1 Was jede Behörde wissen sollte über… Die Nutzung von IMI

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Was jede Behörde wissen sollte Was jede Behörde wissen sollte über…über…

Die Nutzung von IMIDie Nutzung von IMI

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I.I. GrundlagenGrundlagen

1.1. Erstzugang zu IMIErstzugang zu IMI

2.2. Nutzer- und Nutzer- und DatenmanagementDatenmanagement

II.II. IMI-Anfragen behandelnIMI-Anfragen behandeln

III.III.DatenschutzDatenschutz

Überblick Überblick

33

IMI – IMI – Ein Informationssystem zur Verein-Ein Informationssystem zur Verein-fachung der fachung der VerwaltungszusammenarbeitVerwaltungszusammenarbeit

Teil I: Teil I:

Die GrundlagenDie Grundlagen

44

IMI ist eine über das Internet (via IMI Homepage) zugängliche Anwendersoftware,keine sonstigen technischen Anforderungen

Zugang nur für registrierte Nutzer/innen von authentifizierten Behörden/Stellen

Voraussetzungen für ein erstes Einloggen:- Benutzername- vorläufiges Passwort

1. Zugang zu IMI 1. Zugang zu IMI

55

1. Zugang zu IMI 1. Zugang zu IMI

Erstmaliges Erstmaliges

Einloggen in Einloggen in

IMIIMI:

eLearning Präsentation 1

http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/training_en.html

66

Was, wenn ich der einzige

LDV-Nutzer bin?

1. Zugang zu IMI

Jeder Nutzer mit Rechten als LDV innerhalb der eigenen zuständigen Behörde

… wird das Passwort zurückgesetzt, so erhält der Nutzer eine automatische E-Mail mit einem neuen temporären Passwort.Der Benutzername bleibt identisch.

5 Anmeldeversuche, dann Sperrung des Benutzernamens

Jeder Nutzer mit LDV-Rechten innerhb. des zuständ. IMI Koordinators

Wer kann mein

Passwort zurücksetzen

?

Was passiert, wenn ich mein Passwort oder Sicherheitscod

e vergesse?

77

Jede zuständige Behörde im IMI ist Jede zuständige Behörde im IMI ist verantwortlich für die lokale Daten- und verantwortlich für die lokale Daten- und NutzerverwaltungNutzerverwaltung..

Der erste registrierte Nutzer erhält automatisch Der erste registrierte Nutzer erhält automatisch allealle Benutzerrechte, inklusive der Rechte eines Benutzerrechte, inklusive der Rechte eines Lokalen Datenverwalters (LDV).Lokalen Datenverwalters (LDV).

2. 2. Meine Behörde in IMI: Meine Behörde in IMI: Nutzer- und Datenverwaltung Nutzer- und Datenverwaltung

Was jede Behörde/Stelle im System pflegen sollte …

LDV1

88

A) ... A) ... Daten der Daten der eigenen eigenen Behörde Behörde aktualisierenaktualisieren

Zuständige Behörde

LDV1

C C ) … ) … neue Nutzer registrieren neue Nutzer registrieren und verwaltenund verwalten

B) B) …… Einstellungen pro Einstellungen pro Rechtsbereich definierenRechtsbereich definieren

2. 2. Meine Behörde in IMI: Meine Behörde in IMI: Nutzer- und Datenverwaltung Nutzer- und Datenverwaltung

99

Wichtig:Wichtig: Exakte und aktuelle Exakte und aktuelle Daten Daten

über meine Behördeüber meine Behörde

• erleichtert Behörden in anderen Mitgliedstaaten erleichtert Behörden in anderen Mitgliedstaaten die Suche (die Suche (‘Suche nach einer zuständigen ‘Suche nach einer zuständigen Behörde’),Behörde’),

• stellt sicher, dass automatische E-Mails über IMIstellt sicher, dass automatische E-Mails über IMIan die richtige Adresse gehen.an die richtige Adresse gehen.

2. 2. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Meine Behörde in IMI: Nutzer- u. Datenverw.Datenverw.

A. Daten der eigenen Behörde aktualisieren (1)A. Daten der eigenen Behörde aktualisieren (1)

1010

E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse der zuständigen Stelle/ der zuständigen Stelle/ des “First User” (ersten Nutzers)/ des “First User” (ersten Nutzers)/ weiterer Nutzerweiterer Nutzer

andere andere KontaktdatenKontaktdaten der Behörde der Behörde(z.B. Postanschrift, Telefonnummer)(z.B. Postanschrift, Telefonnummer)

SprachenSprachen – welche (Fremd-)Sprachen – welche (Fremd-)Sprachen werden in der Behörde verstanden werden in der Behörde verstanden (Achtung: kein Sprachendiplom oder (Achtung: kein Sprachendiplom oder Doktortitel erforderlich!)Doktortitel erforderlich!)

Allgemeine Angaben



1111

Inoffizielle Bezeichnung Inoffizielle Bezeichnung – wird in alle EU-– wird in alle EU-Amtssprachen übersetzt – sollte kurz, präzise und Amtssprachen übersetzt – sollte kurz, präzise und prägnant seinprägnant sein

• z.B. “Wirtschaftsministerium” anstelle von “Ministerium z.B. “Wirtschaftsministerium” anstelle von “Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau”für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau”

• Wichtig:Wichtig: wenn Sie die inoffizielle Bezeichnung wenn Sie die inoffizielle Bezeichnung ändern/aktualisieren, ändern/aktualisieren, zeigen Sie bitte an, dass hier wieder Übersetzungen zeigen Sie bitte an, dass hier wieder Übersetzungen erforderlich werden erforderlich werden (Häkchen setzen in entsprechender (Häkchen setzen in entsprechender Box)Box)

«Langbeschreibung»«Langbeschreibung» der Aufgaben einer der Aufgaben einer zuständigen zuständigen Stelle/Behörde Stelle/Behörde



1212

““ZuständigkeitsbereicheZuständigkeitsbereiche” ”

““RechtsbereicheRechtsbereiche””

Charakterisierung der Zuständigkeiten einer Behörde in IMI

Angaben sehr wichtig, bitte sorgfältig auswählen!

Die hinterlegten Stichwörter erleichtern der anfragenden Stelle aus dem EU-Ausland die Suche nach zuständigen Stellen in D.



1313

SchlagwörterSchlagwörter auswählen, um das Spektrum der auswählen, um das Spektrum der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Behörde im Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Behörde im Bereich Dienstleistungen zu beschreibenBereich Dienstleistungen zu beschreiben

Einstellungen (« flag settings »Einstellungen (« flag settings ») vornehmen,) vornehmen,um festzulegen, wie der Anfragen-Workflow für den um festzulegen, wie der Anfragen-Workflow für den Rechtsbereich Dienstleistungen mit dieser Behörde Rechtsbereich Dienstleistungen mit dieser Behörde erfolgt (teilweise festgelegt vom IMI-Koordinator)erfolgt (teilweise festgelegt vom IMI-Koordinator)

Detailangaben im IMI speichernfür jeden Rechtsbereich


B. Einstellungen für den Rechtsbereich (1)B. Einstellungen für den Rechtsbereich (1)

1414

Verwenden Sie alle relevanten Schlagwörter, um die Aufgaben u. Zuständigkeiten Ihrer Behörde zu charakterisieren (Bsp. hier: lokale Behörde mit breitem Aufg.spektrum)



1515



1616

Wenn Wenn eine neue Behörde eine neue Behörde in in IMI registriert wird…IMI registriert wird…

wird gleichzeitig der « First wird gleichzeitig der « First User » (erster Nutzer) User » (erster Nutzer) registriert,registriert,

dieser besitzt umfassende dieser besitzt umfassende BenutzerrechteBenutzerrechte(inkl. Rechte eines LDV),(inkl. Rechte eines LDV),

er kann neue Nutzer er kann neue Nutzer anlegen und deren Rollen anlegen und deren Rollen u. Rechte u. Rechte pro Rechtsbereich festlegenpro Rechtsbereich festlegen

Jede Behörde entscheidet autonom, wie Jede Behörde entscheidet autonom, wie viele Nutzer in IMI registriert werden viele Nutzer in IMI registriert werden sollen:sollen: Wenn eine bereits registrierte Wenn eine bereits registrierte

Behörde Behörde Zugang zu dem neuen Zugang zu dem neuen Rechtsbereich Rechtsbereich ‘Dienstleistungen’ ‘Dienstleistungen’ bekommt…bekommt…

erhält der LDV / erhalten die erhält der LDV / erhalten die LDV(s) der Behörde eine LDV(s) der Behörde eine entsprechende entsprechende E-Mail-BenachrichtigungE-Mail-Benachrichtigung

der LDV erhält auch für den der LDV erhält auch für den neuen Rechtsbereich alle Rechteneuen Rechtsbereich alle Rechte

der LDV kann weitere der LDV kann weitere Nutzer/innen einer Behörde für Nutzer/innen einer Behörde für diesen Rechtsbereich registrieren diesen Rechtsbereich registrieren


C. Nutzerverwaltung (1)C. Nutzerverwaltung (1)

1717

Jeder Nutzer einer zuständigen Behörde kann Jeder Nutzer einer zuständigen Behörde kann eine oder mehrereeine oder mehrere Nutzerrollen innehaben. Nutzerrollen innehaben.

Nutzerrollen werden Nutzerrollen werden pro Rechtsbereichpro Rechtsbereich festgelegt. festgelegt.(z. B. ein Nutzer ist « Zuständiger Bearbeiter » im Bereich Dienstleistungen, (z. B. ein Nutzer ist « Zuständiger Bearbeiter » im Bereich Dienstleistungen, aber nur « Normalnutzer » im Bereich Berufsqualifikationen):aber nur « Normalnutzer » im Bereich Berufsqualifikationen):

1. Normalnutzer

2. Zuständiger Bearbeiter

3. Zuweiser

4. Lokaler Datenverwalter (LDV)



1818

Wie viele Nutzer sollte

ich registrieren?

Welche Nutzerrechte

sollte ich vergeben?

Größe Größe der Behörde? Erwartete Anzahl an der Behörde? Erwartete Anzahl an Anfragen in IMI?Anfragen in IMI?

• Kleine BehördenKleine Behörden – wahrscheinl. eher – wahrscheinl. eher wenige Nutzer mit allen wenige Nutzer mit allen NutzerrechtenNutzerrechtenTipp: mindestens 2 Nutzer registrieren (Urlaubs–, Krankheitsvertretung)Tipp: mindestens 2 Nutzer registrieren (Urlaubs–, Krankheitsvertretung)

• Größere BehördenGrößere Behörden – könnten eher den Bedarf sehen, mehrere Nutzer mit – könnten eher den Bedarf sehen, mehrere Nutzer mit unterschiedlichen Nutzerrollen zu registrieren: z. B. die Unterscheidung unterschiedlichen Nutzerrollen zu registrieren: z. B. die Unterscheidung nach nach fachlichen Aufgabenfachlichen Aufgaben, d.h. Bearbeitung von Anfragen in IMI und , d.h. Bearbeitung von Anfragen in IMI und nach nach administrativen Aufgabenadministrativen Aufgaben (Verwaltung der Behörden- und (Verwaltung der Behörden- und Nutzerdaten…)Nutzerdaten…)

• Größere Behörden Größere Behörden – setzen ggf. auch einen – setzen ggf. auch einen Zuweiser Zuweiser einein



1919

Was bedeutet das Zuweisungsverfahren?

Größere Behörden mit vielen Nutzern könntenes vorziehen, eingehende Anfragen je nach Gegenstand oder anderen Kriterien einer bestimmten Gruppe zuständiger Bearbeiter innerhalb der Behörde zuzuweisen.



2020

• eine eine neu eingegangene Anfrageneu eingegangene Anfrage einem oder mehreren zuständigen einem oder mehreren zuständigen Bearbeitern der Behörde Bearbeitern der Behörde zuteilenzuteilen,,

• eine Anfrage neu zuteileneine Anfrage neu zuteilen(d.h. zugeteilte Nutzer hinzufügen (d.h. zugeteilte Nutzer hinzufügen oder entfernen)oder entfernen)

Ein Zuweiser kann:



2121

IMI – IMI – Ein Informationssystem zur Ein Informationssystem zur Verein-fachung der Verein-fachung der VerwaltungszusammenarbeitVerwaltungszusammenarbeit

Teil II: Teil II:

IMI-Anfragen IMI-Anfragen behandelnbehandeln

2222

Erstellen und Absenden

einer neuen Anfrage

ANFRAGENDE ZB

eine Anfrage

annehmen

ANTWORTENDE ZB

Vollständige

Informationbereitstelle

n

ANTWORTENDE ZB

Bereitgestellte

Info. akzeptieren

ANFRAGE VERSANDTNOCH NICHTAKZEPTIERT

ANFRAGEAKZEPTIERT

ANFRAGEGESCHLOSSENINFORMATIONAKZEPTIERT

ANFRAGENDE ZB

Einfacher Ablauf Einfacher Ablauf

einer Anfrage einer Anfrage

in IMIin IMI

- 4 Stadien- 4 Stadien

einer Anfrage - einer Anfrage -

ANFRAGE OFFENINFO. ÜBERMITTELT

1.1.

2.2. 3.3.

4.4.

II. II. Kommunikation in IMIKommunikation in IMI

2323

II. II. Kommunikation in IMIKommunikation in IMI1. Eine Anfrage versenden (1)1. Eine Anfrage versenden (1)

2424

Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen

sollte…sollte…

Der Nutzer muss die Rechte eines « zuständigen Bearbeiters » (für Dienstleistungen) haben, um Anfragen in IMI erstellen oder bearbeiten zu können.

Kontaktieren Sie einen IMI-Koordinator für Dienstleistungen, wenn Sie keine zuständige Stelle im Ausland identifizieren können.

Es gibt mehrere Fragenkataloge betr. Dienstleistungen– Sie können entscheiden, welcher am besten geeignet ist


2525

Wichtige Punkte, die eine Behörde Wichtige Punkte, die eine Behörde

wissen sollte…wissen sollte…

Möglichkeit, Anlagen zu versenden (z.B. eingescannte Dokumente, Zeugnisse etc.) und Fragen zu diesen Anlagen zu stellen

Möglichkeit, einen Bericht der Anfrage auszudrucken

« Entwurf » versus « Anfrage versendet»


2626

Sprachunterstützung in IMISprachunterstützung in IMI

Bildschirmmasken, Fragen und Antworten: verfügbar in allen EU-Amtssprachen

Information über die in der Behörde verstandene/n Sprache/n – gemeinsam verstandene Spr. auswählen

Automatische Übersetzungshilfe für einige Sprachen bzw. Sprachenpaare – verwenden Sie einfache, kurze Sätze, um hohe Übersetzungsqualität zu erreichen


2727

Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen Wichtige Punkte, die eine Behörde wissen

sollte…sollte…

nur Nutzer mit Rechten eines « zuständigen Bearbeiters » (für Dienstleistungen) kann eingegangene Anfragen bearbeiten

entscheidet, ob Beh. zuständig ist, wenn ja: Anfrage akzeptieren

Akzeptieren der gewünschten Antwortfrist oder neue Frist setzen

andere MS über unvorhersehbare Verzögerungen informieren (Freitext-Eingaben im Kommentarfeld, Änderungen speichern)

Achtung: alle Fragen beantworten inkl. derjenigen zu Anlagen

II. II. Kommunikation in IMIKommunikation in IMI2. Eine Anfrage nach Eingang bearbeiten 2. Eine Anfrage nach Eingang bearbeiten (1)(1)

2828

Meine Behörde prüft die Anfrage und erkennt, dass sie nicht zuständig ist:

Anfrage an die zuständige Stelle in D weiterleiten,falls nicht bekannt: Weiterleitung an IMI-Koordinator

Adressierte Behörde muss Grund für Weiterleitung angeben

« Was mache ich, « Was mache ich, wenn meine wenn meine

Behörde nicht Behörde nicht zuständig ist?»zuständig ist?»


2929

Folgender Fall: zuständige Behörde akzeptiert die Anfrage, stellt dann aber fest, dass sie nur zum Teil zuständig ist.

Teilantwort versenden oder

fehlende Informationen zusammentragen(ggf. andere zuständige Stellen kontaktieren, außerhalb von IMI)

vollständige Antwort versenden


3030

3. Eine eingegangene Antwort bearbeiten 3. Eine eingegangene Antwort bearbeiten (1)(1)

Alternative 1:Antwort akzeptieren

Alternative 2:um weitere Informationen bitten


3131

4. Umgang mit Anfragen und 4. Umgang mit Anfragen und Statusabfragen Statusabfragen

Die Die AufgabenlisteAufgabenliste – wie eine Behörde – wie eine Behörde erfährt, was in IMI zu tun isterfährt, was in IMI zu tun ist Anfragen, die ein Tätigwerden der Behörde Anfragen, die ein Tätigwerden der Behörde

erfordern, entweder als erfordern, entweder als anfragende Behördeanfragende Behörde oder oder als als antwortende Behördeantwortende Behörde

Menüpunkt “Aufgabenliste” steht Nutzern in der Menüpunkt “Aufgabenliste” steht Nutzern in der Rolle als “zuständige/r Bearbeiter” zur VerfügungRolle als “zuständige/r Bearbeiter” zur Verfügung

« Aufgabenliste » in « Aufgabenliste » in

IMIIMI

Online-Demo


https://webgate4training.ec.europa.eu/imif/

3232

Automatische Benachrichtigung per E-Automatische Benachrichtigung per E-MailMail Immer wenn eine Behörde Immer wenn eine Behörde in IMI tätig werden in IMI tätig werden

mussmuss, wird eine automatische E-Mail versendet an, wird eine automatische E-Mail versendet an

• alle “zuständigen Bearbeiter” einer Behörde bzw.alle “zuständigen Bearbeiter” einer Behörde bzw.denjenigen Bearbeiter, der zuletzt die Anfrage bearbeitet denjenigen Bearbeiter, der zuletzt die Anfrage bearbeitet hathat

• an die allgemeine E-Mail-Adresse der Behörde an die allgemeine E-Mail-Adresse der Behörde (>Kontaktdaten auf Registerkarte ‘Adresse’)(>Kontaktdaten auf Registerkarte ‘Adresse’)

Immer wenn sich der Status einer Anfrage ändert: Immer wenn sich der Status einer Anfrage ändert: automatische E-Mail-Benachrichtigung an alle automatische E-Mail-Benachrichtigung an alle Behörden, die in diese Anfrage involviert sindBehörden, die in diese Anfrage involviert sind

II. II. Kommunikation in IMIKommunikation in IMI4. Umgang mit Anfragen und 4. Umgang mit Anfragen und Statusabfragen Statusabfragen

3333

Teil III: Teil III:

DatenschutzDatenschutz

IMI – IMI – Ein Informationssystem zur Ein Informationssystem zur Verein-fachung der Verein-fachung der VerwaltungszusammenarbeitVerwaltungszusammenarbeit

3434

III. III. DatenschutzDatenschutz

IMI-Koordinatoren sind aufgerufen, eine IMI-Koordinatoren sind aufgerufen, eine wichtige Vermittlungsrolle einzunehmen wichtige Vermittlungsrolle einzunehmen im Hinblick auf datenschutzrechtliche im Hinblick auf datenschutzrechtliche Belange:Belange:

• VermittlerfunktionVermittlerfunktion zu zu Datenschutz-BehördenDatenschutz-Behörden

• sensibilisieren und sensibilisieren und unterstützen unterstützen bzw.bzw.schulen schulen in der Nutzung von IMIin der Nutzung von IMI

3535

Die Empfehlung der Kommission zu Die Empfehlung der Kommission zu Datenschutzrichtlinien für IMI (1) Datenschutzrichtlinien für IMI (1)

Ein praktischer Leitfaden für NutzerEin praktischer Leitfaden für Nutzer

1.1. AllgemeinesAllgemeines

• IMI ist datenschutzfreundlich (kurze Speicherzeit, IMI ist datenschutzfreundlich (kurze Speicherzeit, beschränkter Zugang zu personenbezogenen Daten)beschränkter Zugang zu personenbezogenen Daten)

• Austausch geschieht aufgrund rechtlicher Austausch geschieht aufgrund rechtlicher VerpflichtungVerpflichtung

• Benutzung nur für vorgesehene ZweckeBenutzung nur für vorgesehene Zwecke


3636


2.2. Beim Erstellen und Beantworten von AnfragenBeim Erstellen und Beantworten von Anfragen

• Nur notwendige Daten erfragen und herausgebenNur notwendige Daten erfragen und herausgeben

• Fragen sorgfältig auswählenFragen sorgfältig auswählen

• Besondere Sorgfalt bei der Verarbeitung Besondere Sorgfalt bei der Verarbeitung schutzwürdiger Daten (z.B. Vorstrafen)schutzwürdiger Daten (z.B. Vorstrafen)

• Datenschutzbestimmungen gelten auch für die Datenschutzbestimmungen gelten auch für die Weiterverarbeitung von Daten auWeiterverarbeitung von Daten außßerhalb von IMI erhalb von IMI


3737


3.3. Transparenz für Betroffene und ZugangsrechteTransparenz für Betroffene und Zugangsrechte

• Die zuständige Behörde entscheidet, wie sie Betroffene Die zuständige Behörde entscheidet, wie sie Betroffene informiertinformiert

In Absprache mit Datenschutzbeauftragten z.B. in Briefwechsel aufnehmen, In Absprache mit Datenschutzbeauftragten z.B. in Briefwechsel aufnehmen, Datenschutzerklärung auf der Website oder Link zur Website der KommissionDatenschutzerklärung auf der Website oder Link zur Website der Kommission

• Zugang nicht mit der Begründung verweigern, dass die Zugang nicht mit der Begründung verweigern, dass die Behörde die Daten nicht eingegeben hatBehörde die Daten nicht eingegeben hat

• In schwierigen Fällen zu Zugang oder Korrektur von Daten In schwierigen Fällen zu Zugang oder Korrektur von Daten Datenschutzbehörde konsultierenDatenschutzbehörde konsultieren


3838

Personenbezogene Daten werden Personenbezogene Daten werden 6 Monate 6 Monate nach Schließen der Anfragenach Schließen der Anfrage gelöscht; gelöscht; frühere Löschung der Daten auf Antrag frühere Löschung der Daten auf Antrag möglich!möglich!


3939

In der Pilotphase für den In der Pilotphase für den Standardinformations-austausch IMI-Modul Standardinformations-austausch IMI-Modul DLR sollten Sie nur Anfragen zu DLR sollten Sie nur Anfragen zu hypothetischen Fällen stellen, andernfalls hypothetischen Fällen stellen, andernfalls ist eine ist eine EinverständniserklärunEinverständniserklärung des DL-g des DL-Erbringers bzw. Freiberuflers zum Erbringers bzw. Freiberuflers zum Austausch von Daten in IMI einzuholen.Austausch von Daten in IMI einzuholen.


4040

und/oder für weitere Informationen und/oder für weitere Informationen die IMI Website nutzen:die IMI Website nutzen:

http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/

Bei weiteren Fragen, bitte E-Mail Bei weiteren Fragen, bitte E-Mail richten an:richten an:

[email protected]@mw.sachsen-anhalt.de

http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/

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