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Begleitunterlage

Lohn mit DATEV LODAS – Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung - Modul 3

Stand 02 | 2015

Herausgeber: DATEV eG, 90329 Nürnberg

Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig.

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Angaben ohne Gewähr

77068-2015/02-01

Inhalt

Lohn mit DATEV LODAS – Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung (Modul 3)

Seite

1. Ausgangssituation 6

2. Lohnartenanlage 9

3. Erkrankung – Entgeltfortzahlung – Unterbrechung 19

4. Mutterschutz 42

5. Zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlte Leistungen 53

6. Rückwirkende Entgeltänderungen 65

7. Monatsabrechnung 85

8. Hausaufgabe 93

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© DATEV eG, alle Rechte vorbehalten2015/02-01

Dipl.-KaufmannMichael LillotGeschäftsführer der etaxx Gesellschaft für Unternehmens-beratung mbH, Ratingen

Ihr Referent

1. Ausgangssituation2. Lohnartenanlage3. Erkrankung – Entgeltfortzahlung – Unterbrechung4. Mutterschutz5. Zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlte Leistungen 6. Rückwirkende Entgeltänderungen7. Monatsabrechnung8. Hausaufgabe

Lohn mit DATEV LODAS – Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und NachberechnungModul 3

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© DATEV eG, alle Rechte vorbehalten

Modulübersicht

Neuanwenderausbildung onlineLohn mit DATEV LODAS

Modul 2: Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen

Modul 4: Besondere Beschäftigungsverhältnisse

Modul 5: Wiederkehrende Tätigkeiten –Buchungsbeleg, Zahlungsverkehr, Archivierung

Modul 3: Besonderheiten wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung

Modul 1: Grundlagen und erste Abrechnung

Modul 6: Lohnabrechnung optimieren

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Für dieses Modul „Besonderheiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung“ (Modul 3)sollten Sie folgende Vorkenntnisse besitzen:

Einfache Neuanlage eines Mandanten

Einfache Neuanlage eines Mitarbeiters

Einfache Abrechnung eines Festbezugs- und Stundenlohnempfängers

Probeabrechnung / Lohnabrechnung (Daten senden)

Programmhilfen

Auswertungen und die Auswertungssteuerung

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1. Ausgangssituation2. Lohnartenanlage 3. Erkrankung – Entgeltfortzahlung – Unterbrechung4. Mutterschutz5. Zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlte Leistungen 6. Rückwirkende Entgeltänderungen7. Monatsabrechnung8. Hausaufgabe

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1. Ausgangssituation

Für unsere Musterfirma steht die nächste Monatsabrechnung an.

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1. Ausgangssituation

Ab diesem Modul kommt ein neuer Mandant / neues Unternehmen hinzu.

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1. Ausgangssituation2. Lohnartenanlage3. Erkrankung – Entgeltfortzahlung – Unterbrechung4. Mutterschutz5. Zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlte Leistungen 6. Rückwirkende Entgeltänderungen7. Monatsabrechnung8. Hausaufgabe

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2. Lohnartenanlage

Für die verschiedenen Abrechnungssachverhalte stehen Ihnen in LODAS diverse Stammlohnarten zur Verfügung. Hinter jeder Lohnart verbergen sich viele kleine Details, wie z. B. steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung, Umlage- und UV-Pflicht, etc. Stammlohnarten können in der Regel mehrmals für unterschiedliche Sachverhalte angelegt und individuell angepasst werden. Es gibt wenige Ausnahmen, die das nicht zulassen.

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2. Lohnartenanlage

Stammlohnarten-Übersicht:100er = Stunden- oder Tagesbasis-Lohnarten überwiegend für die Bewegungsdatenerfassung200er = überwiegend Festbezugs-Lohnarten, aber auch feste Stunden, Tage und KM-Sätze300er = Abrechnung von Heimarbeitern400er = diverse Abrechnungssachverhalte wie Kurzarbeit, Altersteilzeit, Arbeitszeitkonto, etc.500er = Abrechnung von Baulohn600er = Abrechnung von Monatslöhnen nach Metalltarif700er = Abrechnung von Mitarbeitern im Öffentlichen Dienst800er = gängige unterschiedliche Abrechnungssachverhalte wie Firmenwagen, Mutterschutz…900er = Sachverhalte der Betrieblichen Altersvorsorge nach AVmG und Öffentlichem Dienst

Eigene Lohnarten-Nummer – Entwicklung eines Lohnartenkonzepts:

sinnvolle Nummerierung im 3-stelligen Bereich keine lückenlose Vergabe, um später auftretende ähnlich Sachverhalte einzufügen LODAS verwendet die Lohnartnummern aufsteigend

Idee eines LA-Konzepts:100 er = Lohnarten für gewerbliche Mitarbeiter

200 er = Lohnarten für kaufmännische Mitarbeiter

300 er = Lohnarten für Aushilfen und besondere Sachverhalte

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2. Lohnartenanlage

Prüfen Sie:

Wie soll der Bruttobezug vom Programm errechnet werden?

Wie soll der Bruttobezug steuer- und SV-rechtlich behandelt werden?

Welche Lohnarten-Nummer soll vergeben werden?

Welche Stamm-Lohnart soll/muss zugeordnet werden?

Wie soll die Lohnart betextet werden?

Frau Taste und Herr Kabel erhalten von Ihrem Arbeitgeber eine Prämie in Höhe von 500,00 EUR. Die Lohnart ist noch nicht vorhanden.

Aufgabenstellung

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2. Lohnartenanlage

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2. Lohnartenanlage

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2. Lohnartenanlage

… und prüfen Sie anhand einer Probeabrechnung …

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2. Lohnartenanlage

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2. Lohnartenanlage

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2. Lohnartenanlage

Nach der erfolgten Monatsabrechnung kann Ihnen eine Aufstellung über die Lohnarten in der Programmkomponente Auswertungen LODAS zur Verfügung gestellt werden:

Die Auswertung ist nicht standardmäßig im Auswertungspaket LOHN vorbelegt. Sie muss manuell angelegt werden (Nr. 81 Lohnartenwerte).

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3. Erkrankung – Entgeltfortzahlung – Unterbrechung

Die Fehlzeit müssen Sie für die Erstellung des Erstattungsantrages AAG U1 unter Personaldaten | Beschäftigung | Fehlzeiten erfassen:

Liegen Vorerkrankungszeiträume vor, und melden die Sozialversicherungsträger diese Daten bereits elektronisch zurück, können Sie sie hier einsehen.

Herr Steffen-Muster Schraube ist seit dem 02.01.JJJJ bis einschließlich 31.01.JJJJ arbeitsunfähig erkrankt.

Beispiel

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Prüfen Sie vor Erstellung der Probe- bzw. Lohnabrechnung, ob alle relevanten Mandantendaten entsprechend der Umlagepflicht U1 und U2 geschlüsselt sind:

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Prüfen Sie vor der Erstellung der Probe- bzw. Lohnabrechnung, ob alle relevanten Mandantendaten entsprechend der Umlagepflicht U1 und U2 geschlüsselt sind:

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Kann eine Firma den gewählten U1-Satz ändern?

Übung 1


Ja, jederzeit.A

Ja, zum Jahreswechsel.B

Ja, jederzeit, aber mit einer Bindungswirkung von 18 Monaten.C

Nein, die Firma bleibt an die einmal getroffene Wahl gebunden.D

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Auch in den Personaldaten muss die richtige Eingabe zur U1 und U2 vorhanden sein:Schnellerfassung | Sozialversicherung

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Bereits bei der Probeabrechnung steht Ihnen der automatisch erstellte Antrag auf Erstattung U1 zur Prüfung zur Verfügung. Eine eventuelle Korrektur ist somit noch vor der Endabrechnung möglich.

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Das Kind von Frau Wanne ist krank und sie kann für 3 Tage (12.01.JJJJ–14.01.JJJJ) nicht Ihrer Arbeit nachgehen.

Beispiel


Prüfen Sie auch hier, ob alle Stammdaten ordnungsgemäß hinterlegt sind. Liegt beim Arbeitgeber eine Tarifbindung vor, die die Entgeltfortzahlung im Kinder-Krankheitsfall vorsieht? Gleiches gilt bei einer Betriebsvereinbarung oder einer individualvertraglichen Vereinbarung.

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In den Personaldaten ist gemäß der Gesetzgebung seit 2013 die Kinderdatenpflege zwingend erforderlich. Bei Elternteilen mit mehr als einem Kind ist der Überblick über die gesetzliche Freistellungspflicht wegen Pflege des kranken Kindes besser gewährleistet.

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Die Erfassung der Krankheit erfolgt wieder im Ordner Beschäftigung | Fehlzeiten:

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Auszug Lohnabrechnung Frau Wanne

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Auszug DÜ-ProtokollEEL für Fr. Wanne

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Herr Schraube legt seinem Arbeitgeber eine weitere Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bis 28.02.JJJJ vor. Wann endet die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber?

Übung 2


Am 13.02.JJJJ.A

Am 12.02.JJJJ.B

Gar nicht. Der Arbeitgeber zahlt bis zum 28.02.JJJJ Entgeltfortzahlung.C

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Die Entgeltfortzahlung endet am 12.02.JJJJ, ab dem 13.02.JJJJ zahlt die Krankenkasse Krankengeld. Geben Sie diese Informationen in die Fehlzeiten ein:

Nutzen Sie für die Erstellung der Meldungen zur Entgeltersatzleistungen auch die Programmhilfen:

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1. Erfassen Sie die Fehlzeit und alle Stammdaten unter Personaldaten | Beschäftigung | Fehlzeiten.

2. Wählen Sie Mitarbeiter | DÜ Entgeltersatzleistung, um die Datenübermittlung auszulösen.

Hinweis: Eine gesonderte Übermittlung der Stammdaten ist nicht notwendig.

Die Datenübermittlung EEL erfolgt, wenn Sie nicht im Vorfeld (ohne Abrechnung) angestoßenwurde, standardmäßig mit der Lohnabrechnung.

Ist Ihnen bekannt, dass der Arbeitnehmer weit vor der Monatsabrechnung aus der Entgeltfortzahlung fällt, gehen Sie in LODAS wie folgt vor:

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Automatische Erstellung der EEL-Meldung (Auszug)

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Exkurs Institutionsverwaltung

Sämtliche Institutionen, wie Krankenkassen und die dazugehörigen Umlagesätze, können Sie auf Ihrem Arbeitsplatz Pro unter Stammdatenübersichten | Institutionen finden:

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Die Daten der einzelnen Institutionen werden über das DATEV Rechenzentrum gepflegt. Dies schließt beispielsweise den individuellen Zusatzbeitrag je Krankenkasse ein.

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Die Aktualisierung findet üblicherweise automatisiert über sog. Abo-Aufträge statt.

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An Einzelarbeitsplätzen ist es hingegen oftmals notwendig, die Aktualisierung manuell zu starten.

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4. Mutterschutz

Geben Sie unter Personaldaten | Mutterschutz lediglich den mutmaßlichen Entbindungstermin ein.

Frau Taste teilt ihrem Arbeitgeber mit, dass sie voraussichtlich am 15.03.JJJJ ein Kind erwartet.

Der Arbeitgeber hat die Pflicht, innerhalb von 2 Wochen nach Kenntnis das zuständige Gewerbeaufsichtsamt darüber zu informieren und Art und Umfang der Tätigkeit von Frau Taste zu beschreiben.

Beispiel

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4. Mutterschutz

Die Lohnart muss noch angelegt werden: Mandantendaten | Lohnarten

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4. Mutterschutz

Automatische Ermittlung der Verdienstangaben aus dem Lohnkonto

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4. Mutterschutz

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4. Mutterschutz

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4. Mutterschutz

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4. Mutterschutz

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Wie hoch ist die Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen im U2-System?

Übung 3

4. Mutterschutz

100 % der Aufwendungen.A

Je nach der Wahl im U1-System, 70 %, 80 % oder 90 % Erstattung.B

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4. Mutterschutz

Wenn Ihnen der genaue Geburtstermin vorliegt, geben Sie diesen ein, um die Korrektur des Endes der Mutterschutzfrist zu erhalten.

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4. Mutterschutz

Sollte ein Arzt oder die Tätigkeit Ihrer Arbeitnehmerin ein Beschäftigungsverbot aussprechen bzw. mit sich bringen, nutzen Sie die entsprechende Maske Beschäftigungsverbote.

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1. Ausgangssituation2. Lohnartenanlage 3. Erkrankung – Entgeltfortzahlung – Unterbrechung4. Mutterschutz5. Zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlte Leistungen6. Rückwirkende Entgeltänderungen7. Monatsabrechnung8. Hausaufgabe

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5. Zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlte Leistungen

Der Kindergartenzuschuss kann bis zum Beginn der Schulpflicht steuer- und SV-frei gewährt werden.Die Lohnart ist bei unserem Arbeitgeber noch nicht vorhanden, legen Sie diese an:

Der Arbeitgeber zahlt an einzelne Arbeitnehmer zusätzliche Leistungen zum Arbeitslohn:Herr Michael-Muster Brause erhält einen Kindergartenzuschuss von 60,00 EUR monatlich,Herr Knut-Muster Röhrich erhält einen monatliche Fahrtkostenzuschuss von 50,00 EUR.

Beispiel

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Bei Herrn Brause kann der Bezug als fester Bestandteil in die Stammdaten eingegeben werden:Schnellerfassung | Entlohnung

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Für den Fahrtkostenzuschuss von Herrn Röhrich muss zuerst geprüft werden, ob alle relevanten Lohnarten vorhanden sind:

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In den Personaldaten steht Ihnen unter Entlohnung | Fahrtkostenzuschuss eine Erfassungshilfe zur Verfügung. Sie benötigen nur die einfachen Entfernungskilometer Wohnung – Arbeitsstätte:

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Warum werden nicht die vollen 50 EUR Fahrtkostenzuschusspauschal besteuert?

Übung 4


In 2014 sind maximal 40,50 EUR pauschalierbar.A

Der Arbeitgeber hat die Höhe der Pauschalierung für seine Firma festgelegt.

B

Der Betrag kann nur bis zur Höhe der Entfernungspauschale pauschal besteuert werden.

C

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Der Arbeitgeber trägt in diesem Fall die Pauschalsteuer. Kann er die pauschale Steuer (+ Kirchensteuer + Solidaritätszuschlag) auch auf den Arbeitnehmer abwälzen?

Übung 5


Ja.A

Nur mit Zustimmung des Betriebsrates.B

Nur wenn das zuständige Betriebsstättenfinanzamt zustimmt.C

Nein.D

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Würde der Arbeitgeber sämtliche anfallende pauschale Steuer auf den Arbeitnehmer abwälzen wollen, wie müssten Sie vorgehen?

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Abweichend können diese Eingaben auch bei einzelnen Mitarbeitern eingegeben werden:

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Mit Abwälzung der Pauschalsteuer hätte Herr Röhrich diese Abrechnung:

Pauschale LSt = 40,50 EUR x 15 % = 6,08 EURPauschale KiSt = 6,08 EUR x 7 % = 0,42 EUR (Bayern)Pauschaler SolZ = 6,08 EUR x 5,5 % = 0,33 EURSumme: 6,83 EUR

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1. Ausgangssituation2. Lohnartenanlage 3. Erkrankung – Entgeltfortzahlung – Unterbrechung4. Mutterschutz5. Zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlte Leistungen 6. Rückwirkende Entgeltänderungen

6.1 Nachberechnung6.2 Wiederabrechnung

7. Monatsabrechnung8. Hausaufgabe

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6. Rückwirkende Entgeltänderungen

Die Korrekturform Nachberechnung

Korrektur rückwirkend bis Januar des Vorjahres möglich

Korrektur auf das Lohnkonto des bereits abgerechneten Monats

Ursprünglich eingereichte und abgerechnete Daten werden wieder berücksichtigt

Erfassung von Stammdaten für eine Nachberechnung

Erfassung von Bewegungsdaten für eine Nachberechnung

Sofern sich Entgeltbestandteile rückwirkend ändern (Tariflohnerhöhung, verspätete Information des Arbeitgebers etc.) stehen 2 Möglichkeiten zur Verfügung:

6.1 Nachberechnung

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Frau Wanne erhält rückwirkend zum Januar JJJJ eine Gehaltserhöhung von 100,00 EUR.

Beispiel

6.1 Nachberechnung

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6. Rückwirkende Entgeltänderungen6.1 Nachberechnung

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Die Berechnungen werden im entsprechenden Monat vorgenommen.(Kennzeichnung mit 1./2./3.NB)

6.1 Nachberechnung

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71



Erfassen Sie wie folgt im aktuellen Bearbeitungsmonat:

Für Herrn Brause wurden 15,0 Überstunden mit Zuschlag aus Januar JJJJ nicht abgerechnet. Dies soll mit der März-Abrechnung nachgeholt werden.

Beispiel

6.1 Nachberechnung

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Kann ich solche laufenden Bezüge auch ohne Nachberechnungim aktuellen Monat erfassen?

Übung 6


Ja. Nachberechnung ist nur ein formaler Akt der zeitlichen Zuordnung.A

Ja. Die Lohnsteuer kann zwar zu hoch ausfallen, aber das korrigiert der Lohnsteuerjahresausgleich.

B

Nein. Die Lohnsteuer kann zu hoch (ggf. Progression) und der SV-Beitrag zu niedrig (ggf. Überschreitung der monatlichen Bemessungsgrenzen) ausfallen.

C

6.1 Nachberechnung

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Korrektur des letzten abgerechneten (aktuellen) Monats Eine Wiederabrechnung kann beliebig oft durchgeführt werden Der Folgemonat muss diese Verarbeitung abwarten Wiederholung …

aller Arbeitnehmer einzelner Arbeitnehmer einer Gruppenabrechnung

Die Korrekturform Wiederabrechnung

6.2 Wiederabrechnung

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Herr Schraube hat am 01.03.JJJJ seine Arbeit wieder aufgenommen. Die Stunden wurden uns aber erst nach erfolgter März-Abrechnung mitgeteilt. Hier ist eine Wiederabrechnung sinnvoll!


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6. Rückwirkende Entgeltänderungen6.2 Wiederabrechnung

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Es ist keinerlei Unterschied zur Erstabrechnung zu erkennen.


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6. Rückwirkende Entgeltänderungen6.2 Wiederabrechnung

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Eine Unterscheidung stellt man nur im Programmteil Auswertungen LODAS fest, indem dort im identischen Monat von einer Auswertung mehrere vorliegen.


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Exkurs zukünftige Entgelterfassung


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1. Ausgangssituation2. Lohnartenanlage 3. Erkrankung – Entgeltfortzahlung – Unterbrechung4. Mutterschutz5. Zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlte Leistungen 6. Rückwirkende Entgeltänderungen 7. Monatsabrechnung8. Hausaufgabe

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7. Monatsabrechnung

Sämtliche Tatbestände sind abgerechnet und über Daten senden ans DATEV-Rechenzentrum zur Verarbeitung gegeben worden.

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7. Monatsabrechnung

Damit man seinen Arbeitsablauf gut planen kann, sind feste Verarbeitungszeiten für die Abrechnung vorgesehen. Durch eine Eilverarbeitung (kostenpflichtig) kann man diesen Zeitversatz (ca. 1 Stunde) aushebeln und erhält nach ca. 10 Minuten die vollständige Monatsabrechnung mit allen angelegten Auswertungen zurück.

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7. Monatsabrechnung

Die Auswertungen im Programmteil Auswertungen LODAS können zum Beispiel auch per E-Mail an Ihre Mandanten versendet werden. Hier empfiehlt sich aber die Nutzung der DATEV-E-Mail-Verschlüsselung.

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7. Monatsabrechnung

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7. Monatsabrechnung

Der Nachrichtentext kann individuell angepasst werden und muss nicht aus dem Standard übernommen werden.

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7. Monatsabrechnung

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Wie lange stehen Ihnen Auswertungen in LODAS zur Verfügung?

Übung 7

7. Monatsabrechnung

Ein Jahr.A

Zwei Jahre.B

Unbegrenzt, sofern ich nicht aktiv lösche.C

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8. Hausaufgabe

Im Downloadbereich finden Sie die Aufgabenstellung der Hausaufgabe zum Modul.

Bitte beachten Sie den Hinweis zum Testmandanten, bevor Sie die Hausaufgabe bearbeiten.

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Modulübersicht und weitere Informationen

Neuanwenderausbildung onlineLohn mit DATEV LODAS

Modul 2: Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen

Modul 4: Besondere Beschäftigungsverhältnisse

Modul 5: Wiederkehrende Tätigkeiten –Buchungsbeleg, Zahlungsverkehr, Archivierung

Modul 3: Besonderheiten wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung

Modul 1: Grundlagen und erste Abrechnung

Modul 6: Lohnabrechnung optimieren

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