PowerPoint-Präsentation · E-Mail: [email protected] . Title: PowerPoint-Präsentation Author: Hinte Roy Created Date: 9/13/2016 2:25:30 PM

20 16

DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR

Ihre Referenten:

Bremen

15.-16.Sep.

Fachforum für die Wohnungs- und

Immobilienwirtschaft

20

16

Patricia Hecker, WGH Herrenhausen eG

Roy Hinte, GAP mbH

GAP-Handwerkerportal

Prozessoptimierung in der Instandhaltung Einführung, Betrieb und Nutzen


• Ausgangssituation

• Prozess und Herausforderungen in der Auftragsabwicklung

• Ziele

• Best Practice

• Lösungsanforderung und Leistungsumfang

• Realisierte Prozessoptimierung

• Auftragserfassung in immotion®

• Portalansicht Handwerker

• Portalansicht Wohnungsunternehmen

• Rechnungsimport in immotion®

• Live-Session

• Dialog

• FAQ´s

• Erfahrungsbericht WGH Herrenhausen eG

• Zusammenfassung und Fragen

Agenda


• Aufwendiger und kostenintensiver Prozess

• Auftragsübermittlung und -management

• Statusprüfung und Rückmeldung

• Rechnungserfassung und –weiterleitung

• Rechnungsprüfung und -freigabe

• Buchen

• Lange Durchlaufzeiten bis zur Regulierung

• Intransparent durch Medienbrüche

• Dokumentenbasierend und papierintensiv

Prozess und Herausforderungen in der Auftragsabwicklung

Schadensmeldung /-erfassung

Beauftragung (Telefon, Fax, Mail,

Brief)

Reparatur

Auftragsmanagement /Status

Rechnungseingang

Rechnungserfassung

Rechnungsweiter-leitung

Rechnungsprüfung /Verwalter

Rechnungsprüfung /Freigabe

Buchhaltung

Regulierung


Ziele

• Effiziente Prozesse und Automatisierung im Massenprozess der Auftragsabwicklung

• Bessere Kommunikation mit den Beteiligten

• Strukturierte Abläufe und Transparenz

• Automatisierte Rechnungsprüfung und kurze Durchlaufzeiten bis zur Regulierung

• Starke Entlastung von Technik und Buchhaltung

• mehr Zeit für Wesentliches

• Schnelle Einführung durch immobilienwirtschaftlichen Standard

• keine Projektsoftware


• Für das Wohnungsunternehmen

• Workflows für die weitestgehend automatisierte Bearbeitung und Prüfung von Aufträgen und Rechnungen

• Automatisierte Prüfszenarien zur Rechnungsfreigabe

• Integration in die Auftragsabwicklung und Buchhaltung von immotion®

• immotion® bleibt führend bei der Auftragserfassung und Vergabe

• Automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten in das Rechnungseingangsbuch und die Buchhaltung von immotion®

• Finanzcontrolling verbleibt zentral in ERP-Lösung inkl. Budgetorganisation und Auswertungen über den Berichtsmanager

• Berücksichtigung von Standardleistungspositionen bis hin zu Einheitspreisabkommen

Lösungsanforderungen und Leistungsumfang


• Für das Handwerksunternehmen

• Keine Installation im Netzwerk des Handwerkers

• Keine zusätzlichen Softwarekosten und Aufwendungen für Installation (nur Internetzugang erforderlich)

• Auftragsannahme und Disposition im Portal und über mobile Endgeräte

• E-Mail-Benachrichtigung bei Auftragseingang

• Upload von Dokumenten oder Fax-Service mit automatischer Zuordnung von Arbeitsnachweisen

• Individueller Auftrags- und Rechnungsdruck über das Portal

• Export/Import von Auftrags-/Rechnungsdaten mittels XML-Schnittstelle zu einer Vielzahl von

Handwerkerprogrammen

Lösungsanforderungen und Leistungsumfang


• Workflow von der Auftragsvergabe bis zur

Rechnungsfreigabe

• Integration in immotion® Auftragsverwaltung

• Web-basiertes Prozess-Portal

• Digitales Auftragsmanagement und belegloser

Rechnungsdurchlauf

• Automatisierte Rechnungsprüfung und

Freigabe durch individuellen Prüfgenerator

• Einfacher Buchungsdatenimport in immotion®

Realisierte Prozessoptimierung

Schadensmeldung /-erfassung

Beauftragung

Reparatur

Regulierung


immotion® Auftragserfassung

Eindeutige Zuweisung der Vergabeart im Lieferantenstamm


immotion® Auftragserfassung

Bekannte, einfache Auftragserfassung in immotion®


Portalansicht Handwerker

Geschützter Einstieg (Log-In) in das Handwerkerportal



Klare Strukturen auf der Startseite



Strukturierte List- und Einzeldarstellung der empfangenen Aufträge



Übersichtliche Auftragsdetails und klare Funktionen zur Bearbeitung



Einfache Rechnungslegung mit Leistungspositionen / Einheitspreisen


Portalansicht Wohnungsunternehmen

Einfache Rechnungsprüfung, sofern Plausibiläten dies erfordern



Leichte Einrichtung der Eigenschaften zum automatischen Buchen



Transparenter Status durch klare Strukturen und workflowbasierte Bearbeitung


immotion® Rechnungsimport

Schneller Massenimport der freigegebenen Rechnungen aus dem Portal


immotion® Freigabe der Buchungen

Gewohnte Freigabe der importierten Buchungen zur Regulierung (ZVK)


Live - Session

Kurzer Einstieg in den Ablauf


FAQ - Auftragsvolumen und Umsätze mit Handwerkerportal

Referenzangaben von Portalnutzern

Inbetriebnahme Anzahl Rechnung Gesamtsumme Durchschnitt pro

Rechnung

Rechnungen pro

Tag

Mai 2010 187.435 50.913.986,00 € 271,00 € 116

Januar 2014 37.152 23.403.111,00 € 629,00 € 56

Februar 2012 77.359 17.010.847,00 € 219,00 € 54

Juli 2013 30.494 12.560.763,00 € 411,00 € 38

März 2014 20.881 6.125.674,00 € 293,00 € 35

September 2015 7.123 1.316.419,00 € 184,00 € 32

August 2013 23.181 4.589,790,00 € 198,00 € 30

Oktober 2010 30.879 9.925.908,00 € 321,00 € 21

Januar 2010 33.961 7.817.378,00 € 230,00 € 20

Oktober 2014 7.668 6.151.017,00 € 802,00 € 17

April 2010 23.400 3.562.207,00 € 152,00 € 14


FAQ - Projektbestandteile

Leistung Lizenz/Wartung

Tagewerke

GAP-Handwerkerportal Nach Anzahl Einheiten

Internetzugang Durch WU

Organisation, Abstimmung der Einrichtung 0,5 TW

Bereitstellung Web-Server 1 TW

Einrichten Benutzer, Postkörbe, Kreditoren, Vorlagen 1 TW

Schulung Mitarbeiter und Handwerker 2 TW

Coaching 0,5 TW

Fax-Service Optional

Ablage im elektronischen Archiv Optional

Individuelle Anpassungen, 2. Prüfer, Einlesen von ERPs aus Excel Optional

Angaben können je nach Unternehmensgröße abweichen


• Schnittstellen zu vielen Handwerkerlösungen (XML- Im-/Export)

• Vorlauf zwischen Abstimmung der Einrichtung, Customizing und Bereitstellung

• Briefbogen als pdf Vorlage für Wohnungsunternehmen und Handwerker

• Aufstellung der teilnehmenden Kreditoren und deren Einrichtung

• Einrichten der Benutzer

FAQ – Hinweise und Vorarbeiten


• Wohnungsgenossenschaft WGH Hannover Herrenhausen eG

• Frau Patricia Hecker

• Netzwerkadministration/Finanzbuchhaltung

• Gegründet 1903

• 6300 Mitglieder

• 4800 Wohnungen

• 1200 Sonstige Mietobjekte (Gewerbe, Garagen, …)

• 43 Mitarbeiter (inkl. Regiebetrieb), 3 Azubis und 2 Vorstände)

• Vorarbeiten/Empfehlungen

• Analyse der Arbeitsabläufe (wer macht was, warum)

• Frühzeitige Einbindung der Handwerker

• immotion® als führendes System benutzen

Referenzbericht der WGH Herrenhausen eG


• Vorteile

• Automatisierte Auftragsverarbeitung in der Kleininstandhaltung von ca. 6.300 Aufträgen pro Jahr

• Verbesserte Information über den Status des Auftrags

• Schnelle Bearbeitung

• Weniger Fehler durch elektronischen Datenabgleich (z.B. Einlesen der Rechnungsdaten)

• Weniger Papier, kein Fax-Server mehr erforderlich

• Automatische Archivierung der Rechnung/Anlagen im Archiv

Referenzbericht der WGH Herrenhausen eG


• Workflow von der Auftragsvergabe bis zur

Rechnungsfreigabe

• Integration in immotion® Auftragsverwaltung

• Web-basiertes Prozess-Portal

• Digitales Auftragsmanagement und

belegloser Rechnungsdurchlauf

• automatisierte Rechnungsprüfung und

Freigabe durch individuellen Prüfgenerator

• Einfacher Buchungsdatenimport in

immotion®

• Effiziente Prozesse und Automatisierung im

Massenprozess der Auftragsabwicklung

• Bessere Kommunikation mit den Beteiligten

• Strukturierte Abläufe und Transparenz

• Automatisierte Rechnungsprüfung und

kurze Durchlaufzeiten bis zur Regulierung

• Starke Entlastung von Technik und

Buchhaltung, mehr Zeit für wesentliches

• Schnelle Implementierung der ready-to-go-

Lösung

Zusammenfassung und Fragen

Key-Features und Vorteile des Handwerkerportals für Anwender


Zeit für Ihre Fragen!

Zusammenfassung und Fragen


Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten dienen der Veranschaulichung und stellen keine Leistungsbeschreibung dar; sie können ohne vorherige Ankündigung

geändert werden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Personen etc. ist rein zufällig. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der GAP mbH darf

kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt, verarbeitet oder verbreitet werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln –

elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen usw. – dies geschieht. Die aufgeführten tatsächlichen Produktbezeichnungen, Firmennamen und Logos sind zugunsten

der jeweiligen Hersteller bzw. Firmen als Marken oder eingetragene Marken geschützt

GAP Gesellschaft für Anwenderprogramme

und Organisationsberatung mbH

Neidenburger Str. 24

28207 Bremen

Telefon: 0421. 49134-0

Fax. 0421. 49134-999

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