WILKEN INFORMATIONSMANAGEMENT GMBH Wilken ECM | BPM | OCR Mai 2015 V 1.20

WILKEN INFORMATIONSMANAGEMENT GMBHWILKEN ECM | BPM | OCR

Mai 2015V 1.20

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Erfassung Verwaltung Verteilung Bereitstellung

LÖSUNGSPORTFOLIOUM WAS GEHT ES BEIM INFORMATIONSMANAGEMENT?

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Wilken ECM Suite

WAS IST DIE ZIELVORSTELLUNG

Angebot

Automatische Archivierung aus führenden System

Journal Zeichnung

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LÖSUNGSVORSTELLUNG WILKENDOKUMENTENANZEIGE AUS FÜHRENDEM SYSTEM

Weitere Applikationenvia XML-API / WebServices

Wilken ECM Suite

E-Mail Office

Angebot

Anwender findet anwendungsübergreifend in dem für ihn führenden System

pio CAD

CRM

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ARCHITEKTUR

TCP/IP

Wilken ECM Client

Applikationenvia WS, API

Wilken ECM SCAN

Wilken ECM Server

Storage- verschlüsselt- komprimiert

Storage- BOS (TR-ESOR)- HP iCAS- NetApp- IBM TSM- Silent Cube- EMC- Hitachi- FileLock

Datenbank

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WILKEN ECM

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WILKEN ECM SERVER

• Windows-basierendes DMS-/Archiv-System• In 3 Sprachen verfügbar (Deutsch, Englisch, Französisch, waA.)• Windows Office / Windows 7 Look-And-Feel• Unterstützt Compliance-Systeme (EMC, NetApp, FILELOCK, usw.) • Voraussetzung MS SQL-Server 2008, Windows Server 2008,

Win XP SP3, Oracle 11i) (oder neuere Versionen)• Microsoft ADS-Benutzer/Gruppen Import• Rollenbasierte Zugriffsberechtigungssteuerung• Volltextsuche über PDF, PDF/A, Office (doc, docx, ppt, pptx, xls,

xlsx, msg, txt, tiff (MS Office 2007)) usw. (Microsoft iFilter-Technologie)• Dokument-Versionierung / LifeCycle• Unterstützung mehrsprachiger Definitionen• Aufzeichnungen aller Zugriffe möglich• Optional verschlüsselte Dokumentablagen• Annotationssupport (änderbar durch Alle, Ersteller)• Digitale Signaturen (Dokumente können bei Ablage mittels Zertifikat digital

signiert werden, importieren von externen Signaturen)• Integriertes Vorgangsmanagement• AddOn‘s wie Digitale Akte oder SearchCenter

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WILKEN ECM CLIENT

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WILKEN ECM CLIENT – DIGITALE SIGNATUREN

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WILKEN ECM MS OFFICE INTEGRATION

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WILKEN ECM COLD

Wilken ECM COLD• Konvertierung von Druckdateien (z.B. über i5.Spool) nach PDF, PDF/A oder nach AFP• Unterstützt Datenströme wie AFPDS, IPDS, SCS oder PCL• Auftrennen von Druckdaten in Dokumente• Extrahieren von Indexwerten• Einmischen von zusätzlichen Ressourcen

(z.B. PDF als Overlay hinzufügen)• Umfangreiche Scripting Möglichkeiten (JavaScript)

Wilken ECM COLD Designer• Interaktive Definition von Metadaten/Umbruchkriterien• Interaktive Ausführung/Test von durchgef. Profilierung• Integration von NotePad++ als ScriptEditor• Visuelle Unterstützung von JavaScript-Sprache (Highlighting)

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WILKEN ECM COLD

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WILKEN ECM BATCH

• Import von Dokumenten im Stapelbetrieb• Wiederanlauf von unterbrochenen Stapeln• Stapelorientierte Reindexierung von Dokumenten• Einbindung Betriebssystemaufrufe (externe Prozesse)• Unterstützung von dig. Signaturen bei Import

(Bei Import signieren, externe Signaturen mit Dokument verlinken)• Versionierung von Dokumenten während Import• Import/Versionierung von Digitalen Aktendaten• Abgleich von digitalen Aktendaten• Zeitgesteuerter Aufruf bestimmter Stapel• Kontrolle der ausgeführten Stapel• Detaillierte Informationen über Ablauf• Konvertierung von Dateiformaten in Zusammenarbeit mit

Wilken ECM COLD• Importfilter für Wilken ECM, SAP Dokumentverlinkung

und Microsoft MOSS/WSS• Voraussetzung: MS SQL Server 2008

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WILKEN ECM SCAN

• Stapelorientiertes Massenscanning• Unterstützt von ISIS und TWAIN-Scanner• Barcode/OCR-Erkennung • Scanning ab Dateisystem• Automatische Belegzuweisung auf Basis Barcode• Zeitgesteuerte Ablage• Indexwerteabgleich mit externen Tabellen oder i5-Programm• Ablagefilter zu Wilken ECM, SAP-Verlinkung, Microsoft

SharePoint/WSS• Übergabe der Dokumente an FreeFormStar /FreeForm zur

automatischen Inhaltsindexierung• Zuschneiden von eingescannten Seiten• Eliminierung von Leerseiten• Einbindungen eigener Indexierungsschnittstellen

(.NET-Assemblies)• Kann auch unter Citrix betrieben werden

(Scanarbeitsplätze werden über TWAIN-Redirection angebunden, kein ISIS)

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• Voraussetzung: • ISIS oder Twain-fähiger Scanner• Windows 32-Bit XP, Vista• unter Citrix: Windows Client oder Windows XPE,

• Scanner wird über Twain-Redirection angebunden

WILKEN ECM SCAN

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WILKEN ECM WEB-UND MOBILE-CLIENT

RIA/ WEB• Internet Browser basierende Dokumentsuche/Anzeige• Optional: Umsetzung von AFP, TIF, GIF, JPG, BMP-Formate in PDF

Wilken ECM RIA• Neuentwicklung auf Basis Microsoft Silverlight 5.0 und wird zukünftig zum DMS-Client erweitert• Zur Zeit nur Dokumentsuche möglich• Unterstützung von Suchordner, vorbelegte Sucheigenschaften• Voraussetzung RIA-Client:

• Internet-Browser mit Silverlight 5.0Wilken ECM WEB• ASP.NET basierender WebClient (Dokumentsuche)• Einbindung über URL in Drittanwendungen• Voraussetzung WEB-Client:

• Internet-Browser (getestet wurden IE und Firefox)Mobile Geräte• moderne HTML5 Anwendung erlaubt Suche und Anzeige

mit iPad, iPhone, Android, Windows Phone usw.

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WILKEN ECM RIA CLIENT

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WILKEN ECM WEBSERVICE

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XMLAPIWILKEN ECM WEBSERVICE / XMLAPI

• Einfache Integration von Wilken ECM in Drittanwendungen• Aufruf über Monitor oder direkt über XMLAPI-Schnittstelle• Einfaches Kommunikationsmodell über XML-Telegramme • COM/DCOM-fähige Komponente• Kann als Assembly in .NET-Anwendungen integriert werden• XMLAPI-Komponenten müssen auf Client-Rechner

installiert werden• WebServices• SOA-Architektur• Kann grundsätzlich in jede Anwendung integriert werden,

welche WebService-Aufrufe unterstützt• WebService-Schnittstelle wird laufend mit neuen

Funktionen erweitert• Keine Client-Installation notwendig

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WILKEN ECM i5.SPOOL / i5.API

Wilken ECM i5.Spool • IBM AS/400 Druckdatenarchivierung• Bereitstellung von Druckdaten für COLD• SCS, IPCS, AFPDS und PCL werden unterstützt• Externe Ressourcen wie Overlays, Page-Segmente

werden revisionssicher eingebettet• Kontrolle über bereitgestellte und erfolgreich archivierte

IBM i5 Druckdateien• Automatische Reorganisation von archivierten Druckdateien• Erzeugung von Druckdateikopien für ArchivierungWilken ECM i5.API• Aufruf von Wilken ECM Client (XMLAPI)-Funktionen ab i5• z.B. Dokumentsuche ab i5 auf lokaler Arbeitsstation aufrufen• z.B. Dokumente ab i5 einscannen mit Übergabe von Indexwerten• z.B. Dateiimport ab i5 starten mit Übergabe von Indexwerten• 5250 ScreenScraping (Voraussetzung IBM Client Access)• Direkte Kommunikation über TCP/IP – keine Drittkomponenten

i5 wie auch PC-seitig notwendig• Voraussetzung: IBM OS/400 V5R4 oder höher

WILKEN ECM i5 API

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INTEGRATION IN MS-SHAREPOINT

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Wilken ECM Suite als Archivierungs-Backend• Standardintegration• Millionen von Dokumenten in gesetzeskonform

elektronisch in bewährtem Archivsystem ablegen• Dokumente verschieben (in SharePoint löschen)• Interaktive und stapelorientierte Arbeitsweise• Standardisierte Suche und Verwendung von Wilken ECM

Dokumenten in Microsoft SharePoint• Standardintegration über Business Connectivity Services (BCS)• Mapping Service• Berechtigungen

SharePoint Integrationslösungen Wilken ECM RIA Web Client in SharePoint WebParts für diverse Anforderungen Wilken ECM Funktionen zu 100% als Web Services Kundenindividuelle Lösungen

SHAREPOINT CONNECTOR

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SHAREPOINT CONNECTOR

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SHAREPOINT CONNECTOR

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E-MAIL-ARCHIVIERUNG

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ELEKTRONISCHE AUFBEWAHRUNG

IST PFLICHT

NACH GOBD (FRÜHER GDPDU)

Mail-Server- Performance- SOX, EuroSOX

- Keine Akteneinbindung

Mail-Client- GoBD konform im Kontext- Mitarbeitereinbindung

- Für „alle“ sichtbar in Akte

Wer sieht was ? Berücksichtigung Postgeheimnis

E-MAIL-ARCHIVIERUNG UNTERSCHIEDLICHE ANSÄTZE

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WILKEN ECM OUTLOOK INTEGRATION / EXCHANGE INTEGRATIONE-MAIL-ARCHIVIERUNG

Interaktive Ablage von Outlook E-Mails• Ablage als *.msg- oder PDF-Datei• Ablage der ausgehenden E-Mail bei „Senden…“• Umwandlung von Nachricht und Anhänge in PDF und Zusammenführen

zu 1 PDF-Dokument (Voraussetzung PDF Druckertreiber)• Anhänge können als einzelne Dokumente abgelegt werden• Verknüpfung von E-Mails zu Anhängen• Definierbar, ob nach Ablage Verknüpfung zu Wilken ECM

Dokument gemacht wird (nach Ausräumen des E-Mails)

Exchange.Mailbox und Journal• Server-basierende Übernahme• Konfigurationsanwendung für Administratoren• Journalisierung (für Compliance-Zwecke)

• alle ein-/ausgehenden E-Mails• Standardschnittstelle von Microsoft

• Postfächer (für Prozesszuordnung)• Übernahme E-Mails nach Kriterien• automatisierte Indizierung (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Größe usw.)• indiv. Module (z.B: für Zuordnung Kunde)

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E-MAIL-ARCHIVIERUNG OUTLOOK E-MAIL-ABLAGE

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E-MAIL-ARCHIVIERUNG

• Automatische und interaktive Ablage aus beliebigen Notes-Datenbanken• Auswahlmöglichkeit

• nur Notes-Dokumente• nur Anhänge• beides

• Detaillierte Protokollierung der Exportläufe• Einfache Konfiguration mittels Konfigurationsprofilen• Individuelle Zeitsteuerung

• Zeitpunkt oder Schedule

WILKEN ECM NOTES ARCHIVER

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E-MAIL-ARCHIVIERUNG

Anwendungsmöglichkeiten

• Intelligente Suche (thematisch, synonym, mehrsprachig) • Langfristige Archivierung von Notes-Dokumenten und deren Anhänge• Entlastung von Notes-Datenbanken

Ablage ins Dateisystem

Mailarchivierung ist in folgenden Varianten möglich:

• Regelbasierte Archivierung vor Zustellung im Postfach Compliance nach Zustellung im Postfach qualifizierte Nachindexierung durch Benutzer möglich !

• Interaktive Archivierung nach Zustellung im Postfach qualifizierte Indexierung durch Benutzer möglich

WIKEN ECM NOTES ARCHIVER

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E-MAIL-ARCHIVIERUNG

Technik

• Implementierung als native Domino Lösung KEINE Clientinstallation

• direkte TCP/IP Kommunikation• alle Domino Server und Client Versionen ab 7.0.2• Unterstützung Domino Clusterumgebung• KEINE zusätzlichen Archiver und Datenbank Server notwendig (Budget und Wartung)• Single Instance Archivierung• Optionale PDF Konvertierung von Dokument und / oder Anhängen (erfordert Windows Gateway)

WILKEN ECM NOTES ARCHIVER

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WILKEN ECM NOTES ARCHIVER - INTERAKTIVE ARCHIVIERUNGE-MAIL-ARCHIVIERUNG

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E-MAIL-ARCHIVIERUNGWILKEN ECM NOTES ARCHIVER - NACHINDEXIERUNG

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E-MAIL-ARCHIVIERUNGWIKEN ECM NOTES ARCHIVER

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BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

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WILKEN BPM SUITE

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Erfassung Belegerkennung Digitale Prozesse ERP / Fibu

Dispo Kontieren Genehmigen

Workflow-Start

Validierung

Datenabgleich

OCR-Verarbeitung

Bildaufbereitung

Klären Differenzen u. a.

Ref

eren

zdat

en

Rechnung ohne Bestellungen

Rechnung mit Bestellungen

Wilken ECM / Rechnungseingangsbuch

WILKEN BPM DIGITALE RECHNUNGSPRÜFUNG

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GOBS-ZERTIFIKAT

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BARC - FACHSTUDIE