1 Womit alles anfängt: „Wir brauchen einen neuenMitarbeiter“

Wahrscheinlich hätten Sie dieses Buch nicht in die Hand genommen, wenn beiIhnen nicht die Notwendigkeit, neue Mitarbeiter finden zu müssen, im Raumstände. Sie haben Verantwortung. Verantwortung für ein bestimmtes Projekt,eine Abteilung, einen Prozess und damit verbunden klare Ziele, die Sie erreichensollen. Um diese Ziele erreichen zu können, benötigen Sie die Unterstützung vonanderen Menschen, die mit Ihnen gemeinsam an der Erreichung dieser Zielearbeiten. Oftmals stehen Ihnen aber nicht die geeigneten Mitarbeiter in der not-wendigen Anzahl zur Verfügung und es heißt Verstärkung zu beschaffen.

Das Problem besteht aber meistens darin, dass Sie der erste sind, der hautnahspürt, wie eng die Personaldecke ist und wie dringend zusätzliche Kapazitätenbenötigt werden.

Die Herausforderung liegt im ersten Schritt darin, Ihrem Chef diesen Bedarf auch zu„verkaufen“ und das notwendige Budget sowie die Stellenfreigabe zu erhalten. Dazubedarf es schlagkräftiger Argumente und einer überzeugenden Präsentation.

1.1 Gründe für den Personalbedarf

Gründe für den Bedarf an neuen Mitarbeitern gibt es viele, z. B.:

a) Wiederbesetzung einer Stelle

In der Regel wird Ihnen die Argumentation am leichtesten fallen, wenn es die zubesetzende Stelle in der Vergangenheit bereits gab und eine Wiederbesetzungerfolgen soll.

In der Checkliste 1 (Nr.1) finden Sie einige Fragen, die Sie sich in diesem Zusam-menhang stellen sollten.

b) Besetzung einer neuen Stelle

Aufwändiger ist es erfahrungsgemäß, wenn Sie eine Stelle neu schaffen wollen.Ihr Chef wird Ihnen sehr gründlich auf den Zahn fühlen, um herauszubekommen,ob eine zusätzliche Stelle wirklich gerechtfertigt ist, sprich „sich rechnet“.

Auch hierzu ein paar Fragen, auf die Sie gute Antworten vorbereiten sollten(Checkliste 1, Nr. 2).

c) Schaffung eines Nachwuchspools

Personalrekrutierung zur Schaffung eines Pools von Nachwuchskräften wird inder Regel hierarchisch sehr hoch im Unternehmen aufgehängt und von den zen-tralen Personalbereichen betreut.

Wenn Sie als Personalreferent für diesen Pool zuständig sind, sollten Sie auf die inCheckliste 1, Nr. 3 wiedergegebenen Fragen der Geschäftsführung vorbereitet sein.

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Gründe für den Personalbedarf

Checkliste 1Fragen zum Personalbedarf

ja nein

1 Fragen zur Wiederbesetzung einer Stelle

(1) Brauchen wir die Stelle noch, was ist ihr „added value“ im Hin-blick auf unser Betriebsergebnis?

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(2) Lässt sich die Stelle mittels technischer Veränderungen nichtwegrationalisieren?

❒ ❒

(3) Kann die an diesem Arbeitsplatz anfallende Arbeit nicht auf dieanderen Kollegen verteilt werden?

❒ ❒

(4) Kann die Stelle mit einem Mitarbeiter besetzt werden, derdurch Rationalisierungsmaßnahmen an anderer Stelle freige-setzt wurde?

❒ ❒

(5) Kann die Arbeit zukünftig nicht mittels externer Dienstleistererbracht oder outgesourct werden?

❒ ❒

2 Fragen zur Schaffung einer neuen Stelle

(1) Wieso kommen Sie mit der bisherigen Personaldecke nicht hin?

(2) Lassen sich durch Effektivitätssteigerungen beim vorhande-nen Mitarbeiterstamm zusätzliche Kapazitäten gewinnen?

❒ ❒

(3) Können Sie die Arbeit nicht so umverteilen, dass Sie mit dembisherigen Mitarbeitern klar kommen?

❒ ❒

(4) Welchen „added value“ wird die zusätzliche Stelle für die Ziel-erreichung unseres Bereiches bringen?

(5) Welches Ergebnis steht den zusätzlichen Kosten gegenüber?

(6) Kann die Stelle mit einem Mitarbeiter besetzt werden, derdurch Rationalisierungsmaßnahmen an anderer Stelle freige-setzt wurde?

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(7) Kann die anfallende Arbeit nicht mittels externer Dienstleistererbracht oder outgesourct werden?

❒ ❒

(8) Haben Sie die Kosten für die neue Stelle im Budget eingeplant? ❒ ❒

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Womit alles anfängt: „Wir brauchen einen neuen Mitarbeiter“

ja nein

3 Schaffung eines Nachwuchspools

(1) Haben Sie die Kosten für die neue Stelle im Budget eingeplant? ❒ ❒

(2) Ist der von Ihnen vorgeschlagene Bedarf mit den Bereichenabgestimmt?

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(3) Besteht eine entsprechende Personalplanung, aus der unserBedarf an Nachwuchskräften in den einzelnen Bereichen aufdie nächsten drei Jahre ersichtlich ist?

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(4) Haben Sie ein Budget für die Neueinstellungen eingeplant? ❒ ❒

1.2 Zeitliche Formen des Personalbedarfs

Unter zeitlichen Gesichtspunkten lassen sich der akute und der schleichendePersonalbedarf unterscheiden.

a) Akuter Bedarf

Akuter Bedarf kann entstehen, indem z. B. ein Mitarbeiter aufgrund von Kündi-gung oder Krankheit ausfällt. Plötzlicher Bedarf besteht auch, wenn z.B. ein gro-ßer Auftrag an Land gezogen wird, die Konjunktur anzieht oder der Markt, aufdem Sie tätig sind, einfach boomt.

!TIPP

Reagieren Sie schnell und strukturieren Sie den Rekrutierungsprozess straff.

b) Schleichender Bedarf

Häufig entsteht Personalbedarf aber schleichend, d. h. die Arbeit nimmt zu undes wird zunächst versucht, diese ganz einfach „mitzumachen“. Irgendwannkommt dann der Punkt, an dem die bisherigen Mitarbeiter meutern, die Abläufeins Strudeln geraten, sich Kunden beschweren oder, noch schlimmer, einfachabspringen.

!TIPP

Achten Sie frühzeitig auf Signale, loten Sie Alternativen aus und bringen Sieden Rekrutierungsprozess rechtzeitig in Gang, bevor es zu einem akutenBedarf kommt.

Resümee

Bei der Mitarbeiterrekrutierung ist es wie überall im Leben: Wer unter Druck agie-ren muss, sieht sich oftmals gezwungen, auch faule Kompromisse zu machenoder sich mit der zweiten Wahl begnügen zu müssen.

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Zeitliche Formen des Personalbedarfs