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Folie 1
Modul: Prozessmanagement
QM/EVS
Folie 2
Ziele der
Veranstaltung:
Am Ende der Veranstaltung …
1. …ist den TN der Zusammenhang zwischen SQV, Zielvereinbarungen, Projektmanagement und Prozesssteuerung ihrer Schulen deutlich.
2. …haben die TN Prozesse an ihren Schulen identifiziert, geordnet und priorisiert.
3. …haben die TN exemplarisch einen Prozess an ihren Schulen modelliert.
4. … haben die TN einen Einblick in ViFlow zur Modellierung ihrer Prozesse erhalten.
5. …haben die TN nächste Schritte in ihren Schulen geplant.
Folie 3
Zielvereinbarungs-
prozess
Folie 4
QmbS-RLP
Folie 5
QM-Handbuch
- Ziele
- Kriterien
- Indikatoren
SQV
- Maßnahmen
- Arbeitspakete
- Projektmanagement-
tools
PROJEKT-
MANAGEMENT
- Prozessland-
karte
- Prozessbe-
schreibung
- Prozess-
modellierung
PROZESS-
MANAGEMENT
Folie 6
Führungsprozesse
Schulprofil-
management
Qualitäts-
management
Personal-
management
Investitions- und
Ressourcen-
management
Informations- und
Kommunikations-
management
Kernprozesse
Bildungsgangarbeit Erziehungsarbeit Beratungsarbeit
Unterstützungsprozesse
Bildungsgang-
management
unterstützen
Qualitäts-
management
unterstützen
Personal-
management
unterstützen
Investitions- und
Ressourcen-
management
unterstützen
Informations- und
Kommunikations-
management
unterstützen
Vorgegebener Gestaltungsrahmen durch PLK
Prozesslandkarte
Folie 7
Folie 8Fachtagung EQuL
„Frag besser die anderen,
ich weiß auch nicht, wie das geht…“
Prozessmanagement
Warum?
Wie?
Womit?
Folie 9Fachtagung EQuL
Probleme schulischer Prozesse
• Beteiligte kennen ihre Rolle im Prozessverlauf nicht genau
• Der Zugriff auf Informationen fehlt (Geheimwissen, Einzelkämpfertum)
• Aufgaben werden doppelt, gar nicht oder fehlerhaft erledigt
Folie 10Fachtagung EQuL
Reaktionen
• „Das Problem haben wir schon immer, das ist normal“
• „Mir fehlen die nötigen Informationen“
• „Ich weiß nicht wer dafür zuständig ist“
• „Habe keine Zeit mich damit zu beschäftigen“
Folie 11Fachtagung EQuL
Weil auf diese Weise personelle und zeitliche Ressourcen verschwendet werden, brauchen wir:
Prozessmanagement
Folie 12Fachtagung EQuL
Ein Prozess…
• Ist eine Abfolge einzelner Aktivitäten
• Hat einen klar definierten Anfang und ein Ende
• Verdeutlicht Aufwand und Ergebnis
• Erfordert das Zusammenwirken mehrerer Organisationseinheiten (Rollen) einer Schule
Folie 13Fachtagung EQuL
Durch Prozessmanagement…
werden schulische Prozesse
• identifiziert und benannt
• gestaltet und dokumentiert
• in der Realität durchgeführt und überwacht
• evaluiert
Fragen:
• „Mache ich die richtigen Dinge?“
• „Mache ich die Dinge richtig?“
Folie 14Fachtagung EQuL
Prozessmanagement soll…
• Mitarbeitern Klarheit über ihre Tätigkeiten verschaffen
• Arbeitsabläufe optimieren
• Wissen konservieren
• Zeitaufwand verringern
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter an Schulen erleichtern
Folie 15Fachtagung EQuL
Prozessmanagement soll...
• (Rechts-)Sicherheit erhöhen
• Schwachstellen in Prozessen identifizieren und beseitigen
• den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess ermöglichen
Folie 16Fachtagung EQuL
Für Prozessmanagement
braucht man…
• Eine Prozesslandkarte
• Die Zuordnung und Priorisierung von Einzelprozessen
• Möglichst viele ausgestaltete Einzelprozesse
• Die Bereitschaft zur Evaluation der Prozesse
Folie 17Fachtagung EQuL
Wie können Prozesse
beschrieben werden?
• Fließtexte
• Unterpunktierte Texte
• Tabellen
• Grafische Darstellungsweise
• Darstellung in „Schwimmbahnen“
Folie 18Fachtagung EQuL
Wie können Prozesse
beschrieben werden?
• So kurz wie möglich („Weniger ist mehr“)
• Einfache Darstellungsweise, trotzdem eindeutig
• Formulare und Checklisten hinterlegen, die selbsterklärend sind (mitgeltende Unterlagen)
• Mit Subprozessen arbeiten
Folie 19Fachtagung EQuL
Welche Prozesse
werden beschrieben?
Zunächst Konzentration auf Prozesse, die:
• man auch klar beschreiben kann
• eine größere Anzahl von Mitarbeiter/innen betreffen
• von allen oder einigen Prozessbeteiligten nur relativ selten durchgeführt werden
Folie 20Fachtagung EQuL
Wirkung von
Prozessmanagement
Prozess-
management
Folie 21Fachtagung EQuL
Prozesslandkarte für
EQuL-Schulen
Bei der Konzeptionierung der Prozesslandkarte für EQuL Schulen wurden…
• …bereits bestehende Prozesslandkarten analysiert
• …die Aufteilung in Führungs- Unterstützungs-und Kernprozesse als Standard beibehalten
• …die praktische Handhabung berücksichtigt
• …die Möglichkeit der Anpassung der Teilprozesse berücksichtigt
Folie 22Fachtagung EQuL
Aufbau der Prozessstruktur
In Anlehnung an die geltendenQM-Konventionen unterscheiden wir drei Prozesskategorien:
Folie 23Fachtagung EQuL
Prozesslandkarte für EQuL-
Schulen
In der Führungsprozess-Ebene werden folgende Prozessgruppen unterschieden:
Management von Führungsprozessen
Qualitäts-
management
Schulprofil-
management
Investitions-
und
Ressourcen-
management
Personal-
management
Informations- u.
Kommunikations-
management
Folie 24Fachtagung EQuL
Prozesslandkarte für EQuL-
Schulen
In der Unterstützungsprozess-Ebene werden folgende Prozessgruppen unterschieden:
Management von Unterstützungsprozessen
Qualitäts-
management
unterstützen
Bildungsgang-
management
unterstützen
Investitions- u.
Ressourcen-
management
unterstützen
Personal-
management
unterstützen
Informations- u.
Kommunikations-
management
unterstützen
Folie 25Fachtagung EQuL
Prozesslandkarte für EQuL-
Schulen
In der Kernprozess-Ebene werden folgende Prozessgruppen unterschieden:
Management von Kernprozessen
ErziehungsarbeitBildungsgangarbeit Beratungsarbeit
Folie 26
Prozesslandkarte für
EQuL-Schulen
Management von Führungsprozessen
Qualitäts-
management
Schulprofil-
management
Investitions-
und
Ressourcen-
management
Personal-
management
Informations- u.
Kommunikations-
management
ErziehungsarbeitBildungsgangarbeit Beratungsarbeit
Management von Kernprozessen
Management von Unterstützungsprozessen
Qualitäts-
management
unterstützen
Bildungsgang-
management
unterstützen
Investitions- u.
Ressourcen-
management
unterstützen
Personal-
management
unterstützen
Informations- u.
Kommunikations-
management
unterstützen
Folie 27
Arbeitsauftrag
Die folgende Abbildung der Prozesslandkarte erhalten Sie in gedruckter Form.
Die Teilprozesse haben nur einen Beispielcharakter und bedürfen noch einer Ergänzung an Ihrer Schule.
Schulinterne Arbeitsphase:
Benennen Sie jeweils Einzelprozesse aus der Führungs-, Kern - und Unterstützungsebene.
Priorisieren Sie die identifizierten Prozesse für Ihre Schule.
Folie 28
EQuL-Prozessmodell
Folie 29
Prozesse modellieren
1. Prozessverantwortlichen benennen
• Wer ist letztlich verantwortlich für den reibungslosen Prozessablauf im Schulalltag?
• Wer informiert KollegInnen?
• Wer initiiert und koordiniert in der Zukunft Verbesserungen im Prozess?
EINEN PROZESS MODELLIEREN
Folie 30
2. Einen Namen finden
• Was ist Gegenstand bzw. Ziel des Prozesses? (z. B. „Teamentwicklung fördern“)
EINEN PROZESS MODELLIEREN
Folie 31
3. Start und Ziel des Prozesses festlegen
• Wodurch kommt der Prozess in Gang, was löst ihn aus? (z. B. eine bestimmte Bedingung, Voraussetzung, Entscheidung, Termin)
• Wann bzw. wodurch gilt der Prozess als abgeschlossen?
EINEN PROZESS MODELLIEREN
Folie 32
4. Prozessbeteiligte festlegen
• Wer nimmt welche „Rolle“ im Prozess wahr oder wer ist beteiligt.
• So wenige Rollen wie möglich, aber so viele wie nötig…
• Rollen sollten durch Schulleitungsteam vorgegeben werden. Bsp. Bildungsgangverantwortliche(r)= Eine Rolle, aber mehrere Personen.
EINEN PROZESS MODELLIEREN
Folie 33
5. Prozessschritte festlegen
• Arbeitsschritte zwischen Start und Ende festlegen.
• Schritte so gliedern, darstellen und formulieren, dass der Prozess ohne besondere Vorkenntnisse durchgeführt werden kann.
• Komplexe Abläufe in Unterprozesse auslagern.
EINEN PROZESS MODELLIEREN
Folie 34
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
und
weiterhin viel Erfolg bei der
Modellierung von Prozessen!