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H.WolfProjektmanagement

Projekt

Nach DIN 69901 ist ein Projekt ein

befristetes Vorhaben, das im Wesentlichen

durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen in

ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.

Projektdefinition

[Projektmanagement] 2

Projektmanagement

Nach DIN 69901 ist Projektmanagement

die Gesamtheit der Führungsaufgaben,

Führungstechniken und Führungsmittel zur

Abwicklung eines Projektes.

Projektmanagementdefinition

[Projektmanagement] 3

Projektorganisation

Nach DIN 69901 ist Projektorganisation die

Gesamtheit der Organisationseinheiten und

der aufbau- und ablauforganisatorischen

Regelungen zur Abwicklung eines Projektes.

Projektorganisationsdefinition

[Projektmanagement] 4

In der Projektorganisation wird folgendes festgelegt:• Arbeitseinteilung zwischen Personen und Teams• AKV: Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten• Weisungsbefugnisse, Kontrollrechte und Aufsichtspflichten• Koordinationsinstrumente (z.B. Abstimmungszirkel)

[Projektmanagement] 5

Projektteam-mitglied

Projekt-auftraggeber

Lenkungs-ausschuss

Projekt-leiter

Projektteam-mitgliedProjektteam-

mitglied

Projektteam-mitglied

ExterneBeteiligte

Merkmale eines Projektes

Eindeutige Zielsetzung • Eindeutige Aufgabenstellung / Zielsetzung• Zeitliche Befristung • Einmaligkeit / Neuartigkeit der Aufgabe • Begrenzte Ressourcen• Begrenztes Budget • Projektspezifische Organisation • Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben

[Projektmanagement] 6

Projektmanagement

Nach DIN 69901 ist Projektmanagement

die Gesamtheit der Führungsaufgaben,

Führungstechniken und Führungsmittel zur

Abwicklung eines Projektes.

Projektmanagementdefinition

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Projektmanagement Prozess

Projektmanagement

DefinitionProblemanalyse

[Projektmanagement] 8

AbschlussÜbergabe

Dokumentation

RealisierungProjekt-

durchführung

PlanungStuktur- undTerminplanung

Strukturierungsphasen

Phase 1: Projektdefinition

[Projektmanagement] 9

DefinitionAbschluss

Realisierung Planung

Was ist ein Projekt?

Geben Sie ein Beispiel aus der eigenen persönlichen Erfahrung und wenden Sie auf dieses Projekt die Definitionen an!

Aufgabe: • Definieren Sie ein Projekt• Sind die Merkmale des Projekts erfüllt? • Formulieren Sie das Projektziel • Nennen Sie den Zeitplan und die

einzusetzenden Ressourcen

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Wichtige Ziele des Projektmanagements

• Transparente Umsetzung der Aufgabenstellung in eine Projektplanung

• Orientierung am Projektziel und Konzentration der Kräfte auf das Projekt

• Reaktion auf Probleme und Konflikte

• Kontrolle der Projektziele

• Anpassung des Projekts an geänderte Rahmenbedingungen

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Magisches Dreieck

[Projektmanagement] 12

Sachziel

Terminziel Kostenziel

Ziele sollten SMART sein

Spezifiziert (Sind die Ziele klar beschrieben?)

Messbar (Sind die Ziele messbar?)

Ambitioniert (Stellen die Ziele eine Herausforderung dar?)

Realistisch (Sind die Ziele erreichbar?)

Terminiert (Wann wird gemessen?)

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[Projektmanagement] 14

Warum scheitern Projekte?

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Prozess des Projektmanagements

Planung

Organisation

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Koordination

Steuerung

Kontrolle

Projektmanagment ist die Kunst mit 10 Fingern11 Korken unter Wasser zu halten

Projektbeteiligte (DIN 69905)

Gesamtheit aller Projektteilnehmer, -betroffenen und -interessierten, deren Interessen durch den Verlauf oder das Ergebnis des Projekts direkt oder indirekt berührt sind. Dazu gehören z.B.

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• Auftraggeber, • Auftragnehmer, • Projektleiter, • Projektmitarbeiter, • Nutzer des Projektergebnisses, • Arbeitnehmervertretung, • Anwohner, • Naturschutzverbände, • Stadtverwaltung, Banken, Politik usw.

Projektleitung

Die DIN 69901 definiert eine Projektleitung als

„für die Dauer eines Projektes

geschaffene Organisationseinheit, welche

Planung, Steuerung und Überwachung

dieses Projektes verantwortlich ist.“

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Aufgaben der Projektleitung

• Projektdefinition

• Projektorganisation

• Projektplanung

• Kommunikation

• Umfeldmanagement

• Projektcontrolling

• Projektdokumentation

• Mitarbeiterführung

[Projektmanagement] 19

Anforderungen an die Projektleitung

[Projektmanagement] 20

WirtschaftlichesFachwissen

Führungs-persönlichkeit

TechnischesFachwissen

Moderator

Konfliktmanager

Anforderungen an die Projektleitung

[Projektmanagement] 21

Fachkompetenz

Managementkompetenz

Persönliche Kompetenz

Soziale Kompetenz

Aufgabe

Geben Sie Beispiele aus der eigenen persönlichen Erfahrung über notwendige Kompetenzen eines Projektleiters zu den folgenden Qualifikationen:

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• Managementkompetenz

• Fachkompetenz

• Sozialkompetenz

• Persönliche Kompetenz

Projektmitarbeiter

Nach DIN 69901 werden Projektmitarbeiter

rein formell zu den Aufgabenträger

(Ressourcen) gezählt.

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Auswahl der Projektmitarbeiter

Kriterien

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Fachkompetenz Teamkompetenz

Erfahrung Herkunft Einsatzzeit

intern extern

Fachkompetenzen der Projektmitarbeiter

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Fachkompetenz

• Kreativitätsmethoden • Visualisierungsmethoden • Präsentationsmethoden • Entscheidungstechniken • Dokumentationsverfahren

• Textverarbeitung • Tabellenkalkulation • Grafikprogramme

Kreativitäts- und Problemlösungsmethoden

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• Brainstorming

• 635 Methode (6 TN, 3 Ideen, 5x Weiterreichen)

• Mind-Mapping

• Nutzwertanalyse

• Ishikawa-Diagramm (Fischgrät-Diagramm)

Teamkompetenz der Projektmitarbeiter

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Teamkompetenz

• Kommunikationsfähigkeit

• Kompromissbereitschaft

• Lernbereitschaft

• Anpassungsfähigkeit

• Kritikbereitschaft

• Empathie (die Fähigkeit, auf andere einzugehen)

Projektteam

Formuierungsphaseforming

[Projektmanagement] 28

Konfliktphasestorming

Konsolidierungsphasenorming

Produktive Phaseperforming

Auflösungsphaseadjourning

Teambildungsphasen

Projektteam

Teamentwicklungsphasen

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Kompetenzaufteilung bei Projektorganisationsformen

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Stab-Projektorganisation

Matrix-Projektorganisation

ReineProjektorganisation

Kompetenz derLinie

Kompetenz derProjektleitung

Projektstabsorganisation

[Projektmanagement] 31

Leitung

Projekt-leitung

Verwaltung Produktion Verkauf

[Projektmanagement] 32

Projektmatrixorganisation

Leitung

Projekt-leitung

Verwaltung Produktion Verkauf

Reine Projektorganisation

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Leitung

Verwaltung Produktion Verkauf Projektleitung

Phase 2: Projektplanung

[Projektmanagement] 34

DefinitionAbschluss

Realisierung Planung

Projektplanung

Die Projektplanung ist ein systematischer

und methodischer Prozess zur

Informationsgewinnung über den zukünftigen

Ablauf des Projektes und zur gedanklichen

Vorwegnahme der zur Projektdurchführung

notwendigen Aktivitäten.

[Projektmanagement] 35

Projektplanung

Planung heißt, Probleme erkennen,

aufzeigen und lösen, bevor sie eintreten!

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Einteilung der Planungsphasen

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Grobplanung

• Projektstrukturplan• Projektablaufplan

Feinplanung

• Projektterminplan• Kapazitätsplan• Kostenplan• Qualitätsplan

Richtwerte für Projektstrukturpläne

• 5-10 logische Teilaufgaben • 5-10 Arbeitspakete pro Teilaufgabe

Arbeitspakete:

• 1 Verantwortlicher • Mitarbeit: < 8 Personen • Arbeitsaufwand: < 1 Monat (ca. 160 h) • Bearbeitungsdauer: < 3 Monate • 5-7 Meilensteine

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Grundsatz des Projektstrukturplanes (PSP):„Vom Groben zum Detail“

[Projektmanagement] 39

Hausbau1. Ebene Projekt

2. Ebene Teilaufgabe

3. Ebene Arbeitspaket

Geplant wird der Bau eines Einfamilienhauses:

Erstellen Sie einen Projektstrukturplan:

• Gliedern Sie dieses Projekt in 3 Teilaufgaben mit je max. 4 Arbeitspakete und stellen Sie Ihr Ergebnis als PSP dar.

• Schätzen Sie die Dauer für die jeweiligen Arbeitspakete in Wochen.• Setzen Sie Meilensteine

[Projektmanagement] 41

Aufgabe

Erstellen Sie ein Balkendiagramm oder einen Netzplan aus Ihrem Projektstrukturplan.

• Ermitteln Sie die Gesamtdauer des Projektes • Ermitteln Sie den kritischen Pfad des Projektes • Geben Sie 2 mögliche Meilensteine an

Nr. Vorgang Vorgänger Dauer10 Planung Installation - 320 Vorbereiten Fundament 10 530 Vorbereitung Elektroinstall. 20 240 Installation Hydraulik 20 150 Montage der Maschine 30,40 460 Abnahme der Maschine 50 170 Erstellen Abnahmeprotokoll 60 180 Schulung der Mitarbeiter 60 290 Entsorgung Verpackung 50 2

[Projektmanagement] 43

Sie sollen in Ihrer Abteilung für die Installation und Inbetriebnahme einer neuen Maschine einen Projektablaufplan erstellen.

Erstellen Sie hierzu einen Balkenplan

[Projektmanagement] 44

Lösung Aufgabe Balkenplan

Nr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

10

20

30

40

50

60

70

80

90

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Ein Auftrag wurde mithilfe der Netzplantechnik geplant. Die Durchlaufzeit dieses Auftrages soll optimiert werden.

101/A

0 100 0 10

182/B

10 2810 0 28

124/D

28 4028 0 40

16/F

40 4140 0 41

143/C

10 2416 0 30

105/E

24 3430 6 40

Verändern Sie den Netzplan unter folgenden Vorgaben:- Im Vorgang B wird auf zwei identischen Anlagen parallel gefertigt- Der Vorgang E verkürzt sich durch technische Optimierung um

eine Zeiteinheit

[Projektmanagement] 46

Lösung a, b

101/A

0 100 0 10

92a/B

10 1912 2 21

124/D

19 3121 2 33

16/F

33 3433 0 34

143/C

10 2410 0 24

95/E

24 3324 0 33

92b/B

10 1912 2 21

ProjektressourcenplanBeinhaltet:

[Projektmanagement] 47

• Kapazitätsplan• Kostenplan

Kapazitätsplanung

[Projektmanagement] 48

Bei der Kapazitätsplanung geht es um die Planung von Personen und Sachmitteln. Diese müssen • in der richtigen Art und Qualität • in der richtigen Menge • zur richtigen Zeit • am richtigen Ort bereitstehen.

Vorgehensweise:• Ermittlung des Ressourcenbedarfs (Art, Menge, Ort, Zeit) • Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten • Soll-Ist-Vergleich • Ausgleich von Kapazitätslücken

AufgabeErstellen Sie für den Bau des Einfamilienhauseseinen Projektressourcenplan

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Anhand einer Tabelle kann jeder Aufgabe einer Ressource (Mitarbeiter, Maschine) zugeordnet werden. Dabei können Termineinschränkungen berücksichtigt werden.

Nr Tätigkeit Dauer Ressource Beschränkung1.1 Erdarbeiten 1 Bagger nur Woche 31.2 Fundament ausheben 9 Maurer1.3 Dach decken 3 Zimmerer Urlaub Woche 6-81.4 Fenster und Türen 1 Schreiner

usw.

Beispiel:

Kostenplanung

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Ziele des Kostenplans • Ermittlung des gesamten Projektbudgets vor Projektbeginn • Grundlage für die Kalkulation eines Angebots von externen

Projekten • Grundlage für die Überwachung von Projektkosten

Darstellung des Kostenverlaufs Kostenkurve: Kumulierte Kostenkurve:

Risikoanalyse

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1. 2. 3.Analysieren Bewerten Entscheiden

Aus

wirk

ung

Wahrscheinlichkeit

ABD C

Arten von Risiken

Technische Risiken Neuartigkeit des Produkts, Schnittstellenprobleme…

Wirtschaftliche Risiken Bonitäts-, Finanzierungs- und Währungsrisiko, ungünstige Marktpreisentwicklung…

Personelle Risiken Personalkapazitäten, Qualifikation der Mitarbeiter…

Umwelt-Risiken geltendes Recht, gesellschaftliche Veränderungen,

Qualitätsrisiken

Terminrisiken

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Risiken bewerten

[Projektmanagement] 53

Tragen Sie die hier dargestellten Werte in eine ABCD – Matrix ein.

Risiken übertragen

[Projektmanagement] 54

[Projektmanagement] 55

Phase 3: Realisierung

DefinitionAbschluss

Realisierung Planung

Grundsätze der Projektsteuerung

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Grundsätze der Projektsteuerung

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Ziel: Frühzeitiges Erkennen von Planabweichungen und Aufzeigen von Abweichungstendenzen

Komponenten der Projektsteuerung: • Zeit • Aufwand und Kosten • Fortschritt • Qualität

Absicherung der Projektsteuerung: • Systematische und durchgängige Projektdokumentation • Dokumentieren der Ergebnisse mit Hilfe des PM-

Berichtswesen

Regelkreisprinzip

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Drei Phasen der Projektüberwachung 1. Ermittlung von Daten, welche die aktuelle Situation im

Projekt ergeben 2. Soll-/Ist-Vergleich: Feststellung von Abweichungen 3. Bewertung: Feststellung von Gründen für Abweichungen

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Phase 4: Projektabschluss

DefinitionAbschluss

Realisierung Planung

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Projektabschluss

Der Projektabschluss ist nach DIN 69905

das formale Ende eines Projektes.

Definition

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Projektabschluss

Auch der Projektabschluss ist zu gestalten, dazu gibt es eine eigene Projektphase • Wesentliche Aktivitäten der Projektabschlussphase • Formaler Projektabschluss • Projektabschlussbericht • Abschlusspräsentation • Projektabschlusssitzung

Projektabnahme durch den Auftraggeber • Freigabe der Projektmitglieder und -ressourcen • Nachbetrachtung der Projektarbeit • Sicherung der im Projekt gesammelten Erfahrungen