Die Aufbauorganisation des Amtes 22

nach der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements

Vortrag im Ausschuss für Personal und Allgemeine Verwaltung am 11.09.2006

Amt 22 - Aufbauorganisation

2Amt 22 als Finanzbuchhaltung

Inhalt

1. Ausgangslage kamerale Organisation

2. Anlass für die Neuorganisation

3. Rahmenbedingungen

4. Neue NKF-Organisation

5. Ausblick

Amt 22 - Aufbauorganisation

3Amt 22 als kamerale Kasse

Amtsleitung

Sachgebiet 2211zentrale Dienste

Sachgebiet 2214OE 4, 8, 61

Sachgebiet 2215Ämter 71, 72

Sachgebiet 2213OE 0, 1, 2 8

Sachgebiet 2212Vollstreckung

Bankbuchhaltung

Barkasse/ Wertegelass

Überweisungsstelle

DV-Kassenverfahren

Zentrale Stelle

Registratur/ Poststelle

Vollstreckung öffentl.-

rechtl. Forderungen

zentrale Insolvenzstelle

Buchhaltung Debitoren

Buchhaltung Kreditoren

Kontenpflege

Mahnungen

Abrechnungskonten für

HPH´s und Kliniken

Tagesabschluss

Amt 22 - Aufbauorganisation

4Amt 22 als Finanzbuchhaltung

Anlass für die Neuorganisation

1. Einführung des NKF mit der Wahrnehmung neuer Aufgaben

2. Wegfall einer Führungsebene

3. Changemanagement/Optimierungen

Amt 22 - Aufbauorganisation

5Amt 22 als Finanzbuchhaltung

1. Einführung des NKF mit der Wahrnehmung neuer Aufgaben

Jahresabschluss mit Bilanz, Ergebnis- und Finanzrechnung

§§ 95 GO, 37 – 48 GemHVO

Erfassung und Nachweisung der Vermögensgegenstände

§§ 91 GO, 32 – 35 GemHVO

Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

§§ 95 Abs. , Satz 1 GO, 27 Abs. 1 GemHVO

Anlage und Pflege der Geschäftspartnerstammdaten

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6Amt 22 als Finanzbuchhaltung

2. Abbau einer Führungsebene Bisher 5 Sachgebiete Neu 3 Abteilungen

3. Changemanagement/Optimierungen Bildung eines Forderungsmanagements mit Mahnwesen und

Vollstreckung Errichtung eines Kontenverbundes zur Abwicklung des

Zahlungsverkehrs für alle wie Eigenbetriebe geführten

Einrichtungen

Amt 22 - Aufbauorganisation

7Amt 22 als Finanzbuchhaltung

Rahmenbedingungen

1. Rechtliche Bestimmungen

2. Organisatorische Aspekte

3. Einführungszenario für das Neue Kommunale Finanzmanagement

Amt 22 - Aufbauorganisation

8Amt 22 als Finanzbuchhaltung

1. Rechtliche Bestimmungen, insbesondere

Trennung von Rechnungsprüfung/Feststellung des Zahlungsanspruchs und Zahlungsabwicklung, § 93 Abs. 4 GO

Trennung von Zahlungsabwicklung und Buchführung , § 30 Abs. III GemHVO

Zur Zahlungsabwicklung gehören nach § 30 Abs. 1 GemHVO

• Annahme von Einzahlungen, Leistung von Auszahlungen

• Verwaltung der Finanzmittel

• Mahnwesen und Zwangsvollstreckung

Amt 22 - Aufbauorganisation

9Amt 22 als Finanzbuchhaltung

2. Organisatorische Aspekte

Sicherheit der Finanzbuchhaltung/des Rechnungswesens

• zentrale Erfassung und Pflege der Stammdaten

• Vieraugenprinzip

Bündelung von Aufgaben mit Verzahnungen, z.B.

• Hauptbuch und Abschlüsse

ausgewogene Leitungsspannen

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10Amt 22 als Finanzbuchhaltung

3. Einführungszenario für das Neue Kommunale Finanzmanagement

Pilotweise Einführung, dadurch Parallelbetrieb

Übergangsregelungen

Einführungprobleme

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11Amt 22 als Finanzbuchhaltung

Amt 22Finanzbuchhaltung

Abteilung 22.100

Abschlüsse/Hauptbuch/

Kreditorenbuchhaltung

Abteilung 22.200

Debitoren-/Anlagenbuchhaltung

Abteilung 22.300

Forderungsmanagement,Vollstreckung,

Zahlungsverkehr

Zwischenabschlüsse, Jahresabschluss,Hauptbuch

Kreditorenbuchhaltung,zentrale Rechnungsprüfung

DV-Verfahren, Registratur,zentraler Rechnungseingang

Anlagenbuchhaltung

Debitorenbuchhaltung,Mietbuchhaltung, fremde Fibu-Geschäfte

Kamerale Buchhaltung für Dez. 1, Amt 21 nur Einzelplan 8 und 9,Amt 22,Dez. 3, 4 und 8, einschl. MahnwesenKamerale Buchhaltung für die Altenpflegeumlage einschl. Mahnwesen

Forderungsmanagement/Vollstreckungsfälle, zentrale Insolvenzstelle

Forderungsmanagement/Mahnwesen nur NKF,Zahlungsverkehr,zentrale Kreditoren- undDebitorenstammdatenpflege

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12Amt 22 als Finanzbuchhaltung

Ausblick

Modifizierung des Vollstreckungsverfahrens

Einführung einer Vollstreckungssoftware

Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Einführung der automatisierten Avisbearbeitung

Einführung des E-Billing

verstärkte Beteiligung in Projekten zur Einführung von

Fachverfahren

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13Amt 22 als Finanzbuchhaltung

Vielen Dank für

Ihre Aufmerksamkeit

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14Amt 22 als Finanzbuchhaltung