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Lean Administration – mehr als nur aufgeräumte Schreibtische
Jörg Hattenbach Rödl & Partner
Thomas Schlag Rödl & Partner
3 © Rödl & Partner 25.02.2016
Viele verstehen unter Lean Administration einen aufgeräumten
Schreibtisch und Office Kanban
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Aber Prozessoptimierung in der Administration stellt in vielen
Branchen Potential zur Reduzierung von Durchlaufzeiten dar
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Die Administration ist ein mehrstufiger Prozess – auch in
produzierenden Unternehmen
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Mit Hilfe einer Prozessanalyse können, wie in der Produktion,
Schwachstellen und Missstände aufgezeigt werden
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Die Ausgangsituation wird in Kennzahlen aus den Bereichen
Kosten, Lieferperformance und Qualität dargestellt
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Die bekannten Verschwendungsarten zeigen sich in ähnlicher
Form auch im administrativen Bereich
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Zum Beispiel stapeln sich Bestände in Form von Aufträgen auf
dem Schreibtisch
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Auftragsinformationen werden oft und mit unterschiedlichen
Medien „transportiert“
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Die Laufwege in der Administration zum Kollegen, zum Drucker
zur Ablage kann man gestalten wie in der Fertigung
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Falsche oder fehlende Informationen sowie Übertragungsfehler
stellen häufige Schwachstellen dar
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Häufig werden ganze Stapel an Informationen weitergegeben.
Hieraus muss die benötigte Information gesucht werden
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Nicht alle Reports, Auswertungen oder Analysen die erstellt
werden, werden auch tatsächlich benötigt – kosten aber Zeit
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Wer kennt es nicht? Die E-Mail Flut die jeden Tag über einen
herein bricht und oftmals gar nicht relevant ist
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Die klassischen Lean Prinzipien aus der Produktion helfen auch
dabei, die Prozesse in der Administration zu optimieren
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Das Pull-Prinzip sowie eine systematische Planung und
Steuerung funktionieren auch in produktionsnahen Prozessen
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Prozesslinien ermöglichen auch in der Administration einen
One-Piece-Flow
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Ein Telefondienst verhindert Unterbrechungen und führt so zu
weniger Fehlern und schnelleren Bearbeitungszeiten
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Standards und Checklisten in Form einer Schablone helfen
dabei Sprachbarrieren schnell zu überwinden
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Prozessspuren verhindern in der Administration Liegezeiten
und führen so zu kürzeren Durchlaufzeiten
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Durch die Anwendung von Lean Management Methoden in der
Administration konnten alle Kennzahlen optimiert werden