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Folien zum Seminar Einführung in das Projektmanagement

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Inhalt

Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder

Lernhilfen

Lerninhalte Grundkurs

Rekapitulation Grundkurs

Rekapitulation Lernkontrollen

• Lernziele LZ

• Übungsaufgaben ÜA

• Einsendeaufgaben EA

Lerninhalte Vertiefungskurs

Fallstudie Inventur

Lernhilfen

Hagener Management Studium Projektmanagement GK W. Rödder 1

Analysieren & Strukturieren & Rekapitulieren & Begreifen Erfassen Vernetzen Lernprozess iterativ

Lernhilfen

Kein Festbeißen Sinkende Lernkurve

Kein Formallernen Fehlendes Verständnis

Kein Sammeln Keine Wissensvernetzung

Trotz der Strukturhilfen von FeU Lehrtexten

• Notizen in Text/Kopie

• Gespräche mit sich selbst

• Gespräche mit Dritten

• Eigene Zusammenfassungen von Wissensinhalten

Das Projekt

• Begriff und Situation

• Projektorganisation

- Aufbau

? Personen/-gruppen

? Organisationsformen

- Ablauf

• Verlauf

- Idee bis Abschluss

- Verlauf - Gesamtansicht

• Information, Dokumentation und Kommunikation

- Information

- Dokumentation

- Integrative Kommunikation

• Personal

- Motivation und Entwicklung

- Führung

- Auf- und Abbau

Projektmanagement

• Begriff

• Management der P. Definition - ASDT-Analyse - Managementplanung

• Realisierungsplanung

- P. Strukturplan - Abwicklungsplanung

• Projektabwicklung & Kontrolle - Abwicklung - Kontrolle + Steuerung

• Risikomanagement

TECHN IKEN

Checklisten

Strukturpläne

Kreativitätstechniken

Zielbildung

Alternativensuche

Bewertungstechniken

Prognosetechniken

Schätzmethoden

Techniken d. Ablaufplanung

Steuerungstechniken

Risikoanalyse

Kennzahlen

Das Projekt • Begriff und Situation

? Definition nach DIN 69901

? Merkmale Merktafel

? Projektsituation Diagramm

? Phasenmodelle Tabelle

? Fortschritt/Kosten Diagramm

Merktafel Projektmerkmale

Merkmale Erläuterung Konsequenzen Ziele/ Zielvorgaben

Strategische Ziele, veränderbar im P.-Verlauf

Quantitative oder qualitative Zielvorgaben

Neuartigkeit Ziele neuartige Fragestellungen

wenig Daten hohes Risiko

Endlichkeit Ziele zeitliches oder inhaltliches Ende

Ressourcenverfügbarkeit nur während P.

Komplexität Ziele Vielschichtigkeit der Aufgaben, der Projektabläufe, der wirtschaftlichen Wirkungen und Folgen

Interdisziplinarität, Teamarbeit, Beteiligung mehrerer Funktions- bereiche

Ressourcen Ziele Budget

Konkurrenz

Organisationsform Ziele Sekundärorganisation

Linie vs. Projekt

E i n m

a l i g k e i t

Diagramm Projektsituation Richtung

-intern -extern

Projektart - Forschung & Entwicklung - Investition und Finanzierung - Organisation/Umstrukturierung - Standortwahl/ -verlagerung - Ausbildung/Schulung usw.

Branche - Industrie - Handel - Banken/Versicherungen - Dienstleister - Öffentliche Hand usw.

Größe

Bedeutung

Projekts i tuation

(Phasen-) Modell

Aufgaben

Methoden/Instrumente

(„Techniken“)

Tabelle Phasenmodelle Anlagenbau, Produktentwicklung Verwaltungs- EDV-

Bauwirtschaft Einzelprodukt Serie projekt Projekt

Grundlagen- ermittlung

Ideenfindung Problem- analyse

Vorstudie System-analyse

Anfrage Konzeption Konzeptfindung Konzeption System-definition

Angebots- bearbeitung

Durchführ- barkeitsstudie

Produktdefinition Detailplanung Detail- organisation

Planung/ Genehmigung/ Konstruktion

Entwurf Produkt- entwicklung

Realisierung Realisierung

Beschaffung/ Fertigung

Ausführungs- planung

Realisierung Einführung Einführung

Versand Herstellung Pilotphase / Produktion

Bau, Montage

Inbetriebnahme Übergabe Abnahme Abnahme Abnahme

a) b) c) d) e)

Diagramm Fortschritt/Kosten

Legende: Zeitablauf z.B. in Wochen ? Projektende ohne PM ¦ Projektende mit PM

Kosten

FortschrittP.-Ende

4 Wochen

5 Wochen

• Projektorganisation

- Aufbau

? Begriffsabgrenzung Projekt/ Linie

? Personen Wer Merktafel

Was Merktafel

? Org. formen Wie Übersichtsdiagramm

Reines Projektmanagement Diagramm RPM

Matrix-Projektmanagement Diagramm MPM

Auftrags-Projektmanagement Diagramm APM

Einfluss-Projektmanagement Diagramm EPM

- Ablauf

? Begriffsabgrenzung Projekt/ Linie

? Phasen/Meilenstein Merktafel

Merktafel Projektperson

Ebene Personen/-gruppen

Auftraggeber Auftraggeber Entscheider

Auftragnehmer Projektleiter Teammitglieder Projektmitarbeiter

Sonstige Stab/Studiengruppe Betroffene

Optionale Berater/Gremien

Lenkungsausschuss

Merktafel Aufgaben/Befugnisse/Verantwortung

Personen/-gruppe Aufgaben Befugnisse Verantwortlichkeiten

Auftraggeber Projektauftrag Zielvorgaben; Zieländerungen; Projektstopp

Unternehmerische P.-Verantwortung; Bereitstellung P.-Ressourcen

Entscheider Bestimmen Stab bzw. Studiengruppe Leiten Machbarkeitsstudie; Benennen Projektleiter

Zieländerungen Projektstopp; Feststellen Zielerreichung; Absegnen Projektergebnisse

Verantwortung Zielerreichung

Projektleiter Planung von Projektaufgaben + Meilensteinen; Organisation der Projektgruppe

Weisung im Projekt; Koordination, Kontrolle und Steuerung

Projektverantwortung

Personen/-gruppe Aufgaben Befugnisse Verantwortlichkeiten

Teammitglieder Umsetzung Teilaufgaben ziel- und ergebniskonform;

Entscheiden im Rahmen der Sachkompetenz

Termin-, Kosten, Ergebnis- verantwortung bzgl. der Teilaufgaben

Projektmitarbeiter wie Teammitglieder, jedoch nur im Rahmen der Projektarbeit

Lenkungsausschuss wie Auftraggeber + Entscheider

Pate Abstimmung + Harmonisierung aller Personen / Personengruppen

Stab / Studiengruppe

Unterstützung Entscheider bei Projektdefinition

Übersicht Organisationsformen

Reines PM Matrix-PM Einfluss-PM Linien-PM

Auftrags-PM

Vertrags-PM

Diagramm Reines PM Diagramm Matrix-PM

Geschäftsleitung, Projektauftraggeber

Projekt

Projektleiter

Projektteam

(Linie)

Projektmitarbeiter

Lenkungsausschuss E

ntscheider, Pate

Geschäftsleitung, Projektauftraggeber A, B, C

(Linie)

Projekt A Projektmitarbeiter A

Projekt B Projektmitarbeiter B

Projekt C Projektmitarbeiter C

Lenkungsausschuss A

, B, C

ntscheider A, B

, C, Pate A

, B, C

• PL u. Team nur im Projekt • PL u. Team in Projekt(en) u. Linie

• PL fachlich u. diszipl. weisungsbefugt • PL nur fachlich weisungsbefugt im Team im Team

• PL volle Verantwortung bzgl. Zielen • PL volle Verantwortung bzgl. Zielen

Diagramm Auftrags-PM Diagramm Einfluss-PM h

Geschäftsleitung, Projektauftraggeber A, B, C

Projekt A

Projekt B Auftragsvergabe

Projekt C

Lenkungsausschuss A

, B, C

ntscheider A, B

, C, Pate A

, B, C

(Linie)

• PM eigene Orga.einheit • PL weder fachlich noch diszipl. weisungsbefugt

• PL fachlich und diszipl. weisungsbefugt • PL koordiniert u. steuert mittels Entsch. im Team

• PL vergibt Aufträge an Linie • PL koordiniert u. steuert mittels Einfluss

Geschäftsleitung, Projektauftraggeber

(Linie)

Lenkungsausschuss E

ntscheider, Pate

Projekt

Merktafel Phasen/Meilensteine

Begriff Definition Charakteristika / Aufgaben

Phase Zeitraum der Abwicklung eines Teilprojekts wohlbestimmter Aufgabenpakete

Einbettung zwischen Meilensteinen, Selbständigkeit der Teamarbeit in diesem Zeitraum, Aufgabenpakete mit nachprüfbaren Zwischenergebnissen

Meilenstein Zeitpunkt zu Beginn und Ende einer Phase Berichterstattung an Entscheider/ Lenkungsausschuss durch Projektleiter/ Team; Entscheidung über Projektstatus durch Entscheider/ Lenkungsausschuss

Projektbeginn Genehmigung des Projekts durch Entscheider/ Auftraggeber

Abschluss Definitionsphase; Vorlage Machbarkeitsstudie durch Stab/ Studiengruppe

Projektende Ende aller Projektaktivitäten; Auflösung der Projektgruppe

Abschlussbericht über Projektergebnisse; Entlastung des Projektleiters durch Entscheider; Auflösen Organisationsstruktur und Rückführung des Personals; Dokumentation des Projekts

• Verlauf

? Idee bis Abschluss Flussdiagramm

? Verlauf Gesamtansicht Schaubild

Flussdiagramm Projektverlauf

Projektidee → Strategische Planung, Leitbilder, Anfrage, Anregung

Projektdefinition

• Projektanalyse

• Formulierung Zielsystem • Managementplanung

• Konzeptplanung • Organisationsplanung

• Durchführbarkeitsstudie

Untersuchung von Hintergründen und Rahmenbedingungen

Definition messbarer, strategiekonformer Ziele

Mögliche Aufbau- und Ablauforganisationsformen überprüfen

Entwicklung und Bewertung von Lösungsalternativen, Entscheidungs-vorbereitung

P.-Auftrag STOPP Entscheidung über Projektauftrag

Durchführungsplanung

• Grobgliederung

• Feingliederung

• Personalauswahl

Angabe der Hauptaktivitäten als Grundlage der Ablaufplanung und Personalauswahl

Herunterbrechen der Haupt- auf Einzelaktivitäten, bis technischer Ablauf sichtbar ist; Zeit-, Personaleinsatz- und Kostenplanung als Soll-Werte

Zusammenstellung des Teams

Projektdurchführung

• Durchführung der Phasen

• Überwachung/Steuerung

Permanente zeitliche, leistungsmäßige und finanzielle Soll-Ist-Kontrolle und Steuerung

Projektabschluss

• Projektauswertung

• Projektdokumentation

Projektergebnisbewertung Projektmanagementbewertung Entscheidung über Weiterverwendung

• Projekt-Personal • Projekt-Sachmittel

Dokumentation des Projekts zwecks Anwendung erfolgreicher Vorgehens-weise in Linie und Folgeprojekten

Schaubild Verlauf Gesamtansicht

P.-Auftrag

P-Definition P-Planung P-Durchführung P-Abschluss

. Leit

Externe Leistungen

P.-Mitarbeiter

P.-Team

Projektleiter

Auftraggeber Entscheider Pate Lenkungsausschuss

ZieleMgmt.-Planung Konzept OrganisationMachbarkeit

AufbauInf.-wesenBerichtswesen

ZusammenstellungTeamPlanung Ressourcen

P.-GrobplanungP.-Feinplanung

Vorgang Vorgang Vorgang

Meilensteine

KontrolleSteuerung

Abschlussbericht

Bewertung

Dokumentation

Entlastung

Weiterverwendung

Beteiligte

Analyse

• Information, Dokumentation und Kommunikation

? Informationsmittel/Informationsträger Merktafel

? Berichte: Flüsse, Inhalte, Häufigkeiten Merkblatt

? Dokumente: Arten, Anforderungen, Freigaben Merkblatt

Verteiler, Status, Archivierung

? Kommunikation: Funktional, Sozial, Integrativ Merkblatt

• Personal

? Motivation und Entwicklung Merkblatt

? Führung Merkblatt

? Aufbau und Abbau Merkblatt

Merktafel Informationsmittel/Informationsträger

Mittel

Verbale Mittel Schriftliche Mittel Audio-visuelle Mittel

• Einzelgespräche

• Besprechungen

• Vorträge

• Präsentationen

• Mitteilungen

• Protokolle

• Berichte

• Veröffentlichungen

• Pläne + Zeichnungen

• Struktugramme

• Animationen

• Multimediale Visualisierungen

Träger

• Telefon

• Telekonferenz-schaltung

• Videokonferenz-schaltung

• Brief

• Fax

• E-Mail

• Elektronische Speichermedien

• Overheadprojektor

• Beamer (Data-Show)

• Videofilm

• TV

Merkblatt Berichte

Projektstatusbericht

• Bezeichnung Projekt

• P.-Verantwortliche / Organigramme

• P.-Status

- Stand Meilensteine

- Arbeitsergebnisse/-fortschritt

- Termin-, Kosten-, -Leistungsanalyse / Abweichungsanalyse

Projektbesprechungen

• Protokolle

Merkblatt Dokumente

Projekthandbuch Dokumentarten

• Ziele, P. Gegenstand • Vorschriften, Handbücher, Verträge

• PSP und Grobablauf • Pläne, Prozeduren, Zeichnungen

• P.-Organisation, Stellenbe- • Berichte, Protokolle schreibung, Aufgabenverteilung

• Termin- /Kostenplan

• Berichtswesen

• Verträge, Schnittstellen, Ansprech- partner

Merkblatt Kommunikation

Funktionale Kommunikation → Leistungsfähigkeit des Teams

Soziale Kommunikation → Leistungsbereitschaft des Teams

Integrative Kommunikation → beides

IK auf strategischer Ebene: „Wir machen das Richtige!“

IK auf operativer Ebene: „Sind wir die Richtigen?“

Merkblatt Motivation und Entwicklung

Merkmale: Aufgaben: Instrumente: Ziele/Zielvorgaben Projektdefinition Kreativitätstechniken Neuartigkeit Realisierungsplanung Entscheidungstechniken Endlichkeit Steuerung & Kontrolle Netzplantechnik Komplexität Dokumentation Organisation

Projektsucher Projektmeider Eigenständigkeit Verantwortlichkeit Interdisziplinarität Kritikfähigkeit Teamfähigkeit

Merkblatt Personalführung

Anforderungsprofil Projektleiter Führung im Projekt vs. Linie

- Fachwissen - Projektmerkmale

- Projektwissen - Teammerkmale

- Methodenwissen - Organisationsmerkmale

- Soziale Kompetenz

partizipativer aufgabenorientierter

Führungsstil

Merkblatt Aufbau und Abbau

Eigene - , Leih - , freie Mitarbeiter, Vergabe

P.-Risiken, P.-Aufwand, P.-Erfolg

A & A: Rückführung, Anschluss-P., Weitere P., Abbau

Projektmanagement

• Begriff

• Realisierungsplanung

- P. Strukturplan - Abwicklungsplanung

• Projektabwicklung & Kontrolle - Abwicklung - Kontrolle + Steuerung

Risikomanagement

TECHN IKEN

Checklisten

Strukturpläne

Kreativitätstechniken

Zielbildung

Alternativensuche

Bewertungstechniken

Prognosetechniken

Schätzmethoden

Techniken d. Ablaufplanung

Steuerungstechniken

Risikoanalyse

Kennzahlen

Projektmanagement

• Begriff

• Realisierungsplanung - P. Strukturplan Beispiel - Abwicklungsplanung Übersicht

Merkblatt Therapievorschlag u. Folgetechniken

P. Situation , Org.formen

Merkblatt Therapievorschlag u. Folgetechniken Anamnese: Gesprächsrunden, Brainstorming, Brainwriting

Symptome: Gesprächsrunden, Brainstorming, Brainwriting, Erhebungen

Diagnose: Brainstorming, Brainwriting, Stat. Verfahren Delphi

Zielbildung: Brainstorming, Brainwriting, Synektik, Morphologie, Zielbildungsprozess

Maßnahmen: Brainstorming, Brainwriting, Synektik, Morphologie

Personal Zeit : Aufwandsschätzverfahren, PERT, CPM Kosten

Risiko: P. Portfolio, Equi-Risk-Contour, Delphi, Szenariotechnik, PERT

Nutzen: Nutzwertanalyse

Anamnese Symptome Diagnose Therapie Zielbildung Planung Maßnahmen Analyse Aufwand / Nutzen Personal Analyse Risiko Zeit Kosten Nutzen Therapievorschlag zur Vorlage beim Auftraggeber

Beispiel PSP-Code

Funktionsstruktur (Beschaffung, Warenwirtschaft, Finanzen, Personal, Dienste)

Objektstruktur (Software, Hardware, Logistik, Gebäude, Lager)

Phasenstruktur (Bedarfsermittlung, Anbieterauswahl, Ang.bewertung, Impl. Roll-Out)

Phasenstruktur Funktionsstruktur

1. Bedarfsermittlung

1.1 Software . . .

1.1.5 Pflichtenheft Software

1.2 Hardware

A. Beschaffung . . .

B. Warenwirtschaft . . .

E. Dienste E.1 Bedarfsermittlung

. E.1.7 Pflichtenheft Software

Übersicht Techniken Abwicklungsplanung

PERT Zeit-, Ressourcen-, Kosten- Grobplanung

Zeit zufallsbehaftet

CPM Zeit-, Ressourcen-, Kosten- Feinplanung, Konfliktbehdlg., Planabgleich

Deterministik

GERT Zeit-, Ressourcen-, Kosten- Planung

Zeit und Struktur zufallsbehaftet

• Projektabwicklung und Kontrolle

- Abwicklung

? IMV-Matrix Beispiel

? Joblisten Beispiel

Joblisten CPM

? Netzplan Beispiel

Netzpläne PERT, CPM, Zeitrechnung

Ressourcen- und Kostenplanung, Konflikt-

behandlung, Planabgleich

- Kontrolle und Steuerung

? Trendanalyse Beispiel

? Fortschrittsanalyse Projektverfolgung, Kennzahlen, Balkenplan

Beispiel IMV-Matrix

Arbeitspakete Arbeitsaufwand in Tagen

Beteiligte

B WW A T/L EDV FL

Bedarfsermittlung 4 M M M V

Anbieterauswahl 2 V I

Angebotsbew. + Auftragserteilung

Implementierung 10 I M I I V TEL:M

Roll-Out 10 I M I I V LIE:M

Beispiel Jobliste

Beispiel Netzplan

Beispiel Trendanalyse

Monate 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7

geplanteTermine

geplanterMeilenstein

geplanteTermine

geplanterMeilenstein

• Risikomanagement Diagramm

- Identifikation Kreativitätstechniken, R. Checklisten, Zuordnungsschemata

- R. Bewertung R. Kennzahl, Delphi, PERT

- R. Klassifizierung R. Portfolio, Equi-Risk-Contour

- R. Behandlung Nutzwertanalyse, Checklisten, Notfallpläne

Diagramm Risikomanagement

P-Definition → P-Ziele ↔ P-Abwicklung

R-Identifikation → R-Bewertung → R-Klassifizierung → R-Behandlung

Rekapitulation Lernkontrollen

• Lernziele Typ: Wiederholung & Verständnis

• Übungsaufgaben Typ: Beispielkontrolle

Typ: Literaturrecherche/Wissen

Typ: Beispielkontrolle & Literaturrecherche

Typ: Analyse & Wertung qualitativ

Typ: Analyse & Wertung quantitativ

• Einsendeaufgaben Typ: Entwicklung

Lerninhalte Vertiefungskurs (Auszug)

• Projekt oder Vorhaben: die Vorentscheidung

• Das Instrument ASDT

• Kreativitätstechniken - Brainstorming - Brainwriting

- Synektik

- Morphol. Kasten

• Zielbildung - Zielorientierung - Zielstrukturierung

- Alternativensuche

- Alternativenbewertung ? Präferenzaggregation

? Wertaggregation

? Nutzwertanalyse

• Vorhersage u. Schätzung

- Szenariotechnik - Aufwandschätzmethoden

? Analyt. Methoden

? Expertenbefragung

• Ablaufplanung u. -steuerung

- PERT

? Zeitrechnung: Grundlagen

? Zeitrechnung: Erweiterungen

? Ressourcen- und Kostenplanung

? Konfliktbehandlung u. Steuerung

• Risikomanagement - R.-Idendifikation

- R.-Analyse - R.-Behandlung

Lerninhalte Vertiefungskurs (Auszug) Fallstudie Inventur

• Projektabschluss • Fallstudie Inventur - Bewertung Projektsache - Bewertung Projektdurchführung

- Erfahrungssicherung

• Multiprojektmanagement

• Management mit Projekten - Integriertes Enterprise PM - Veränderungsprozess und PM

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