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Einführung in das ProjektmanagementProjektmanagement
Maximilian Födinger
Merkmale eines Projektes
• Komplexe, innovative, einmalige Aufgaben• Abgrenzung gegenüber Routine Tätigkeiten• Formulierte Zielsetzung• Finanzieller und pressender Rahmen• Finanzieller und pressender Rahmen• Zeitliche Begrenzung• Fachübergreifende Zusammenarbeit• Eigene Organisationsform• Überwachung durch Kontrollinstanzen
Was sind Projekte
• Projekte sind komplex• Bearbeitung im Team• Ein diffuser Lösungsweg• Abschied von der Routine• Abschied von der Routine• Kostenintensiv mit ungewissen Ausgang
Projektablauf in Phasen
schluß
Projektabs
Wann ist Projektmangement sinnvoll?
Aufgabe
Projektmanagement
Prozeß Programm Projekt Maßnahme
Ist ein Projekt sinnvoll? Ja Nein
1 Wir standen noch nie vor einer vergleichbaren Aufgabe � �
2 Der Lösungsweg ist diffus � �
3 Das Problem ist nicht vollständig definiert � �
4 Es handelt sich um eine innovative Entwicklung � �
5 Die Aufgabe hat einen interdisziplinären Charakter � �
6 Die Aufgabe ist komplex � �
7 Die Aufgabe kann in Einzelaufgaben zerlegt werden
die aber zusammenhängen� �
8 Es müssen unterschiedliche Fachabteilungen
zusammenarbeiten� �
9Für die Aufgabe müssen Mitarbeiter in Voll oder Teilzeit
abgestellt werden� �
10Der Erfolg hängt wahrscheinlich mehr von der guten
Zusammenarbeit im Team ab als von der Leistung
genialer Einzelkämpfer
� �
11 Es werden Besprechungen und Teamsitzungen
notwendig sein� �
12 Die Aufgabe sollte durch eine Führungskraft betreut
werden� �
Ist ein Projekt sinnvoll? Ja Nein
13 Die Leitung sollte jemand übernehmen, der sich voll und
ganz auf die Aufgabe konzentrieren kann� �
14 Die Erfüllung der Aufgabe wird sich über einen längeren
erstrecken� �
15 Die Aufgabe hat ein großes Volumen � �
16 Die Aufgabe hat ein ein relativ großes finanzielles Risiko � �
17 Der Auftraggeber ist selbst Projektorientiert � �
18 Von Erfolg hängt viel für das Unternehmen ab � �
19 Die Konkurrenz arbeitet bereits projektorientiert � �
20 Die Führungskräfte und Mitarbeiter sind für neue Wege
offen� �
Je mehr Antworten mit Ja beantwortet werden können um so mehr ist ein Projekt geeignet
Das magische Dreieck des Projektmanagements
Projektkosten
Diese Aufgaben kommen auf Sie zu
• Vorlauf• Arbeiten die gemacht werden müssen um ein Projekt starten
zu können
• Planung• Hier findet die Detailplanung statt, (organisatorisch und
inhaltlich)inhaltlich)
• Durchführung• Das eigentliche Projektmanagement, der Vergleich von dem
was geplant mit dem was tatsächlich gemacht wurde
• Kontrolle• Die Bilanz aus allen Projektaktivitäten und Gegensteuerung
bei unerwünschten Entwicklungen
Ziele
• Machbar• Meßbar• Teilbar
Projekt Auftrag Startfagen• Warum machen wir das Projekt?• Was ist sein Zweck, sein Beitrag zur Strategie?• Was soll dabei genau herauskommen?• Wie soll das Ergebnis aussehen?• Wer ist Auftraggeber, wer Projektleiter?• Wer ist im Projektteam? • Wie oft steht es wie lange zur Verfügung?• Wie oft steht es wie lange zur Verfügung?• Wann beginnt das Projekt und wann endet es?• Wann soll der nächste Abschnitt fertig sein?• Gibt es wichtige Meilensteine?• Welches Budget steht zur Verfügung?• Auf welches sonstige Personal kann zugegriffen werden?• Gibt es Restriktionen, die eingehalten werden müssen?• Wie soll vorgegangen werden?• Wem soll was wann berichtet werden?• Wie soll das Projekt dokumentiert werden?
Der Projektauftrag
• Der Projektauftrag dient zur Definition wichtiger Rahmenbedingung
• Schriftform erhöht die Verbindlichkeit eines Verbindlichkeit eines Projektauftrages
• Der Projektauftrag soll mit allen Beteiligten abgesprochen sein um spätere Konflikte zu vermeiden
Projektteam
Der PositiveSoll für Zusammenfassungen verwendet werden
Der ExperteMeinungen andereTeilnehmer einholen
Der SchläferFragen was er davon hält
Der BossKeine offene KritikJa, aber Techniken
Der SpionWill andere aushorchen und dies zu seinem
Der AggressiveRuhig bleibenTeilnehmer sollen bremsen
Der GesprächigeLimitation seiner Sprechzeit
Der SchüchterneEinfache Fragen Der Ignorant
Ehrgeiz erweckenSeine Erfahrung und seinWissen hervorheben
und dies zu seinem Vorteil verwenden
Stakeholderanalyse
• Die Stakeholderanalyse oder auch Audienceliste genannt hilft am Beginn eines hilft am Beginn eines Projektes zu erkennen wer welche Erwartungen hat und wo welche Widerstände zu erwarten sind.
Einteilung von Personen • Driver
– Driver sind Personen die bei den Ergebnissen die das Projekt erzielen soll ein wesentliches Mitspracherecht haben, es sind die Personen die das Projekt durchführen
• Supporter– Supporter sind Personen die bei der Durchführung helfen und
Mittel zuteilen können, wie auch Personen die ein wie auch Mittel zuteilen können, wie auch Personen die ein wie auch immer geartetes Interesse am Projekt haben
• Beobachter– Beobachter haben ein Interesse am Projekt aber kein
Mitspracherecht • Projektchampion
– Die graue Eminenz im Hintergrund. Er ist in der Hierarchie des Unternehmens weit oben angesiedelt und kann Ressourcen zuteilen, er verfechtet das Projekt auch gegen Widerstände
Unterschiedliche Einbindungen
• Gespräche unter 4 Augen– Offizielle und informelle Gespräche mit einem oder zwei anderen. Diese
sind nützlich um besondere Probleme klären zu können und Einstellungen kennen zu lernen
• Gruppenmeetings– Geplante Sitzungen in denen einige oder alle Teammitglieder sowie
andere Personen teilnehmen. Es dient dazu Rollen festzulegen und gegenseitig Vertrauen und Respekt aufzubauen. Große Meetings sind gegenseitig Vertrauen und Respekt aufzubauen. Große Meetings sind nützlich um Information zu präsentieren die von allgemeinen Interesse sind
• Informelle schriftliche Korrespondenz– Notizen Memos, Briefe und Emails hilft bei der Informellen Diskussion
und als Beweismittel bei Problemen• Schriftliche Freigaben
– Sind Formelle Dokumente bei denen ein Abschnitt abgeschlossen wird.
Teile und herrsche
• In Details denken– Zergliederung hilft auch komplexe Vorhaben
umsetzen zu können• Keine Lücken• Keine Überschneidungen • Keine Überschneidungen
• Hierarchisch Denken– Hauptaufgaben ermitteln– Hauptaufgabe in Komponenten zerlegen– Komponenten in Aufgaben zerlegen– Letze Gliederungsstufe mit Verben formulieren
Projektstruktur (WBS)
• Es gibt verschiedene Wege ein Projekt zu unterteilen– Produktkomponenten (Grundriß, Seminarmaterial,
Screendesign oder Werbematerial )– Funktionen (Design, Produkteinführung, – Funktionen (Design, Produkteinführung,
Überarbeitung, Test)– Geographische Bereiche (Region 1, Rußland,
Nordost)– Organisatorische Einheiten (Marketing,
Arbeitsvorbereitung, Fertigung)
Fehler und Verbesserungsaufwand
75%
Gründe fürProbleme
QC UsePlanung UmsetzungAnstoß Definition
80%Zeit für Problem-behebung
Probleme
Kontrolle
Vorbeugung
Probleme
Kontrolle
Vorbeugung
Eine WBS entwickeln
• Top down– Beginnen Sie auf der obersten Ebene und
erarbeiten immer detaillierteren Stufen
• Erarbeiten der Struktur mit • Erarbeiten der Struktur mit Kreativmethoden– Brainstorming– Brainwriting– Metaplan
Struktur
• Alle Aufgaben müssen numeriert werden damit auch bei komplexen Projekten nicht der Überblick verloren wird.
• Die Aufgaben werden nach Ebenen gegliedert– Die erste Zahl bezeichnet eine Kategorie auf Ebene 1– Die Zahl nach der ersten eine Unterkategorie (Ebene 2)– Die Zahl nach der ersten eine Unterkategorie (Ebene 2)– Die dritte Zahl die nächste Ebene– Die vierte Zahl meist eine konkrete Aufgabe
Zum Beispiel: 3.3.6.1. Material bestellen
WBS Glossar
• Unbedingt notwendig– Tätigkeitsbeschreibung– Inputs– Outputs– Rollen und Verantwortlichkeiten– Rollen und Verantwortlichkeiten– Dauer– Benötigte Ressourcen
• Bei sehr komplexen Projekten notwendig– Unmittelbare Vorgänger– Unmittelbare Nachfolger
Brainstorming• Brainstorming ist die einfachste Art und an eine WBS zu
kommen• Teilnehmer sind alle Teilnehmer der Projektgruppe (bei
großen Gruppen unterteilen– Ein Moderator (der Projektleiter) notiert alle Zurufe auf einen
einem Flipchart. Es ist kein Kommentar erlaubt. einem Flipchart. Es ist kein Kommentar erlaubt. – Die Liste wird anschließend die Aufgaben nach gemeinsamen
Merkmalen geordnet und die Hauptaufgaben zu ermitteln (Ebene 1)
– Wenn notwendig werden Untertätigkeiten zugeordnet (Ebene 2)– Besprechung der Liste im Team ob noch Aufgaben übersehen
wurden
Brainwriting• Brainwriting oder auch 635 (6 Personen, 3 Aufgaben, 5
Minuten) liefert ähnliche Ergebnisse wie das Brainstorming, hat aber bereits eine im Ansatz vorhandene Struktur– Teilnehmerzahl 6 Personen (Driver)– Die vorbereitete Liste wird ausgehändigt– Die vorbereitete Liste wird ausgehändigt– Jede Person schriebt Drei Hauptaufgaben in die erste Zeile– Wenn alle Fertig sind (maximal 5 Min) zirkuliert die Liste im
Uhrzeigersinn und die Teilnehme schreiben in die zweite Spalte Unteraufgaben der ersten Spalte
– Dies wird solange wiederholt bis jeder wieder seine Liste hat– Abgleichen der Listen durch Projektleiter und gegebenenfalls
ergänzen
Muster einer Brainwritingliste
Hauptaufgaben
1
2
33
4
5
6
Teilnehmer
Unteraufgaben
METAPLAN• METAPLAN verlangt eine gewisse Vorbereitung, bringt
aber die besten Ergebnisse und kann auch in Großgruppen eingesetzt werden. Es liefert bereits eine sehr gute Struktur– Es kann eine große Anzahl von Projektbeteiligte eingeladen
werden (Driver und Supporter)werden (Driver und Supporter)– Ein Raum wird Papierbögen (an den Wänden) ausgeklebt
(Pinwände sind optimal)– Ein Moderator (Projektleiter) teilt Kärtchen aus, auf die jeder
Teilnehmer Aufgaben schreiben kann. Nach 10 Min werden die Karten eingesammelt und vom Projektleiter mit der Hilfe des anwesenden Teams strukturiert
– Die Plakate werden fotografiert oder abgeschrieben und dem Team zur Ergänzung und Kommentar zugesant
Projektstatusbericht• Der Projektstatusbericht
wird im Projektauftrag festgelegt. In der Praxis hat sich folgendes bewährt: – Jede Teilaufgabe hat einen – Jede Teilaufgabe hat einen
Statusbericht der alle 2 Wochen fällig ist
– Das Projekt, sofern länger als ein Jahr sollte alle 2 Monate einen Gesamtbericht abgeben.
– Bei Problemen müssen die Intervalle gekürzt werden
Vernetztes Balkendiagramm
Vorgangsknoten Netzplan Methode
ATA=0
1T1 = 2 W
BTb=0
Ereignis oder Meilenstein
Vorgang Ereignis
• T steht für Dauer• Kästchen mit Doppellinie ist ein Ereignis T=0• Pfeile stellen die Richtung des Arbeitsflusses dar
TA=0 T1 = 2 W Tb=0
Eine Netzplan lesen (1)
Vorgang 1T1 = 5
Vorgang 2T2 = 1
FAZ B1 FEZ E5SAZ B1 SEZ E5
FAZ B6 FEZ E6SAZ B7 SEZ E7
Start (A)Ta=0
BTe=6
Vorgang 3T3 = 1
Vorgang 4T4 = 3
Vorgang 5T5 = 2
FAZ B1 FEZ E1SAZ B2 SEZ E2
FAZ B2 FEZ E4SAZ B3 SEZ E5
FAZ B6 FEZ E7SAZ B6 SEZ E7
Eine Netzplan lesen (2)
• Der kritische Pfad• Nicht kritischer Pfad• Pufferzeiten• Frühester Anfangszeitpunkt (FAZ)• Frühester Anfangszeitpunkt (FAZ)• Frühester Endzeitpunkt (FEZ)• Spätester Anfangszeitpunkt (SAZ)• Spätester Endzeitpunkt (SEZ)
Aufgabe1 Auto beladen Sie und Ihre Freundin 5 min2 Geld holen Sie 5 min3 Eier kochen Ihre Freundin 10 min4 Fahrt zum See Sie und Ihre Freundin 30 min5 See Entscheidung Sie und Ihre Freundin 2 min6 Tanken Sie 10 min6 Tanken Sie 10 min7 Brote machen Ihre Freundin 10 min
Alle Tätigkeiten beginnen am Samstagmorgen um 8 in der WohnungSie müssen alle Vorgänge beendet haben bevor das Projekt beendet istSie können nicht Rollen tauschenSie müssen sich für einen See entscheiden
Mögliche Lösung
See Ende
Geld holen
T2 = 5
Tanken
T6 = 10
Auto Zum SeeStartTA=0
SeeEntscheidung
T5 = 2
EndeTE=57
Eier kochen
T7 = 10
Brotemachen
T3 = 10
Autobeladen
T1 = 5
Zum Seefahren
T4 = 30
Kritischer Pfad 57 Min
Qualifikationsplan
• Erstellen einer Liste mit Fähigkeiten und Wissen, die für die Projektaufgabe notwendig ist
• Erstellen eine Liste von Personen die für • Erstellen eine Liste von Personen die für das Projekt zur Verfügung stehen
• Selbsteinschätzung der Personen• Überprüfung der Selbsteinschätzung
durch Vorgesetzten• Wenn nötig Abgleichung
Der Qualifikationsplan Beispiel
Herr Maier Frau Gruber Frau Sommer Herr GeierText schreiben 5Juristische Recherche 5Grafikdesign 5 3 5Fragebogen entwerfen 3Fragebogen entwerfen 3
= Interesse 1 minimal2 begrenzt3 durchschnittlich4 überdurchschnittlich5 hervorragend
Human Ressource Matrix
Code Beschreibung J. Hauser C. Chop Analytiker2.1.1. Fragebogen entwerfen 32 0 242.1.2. Pilot -Fragebogen 0 40 602.1.3. Fragebogen Test 8 16 242.2.1 Ausfüllerklärung formulieren 40 24 10
Tätigkeit Personalstunden pro Mitarbeiter
Erfassung der Tätigkeiten auf dem Lowest-Level-Aktivität (Arbeitspaket)
•Name der Person oder Funktion•Jobbeschreibung•Einschätzung des Arbeitsaufwands
Kalkulation der VerfügbarkeitJahrestage 365Wochenende 104Feiertage 8Urlaub 24Durchschnittlicher Krankenstand 12Sonstige Minustage 4Verfügbare Brutto Tage 213Verfügbare Brutto Tage 213Auslastung durch andere Projekte 60Verfügbare Netto Tage 153
• Die Kalkulation der Brutto Tage soll eine Einschätzung ermöglichen wieviel Tage generell ohne Überstunden (zusätzliche Kosten) zur Verfügung stehen
• Netto Tage beziehen sich auf eine bestimmte Person um die Verfügbarkeit einer bestimmten Person zu ermitteln und Ressourcenkonflikte bereits zu Beginn zu ermitteln
Projektübergreifende Auslastung
Projekt A Projekt B Projekt C
Jan Feb März April Jan Feb März April Jan Feb März April
Müller 50 40 20 30 Maier 30 20 60 70 Gluck 20 10 20 20
Gruber 20 80 40 60 Fritz 20 30 40 40 Peters 30 20 20 10
Maier 10 60 20 20 Engel 70 60 50 40 Maier 20 10 20 30
...... ...... ............ ...... ......
Zusammenfassung
Jan Feb März April
Maier 60 90 100 120
….
…..
......
Andere Ressourcen
• Kopierkosten• Laborkosten• Reisekosten• Mieten• Mieten• Transport• Externe Dienstleister
Beispiel eine Ressourcenplanung in Kosten
Cost /unit Number Total Unit DescriptionTrainer 1 12 4 48 per/h Trainer for accountingTrainer 2 0 0 0 per/hTrainer 3 0 0 0 per/hTrainer 4 0 0 0 per/hTrainer 5 0 0 0 per/hSub Sum Trainer 48Imputed room costs 25 4 100 Per Evening imputed costSub sum Room 100Fixed costs 148
Min Number of participants 10
Booklet (self prepared) 3 10 30 per participant copy costsImputed depreciation for Handout 7,94 10 79,37 per participant piecePurchased handouts 10 0 per participant piece
Seminar package 1 10 10 per participantPen, notebook, badge,
Intellectual property costs 0 per participant licence per participantOther material 1 10 10 per participant accounting tablesVariable costs 129,37
in %Administration surcharge 30 83,21 from cost accountingAdvertising surcharge 20 55,47 from cost accountingProfit mark-up 5 20,8 predefinedIndirect costs + mark-up 159,48
Total cost + mark-up 436,85Cost per participant 43,69
Risikoanalyse• Die Risikoanalyse soll
eventuelle Probleme schon vor den Eintreten erkennen und vorbeugende Maßnahmen wie auch (Plan B) (Plan B) Gegenmaßnahmen planen.
• Die Risiken sollten nach Eintrittswahrscheinlichkeit geordnet werden um eine bessere Übersicht zu erhalten.
Arten von Risiko
• Eine bekannte Unbekannte– Information über die Sie nicht selbst sondern jemand
anders
• Eine unbekannte Unbekannte– Informationen über die Sie nicht verfügen weil Sie
nicht (noch nicht) vorhanden sind• Versicherung abschließen• Plan mit Spielraum entwickeln bis konkrete Informationen
vorhanden sind• Versuche zu beeinflussen die Eintrittswahrscheinlichkeit zu
reduzieren
Wie geht man mit Risiken um?
• Risiken erkennen• Einschätzung der möglichen
Auswirkungen auf das Projekt• Pläne um Auswirkungen zu vermindern• Pläne um Auswirkungen zu vermindern• Permanente Überwachung von Risiken
über die gesamte Projektlaufzeit• Information aller Beteiligter
Risk AssessmentRisiken
Experte 1 Experte 2 Experte 3 Experte 4 Experte 5 DurchschnittInformationenkönnen nicht zur Verfügung gestellt werden 1 3 5 6 8 4,6
Budgets sind zu knapp 1 4 3 2 7 3,4
Wechsel in der Unternehmens-führung des Kunden 7 6 5 6 4 5,6
Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen 1 5 5 3 7 4,2
Ziele nicht genau definiert 5 3 7 7 5 5,4
Eintrittswahrscheinlichkeit
RisikenExperte 1 Experte 2 Experte 3 Experte 4 Experte 4 Durchschnitt
Informationenkönnen nicht zur Verfügung gestellt werden 5 6 2 2 3 3,6
Budgets sind zu knapp 6 7 7 8 9 7,4
Wechsel in der Unternehmens-führung des Kunden 3 4 3 3 2 3
Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen 9 8 7 8 9 8,2
Ziele nicht genau definiert 3 4 3 5 2 3,4
Auswirkung
Risiko Grafik
6
7
8
9
10E
intr
ittsw
ahrs
chei
nlic
hkei
t
Informationenkönnen werden nicht zurVerfügung gestelltBudgets sind zu knapp
0
1
2
3
4
5
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Auswirkung
Ein
tritt
swah
rsch
einl
ichk
eit
Wechsel in derUnternehmens-führung des KundenVerfügbarkeit von Schlüsselpersonen
Ziele nicht genau definiert
Keine wirksame Strategien
• Die Vogel Strauß Methode• Beten• Abstreiten
Diese Strategien sind zwar enorm verlockend aber führen in der Regel zu einem Desaster. Eine Risikoanalyse am Beginn eines Projektes kann unter Umständen dazu führen, daß das Projekt nicht durchgeführt wird da die Erfolgswahrscheinlichkeit nicht hoch genug ist
Log Frame Matrix• Eine Log Frame Matrix ist ein Projektplanungswerkzeug
das von der EU und der Weltbank für die Planung von extrem komplexen Vorhaben verwendet wird. (Projekte die über 5 Jahre gehen und Budgets bis zu 500Mio Euro)
• Jedes Projekt dieser Organisationen muß in Angebotsphase einen LFM beinhalten.
• Jedes Projekt dieser Organisationen muß in Angebotsphase einen LFM beinhalten.
• LFM bestehen im wesentlichen aus– Intervention Logic– Objective verifiable indicators (OVI)– Source of Verification (SOV)– Assumptions and Risks
• Die LFM gibt über das gesamte Projekt Übersicht
Ein Beispiel für eine LFM (1)
Ein Beispiel für eine LFM (2)
Organsationsformen
• Für Projekte eignen sich folgenden Organisationsformen– Matrixorganisation
• Starke Matrix– PM werden aus einem Pool von Projektmanagern ausgewählt – PM werden aus einem Pool von Projektmanagern ausgewählt
und machen nur Projektmanagement. Entscheidung über Teamzusammensetzung
• Schwache Matrix– PM hat einen Einfluß auf die Zusammenstellung des Teams
• Ausgewogenen Matrix– Beschränkte Entscheidungsgewalt über
Teamzusammensetzung
– Zentralistische Organisation– Funktionale Organisation
Matrixorganisation
Unternehmensleitung
Projekt A
Finanzabteilung Produktion Vertrieb
Funktionale V
erantwortung
Projekt A
Projekt B
Projekt C
Funktionale V
erantwortung
Projektverantwortung
Rollen in einer Matrixorgansisation
Projekt-manager
Projekt-mitglieder
Funktional-manager
Unternehmens-führung
Projekt
Vorteile Nachteile Matrixorganisation
• Teams können in kurzer Zeit zusammengestellt werden
• Knapp vorhandene Kenntnisse können nach
• Teammitglieder haben 2 unterschiedliche Vorgesetzte
• Teammitglieder kennen die Arbeitsweise und das Kenntnisse können nach
Bedarf verteilt werden• Zustimmung von
Funktionalabteilungen ist leicht zu bekommen
die Arbeitsweise und das Fachwissen anderer Teammitglieder nicht
• Mangelnde Konzentration auf Ihr Projekt weil Teammitglieder noch andere Aufgaben haben
Vorteile Nachteile Zentralistische Organisation
• Zentrale Überwachung der Projektauswahl
• Bewährte Arbeitsbeziehungen unter den Teammitgliedern
• Klare
• Lange Reaktionszeiten auf Anfragen
• Fehlende abteilungsübergreifende Kompetenzen
• Mitlieder von • Klare Verantwortlichkeiten vermeiden Konflikte
• Klare Verantwortlichkeiten erhöhen die Verbindlichkeiten von Zusagen
• Mitlieder von Fachabteilungen sind oft unter oder überbeschäftigt, da Sie nur an Projekten der jeweiligen Abteilung arbeiten
Vorteile Nachteile Funktionale Organisation
• Mitglieder von Fachabteilungen haben ein bessere Verständnis von den Bereichen denen Sie Zugeordnet sind
• Unternehmesbereiche müssen sich keine Wettbewerb um Kapazitäten der Fachabteilungen liefern
• Mitglieder von Fachabteilungen haben größere Probleme, Unterstützung von anderen Fachabteilungen zu bekommen
• Es ist schwieriger, größere Investitionen in Anlagen zu tätigen die für die technische Arbeit einer Fachabteilung notwendig istliefern Fachabteilung notwendig ist
• Es besteht die Gefahr von Überschneidungen zwischen den Projekten des selben Bereichs kommt die von verschiedenen Fachabteilungen durchgeführte werden
Linear Responsibility Chart(Verantwortungsmatrix)
Projekt Manager
AufgabenManager
Team-mitglied A
Abteilungs-leiter
Einkauf
Fragebogen entwerfen
G S,G P
Zielpersonen PZielpersonen auswählen
P
Testbefragung durchführen
P S
Fragebogen drucken lassen
G P G G
P= Primäre Verantwortung, S= Sekundäre Verantwortung, G= GenehmigungK= Prüfung, O= Output, I= Input
ArbeitsauftragArbeitsauftrag
Projektbezeichnung Projektnummer
Aufgabenbezeichnung WBS Nummer
Beschreibung der Arbeit
Anfangszeitpunkt Endzeitpunkt
Zeitaufwand Budgetlimit
Genehmigung
Projektmanager Teammitglied
Datum Unterschrift Datum Unterschrift
Überwachung von Zeitplänen
• Angabe wie weit eine Tätigkeit fortgeschritten ist
• Start und Endtermin für jede Lowest Level TätigkeitTätigkeit– Schlüsselereigniscodenummer– Verantwortliche Person
Fortschrittplan
WBS Vorgang- Ereignis <- Fortschritt 30. Juni3.2.1 Entwurf3.2.2 Vorentwurf fertig �
3.2.3 Endgültige Fassung fertig �
3.2.4 Herstellung3.2.5 Herstellung beendet �
3.2.6 Testdurchführung3.2.6 Testdurchführung3.2.7 Testplan fertig �
3.2.8 Erster Test durchgeführt �
3.2.9 Letzer Test durchgeführt �
März April Mai Juni Juli Aug. Sep. Okt.
PersonaleinsatzplanUtilisation of International Experts
March 2005– May 2005Project objectives:
1) To contribute to privatization process in agriculture, promote the rationalization of marketing channels and achieve balancing of interests of market participants.
2) To increase awareness about existing logistics shortcomings amongst SME in agriculture, assist the development of improvement
Country:
UkrainePage: 1 of 1
Planning period: Prepared on: mf-02062005 EC Consultant:
Agroconsult, Finnland
Project title:
Improvement of Logistic Services and Marketing Channels for SMEs in Agriculture
Project number: EC-1725-SER-UKR-TACIS
International Experts
Name of ExpertPlan Actual Dev Plan Actual Dev Plan Actual Dev P lan Actual Dev Plan Actual Dev P lan Actual Dev Plan Actual Dev
Richard Rozwadowski 14 14 0 21 21 0 21 21 0 21 21 0 0 0 0 0 0 0 77 77 0Maximilian Foedinger 15 15 0 17 17 0 19 19 0 20 20 0 22 22 0 22 22 0 115 115 0Manfred Schussel 3 3 0 9 9 0 7 7 0 11 11 0 19 19 0 17 17 0 66 66 0Wlodzimierz Rembisz 0 0 0 0 0 0 7 7 0 13 13 0 21 21 0 14 14 0 55 55 0Jack Austen 0 0 0 0 0 0 8 8 0 3 3 0 16 16 0 10 10 0 37 37 0Neil Carruthers 0 0 0 0 0 0 7 7 0 8 8 0 0 0 15 15 0Nico de Groot 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 8 8 0 10 10 0Jack Frisbaek 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 4 0 7 7 0 8 8 0 19 19 0Michel de Depatis 0 0 0 0 0 0 0Sum 32 32 0 47 47 0 47 47 0 80 80 0 78 78 0 63 63 0 258 258 0
strategies, promote their implementation and the creation of transparent wholesale structures for especially small-farm producers, assist the drafting of legislative acts and norms required and implement the project in selected pilot oblasts, with special consideration of small peasant farms and cooperative-type of organisations.
Sum of PeriodMarch April MayMonth
June July August
Personenarbeitsaufwands-nachweis
Berater:Mo Di Mi Do Fr KW:
Projektnummer WBS Beschreibung 2-May 3-May 4-May 5-May 6-May Gesamt
Vorgang
Stunden gesamt
Unterschrift Teamleader Unterschrift Berater
Projektinformationstafel• Auswahl von Informationskategorien
– Ergebnisse– Abgleich Leistung mit Zeitplan– Abgleich Leistung mit Budget– Status von Risiken die dem Projekt gefährlich werden können
• Auswahl für einen Indikator für die Kategorie (KPI= Key • Auswahl für einen Indikator für die Kategorie (KPI= Key Performance Indicator)– Anzahl von Kapitel für Handbuch– Anzahl der Meilensteine die fristgerecht erreicht wurden– Abgleich Ausgaben zu Budgets– Anzahl von Risiken die noch eintreten können
• Auswahl der Darstellung des Indikators
Darstellung von KPIs
Ausgaben zuBudget
1,25
1,5
Achtung wir sindüberBudget
Zeitstatus allerArbeitspakete
1 ArbeitspaketVerzögerungbereits kritisch
10092%
Termingerecht erreichteMeilensteine in %
1 2 3 4
0
0,25
0,5
0,75
1
Aufgaben
Noch nicht gestartet
4 Arbeitspakete
11 ArbeitspaketeAlles imPlan
Verzögerung nochnicht kritisch 25
50
75
Projektabschluß• Nehmen Sie die Abschluß-
tätigkeiten bereits in den Projektplan auf
• Aktualisieren Sie alle Aufgaben noch einmal vor dem Abschluß
• Erledigen Sie die administrativen Arbeiten
Projektabschlussbericht
Ergebnisbericht
Projekt: Datum:
Projektleiter:
Ziel:
Termin:
Teilziele: Messgröße (Soll) Messgröße (Ist)
Muss-Ziele:
administrativen Arbeiten– Fehlende Genehmigungen– Rechnungen begleichen– Projektkonten schließen– Externer Audit
• Sichern Sie die gesamte Projektdokumentation
• Geben Sie das Projektendebekannt
Soll-Ziele:
Kann-Ziele:
Randbe-dingungen:
erfüllt: nicht erfüllt:
Bemerkungen:
Recommended