Vortrag im Ausschuss für Personal und Allgemeine Verwaltung am 11.09.2006

Die Aufbauorganisation des Amtes 22

nach der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements

Vortrag im Ausschuss für Personal und Allgemeine Verwaltung am 11.09.2006

Amt 22 - Aufbauorganisation

2Amt 22 als Finanzbuchhaltung

Inhalt

1. Ausgangslage kamerale Organisation

2. Anlass für die Neuorganisation

3. Rahmenbedingungen

4. Neue NKF-Organisation

5. Ausblick

Amt 22 - Aufbauorganisation

3Amt 22 als kamerale Kasse

Amtsleitung

Sachgebiet 2211zentrale Dienste

Sachgebiet 2214OE 4, 8, 61

Sachgebiet 2215Ämter 71, 72

Sachgebiet 2213OE 0, 1, 2 8

Sachgebiet 2212Vollstreckung

Bankbuchhaltung

Barkasse/ Wertegelass

Überweisungsstelle

DV-Kassenverfahren

Zentrale Stelle

Registratur/ Poststelle

Vollstreckung öffentl.-

rechtl. Forderungen

zentrale Insolvenzstelle

Buchhaltung Debitoren

Buchhaltung Kreditoren

Kontenpflege

Mahnungen

Abrechnungskonten für

HPH´s und Kliniken

Tagesabschluss

Amt 22 - Aufbauorganisation

4Amt 22 als Finanzbuchhaltung

Anlass für die Neuorganisation

1. Einführung des NKF mit der Wahrnehmung neuer Aufgaben

2. Wegfall einer Führungsebene

3. Changemanagement/Optimierungen

Amt 22 - Aufbauorganisation

5Amt 22 als Finanzbuchhaltung

1. Einführung des NKF mit der Wahrnehmung neuer Aufgaben

Jahresabschluss mit Bilanz, Ergebnis- und Finanzrechnung

§§ 95 GO, 37 – 48 GemHVO

Erfassung und Nachweisung der Vermögensgegenstände

§§ 91 GO, 32 – 35 GemHVO

Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

§§ 95 Abs. , Satz 1 GO, 27 Abs. 1 GemHVO

Anlage und Pflege der Geschäftspartnerstammdaten

Amt 22 - Aufbauorganisation

6Amt 22 als Finanzbuchhaltung

2. Abbau einer Führungsebene Bisher 5 Sachgebiete Neu 3 Abteilungen

3. Changemanagement/Optimierungen Bildung eines Forderungsmanagements mit Mahnwesen und

Vollstreckung Errichtung eines Kontenverbundes zur Abwicklung des

Zahlungsverkehrs für alle wie Eigenbetriebe geführten

Einrichtungen

Amt 22 - Aufbauorganisation

7Amt 22 als Finanzbuchhaltung

Rahmenbedingungen

1. Rechtliche Bestimmungen

2. Organisatorische Aspekte

3. Einführungszenario für das Neue Kommunale Finanzmanagement

Amt 22 - Aufbauorganisation

8Amt 22 als Finanzbuchhaltung

1. Rechtliche Bestimmungen, insbesondere

Trennung von Rechnungsprüfung/Feststellung des Zahlungsanspruchs und Zahlungsabwicklung, § 93 Abs. 4 GO

Trennung von Zahlungsabwicklung und Buchführung , § 30 Abs. III GemHVO

Zur Zahlungsabwicklung gehören nach § 30 Abs. 1 GemHVO

• Annahme von Einzahlungen, Leistung von Auszahlungen

• Verwaltung der Finanzmittel

• Mahnwesen und Zwangsvollstreckung

Amt 22 - Aufbauorganisation

9Amt 22 als Finanzbuchhaltung

2. Organisatorische Aspekte

Sicherheit der Finanzbuchhaltung/des Rechnungswesens

• zentrale Erfassung und Pflege der Stammdaten

• Vieraugenprinzip

Bündelung von Aufgaben mit Verzahnungen, z.B.

• Hauptbuch und Abschlüsse

ausgewogene Leitungsspannen

Amt 22 - Aufbauorganisation

10Amt 22 als Finanzbuchhaltung

3. Einführungszenario für das Neue Kommunale Finanzmanagement

Pilotweise Einführung, dadurch Parallelbetrieb

Übergangsregelungen

Einführungprobleme

Amt 22 - Aufbauorganisation

11Amt 22 als Finanzbuchhaltung

Amt 22Finanzbuchhaltung

Abteilung 22.100

Abschlüsse/Hauptbuch/

Kreditorenbuchhaltung

Abteilung 22.200

Debitoren-/Anlagenbuchhaltung

Abteilung 22.300

Forderungsmanagement,Vollstreckung,

Zahlungsverkehr

Zwischenabschlüsse, Jahresabschluss,Hauptbuch

Kreditorenbuchhaltung,zentrale Rechnungsprüfung

DV-Verfahren, Registratur,zentraler Rechnungseingang

Anlagenbuchhaltung

Debitorenbuchhaltung,Mietbuchhaltung, fremde Fibu-Geschäfte

Kamerale Buchhaltung für Dez. 1, Amt 21 nur Einzelplan 8 und 9,Amt 22,Dez. 3, 4 und 8, einschl. MahnwesenKamerale Buchhaltung für die Altenpflegeumlage einschl. Mahnwesen

Forderungsmanagement/Vollstreckungsfälle, zentrale Insolvenzstelle

Forderungsmanagement/Mahnwesen nur NKF,Zahlungsverkehr,zentrale Kreditoren- undDebitorenstammdatenpflege

Amt 22 - Aufbauorganisation

12Amt 22 als Finanzbuchhaltung

Ausblick

Modifizierung des Vollstreckungsverfahrens

Einführung einer Vollstreckungssoftware

Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Einführung der automatisierten Avisbearbeitung

Einführung des E-Billing

verstärkte Beteiligung in Projekten zur Einführung von

Fachverfahren

Amt 22 - Aufbauorganisation

13Amt 22 als Finanzbuchhaltung

Vielen Dank für

Ihre Aufmerksamkeit

Amt 22 - Aufbauorganisation

14Amt 22 als Finanzbuchhaltung