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20 16

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Ihre Referenten:

Bremen

15.-16.Sep.

Fachforum für die Wohnungs- und

Immobilienwirtschaft

20

16

Patricia Hecker, WGH Herrenhausen eG

Roy Hinte, GAP mbH

GAP-Handwerkerportal

Prozessoptimierung in der Instandhaltung Einführung, Betrieb und Nutzen

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

• Ausgangssituation

• Prozess und Herausforderungen in der Auftragsabwicklung

• Ziele

• Best Practice

• Lösungsanforderung und Leistungsumfang

• Realisierte Prozessoptimierung

• Auftragserfassung in immotion®

• Portalansicht Handwerker

• Portalansicht Wohnungsunternehmen

• Rechnungsimport in immotion®

• Live-Session

• Dialog

• FAQ´s

• Erfahrungsbericht WGH Herrenhausen eG

• Zusammenfassung und Fragen

Agenda

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

• Aufwendiger und kostenintensiver Prozess

• Auftragsübermittlung und -management

• Statusprüfung und Rückmeldung

• Rechnungserfassung und –weiterleitung

• Rechnungsprüfung und -freigabe

• Buchen

• Lange Durchlaufzeiten bis zur Regulierung

• Intransparent durch Medienbrüche

• Dokumentenbasierend und papierintensiv

Prozess und Herausforderungen in der Auftragsabwicklung

Schadensmeldung /-erfassung

Beauftragung (Telefon, Fax, Mail,

Brief)

Reparatur

Auftragsmanagement /Status

Rechnungseingang

Rechnungserfassung

Rechnungsweiter-leitung

Rechnungsprüfung /Verwalter

Rechnungsprüfung /Freigabe

Buchhaltung

Regulierung

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Ziele

• Effiziente Prozesse und Automatisierung im Massenprozess der Auftragsabwicklung

• Bessere Kommunikation mit den Beteiligten

• Strukturierte Abläufe und Transparenz

• Automatisierte Rechnungsprüfung und kurze Durchlaufzeiten bis zur Regulierung

• Starke Entlastung von Technik und Buchhaltung

• mehr Zeit für Wesentliches

• Schnelle Einführung durch immobilienwirtschaftlichen Standard

• keine Projektsoftware

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

• Für das Wohnungsunternehmen

• Workflows für die weitestgehend automatisierte Bearbeitung und Prüfung von Aufträgen und Rechnungen

• Automatisierte Prüfszenarien zur Rechnungsfreigabe

• Integration in die Auftragsabwicklung und Buchhaltung von immotion®

• immotion® bleibt führend bei der Auftragserfassung und Vergabe

• Automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten in das Rechnungseingangsbuch und die Buchhaltung von immotion®

• Finanzcontrolling verbleibt zentral in ERP-Lösung inkl. Budgetorganisation und Auswertungen über den Berichtsmanager

• Berücksichtigung von Standardleistungspositionen bis hin zu Einheitspreisabkommen

Lösungsanforderungen und Leistungsumfang

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

• Für das Handwerksunternehmen

• Keine Installation im Netzwerk des Handwerkers

• Keine zusätzlichen Softwarekosten und Aufwendungen für Installation (nur Internetzugang erforderlich)

• Auftragsannahme und Disposition im Portal und über mobile Endgeräte

• E-Mail-Benachrichtigung bei Auftragseingang

• Upload von Dokumenten oder Fax-Service mit automatischer Zuordnung von Arbeitsnachweisen

• Individueller Auftrags- und Rechnungsdruck über das Portal

• Export/Import von Auftrags-/Rechnungsdaten mittels XML-Schnittstelle zu einer Vielzahl von

Handwerkerprogrammen

Lösungsanforderungen und Leistungsumfang

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

• Workflow von der Auftragsvergabe bis zur

Rechnungsfreigabe

• Integration in immotion® Auftragsverwaltung

• Web-basiertes Prozess-Portal

• Digitales Auftragsmanagement und belegloser

Rechnungsdurchlauf

• Automatisierte Rechnungsprüfung und

Freigabe durch individuellen Prüfgenerator

• Einfacher Buchungsdatenimport in immotion®

Realisierte Prozessoptimierung

Schadensmeldung /-erfassung

Beauftragung

Reparatur

Regulierung

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

immotion® Auftragserfassung

Eindeutige Zuweisung der Vergabeart im Lieferantenstamm

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

immotion® Auftragserfassung

Bekannte, einfache Auftragserfassung in immotion®

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Portalansicht Handwerker

Geschützter Einstieg (Log-In) in das Handwerkerportal

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Portalansicht Handwerker

Klare Strukturen auf der Startseite

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Portalansicht Handwerker

Strukturierte List- und Einzeldarstellung der empfangenen Aufträge

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Portalansicht Handwerker

Übersichtliche Auftragsdetails und klare Funktionen zur Bearbeitung

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Portalansicht Handwerker

Einfache Rechnungslegung mit Leistungspositionen / Einheitspreisen

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Portalansicht Wohnungsunternehmen

Einfache Rechnungsprüfung, sofern Plausibiläten dies erfordern

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Portalansicht Wohnungsunternehmen

Leichte Einrichtung der Eigenschaften zum automatischen Buchen

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Portalansicht Wohnungsunternehmen

Transparenter Status durch klare Strukturen und workflowbasierte Bearbeitung

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

immotion® Rechnungsimport

Schneller Massenimport der freigegebenen Rechnungen aus dem Portal

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

immotion® Freigabe der Buchungen

Gewohnte Freigabe der importierten Buchungen zur Regulierung (ZVK)

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Live - Session

Kurzer Einstieg in den Ablauf

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

FAQ - Auftragsvolumen und Umsätze mit Handwerkerportal

Referenzangaben von Portalnutzern

Inbetriebnahme Anzahl Rechnung Gesamtsumme Durchschnitt pro

Rechnung

Rechnungen pro

Tag

Mai 2010 187.435 50.913.986,00 € 271,00 € 116

Januar 2014 37.152 23.403.111,00 € 629,00 € 56

Februar 2012 77.359 17.010.847,00 € 219,00 € 54

Juli 2013 30.494 12.560.763,00 € 411,00 € 38

März 2014 20.881 6.125.674,00 € 293,00 € 35

September 2015 7.123 1.316.419,00 € 184,00 € 32

August 2013 23.181 4.589,790,00 € 198,00 € 30

Oktober 2010 30.879 9.925.908,00 € 321,00 € 21

Januar 2010 33.961 7.817.378,00 € 230,00 € 20

Oktober 2014 7.668 6.151.017,00 € 802,00 € 17

April 2010 23.400 3.562.207,00 € 152,00 € 14

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

FAQ - Projektbestandteile

Leistung Lizenz/Wartung

Tagewerke

GAP-Handwerkerportal Nach Anzahl Einheiten

Internetzugang Durch WU

Organisation, Abstimmung der Einrichtung 0,5 TW

Bereitstellung Web-Server 1 TW

Einrichten Benutzer, Postkörbe, Kreditoren, Vorlagen 1 TW

Schulung Mitarbeiter und Handwerker 2 TW

Coaching 0,5 TW

Fax-Service Optional

Ablage im elektronischen Archiv Optional

Individuelle Anpassungen, 2. Prüfer, Einlesen von ERPs aus Excel Optional

Angaben können je nach Unternehmensgröße abweichen

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

• Schnittstellen zu vielen Handwerkerlösungen (XML- Im-/Export)

• Vorlauf zwischen Abstimmung der Einrichtung, Customizing und Bereitstellung

• Briefbogen als pdf Vorlage für Wohnungsunternehmen und Handwerker

• Aufstellung der teilnehmenden Kreditoren und deren Einrichtung

• Einrichten der Benutzer

FAQ – Hinweise und Vorarbeiten

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

• Wohnungsgenossenschaft WGH Hannover Herrenhausen eG

• Frau Patricia Hecker

• Netzwerkadministration/Finanzbuchhaltung

• Gegründet 1903

• 6300 Mitglieder

• 4800 Wohnungen

• 1200 Sonstige Mietobjekte (Gewerbe, Garagen, …)

• 43 Mitarbeiter (inkl. Regiebetrieb), 3 Azubis und 2 Vorstände)

• Vorarbeiten/Empfehlungen

• Analyse der Arbeitsabläufe (wer macht was, warum)

• Frühzeitige Einbindung der Handwerker

• immotion® als führendes System benutzen

Referenzbericht der WGH Herrenhausen eG

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

• Vorteile

• Automatisierte Auftragsverarbeitung in der Kleininstandhaltung von ca. 6.300 Aufträgen pro Jahr

• Verbesserte Information über den Status des Auftrags

• Schnelle Bearbeitung

• Weniger Fehler durch elektronischen Datenabgleich (z.B. Einlesen der Rechnungsdaten)

• Weniger Papier, kein Fax-Server mehr erforderlich

• Automatische Archivierung der Rechnung/Anlagen im Archiv

Referenzbericht der WGH Herrenhausen eG

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

• Workflow von der Auftragsvergabe bis zur

Rechnungsfreigabe

• Integration in immotion® Auftragsverwaltung

• Web-basiertes Prozess-Portal

• Digitales Auftragsmanagement und

belegloser Rechnungsdurchlauf

• automatisierte Rechnungsprüfung und

Freigabe durch individuellen Prüfgenerator

• Einfacher Buchungsdatenimport in

immotion®

• Effiziente Prozesse und Automatisierung im

Massenprozess der Auftragsabwicklung

• Bessere Kommunikation mit den Beteiligten

• Strukturierte Abläufe und Transparenz

• Automatisierte Rechnungsprüfung und

kurze Durchlaufzeiten bis zur Regulierung

• Starke Entlastung von Technik und

Buchhaltung, mehr Zeit für wesentliches

• Schnelle Implementierung der ready-to-go-

Lösung

Zusammenfassung und Fragen

Key-Features und Vorteile des Handwerkerportals für Anwender

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Zeit für Ihre Fragen!

Zusammenfassung und Fragen

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

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