Integriertes Informationsmanagement an Hochschulen durch neuartige Organisationsmodelle im Verbund...

Integriertes Informationsmanagement an Hochschulen

durch neuartige Organisationsmodelle im Verbund von

Rechenzentrum

Bibliothek

Medienzentrum sowie den Informationseinrichtungen der Fachbereiche bzw. Institute

Leistungszentren für Forschungsinformation

Leistungszentren für Forschungsinformation

Gliederung des Vortrags

aktuelle Situation der TUM

Konsequenzen aus den Rahmenbedingungen

bisher ergriffene Maßnahmen

im Rahmen des Förderprojekts geplante Maßnahmen

Leistungszentren für Forschungsinformation

Ausgangslage

Die Universität im Umbruch

Globalisierung

rasche

Technologiewechselgestiegene

Anforderungen an

Arbeitnehmer

Reaktion: Novellierung der Hochschulgesetzte

Prämissen: höhere Autonomie der Hochschule

stärkere Leistungsorientierung

höhere Anforderung an Organisationsprozesse

u. a. gestiegene Anforderungen an I&K-Prozesse

Leistungszentren für Forschungsinformation

gestiegene Anforderungen an I&K-Prozesse

Bedarf: Bereitstellung einer

technisch und organisatorischnahtlosen I&K-Infrastruktur

für: Forschung

Lehre

Verwaltung

zur: Öffnung der Universität und Bereitstellung der relevanten Informationen nach innen und nach außen

(Wirtschaft, Politik, Medien)

Leistungszentren für Forschungsinformation

Herausforderung: momentane Situation

dezentral

Organisationsstruktur heterogen

inkompatibel

technische Ausgangslageheterogen

inkompatibel

Leistungszentren für Forschungsinformation

Herausforderung: momentane Situation

organisatorisch, technisch

häufig fehlen Schnittstellen und die Unterstützung durch Hersteller

unterschiedliche Datenmodelle für gleiche Informationen

Redundanzen (Verbindlichkeit, Pflege)

verteilte Verantwortungen (Verbindlichkeit, Aktualität)

eingeschränkte Zugänglichkeit

geringe Datenqualität (Zugänglichkeit, Aktualität, Verbindlichkeit)

hoher Aufwand für Datenabgleich und Pflege

konkret:

große verteilte Datenbestände unkontrollierten Umfangs und Qualität

Leistungszentren für Forschungsinformation

Herausforderung: momentane Situation

organisatorisch, technisch

nur erreichbar durch die Kombination techn. und organisatiorischer Maßnahmen

Anforderungen: gemeinsame Datenmodelle schaffen

Redundanzen abbauen

Datenbestände und Anwendungen integrieren

zentrales Zugangsportal schaffen

Oberfläche vereinheitlichen

Vorgaben aus strategischen Konzepten ableiten

Schaffung einer benutzerfreundlichen und nahtlosen Infrastruktur für I&K in Forschung, Lehre und Verwaltung

gleichzeitig:

Erhöhung der Informationsqualität (aktuell, vollständig, verbindlich)

Kostenoptimierung

Entlastung der dezentralen Organisationseinheiten von IT-Administrationsaufgaben

konkret:

Erstellung einer leistungsfähigen Kommunikationsplattform

Modernisierung des Lehrangebots

Vereinfachung der Verwaltungsaufgaben

Leistungszentren für Forschungsinformation

Ziele:

Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben

Leistungszentren für Forschungsinformation

Was ist dafür zu tun?

Beispiele: betriebswirtschaftliche Anwendungen (SAP R/3)Immatrikulations- und Prüfungsverwaltung elektronische Bibliothekenzentrale und dezentrale WWW-Portaleelektronische Lehrmaterialien

Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben

Leistungszentren für Forschungsinformation

Was ist dafür zu tun?

Beteiligte: VerwaltungFakultätenMedienzentrumWWW & Online ServicesBibliothekLeibniz-Rechenzentrum

Schaffung eines organisatorischen Rahmens für die I&K-Infrastruktur

Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben

Leistungszentren für Forschungsinformation

Was ist dafür zu tun?

z. B. geplant: probeweise Betreuung von Rechnerarbeitsplätzendurch das Leibniz-Rechenzentrum derBayerischen Akademie der Wissenschaftenzentraler Support zur Bereitstellung von Informationenim WWW

Schaffung eines organisatorischen Rahmens für die I&K-Infrastruktur

Zentralisierung des Supports

Integration der dezentralen und zentralen Lösungen für Einzelaufgaben

Leistungszentren für Forschungsinformation

Was ist dafür zu tun?

Schaffung eines organisatorischen Rahmens für die I&K-Infrastruktur

Umsetzung:

prototypisches Einführen der Organisations- und

Informationsinfrastruktur

Identifikation von Best-Practice-Methoden

dauerhafte Implementierung in den Fakultäten

Zentralisierung des Supports

Leistungszentren für Forschungsinformation

Vorarbeiten

organisatorisch

2001: Bestellung von Vizepräsident Prof. Bode zum CIO mit strategischer Verantwortung für I&K-Prozesse

organisatorische Verankerung der Aufgabe durch das CIO-IO-Gremium

(Planung und Implementierung gemeinsamer Infrastruktur)

Hochschulleitung

CIOund

19 IOs aus Fakultäten und zentralen Einrichtungen

Center for Knowledge

Interchange (1)

Zentrale Universitäts-verwaltung

SAP Projekt (2)

Fakultäten (13)

Leibniz-Rechen-Zentrum

(2)

Universitäts-Bibliothek

(1)

Medien-zentrum

(1)

Leistungszentren für Forschungsinformation

Vorarbeiten

organisatorisch

2001: Bestellung von Vizepräsident Prof. Bode zum CIO mit strategischer Verantwortung für I&K-Prozesse

organisatorische Verankerung der Aufgabe durch das CIO-IO-Gremium

(Planung und Implementierung gemeinsamer Infrastruktur)

Entwurf von Prozessen zur Informationsgewinnung und –verteilung

Kommunikationsstrategie (Marketing, Presse, Medienzentrum, WWW)

automatisierte Workflows zur

Informationsgewinnung

Informationsverarbeitung

Informationsbereitstellung

CIO-IO-Gremium begleitet und fördert die Umsetzung der hier beschriebenen Vorhaben

Leistungszentren für Forschungsinformation

Vorarbeiten

technisch

zentraler Verzeichnisdienst

Klärung der Anforderungen eines zentralen Verzeichnisdienstsbzw. eines Meta-DirectoriesArbeitskreis (LRZ, Verwaltungs-EDV, WWW, Fakultätsvertreter)Studie zur Einführung einer Multifunktionalen Chipkarte durch dieVerwaltungs-EDVAnforderungen:

zertifizierte BenutzerauthentifizierungZugangskontrolleGeldkartenfunktionBibliotheksausweis

Leistungszentren für Forschungsinformation

Vorarbeiten

technisch

zentraler Verzeichnisdienst

Applikationsplattform

2001 Strategiekonzept zum WWW durch die HL verabschiedet

Vorstudie:Anforderungen durch Fakultäten und Fachabteilungen festgestellt

Studie zur Umsetzung:ZOPE als Basis

Umsetzung:Kern und Basisapplikation entwickelt von

TUM (Fertigstellung in Kürze)erste Webservices für die Anbindung von SAP R/3

(aufgrund hoher Dringlichkeit vorgezogen)

Leistungszentren für Forschungsinformation

Vorarbeiten

technisch

zentraler Verzeichnisdienst

Applikationsplattform

Planung zentraler EDV-Verfahren und Informationssystemeseit Jan 02: Einsatz von SAP R/3 in der Finanzbuchhaltung und

Personaladministrationderzeit: Einbindung von Fakturasystemen (aus Prüfämtern

und Versuchsanstalten)Implementierung von Web-Services für die Bereitstellung von

KontoauszügenMittelübersichtenBestellanforderungenWareneingangBenutzer-Self-Services

auf ZOPE-Basis

Bündelung und Zusammenfassung

Leistungszentren für Forschungsinformation

Vorarbeiten

technisch

zentraler Verzeichnisdienst

Applikationsplattform

Evaluierung von Campus-Management-Produktennach

MöglichkeitenEntwicklungsbedarf

u. a. SAP-Campus-Management

Bündelung und Zusammenfassung

Studenten- und Prüfungsverwaltung

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Technik zentral organisiertIntegration isolierter EDV-VerfahrenSubstitution durch StandardprodukteAnwendungen werden über Web-Services verfügbarklare Vorgaben für die Einbindung neuer Systeme

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Technik zentral organisiertInhalte dezentral geschaffen

(Fakultäten, Instituten, Medienzentren, Bibliotheken,Rechenzentren, Verwaltung …)

Informationspflege (mit klaren Verantwortlichkeiten)Informationsbereitstellungunterstützt durch Workflows

keine RedundanzenBeibehaltung der Informationsvielfalt

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Technik zentral organisiertInhalte dezentral geschaffenüber Benutzerprofile personalisierbarausgestattet mit effizienten Suchmechanismen, Metadatenvermittelt einheitliches Look&Feelzentrales Informationsportal als EinstiegspunktBeispielapplikationen und Funktionsbaukasten

Kooperationsplattform

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Vorteile für Beteiligte:• reduzierter Administrationsaufwand (dezentral und gesamt)• Plug&Play-Angebote (Website, Funktionsmodule, Community-Fkt. usw.)• weitgehend ohne

LizenzkostenPersonalaufwand zur Umstellung (dezentral)Umstellungskosten

Migration schrittweise möglichKoexistenz alter und neuer Systeme möglichvereinfachte Verwaltungsprozesse

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Ausbau von Schnittstellen

zwischen bestehenden Informationssystemenca. 600 WWW-Server und Forschungsdatenbanken

Remote-Syndication-ServicesVerwaltungssysteme

SAP R/3, UnivIS, FlexNow ,MBS, TUMCosy, DiapersGX, HIS-SOS usw.

Systeme für F&LPortale der Einrichtungen, UniVS usw.

Integration und Zusammenfassung von Informationssystemen inStandardsystemen

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Ausbau von Schnittstellen

Vorteile für Beteiligte:• vereinfachter Datenaustausch (Module, externe Anwendungen)• signifikant erhöhte Datenqualität• optimierte Administration• verbesserte Verwaltungsprozesse

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Ausbau von Schnittstellen

gemeinsames Metadirectory verbindet spezialisierte DirectoriesTechnik zentralVerwaltung der Inhalte dezentralImplementierung eines komplexen Berechtigungsschemas

Grundlage fürPersonalisierungAustausch von InformationenAuffinden von Diensten

Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur

Vorteile für Beteiligte:• vereinfachter zentrale IT-Administration

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Ausbau von Schnittstellen

Technik zentraldezentrale Organisationsmöglichkeiten über Verzeichnisdiensteflexible Vereinheitlichung der Adressierung

Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur

Reorganisation der E-Mail-Struktur

Vorteile für Beteiligte:• erhöhte Sicherheit• konsistente Adressierung• reduzierter Administrationsaufwand (dezentral)• Vorteile kommen über das LRZ auch der

Ludwig-Maximilians-Universität zugute

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Ausbau von Schnittstellen

zentralisierte Support-Gruppen für dezentralen Rechnerbetriebzentrale Betreuung von Netz- und Systemsicherheit

Datensicherung und –archivierungFirewallsroutinemäßige Aktualisierung durch möglichst sichere Systemsoftware

Ausgabe von Zertifikaten (Datensicherheit)Sicherungsmethoden vor VirenSicherungsmethoden vor Spam

Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur

Reorganisation der E-Mail-Struktur

Erhöhung der Betriebssicherheit (enge Kooperation mit LRZ)

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Ausbau von Schnittstellen

mit Zugriffsmöglichkeit über alle Rechneram Arbeitsplatzim Labormobil über Notebook

mit allen Anwendungen

Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur

Reorganisation der E-Mail-Struktur

Erhöhung der Betriebssicherheit

Einrichtung eines zentral verwalteten, gemeinsamen Datenspeichers

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Ausbau von Schnittstellen

durchUniversitätsbibliothekMedienzentrumLeibniz-Rechenzentrum

fürMultimediale Lehr- und Lerninhalte

Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur

Reorganisation der E-Mail-Struktur

Erhöhung der Betriebssicherheit

Einrichtung eines zentral verwalteten, gemeinsamen Datenspeichers

Entwicklung und Betrieb eines Multimediaservers

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Ausbau von Schnittstellen

BereitstellungIntegrationkontinuierlicher

virtueller Lehrangebote

Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur

Reorganisation der E-Mail-Struktur

Erhöhung der Betriebssicherheit

Einrichtung eines zentral verwalteten, gemeinsamen Datenspeichers

Entwicklung und Betrieb eines Multimediaservers

Implementierung einer TUM-Lernplattform

Leistungszentren für Forschungsinformation

geplante Aktivitäten im Rahmen des Förderprogramms

zentraler Aufbau einheitlicher Web-basierter Informationsdienste

Ausbau von Schnittstellen

unter Leitung der Bibliotheken

Aufbau einer hierarchischen Directory-Struktur

Reorganisation der E-Mail-Struktur

Erhöhung der Betriebssicherheit

Einrichtung eines zentral verwalteten, gemeinsamen Datenspeichers

Entwicklung und Betrieb eines Multimediaservers

Implementierung einer TUM-Lernplattform

Einrichtung eines bayer. Kompetenznetzes für techn.-naturw. Informationen

Leistungszentren für Forschungsinformation

Zusammenfassung

die TUM hat die Relevanz effízienter I&K-Prozesse erkannt und

arbeitet intensiv an deren Optimierung

die TUM versucht den Anforderungen mit einer Kombination technischer und organisatorischer Maßnahmen gerecht zu werden

die TUM sieht eine wesentliche Chance zur Verbesserung in der

Reorganisation der Struktur zentraler/dezentraler Aufgaben

das DFG-Fördervorhaben gibt der TUM die Möglichkeit begonnene Vorhaben weiter zu treiben, zu intensivieren und durch zusätzliche Maßnahmen zu ergänzen

Leistungszentren für Forschungsinformation

Schreiben vom 21.05:

Bewilligung des Antrags der TUM für die

erste Projektphase