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Referenten André Schmid, Director Sales and Consulting ECM, Unic AG Philippe Trinchan, Head Communications, Schweizerischer Nationalfonds Inhalt Beim Schweizerischen Nationalfonds (SNF) kommt Microsofts Office Sharepoint Server (MOSS) als zentrale Plattform für Web Content Management und Collaboration zum Einsatz. Nach dem strategischen Entscheid zugunsten der Sharepoint-Plattform hat der SNF als erstes den Internetauftritt auf MOSS umgesetzt. Es folgten Multisite-Auftritte für nationale Forschungsprojekte zur Zusammenarbeit und zum Informationsaustausch sowie diverse Teilprojekte. Als nächstes Grossprojekt steht die Ablösung des Intranet-Auftrittes und der Filestruktur in eine Collaboration-Lösung an. Im Seminar wird das komplexe Projekt Schritt für Schritt beleuchtet, angefangen von der strategischen Zielsetzung aus Sicht von Business, Anwendern und IT, über die Fortschritte in der strategischen Umsetzung bis hin zur langfristigen Roadmap. Dazu wird im Detail auf die Hürden und Erfolgsfaktoren bei der Einführung eingegangen.
Citation preview
Nutzen einer strategischen SharePoint Plattform
Orbit Zoom Days Konferenz 2009 Philippe Trinchan (SNF), André Schmid (Unic AG) / Zürich 12. Mai 2009
Ihre ReferentenEinleitung
Philippe Trinchan
Leiter Presse + Kommunikation,
Schweizerischer Nationalfonds
André Schmid
Director Sales and
Consulting, Unic AG
© Unic AG | Seite 2
Was sind die Lernziele dieser Präsentation?
› Mehrwert einer zentralen MOSS Plattform am Praxisbeispiel des SNF
› Kulturelle und organisatorische Herausforderungen einordnen können
› Projektvorgehen und Erfolgsfaktoren die eine Plattform erfolgreich machen
› Langfristige Strategie in Einklang mit kurzfristigen Bedürfnissen bringen
Einleitung
© Unic AG | Seite 3
Agenda
› Der Schweizerische Nationalfonds P. Trinchan
› Die Webstrategie des SNF und ihre Ziele P. Trinchan
› Die SharePoint Plattform A. Schmid
› Weitere Bedürfnisse und geplante Ausbauten A. Schmid
› Herausforderungen, Erfolgsfaktoren, Nutzen P. Trinchan & A. Schmid
› Fragen und Diskussion
© Unic AG | Seite 4
„Eine Strategie ist eine in sich stimmige
Anordnung von Aktivitäten, die ein
Unternehmen von seinen Konkurrenten
unterscheidet.“
Porter, 1999
© Unic AG | Seite 5
Der Schweizerische Nationalfonds Die Webstrategie und ihre Ziele
Der Schweizerische Nationalfonds
› Grösste öffentliche Schweizer Institution für Forschungsförderung
› Selbstverwaltungsorgan der Wissenschaft (Privatrechtliche Stiftung)
› Im Auftrag des Bundes (Budget 2009: 620 Mio. CHF)
Über den SNF
© Unic AG | Seite 7
Forschungsförderungspolitik
Der SNF
› fördert die wissenschaftliche Forschung
› investiert in den Nachwuchs
› ermöglicht Forschungsaufenthalte im Ausland
› fördert die internationale Zusammenarbeit
› stärkt die Stellung der Frau in der Forschung
Über den SNF
© Unic AG | Seite 8
Förderungsinstrumente
› Freie Forschung: Projektförderung + Personenförderung
› Orientierte Forschung: Forschungsprogramme (14 NFP, 20 NFS)
› Internationale Zusammenarbeit
› Wissenschaftliche Tagungen
› Publikationsbeiträge
Über den SNF
© Unic AG | Seite 9
Einordnung der WebstrategieWebstrategie SNF und ihre Ziele
SNF Gesamtstrategie
StrategieÖffentlichkeitsarbeit
Webstrategie
© Unic AG | Seite 11
Öffentlichkeitsarbeit: Strategie
› Gesellschaftliche und politische Legitimation der Institution und Positionierung
› Eine nachhaltige Entwicklung der Wissenschaft stützt sich auf eine kritische
Öffentlichkeit
› Rasante Entwicklung der Forschung sowie deren soziale, wirtschaftliche und
ethische Auswirkungen verständlich machen
› eine kohärente Kommunikationspolitik in einem dynamischen Umfeld ausüben
Webstrategie SNF und ihre Ziele
© Unic AG | Seite 12
Öffentlichkeitsarbeit: Ziele / Botschaften
› Gesellschaftliche Legitimation: gesellschaftliche Auseinandersetzung mit der
Forschung
› Politische Legitimation: die Interessen der Forschung vertreten
› Institutionelle Legitimation: SNF als kompetente, transparente Institution
positionieren
› «Kundenbeziehung»: den SNF als kompetenten, effizienten und unparteiischen
Dienstleister für verschiedene Zielgruppen innerhalb der Forschungsgemeinschaft
positionieren
Webstrategie SNF und ihre Ziele
© Unic AG | Seite 13
Öffentlichkeitsarbeit: Dialoggruppen
› Bildungs-, Forschungs- und Innovationsbereiche
› Forschende
› Medien
› Politik/Behörden
› Forschungsinteressierte Teile der Öffentlichkeit
› Breite Öffentlichkeit
› Interne Ebene (Miliz)
Webstrategie SNF und ihre Ziele
© Unic AG | Seite 14
Öffentlichkeitsarbeit: Leitlinien
› Qualitätsstandards, wie: fachlich, seriös, dialogbereit, usw.
› Kontinuität & Aktualität
› Soweit wie möglich zielgruppengerecht und interaktiv
› usw.
Webstrategie SNF und ihre Ziele
© Unic AG | Seite 15
Öffentlichkeitsarbeit: Portfolio
› Integrierte Kommunikation: (interne/externe)
› 3-sprachig de, fr, en
› Printmedien: Horizonte, Jahresbericht, Porträt
› Medienarbeit
› Events, Projekte, Umsetzungsaktivitäten, usw.
› Webbasierte Öffentlichkeitsarbeit
Webstrategie SNF und ihre Ziele
© Unic AG | Seite 16
Webstrategie: eine webbasierte Öffentlichkeitarbeit
› Verbesserung der Kommunikation mit den Zielgruppen (insb. Forschenden, BFI-
Interessierten) und des Informationsaustausches (Interaktion, Transaktion,...)
› Web als wichtige Komponente einer integrierten und integrativen Kommunikation
(Medienarbeit, „Crossmedia“, Ausschreibungen, usw.)
› Internetspezifische Kommunikation: Newsmanagement (News, pull/push,
Newsletter/Service), Service für Forschende, Dossiers
› Kohärenz, Kongruenz, Synergien (zB Multisite), Wirkungs- und Effizienzsteigerung
› Richtung Crossmedia ? E-Communities / Social & Interest Networks ?
Webstrategie SNF und ihre Ziele
© Unic AG | Seite 17
Ziele Webprojekt
› Alle webbasierten Anwendungen sind einer Gesamtstrategie untergeordnet und
einheitlich umgesetzt
› Die Geschäftsprozesse sind online unterstützt und deren Applikationen optimal
integriert
› CMS: zentrales Tool, dezentrale Bedienung, zeitunabhängig, Qualitätssicherung
› Schnell optisch und strukturell veränderbar
› Einheitlichkeit der Kommunikationsstrategie
› Einheitlichkeit im Auftritt (Design, Navigationskonzept, „Multisite“)
› Einheitlichkeit in der Technologie (CMS)
Webstrategie SNF und ihre Ziele
© Unic AG | Seite 18
Die SharePoint PlattformGestern – Heute – Morgen
SNF WeblandschaftDie SharePoint Plattform
© Unic AG | Seite 20
Internet
Applikationen
- Gesuchs Administration
- Projekt Datenbank
IntranetExtranet (NFP / NFS)
für Milizorgane
Presse
Forscher Experte
Privat
Zielgruppen, Bedürfnisträger, AnsprücheDie SharePoint Plattform
© Unic AG | Seite 21
Instant Messaging
Blogs
Wikis
Communities
Collaboration
Management IT
Forschende, Stipendiaten
Presse, Private
Autoren, Redaktoren
- Einfach
- Projektarbeit
- Selbständig
- Informativ
- Intuitiv
- Aktuell
- Bekanntheit
- Kommunikation
- Erscheinung
- Einfach
- 1x erfassen
- Prozesse
- Integration
- Wartung, Support
- Standard
„Eine Strategie ist ein längerfristig
ausgerichtetes planvolles Anstreben einer
vorteilhaften Lage oder eines Ziels.“
Wikipedia
© Unic AG | Seite 22
Rollende Strategie mit Abgleich und Rückschluss UmsetzungDie SharePoint Plattform
© Unic AG | Seite 23
Umsetzung
• Kosten / Nutzen
• Priorisierung
• Planung
(kurz-, mittel-, langfristig)
Instant Messaging
Blogs
Wikis
Communities
Collaboration
Management IT
Forschende, Stipendiaten
Presse, Private
Autoren, Redaktoren
- Einfach
- Projektarbeit
- Selbständig
- Informativ
- Intuitiv
- Aktuell
- Bekanntheit
- Kommunikation
- Erscheinung
- Einfach
- 1x erfassen
- Prozesse
- Integration
- Wartung, Support
- Standard
Webstrategie
Aufbau der PlattformDie SharePoint Plattform
© Unic AG | Seite 24
Infr
a-
stt
ruktu
rA
pplik
ation
Fro
nte
nd
SharePoint
Basisdienste mit Customizing
80%
SharePoint Grundinstallation, Datenbank,
Backup, Deployment, Test-Stage-Produktion
SharePoint mit
individuellen
Erweiterungen
20%
NFPSNF.ch News-
letter
WeitereSpeziell
Vergleich Früher – Jetzt Die SharePoint Plattform
© Unic AG | Seite 25
Früher
› www.snf.ch
› eigenes Design, eigenes System,
kein CMS, Anpassungen aufwendig
› Weitere Sites (NFP, NFS)
› keine Design- und Systemvorgaben
› keine Austauschmöglichkeiten für
Forschungsgruppen
› aufwendig in Erstellung und Unterhalt
› Integrierte Kommunikation
› kein integrierter Newsletter-Service
Vergleich Früher – Jetzt Die SharePoint Plattform
Jetzt
› www.snf.ch
› zentrales CMS auf SharePoint
› Weitere Sites (NFP, NFS)
› bauen auf snf.ch auf (Multisite-
Konzept)
› haben Zusammenarbeitsbereiche für
Forschende (Extranet)
› Integrierte Kommunikation
› Newsletter in Erscheinung und
Sprache integriert
© Unic AG | Seite 26
Newspool – Anforderungen
› Ausgangslage
› Newsletter monatlich mit vorgegeben Themen, redaktionell aufbereitet
› Neu
› jeder Artikel kann als “News” abonniert werden
› Kategorisierung nach Themen
› Automatisch aus CMS erstellt
› Redaktion
› Übersicht aller publizierter News
› Unabhängig vom Kanal / von der Site
› Intuitiv (einfache Bedienung, einfache Übersicht)
› Benutzer
› Intuitiv (einfache Anmeldung, klare Struktur)
Laufende Ausbauten
© Unic AG | Seite 27
Newspool – Benutzerfreundlich für Redaktion und BenutzerLaufende Ausbauten
© Unic AG | Seite 28
Weitere Projekte
› Horizonte Online
› Printprodukt SNF. Ziel: Konvergenz Off-Online, Erhöhung Bekanntheit
und Reichweite
› Italienische Website
› Intranet
› Collaboration
› Dokumenten-Management
Geplante Ausbauten
© Unic AG | Seite 29
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren Stellen Sie den Nutzen Ihrer Plattform sicher
Kultur und Change Management
› Eine Strategie und die Umsetzung der Strategie mit IT-Tools muss der Kultur und
dem Tempo des Unternehmens (der Organisation) angepasst sein.
› Wie wird heute gearbeitet?
› Wie wollen/können die Mitarbeitenden in Zukunft arbeiten?
› Welche Affinität haben die Mitarbeitenden zur Technologie?
› Erfolgsfaktor: Unternehmen im Ganzen und Einzelnen (Organismus) verstehen
› Langfristige Strategie, schrittweise Umsetzung, laufende Erfolgskontrolle. Gewährt:
› Qualität
› Rückschlüsse der Umsetzung in die rollende Strategie
› Quick Wins sicherstellen
› Akzeptanz (Kontinuität, Aufbau auf Bekanntem)
› Erfolgsfaktoren: langsam und stetig, Kontrolle (Kosten/Nutzen)
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
© Unic AG | Seite 31
Worauf ist speziell zu achten
› Gemeinsames Verständnis, gemeinsame Sprache
› „Der Teufel liegt im Detail“, Annahmen können unangenehme Folgen haben.
› Erfolgsfaktor: es gibt keine Annahmen
› Gegenseitige Erwartungshaltungen abgleichen
› Wenn ich nicht weiss, was Du von mir erwartest, kann ich Dir nicht sagen, ob ich
Deine Erwartung erfüllen kann.
› Erfolgsfaktor: Jährlicher Projekt-Workshop (Review und Outlook Projekte, Soft
Skills) mit externem nicht IT affinem Coach.
› Erfolgsfaktor: Gegenseitige Erarbeitung und Unterzeichnung von Projekt- und
Zusammenarbeitsregeln. Zum Beispiel: Rollen und Zuständigkeiten,
Kommunikation (Mittel, Reaktion, Verfügbarkeiten), Eskalationsregeln.
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
© Unic AG | Seite 32
Und die Technologie
› Anforderungen an die Technologie
› Standardisiertes Basis-Framework
› 80% Basis Customizing, 20% individuell
› Zusammenarbeit, Content Management, Auffindbarkeit, Integration
› Weit verbreitet
› Ist für den Hersteller strategisch wichtig
› Transparente und sinnvolle Roadmap
› Zukunftsorientiert
› Erfolgsfaktoren: Erfüllung 80/20, weit verbreitetet, Know How kurzfristig
verfügbar
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
© Unic AG | Seite 33
Nutzen
› Effiziente Content Pflege durch strukturierte Prozesse
› Zentrale Basis steht allen zur Verfügung
› Standardisierte Infrastruktur
› Sicherstellung Wartbarkeit
› Weiterentwicklung
› Betriebs- und Support-Kosten
› Ausbaubarkeit
› Effiziente Integration von NFP und anderen neuen Auftritten.
› 0.5 – 1.5 Arbeitstage
› Einhaltung von Design und Struktur
› Zentrale Verwaltung
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
© Unic AG | Seite 34
„ Gemeinsam mit Unic schaffen wir eine
strategische und zukunftsfähige
Infrastruktur für die Forschungsförderung.“
Philippe Trinchan, SNF
© Unic AG | Seite 35
Wir freuen uns auf Ihre Fragen.
Unternehmen
› 1996 in Bern als Spin-off der Universität gegründet
› Sitze in Amsterdam, Bern, Wien und Zürich
› Inhabergeführte Aktiengesellschaft
› 140+ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Marktleistung
Enterprise Content Management & E-Business
Referenzen
Unic auf einen Blick
© Unic AG | Seite 37
Hohlstrasse 536
CH-8048 Zürich
Tel +41 44 560 12 12
Fax +41 44 560 12 13
www.unic.com
Unic AG Philippe Trinchan
Head Communications
Schweizerischer Nationalfonds
André Schmid
Director Sales Consulting
© Unic AG | Seite 38
Hohlstrasse 536
CH-8048 Zürich
Tel +41 44 560 12 12
Fax +41 44 560 12 13
www.unic.com
Unic AG
© Unic AG | Seite 39
Hier finden Sie uns:
Halle 4 Stand C26
www.unic.com
Quellen
Bildquellen
› Bilder Seiten 1, 5, 16 und 27 : © SNF
© Unic AG | Seite 40