

Projektmitarbeiter/-innen

• Organisationsmanagement (Untermodul von HCM): Einrichtungen der Freien Universität Berlin

• CO/PSM/FI: Finanzierungsdaten der Drittmittelprojekte

Standardfunktionen:• Text- und Statusverwaltung: Abstracts, Schlagworte und Projektstatus

• Geschäftspartnerverwaltung: Erfassung externer Kooperationspartner

• Nutzung von Objekten und Zugriffstechniken aus dem Business Object Repository, vor allem von SAP-eigenen Funktionsbausteinen und Business Application Programming Interfaces für Integration von SAP-Standardfunktionalitäten

• Drittmittelprojekt- und Profildatenbank nutzen gemeinsame SAP-Module / Objekte, um Daten nur einmal zu pflegen und somit Redundanzen zu vermeiden


Drittmittelprojektdaten und SAP-Module

Formaldaten Inhaltsdaten SAP-Module

Projektleitung / -mitarbeiter/-innen / Einrichtung

HCM / Organisationsmanage-ment

Projektstatus Projekttitel, Schlagworte, Abstracts, Projekttyp / Projektprogramme (z. B. EU-Programme)

TextverwaltungStatusverwaltung

Kooperationsdaten / -partner

Geschäftspartnerverwal-tung

Finanzdaten (in Fonds, Innenaufträgen)

FI/CO/PSM


Drittmittelprojektdaten: Grunddaten


Drittmittelprojektdaten: Grunddaten


Drittmittelprojektdatenbank: Kooperationen


Drittmittelprojektdatenbank: Schlagwortbaum


Drittmittelprojektdatenbank: Schlagwortbaum


Drittmittelprojektdatenbank: Schlagworte


Drittmittelprojektdatenbank: Projektabstracts


Bericht: Selektion Grund- / Finanzdaten


Bericht: Selektion Kooperations- / Inhaltsdaten


Personelle Ressourcen und Workflow

Drittmittelprojekte:• Anlage von Datensätzen, Formulare zur Kontoeinrichtung, Mittelbewirtschaftung,

Budgetierung, Verwendungsnachweise, Statistiken: Drittmittelverwaltung in der Abt. Forschung

• Projektgenehmigung / Finanzdatenüberprüfung, Anlage von Fonds, Innenauftragen, Fondslöschung (Fondsadministration): Abt. Haushalt / Rechnungsstelle

• Inhaltliche u. qualitative Datenpflege, redaktionelle Datenüberprüfung, Recherchen / Berichterstellung: Abt. Forschung

• SAP-Systembetreuung, Berechtigungsadministration, IT-Projektmanagement, technischer Support: Abt. Elektronische Administration und Services (eAS)

• Entwicklung von neuen Applikationen: externe Berater/-innen und z. T. Mitarbeiter/-innen der Abt. eAS


Forschungsdatenbank online (Drittmittel)

• Generierung ausgewählter Datenkategorien aus der SAP-integrierten Forschungsdatenbank, d. h. vor allem qualitativer Daten, die für die Außendarstellung von Forschungsvorhaben der Freien Universität Berlin aus dem Drittmittelbereich relevant sind

• Selektionsmöglichkeiten mit Suchhilfen nach Formal- und Inhaltsdaten (Einfach- und Mehrfachsuche nach Dauer, Einrichtung, Projektleitung, Projekttyp, Projektstatus, Schlagworte, Mittelgeber nach Geldgebergruppen, Kooperationstyp)

• Rechercheergebnis als Projektliste mit Export-, Druck- und Sortierfunktion (Dauer, Projekttitel, Projektleitung, Einrichtung)

• Detailansicht zu jedem Projekt (Projektleitung, Einrichtung, Projekttitel, Abstract, Schlagworte, Projekttyp, Kooperationsdaten wie Sprecher, Partner, Kooperationsart und -titel, Dauer, spezifische Mittelgeber)

• https://eforschung.ecampus.fu-berlin.de/dmv


Profildatenbank: Forschung ohne Drittmittel

Ziele:• Darstellung wissenschaftlicher Aktivitäten außerhalb von Drittmittelförderungen: u.

a. Forschungsvorhaben, Kooperationen, Veröffentlichungen, Auszeichnungen, Mitgliedschaften, Gastdozenturen

• Abbildung des wissenschaftlichen Profils von Wissenschaftler/-innen

• Recherchetool (in SAP und im Internet) für verschiedene Anfragen (Berichtswesen)

• Internetdatenbank: Informationssystem zur zentralen Darstellung der Forschungslandschaft (bisher nur separat auf einzelnen Webseiten u. für Drittmittelprojekte) und dadurch öffentlich zugängliche Präsentation der universitären Forschungsleistungen und Forschungsschwerpunkte

• Profildatenbank online: https://eforschung.ecampus.fu-berlin.de/ndm


Personelle Ressourcen und Workflow

Forschungsaktivitäten außerhalb von Drittmittelförderungen:• Selbsteintrag der Forschungsaktivitäten durch Wissenschaftler/-innen über ein

Webformular (https://eforschung.ecampus.fu-berlin.de/pdb)

• Qualitative Datenpflege und -durchsicht, Recherchen / Berichterstellung in SAP und Online-Stellung der Daten: Abt. Forschung

• SAP-Systembetreuung, Berechtigungsadministration, technischer Support: Abt. Elektronische Administration und Services (eAS)


Anwendungsbereiche der Profildatenbank

• Webanwendung: Formular zur Erfassung der Forschungsaktivitäten (per Selbsteintrag, Zugang nur intern) https://eforschung.ecampus.fu-berlin.de/pdb

• SAP-Erfassungsanwendung: spiegelt die Daten der Webanwendung wider, inhaltliche und qualitative Nachbearbeitung

• SAP-Pflegedialog: aus SAP-Erfassungsanwendung übertragene Daten. Basis für Profildaten- und Internetdatenbank sowie für die SAP-Berichte

• SAP-Berichte: 1. Ausführlicher Bericht für Nicht-Drittmittelforschung 2. Gemeinsamer Bericht Drittmittel- und Nicht-Drittmittelforschung

• Internetdatenbank: Öffentlich zugängliche Darstellung der Nicht-Drittmittelforschunghttps://eforschung.fu-berlin.de/ndm


Schnittstellen: Profil-/Drittmitteldatenbank/SAP

Gemeinsame Nutzung mit Drittmittelprojektdatenbank v. inhaltlichen Daten:

• Projekttyp

• Kooperationsmitglieder und Kooperationstyp

• Systematischer Schlagwortbaum

SAP-Standardmodule:• SAP-Modul HCM (Human Capital Management): Verknüpfung zur

wissenschaftlichen Einrichtung und zu Wissenschafter/-innen

• SAP-Geschäftspartnerverwaltung: Pflege der außeruniversitären Kooperationsmitglieder

• SAP-Textverwaltung: Schlagworte und Projektbeschreibungen

SAP-Publikationsdatenbank / Statistikdatenbank:• Import bibliographischer Daten aus Statistikdatenbanktabellen


SAP-Profildatenbank: Grunddaten


SAP-Profildatenbank: Einrichtung / Leitung


SAP-Profildatenbank: Kooperationen


SAP-Profildatenbank: Schlagworte


SAP-Profildatenbank: Projektbeschreibung


SAP-Profildatenbank: Publikationen


SAP-Profildatenbank: Bericht


SAP-Statistikdatenbank

Ziele:• Mitarbeiter/-innen mit Entscheidungs-, Steuerungs- oder Controllingaufgaben

statistische Daten zur Verfügung zu stellen• Daten zur Vorbereitung und Unterstützung von Entscheidungs- und

Managementprozessen• Auskunft über gegenwärtige Situation und Entwicklung in der Vergangenheit

Bereiche und Schnittstellen:• Haushalt (Einnahmen und Ausgaben auf Basis der Haushaltsrechnung)• Personal (Beschäftigte und Stellen auf Basis von SAP-HCM, Org.-Management)• Studium (Studierende und Absolvent/-innen)• Internationaler Austausch (Beteiligung an Austauschprogrammen)• Drittmittelstatistiken (Schnittstellen Haushaltsdaten u. Forschungsdatenbank)• Forschung und Nachwuchsförderung inkl. Promotionen, Habilitationen

(Forschungsprojekte aus Drittmitteln: Schnittstelle Forschungsdatenbank)• Publikationen (Schnittstelle Universitätsbibliographie und Profildatenbank)


Publikationen

Schnittstelle: Profildatenbank und Publikationsdatenbank• Veröffentlichungen der Wissenschaftler/-innen der Freien Universität

• Basis: Selbsteintrag über ein Webformular

• Erfassung der Daten für die Universitätsbibliographie

• Bibliographische Qualitätskontrolle durch Universitätsbibliothek

• Statistische Daten in der Statistikdatenbank für bibliometrische Analysen

• Bibliographische Daten: Referenz von Profildatenbank zur Publikationsdatenbank

• Erfassung der Veröffentlichungen über diese Schnittstelle in der Profildatenbank und zugleich Zuordnungsmöglichkeit einer Publikation zu einem Drittmittelprojekt über den SAP-Innenauftrag

• Bsp. Formular für Selbsteintrag: https://sep.ub.fu-berlin.de/SEP


Forschungsdatenbank: zukünftige Planungen

1. Drittmittelprognose• Erstellung zukünftiger Sach- und Personalmittelausgaben

• Differenzierbar u. a. nach Einrichtungen, Projektleitungen, Geldgebern, Zeitraum

• Ziel: Indikator zur Analyse von zukünftigen Forschungsleistungen

2. Vertragscontrolling (Erfassung von Verträgen im Drittmittelbereich)• Formaldaten: Vertragsarten, Einrichtung, Musterverträge, Zeitraum

• Inhaltsdaten: Daten zur Regelung von Vertragsinhalten (Erfindungen, Geräte, Personal), Verknüpfung zum Drittmittelprojekt und zu Kooperationen von Drittmittelprojekten

• Ziel: Übersicht über Drittmittelverträge


Vielen Dank!

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