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BegleitunterlageLohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren - Modul 6

Stand 02 | 2015

Herausgeber: DATEV eG, 90329 Nürnberg

Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig.

Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhalt liche Änderungen wurden nicht vorgenommen.

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Angaben ohne Gewähr

77071-2015/02-01

Inhalt

Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimieren (Modul 6)

1. Mandantenmanager 6

2. Extras | Einstellungen 17

3. Beitragsschätzung 26

4. Sofortmeldung 38

5. Urlaubsrückstellung 45

6. Automatische Abrechnung 55

7. Schwellenwerte 62

8. Bescheinigungen 67

9. Exkurs in das Daten-Analyse-System 80

10. Hausaufgabe 88

Dipl.-KaufmannMichael LillotGeschäftsführer der etaxx Gesellschaft für Unternehmens-beratung mbH, Ratingen

Ihr Referent

1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe

Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimierenModul 6

Modulübersicht

Neuanwenderausbildung onlineLohn mit DATEV LODAS

Modul 2: Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen

Modul 4: Besondere Beschäftigungsverhältnisse

Modul 5: Wiederkehrende Tätigkeiten –Buchungsbeleg, Zahlungsverkehr, Archivierung

Modul 3: Besonderheiten wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung

Modul 1: Grundlagen und erste Abrechnung

Modul 6: Lohnabrechnung optimieren

Für dieses Modul „Lohnabrechnung optimieren“ (Modul 6) sollten Sie folgende Vorkenntnisse besitzen:

Einfache Neuanlage eines Mandanten

Einfache Neuanlage eines Mitarbeiters

Eingabe von Bewegungsdaten

Einfache Abrechnung eines Festbezugs- und Stundenlohnempfängers

Probeabrechnung/Lohnabrechnung (Daten senden)

Programmhilfen

Auswertungen und die Auswertungssteuerung

1. Mandantenmanager1.1 Grundfunktionen1.2 Umsetzung in DATEV LODAS

2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe

1. Mandantenmanager1.1 Grundfunktionen

Der lokale Datenbestand aller mit LODAS bearbeiteten Firmen kann geändert werden.

Die Grundfunktionen sind dabei Kopieren, Löschen, Sichern und Einspielen.

Der Funktionsumfang steht exklusiv in LODAS zur Verfügung.

Löschen, Sichern, Einspielen ergänzen das Datensicherungskonzept.

Daten sind portabel durch Sichern und Einspielen.

IndividuelleLohnarten

1. Mandantenmanager1.1 Grundfunktionen

Unternehmen BUnternehmen A

ErweiterterBuchungsbeleg

Zentraler Mustermandant

Die Kopierfunktion gewährleistet eine schnelle und fehlerfreie Weitergabe von zentralen Bestandteilen.

Diese werden übergeordnet verwaltet.

Damit lassen sich wesentliche betriebliche Prozesse vereinheitlichen ohne auf Individualisierungen verzichten zu müssen.

1. Mandantenmanager1.2 Umsetzung in DATEV LODAS

Sie informieren sich in den Hilfethemen

Einstieg bei geschlossenem Mandat

Sichern – Einspielen

Die Möglichkeit zur Passwortvergabe erfolgt nach Bestätigung des Sicherungsauftrags.

Krankenkassen

Betriebsstätten / Baustellen

Lohnarten

Netto-Abzüge / Netto-Bezüge

Buchungsbeleg (in einzelnen Bestandteilen)

Lohn- und Gehaltstabellen

Auswertungen inkl. Erstellungstermin

Mitarbeiter bzw. deren einzelne Bestandteile

Einstellungen

Diese Sachverhalte können kopiert werden

Markieren Sie das Unternehmen, dessen Datenbestand kopiert werden soll.

Kopieren am Beispiel Lohnarten

2. Extras | Einstellungen

Kanzleiweite oder unternehmensbezogene Eigenschaften

Einstellungen können darüber hinaus benutzerspezifisch angepasst werden (Nutzungskontrolle).

Hoher Individualisierungsgrad

Anpassung der Programmebene an persönliche Bedürfnisse

Kanzleiweite Einstellungen

Einstellungen auf Mandantenebene

Mitarbeiter können sortiert nach

Personalnummer Name Vorname Abrechnungs-

gruppe

angezeigt werden.

Die Einstellung simuliert das gewohnte Programmerhalten, dass mit Auslösen von „Enter“ der Sprung in das nächste Feld erfolgt.

Die Einstellung reduziert insbesondere die Übersichten erheblich.

Bereits erfasste Daten in ausgeblendeten Themengebieten bleiben gespeichert.

Jegliche Änderungen im Programm werden erfasst und unterstützen z. B. die Suche nach Fehlerquellen.

Der Umfang jeder Bewegungsdatentabelle kann individuell konfiguriert werden.

1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung

3.1 Die gesetzlichen Regelungen3.2 Umsetzung in DATEV LODAS3.3 Arbeitshilfe

4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe

3. Beitragsschätzung3.1 Die gesetzlichen Regelungen

Beiträge zur Sozialversicherung sind jeweils zum 3. letzten Bankarbeitstag eines Monats fällig.

Der Beitragsnachweis ist bis zum 5. letzten Bankarbeitstag zu übermitteln.

Damit ergibt sich der strukturelle Konflikt, die tatsächlichen Entgelte, vor Ablauf des kalendarischen Monats zu melden.

Wesentliches im Überblick

Der genannte Konflikt wird durch Abgabe eines Schätzbeitragsnachweises aufgehoben.

Aus Vereinfachungsgründen kann als aktuelle Schätzung 100 % der Sozialversicherungsbeiträge des Vormonats angenommen werden.

Bei Einmalbezügen ist evtl. eine Anpassung der Beitragsschätzung vorzunehmen.

Die Beitragsschätzung

Eine Schätzfrage:

Wie viele Beitragsschätzungen wurden bisher, einer mündlichen Aussage eines Betriebsprüfers zufolge, im Rahmen von Prüfungen zur Sozialversicherung beanstandet?

Übung 1

etwa 12,7 Mio.A

KeineB

3. Beitragsschätzung3.2 Umsetzung in DATEV LODAS

Anschaltung der Beitragsschätzung

Die Beiträge aus Einmalzahlungen sind in dem Monat fällig, in dem die Entgeltefließen.

Fließen Einmalzahlungen also im aktuellen Monat, ist demnach auch die Schätzung des aktuellen Monats anzupassen.

24.03.2015

26.03.2015

19.03.2015

Beispiel Einmalzahlungen

Eine beitragliche Anpassung pro Krankenkasse ist sehr aufwändig.

Allenfalls sinnvoll bei kleinen Mandaten mit simplen Berechnungsgrundlagen.

Anpassung der Beitragsschätzung

Prozentuale Anpassung ist äußerst praktikabel.

Anpassung je Krankenkasse auch hier nur im Ausnahmefall sinnvoll.

Anpassung über alle Krankenkassen hinweg ist wesentlich komfortabler.

Nur prozentuale Anpassung möglich.

Über Markierung können Gruppen verändert werden.

Auswertung 36 wird bei Schlüsselung der Beitragsschätzung automatisch im Auswertungsbestand angelegt.

Standardeinstellung ist „Rückübertragung aus RZ“.

Dokumentation der Beitragsschätzung

3. Beitragsschätzung3.3 Arbeitshilfe

Kalender mit DÜ-Terminen zur Lohnabrechnung 2015

1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung

4.1 Die gesetzlichen Regelungen4.2 Umsetzung in DATEV LODAS

5. Urlaubsrückstellung6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe

4. Sofortmeldung4.1 Die gesetzlichen Regelungen

Verbesserung zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung.

Der Mitarbeiter muss vor Beschäftigungsbeginn an die Deutsche Rentenversicherung gemeldet werden.

Sofortmeldung entspricht Meldegrund 20.

Meldung ist nur für bestimmte Branchen erforderlich.

4. Sofortmeldung4.1 Die gesetzlichen Regelungen

Baugewerbe

Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe

Personenbeförderungsgewerbe

Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikunternehmen

Schaustellergewerbe

Unternehmen der Forstwirtschaft

Gebäudereinigergewerbe

Messebauunternehmen

Fleischwirtschaft

Relevante Branchen

4. Sofortmeldung4.2 Umsetzung in DATEV LODAS

Die Schlüsselung erfolgt bei Zugehörigkeit zu einer der vorgenannten Branchen.

Schlüsselung ist Voraussetzung für die weitere Vorgehensweise.

Umsetzung auf Ebene der Mandantendaten

Umsetzung auf Ebene der Personaldaten

Durch die Übermittlung einer Sofortmeldung ist zwangsläufig eine Personalnummer vergeben.

Die Übermittlung findet sofort, ohne den „Daten-Senden“-Dialog statt.

Der Vorgang ermöglicht ebenfalls das Stornieren bereits übermittelter Meldungen.

Der gleichzeitige Abruf des Urlaubsrückstellung-Datensatzes ist in dem Zusammenhang sinnvoll.

Bereits ausgeschiedene Mitarbeiter können über diesen Vorgang erneut angemeldet werden.

Die Anlage einer neuen Personalnummer ist nicht notwendig.

Die Stornierung einer Meldung wird ebenfalls über den gezeigten Dialog geschlüsselt.

Der Betreffende muss innerhalb der Personaldaten geöffnet sein.

Stornierung bzw. erneute Anmeldung

1. Mandantenmanager2. Extras | Einstellungen3. Beitragsschätzung4. Sofortmeldung5. Urlaubsrückstellung

5.1 Die gesetzlichen Regelungen5.2 Umsetzung in DATEV LODAS

6. Automatische Abrechnung7. Schwellenwerte8. Bescheinigungen9. Exkurs in das Daten-Analyse-System10. Hausaufgabe

5. Urlaubsrückstellung5.1 Die gesetzlichen Regelungen

Für nicht genommenen Urlaub ist sowohl handels-, als auch steuerrechtlich eine Rückstellung zu bilden.

Die handelsrechtliche Perspektive will Personalaufwendungen berücksichtigen, denen keine Arbeitsleistung gegenüber steht.

Die steuerrechtliche Perspektive geht von einer Geldschuld aus, die der Arbeitgeber hätte aufwenden müssen, wenn er seine Zahlungsverpflichtung bereits am Bilanzstichtag erfüllt hätte.

Bewertungsmethoden sind die Durchschnitts- und Individualmethode.

Zu berücksichtigende Bezüge

Wie werden Arbeitstage bei der Bildung der Rückstellung gebildet?

Welche Aussagen sind richtig?

Übung 2

Das Steuerrecht geht bei einer 5-Tage-Woche pauschal von 250 Tagen pro Jahr aus.

Handelsrechtlich werden hingegen 365 Arbeitstage berücksichtigt.B

Handelsrechtlich werden arbeitsfreie Tage, wie Feiertage oder Krankheitstage, berücksichtigt.

Sowohl handels- als auch steuerrechtlich werden grundsätzlich 230 Arbeitstage angesetzt.

5. Urlaubsrückstellung5.2 Umsetzung in DATEV LODAS

Vorbelegung der Lohnarten

Vorbelegung der Mandanten- und Personaldaten

Bildung der Rückstellung

Auswertungen 480 bis 488

6. Automatische Abrechnung

Die Abrechnung wird über das Rechenzentrum selbständig angestoßen.

Eine lokale Initiierung ist nur zum Start notwendig.

Ersetzt den Daten-Senden-Dialog mit Erstabrechnung komplett.

Bietet sich für alle Unternehmen mit stabilen Entgelten und festen Abrechnungszyklen an.

Stammdatenänderungen können nach wie vor eingepflegt werden.

Weitere Automatisierungen im Bereich der Auswertungen sind sinnvoll:

Datenübermittlung Zahlungsverkehr

Erstellungstermine Auftragsversand Rückübertragung

Automatisierung von Vorschüssen und Abschlägen.

Ersetzt den Vorschussabruf und Eingaben über die Vorschusstabelle.

Die Lohnabrechnung kann wie gewohnt mit Eingabe von Stamm- und Bewegungsdaten erfolgen.

Keine Kombination mit automatischer Abrechnung notwendig – aber möglich.

Automatische Vorschüsse in zwei Schritten

Schritt 1

Schritt 2

7. Schwellenwerte

Prüfung der Abrechnungswerte durch Vergleich mit den Vormonatswerten

Alarm bei vordefinierten prozentualen Abweichungen

Abweichungsanalyse bei den Werten Gesamtbrutto Nettoverdienst Auszahlungsbetrag möglich

Vermeidung schlichter Eingabefehler bzw. fehlerhaftem Import

7. Schwellenwerte

Die Abweichung bei Herrn Schraube ergibt sich durch Krankheit bzw. Ende der Lohnfortzahlung.

Dokumentation

7. Schwellenwerte

Auswertung 70 – SV-Pflichtiges Jahresarbeitsentgelt

8. Bescheinigungen

Aus den bisherigen Modulen kennen Sie unsere Mitarbeiterin Frau Muster-Zange.

Sie hat zum 31.03.2015 das Unternehmen verlassen.

Zwischenzeitlich hat sie einen Antrag auf Arbeitslosengeld gestellt.

Die Agentur für Arbeit prüft diesen Antrag und sendet uns das Formular „Arbeitsbescheinigung“ zu, verbunden mit der Bitte, alle dort genannten Fragen kurzfristig zu beantworten.

Die Angaben, in welcher Form und mit welcher Frist Frau Zange gekündigt hat, liegen uns zwischenzeitlich vor.

Aktuelle Situation

8. Bescheinigungen

Exkurs – Personalfragebogen Dokument 1035006

8. Bescheinigungen

Frau Zange hat mit Schreiben vom 25.02.2015 zum 31.03.2015 gekündigt.

Bei Beendigung der Beschäftigung flossen keinerlei Zahlungen (Abfindung, etc.).

Inzwischen liegen Angaben zum Austritt von Frau Zange vor:

8. Bescheinigungen

Freiwillige Angaben in DATEV LODAS

8. Bescheinigungen

Programmeinstieg über DATEV LODAS

8. Bescheinigungen

Programm Bescheinigungen

8. Bescheinigungen

Voraussetzung sind die Angaben unter Personaldaten | Beschäftigung | Kündigung/Entlassung

Programm LODAS – elektronische Übermittlung

8. Bescheinigungen

Mitarbeiter | DÜ Arbeitsbescheinigungen

8. Bescheinigungen

Personaldaten | Beschäftigung | Tätigkeit

8. Bescheinigungen

Mandantendaten | Auswertungssteuerung | Standardauswertungen

9. Exkurs in das Daten-Analyse-System

Abruf von Standard-Auswertungen und Berichten

Erstellung von individuellen Auswertungen und Berichten mit Hilfe eines Berichtsassistenten bzw. -editors

Filtern, Sortieren und Verdichten von Daten

Weitergabe an andere Programme (z. B. Microsoft Excel)

Merkmale des Daten-Analyse-System Personalwirtschaft

Abgrenzung:

Personal-wirtschaft Steuern Kanzlei-

RechnungswesenPFBpro

Daten-Analyse-SystemPersonalwirtschaft

nicht separat bestellbar

fester Bestandteil von LODAS/Lohn und Gehalt comfort, Reisekosten classic und Personal-Managementsystem classic

Daten-Analyse-SystemMandantenübergreifende Analysen für

Programmeinstieg über DATEV Arbeitsplatz

Bereichauswählen

Neuanlage einer Auswertung – Mitarbeiter und Steuer-ID

Filter, z. B. für: Zeitraum Unternehmen

Lohn mit DATEV LODAS – Lohnabrechnung optimierenModul 6

10. Hausaufgabe

Im Downloadbereich finden Sie die Aufgabenstellung der Hausaufgabe zum Modul.

Bitte beachten Sie den Hinweis zum Testmandanten, bevor Sie die Hausaufgabe bearbeiten.

Modul 2: Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen

Modul 4: Besondere Beschäftigungsverhältnisse

Modul 5: Wiederkehrende Tätigkeiten –Buchungsbeleg, Zahlungsverkehr, Archivierung

Modul 3: Besonderheiten wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung

Modul 1: Grundlagen und erste Abrechnung

Modul 6: Lohnabrechnung optimieren

Modulübersicht und weitere Informationen

Neuanwenderausbildung onlineLohn mit DATEV LODAS

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