WISSENSCHAFTLICHE ARBEITEN MIT MS WORD ERSTELLEN

EIN KURZER WORKSHOP AUF DER LANGEN NACHT DER HAUSARBEITEN

CAU 2019BRITTA PETERSEN, PERLE

Optionaler Sperrvermerk

Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

1 Vorüberlegungen..................................................................................................................1

2 Vorgaben für die Gliederung/den Aufbau Ihrer Arbeit.........................................................2

3 Wie gehen Sie am besten vor?.............................................................................................3

3.1 Elemente der Arbeit vorab definieren..................................................................................3

3.2 Formatvorlagen....................................................................................................................4

3.2.1 Erstellen von Formatvorlagen.........................................................................................4

3.2.2 Manuelle Formatierungen in Vorlagen umwandeln.......................................................6

3.2.3 Formatvorlagen ändern..................................................................................................7

3.2.4 Formatvorlagen zuweisen...............................................................................................8

3.2.5 Formatvorlagen löschen.................................................................................................8

3.2.6 Formatvorlagen verwalten.............................................................................................8

4 Dokumentvorlagen.............................................................................................................10

5 Kopf- und Fußzeilen............................................................................................................11

6 Abschnittswechsel..............................................................................................................11

7 Quellen...............................................................................................................................11

I

Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – sonstige Verzeichnisse

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Arbeitsbereich Formatvorlagen.........................................................................................4Abbildung 2: Formatvorlagen ändern.....................................................................................................7

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Beispiele formaler Anforderungen.........................................................................................1Tabelle 2: Formatvorlagentypen............................................................................................................5

II

Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Vorüberlegungen

1 Vorüberlegungen

Suchen Sie vor dem Schreiben nach den formalen Gestaltungskriterien Ihres Fachbereiches. Die

Vorgaben ähneln einander, können sich aber durchaus von Fachbereich zu Fachbereich

unterscheiden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, dann fragen Sie unbedingt Ihren Betreuer!

Sie finden die Vorgaben in aller Regel im Internet. Beispiele:

Fachbereich CAU Link zum Leitfaden

Institut für Psychologie https://www.psychologie.uni-kiel.de/de/info-studierende/formulare-und-materialien/downloads/formalia

Institut für Sozialwissenschaften / Soziologie https://www.gendiv.uni-kiel.de/de/studium/downloads/leitfaden-erstellung-hausarbeiten-referaten.pdf

Sie dürfen diese Tabelle gerne ergänzen! Mit welchen Suchanfragen arbeiten Sie?Tabelle 1: Beispiele formaler Anforderungen

In den Gestaltungsrichtlinien / Leitfäden zur Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten Ihres

Fachbereiches finden Sie in der Regel:

Vorgaben für die Gliederung / den Aufbau / die Bestandteile Ihrer Arbeit

Vorgaben für die Formatierung Ihrer Arbeit

Vorgaben zum zu verwendenden Zitierstandard1

1 Mögliche Standards: APA, IEEE, MLA, ISO, Harvard

1

Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Form

2 Vorgaben für die Gliederung/den Aufbau Ihrer Arbeit

Bestimmte Bestandteile gehören rein formal in eine wissenschaftliche Arbeit. Dabei sind einige

Elemente nur optional erforderlich. Machen Sie sich selbst darüber schlau, welche Teile von Seiten

Ihres Fachbereiches bzw. Ihres Betreuers gefordert sind. Notieren Sie sich die nötigen Bestandteile

und überlegen Sie dabei, welche Bestandteile eigene Abschnitte darstellen (und somit z. B. eigene

Kopfzeichen oder Seitennummerierungen benötigen).

Titelblatt

Sperrvermerk

Vorwort

Abstract/Zusammenfassung

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Index / Stichwortverzeichnis

Einleitung

Hauptteil

Schluss

Anlagen

Literaturverzeichnis

Eidesstattliche Erklärung

2

Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Vorgehen

3 Wie gehen Sie am besten vor?

Nehmen Sie sich die Zeit, sich selbst eine Dokumentvorlage zu erstellen, in welcher die von Ihnen

recherchieren formalen Vorgaben an die Formatierung bereits voreingestellt sind. Hierfür definieren

Sie vor dem Schreiben in Ihrem Schreibprogramm alle nötigen Elemente und speichern diese dann

als Formatvorlagen innerhalb einer Dokumentvorlage ab.

3.1 Elemente der Arbeit vorab definieren

Gehen Sie vor Beginn des Schreibprozesses alle Elemente durch, die festen Vorgaben entsprechen

müssen bzw. aus gestalterischen Gesichtspunkten einheitlich gehalten werden sollten. Nehmen Sie

sich dann Schritt für Schritt alle Elemente vor und speichern Sie entsprechende Vorlagen ab.

Elemente, für die die Erstellung von Vorlagen sinnvoll ist:

Überschriften (verschiedener Ebenen)

Standardtext

Aufzählungen / Listen mit und ohne Nummerierung

Tabellen

Tabellenbeschriftungen

Tabellenüberschriften & Tabelleninhalte

Abbildungsbeschriftungen

Fußnoten/Endnoten

Verzeichnisse

Quellenbelege & Literaturverzeichnis

Seitenformatierung

Seitenränder/ -ausrichtung

Seitenzahlen

Kopf- und Fußzeilen

3

Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Formatvorlagen

3.2 Formatvorlagen

Eine Formatvorlage ist eine Gruppe von Formatierungsmerkmalen, die Sie Textabschnitten

(Absätzen), Zeichen (einzelne Zeichen oder Wörter), Tabellen oder Listen in Ihrem Dokument

zuweisen können. Sie können dann auf einfache und bequeme Weise die Darstellung ganzer Absätze

oder auch zur einzelner Textstellen ändern. Das heißt also, wenn Sie einem Textabschnitt eine

Formatvorlage zuweisen, übernimmt dieser Textabschnitt mit einem Klick eine ganze Reihe von

Formatvorgaben, die Sie zuvor bereits definiert haben (z. B. Schriftart, -größe, Ausrichtung,

Zeilenabstand usw.). Das ist ungemein praktisch. Es hilft nicht nur Zeit zu sparen, sondern auch dabei,

den vorgegebenen Standard einzuhalten. Die Gefahr, sich an irgendeiner Stelle zu „verklicken“

(falsche Schriftgröße, falsche Schriftart usw.) verringert sich deutlich.

3.2.1 Erstellen von Formatvorlagen

1. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf das kleine Symbol rechts unten

(oder alternativ die Tastenkombination: Strg Alt Shift S). Es erscheint der Aufgabenbereich Formatvorlagen auf rechten Seite. Die von Word mitgebrachten Formatvorlagen sind bereits

gelistet (allerdings nicht alle, siehe Formatvorlagen verwalten).

2. Klicken Sie am unteren Ende des Aufgabenbereichs auf das Symbol Neue Formatvorlage. Es

erscheint das Dialogfeld Neue Formatvorlage erstellen.

4

Abbildung 1: Arbeitsbereich Formatvorlagen

Neue

Aufgabenbereich

Formatvorlagen

Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Formatvorlagen

3. Bestimmen Sie hier die Eigenschaften Ihrer Formatvorlage. Im Textfeld Name geben Sie einen

Namen für Ihre Formatvorlage ein. Dabei sollte der Name so gewählt werden, dass auch zu einem späteren Zeitpunkt leicht erkennbar ist, für welche Textteile eines Dokuments die

Formatvorlage gedacht ist (z.B. Thesis_Übeschrift 1, Thesis Überschrift 2, Thesis_Textkörper etc.)

4. Wählen Sie im Feld Formatvorlagentyp den Typ der Formatvorlage aus, für den die

Formatierungen später bestimmt sind. Der Formatvorlagentyp kann bei einer späteren Bearbeitung der Formatvorlage nicht mehr geändert werden. Folgende Formatvorlagentypen

stehen Ihnen zur Verfügung: Absatz, Zeichen, Verknüpft, Tabelle, Liste

Formatvorlagentyp Bedeutung

Absatz Mit diesem Formatvorlagentyp können Absatz - und Zeichenformatierungen in einer Formatvorlage gespeichert werden. Die Formatvorlage darf auch nur Absatzformatierungen aufweisen.

Zeichen Mit diesem Formatvorlagentyp können Sie nur Zeichenformatierungen abspeichern.

Verküpft Dieser Formatvorlagentyp erlaubt das Abspeichern von Zeichen- und Absatzformatierungen. Wird in einem Dokument nur ein Teil eines Absatzes markiert, übernimmt Word die Zeichenformatierung, andernfalls Absatz- und Zeichenformatierungen.

Tabelle Hier können Sie Formatierungen für einzelne Tabellenteile (z.B. Zeilen, Spalten, erste Zeile) oder für die gesamte Tabelle in einer Formatvorlage gespeichert werden. Die entstehende Formatvorlage wird allerdings nicht in der Liste der Formatvorlagen angezeigt, sondern in der Registergruppe Tabellentools. (Alternativ können Sie sich eine benutzerdefinierte Tabelle erstellen und Formatvorlagen Tabelleninhalte/-Überschriften erstellen, die dann auch in der Liste der Formatvorlagen erscheinen)

Liste Hier können Sie Formatierungen für Listen festlegen (Aufzählungszeichen, Nummerierungen) und abspeichern.Auch diese Formatvorlage erscheint nicht in der Liste der Formatvorlagen.

Tabelle 2: Formatvorlagentypen

5. Optional: Wählen Sie in der Liste Formatvorlage basiert auf eine Formatvorlage aus, deren

Formatierungseigenschaften als Grundlage für die neue Formatvorlage dienen soll. Diese Liste ist nur für die Formatvorlagentypen Absatz, Zeichen und Verknüpft aktiv.

6. Optional: Wählen Sie aus der Liste Formatvorlage für folgenden Absatz eine Formatvorlage aus, die automatisch dem Folgeabsatz im Dokument zugewiesen wird. Die Liste ist nur bei den beiden

Formatvorlagentypen Absatz und Verknüpft aktiv. Wenn Sie hier etwa für Ihre Formatvorlage Überschrift Ihren Standardtext einstellen, dann arbeitet Word nachdem Sie hinter einer

Überschrift Enter gedrückt haben direkt mit der Formatvorlage für Standardtext weiter.

7. Optional: Wenn Sie eine Tabelle formatieren, wählen Sie in der Liste Formatierung übernehmen für den Teil der Tabelle, dem Sie die Formatierungseigenschaften zuweisen möchten (Zellen,

5

Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Formatvorlagen

Spalten, erste Zeile etc.). Definieren Sie alles nacheinander innerhalb einer Vorlage. Aber

Achtung: Diese Vorlage erscheint beim Formatvorlagentyp Tabelle als Benutzerdefinierte Tabelle, nicht aber in der Liste der Formatvorlagen.

8. Optional: Geben Sie im Zahlenfeld Beginnen mit die Startnummer für eine nummerierte Liste ein. Wählen Sie zudem in der Liste Formatierung übernehmen für die Ebene der Nummerierung

aus, für die die Formatierungseigenschaften zugewiesen werden sollen. Beide Listen gibt es nur beim Formatvorlagentyp Liste.

9. Sie legen jetzt die Formatierungseigenschaften für Ihre Formatvorlage fest. Sie finden alle Formatierungsmöglichkeiten hinter der Schaltfläche Format in unteren linken Eckes des

Dialogfeldes Formatvorlage erstellen. Alternativ können auch einige Formatierungen direkt über Symbole, die sich im Dialogfeld befinden, ausgewählt werden. Je nach Formatvorlagentyp stehen

dort unterschiedliche Symbole zur Verfügung.

10. Optional: Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Liste der Schnellformatvorlagen hinzufügen,

wenn die Formatvorlage nicht in die Liste der Schnellformatvorlagen hinzugefügt werden soll. Dieses Kontrollkästchen ist nur bei den Formatvorlagentypen Absatz, Zeichen und Verknüpft

verfügbar.

11. Optional: Sie können das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren aktivieren, wenn Sie

möchten, dass manuelle Änderungen an den Formatierungen, die Sie direkt im Text vornehmen, in die zugrundeliegende Formatvorlage übernommen werden sollen. Doch Vorsicht! Wenn Sie

die Formatvorlage automatisch aktualisieren, wird jede Änderung der Formatierung gespeichert und sämtlicher Text, der mit der Vorlage verknüpft ist, ändert sich automatisch ebenso! Dieses

Kontrollkästchen ist nur bei den Formatvorlagentypen Absatz und Verknüpft verfügbar.

12. Optional: Wählen Sie die Option Nur in diesem Dokument (Standardvorgabe), wenn die

Formatvorlage nur für das aktuelle Dokument zur Verfügung stehen soll. Soll die Formatvorlage auch für andere, neue Dokumente verfügbar sein, die auf derselben Dokumentvorlage basieren

wie das aktuelle Dokument, wählen Sie die Option Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente.

13. Haben Sie alle Einstellungen nach Ihren Wünschen vorgenommen bestätigen Sie die Erstellung der Formatvorlage über die Schaltfläche OK. Wiederholen Sie die genannten Schritte für alle

weitere Formatvorlagen.

3.2.2 Manuelle Formatierungen in Vorlagen umwandeln

Für manch einen mag das manuelle Formatieren erstmal angenehmer erscheinen. Das nacheinander

zusammenklicken der einzelnen Formatierungsattribute mag helfen, das Schriftbild zu erreichen, dass

6

Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Formatvorlagen

man sich wünscht. Ich muss außerdem nicht zwingend wissen, was z. B. ein hängender Einzug ist –

ich kann es eben einfach ausprobieren. Es ist auch möglich, dass Sie bereits Dokumente haben, die

komplett mit einheitlichen Formatvorgaben manuell durchformatiert sind. Da sie noch weitere

Dokumente in genau dem Stil werden schereiben müssen, lohnt sich auch dann die Erstellung von

Formatvorlagen.

Ihre bestehenden manuellen Formatierungen können Sie einfach in Formatvorlagen verwandeln:

1. Markieren Sie den Abschnitt, dessen Formatierung Sie übernehmen möchten.

2. Öffnen Sie den Aufgabenbereich Formatvorlagen (siehe Abbildung 1: ArbeitsbereichFormatvorlagen), sofern noch nicht sichtbar.

3. Klicken Sie auf das Symbol für neue Formatvorlagen

4. Geben Sie einen passenden Namen für Ihre Formatvorlage an.

5. Lassen Sie alle anderen Einstellungen so, wie sie sind!

6. Optional: Wählen Sie Neu auf dieser Vorlage basierende Dokumente, wenn Sie die

Formatvorlage global, also für viele verschiedene Dokumente einsetzen wollen. Ansonsten gilt die Formatvorlage nur für das aktuelle Dokument (siehe oben).

7. Bestätigen Sie mit OK

8. Wiederholen Sie diese Schritte für alle andere weiteren Formatierungen, die Sie als

Formatvorlage speichern möchten.

3.2.3 Formatvorlagen ändern

Sie haben eine Formatvorlage für eines Ihrer Textelemente erstellt, aber ein bestimmtes

Formatierungsattribut vergessen oder mit den falschen Werten belegt? Das macht nichts – Sie

können Ihre Formatvorlagen jederzeit ändern:

1. Fahren Sie mit der Maus im Arbeitsbereich Formatvorlagen über die zu ändernde Formatvorlage

2. Es erschein ein Dropdownmenü auf der rechten Seite. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil

3. Klicken Sie auf den Befehl Ändern…

4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor

5. Bestätigen Sie mit OK

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Abbildung 2: Formatvorlagen ändern

Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Formatvorlagen

Alle Elemente Ihrer Arbeit, die bereits mit dieser Formatvorlage verknüpft waren ändern sich

automatisch gemäß den von Ihnen vorgenommenen Änderungen.

3.2.4 Formatvorlagen zuweisen

Sie haben Ihre Formatvorlagen erstellt und möchten diese jetzt bestimmten Textteil zuordnen.

Markieren Sie dafür entsprechenden Textteil (es sei denn die Formatvorlage ist für einen Absatz bzw.

Tabelle bestimmt und es soll auch nur ein Absatz bzw. Tabelle formatiert werden; in dem Fall reicht

es, die Schreibmarke in den zu formatierenden Absatz bzw. die zu formatierende Tabelle zu setzen)

und klicken einfach im Arbeitsbereich Formatvorlagen einmal auf den Namen der Formatvorlage, die

Sie zuweisen möchten. Alternativ können Sie die Formatvorlage auch mittels einer

Tastenkombination dem entsprechenden Textteil zuweisen. Tastenkombinationen können Sie Ihren

Formatvorlagen zuweisen, Sie finden die Möglichkeit dazu auch hinter dem Formatbutton

(Formatvorlagen erstellen, unten links)

Sie können auch mehrere nicht benachbarte Textteile markieren und diesen dann eine

Formatvorlage zuweisen.

3.2.5 Formatvorlagen löschen

Formatvorlagen können auch einfach wieder gelöscht werden. Sie erreichen den entsprechenden

Befehl ebenso wie den Befehl Ändern… in dem kleinen Dropdown an der Formatvorlage.

3.2.6 Formatvorlagen verwalten

Sie können im Arbeitsbereich für Formatvorlagen unter Optionen… (unten rechts) auswählen,

welche Formatvorlagen Ihnen im Arbeitsbereich angezeigt werden sollen. Ihre Auswahlmöglichkeiten

dort: Alle Formatvorlagen, Empfohlen, Verwendet, Im aktuellen Dokument. Außerdem können sie

hier die Sortierung der Formatvorlagenliste einstellen (z. B. alphabetisch).

Allerdings werden auch wenn Sie sich über das Dialogfeld Optionen für Formatvorlagenbereich alle

Formatvorlagen anzeigen lassen, doch nicht zwangsläufig wirklich alle Formatvorlagen aufgelistet.

Welche Formatvorlagen tatsächlich angezeigt werden und welche nicht, wird im Dialogfeld

Formatvorlagen verwalten festgelegt. Um dort hinzugelangen klicken Sie im Aufgabenbereich

Formatvorlagen unten auf das Symbol Formatvorlagen verwalten (unten, drittes Symbol von links). Es

erscheint das Dialogfeld Formatvorlagen verwalten. Im Register Empfehlen können die

Formatvorlagen ausgewählt und sichtbar gemacht werden, die normalerweise nur dann angezeigt

werden, wenn sie verwendet werden. Wählen Sie aus der Liste die Formatvorlage(n) jene aus, die Sie

8

Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Formatvorlagen

im Aufgabenbereich Formatvorlagen angezeigt bekommen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Anzeigen und bestätigen mit OK. Die ausgewählten Formatvorlagen werden jetzt angezeigt (völlig

unabhängig davon, ob sie überhaupt im Dokument Verwendung finden oder nicht). Natürlich können

Sie auch Formatvorlagen ausblenden (Schaltfläche Ausblenden) oder nur Ausblenden, bis sie

verwendet werden (Schaltfläche Ausblenden bis zur Verwendung).

9

Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Dokumentvorlagen

4 Dokumentvorlagen

Formatvorlagen speichert Word zunächst in genau dem Dokument, in welchem sie auch erstellt

worden sind. Wenn Sie dann Ihre nächste Arbeit beginnen und ein normales leeres Dokument

öffnen, müssen Sie die Formatvorlagen erneut erstellen oder die bereits existierenden

Formatvorlagen in andere Dateien exportieren (finden Sie unter Formatvorlagen verwalten). Das ist

möglich, aber aufwendig.

Sie können die von Ihnen erstellte Formatvorlagensammlung viel bequemer als eine

Dokumentvorlage abspeichern. Dokumentvorlagen sind vordefinierte Grundgerüste für bestimmte

Arten von Dokumenten (z. B. Geschäftsbriefe, Berichte, Hausarbeiten). Eine Dokumentvorlage kann

dabei neben den Formatvorlagen sogar bereits fertige Textbausteine, Kopf- und Fußzeilen,

Verzeichnisse usw. enthalten. Das ist wiederum ungemein praktisch, denn ein neues Dokument

basierend auf einer solchen Dokumentvorlage kann bereits alle wichtigen Elemente in Grundstruktur

enthalten, so dass man dann wirklich ganz entspannt einfach drauf los schreiben kann.

Wenn Sie eine eigene Dokumentvorlage erstellen wollen, auf der später mehrere Dokumente

basieren sollen, erstellen Sie zunächst ein leeres Dokument. Hier können Sie jetzt alle

Formatvorlagen, die in den späteren Dokumenten verwendet werden sollen erstellen. Darüber

hinaus können Sie weitere Grundeinstellungen vornehmen, die für alle neuen Dokumente gelten

sollen (z.B. die Druckränder, Abschnitte, Kopf - und Fußzeilen, usw.). Schließlich speichern Sie das

Dokument als Dokumentvorlage ab (Register Datei, Befehl Speichern unter). Im Dialogfeld Speichern

unter geben Sie zunächst den Dateinamen ein und wählen den Dateityp Word -Vorlage (*.dotx).

Bitte nicht den vorgegebenen Speicherort ändern.

Wenn Sie ein neues Dokument basierend auf Ihrer persönlichen Dokumentvorlage erstellen wollen,

wählen Sie das Register Datei und den Befehl Neu. Dann wählen Sie den Link PERSÖNLICH. Dort

finden Sie Ihre Dokumentenvorlage. Probieren Sie es mal aus

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Wissenschaftliche Arbeiten mit Word 2016 schreiben – Kopf- und Fußzeilen, Abschnitte, Quellen

5 Kopf- und Fußzeilen

Kopf- und Fußzeilen können Sie nicht als Formatvorlagen abspeichern. Sie können aber einen

bestimmten Textstil als Formatvorlage abspeichern, den Sie dann immer für z. B. Ihre Kopfzeilen

verwenden.

Kopfzeilen gelten zunächst immer für das gesamte Dokument. Wenn Sie voneinander abweichende

Kopfzeilen erstellen möchten, dann geht dies nur, wenn Sie zuvor einen Abschnittswechsel (siehe

Kapitel Abschnittswechsel) definiert haben.

Gehen wir jetzt davon aus, dass die Abschnitte bereits definiert sind. Dann klicken Sie in die zu

bearbeitende Kopfzeile hinein. Die Bearbeitungsleiste für Kopf- und Fußzeilen öffnet sich

automatisch. Deaktivieren Sie als erstes die Verknüpfung zur vorherigen Kopf- / Fußzeile

(standardmäßig aktiviert). Jetzt können Sie den Text der Kopfzeile anpassen.

6 Abschnittswechsel

Einen Abschnittswechsel einfügen ist ganz einfach. Sie klicken auf den Reiter Layout und wählen im

Dropdownmenü unter Umbrüche Abschnittswechsel nächste Seite. Fertig

7 Quellen

Word bietet Ihnen ein Literaturverwaltungsprogramm, aus welchem Sie sowohl automatisch Ihre

Zitate belegen als auch ein Literaturverzeichnis erstellen können. Sie finden diesen Arbeitsbereich im

Register Verweise. Hier können Sie auch aus einer Liste den zu nutzenden Zitierstandard auswählen.

VIEL ERFOLG UND SPAẞ BEIM FORMATIEREN IHRER ARBEIT(EN)!

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