2007 Microsoft ®

Offi ce 套

件快速入門

2007 Microsoft ® Offi ce 套件快速入門

Part No. X12-50877-01

2006/11/9 2:38:44 PM

快速入門2007 Microsoft®

套件

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Part No. X12-50877-01

發行者

Microsoft Press

A Division of Microsoft Corporation

One Microsoft WayRedmond, Washington 98052-6399

Copyright © 2006 by Microsoft Corporation

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本手冊所有內容，未經發行者的書面許可，不可以任何型式或方式複製或轉載。

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Excel、InfoPath、Microsoft、MSDN、OneNote、Outlook、PivotChart、PivotTable、PowerPoint、SharePoint、Windows、Windows Server及 Windows Vista 係 Microsoft Corporation 在美國及/或其他國家的註冊商標或商標。

本手冊中所提其他產品及公司，可能為各所有人所有之商標。此處所描述之範例公司、組織、產品、網域名稱、電子郵件地址、商標圖樣、人員、地點及事件均屬虛構。並非影射任何真實的公司、組織、產品、網域名稱、電子郵件地址、商標圖樣、人員、地點及事件。本手冊的內容僅代表作者個人觀點及意見。

本手冊所包含的資訊不提供任何明示、法定或默示之擔保。作者、Microsoft公司或其轉銷商、或經銷商對於任何因本手冊引起或導致的直接或間接損毀，概不負責。

策劃編輯：Juliana Aldous-Atkinson

專案編輯：Lynn Finnel

編輯與製作：Custom Editorial Productions, Inc.

技術編輯：Jim Johnson

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目錄

iii

簡介, vii

有什麼新的功能呢？, 3介紹新的使用者介面, 3

[檔案]功能表的新外觀, 4新的使用者介面, 4重要秘訣, 7項目庫, 8即時預覽, 9

全新及加強功能, 10特點, 12特點, 12

特點, 14特點, 16

特點, 19

常用工作快速入門, 21 開啟檔案, 22

開啟並轉換以舊版建立的檔案, 23儲存檔案, 24預覽並列印檔案, 26準備及保護檔案, 28

呼叫文件檢查, 29設定文件權限, 30保護文件, 31將檔案標示為完成, 32

共用及發佈檔案, 32取得說明及保持最新狀態, 34

資源, 35檢查更新, 35

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iv 目錄

使用 管理您

的電子郵件、工作及行事曆, 39管理您的電子郵件, 39

使用電子郵件選項來識別

及控制垃圾郵件, 39設定垃圾郵件選項, 40收到垃圾郵件時就刪除, 43封鎖不想要的內容, 43

尋找並按照優先順序處理您的郵件, 45的立即搜尋功能, 45

使用搜尋資料夾快速尋找郵件, 46為您的郵件加上色彩, 48使用規則自動將郵件歸檔, 49將電子郵件轉變成交辦事項, 51將郵件標幟為待處理, 51

使用待辦事項列來整合

2007的工作與約會, 52待辦事項列, 53工作的工作區, 54

設定約會, 55

使用 建立令人

驚艷的商務出版物及行銷題材, 57使用 的優勢, 58自訂範本以表現您的品牌, 59

自訂您的品牌項目, 60新增文字、圖像及超連結, 63儲存自訂的出版物, 66

在內容庫儲存項目, 68完成並傳送電子郵件新聞稿, 69將您的出版物轉換成其他格式, 74準備您的商業印刷題材, 75

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目錄 v

使用 建立專業的文件, 77使用專業品質的範本, 77重複使用一般商務項目, 80插入圖片、表格與圖表, 82

圖片與美工圖案, 84表格, 86圖表, 88

新增背景、框線及網底, 92使用合併列印準備信件, 95

使用 建立

動態的銷售簡報, 97使用專業 PowerPoint 範本, 97套用佈景主題, 99新增圖表、表格及資料圖表, 100

建立及強化圖表, 101新增及強化表格, 102使用 SmartArt 新增資料圖表, 104

新增投影片切換, 105列印簡報的講義, 106

使用 分析商務資訊, 109使用專業範本簡化財務文件的製作, 109

套用佈景主題至工作表, 111使用設定格式化的條件與資料視

覺效果來分析資料, 112資料視覺效果，113

建立並強化專業圖表, 114修改並強化圖表, 115

準備專業的報表, 118使用樞紐分析表和樞紐分析圖

來進一步分析資料, 121樞紐分析表建立程序的快速概觀, 122

新增樞紐分析圖, 124

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vi 目錄

簡化 的資料庫

建立與報表功能, 127輕鬆使用新範本快速上手, 127

瀏覽資料庫, 129首頁, 132

新增資料表和欄位, 134建立與使用資料表單, 135從其他來源匯入資料, 136匯出資料, 138建立自訂報表, 139

索引, 143

關於作者, 157

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簡介

vii

歡迎使用！

身為中小企業負責人或專業電腦的使用者，您的責任涵

蓋了不同領域的工作、關係及專案，而您也瞭解每天所

做的決定會對未來產生深遠的影響。您的日常工作將會

影響整個公司的運作，不論是在理想、策略和目標的實

現方式方面，或是在無數瑣碎、但重要的日常決定方

面：您何時要進一步接觸您的潛在客戶？您的下一本摺

頁冊應該有什麼樣的外觀？您如何找出時間來回覆所有

的電子郵件？當您負責無數公司內部不同面向的重要事務時，您所做的每個決定都會影響

公司的未來發展，而您所完成的每一個工作都將是協助公司未來發展的重大投資。

《 套件快速入門》將協助您快速熟悉需要的技術，讓您可以提升

公司或部門的運作效率。您將在本手冊中發現如何使用 的強

大功能來完成您的工作，您可以不必再將時間浪費在沒有效率的程序上，更何況這些程序

可能太基本或太不合乎您的需求。

本章內容大綱：

歡迎使用

2007版本的常見問題解答誰需要使用本手冊

如何使用本手冊

本手冊的特色

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viii 簡介

不論工作挑戰的大小，您都可以立刻套用這裡提供的解決方法。您擔心我們無法提供

新客戶所需的服務嗎？想要以合乎成本效益的方法來製作精美，且兼具專業外觀的行銷

出版物嗎？想要尋找方法來節省過濾及整理大量不需要電子郵件的時間嗎？您將在本手

冊中針對這些問題找到實際、合乎商業需求的解答，同時我們也將提供一些小秘訣來協

助您整合應用程式、減少錯誤發生的次數，並避免您在同一個工作上不斷進行重複的動

作(這些重複的時間或努力可能已耗費您不少珍貴的時間及資源)。

2007版本的常見問題解答

是世界上最受歡迎的應用程式套件所發行的最新版本。您將

在下面的章節中瞭解所有重要的改良及新增功能。下列是部分關於設定 2007 Microsoft

的解答：

這個版本有何特別之處？所有的 套

件(無論是為商務或專業用途所設計)都包括下列的應用程式：

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簡介 ix

除了這些核心應用程式外，其他版本的 還包括了一些符合特

定使用者需求的程式。

• 中小企業版，不但提供公司負責人及經理所有

套件的功能，更提供強大的連絡人及專案管理程式。

專業版是專為專業電腦使用者所設計的程式，其中還包含了

Access 2007。 不但提供專為資料應用程式開發人員設計的強大資料

管理工具組，同時也為新使用者提供易於使用的基本功能。

專業增強版 2007 進一步擴充專業使用者的可用功能，它不但包含所有

的應用程式，還加入了 、企業內

容管理、電子表單、資訊版權管理及 。

企業版 2007 不但內含 專業版中的所有應用程式，

同時也加入 ，提供專業使用者易於使用，但功能強大的工具，尤

其是在共同作業、參考資料及整合資訊儲存庫服務 (例如 Microsoft Windows SharePoint

Services)方面。

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x 簡介

2007版本的基本系統需求是什麼？ 的系統需求如下：

• 使用 500 MHz 或以上處理器的電腦；Super VGA (800 x 600) 或更高解析度的顯示器 (建

議使用 1024 x 768 解析度)；DVD光碟機。

• Microsoft Windows Server 2003 或以上版本，或 Microsoft Windows XP Service Pack 2 或

更新版本

• 至少 256 MB 或以上的記憶體

• 至少 2 GB 的硬碟空間

請務必瀏覽 網站 以取得最新系統

需求及建議的資訊。

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簡介 xi

誰需要使用本手冊

本手冊專為使用 來管理其商務運作的使用者所設計，對象包括中

小企業的負責人及經理、獨立商務專業人士、在家工作的商務人員及有商務電腦需求的

個人使用者。如果您是大公司中的專業電腦使用者，您也可以在此找到許多實用、且合

乎需求的應用程式。實用、切中要點、以專案為基礎的章節將告訴您要如何使用 2007

來克服每天需要面對的商務挑戰。您不但會在本手冊中發現與實際工作階

段相關的範例，也會瞭解要如何使用 來達成下列目標：

• 提升管理及追蹤連絡人與潛在客戶的方法。

• 準備並傳送專業的銷售及行銷題材。

• 管理收到的電子郵件數量。

• 更有效率地追蹤商務資料。

• 更有效率地使用 來管理大量的資料。

除了實際的範例外，您也將發現無數的秘訣及建議，這些秘訣及建議將教導您如何善

用各應用程式，藉以節省在其他應用程式中建立類似文件及工作表的時間與精力。因為

是一個程式套件，您在其中一個程式所產生的結果也可以應用在其他

程式中。2007版本強化了程式間的整合性，可協助您節省時間、精力及金錢，讓您可以

將時間集中在高重要性的工作上 (例如擴張業務)。

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xii 簡介

如何使用本手冊

本手冊根據中小企業及獨立商務專業人員需要完成工作的階段來編排章節。手冊的第一部

分介紹如何運用 的新外觀及操作。手冊的第二部分協助您熟

悉 的基本功能。因為中小企業負責人最關心的其中一個課題，就是每

天早上必須閱讀的大量電子郵件 (大家都一樣！)，您可以參閱與 相

關的第 3 章。第 4 章介紹 ，讓您可以建立高品質、低成本的行銷題

材。第 5、6及 7 章解釋如何使用 、 及

2007來建立重要的商務文件、

簡報及工作表。手冊並以一個

章節來彙整

的重大變更，新的專業範本讓

變得比以往

更加容易使用。

您可以多花一點時間來

研究前幾個章節，感受一下新的使用者介面，並發現一些可協助您善用 2007 Microsoft

的功能。然後，您便可以直接跳到需要的章節，藉以有效率地運用手冊，

並解決急迫的議題。例如，如果想要保護您的公司不受垃圾郵件及網路釣魚騙局的損害，

您可以從第 3 章開始閱讀，這裡將會解釋如何使用 來管理電子郵件及

[注意]第一次啟動 時，將提示您下載「立即搜尋」元件。

按一下 [下載]立即安裝元件，或按一下 [稍後再提醒我]稍後進行下載。

如果您選擇稍後下載「立即搜尋」，[按一下這裡啟用「立即搜尋」]提示就會出現在搜尋方塊的下方，當您準備好時，您便可以下載並安裝「立即

搜尋」。

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簡介 xiii

排定行程。或者，如果您急著要建立一份在預算內，但兼具專業外觀的摺頁冊，請從第

4章開始學習如何使用 來製作外觀精美的行銷題材。

目錄可協助您找到最感興趣的主題，因此請選擇一個對您的商務工作最有幫助的章

節，並從此章節開始快速入門！

本手冊的特色

《 套件快速入門》的設計是為了協助您快速熟悉基本操作 (例如，

熟悉新的使用者介面、尋找您需要的工具及瞭解程式的新功能)，讓您可立即開始使用

應用程式。對於您早已熟悉的程序 (例如，開啟檔案及列印檔案等等)，這裡將不會提供

冗長的逐步說明，不過您將發現許多範例，而這些範例將協助您建立公司需要的商務題

材。 其中一個最棒的革新是重新設計的使用者介面，新的使

用者介面不僅僅是一組可協助您完成商務工作的強大工具，現在更是一套整合的系統，

結合了與商務一起成長的高功能性應用程式，並可在未來輔助您分析並排定重要商務資

訊的優先順序。

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xiv 簡介

為了協助您快速辨識手冊中特殊類型的實用秘訣，我們將在文字中使用下列的讀者輔

助格式：

[進階]特別指出可以用來引導應用程式進行到下一個階段的進階工作。

[請參閱]提供秘訣間的交互參照，讓您可以參考本手冊中的其他小節。

[秘訣]您也可以在 找到非常有價值的線上資訊，包括範本、使用方法文章、訓練中心等等。您將在本手冊中發現與上述文字類似的秘訣，這些秘訣將帶領您取得線上資源，進一步協助您尋找可提昇或擴張公司業務的額外方式與工具。

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1

1部份第

第 1 章： 有什麼新的功能呢？, 3第 2 章：常用工作快速入門, 21

快速入門

此部份包含：

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3

1有什麼新的功能呢？本章內容大綱：

導覽 2007 版本的新「外觀及操作」，介紹新的使用者介面。

介紹 2007 版本應用程式的全新及加強功能

介紹新的使用者介面

的發行賦予許多應用程式在外觀及操作上令人驚嘆的創新，尤

其是 程式中的 Word、 、 及 。

也分享了部分 (不是全部)的新項目，而雖然

沒有使用新的介面，卻也包含了許多新的功能，請參閱第 4 章。

使用者介面的設計 (畫面的外觀、存取命令的方式及其他與軟體互動的方式)在經過一

系列的修訂後，使 更加容易應用在不同的商務工作。

[秘訣]為什麼 中的部分程式需要新的使用者介面？請參考這些統計資料：

原始版本的 Microsoft Word (1.0) 只有大約 100 個命令，而 包含超過 1,500 個命令。因此您可以輕易瞭解為什麼原始的功能表系統無法容納目前提供的功能數量。為了尋找某些命令，您

必須像狩獵一樣，逐一在功能表、多重子功能表及對話方塊中搜尋。2007版本提供了更輕鬆、快速的方式來存取命令，讓熟悉且常用的命令變得更加容易使用，也同時提升那些不熟悉但非常有用之

命令及選項的可視性。修訂的使用者介面以工作為導向，並根據目前的工作呈現出可用的命令及選

項。在新的外觀及操作中，修訂後的 [檔案]功能表在所有的應用程式中都是一致的，因此您可以輕鬆地在建立的檔案中，找到工作需要的所有選項。針對要選用的選項，您也可以使用「即時預覽」

功能來預覽該選項所產生的效果，而不需要先套用，然後再復原該選項以測試其結果。

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4 第 1章

當 開發人員重新設計各種程式的外觀及操作時，他們發現 Microsoft

程式提供的功能不但強大，且包含眾多功能，以致於使用者無法順利找到他

們需要的工具及選項。尤其是當特定工作的命令被隱藏在功能表系統中的最底層時，尋

找此命令便成了令人頭痛的問題。為了簡化產品，並協助產品可以更「人性化」，2007

版本的開發人員設計了一套高智慧、高直覺並符合工作需要的使用者介面，這種使用者

介面可根據目前的工作提供您需要的工具。這一節將介紹變更後之外觀及操作的顯著全

新面向，讓您可以更快地熟悉新的操作方式。

[檔案]功能表的新外觀

全新面貌的 [檔案]功能表。目前

標誌所標記的位置便是 [檔案]功能表的所在位置，不再

使用「檔案」這個名詞。當您按一下標誌來開啟功能表

時，[檔案] 功能表將顯示兩個面板 (請參閱圖 1-1)。您

將在左側看到與每個文件建立步驟相關的選項 (請注意

新的 [準備] 命令，此命命將出現在 、

及 中)。而您會

在右側看到與選取命令相關的選項。

新的使用者介面

2007版本最顯著的變化是，在 的

不同程式中，根據您的工作以新的方式在工作區呈現您

圖 1-1 [檔案]功能表的全新外觀及更完善的管理方式。

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2007 MICROSOFT OFFICE SYSTEM有什麼新的功能呢？ 5

需要的命令及選項。您可以使用所有的工具，但目前工作最需要的工具會顯示在新的使

用者介面，更方便您的使用，您將可以更快速、更有效率地存取這些工具。重新設計使

用者介面的其中一個目的，就是儘可能讓尋找及選取命令變得更容易，而新的使用者介

面為這項挑戰提供了完美的解答。

新的使用者介面橫跨工作區的上方，並包含下列項目：

• 命令索引標籤：在應用程式中建立專案時，每個階段進行的程序都與命令索引標籤有

直接的關聯。

• 命令集：命令集指的是在選取的索引標籤內，與您嘗試執行的動作相關之可用命令。

• 關聯式命令：只有在選取物件 (例如表格或圖表)後，關聯式命令才會出現。

圖 1-2 顯示命令索引標籤及命令集出現的位置，而圖 指出當選取表格時，關聯式

命令在 介面中顯示的位置。

命令索引標籤 您所熟悉的 應用程式功能表系統已經被一系列的命令索引

標籤所取代。這些命令索引標籤與您需要完成的工作階段有直接的關聯。例如，在

Word 2007 中，新的命令索引標籤為 [常用]、[插入]、[版面配置]、[參考資料]、[郵件]、

[校閱]及 [檢視] (請參閱圖 1-4)。

2006/11/9 2:46:01 PM

6 第 1 章

圖 1-3 只有在文件中選取特定物件後，才能使用關聯式命令。

圖 1-2根據功能將命令排列成不同的命令集，讓您可以輕鬆地找到您的目標。

命令集 出現在新使用者

介面中的命令，與您所選

取的命令索引標籤及您嘗

試進行的動作有直接的關

聯。如此一來，降低了尋

找命令必須瀏覽的功能

表、命令及對話方塊數

[其他資訊] 在中，命令索引標籤為

[常用]、[插入]、[版面配置]、[公式]、[資料]、[校閱] 及 [檢視]；而在

中，命令索引標籤為 [常用]、[插入]、[設計]、[動畫]、[投影片放映]、[校閱]及 [檢視]。在 Microsoft

中，您將會看到

[常用 ]、 [建立 ]、 [外部資料 ] 及[資料庫工具] 索引標籤。每個應用程式都會提供常用命令的快速

存取，並提供特定應用程式中常

用命令的相關程序。

2007 MICROSOFT OFFICE SYSTEM 有什麼新的功能呢？ 7

目。同時您也會發現以

往所不知道的選項，這

些選項可協助您輕鬆完

成工作。每個命令集都

是根據其功能來分組。

關聯式命令 為了保持螢幕畫面的整齊，並立即顯示與目前動作相關的命令，關聯式命令

集只有在選取特定物件後才會出現。例如，在圖 1-5 看到的 圖表工具]

標題，其中包含了 [設計]、[版面配置] 及 [格式] 索引標籤，每一個索引標籤都會提供多

種關聯式命令集，當您

在圖表上作業時，此關

聯式命令集將協助您選

取需要的命令。

重要祕訣

如果您偏好使用快速

鍵，請不要擔心，已經

為您加入新的快速鍵功

能。您仍然可以使用最

喜愛的舊版 Microsoft

圖 1-4

2007的新命令索引標籤

圖 1-5 關聯式命令顯示與目前工作有直接關聯的命令。

2006/11/9 2:46:05 PM

8 第 1章

使用對話方塊啟動器如果您認為自己尚未準備

好使用新的命令系統，您

可以使用對話方塊啟動器

來顯示正在尋找的選項。

若要使用對話方塊啟動

器，請按一下您要使用的

命令索引標籤 (例如，在Word 2007 按一下 [常用])。現在，請在您要使用的命令集之

右下角按一下小型箭號符號，

啟動該命令集的對話方塊，如

圖中所顯示的 [剪貼簿] 及 [字型]命令集。另一種對話方塊啟動器位

於含進階選項的項目庫之底

端。例如，當您在 [版面設定]命令集中按一下 [邊界] 選項時，將顯示邊界設定的項目

庫，如圖所示。在項目庫的底

端按一下 [自訂邊界]選項，便是另一種啟動 [版面設定]對話方塊的方法。

程式快速鍵 (保留所有舊版的

快速鍵)，不但如此，現在您也可以在使用

新使用者介面的程式中顯示快速鍵，並從

中選擇一個快速鍵以快速完成工作。

如果您過去因為無法記憶快速鍵而不

曾使用它們，現在正是開始學習及使用快

速鍵的最佳時機。只要按 ALT 鍵，便可

以顯示快速鍵。快速鍵將出現在命令索引

標籤、命令集與關聯式命令區的命令上，

只要輕輕按下該字母，便能使用快速鍵來

選取索引標籤 (請參閱圖 1-6)。根據以這

個方式所選取的索引標籤，顯示相關的命

令集及其快速鍵。

項目庫

項目庫是另一個

的新功能，可將選取選項這個動作

簡化為單純的點選。現在，當您按一下旁

邊或下面有向下箭號的命令時 (表示這裡有

其他您可以使用的選擇)，將顯示項目庫的

選項 (請參閱圖 1-7)。在此，可用的色彩組

2006/11/9 2:46:05 PM

2007 MICROSOFT OFFICE SYSTEM有什麼新的功能呢？ 9

合、字型樣式、圖表類型及邊界設定等等都可一目了然。您只需按一下要使用的項目即

可 (或指向選項以使用「即時預覽」功能，將在下一節進行更詳盡的說明)。

即時預覽

「即時預覽」讓您在選取選項前，可預先測試該選項。現在，當您考慮

要使用某個選項時，例如 投影片放映中的新背景樣式 (如圖

1-8所示)，您可以直接指向不同的背景樣式以立即查看新的效果。如果

您要保留這個變更，請按一下選項。如果您要查看其他可能的選擇，請

圖 1-6 按下 ALT 鍵即可顯示快速建。

圖 1-7 項目庫可讓您快速地尋找及選取選項。

[秘訣]變更後的新 使用者介面目前已應用於

2007、 、 及 。而部分的

也併入了新的功能。請在常用的應用程式中多加嘗試不同的新功

能，您將發覺新功能是如此的容易操作。一定會讓您大吃一驚！

2006/11/9 2:46:06 PM

10 第 1章

指向其他選項。在 的不同應用程式中建立的文件、工作表或

簡報都可使用此功能來預覽您要進行的變更。

全新及加強功能

2007 版本中的大幅度修

改 (包含套件、程式、伺

服器及服務) 是為了提供

使用者多種重要的功能，

包括：

• 體驗更強的直覺性。重

新設計的 2007 Microsoft

可在必要時

提供所需的工具，這表示

您可以更快速、更有效率

地完成更多的工作。

圖 1-8 在您選取選項前，「即時預覽」可顯示選取項目將呈現的外觀結果。

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2007 MICROSOFT OFFICE SYSTEM有什麼新的功能呢？ 11

• 快速尋找所需功能的能力。增強型搜尋功能可減少您的搜尋時間，並迅速對您搜尋的

目標開始作業。

• 根據專案範本建立文件。數個應用程式 (包括 、

2007、 、 及 不但內含專業設計

的範本集合，並可讓您立即存取 以取得大量的範本集合，並套

用至您的文件。

• 預覽功能可立即查看選擇項目的效果。使用「即時預覽」功能，可以讓您在決定套用

某個選項前，先觀察這些動作所產生的結果。

• 進一步整合應用程式，提升生產力。現在要將建立的項目轉換至不同的應用程式變得

前所未有的容易。只要幾個簡單的步驟，您便可以共用圖表、圖形及文字等等，而進

一步改良的剪貼程序，使得項目在應用程式間的轉換變得更加容易。若要更快速、更

有效率地建立所有商務文件，請善用應用程式間的高整合度。

• 更成熟的資料管理、追蹤及分析工具。為了配合日益成長的商務應用需求，2007

版本也隨之擴充其功能，藉此發展出一套強大的系統，新的功能包括

使用 工作表及 資料庫的新功能來加強對商務智慧 (BI)、共同作業及企業

內容管理 (ECM) 的支援。

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12 第 1章

特點

包含數個實用的功能，您可以減少接收的垃圾郵件數量、管

理及排列工作的優先順序、快速預覽重要郵件附件以及與其他使用者共用資訊。

新的 [待辦事項列]會顯示目前所有的約會及工作，包括已標幟為工作的電子郵件

(請參閱圖 1-9)。下列是 的部分新功能：

• 在行事曆上標示工作。現在，您可以輕鬆地將工作拖曳到您的行事曆，而當您

確定這些工作是高優先順序時，您可以立即排定必須進行這些工作的時間。

• 使用色彩來設定優先順序。您可以指定工作、約會、電子郵件以及其他項目

的色彩類別，讓每個專案或事件需要進行的動作一目了然。

• 快速行事曆快照。現在，您可以傳送行事曆的快照給公司以外的人，即使該

人員並不使用 。

• 線上發佈您的行事曆。現在，您可以使用 的服務在安

全的線上環境發佈行事曆及其他資訊，而只有具備必要權限的人才能存取此

環境。

特點

在建立具設計質感的流通文件方面提供了比以往更多的支援，現在文

件可立即輸出至商業印表機、桌上型印表機、電子郵件或發佈到網站。應用程

式間更緊密的整合讓您可以將最終的 Word 文件匯入至 ，並

圖 1-9 含約會及工作的

待辦事項列，以一目了然的單一面板來顯示

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2007 MICROSOFT OFFICE SYSTEM有什麼新的功能呢？ 13

可將您的 專案轉換成其他格式，從電子郵件到型錄、網頁等等。下列是

提供的部分嶄新功能：

• 建立品牌商標。有了 ，您可以利用專業設計的範本來建立商務材

料以強化您的品牌，商務材料包括所有要包含在標準出版物中的商標、內容組件、色

彩及字型。為了維持外觀的一致性及專業性，您必須在所有的出版物中套用您的商務

標誌及自訂的色彩和字型配置。

• 從設計師建立的範本庫中選取。在超過 25 個類別中提供數百個可供您自訂的印刷品、

電子郵件及網站的範本，這將引導您快速入門並協助您快速完成作品。

• 預覽並選取高品質的線上範本。連線到網際網路時，您可以在 中

尋找、預覽以及開啟數百個 範本。

• 快速新增您的最愛。從內容庫選取您最常用的文字、設計、圖形以及其他出版物元

素，並將這些元素輕鬆地新增到您的出版物。

• 套用自訂色彩。現在，您可以從超過 80 種不同的專業設計色彩配置中選取，或建立自

訂的色彩選項。另外，如果您正在從事需要使用 色彩的專案，您可以在

中選取這些色彩，確保這些色彩的一致性及精準度。

• 以更強大的設計工具來執行建立動作。您可以更有效地控制文件的最終設計及版面配

置。在建立公司的專用出版物時，您可以在出版物中調整字距、掃描圖像以及重新著

色圖像等等。

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14 第 1章

• 以更完善的型錄合併列印功能來快速建立新的型錄。合併文字及圖像來建立型錄的方

式比以往更加容易。您可以使用匯入資料、新增相片及套用合併列印的方式，來將您

的型錄傳送到印表機或您的 寄件匣。

[其他資訊]如果您有興趣嘗試2007的新功能，請參閱第 4 章，您將發現更多實用的功能，例如建立及傳送電子郵件新聞稿

、建立含品牌商標的出版物、

準備專案的商務印刷以及利用各種出版物來促

銷公司業務。

• 簡化為專業印刷準備專案的程序。

2007 提供更強大的功能來協助您準備專案的專業

印刷，其中包括四色印刷、單色印刷及 CMYK

等等。

特點

除了有令人為之一亮的新外觀外 (新外觀可保持螢幕畫面的整齊，並提

供更大的工作空間)，也提供數種實用的功能，可協助您建立專業商務文件、進行更密切

的共同作業、快速尋找所需的資訊以及更有效地套用格式樣式與佈景主題等等。下列是

的部分重要功能：

• 使用文件建置組塊。您可以為商務文件中常用的內容建立建置組塊，這樣便可減少建

立常態性商務材料及報告所花費的時間。

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2007 MICROSOFT OFFICE SYSTEM有什麼新的功能呢？ 15

• 使用 [樣式] 來快速套用樣式。按一下樣式庫來選取您要使用的樣式外觀及格式，並

將其套用至選取的文

字 (請參閱圖 1-10)。

• 利用快速參照工具。

現在，您只要按一下

滑鼠便可以將引文及

參照加入您的文件，

不需要再變更檢視、

選取多個選項或捲動

整份文件。

• 更容易建立的合併列

印專案。

2007提供新的合併列

印索引標籤，讓您可

以輕鬆地建立並執行

合併列印專案。

圖 1-10 只要按一下滑鼠，您就可以使用 的新樣式庫功能來套用偏好的樣式。

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16 第 1章

• 套用藝術元素以提升文件的外觀。現在，您可以在專業文件中加入 及

美工圖案，藉以賦予該文件專業化的形象。

• 使用方程式編輯。 內含方程式編輯器，您可以利用該工具在文件中建

立專業外觀的數學方程式。

• 利用改良的比較功能來比較文件。現在，針對與小組一起準備的文件，您可以使用

三個窗格的檢閱面板及「文件比較」功能來比較文件

的版本。

特點

如果您喜歡嘗試不同外觀及風格的 簡報，您將會愛上新的

2007。這裡完整收藏了新的佈景主題、自訂版面配置支援以及新的圖形樣式等等 (請

參閱圖 1-11)。除了這些設計及佈景主題外，下列是 提供的其

他功能：

• 儲存最愛的版面配置。建立並使用投影片庫來儲存及重複使用您最愛的投影片版面配

置，並完成簡報。

[其他資訊]請參閱第 5 章以瞭解使用Word 2007 建立、傳送及共用專業文件的方式。

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2007 MICROSOFT OFFICE SYSTEM有什麼新的功能呢？ 17

• 使用更臻成熟的樣式來強調品牌。現在，您可以確保簡報與其他商務文件使用相同的

樣式 (色彩、背景及字

型等等)。這樣的一致

性可協助您建立容易

辨識的品牌。

• 以電子文件格式傳送

簡報。您可以使用電

子文件格式來傳送簡

報，藉以與其他人共

用簡報。

• 保持佈景主題的一致

性。為了確保您的表

格、圖案及圖表的外

觀與所有的商務文件

(包括建立於

及

Word 2007 的文件) 一

致，請使用專業設計

的佈景主題。圖 1-11 包含的新設計、樣式及範本可協助您建立專業且高質感的簡報。

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18 第 1章

• 提供更多繪圖工具。

改良後的繪圖工具，

讓您可以更精確地控

制圖表及您所建立的

自訂繪圖物件。

• 新的現場雙螢幕簡報

檢視方式。新的 [簡

報者檢視畫面]在螢幕

上提供您一個命令中

心，您可以在計劃，

並進行現場簡報。

[其他資訊]如果您等不及要開始使用

2007中的新範本、設計及樣式，請直接參閱第 6 章。

圖 1-12 新的格式設定技術讓您可以在 工作表中加入有趣的功能或專業的外觀。

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2007 MICROSOFT OFFICE SYSTEM有什麼新的功能呢？ 19

特點

中有數個受人矚目的變革，這些變革將 原本單調、規律的功能轉

換成完整的商務支援軟體，藉以協助您追蹤、評量及開發業務。下列是部分新增的功能及

改進項目：

• 設定格式化的條件。現在，有多種擴充的設定格式化條件的功能可供您使用，您可以

根據選取的準則來變更資料的外觀。

• 更大的工作表。可建立列數為一百萬，欄數為 16,000 的工作表！

• 在大型工作表中更快速的計算功能。因為應用程式現在可支援雙處理器及多執行緒處

理器，您可以在不同大小的工作表中，以前所未有的速度進行計算。

• 特殊格式設定及設計工具。現在，您只要按一下滑鼠就可以旋轉欄標題、新增相片背

景至工作表以及新增其他特殊格式設定到您的工作表 (請參閱圖 1-12)。

• 改良的表格工具。現在，只要按一下滑鼠即可建立表格，然後自動格式化表格，並在

表格中填滿色彩或圖樣。

• 更臻完美的圖表。新的直覺式及互動式圖表工具讓您可以更輕鬆地建立、修改、自訂

以及共用圖表。

• 改良的圖形。您可以使用 美工圖案、內建樣式及高品質圖形來賦予企

業財務文件專業且一致的外觀。

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20 第 1 章

• 更強大的預覽功能。現在，

您可以在列印前，使用 [整

頁模式] 來檢視財務文件，

並查看工作表的外觀。

• 強化對樞紐分析表的支援。樞紐分析表令您頭痛嗎？這個強大的資料分析功能在

中變得更加容易使用及理解。現在您可以使用瀏覽器來瀏覽、排序、篩選

及變更樞紐分析表資料。

[其他資訊]請參閱第 7 章以深入了解其他基本功能外的功能，並學習建立高品質的財務報告、報表及分析的

方法。

重大變革

如果您使用的是

2007，則您的套件中也會包含2007。 包括簡化的工作空間、

根據資料管理需求而量身訂做的專業範本、

新的檢視及排序功能、簡化的選項以開始使

用空白資料庫、新的所見即所得 (WYSIWYG) 製作工具、快速格式及匯出至 等等的功

能。若要閱讀其他的 功能，

請瀏覽 。第 8 章會說明 部分新功能的使用方

式，簡化您的商務資料庫及報表工作。

• 更強大的服務。 是新的 伺服器版

本，其設計是為了協助您與小組一起建立、管理及共

用試算表。有了 ，您可以使用 Microsoft

來提升您在商務智慧方面

的應用。

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21

2常用工作快速入門 本章內容大綱：

開啟檔案

儲存檔案

列印文件

保護檔案

傳送及發佈檔案

取得說明及保持最新狀態多年來使用 套件的最大好處之一，就是

所有應用程式都使用相似的外觀及操作。當您學會如何

使用一個應用程式時，您就可以輕易地將所知方法轉而

應用在 的其他應用程式上，這樣可以節省您的時間、減少麻煩並節省訓

練成本。

您可能早已熟悉常用的操作方式，包括開啟檔案、關閉檔案、儲存檔案、列印文件等

等。本章將為您會用到的基本技術提供快速教學，這些技術通用於各種應用程式。使用

者介面的更新 (特別是 按鈕] 及命令索引標籤) 變更了這些簡單工作的步驟，但也讓執行程序變得比以往容易。

開啟檔案

在 版本中可開啟的檔案類型隨應用程式而有所不同，但 Microsoft、 、 或 均使用

類似的方式。當您要開啟文件、工作表、資料庫或簡報時，請依照下一頁的步驟。

22 第 2章

開啟檔案

1. 按一下螢幕左上角的 按鈕，即可開啟 [檔案]功能表。

2. 如果您要開啟的文件或工作表是您最近使用的檔案，則檔案名稱會顯示在 [檔案] 功能表的右側(請參閱圖 2-1)。按一下檔案名稱即可開啟檔案。

3. 如果您要的檔案並未列在 [檔案] 功能表中，請按一下[開啟舊檔] 以顯示 [開啟舊檔] 對話方塊 (請參閱圖2-2)。

4. 瀏覽至包含您要開啟檔案的資料夾，按一下該檔案，再按一下 [開啟]。會在螢幕中開啟檔案。

圖 2-1 當您開啟 [檔案]功能表時，右側會列出最近開啟的檔案。

[秘訣]在 [開啟舊檔]對話方塊中選取檔案之後，對話方塊右下角的 [開啟]按鈕就會變成可以使用。按一下 [開啟] 箭號可在此顯示一組選項，供您開啟檔案的唯讀複本、開啟原始檔案

的複本，或修復有問題的檔案。

[秘訣] 您可以將常用的檔案「釘」到功能表，確保檔案繼續出現在 [檔案]功能表右側的 [最近的文件]清單。當您按一下圖釘時，圖釘將呈現「釘入」的狀態。

常用工作快速入門 23

開啟並轉換以舊版建立

的檔案

的各種應用程

式皆以新的 Microsoft格式規

格為基礎 (所有檔案現在都儲存為 檔案，方

便您在各種應用程式之

間共用、更新及重複使

用檔案內容 )。由於這項變更，當您開啟舊版

建立的

文件時，您會見到一些

差異。例如，現在只要

您開啟在 中

建立的 文件，視

窗的標題列會出現 [相容模式] 字樣 (請參閱圖 。這代表您正在檢視的檔案是使

用舊版程式建立的，並且可能因此無法使

用 2007版本的所有功能。

圖 2-2 [開啟舊檔]對話方塊

[注意] 應用程式以些微不同的方式來

表示以相容性模式顯示的文件、工作表、簡報或資料庫。但在

每個情況下，一旦已開啟檔案，您便可以開啟 [檔案]功能表，並選擇 [轉換]來充分使用應用程式的最新版功能。

24 第 2章

圖 2-3 使用舊版Word 建立的檔案會在標題列中顯示[相容模式]字樣。

您可以開啟 [檔案]功能表並按一下 [轉換] (此選項只有在相容模式中開啟文件時才會出

現)，將檔案轉換成 2007版本格式，讓該檔案可以使用所有最新的功能。顯示訊息方塊詢

問您是否繼續時，請按一下 [確定]。將會移除 [相容模式]字樣，並以最新的 2007版本格

式顯示檔案。請注意， 是這裡唯一的例外：當您在舊版 建立的

資料檔中作業時，程式將會在 [相容模式]字樣出現的位置顯示程式名稱 (例如，「

檔案格式」)。

儲存檔案

在 應用程式中儲存檔案最簡單的方式就是按 您也可

以開啟 [檔案]功能表，然後選擇 [儲存檔案])。如果您是第一次儲存檔案，此動作會開啟

[另存新檔] 對話方塊。如果您先前已儲存過檔案，按 會更新檔案的資訊。使用下

列步驟可儲存新的或現有的檔案、以其他檔案名稱儲存檔案、儲存在其他資料夾中或以

其他格式儲存檔案。

常用工作快速入門 25

第一次儲存檔案

1. 開啟 [檔案] 功能表並選擇 [儲存檔案]。如果這是第一次儲存檔案，會顯示 [另存新檔] 對話方塊(請參閱圖 2-4)。

2. 在 [儲存位置] 方塊中，瀏覽至您要儲存檔案的資料夾。(如果您要建立新資料夾來儲存檔案，請按一下 [另存新檔]對話方塊右上角的 [建立新資料夾]圖示。)

3. 在 [檔案名稱]欄位中鍵入檔案的名稱。

4. 按一下 [儲存]以儲存檔案。

儲存現有檔案

1. 開啟 [檔案]功能表，並指向 [另存新檔]箭號。

2. 如果您要使用舊版的格式來儲存檔案，請按一

下 [Word 97-2003 文件] 選項。若要以相容的非 應用程式格

式來儲存檔案，請在清

單中按一下 [其他格式]選項。

圖 2-4 [另存新檔]對話方塊

26 第 2章

3. 瀏覽至您要儲存檔案的資料夾。

4. 在 [檔案名稱]欄位中鍵入檔案的名稱。

5. 按一下 [檔案類型]箭號，並選擇您要儲存檔案的格式。

6. 按一下 [儲存]以完成作業。

預覽並列印檔案

知道有時候您想要快速列印

成品，以便檢查新的銷售圖表 (或列印會議用的備

忘錄)，但在其他時候您想花點時間預覽您建立的

內容，並選取列印選項，讓您的列印文件合乎您

想要的外觀。

與其他人共用檔案在 應用程式中建立的所有新檔案，

預設以 格式儲存。這表示您在

應用程式中建立的檔案，將包含該程式舊版

本所沒有的功能及選項 (例如新的 圖表功能、

佈景主題及一些內容控制項)。以 為

例，如果要和您共用文件的人員裝有 、

或 的更新版本，那麼收件者

會見到通知，說明該文件是以應用程式較新版本建立

的，並提供機會下載轉換器，以便處理該文件。如

果您不確定收件者是否使用 ，您可以

選擇 [檔案類型]設定，並選擇 文件]格式。選取此選項的影響是失去一些 應用程

式可以使用的新功能。

如果想要快速列印成品，請在 [檔案]功能表按一下 [列印]命令下的 [快速列印]工具。

然後在 [名稱]欄位選擇印表機，並按一下 [確定]以列印檔案。您也可以在應用程式視窗

左上角的快速存取工具列 ([檔案]功能表圖示的右側)按一下列印工具來進行列印 (不需要

開啟 [檔案]功能表)。檔案會立刻傳送到您的預設印表機。

常用工作快速入門 27

較長時間的列印程序運作方式在各種 程式均類似，但各程式都

有自己獨特的操作步驟，視您要列印的文件類型而定。若要在列印之前查看文件列印之後

的外觀，並指定列印選項，請依照下列步驟進行。

列印之前預覽檔案

1. 開啟 [檔案] 功能表，指向 [列印] 箭號，再按一下 [預覽列印](請參閱圖 2-5)。預覽模式會顯示文件 (或工作表、簡報或報表)在列印時的外觀。

2. 如果您要變更文件的整體版面配置 (變更邊界、方向及大小)，請按一下 [版面設定]箭號。

3. 在 [列印]命令集的 [預覽列印] 索引標籤中，按一下 [列印]命令可顯示 [列印]對話方塊 (如圖 2-6 所示)，您可以在此設定列印選項。選擇印表機，指定要列印

的頁面，指定份數，然後按一下 [確定]以列印檔案。

圖 2-5在列印之前使用 [預覽列印]檢閱文件。

圖 2-6[列印]對話方塊

28 第 2章

準備及保護檔案

在您建立、儲存及列印檔案之後，您的工作應該已經接

近完成的階段。文件生命週期的完整程序包含校閱文件

及確保文件受到保護。 程式

內含的功能可讓您確保文件已準備好傳送給別人，並確

保只有您授與存取權的人可以檢視這些資訊。本節將說

明藉由檢查、保護、簽章及完成文件等動作來完成文件

的方法。首先開啟 [檔案]功能表，指向 [準備]箭號，顯

示選項的範圍，如圖 2-7所示。

[注意]請注意， 的 [檔案]功能表並未包括 [準備]命令。

圖 2-7選擇 [檔案]功能表的 [準備]箭號可存取選項，以檢查與保護即將完成的文件。

[秘訣] 不同應用程式會以自己的獨特方式協助您完成檔案。的 [隨身出版]功能可讓您為商業印刷及傳閱文

件準備專案。 的 [封裝成光碟]選項，可將完成的簡報燒錄成光碟，並含有 檢視器，無論

系統是否有安裝 都可以顯示簡報。

[秘訣]按 可快速顯示 [列印]對話方塊。

常用工作快速入門 29

呼叫文件檢查

文件檢查會檢查您的文件，以確保您沒有在文件中留下任何註解、修訂標記、私人資訊或

隱藏文字。文件檢查也會查看文件頁首及頁尾是否有問題。(在 和

中，文件檢查所檢查的項目有些不同，例如， 的

文件檢查會查看是否有投影片外的內容及

簡報備忘稿。)

按一下 [檔案]功能表，指向 [準備]箭

號，然後選取 [檢查文件]，即可啟動文件

檢查。接著會顯示 [文件檢查]對話方塊。

按一下 [檢查]以開始檢查。如果文件檢查

找到一些項目，您會見到類似圖 2-8所示

的通知。按一下全部 [移除]按鈕可刪除不

需要的資訊，然後按一下 [重新檢查]，讓

文件檢查再次檢查整份文件。如果沒有找

到其他問題，請按一下 [關閉]。

圖 2-8文件檢查

30 第 2章

設定文件權限

完成文件的作業包含選擇您希望具有文件存取權的

人員。按一下 [準備] 選擇中的 [限制權限] 選項可

控制這些設定。指向 [限制權限]時，子功能表會提

供三個選擇：

• 未限制存取表示可不受限制地傳閱檔案。

• 限制存取 使用資訊版權管理 (IRM) 來限制只有您

授與權限的使用者，才能轉寄、編輯或複製文件。

第一次選擇此選項時，會顯示訊息方塊詢問您是

否要安裝最新版本的

用戶端軟體。按一下 [是] 下載用戶端

軟體，或按一下 [否] 結束。圖 2-9 顯示當您使用

IRM控制權限時，顯示的 [權限]對話方塊。

[注意] 不使用 [文件檢查]功能，而是使用 [設計檢查]功能來協助您評估出版物的整體版面配置。請注意，[設計檢查]只會檢查版面配置及印刷問題，而不會尋找並警告任何與人員及公司相關的資訊。

圖 2-9 [權限]對話方塊

常用工作快速入門 31

• 管理認證會顯示 [選取使用者]對話方塊，讓您可以從人員清單新增或移除您允許建立

或編輯受限制文件的使用者。按一下 [新增]可新增人員到清單中，或按一下名稱並選

取 [移除]以刪除權限清單中的人員。按一下 [確定]返回文件。

保護文件

您可以在新的使用者介面中找到其他保護檔案的工具。使用

2007或 時，按一下 [校閱]索引標籤可顯示保護選項。圖

2-10顯示按一下 的 [保護文件]，並從該清單選取 [限制格

式設定及編輯]時會出現的面板。

請依照下列步驟啟用文件的保護：

新增 文件的保護

1. 按一下 [限制格式設定及編輯]面板的第一個核取方塊，可防止使用者變更格式設定。

2. 按一下第二個核取方塊可限制編輯功能。選取編輯類型以選取您要指派給特定使用者的權限，然後按一下 [群組]清單中的選項或按一下 [更多使用者]以識別擁有權限的使用者。

3. 按一下面板底部的 [是，開始強制保護]，為您剛才選取的項目開啟保護設定。圖 2-10使用 [限制格式設定及編輯 的 [保護工作表])來限制特定文件的格式設定、編輯及權限設定。

32 第 2章

將檔案標示為完成

以小組為單位開發文件的最大難題在於，一旦檔案已處於

完成狀態，必須確保文件不會被再度變更。在

2007、 及 中，您

可以將檔案以其自身的格式標示為「完成」，讓其他人

可檢視，但無法變更檔案。

您可以在 [檔案]功能表中找到您要的選項。指向 [準

備]，然後按一下 [標示為完稿]。檔案將標示成唯讀檔案，

未來將無法進行變更。在您將檔案標示為完稿之前，系

統將會提示您儲存檔案，請確認您已使用略為不同的檔

名來儲存複本，以便您在需要時可以返回編輯該版本的

檔案。

共用及發佈檔案

當您準備好要與其他人共用檔案時，您可以選擇 [檔案]功

能表中的兩個命令來協助您完成該工作。[傳送]命令讓您

可以使用電子郵件傳送檔案給一或多位收件者，或者您也

可以使用網際網路傳真服務傳送檔案 (請參閱圖2-11)。[發

佈]命令 (適用於 、 及

[秘訣]您也可以透過數位簽章來保護檔案的安全。開啟 [檔案] 功能表，指向 [準備]，然後選擇 [新增數位簽章]可建立並新增簽章來驗證文件，讓您及其他檢視檔案的人知道您是檔案的

建立者。您可以向 Microsoft 協力廠商註冊取得數位識別碼，或建立自己的識別碼。

[秘訣]加密可為您的文件新增另一層的保護，僅允許擁有檔案密碼的使用者解除檔案的加密

或檢視檔案。請開啟 [檔案] 功能表，指向 [準備]，並選取 [加密文件]。輸入密碼以啟用加密功能，然後按一下 [確定]。在加密生效前，將會要求您再次輸入密碼。

[注意]您可以從 Microsoft 下載免費的增益集公用程式，此公用程式可讓您使用 及 格式

來共用檔案。以 或 附件傳送文件可讓

您的檔案以重新編頁、完稿的格式與其他人共

用，無論其他人使用哪一種電腦系統，都可以

檢視檔案。 代表由

所開發的 ，而 代表

，是新的 跨平台文件

格式，可讓使用者輕鬆地建立、共用、列印及

封存已完成且格式化的文件。請到

搜尋 公用程式。

常用工作快速入門 33

提供您數個選項，您可以將檔案封

裝成光碟 (僅適用於 、發佈到文件管理伺服器

或 僅適用於 。當您指向 [檔案]功能

表的 [發佈]箭號時，即可使用這些選項。

[發佈]選項的詳細說明如下：

• Excel Services (僅適用於 讓您可以顯

示選取的工作表資訊，並將其儲存至 。

• 封裝成光碟及發佈投影片 是 [發佈] 命令中的其中兩

個選項，僅適用於 。這些選項

讓您可以準備簡報的光碟，或建立投影片的投影片庫

以便在其他的簡報中重複使用這些投影片。

• 部落格 (僅適用於 以部落格文章的方

式發佈您的文件。

• 文件管理伺服器 (適用於 、 及

讓您可以將文件儲存到自己的文件管理伺服器。選擇此

選項時，會開啟 [另存新檔]對話方塊，且 [儲存位置]方塊已選取 [網路上

的芳鄰]。瀏覽至您的伺服器空間，並按一下 [儲存檔案]以上載檔案。

• 建立文件工作區 (適用於 、 及

會顯示 [文件工作區] 面板，您可以在其中找到關於文

件工作區的詳細資訊，並輸入存放您工作區的 請參閱圖 2-12)。

圖 2-11若要與其他人共用您的 活頁簿，請選擇[檔案]功能表的 [傳送]箭號。

圖 2-12鍵入可以儲存共用文件的信任網站 URL，以建立文件工作區。

34 第 2 章

取得說明及保持最新狀態

對於您正在嘗試執行的特定工作所產生的問題，2007

應用程式的 [說明]系統可立即呈

現所有用來回答這些問題的資源。與各種舊版的

套件相似，您可以隨時按 F1 顯示「說明」。不過，現

在您無需在電腦 [說明]系統的本機搜尋或線上資源搜尋

之間做選擇，而是在 [說明]視窗中，快速顯示所有符

合您指定條件的說明項目連結。圖 顯示當狀態列

顯示 [所有 且搜尋文字為「設定格式化的條件」

時，所顯示的資源清單。

按一下連結可查看與您搜尋要求相關的資訊，並

可使用 [說明] 工具列的工具來瀏覽其他頁面、列印資

訊，或是將開啟的連結維持在最上層，讓您可在工作

時參考。

圖 2-13 說明視窗

什麼是文件工作區？文件工作區是一種建立於安全伺服器上的專案

相關網站，讓您可與其他人共同建立、檢閱、

編輯與完成文件。文件工作區以

技術為基礎，使用 清單及可自訂

的網頁組件，讓您可靈活自在地依照需要組

織資料及資源。

[秘訣]當要共用 專案時， 運作方式將有些不同。您可以將出版

物以電子郵件訊息 (或附件)傳送，將出版物轉換成網頁，或使用 [隨身出版精靈]建立您要與其他人共用的檔案。請參閱第 5 章以深入瞭解 。

常用工作快速入門 35

資源

是十分好用的資源，您可以在此取得各

種範本、秘訣、美工圖案、音訊剪輯與創意點子，以提升日常工作效率，讓您的專案更

完美。 也提供各種持續更新的

訓練課程，包含自訂進度的教學課程、視訊示範檔、

精選文章等等。請定期檢查網站，查看是否有適合您

需求的新下載項目。

檢查更新

定期檢查更新以確認您常用的

應用程式具備最新的功能及安全性更新程式。

這些程式讓您的工作變得更加容易。在新使用者介面的

應用程式 、 、

及 中，您只要選取

[檔案]功能表中的選項，即可顯示需要的選項。下列步

驟會引導您完成尋找更新的程序：

取得更新

1. 開啟目前應用程式的 [檔案]功能表(此範例使用2007，如圖 2-14所示)。 圖 2-14 [檔案]功能表的選項按鈕可讓您設定程式的

喜好設定，您可以開啟隱私權和安全性功能，也可以升級、診斷及修復您的 應用程式。

36 第 2章

2. 按一下 [檔案]功能表右下角的 選項] (位於 [結束 按鈕左邊)。接著會開啟 選項]對話方塊，如圖 2-15所示。

3. 按一下 [資源]選項。按一下 [檢查更新]以尋找目前是否有任何適用於您軟體的程式。您會自

動連線到 網

站，在網站中按一下 [快速]或 [自訂] ，即可開始處理程序。依照螢幕的提示，選取並下載

任何適用於您系統的更新。

圖 2-15在 [選項]對話方塊選取 [資源]可讓您取得更新程式、診斷問題及其他資源。

[秘訣]如果 應用程式的運作異常或經常損毀，則

您可以使用 診斷程式功能，嘗試修復軟體並修正問題。按一下 [選項]對話方塊之 [資源] 頁面的 [診斷] 按鈕，檢閱並修復可能干擾應用程式功能的問題。

[秘訣]在 及

中，您可以

在 [說明]功能表中找到 [檢查更新]及 診斷程式]選項。

37

2部份第

第 3 章：使用 管理您的電子郵件、工作及行事曆, 39第 4 章：使用 建立令人驚艷的商務出版物及行銷題材, 57第 5 章：使用 建立專業的文件, 77第 6 章：使用 建立動態的銷售簡報, 97第 7 章：使用 分析商務資訊, 109第 8 章：簡化 的資料庫建立與報表功能, 127

熟悉的基本功能

此部份包含：

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X125087701p02.indd 38 2006/11/9 2:39:37 PM

39

3使用管理您的電子郵件工作及行事曆

本章內容大綱：

管理您的電子郵件，並且從 [收件匣]掃除垃圾郵件

尋找、依照優先順序處理及管理郵件

使用整合式工具來管理工作

迅速有效地設定約會也許您就像大多數人一樣，從下載及整理大量的電子郵

件開始您一天的工作。某些重要郵件，您會想將它們標

幟出來，以便立即處理。而其他的郵件則是可以稍後處

理。另外，還有一些電子郵件訊息只是垃圾郵件。本章將告訴您，如何節省整理和回覆

電子郵件、建立和管理工作，以及設定會議的時間。

管理您的電子郵件

如何管理您的電子郵件？基本上，只需要三個步驟：(1)從您的 [收件匣]刪去不必要的電

子郵件，(2)依照優先順序排出重要的郵件，讓您可以快速地處理，以及 (3) 管理您的郵

件，讓您以後可以輕鬆找到它們。我們就從移除或封鎖您每天收到的不必要郵件開始。

使用電子郵件選項來識別及控制垃圾郵件

當您開始決定要管理電子郵件時，可能會覺得這是一件令人怯步的工作。但實際上這比您

想像的還來得簡單，因為 使用垃圾郵件篩選來「學習」垃圾

郵件的型態，然後為您識別並刪除它。垃圾郵件篩選會掃瞄內送的郵件，判斷郵件的內容

40 第 3章

和結構。若要協助 辨識垃

圾郵件的寄件者，請依照下列步驟：

在垃圾郵件進入您的收件匣之前就刪除

1. 在 [收件匣]中，以滑鼠右鍵按一下郵件清單中您收到的垃圾郵件，以顯示快顯功能表。

2. 在快顯功能表上指向 [垃圾郵件]，然後按一下[新增寄件者至封鎖的寄件者清單]，如圖 3-1所示。

寄件者的地址會被加入

用來判斷哪些郵件要轉送至 [垃圾郵件] 資料

夾，而哪些郵件要送入 [收件匣] 的清單中。第一次的確需要按幾次滑鼠才能將這些寄

件者歸類到 [封鎖的寄件者] 清單，不過經過一段時間之後， 會過濾

出愈來愈多的垃圾郵件，讓您在檢閱電子郵件時能

更節省時間。

設定垃圾郵件選項

包括數個垃圾郵件保護的層級，

您可以使用它來提高電腦系統的安全性。若要查看

[秘訣]除了 [封鎖的寄件者]清單功能之外， 還包括 [安全的寄件者]及 [安全的收件者]清單，確保您永遠都可以收到從信任的人員和公

司所寄來的電子郵件。

圖 3-1新增寄件者至垃圾郵件清單

使用 OFFICE OUTLOOK 2007管理您的電子郵件、工作及行事曆 41

系統目前設定的層級，請按一下 [動作] 功能表的 [垃圾

郵件]，然後按一下 [垃圾郵件選項]。會顯示 [垃圾郵件選

項]，如圖 3-2 所示。

垃圾郵件保護層級的預設值為 [低]，表示只有最明顯

的垃圾郵件會自動送入 [垃圾郵件] 資料夾。如果您希望

可以更積極地過濾垃圾郵件，您可將

層級提升為 [高]。在這種情況下，大部分的垃圾郵件會被

送入 [垃圾郵件]資料夾，但可能有一些您想要收到的一般

郵件也同樣會被送入 [垃圾郵件]資料夾。因此，請經常檢

查您的 [垃圾郵件]資料夾，您也許會在這邊發現您應該要

收到的郵件。此外，有某些垃圾郵件仍可能會出現在您的

[收件匣]。如果發生這個情況，您可以在該郵件上按一下滑

鼠右鍵，將寄件者加入 [封鎖的寄件者] 清單 (請參閱手冊

簡介中有關「立即搜尋」的 [注意])。

垃圾郵件保護的最高層級稱為「僅安全的清單」，根據

此設定，只有您加入 [安全的寄件者]或 [安全的收件者]清

單中的人員和公司的郵件，才能送入您的 [收件匣]。

圖 3-2在 [垃圾郵件選項]對話方塊中可使用的垃圾郵件保護層級

[注意]如果您有訂閱任何郵寄清單或通訊群組清單，可以將這些電子郵件地址加入 [安全的收件者]清單，讓所有傳送到該清單並發送給您的郵件都不會被視為垃圾郵件。

42 第 3章

如果要確保公司內的所有電腦都使用最完整

的 [封鎖的寄件者] 清單，請依照下列步驟，

從一台電腦匯出清單後，再將清單匯入至其

他電腦：

匯出與匯入封鎖的寄件者清單

1. 從 [工具]功能表選取 [選項]。

2. 選擇 [偏好]索引標籤，然後按一下 [垃圾郵件]。

3. 按一下 [封鎖的寄件者]索引標籤，選取 [匯出至檔案]。

4. 輸入檔案的檔案名稱，然後按一下 [儲存]，將檔案儲存到您可以將檔案傳送至其他電腦的位

置 (您可以使用 USB快閃磁碟機、磁碟片或光碟，或是將檔案儲存在您的電腦，再透過電子

郵件將檔案傳送到其他電腦)。

5. 將檔案移動到其他電腦。現在，在其他電腦上按一下 [工具]功能表的 [選項]。

6. 選擇 [偏好]索引標籤，然後按一下 [垃圾郵件]。

網路釣魚郵件通知垃圾郵件不但令人討厭、頭痛，而且浪費時間。但是

還有另一種更有潛在危險性的電子郵件威脅，稱為「

網路釣魚」。網路釣魚意味不擇手段發送電子郵件的

寄件者，將電子郵件偽裝成您所知道且信任的組織 (也許是您的銀行、您常瀏覽的受歡迎網站或您的貸款公

司)。傳送這些網路釣魚郵件的人通常會使用與合法公司的郵件相同的標誌、字型和設計。他們會要求您

按一下電子郵件中的連結，讓您連結到他們的網站，

並希望您確認您的個人資訊。有時候這些郵件會內含

刻意提醒收件者的警告訊息，例如「我們已發現某人

嘗試存取您的帳戶，需要您登入並確認您的個人資

訊」。請不要點選這些電子郵件中的連結。當您點選

回應，這些「釣魚者」便能取得您的信用卡號碼、帳

戶資訊、密碼及其他資訊。

含有網路釣魚保護的設定，當您開

始使用程式時，就會自動啟用。控制網路釣魚保護的

兩個選項，是在 [垃圾郵件選項]對話方塊的 [選項]索引標籤中的 [停用網路釣魚郵件中的連結與其他功能]和[當電子郵件地址中包含可疑的網域名稱時警告我] (請參考圖 。確定已選取這兩個選項，才能保護您不受

到網路釣魚的欺騙。如需瞭解更多資訊，請瀏覽 www.microsoft.com/athome/security/email。

使用 OFFICE OUTLOOK 2007管理您的電子郵件、工作及行事曆 43

7. 再按一下 [封鎖的寄件者]索引標籤，此時請按一下 [匯入檔案]。

8. 瀏覽至儲存的檔案，然後按一下 [開啟]。[封鎖的寄件者]清單就會加入清單。按一下 [確定]儲存您的變更。

收到垃圾郵件時就刪除

您可以讓 在收到垃圾郵件時就自動將它們刪除。若要設定

自動處理您的垃圾郵件，請使用下列程序：

自動刪除垃圾郵件

1. 按一下 [動作]功能表的 [垃圾郵件]，然後按一下 [垃圾郵件選項]。

2. 在 [垃圾郵件選項]對話方塊的 [選項]索引標籤上，選取 [永久刪除可疑的垃圾郵件，而非移至 [垃圾郵件]資料夾]核取方塊。按一下 [確定]儲存您的變更。

封鎖不想要的內容

公司在散發垃圾郵件時，會使用一種技巧來確認他們

大量購買的電子郵件地址是否為「有效」(表示這些地址是真正有人在使用)，亦即建立

內含許多可下載圖形的垃圾郵件。圖形可能是標誌、按鈕、相片或圖形化的文字。郵件

最初送達您的信箱時，只會傳送電子郵件的文字部分，一旦開啟郵件後，則會將訊號傳

[秘訣] 會持續加入新的更新及公用程

式，協助您提高電腦系統的安全性。請務必定

期至www.update.microsoft.com及(www.windowsmarketplace.com) 檢查是否有新的及增強的公用程式，才能協助保護您的系統。

[秘訣] 如果您設定 在收到所

有垃圾郵件時就自動將它們刪除，請將您的垃

圾郵件保護設定設為 [低]。否則，您想要的郵件可能會不慎被刪除。還要將您信任以及想要

收到電子郵件的寄件者名稱，加入您的 [安全的寄件者]清單。

44 第 3章

回該公司的原始伺服器，然後圖像便會下載到您的電子郵件。當

下載的要求傳回伺服器時，該公司就會知道這些人的地址是有效

的，然後您就會收到從該寄件者寄來的大量垃圾郵件。

將預設值設定為封鎖可下載的內容，可自

動將此程序從中截斷。這表示當您收到會嘗試存取伺服器以擷取

可下載圖像的電子郵件時，會以空白

方塊取代圖像出現的位置。

如果您想要顯示圖像，可以在郵件

按一下滑鼠右鍵，然後在快顯功能表

按一下 [下載圖片]，如圖 3-3 所示。

如果您想要將此郵件的寄件者新增至

[安全的寄件者] 清單中，您可以開啟

[動作] 功能表，指向 [垃圾郵件]，然

後按一下 [新增寄件者至安全的寄件

者清單]。下一次收到這個人寄來的郵

件，就會自動顯示郵件中的圖像。

圖 3-3按一下滑鼠右鍵，從快顯功能表選取 [下載圖片]。

自動加上郵戳的其中一個新

功能，可自動將郵戳加入您傳

送出去的郵件。郵戳包含收件

者清單和傳送郵件的時間。(散發垃圾郵件的人會從同一台電

腦一次傳送出成千上萬封的電

子郵件，因此在所有郵件加上郵

戳是非常不切實際的，這就是為

什麼郵戳可以有效識別郵件的原

因)。當對方的電子郵件程式收到加上郵戳的電子郵件時，會辨

識出該封郵件是由您寄出，而非

垃圾郵件。

如果您想要關閉電子郵件郵

戳功能，請開啟 [工具]功能表，選擇 [選項]，然後按一下 [偏好]索引標籤上的 [垃圾郵件]按鈕。按一下以清除頁面上最後一個選

項 ( [傳送電子郵件時，為郵件加上郵戳以協助電子郵件用戶端區

分一般郵件與垃圾郵件] 的核取方塊)，然後按一下 [確定] 儲存變更。

使用 OFFICE OUTLOOK 2007管理您的電子郵件、工作及行事曆 45

尋找並按照優先順序處理您的郵件

當您移除不需要的郵件之後，您仍然需要尋找並回覆這些您想要的郵件。如果您每天早

上收到 封電子郵件，您如何決定要回覆哪一封郵件，並且以何種順序回覆？您可能

想要搜尋特定專案或寄件者，或者尋找已標幟好等待您回覆的郵件。本節將告訴您，如

何使用 的功能來找到並處理需要您注意的郵件。

的立即搜尋功能

新增了更強大的搜尋功能，此功能可加速您的搜尋結果。現在，尋

找您需要的內容幾乎和您輸入的速度一樣快！這些新功能讓搜尋特定項目成為電子郵件

及工作管理經驗中最無可取代的一部分。

在 視窗的 [收件匣] 欄最上方，您會看到一個搜尋方塊。在 [搜尋所有郵件項

目]文字方塊中按一下，會變更顯示的色彩，表示該項目已被選取。鍵入您想要尋找的字

或詞 (請參閱圖 。 畫面會立即 (可能甚至在您鍵入完成之前)顯示含有您搜尋

字或詞的郵件。

圖 3-4鍵入您想要尋找的字或詞以開始搜尋。

[注意] 如果要搜尋特定的詞，請確認在詞的前後加上引號，這樣搜尋結果便只會顯示包含

完全相同字詞的郵件。

46 第 3章

新增搜尋準則 您可以提供更多關於您要尋找的郵件之相關資訊，並且選擇特

定的搜尋準則，來新增搜尋準則。如果 [搜尋] 對話方塊尚未開啟，請按一下

[展開查詢建立器] 工具來展開搜尋對話方塊。按一下 [新增準則] 按鈕，顯示

可以在搜尋中使用的其他準則清單 (請參閱圖 3-5)。

清除搜尋 當您準備回復標準模式以正常顯示 [收件匣] 中的郵件時，請按一

下 [清除搜尋] 工具 (X 按鈕)。[收件匣] 就會回復到使用搜尋功能之前所顯示

的使用畫面。

使用搜尋資料夾快速尋找郵件

大多數人管理重要電子郵件的方法，通常是建立與特定主題相關的資料夾，

並將這些資料夾存放在較大的 [收件匣] 資料夾。將檔案拖曳到特定的資料夾

是很簡單的工作，不過，當您需要尋找歸檔在不同主題下的電子郵件時，會

有什麼影響？

圖 3-5按一下 [新增準則]按鈕，新增郵件搜尋的條件。

[秘訣] 在 桌面搜尋及 所使用的索引技術，也同樣用在

，讓您盡可能地快速存取 [收件匣]中的資訊。現在，您幾乎可立即找到[收件匣]中的任何內容。 加強的搜尋能力，也可以延伸到其他

「模組」(行事曆、連絡人、工作等等)。

使用 OFFICE OUTLOOK 2007管理您的電子郵件、工作及行事曆 47

的「搜尋資料夾」功能可以協助您快速尋找您需要的內容。搜尋資

料夾可讓您將含有特定的文句或主旨，或符合其他指定準則的所有郵件都找出來。

的預設包括四個搜尋資料夾：已分類的郵件、待處理、大型郵件及未讀取的

郵件 (其他應用程式，例如 ，也可以建立特定的搜尋資料夾)。您可以

依照下列步驟，建立您自己的搜尋資料夾。

建立新的搜尋資料夾

1. 按一下 [個人資料夾]清單中的資料夾 (位於 Outlook視窗的左側面板)。

2. 按一下一般工具列上的 [新增]箭號，然後選取 [搜尋資料夾]。

3. 在 [新增搜尋資料夾]對話方塊中，按一下您要建立的搜尋資料夾類型。根據您選取的項目，對話方塊的 [自訂搜尋資料夾]區域會出現不同的選項。例如，如果您選取 [內含特殊文字的郵件] 選項，會出現 [選擇] 按鈕，讓您可以指定要搜尋的文字 (請參閱圖 3-6)。

4. 按一下 [選擇]，鍵入您要搜尋的字詞 (這裡不需在前後加上引號)，然後按一下 [新增]。按一下 [確定]返回 [新增搜尋資料夾]對話方塊。

5. 按一下 [確定]，即可建立搜尋資料夾。而您建立的搜尋資料夾會被加入到[個人資料夾]區域的 [搜尋資料夾]清單中。

更令人讚賞的是您隨時都可使用搜尋資料夾。兩個星期後，當部

門經理傳送這個月的支出報表給您時，您只要按一下 [包含支出報表]

資料夾就可以立即快速檢閱資訊。 圖 3-6 [新增搜尋資料夾]對話方塊

48 第 3章

為您的郵件加上色彩

套用色彩是一個凸顯重要郵件和工作的好方法，可協助您依據專案來管理收件匣、工作以

及約會。在 [郵件]中， 提供您兩個方法使用色彩。首先，您可以對特

定寄件者寄來的郵件指定特殊的色彩，當這些郵件送達 [收件匣]時，您就可以立即識別這

些郵件。接著，您可以使用「快速點選」類別，立即將色彩類別套用到您收到的郵件，讓

您一看就知道哪些郵件與特定專案相關。下列兩個程序說明如何使用上述這些技巧。

為郵件加上色彩

1. 首先在 [收件匣]按一下由您想標示色彩的寄件者所寄出的郵件。

2. 在 [工具]功能表上，按一下 [組合管理]。會顯示 [整理方式 -收件匣]窗格。

3. 按一下 [使用色彩]。您選取的郵件寄件者會出現在 [郵件色彩]文字方塊中。按一下色彩的下拉式清單箭號，選取您要套用到郵件的

色彩，如圖 3-7所示。

圖 3-7使用 [整理方式 - 收件匣]窗格，對郵件加上色彩，讓郵件凸顯出來。

使用 OFFICE OUTLOOK 2007管理您的電子郵件、工作及行事曆 49

4. 按一下 [套用色彩]按鈕，將新的色彩套用到您指定的郵件。

5. 按一下 [關閉組合管理窗格]按鈕，返回 [收件匣]。

套用快速點選類別

1. 在特定郵件上按一下類別方塊 (位於標幟的左邊)，就會套用預設的類別色彩。

2. 如果您想要套用其他色彩，請在選取郵件的類別方塊上按一下滑鼠右鍵，然後選擇新的色彩類別。

類別色彩 (無論一或多個) 會與郵件一同顯示，如圖 3-8 所

示。

使用規則自動將郵件歸檔

您可以在 中建立規則，在您收到郵件時

會自動將郵件歸檔到指定的資料夾。「規則」會告訴

該如何處理特定寄件者所寄出的電子郵件。若

要建立新的規則來將電子郵件歸檔，請依照下列步驟：

建立電子郵件歸檔的規則

1. 在 [工具]功能表上，按一下 [規則及通知]。在 [規則及通知]對話方塊中，按一下 [新增規則]。

[秘訣]您可以在 中將電子

郵件、工作、約會和連絡人加以分類，也

可以對單一項目套用多個類別。若要加入

其他類別，請在類別方塊上按一下滑鼠右

鍵，然後選擇另一種您要套用的色彩。

圖 3-8使用「快速點選」類別來指定郵件的色彩類別。

50 第 3章

2. 會出現 [規則精靈]。在 [步驟 1:選取範本]區域按一下您要使用的範本，如圖 3-9所示。

3. 步驟 2，請在對話方塊的下半部按一下適當的底線字詞以編輯規則描述 (如果需要)。例如，若要指定郵件要移動到的目標資料夾，請按一下 [特定]連結，然後在這個[規則及通知]對話方塊的 [選擇資料夾]清單中選取資料夾。按一下 [確定]。

[秘訣] 若要建立新的資料夾來存放郵件，您可以在這個[規則及通知]對話方塊中按一下 [新增]，鍵入資料夾名稱，然後按 [確定]。

圖 3-9 [規則精靈]可協助您建立新的規則來處理郵件。

[秘訣]您可能已經注意到，用來建立規則的工具也包含設定通知的資訊。「通知」是一種您會從 相容的

網站 (例如 文件工作區)收到的通知訊息，可讓您知道內容被更新的時間。

使用 OFFICE OUTLOOK 2007管理您的電子郵件、工作及行事曆 51

將電子郵件轉變成交辦事項

當您收到需要您立即處理的電子郵件時，您會怎麼處理？在舊版的 中，

您可能會將郵件標幟為待處理。標幟是一種視覺上的提醒，讓您方便重複查看

特定的郵件。但是，如果您忘記了呢？

大幅改善了標幟的功能。現在，當您標幟收到的郵件時，

會在新的 [待辦事項列]中自動將郵件新增為一個工作。[待辦事項列] (請參閱圖

是一個顯示在 工作區的面板，結合每月行事曆、即將來臨的約會

及按照到期日排列的工作。

將郵件標幟為待處理

加強標幟的功能，讓您可以標幟您傳送和接收的郵件，以

便未來進行處理。例如，假設您要傳送一封電子郵件給三位區經理 (他們也同

樣使用 ，要求他們在這一季結束之前排出各自的假期。

您希望他們可以在某個特定日期前回覆您，因此您將郵件標幟為待處理。因為

該郵件已經被標幟，所以當郵件送達經理的收件匣時，它會將郵件加入經理的

[待辦事項列] 中，成為要在特定回應日期內處理的工作。這個功能實在是太棒

了！您自己也可以將同一封郵件標幟為待處理，並在郵件中自訂開始日期、結

束日期以及提醒日期。

若要標幟您傳送的郵件，請依照下列步驟。

圖 3-10 [待辦事項列]會在同一個地方列出即將來臨的工作與約會。

52 第 3章

標幟外寄郵件

1. 如果已在 視窗中選取了郵件，請按

一下 [新增] (位於工具列)，開始撰寫新郵件。

2. 如往常一樣撰寫郵件。選取新郵件的 [郵件] 命令索引標籤，按一下 [選項]命令集的 [待處理]箭號。

3. 按一下子功能表的 [收件者的標幟]選項。會顯示 [自訂]對話方塊。會自動選取 [收件者的標幟]，如圖 3-11 所示。請依需要變更日期和時間。如果您要為自己將項目標幟為

待處理，請按一下 [我的標幟]，並且輸入適當的資訊。按一下 [確定]。

4. 按一下 [傳送]。當收件者收到郵件時，會在收件者的 [待辦事項列]自動新增一個工作。

使用待辦事項列來整合 的工作與約會

在舊版的 中，若要追蹤您的交辦事項 (如工作、約會及已標幟的電子郵件)，您必

須在各個檢視之間切換，而且必須持續追蹤您承諾的事項。 內含的 [待

辦事項列]會在 視窗右邊緣的直欄中，顯示您的所有交辦事項。[待辦事項列]可

在所有 檢視中使用，

因此無論您正在使用行事曆、工作、郵件

或其他檢視，都能存取其中的資訊。

圖 3-11對郵件加上標幟。

[秘訣] [待辦事項列] 整合您需要的任何事物，除了之外，還包括 、 ，以及

第 3 版)建立的工作區。

使用 OFFICE OUTLOOK 2007管理您的電子郵件、工作及行事曆 53

待辦事項列

新的 [待辦事項列]是一種能協調您需要處理之各種工作的工具，可顯

示來自 [工作]清單、標幟為待處理的郵件、即將來臨的約會及其他項

目的工作。圖 3-12 顯示 [待辦事項列]的不同區域。您會發現它顯示了

數種類型的資訊，可協助您依照優先順序來完成特定工作。

有幾種方式可以將電子郵件項目加入 [待辦事項列]：

• 對電子郵件 (或連絡人) 加

上標幟

• 將電子郵件拖曳到 [待辦事

項列]

完成待辦事項列的項目

當您完成 [待辦事項列]的其中

一個工作或待處理項目後，可

以依照下列步驟將它們標示完成：

• 如果項目是一個約會，當到達排定的結束時間時，會自動從 [待辦

事項列] 移除約會。如果約會提早完成，而且您希望從 [待辦事項

列] 移除約會，可以在 [待辦事項列] 的項目上按一下滑鼠右鍵，

然後選取 [刪除]。不過，這樣也會從 [行事曆]刪除約會。

圖 3-12 [待辦事項列 ] 會顯示您今天需要處理的項目。

[秘訣]如果您沒看到 [待辦事項列]，請開啟 視窗的 [檢視]功能表，指向 [待辦事項列]，然後按一下 [標準模式]。如果 [待辦事項列]在畫面中以最小化來顯示 (沿著 視窗

右邊緣顯示為一條狹窄的列)，請按一下雙箭號 (<<) 來最大化 [待辦事項列]。

54 第 3章

• 如果項目是您標幟為待處理的電子郵件或連絡人，或是工作，則請在項目上按

一下滑鼠右鍵，選擇 [標示完成] (請參閱圖 3-13)。這樣會從 [待辦事項列]移除

該項目，但在 [郵件]、[連絡人]或 [工作]清單中仍然會保留該項目。

• 如果項目是您標幟為待處理的電子郵件或連絡人，或是工作，則請在項目上按

一下滑鼠右鍵，選擇 [刪除]。不過，這樣不僅會從 [待辦事項列]移除該項目，

也會從 [郵件]、[連絡人]或 [工作]清單移除該項目。

工作的工作區

[工作] 的工作區包括 [工作] 面板、[待辦事項清單]、選取工作的 [讀取窗格]，以

及 [待辦事項列]，如圖 所示。

按一下工具列的 [新增] (或按 ，可建立新的工作。這個動作會開啟 [工

作]視窗，您可以在此填入工作的詳細資料。

在 [工作] 視窗中，您可以鍵入有關工作的附註、指定開始日期和到期日、選

取狀態、設定優先順序及設定提醒 (請參閱第 頁的圖 3-15)。此外，如果需要

還可以附加檔案、指定工作給小組的其他人，或將工作標示為完成。

[秘訣]若要自訂 [待辦事項列]的顯示方式，請以滑鼠右鍵按一下標題的任何位置，然後選擇 [選項]。會顯示 [待辦事項列選項]對話方塊。鍵入您要在 [日期導覽]中顯示的月份數，以及您要查看的約會數，及您是否要檢視 [工作清單]。按一下 [確定]儲存您的變更，[待辦事項列]將變更其顯示方式以反映您的選擇。

圖 3-13請在 [待辦事項列]的工作上按一下滑鼠右鍵，並在完成時選擇[標示完成]。

使用 OFFICE OUTLOOK 2007管理您的電子郵件、工作及行事曆 55

設定約會

在 [行事曆 ] 的 [日 週

月]檢視中設定約會的過

程，只需要三個簡單的

步驟：(1) 請在 [行事曆]

上連按兩下您要排定約

會的地方，(2) 輸入約會

的主旨，以及開始時間

和結束時間，(3) 按一下

[儲存並關閉 ]。就是這

麼簡單。

圖 3-14 [工作]的工作區

56 第 3 章

圖 3-16 行事曆的 [約會]視窗

圖 3-15使用 [工作]視窗來建立、排定並附加項目到工作。 [秘訣] 如果您的約會與行事曆區塊的開始時間和期間一致，那過程會更簡單：只要在 [行事曆] 視窗的該行事曆區塊上按一下，然後鍵入約會的主旨即可。

57

4使用建立令人驚艷的商務出版物及行銷題材

本章內容大綱：

自訂範本以符合您的品牌

建立及傳送電子郵件新聞稿

準備供商業印刷使用的資料

擁有良好的產品或服務並雇用優秀人員來協助您傳達，是建立成功商務的重要一步。但是

您也需要一種方式來傳達您是誰並可做什麼，讓潛在客戶瞭解並受到您提供的專業技術所

吸引。您在 建立的商務出版物及行銷題材，可協助您製作

有效又精美的文件，以正確的方式將正確的資訊傳遞給您的目標市場。

不論您設計及傳送電子郵件新聞稿、列印名片、建立網路廣告或完成年度報告，商務

出版物的設計會影響您訊息被接收的程度。圖像、色彩、字型及版面配置，這些功能都

可協助您傳達特別的調性及風格。除了出版物基本的外觀及風格，您題材的專業度會提

升小公司的形象，並提供超越大公司可能需要花費數週、甚至是數月時間來規劃並執行

的高品質出版物。

本章將說明如何建立電子郵件新聞稿，傳送給您所有的潛在客戶及客戶，並說明如何

善用 最新支援的功能來建立您的設計。

58 第 4章

的優勢

提供您建立與出版高品質、具成本效益

所需的一切行銷題材，例如電子郵件新聞稿、明信片、邀請

卡、型錄及許多其他類型的出版物及行銷題材。當您開始使用

，您會立即得到的優勢包括：

• 讓您的專案可在公司內部進行，以便在時程及預算內完成。

• 使用 專業的範本來快速建立符合您行

銷計劃的設計。可從數以百計的專業設計範本或空白出版物

開始。

• 在內容庫中儲存重複的項目 (文字描述、商標、標語及其

他)，可讓您一致地套用到新的出版物上。

• 將自己的品牌項目套用到 範本，讓您

的商標、名稱、字型、色彩及佈景主題自動出現在新的出

版物中。

• 當您正在建立、自訂、儲存、列印及傳送您建立資料時，可

使用「 工作」做為參照。

開發您的品牌「品牌」是在行銷會議中常被使用的

名詞之一，但卻很少被定義。這裡使

用的「品牌」一詞，是一種「外觀及

風格」，可喚起聽過或見過它的人在

心中對您公司的名稱或印象。品牌通

常包括您的公司名稱、商標、字型樣

式、色彩配置，以及可用來識別您公

司的標語。但是品牌並非僅指一致性

的版面配置及經過思考的設計；它也

代表以您公司為基礎的價值集合。例

如，以悠久、可信賴歷史之優良客戶

服務的公司，會以如「誠實」及「可

靠」為其品牌的一部分。

可在公司名稱所使用的字型類

型、選擇的色彩、標誌所使用的圖形

樣式等等，傳達此訊息。例如，如果

「趣味及創新」是您品牌的一部分，

您可能會使用吸引人、充滿活力的色

彩或設計有趣的商標來表現您品牌深

刻的形象 (例如 Google的商標)。

使用 OFFICE PUBLISHER 2007建立令人驚艷的商務出版物及行銷題材 59

自訂範本以表現您的品牌

在這一節，您會學到如何自訂範本以符合您公司已開發 (或正在開發)的品牌。

自訂範本

1. 若要啟動程式，按一下 [開始]按鈕，指向 [所有程式]，選擇 ，然後選取 [Microsoft。

在左欄的 [出版物類型] 清單，選取 [電子郵件]。

3. 您會看到設計集合。選擇您要使用的範本類型，如圖 4-1所示。在中間欄的最上方，選擇一種設計目錄 ([較新的設計]、[古典風格設計]及 [空白大小])，可縮小您的選取範圍。在這個範例中，向下捲動到 [較新的設計]清單之 [新聞稿]區段或 [古典風格設計]清單。按一下範本，在畫面右上角的預覽

區中查看範本的外觀。

圖 4-1出版物的範本設計

60 第 4章

4. 在 [自訂]方塊中，您會看到目前選項的 [色彩配置]、[字型配置]及 [商務資訊]集。這些選擇是重要的，因為它們會設定選取範圍，連結至您在 資料中建立的

品牌。您可以按一下 [色彩配置]、[字型配置] 或 [商務資訊]旁的箭號，為您特殊的商務出版物或您要為資料建立的整體

品牌，輸入特定的設定。

自訂您的品牌項目

在您開啟出版物之前，[自訂] 方塊提供三個選項以指定

品牌項目：

• 色彩配置您選擇的色彩配置會傳達您整體品牌的感覺及風格。暗色系意味著嚴肅；亮

色系代表活潑及充滿活力；淡色系會喚起一種情感性的聯想。

• 字型配置 您為出版物的商標、標語及商務資訊選擇的字型，都會加深客戶對您品牌

的感覺。常用的字型像是 、 及 給人親切又可靠的

感覺；富藝術性的字型則給人與眾不同的感覺。

• 商務資訊 可讓您將所有的商務資訊 (公司名稱、地址、網站、電

子郵件、電話及其他)儲存成一個項目，因此當您建立新

文件時會自動為您輸入。[秘訣]選擇字型配置雖是小事，卻會決定客戶對您的重要印象。除非您的品牌要傳達

一種富有創意、挑戰性或冒險的感覺，否則

請不要使用誇張的字形。

[秘訣]以 [古典風格設計]範本群組為例，不同的設計有特定的名稱，例如：弧形、框線、天

蓬、大理石、層次及其他。這些範本名稱會對

應到其他範本類型，以協助您保留與整體行銷

題材相同的外觀及風格。例如，除了「天蓬」

新聞稿範本之外，您也可選擇「天蓬」的明信

片、型錄、月曆及其他項目，以強化您品牌外

觀的一致性。

使用 OFFICE PUBLISHER 2007建立令人驚艷的商務出版物及行銷題材 61

選擇色彩配置 包括許多專業設計的色彩配置，您可在您的出

版物中使用。對於我們這些沒有創意眼光而需要調合及搭配色彩的人，這是個很

棒的消息。若要選擇您要使用的色彩配置，做為您在 建立

出版物的預設值，請按一下 [自訂]方塊的 [色彩配置]箭號。選取的功能表，如

圖 所示。按一下您的選擇，將色彩配置套用到您的出版物。

選擇字型配置 下一步，您可以選擇最能表現您品牌風格

及調性的字型配置。按一下 [自訂] 方塊的 [字型配置] 箭

號。會顯示功能表，如圖 所示。捲動清單並按一下您

要用來做為您出版物預設值的字型配置。

新增您的商務資訊 將您的商務資訊直接新增至

，您可儲存自己的按鍵動作 (並減少潛在的錯

誤)，因為您公司所有的關鍵連絡人項目會放在一個地方，

而且可輕易存取並在不同類型的出版物中重複使用。

圖 4-2 [自訂]方塊中的[色彩配置]功能表

圖 4-3 [自訂]方塊中的[字型配置]功能表

62 第 4章

將您的商務資訊新增至

1. 按一下 [自訂]方塊的 [商務資訊]箭號。

選取 [建立新商務資訊集]。會顯示 [建立新商務資訊集]對話方塊，如圖 4-4所示。

3. 在提供的區域內輸入相關資訊。組織名稱、地址、連絡人資訊、標語及座右銘，都是資訊要包含的重

要部分，以便您在建立其他出版物時可以使用。

4. 按一下 [新增標誌] 可新增標誌。在 [插入圖片] 對話方塊中，瀏覽至您標誌檔案的資料夾位置，從資

料夾中選擇圖像，並按一下 [插入]。您的標誌會顯示在 [標誌]視窗中。

5. 在 [商務資訊集名稱]空白處按一下，鍵入此資訊集的名稱。如果您正在為特定的廣告活動建立新的外

觀，您可能要在那裡輸入廣告活動名稱 (例如「年秋季促銷活動」)。

按一下 [儲存]儲存商務資訊集。

圖 4-4 [建立新商務資訊集]對話方塊

使用 OFFICE PUBLISHER 2007建立令人驚艷的商務出版物及行銷題材 63

按一下 [建立] 以使用您的色彩、字型配置及已輸入的自訂商務資訊來建立出版物。(請參閱圖4-5。)

新增文字、圖像及超連結

當您以範本開始編輯您的出

版物時，按一下預留位置並

以您自己的內容置換，就可

輕易地新增您自己的文字及

圖像。然後，在您完成出版圖 4-5在 視窗中顯示以商務資訊建立的出版物

[秘訣] 當您在文件中指向商務資訊集時，可在顯示於任何

商務資訊集上方的智慧標籤上

按一下滑鼠右鍵，便能隨時新

增或編輯您的商務資訊。

64 第 4章

物的內容部分後，您可能想新增返回您網站的超連結。下一節將說明如何完成電子郵件

新聞稿內容的方法。

新增文字

1. 按一下您想新增資訊的文字方塊。(請注意每個文字項目，包括新聞稿標題、標題、文章文字及標號，會儲存在自己的文字方塊中。)會自動醒目標示預留位置文字。

鍵入您自己的文字以取代選取的文字。

新增圖像

1. 在您想取代的預留位置圖像上按一下滑鼠右鍵，會出現快顯功能表。指向 [變更圖片] 以顯示子功能表，如圖 所示。

您有幾種選項可將圖像新增至您的出版物：

• 如果您想從 提供的美工圖庫中選擇圖像，可選擇 [美工圖案]。工作區的左方會出現 [美工圖案]工作窗格。您可以依字詞、選取的集合及檔案類型來搜尋。在 [搜尋]欄位中輸入文字或詞句，描述您想尋找的圖案，然後按一下 [搜尋]。窗格中會列出搜尋結果。從顯示的清單中按一下您要的圖像，便會新增至出版物中。

• 如果您有想要使用的圖像，按一下 [變更圖片]子功能表的 [從檔案]，瀏覽至您想使用的檔案，然後按一下 [插入]。

使用 OFFICE PUBLISHER 2007建立令人驚艷的商務出版物及行銷題材 65

• 如果您想直接從掃描器或照相機新增圖像，請確認您的掃描機

或數位相機已連接至您的電腦且已開啟，然後從 [變更圖片] 子功能表中選擇 [從掃描器或照相機]。

您可在電子新聞稿中使用超連結來吸引客戶返回您的網站、

提供促銷網頁的連結，或讓客戶回應您所提供的報價。大部分

的電子郵件新聞稿包含對文章簡略的介紹，提示集或吸引人的

圖像，及可讓讀者存取網頁以取得詳細資訊的連結。在您新增

新聞稿的內容後，您需要以可返回您網站的連結來取代預留位

置的連結。

新增超連結

1. 在電子郵件新聞稿範本中，在 [深入了解] 的文字上按一下滑鼠右鍵。您可用其他的網址取代此預留位置的超連結。當您在範例出版物中的 [深入了解]連結上按一下滑鼠右鍵，會出現快顯功能表，如圖 所示。

圖 4-7 [超連結]快顯功能表

[秘訣]此範例的 [深入了解] 連結，是範本中的超連結預留位置；您選擇的範本可能會顯示不同的物件。您無法使用內建的超連結做為您自己連結的

基礎；您可以選取並新增超連結至您出版物的任何文字上。

圖 4-6使用圖像時的快顯功能表及子功能表選項

66 第 4章

按一下功能表最下方的 [超連結] 選項。會出現 [插入超連結] 對話方塊。(請參閱圖 4-8。)

3. 在 [網址] 方塊中鍵入網頁位址、檔案名稱或您要文字連結的電子郵件地址。

4. 按一下 [確定] 以儲存連結並返回出版物頁面。

儲存自訂的出版物

在您將內容新增至出版物後，按一下

將它儲存，瀏覽至您要儲存該檔

案的資料夾，鍵入檔案名稱，然後按一

下 [儲存]。

圖 4-8 [插入超連結]對話方塊

[秘訣] 如果您要讓客戶參閱網站中不同的網頁，以便客戶可繼續閱讀

正在瀏覽的文章，請確定在此欄中

包含該文章指定的網址，而不只是

您的首頁網址。 超連結選項當您新增超連結至您的出版物，您不限於只能新增讓您的讀者連到網頁的連結。使用這裡提供的技術，您也可以新增超連結讓讀者可以：• 開啟檔案並/或將它儲存到讀者的電腦中。例如，您可能想讓潛在客戶能夠下載您最新的年度報告。若要建立開啟檔案的超連結，請在 [插入超連結]對話方塊的 [網址]欄位中，輸入路徑及檔案名稱。

• 傳送電子郵件訊息至連結的電子郵件地址。如果您想讓讀者能傳送訊息給您的某個員工，可在 [網址]列輸入的電子郵件地址前，加上 mailto:。

使用 OFFICE PUBLISHER 2007建立令人驚艷的商務出版物及行銷題材 67

由於建立品牌的主要目的，是要讓您的出版物具有一

致性的外觀及風格，您可能要將剛剛建立的出版物另存

為範本，以供未來的出版物使用。例如，如果您計劃傳

送每季的電子郵件新聞稿，將您目前的新聞稿另存成範本以供未來發行，您將省下很多時

間及心力，而且您也會擁有新聞稿的一致性外觀，幫助客戶識別您的資料。另存成範本

1. 按一下工作列的工作]工具。

在 工作] 窗格的[待處理]區域中，按一下 [儲存以重複使用]。

3. 按一下 [另存成範本]。會出現 [另存成範本]對話方塊，如圖 4-9所示。

[其他資訊]如需以不同檔案格式儲存的詳細資訊，請參閱第 2章。

圖 4-9 [另存成範本]對話方塊

68 第 4章

4. 在 [檔案名稱]文字方塊中鍵入檔案的名稱。

5. 如果您要指定出版物範本的類別，例如，每季新聞稿、銷售促銷或年度報告，按一下 [變更] 按鈕，在 [範本類別]對話方塊中鍵入類別名稱，然後按一下 [確定]。

按一下 [儲存]將檔案另存成範本。

在內容庫儲存項目

如果商務出版物中有重複的項目 (例如，描述您業務項目的簡短段落、非營利組織的宗

旨，或您部門的員工清單)，您可以將這些項目儲存至內容庫，以便輕鬆將它們新增至

其他出版物中。

儲存要重複使用的項目

1. 開啟包含您要新增至內容庫項目的出版物。

[進階]因為篇幅的限制，所以本章只以您自己的品牌為基礎，建立電子郵件新聞稿，並傳送給您客戶清單為例。但是您可在 中完成的項目，絕對超乎您的想像。例如，使用

的 [型錄合併列印]功能，可使用您已儲存於 資料庫中的文字

及圖片，將資訊直接匯入已設計好的型錄。不管您需要什麼格式，像電子郵件、印刷品或網頁，

使用 可建立的出版物類型，只會受限於您的技術需求及想像力。

使用 OFFICE PUBLISHER 2007建立令人驚艷的商務出版物及行銷題材 69

在您要新增的項目上按一下滑鼠右鍵。這個項目

可以是文字、圖像或超連結。從顯示的快顯功能

表中選取 [新增至內容庫]。會出現 [新增項目至內容庫]對話方塊，如圖 所示。

3. 選取您要新增項目的類別；然後按一下 [確定]，儲存該項目於內容庫中。

當您要將內容項目新增至出版物時，按一下

工作]。在 [建立您的出版物]區中，

選取 [新增文字與圖像]；然後選取 [從內容庫

新增項目]，就會顯示 [內容庫] 窗格。您便可

搜尋或捲動已儲存項目的清單，並選取您要

新增至您新出版物的項目。

完成並傳送電子郵件新聞稿

在上一節中，您已學會如何建立電子郵件新聞稿，並將它儲存成您隨時可用的範本。此

節將說明如何使用設計檢查執行下列動作：

• 使用設計檢查來確認您的出版物已準備傳送。

• 預覽新聞稿以查看傳送後顯示的樣子。

• 使用 [合併列印]功能來發佈新聞稿給您客戶清單中的每個人。

圖 4-10 [新增項目至內容庫]對話方塊

70 第 4章

檢查設計

1. 開啟您要傳送的電子郵件新聞稿。

按一下 工作]並在 [發佈您的出版物]區中，按一下 [以電子郵件傳送]。

3. 選取 [以郵件傳送]。

4. 按一下 [檢查電子郵件品質]。設計檢查會評估您的出版物，並在您傳送新聞稿前顯示應修復的項目清單 (請參閱圖 4-11)。

5. 指向設計檢查中的一個項目及顯示於項目旁邊的箭號。按一下箭號以查看可使用的選項，如圖 所示。

選擇您要套用至項目的選項。如果您要略過問題，請選取 [不要再執行此檢查]。如果您稍後想再執行此類別的檢查，請選取 [設計檢查選項] (在窗格的最下面)，然後按一下 [檢查]索引標籤。然後您可選取或取消選取您要在出版物上執行的檢查。

當所有項目修復完畢後，按一下 [關閉設計檢查]。如果您想略過任何問題，您可以在所有項目修復前，先按一下 [關閉設計檢查]。

圖 4-12按一下項目，然後再按一下項目旁邊的箭號，可顯示修復該項目的選項。

圖 4-11設計檢查

使用 OFFICE PUBLISHER 2007建立令人驚艷的商務出版物及行銷題材 71

預覽電子郵件新聞稿

1. 按一下 工作]以開啟 工作]窗格。

在 [發佈您的出版物]區中，按一下 [以電子郵件傳送]。

3. 按一下 [以郵件傳送]。

4. 按一下 [預覽]。新聞稿會顯示於網頁瀏覽器中，就像收件者會看到的情況一樣。閱讀整篇文字，看一下出版物中的項目之間是否留有適當空白並確認連

結正常。

5. 當出版物檢閱完成時，請關閉您的瀏覽器並返回出版物。

設定地址與傳送電子郵件新聞稿

1. 在 工作] 窗格中，按一下 [以電子郵件傳送]，然後按一下 [以郵件傳送]。

按一下 [地址與傳送]。

3. 若要將新聞稿傳送給現有的客戶清單，請按一下 [使用清單]。

4. 在 [電子郵件合併]窗格中 (如圖 4-13所示)，選擇下列其中一個選項：

• 使用現有清單 這個選項會顯示 [選取資料來源] 對話方塊，您便能瀏覽至包含您郵寄清單檔案的資料夾。

圖 4-13 [電子郵件合併]窗格

72 第 4章

• 從 連絡人中選取 此選項會顯示您目前的 連絡人清

單，您便能搜尋、排序並選擇您想加入郵件的客戶。選取此選項後按一下 [下一步]，會出現[選擇設定檔] 對話方塊，便能選擇您要使用的 清單。按一下您選擇的設定檔，再按

一下 [確定] 繼續。出現 [選取連絡人] 對話方塊時，按一下您要使用的連絡人資料夾 (您可能有一或多個資料夾)，再按一下 [確定]。

• 鍵入新清單這個選項會顯示 [新增通訊清單]對話方塊，您可以為要收到新聞稿的客戶輸入客戶資料。輸入您的資料並按一下 [確定]；在 [儲存通訊清單] 對話方塊中，鍵入檔案名稱，再按一下 [儲存]。

5. 在 [合併列印收件者]對話方塊中 (如圖 4-14所示)，視需要來編輯您的清單，決定誰會收到新聞稿。確認您要加入郵件的這些名稱旁

邊顯示核取記號。按一下 [確定]。

在 [電子郵件合併]窗格中，您可在電子郵件新聞稿中加入個人化資訊及超連結。

可讓您輕鬆個人化您的出版

物。只要將 [準備您的出版物]區的欄位，拖放至您要它們在出版物中出現的位置即可。

在步驟 區段中按一下 [下一步:建立合併的出版物]。

圖 4-14 [合併列印收件者]對話方塊

使用 OFFICE PUBLISHER 2007建立令人驚艷的商務出版物及行銷題材 73

在 [電子郵件合併] 窗格的 [選取電子郵件合併輸出] 區段中，按一下 [電子郵件預覽]，檢視您的新聞稿在收件者端顯示的樣子。在瀏覽器視窗，按一下 [上一封] 或 [下一封] 查看不同收件者的頁面。

8. 按一下 [關閉]方塊，關閉瀏覽器視窗。雖然您已預覽準備好的個人化電子郵件訊息，但是，在這個階段仍可編輯您的清單及

移除收件者。

9. 按一下 [傳送電子郵件]，會顯示 [合併列印至電子郵件]對話方塊 (如圖 4-15所示)。在 [主旨]列中，您可從郵寄清單資料插入項目，來個人化您要傳送的每個電子郵件訊息。例如，您可

能會在主旨列新增文字，如「生日快樂<<姓氏>><<名字>>」或是「您愛車的保養日為<<下一次保養日>>」。要套用到每個收件者的郵寄清單資料，會被插入至個別電子郵件訊息中的

預留位置 (包含<<>>)。此時，也可以按一下 [選項]來新增附件，選取優先順序並新增 [副本] 及 [密件副本] 收件者。當您將所要的所有選項加入至郵件後，請按一下 [傳送]。

[秘訣] 處理合併列印後，會顯示 [傳送合併列印的電子郵件]對話方塊，表示這些電子郵件訊息已傳送到您的

寄件匣。您可以按一下 [詳細資料] 以確認哪些郵件已被傳送，並檢視未傳送的郵件。然後按一下 [確定]，不要忘了檢查您的寄件匣，以確定您的電子郵件程式已傳送所有郵件。

圖 4-15 [合併列印至電子郵件]對話方塊

74 第 4章

將您的出版物轉換成其他格式

包含數種工具，您可用來將您的出版物從一種格式轉換成另一種

格式。例如，您可輕易將我們在本章建立的電子郵件新聞稿轉換成網路出版物或印刷

出版物。

使用 的 [轉換成網路出版物] 功能，可以保留出版物的外觀及風

格，讓它可以在網路上使用。使用已完成並儲存的電子郵件新聞稿版本開始，然後開啟

[檔案] 功能表並選擇 [轉換成網路出版物]。訊息方塊會詢問您是否要保留複本並建立另

一個網路出版物的檔案。按一下 [下一步]。然後會詢問您是否要新增導覽列，請選取您

要的選項，然後按一下 [完成]。出版物就會被轉換並以網路文件顯示於 視窗

中。若要查看出版物在線上顯示的樣子，請開啟 [檔案]功能表並選擇 [網頁預覽]。

此程序也可使用在另一個方法：將該網頁顯示於 視窗，並在 [檔

案] 功能表選擇 [轉換成印刷出版物]，便可以輕鬆將網路出版物轉換成印刷出版物。對

話方塊會詢問您是否要在轉換前儲存網路出版物；按一下按鈕以回應您的偏好設定，然

後按一下 [完成]結束該對話方塊。

使用 OFFICE PUBLISHER 2007建立令人驚艷的商務出版物及行銷題材 75

準備您的商業印刷題材

籌備專業品質之行銷專案的重大挑戰之一，包含是否已準備好供商業印表機使用的出版

物。雖然我們瞭解辦公室彩色印表機的基本列印程序，但是準備檔案並將它們傳送到大

型、專業的印刷公司，似乎是複雜且難以理解又費用昂貴！ 藉由數

種功能簡化程序，帶領您完成準備商業印刷檔案所需的步驟。

準備商業印刷出版物

1. 按 儲存您的出版物。

按一下 工作]，然後在 工作]窗格的 [發佈您的出版物]中，按一下 [列印]。

3. 在 工作]窗格的 [列印]區段中，按一下 [以商業印表機列印]。下一個窗格會顯示完成您專案的選項清單，如圖 所示。

• [檢查列印品質]會開啟 [設計檢查]，評估文件是否有任何未解決的問題，可能會導致專業列印的文件發生問題。

按一下項目旁邊的箭號，顯示需要修復的項目並做必要

的修正。

• [變更頁面大小與方向] 會顯示 [版面設定] 視窗，讓您選取不同的尺寸、直式或橫式。

• [預覽]顯示文件列印的樣子。

[秘訣] 包含對 色彩的

支援，這是商業印刷用來識別色彩的方法，這

種方式可讓您所有出版物的色彩維持一致。例

如，如果您使用紅深藍色做為您品牌色彩的一

部分，您會希望所有的出版物皆使用相同的紅

深藍色系，而不是手冊使用較淺的紅深藍色，

名片使用較深的紅深藍色，或是發票上使用較

多的綠色調。在 系統，會指定一個所需

墨色的特定混合值來識別您選擇的紅深藍色，

每次使用時印表機均會建立正確的色彩。

76 第 4章

• [列印範例]會將出版物範例傳送至本機已連接的印表機。

• [商業印刷的秘訣]提供您準備檔案以及最後印刷的建議。

• [尋找商業印表機]顯示網路可用的印表機清單。

• [攜帶至商業印表機]顯示專案完成前需要解決的任何項目，按一下[列印選項]以輸入該檔案的其他設定。

4. 依循螢幕上的提示以完成您特定出版物的程序。

圖 4-16

專案可使用的[商業印刷]選項

[秘訣]請注意，您可重複使用您的 內容，只要按幾下

滑鼠便可建立其他的出版物。您可將您的出版物轉換成不同的專案類型，

更有彈性地運用您所建立的每個出版物。您也可以將網路出版物轉換成印

刷文件，或將印刷文件轉換成網路文件；此外，您可將內容儲存至內容庫

以供後續其他專案使用。如果您考慮在計劃專案時使用您現有的內容，可

降低您投資在行銷題材上所花費的時間跟心力。重複使用內容項目也能確

保您出版物之間的一致性，協助您強化您的品牌形象。

77

5使用建立專業的文件 本章內容大綱：

使用專業品質的範本

重複使用一般商務項目

插入圖片、表格與圖表

新增背景、框線及網底

使用合併列印準備信件您用來與顧客、廠商、員工及潛在客戶溝通的商務文

件，會在您不在場的時候代表您繼續傳遞與您事業相關

的重要訊息。一份專業的文件會傳達穩定與責任感，讓

您擁有與眾不同的光環。本章說明如何善用 中的功能，協助您有效率

地建立引人矚目的文件，讓您的事業更傑出。

使用專業品質的範本

包含 46 種範本，並可從

存取大量專業設計的範本 (有 種不同類別)，可

做為您想建立商務文件的基礎。

不確定要撰寫什麼嗎？如果不確定要如何開始撰寫，

藉由內含的內容提示，可協助您開始撰寫您

所需的文件。例如，「信紙」範本類別包

含信件範本，可協助您抱怨遺失行李，傳

送您的意見給政府機關，或是對信用卡帳

單提出質疑。若您不確定要寫什麼，請執

行快速搜尋，來判斷 是否可

以幫助您。

78 第 5章

選擇與儲存範本

1. 按一下 [開始 ]，指向 [所有程式 ]，選取 [ M i c ro s o f tOffice] ，然後按一下

Word 2007] 啟動，

並開啟空白的 Word視窗。

2. 從 [檔案] 功能表選取 [開新檔案]，會開啟 [新增文件]視窗，如圖 5-1所示。

[秘訣] 選擇 新增

文件 之前，請連線

至網際網路，確保您

可存取全部的

範本。圖 5-1 的 [新增文件]視窗

使用 OFFICE WORD 2007建立專業的文件 79

3. 捲動 [範本類別]清單以選取一種範本，按一下您需要的類別 (以及子類別，若有的話)，然後按一下您要使用的範本。(請參閱圖 5-2。)

4. 按一下 [下載]，開啟 [新增文件]視窗中的範本。按 Ctrl+S 將範本儲存至您的電腦，選取資料

夾，輸入檔案名稱，然

後按一下 [儲存]。

[注意] 本章中的範例是以商務報告 典雅式

佈景主題 為基礎所建

立的文件，該範本屬於

「報告」範本類別中。

圖 5-2 [範本]窗格與預覽窗格

80 第 5章

重複使用一般商務項目

若您正在經營或管理小型企業，您知道有些例行

公事需要耗費您的時間和注意力。自動化或簡化

重複性的工作將會節省您及員工的時間與精力，

使您獲得最大利益。建立並使用建置組塊，

可協助您重複使用商務文件中的內容。

本節將說明如何從您現有的內容建立建置組塊，並

套用到文件中。

建立快速組件

1. 選取您要儲存為建置組塊的內容。

[秘訣] 建置組塊是您使用快速組件工具儲存在文件中的項目，可以在其他文件中重複使用。例如，您可能會

儲存您公司的連絡人資訊或宗旨、報表開頭的設計、您

文件中經常使用的特殊清單樣式，或是包含在已完成出

版物中的員工名單。

多樣化的範本選擇透過 ， 可存取豐

富的範本集，以供專業與個人使用，並可隨時新增

並更新範本。除了上述選取範本的方法，您可以在

新增文件 視窗中使用下列方法，尋找並使用適合

您文件的範本：

按一下 已安裝的範本 查看您電腦上可使用的

範本清單，然後選擇您先前用過的範本。

按一下 我的範本 開啟 新增 對話方塊，讓您可

以選擇您先前已儲存過的範本 例如為公司所有

員工設計的外出連絡單範本)。

按一下 從現有新增 開啟先前已建立並想做為

新文件基礎的 文件。

按一下 空白文件 開啟您要在其中建立新範本

的檔案。

按一下 搜尋 的範本 方塊，

並鍵入您所要尋找之 範本

的關鍵字或字詞。按一下 開始搜尋 按鈕開始

搜尋。在顯示區域中選取符合您尋找目標的範

本；然後按一下 下載]，在您電腦上使用此範本開啟新文件。

使用 OFFICE WORD 2007建立專業的文件 81

2. 按一下 [插入]索引標籤，然後在 [文字]命令集中按一下 [快速組件]旁的向下箭號。會顯示功能表，如圖 5-3所示。

3. 按一下 [儲存選取項目至快速組件庫]，會顯示 [建立新建置組塊]對話方塊，如圖 5-4所示。

4. 鍵入快速組件的名稱，然後按一下 [確定]。這會將新項目儲存至快速組件庫。這樣您就可以從 [快速組件] 功能表中選取該項目並插入至文件中。

現在您知道建立快速組件的方法了，

使用快速組件非常簡單：

新增快速組件至文件

1. 開啟您要新增快速組件的文件。在文件中您要新增項目的位置按一下滑鼠按鍵。

2. 按一下 [快速組件] 旁的向下箭號。除了先前可用的選項外，現在您會看到

已新增至建置組塊的清單。(請參閱圖5-5。)

圖 5-4 [建立新建置組塊]對話方塊

[秘訣]您選取的內容可包含文字、圖像與特殊格式。您儲存為建置組塊的資料會直接置入至新文件中，因此線條、商標、超連結等都可

儲存以供重複使用。

圖 5-3 [快速組件]功能表

[秘訣] 若您想要查看所有可用的建置組塊 包括您所

新增的)，請按一下 快速組件 功能表的 建置組塊組

合管理]。各式各樣的建置組塊提供從封面到頁碼所需的各種內容。在 建置組塊組合管理 中，您可以預

覽、編輯或刪除建置組塊，或選擇將建置組塊插入至

您目前的文件中。

82 第 5章

3. 按一下您要插入在游標位置的組件。

插入圖片、表格與圖表

圖形 (包括相片、繪圖物件、圖表與表格)

在您透過商務出版物向讀者傳達訊息時具

有畫龍點睛的效果。例如，這些特殊圖形

項目都能讓商務報表更獨一無二：

圖 5-5可用的快速組件

在商務報表中使用建置組塊

可以使用哪種建置組塊來快速建立與投資人、

廠商、客戶及員工共用的商務報表？若您在傳

統商務報表中重複使用一些內容，而不想在每

次需要這些內容時又重新建立，這裡有一些項

目能節省您的時間與麻煩：

• 公司業務簡介

• 目前的產品清單，包括產品描述、特色與

價格。

• 負責人的簡介

• 公司的發展史

• 銷售流程的概觀或圖表

• 現有的客戶清單

• 公司商標

使用 OFFICE WORD 2007建立專業的文件 83

• 右方相片可以讓潛在

客戶一覽您優良的產

品，或是觸動讀者的

心弦，激起他們的好

奇心。

• 設計良好的表格可

以協助讀者快速瞭

解頁面上以文字描

述的觀念。

• 以易讀的格式來顯示

內含資訊的圖表，可

協助讀者快速找到資

料不同之處，否則可

能很難理解。

有什麼新功能？ ™

加入了 功能，可將複雜的互動式圖表新增至

。 讓您可以建立自訂的高品質圖表，協助您以任何人都可以瞭解的

方式，繪製動態的流程圖、階層圖、循環圖與關聯圖。

84 第 5章

圖片與美工圖案

提供兩種不同的方式，讓您的文件增添更豐富的視覺效果。您可以新增

自己的圖片檔 (包括使用數位相機拍攝的圖像，線上購買的相片與從 收集複製而來的

圖像等等)；使用 美工圖案 (包括相片、圖片、影片、聲音)。

新增圖片

1. 在文件中您要新增圖片的位置上按一下滑

鼠按鍵。

2. 按一下 [插入] 索引標籤，然後按一下 [圖例]命令集的 [圖片]命令。會開啟 [插入圖片]對話方塊，如圖 5-6所示。

圖 5-6在 [插入圖片]對話方塊中選擇您要使用的圖片。

使用 OFFICE WORD 2007建立專業的文件 85

3. 瀏覽至包含您要使用之圖片檔案的資料夾。按一下檔案，然後按一下 [插入]。圖片就會新增至您的文件中，然後會出現 [圖片工具] 關聯式索引標籤，會顯示 [格式] 索引標籤及您可以用來編輯並強化圖像的相關工具。

新增美工圖案

1. 按一下 [插入]索引標籤，然後按一下 [圖例]命令集中的 [美工圖案]。會出現 [美工圖案]工作窗格，如圖 5-7所示。

2. 在 [搜尋]文字方塊中鍵入文字或詞句，來說明您要尋找的美工圖案類型，然後按一下 [搜尋]。搜尋結果會顯示在 [美工圖案]工作窗格。

3. 按兩下您要新增的美工圖案。該美工圖案會新增至游標所在的位置，然後視窗上方的使用者介面中會出現 [圖片工具]關聯式命令索引標籤(請參閱圖 5-8)。

圖 5-7美工圖案工作窗格

[秘訣] 在標準商務報表中，您可能希望內含一些相片來向讀者說明最新功能、強調新

產品、介紹重要員工或是提供公司永續經營

與回顧大事紀的說明。

[秘訣] 您也可以為 文件掃描照片或下

載數位圖像，將它們新增至 多媒體藝廊]。若要這樣做，請在 插入 索引標籤的 圖例

命令集中，按一下 美工圖案]。在 美工圖案工作窗格，按一下 多媒體藝廊]。在多媒體藝廊]，從 檔案 功能表選擇 新增多媒體項目到多媒體藝廊]，然後按一下 從掃描

機或照相機]。依循提示將圖案新增至多媒體藝廊，便可將它放入您的 文件中。

86 第 5章

表格

包括數種

功能，可協助您為文件建立

有效率的表格。您可以使用

的表格範本，選擇適合

您要建立文件之預先設計的

樣式，或是建立您自己設計

的表格。

下列步驟將說明使用表格

範本來新增表格的方法。

使用範本建立表格

1. 開啟您要使用的文件，然後在您要新增表格的位置按一下。

2. 按一下 [插入]索引標籤，然後選取 [表格]。

圖 5-8當您新增圖片至文件時，會出現 [圖片工具]關聯式命令。

使用 OFFICE WORD 2007建立專業的文件 87

3. 指向 [快速表格]。會出現預先設計好的表格樣式庫，如圖 5-9所示。

4. 捲動可用的表格，然後按一下您要使用的表格樣式。表格會新增

至您的文件中。

5. 將表格內現有的資料取代成您自己的資料。

6. 按 Ctrl+S儲存您的檔案。

下一節將說明不使用範本來

建立新表格的方法。

建立新表格

1. 在您要新增表格的位置上按一下。

2. 按一下 [插入]索引標籤，然後按一下 [表格]。

3. 在顯示的下拉式功能表中，從左上角開始，在儲存格方格上方移動滑鼠，來選取您要的列數和欄數 (請參閱圖 5-10)。當您移動滑鼠時，頁面上會呈現預覽的樣子，選取的列數和欄數也會顯示在功能表上方。

圖 5-9 [快速表格]組件庫

88 第 5章

4. 按一下右下方的儲存格來完成您的選取範圍，表格會新增至文件中。會出現 [表格工具]關聯式命令，讓您以想要的方式建立並格式化表格 (請參閱圖 5-11)。

[秘訣] 若您喜歡特殊的表格樣式，並想要在您的文件中重複使用，可以將表格反白，選取 插入 索引標籤，按一下 快速組件 旁的向下箭號，然後選擇 儲存選取

項目至快速組件庫]，即可將表格另存成快速組件。

圖 5-10[插入表格]功能表

圖 5-11 [表格工具]關聯式命令的 [設計]索引標籤區域，讓您可以設定新的表格格式。

圖表

圖表可以提供報表的重要資訊，因為圖表可藉由資料的視覺化表現方式來說明數字要表

示的意義。您的季報表讀者會對報表所提供的資料感興趣，然後他們會希望儘可能瞭解

更多有關最新的季銷售狀況與下一季的預測。讀了一頁又一頁的財務文字說明並無法加

深讀者的印象，而一份設計完美的圖表卻能做到。圖表可以立即顯示您公司的銷售業績

所受到的衝擊 (或提升)的程度。

使用 OFFICE WORD 2007建立專業的文件 89

下一節會提供您新增圖表至報表的

步驟。

插入圖表

1. 按一下您要在文件中新增圖表的位置。

2. 按一下 [插入]索引標籤，然後選擇 [圖例]命令集中的 [圖表]。會出現 [插入圖表]對話方塊，如圖 5-12所示。

3. 按一下左方面板中的圖表類型，選擇您要建立的圖表類型。

4. 按一下右方選取區中，您想新增至文件的圖表樣式。按一下 [確定]將圖表新增至報表中。

5. 會開啟 ，提供

最新建立的圖表資料 (請參閱圖 5-13)。在資料工作表中按一下，將範本資料取代成您自己的資訊，然後按一下 [關閉]。您的Word文件中會出現圖表以及您要用來自訂圖表顯示的 [圖表工具]關聯式命令，如圖 5-14所示。新增背景、框線及網底

圖 5-12 [插入圖表]對話方塊

90 第 5章

圖 5-13 圖表的資料工作表是使用 所建立。

圖 5-14 [圖表工具]關聯式命令讓您可以變更圖表的外觀。

使用 OFFICE WORD 2007建立專業的文件 91

有什麼新功能？強化的圖表功能如本章之前提到的， 新增的 功能是一種新的高階、有彈性的圖表工具，讓您將複雜且專業的圖表新增至文件中。您可以使用最強大、最常用的圖表範本；只要選擇最適合您需要的圖表範本並填入空白，然後自訂符合的樣式、色彩或其他喜好設定。執行下列步驟，可以輕鬆將圖表新增至文件中：

1. 開啟您要使用的文件，然後按一下 [插入]索引標籤。2. 按一下 [圖例]命令集的 [SmartArt]。3. 在 [選擇 SmartArt 圖形] 視窗中，按一下您要建立的圖表類型 (清單、流程圖、階層圖、循環圖、關聯圖、矩陣圖或金字塔圖 )，或保留[全部]，然後捲動圖表樣式清單，尋找您要的圖表。

4. 按一下您要新增的圖表。圖表的預覽和說明會顯示在視窗的右方。找到您要新增至文件的樣式後，按一下 [確定]。

5. 在 [在此鍵入文字] 對話方塊中輸入圖表的文字。完成新增文字後，在圖表區域外按一下，即可將圖表新增至您的文件中。

92 第 5章

新增背景、框線及網底

即使您決定使用文件範本開始，且不打算大規模變更格式，您或許還是會想新增背景、

框線並自訂文件部分的網底，來建立您自己的樣式。這些設計功能可強化簡報套件的外

觀。您可以使用設計項目來定義商務計畫

的第一頁或是強調重要的文字。

新增背景

1. 開啟您要套用背景的文件。

2. 按一下 [版面配置]索引標籤。

3. 在 [頁面背景]命令集中，選擇下列其中一項：

• 若您要在頁面背景新增文字浮水印，請按一下 [浮水印]旁的向下箭號。按一下您要新增的 [浮水印]樣式來完成作業。

• 若您要將色彩或材質新增至背景，請按一下 [頁面色彩]旁的向下箭號。在 [頁面色彩]下拉式功能表選擇您要的色彩 (如圖 5-15所示)，或按一下 [填滿效果]可查看其他選擇。

圖 5-15 [頁面色彩]下拉式功能表

[秘訣] 提醒您，只要變動到文件設計，會牽一髮而動全身。在一份文件中使用太多的特殊效果，會使您的讀者無所

適從。

[秘訣]背景色彩、材質或圖像可能會讓頁面有「雜亂」的感覺，因此您可以將背景處理保留給特殊頁面，例如，報表的封面、章節頁面、或摘要頁面。

使用 OFFICE WORD 2007建立專業的文件 93

套用框線

1. 若要將框線新增至您的報表頁面，請按一下[版面配置] 索引標籤，然後按一下 [頁面背景]命令集的 [頁面框線]工具。會出現 [框線及網底]對話方塊，如圖 5-16所示。

2. 按一下 [頁面框線] 索引標籤會顯示與整份文件相關的選項。在 [設定] 欄，按一下您要使用的框線類型。

3. 捲動 [樣式] 清單，尋找您要的框線，然後按一下 [色彩] 旁的向下箭號，選擇框線色彩。選擇 [寬度] 設定的其中一個選項，來選取框線的粗細。

4. 在 [預覽] 區域，按一下按鈕或圖表本身，讓Word知道您要在何處新增框線 (您可能只想在上邊界或下邊界新增框線，而非整份文件

都加上框線)。

5. 請確認整份文件顯示在 [套用至]中，然後按一下 [確定]。會顯示已套用至文件的框線。您可以預覽文件，在 [檔案]功能表中指向 [列印]向下箭號，然後按一下 [預覽列印]，即可查看框線選擇的全部效果。

圖 5-16 [框線及網底]對話方塊

94 第 5章

若您要在文件中的選取範圍加上網底 (例如強調客戶引言的文字方塊)，請使用下一節

的步驟。

在文件區域加上網底

1. 選取您要加上網底的文字片段或段落。

2. 按一下 [版面配置]索引標籤，然後在 [頁面背景]命令集選擇 [頁面框線]。

3. 在 [框線及網底]對話方塊，按一下 [網底]索引標籤。按一下 [填滿]旁的向下箭號，然後選擇您要使用的網底色彩。

4. 若您要建立雙色網底，請按一下 [樣式]旁的向下箭號，然後選擇您要套用的網底百分比。按一下[色彩]旁的向下箭號，然後選擇您要與 [填滿]色彩搭配的次要色彩。[預覽]視窗會顯示變更的樣子。如果選取的段落的長度少於一行，請在 [套用至]方塊中選擇 [文字]。

5. 按一下 [確定]，在選取的項目加上網底。

使用 OFFICE WORD 2007建立專業的文件 95

使用合併列印準備信件

與您的客戶定期通信代表您需要透過信件、電子郵件、出版物與網路來保持連絡。

包含合併列印的改良功能，能讓您更容易找到及使用它。新使用者介面上的 [郵

件]索引標籤，包含您要建立、輸入地址、預覽、檢查與完成合併文件的所有內容。

1. 按一下 [郵件]索引標籤，然後指向 [啟動合併列印]命令集中 [啟動合併列印]旁的箭號。從顯示的清單中選擇您要建立的文件類型 (例如，信件)。

2. 以您平常的作業方式建立並儲存文件；然後按一下 [啟動合併列印]命令集中的 [選取收件者]。該功能表提供三種選擇：

• [鍵入新清單]提供 [新增通訊清單]對話方塊，讓您可以輸入新資料。

• [使用現有清單]會開啟 [選取資料來源]對話方塊，讓您可以選擇要使用的檔案。

• [從 Outlook連絡人選取]提供 [Outlook連絡人]清單，讓您可以選擇要使用的資訊。

如果需要的話，選取您的選擇並輸入資訊來完成資料清單。

3. 在 [寫入與插入欄位] 命令集中按一下您要使用的命令，將欄位新增至文件中。例如，您可以按一下 [問候行] 來新增問候語 (例如「親愛的志明」)，或按一下 [插入合併欄位]，在您選取的資料來源中顯示可用的欄位清單，如圖 5-17所示。

圖 5-17[郵件]索引標籤與 [插入合併欄位]功能表

96 第 5章

4. 按一下 [預覽結果] 命令集中的 [預覽結果]，查看文件列印時的樣子。按一下 [預覽結果] 命令集中的 [下一筆記錄]圖示，逐頁瀏覽合併的其他筆記錄。

5. 按一下 [自動檢查錯誤]，讓 評估文件並檢查合併中是否有任何錯誤。

6. 一切就緒後，按一下 [完成]命令集中的 [完成與合併]，完成該作業。選擇您要合併的文件是否要置於個別文件中、是否要列印或是否要以電子郵件訊息傳送。視您選取的選項而定，可能會提示

您使用其他的選擇。按一下 [確定]後，即完成合併作業。

97

6使用2007建立動態的銷售簡報本章內容大綱：

使用專業 PowerPoint範本

套用簡報佈景主題

新增圖表、表格及資料圖表

套用切換效果及放映時間

列印簡報的講義要做到成功的簡報，不只要讓簡報對象的注意力維持約

30分鐘而已。良好的簡報還要讓簡報對象覺得有趣，而

最棒的簡報還要能夠激勵簡報對象照著您的提議去做、

撥電話與您公司排定約會時間，或讓他們與其他人分享相關產品、服務或程式的心得。

可協助您快速建立專業簡報、新增引人注目的圖表、資

料圖表及表格；並以各種格式輕鬆地建立與其他人共用的簡報。

使用專業 PowerPoint 範本

當您在 選擇 [檔案] 功能表的 [開新檔案] 來開始新的簡報時，會

自動在 [新增簡報] 視窗中顯示多種資源 (請參閱圖 6-1)。左邊的 [範本] 窗格提供多種可

以建立的簡報類型選項，中間窗格顯示與目前選取的左邊窗格類別相關的範本清單，可

讓您從 開啟新的簡報及資訊，右邊窗格可預覽目前中間窗格中所

選取的範本。

98 第 6章

您可以按一下左邊的一種範

本類別以開啟簡報，然後選取

您要的範本樣式，或是搜尋您

要建立的範本類型：

尋找簡報範本

1. 按一下 [新增簡報]視窗正上方的[搜尋]方塊 (請參閱圖 6-2)。

2. 鍵入您要建立簡報種類的描述(例如銷售簡報)。

3. 按一下 [開始搜尋 ] 按鈕。如果您已連線至網際網路，

會搜尋

是否有

範本符合您輸入的描述。會在

中間窗格顯示搜尋結果。

4. 捲動所有範本並選擇您要的範本。按一下 [下載] (如果您已選取線上範本) 或 [建立] (如果您要使用電腦中的範本)。

圖 6-1 [新增簡報]視窗

圖 6-2 PowerPoint 範本搜尋方塊

使用 OFFICE POWERPOINT 2007 建立動態的銷售簡報 99

套用佈景主題

簡報外觀多半會提到您的公司以及您提供的產品與服務。但許多

簡報完成時的外觀都一樣，例如使用項目符號列示的投影片、藍

色或褐色的背景以及外形平淡無趣的圖形與圖表，都無法引起簡

報對象的注意。 的佈景主題庫內含一組專

業化設計的簡報佈景主題，可供您套用在自己的簡報中，讓簡報

更與眾不同。

套用佈景主題

1. 開啟您要使用的簡報。

2. 按一下 [設計]索引標籤。

3. 按一下其中一個顯示的佈景主題，或按一下 [佈景主題] 命令集右下角的 [其他]按鈕，以顯示所有的選項 (請參閱圖 6-3)。

[秘訣]您可以輕鬆修改佈景主題，並儲存在佈景主題庫中，以供日後

使用。只要修改投影片便能符合您

公司的設計 (或使用現有的佈景主題開啟現有的簡報)，請按一下 [佈景主題] 命令集的 [其他] 按鈕顯示功能表，然後按一下 [儲存目前的佈景主題]。

圖 6-3[佈景主題]庫

[注意]您將在 [搜尋結果] 視窗的頂端 看見一系列的按鈕，這些按鈕可讓您篩選顯示在結果清單中的範本。

[根據最相關的項目排序] 可顯示與您所輸入的搜尋字詞最相關的範本。

[依據客戶評等排序] 可顯示評等最高的範本。[依據名稱排序] 會按照字

母順序列出範本。[顯示客戶送出的範本] 會列出顯示的範本中，由使用者

傳送的範本。另外，[隱藏客戶送出的範本] 會隱藏由客戶建立範本。

100 第 6章

4. 將滑鼠游標移到您要查看的佈景主題上方以預

覽佈景主題。簡報視窗

中的投影片會依照該樣

式變更。

5. 按一下佈景主題以套用至簡報。

建立及使用投影片庫在 中，您可以建立投影片庫以儲存及組織常用的投影片，您

便能將投影片輕鬆插入其他的簡報中。這可節省您用其他方法重新建立多數簡報

的投影片所花費的時間，例如將公司經營理念、歷程、位置及連絡資訊的投影片

儲存起來，以便重複使用。您可以在 [檔案]功能表中找到建立投影片庫的命令。選取 [發佈]命令，然後按一下 [發佈投影片]。按一下每個投影片縮圖左邊的核取方塊，選取您要新增到投影片庫的投影片。然後使用 [瀏覽]按鈕找出您要儲存選取之投影片的 [投影片庫]資料夾，並按一下 [發佈]。若要將儲存的投影片加到目前的簡報中，請按一下 [常用]索引標籤，接著按一下 [新增投影片]的向下箭號，然後按一下功能表最下方的 [重複使用投影片]。

圖 6-4 [插入圖表]對話方塊

新增圖表、表格及資料圖表

您新增到簡報的視覺元件十分重要，因為它們可以改

變項目符號圓點的單調畫面，為您的投影片添加色彩

及樂趣，讓您可以使用易懂的視覺方式將資訊分享給

簡報對象成員。

插入圖表

使用 OFFICE POWERPOINT 2007建立動態的銷售簡報 101

建立及強化圖表

含有多種圖表，可讓您為資料建立精采的視覺畫面，讓這些資料

在簡報中顯得十分醒目：

建立圖表

1. 新增內容版面配置投影片到您的簡報，並在投影片中間按一下內容選

取器的圖表圖示。會顯示 [插入圖表]對話方塊 (請參閱圖 6-4)。

2. 按一下左窗格的圖表類型，查看可用的圖表類型樣式。

3. 捲動所有顯示的圖表，並按一下您要的圖表。

4. 按一下 [確定]，將選取的圖表類型新增到目前的投影片中。

強化圖表

1. 按一下您已新增到投影片的圖表。會顯示 [圖表工具] 關聯式索引標籤，提供 [設計]、[版面配置]及 [格式]選項，如圖 6-5所示。

圖 6-5 [圖表工具]關聯式索引標籤

102 第 6章

3. 若要使用個別的圖表項目，例如圖表標籤、圖例、標籤、座標軸等項目，請按一下 [版面配置] 索引標籤。

4. 若要排列圖表項目、格式化圖案及文字藝術師，以及控制大小問題，請按一下 [格式] 索引標籤。

5. 完成您要套用到圖表的變更之後，請在圖表外面按一下，表示接受變更。

新增及強化表格

新增表格到您的簡報，可方便您顯示比較資訊。例

如，您可能想在業務簡報中使用表格，來比較您要

介紹之三種新產品的特色。

新增表格

1. 選取或新增您想插入表格的投影片，按一下 [插入]索引標籤，然後按一下 [表格]的向下箭號。

2. 若要變更圖表類型、編輯圖表資料、選擇其他圖表版面配置或選

取新的圖表樣式，請使用 [設計]索引標籤中的選項。

[秘訣]當您建立一個可能會在其他簡報中重複使用的圖表時，可以將圖表儲存為範本。首先選取圖表以顯示 [圖表工具]，然後在 [設計]索引標籤的 [類型]命令中，按一下 [另存成範本]。在 [儲存圖表範本]對話方塊中，輸入圖表名稱，並按一下 [儲存]。

[秘訣] 使用新增內容版面配置投影片，也可以新增表格或其他圖形元

素，然後依照您要新增的圖形元素

類型，在投影片中間按一下內容選取

器的圖示。

使用 OFFICE POWERPOINT 2007建立動態的銷售簡報 103

2. 在格線上拖曳滑鼠游標，以選擇您要建立的欄數及列

數。拖曳滑鼠游標時，表

格將出現在投影片區，供

您預覽，如圖 6-6所示。

3. 當表格是您想要的大小時，按一下該位置的格線，將

表格新增至投影片。

強化表格

1. 按一下表格以選取該表格。會顯示 [表格工具] 關聯式索引標籤，提供 [設計] 及[版面配置]索引標籤。

2. 使用 [設計] 索引標籤的工具來變更表格的樣式、新

增框線及套用快速樣式 (請參閱圖 。

圖 6-6 [表格]下拉式功能表

圖 6-7 [表格工具]關聯式索引標籤的 [設計]選項

104 第 6章

3. 若要新增列及欄、變更表格項目的大小及排列方式，或刪除表格，請

選擇 [版面配置]索引標籤。

使用 新增資料圖表

內含稱為

SmartArt™的高品質資料圖表設

計工具，可讓您建立有彈性、可

自訂的資料圖表，以多種方式呈

現資訊。

新增 資料圖表

1. 選取或新增您要新增資料圖表的投影片，按一下 [插入]索引標籤，然後選取 。

2. 在 [選擇 圖形] 對話方塊 (請參閱圖 6-8) 的左窗格中，選取資料圖表的類型，在中間窗格選取資料圖表樣式。對話方塊右邊的預覽區

域會顯示您選取的項目。

3. 按一下 [確定]將資料圖表新增到您的投影片。

4. 在 [在此鍵入文字]方塊中鍵入資料圖表的文字，如圖 6-9所示。按向下鍵可移到下一個項目。

圖 6-8選擇 [SmartArt 圖形]對話方塊

圖 6-9新增文字及圖像至 SmartArt 資料圖表

使用 OFFICE POWERPOINT 2007建立動態的銷售簡報 105

5. 若選取的資料圖表類型包含圖形內容區域 (以太陽和山景的小圖示來標示)，按一下圖形內容區域以顯示 [插入圖片] 對話方塊，並選取您要使用的圖像。相片會加到資料圖表中，如圖6-9所示。

新增投影片切換

簡報時切換投影片的方式，對簡報對象而言，可以是十分順暢與專業，也可以是令人厭

煩與不適。訣竅在於正確的切換方式，也就是在正確的時間顯示投影片，可幫助聽眾將

注意力集中在您的投影片。

新增投影片放映的切換

1. 按一下簡報視窗右下角的 [投影片瀏覽]工具，在 [投影片瀏覽]檢視中顯示您的簡報。

2. 按一下 [動畫]索引標籤。[切換到此投影片]命令集顯示了您選擇的類型、速度及方法，所選投影片將依此方式切換頁面 (請參閱圖 。

圖 6-10 [動畫]索引標籤的 [切換到此投影片]命令集

106 第 6章

3. 按一下 [切換]庫右下角的 [其他]按鈕，以顯示切換類型的集合，然後選取您要套用到

所選投影片的切換類型。

4. 如果您要新增聲音到切換中，請按一下 [切換聲音 ]的向下箭號，並從顯示的清

單選取您要的聲音。

5. 按一下 [切換速度] 的向下箭號並選取 [中]或 [慢] (預設選取 [快])，可變更切換速度。

6. 若要將您選取的切換套用到簡報中的所有投影片，請按

一下 [全部套用]。

設定投影片的放映時間簡報時按一下滑鼠按鍵，可讓您將 中所建立的簡報切

換到下一張投影片。如果您要投影片在特定期間之後自動切換，請在 [投影片換頁] 區域中按一下 [按滑鼠換頁] 旁的核取方塊，以取消選取此選項，然後按一下 [每隔]旁的核取方塊以選取該選項，並指定選取的投影片要套用的時間長度。

在 [投影片放映]索引標籤的 [設定]命令集中使用 [排練計時]工具，可讓您在簡報前先演練投影片的放映時間。此方式可讓您知道哪些投影片需

要較長的時間或較短的時間，因此在向簡報對象放映投影片前，能讓您先

做好必要的變更。對於自動放映的簡報，例如商展中的展示攤位，您可以

設定投影片的顯示時間，並選取 [全部套用]選項，讓每張投影片都能自動換頁顯示。

列印簡報的講義

您送給簡報對象成員的講義是整個簡報過程中很重要的一部分。當簡報對象成員在簡報

之後對您的產品或服務有疑問時、需要查閱連絡資訊時，或要和同事共用您的簡報內容

時，他們可能會查詢簡報的講義。 提供您許多為簡報對象準備講

義的方式。

使用 OFFICE POWERPOINT 2007建立動態的銷售簡報 107

列印簡報的講義

1. 開啟 [檔案]功能表並按一下 [列印]。會顯示 [列印]對話方塊，如圖 6-11所示。

2. 在 [列印範圍]區域中，選擇講義要包含的投影片。預設會全部選取，不過您可以按一下 [目前投影片]，只列印顯示的投影片，或按一下 [投影片]按鈕，並輸入要列印的投影片編號。

圖 6-11 [列印]對話方塊

將簡報轉換成網頁您會發現您建立的銷售簡報是外出的業務代表很好的銷

售工具。若將您的簡報公佈在線上，您公司的業務代表

只需連線到您的網站，就能在筆記型電腦上利用網頁瀏

覽器來執行簡報，這表示簡報對象只要可以使用網際網

路，就能存取該份簡報。這可省去將簡報封裝成光碟或

郵寄給潛在客戶時所花費的成本及困擾，而且此功能也

能讓您持續更新簡報，並將它發佈在線上，讓大家能透

過網站取得最新版本。

若要將簡報另存為網頁，請選取 [檔案]功能表的 [另存新檔]。然後在 [另存新檔]對話方塊中輸入檔案名稱，再按一下 [檔案類型]的向下箭號。選取 [網頁]然後按一下 [儲存]，將簡報儲存為網頁。

108 第 6章

3. 按一下 [列印項目 ] 的向下箭號以顯示 [投影片]、[講義]、[備忘稿]或 [大綱模式] 的選擇，然後選取 [講義]。在 [講義]區段，指定每頁投影片的張數。

4. 按一下 [彩色/灰階] 的向下箭號，然後選取

[彩色]。

5. 按一下 [預覽] 以查看講義列印之後的樣子 (請參閱圖 6-12)。

6. 按一下 [列印] 以列印講義，或按一下 [關閉預覽列印]返回以編輯文件。

圖 6-12 [預覽列印]

109

7使用分析商務資訊 本章內容大綱：

使用專業範本簡化財務文件的製作

使用設定格式化的條件分析資料

建立專業的圖表

準備專業的報表

在樞紐分析表與樞紐分析圖中顯示進階的資料分析

當您在追蹤、管理以及報告商務資訊時，收集正確、

精確的財務資訊只是整個過程的一部分。不論您是將

應用在公司的小部分作業上，

或是做為所有商務作業的核心，您都將在其中發現分析

資訊所需要的工具，且這些工具將以更彈性化、專業化的方式來相互溝通。

使用專業範本簡化財務文件的製作

若您是經營中小企業或管理一個部門，您可能會發現除了主要責任 (銷售、管理員工、開

發產品、與投資人連絡或者以上所有工作)之外，您還需要準備財務文件。對不常準備這

類文件的人而言，建立財務文件是一項非常困難的挑戰。 可協助您簡化

這些工作，您可以利用多種樣式的專業範本，來做為自已財務文件的基礎。

110 第 7章

使用範本

1. 在 中，開啟 [檔案]功能表，並選擇 [開新檔案]。會顯示 [新增活頁簿]視窗，提供您範本清單。請注意， 標題下會列出大部分的範本類別。您必須連線

至網際網路，才能使用線上範本建立活頁簿。

按一下其中一個類別 (在此以 清單中的 [發票] 為例)，您會看到精選的範本，如圖 7-1 所示。目前選取的範本會顯示在右側窗格中。

3. 若範本儲存於，則會顯示 [下載] 按鈕，讓

您可以根據該範本建立工作表。按

一下 [下載]以建立工作表。

若範本儲存於您的電腦，您將會

看到 [建立]按鈕，而不是 [下載]按

鈕。按一下 [建立]以使用該範本來

建立新的工作表。

圖 7-1工作表範本樣式

[注意] 這些範本大部分都是使用舊版Excel 所建立的，因此會以 [相容模式]來開啟這些範本。若要使用

的完整功能，請使用 [檔案]功能表中的[轉換]命令。

使用 OFFICE EXCEL 2007分析商務資訊 111

套用佈景主題至工作表

根據範本建立新的工作表之後，您可能

想要變更文件的外觀，使其更符合自己

的商務文件。使用 內含

的佈景主題庫，可將您喜愛的外觀立即套

用至工作表。

套用佈景主題

1. 按一下 [版面配置]索引標籤，在 [佈景主題]命令集按一下 [佈景主題]向下箭號。會顯示佈景主題庫。

指向佈景主題。工作表中會出現佈景主題

的預覽 (請參閱圖 。

3. 找到您要使用的佈景主題時，按一下該佈景主題，就可以將它套用至您的工作表。

[秘訣]若您想要建立特定類型的工作表，但是在 [範本]清單中找不到相近的項目，請按一下 [新增活頁簿]視窗最上方的 [搜尋]方塊，並鍵入描述工作表類型的字詞 (例如「旅遊費用」)。按一下[開始搜尋]按鈕，搜尋 中符合描述的範本。找

到的所有範本會顯示在 [新增活頁簿]視窗的中間窗格中。

圖 7-2 提供的工作表佈景主題

112 第 7章

使用設定格式化的條件與資料視覺效果來分析資料

「設定格式化的條件」的功能強大，可以讓您根據儲存格的值或公式的值，將特定的格

式套用至儲存格。此功能可協助您專注於工作表中的某些值或趨勢，並輕鬆突顯您希望

其他人注意的部分。

資料視覺效果是 的新功能，可讓您使用色彩、圖示以及資料橫條來

呈現資料範圍中的不同數值。您可以使用圖示集中的「箭號」資料視覺效果來顯示增加、

減少或穩定的數值。

套用設定格式化的條件

1. 在您的工作表上選取要套用設定格式化條件的儲存格範圍。

按一下 [常用]索引標籤。

3. 按一下 [樣式] 命令集中的 [設定格式化的條件] 向下箭號，並選擇您想要套用設定格式化條件的類型。例如，若要在您選取的範圍中找出前 15%的數值，請選擇 [頂端/底端項目規則]，並按一下 [前 。在顯示的對話方塊中 (如圖 7-3所示)，將百分比增加至 15%並選擇您要套用的條件 (預設為 [淺紅色填滿與深紅色文字])。在您選取後，便可在工作表中預覽變更的結果。

4. 按一下 [確定]以儲存變更。

使用 OFFICE EXCEL 2007分析商務資訊 113

資料視覺效果

提供新的資料視覺效果功能，可協

助您瞭解並說明資料的趨勢及差異。此處為三種新的

視覺效果：

圖 7-3將條件設定套用至工作表資料

• 「資料橫條」會以

數值橫條的形式，

立即顯示選取的儲

存格與其他項目及

整體之間的比較。

• 「色階」會將您選取的色彩配置套用至特定範圍

的數值，讓個別儲存格根據其數值而顯示特定的

色彩。例如，在雙色色階組合中，數值最大的儲

存格會以深橙色顯示，而隨著數值的遞減，儲存

格會以愈來愈淺的色階來顯示，最後，數值最小

的儲存格將以淺黃色顯示。

• 「圖示集」提供任您套用至儲存格的個別符號組合，並以不同方式顯示趨勢。

套用資料視覺效果

1. 選取您要使用的儲存格範圍。

按一下 [常用]索引標籤。

3. 按一下 [設定格式化的條件]向下箭號。資料視覺效果會顯示在 [設定格式化的條件]功能表 (資料橫條、色階與圖示集)的中間區段。

114 第 7章

4. 按一下下列其中一個項目可預覽並選取您要使用的資料視覺效果：

[資料橫條]會顯示可選擇的色彩集；您可以按一下要使用的項目。

[色階]顯示色彩範圍與可供選擇的色板；您可以選取要套用的色彩樣式。

[圖示集] 提供彩色圖示的色板；您可以捲動清單並選擇您要的圖示集以套用至選取範圍中的資料。

建立並強化專業圖表

圖表可讓您以視覺格式來溝通數字資訊，讓大家更容易解讀資料。 包

括一系列的圖表功能，這些功能包括可以立即套用預先設計的格式庫、新的立體選項及

完整的關聯式工具組，您可用來清楚地溝通訊息。

建立圖表

1. 選取您要包含在圖表中的儲存格範圍。

按一下 [插入]索引標籤，然後在 [圖表]命令集上，按一下要建立的圖表類型之向下箭號。

3. 從項目庫中選取一種圖表樣式，如圖 7-4所示。圖表就會新增至工作表。

[秘訣] 每個子功能表都包括 [其他規則] 選項，可讓您設定資料視覺效果的其他格式化之條件規

則，並套用至工作表的數值中。

使用 OFFICE EXCEL 2007分析商務資訊 115

修改並強化圖表

當您要強化或修改圖表時，請先選取它。會出現 [圖表工具] 關聯式索引

標籤，提供可用來微調圖表項目設計、配置、位置以及外觀的命令集 (請

參閱圖 。

[圖表工具]關聯式索引標籤提供修訂、修改與強化您所建立圖表的所有

必要工具：

• 按一下 [設計]索引標籤可變更圖表類型、處理圖表資料、選擇圖表樣式

或修改圖表的配置。

• 按一下 [版面配置]索引標籤可新增圖片、圖案和文字方塊、使用標籤、

修改圖表座標軸、強化圖表背景或新增分析工具等等。

• 按一下 [格式]索引標籤可選擇圖案樣式和文字藝術師，及排列或調整圖

表項目的大小。

圖 7-4選擇圖表樣式

圖 7-5 [圖表工具]關聯式索引標籤

116 第 7章

簡化圖表的修改

建立圖表後，您可能需要稍加修改。在此列出一些常用的變更

• 若要變更圖表中的資料值，請在工作表上按一下包含該數值的儲存格；鍵入新資訊，

再按 鍵。變更會立即反映在圖表中。

• 若要修訂圖表上的資料標籤，請按一下欄或列標籤，並鍵入要修正的資訊。當您按

鍵時，就會更新標籤。

• 若要切換列和欄在圖表中的顯示方式，請選取圖表，按一下 [圖表工具]關聯式索引標

籤中的 [設計]索引標籤，再按一下 [資料]命令集中的 [切換列欄]。

• 若要變更圖表圖例的位置，請按一下 [圖表工

具] 關聯式索引標籤中的 [版面配置] 索引標

籤，並按一下 [標籤]命令集中的 [圖例]向下箭

號。從顯示的功能表選取您的選擇，或者按一

下 [其他圖例選項]以查看其他選擇。

[秘訣] 內含一個全新好用的圖表工具，稱為 SmartArt™。SmartArt 提供多種圖表，您可以用來自訂文字、相片以及其他圖形。若要使用 SmartArt，請按一下 [插入]索引標籤，然後選取[SmartArt]。然後您可以從顯示的 [選擇 SmartArt 圖形]對話方塊中，選擇您要建立的圖表類型。若要進一步瞭解使用 SmartArt 建立圖表的詳細資訊，請參閱第 章的＜使用 SmartArt 新增圖表＞。

[秘訣] 您可以將圖表儲存為範本，讓您在未來建立的圖表中使用相同的設定來

建立圖表。請按一下 [圖表工具] 關聯式索引標籤下的 [設計]索引標籤，並在 [類型]命令集選取 [另存為範本]。在 [另存圖表範本]對話方塊中輸入檔案名稱，並按一下 [儲存]。

使用 OFFICE EXCEL 2007分析商務資訊 117

變更圖表版面配置

1. 按一下您要變更的圖表。

按一下 [圖表工具]關聯式索引標籤下的 [設計]索引標籤。

3. 在 [圖表版面配置]項目庫的右下角按一下 [其他]按鈕 (或者，如果視窗太小，請按一下 [快速版面配置]箭號)。

4. 按一下您要套用的圖表版面配置。

新增圖表標題

1. 選取您要新增標題的圖表。

按一下 [圖表工具]關聯式索引標籤下的 [版面配置]索引標籤。

3. 在 [標籤]命令集按一下 [圖表標題]向下箭號。

4. 選取 [置中的重疊標題]或 [圖表上方]，將圖表標題項目新增至圖表。

5. 在 [圖表標題]方塊中按三下，並鍵入您要顯示在圖表上的圖表標題。

變更圖表項目的格式

1. 選取您要變更的圖表。

按一下 [圖表工具]關聯式索引標籤下的 [格式]索引標籤。

3. 按一下 [目前的選取範圍] 命令集頂端的 [圖表項目] 向下箭號，再按一下您要變更的圖表項目。例如，若要變更圖表底板的色彩，請選擇 [底板]，便會在顯示的圖表中標示出圖表的底板。

118 第 7章

4. 選擇您要套用至選取圖表項目的格式選項。以底板為例，在 [圖表樣式]命令集中按一下 [圖案填滿] 向下箭號，再按一下您要套用到圖表底板的色彩。

準備專業的報表

不論是新手或是有經驗的 使

用者，若要正確列印工作表，使

其符合頁面、重複欄和列標題，

並包括頁首和頁尾，這是一項很

大的挑戰。 將以

新的 [整頁模式] 來彌補 [標準模

式]的不足。[整頁模式]是一種動

態的檢視方式，可讓您在檢視中

進行變更 (不像傳統的 [預覽列印]

模式只能進行預覽)。

在 [整頁模式]中，會以尺規和欄與列標籤為邊界來顯示您的工作表，讓您可以

一目瞭然工作表是否可完整顯示於列印頁面。您可以輕鬆地修改顯示方式，只

要移除各種畫面項目 (尺規、格線、資料編輯列以及標題)並縮放畫面將視覺焦

點集中在主要資料範圍 (若需要的話)。

新增樣式至圖表項目您可以將特定格式套用到選取的圖表項目，

以在圖表中突顯該項目。首先，在 [圖表工具]關聯式索引標籤中按一下 [格式]索引標籤。接下來，選取 [圖表項目]向下箭號，並向下捲動以選擇您要使用的資料數列。按一

下資料數列 (例如，「合計」數列)，圖表上將標記該項目。

現在，在 [圖案樣式] 命令集按一下樣式庫右下角的 [其他] 按鈕。會顯示圖案樣式的色板。指向您要預覽的樣式；按一下您要

套用至選取的資料集之樣式。

[秘訣]現在提供 [分頁預覽 ]功能，可以讓您在列

印目前的工作表時，

輕鬆地查看產生分頁

的位置。若要以 [分頁預覽]顯示工作表，請按一下 [檢視] 索引標籤，並於 [活頁簿檢視] 命令集中選擇 [分頁預覽]。預覽時所顯示的工作表頁面，將

會與列印時的頁面相

同。請注意，[分頁預覽 ] 是具有完整編輯功能的檢視，這意謂

在此檢視作業時，仍

然可以視需要修改工

作表。

使用 OFFICE EXCEL 2007分析商務資訊 119

使用整頁模式

1. 開啟內含您要用於報表資料的工作表。

按一下 [檢視]索引標籤。

3. 在 [活頁簿檢視] 命令集中選取 [整頁模式] 檢視 (請參閱圖7-6)。頁面顯示的方式會與列印時相同，會顯示分頁線和

工作表在頁面中的位置。

圖 7-6整頁模式

[秘訣] 對許多工作表報表而言，橫向模式呈現的效果比直向

模式來的好。橫向會以水平的 11 x 8.5 英吋格式顯示和列印報表；而直向則會以垂直的 8.5 x 11 英吋格式顯示和列印報表。在 [版面設定]命令集中按一下 [方向]向下箭號，並選取 [橫向]，您就可以很輕易地將列印的工作表報告

從直向 (預設)改為橫向。

120 第 7章

新增頁首和頁尾

1. 按一下 [檢視]索引標籤。

在 [活頁簿檢視]命令集中按一下 [整頁模式]檢視。

3. 在 [按一下以新增頁首] 區域中按一下。(或者，如果您要新增頁尾，請在 [設計] 索引標籤的[導覽] 命令集中按一下 [移至頁尾]。)會開啟文字方塊，您可以在其中建立報表的頁首。請注

意，[頁首及頁尾工具] 關聯式索引標籤出現時，會提供諸多

選項，讓您可在報表中新增並

強化頁首及頁尾。

4. 鍵入您要新增的頁首。

5. 按一下頁首外的區域，將頁首新增至您的工作表。

[秘訣]您可以輕鬆地新增項目至工作表報表的頁首和頁

尾。在 [頁首及頁尾工具] 關聯式索引標籤下按一下 [設計]。然後，在 [頁首及頁尾項目]命令集中按一下您要新增的項目。例如，您可以新增

頁碼、目前的日期和時間、

檔案路徑、檔案名稱或工作

表名稱，甚至圖片。

完成報表這裡是一些您可能會新增到列印報表的其他項目：

• 若要設定工作表的列印範圍，請先選取您要包括在列印報表的儲存格範圍。按一下 [版面配置]索引標籤，然後再按一下 [版面設定]命令集中的[列印範圍]向下箭號。然後，按一下[設定列印範圍]。

• 若要新增列與欄標題至報表，請按一下 [版面配置]索引標籤，並在 [工作表選項]命令集選取 [標題]欄中的[列印]核取方塊。

• 若要新增格線至報表，請按一下 [版面配置] 索引標籤，並在 [工作表選項]命令集選取 [格線]欄中的 [列印]核取方塊。

• 若要新增自訂背景至報表，請按一下 [版面配置]索引標籤，並在 [版面設定]命令集按一下 [背景]命令。在[工作表背景]對話方塊中，瀏覽至您要用來做為報表背景圖像的資料夾。選取檔案，然後按一下 [插入]，便可將圖像新增至您的工作表中。

使用 OFFICE EXCEL 2007分析商務資訊 121

使用樞紐分析表和樞紐分析圖來進一步分析資料

若您需要處理大量資料，而您的工作就是要讓其他人瞭解那些資料，

樞紐分析表可提供靈活且功能強大的方式來呈現資料的趨勢和數值。

就跟它的名字一樣，樞紐分析表讓您可以分析「樞紐」資料，並以不

同的設定方式來排列資料，以顯示不同的表格與圖表。

例如，假設您手中有一份資料眾多且複雜的工作表，其中包含

來自各種來源的銷售資料。資料可能包括產品名稱、識別碼編號、

數量及單價，同時也包括追蹤項目出售的地點、時間、方式以及對

象等銷售資訊。只要按一下或兩下滑鼠，您就可以根據表格上的資

料，輕鬆地使用樞紐分析表來產生許多不同類型的報表。在這個範

例中，您可以建立樞紐分析表以顯示選取銷售區域的前 項產品；

接著，藉由控制資料樞紐，您可以產生這些產品的銷售人員報表。

在舊版 中，雖然樞紐分析表和樞紐分析圖是非常

強大的工具，但是一般人都覺得使用困難；現在，

不但加強了對這些功能的支援，同時也簡化使用它們的步驟。

簡化的樞紐分析表功能

樞紐分析表及樞紐分析圖現在

更易於瞭解與建立。這裡是部

分協助您簡化工作的項目：

• 只要按一下 [插入] 索引標籤，並在 [表格]命令集按一下 [樞紐分析表]向下箭號，便可以輕鬆地建立樞紐分析

表或樞紐分析圖。

• [樞紐分析表工具]關聯式索引標籤，會顯示修改、強化

以及使用樞紐分析表的所有

工具及選項。

• 只要按一下欄位的核取方塊

或拖放欄位至適當清單，

[樞紐分析表欄位清單]就可讓您輕鬆地選取、使用以及

變更您要包括在樞紐分析表

的資料。

• 而在建立樞紐分析表的整個

過程中，螢幕提示會提供其

他資訊來協助您。

122 第 7章

樞紐分析表建立程序的快速概觀

從 工作表建立樞紐分析表的步驟非常簡單也非常直接。在您要使用樞紐分析表的工

作表中，先在 [插入]索引標籤的 [表格]命令集中按一下 [樞紐分析表]命令，然後在 [建

立樞紐分析表]對話方塊中，指出您要用於樞紐分析表的資料範圍。在您要包括的欄位旁

按一下核取方塊，然後將它們拖曳至樞紐分析表欄位清單中的區域。

[樞紐分析表欄位清單]大概是樞紐分析表及樞紐分析圖新使用者最容易混淆的部份。樞

紐分析表清單包含五個清單，您可以使用它們來排列資料在樞紐分析表中所顯示方式。

第一個清單顯示您可以加入報表中的所有變數欄位。按一下您要新增欄位的核取方

塊，或者您也可以將該欄位拖曳至 [欄位清單] 下方中的適當

清單：

• 如果您要根據欄位的資料來篩選報表，請拖曳該欄位至 [報表

篩選]清單。

• 將欄位拖曳至 [欄標籤]清單，將這些欄位值新增為報表的欄

標籤。

• 當您希望欄位值成為報表的列標籤時，請將欄位拖曳至 [列標

籤]清單。

• 如果您希望於報表上包含值的計算，請將欄位新增至 [值]

清單。

[注意] 如果您透過按一下欄位核取方塊的方式

在 [欄位清單] 中選擇欄位， 會根

據您選取欄位的資料類

型進行「最佳猜測」。

欄位會自動新增至 [樞紐分析表欄位清單]底部的欄位清單。如果要嘗試

其他資料排列方式，您

可以拖放欄位至其他清

單中。

使用 OFFICE EXCEL 2007分析商務資訊 123

建立樞紐分析表

1. 選取您要在報表中使用的資料範圍。

按一下 [插入]索引標籤，再於 [表格]命令集按一下[樞紐分析表]向下箭號。

3. 選擇 [樞紐分析表]。

4. 在 [建立樞紐分析表] 對話方塊中，確認選取的範

圍，並選擇您要將樞紐分

析表新增至現有工作表或

放置於新的工作表。按一

下 [確定] 以關閉 [建立樞紐分析表]對話方塊。

5. 在 [樞紐分析表欄位清單](請參閱圖 7-7) 按一下核取方塊，選擇要在報表中

使用的欄位。

圖 7-7樞紐分析表欄位清單與樞紐分析表

124 第 7章

6. 將選取的欄位拖曳至 [樞紐分析表欄位清單]下方的適當方塊中。工作區中的畫面將會改變 (視您放置欄位的位置而定)。

新增樞紐分析圖

新增樞紐分析圖的流程與新增樞紐分析

表的流程相似。您可以根據已建立的樞

紐分析表來建立樞紐分析圖，或者您可

以從頭開始建立樞紐分析圖。

建立樞紐分析圖之後，您將會看到

提供的強大圖表功能，

例如，改良的 功能、圖表配置、樣

式、佈景主題，以及新的圖表控制項，

您也可以將這些功能套用至您的樞紐分

析圖。[樞紐分析圖工具] 關聯式索引標

籤提供多個索引標籤來協助您處理樞紐

分析圖資料 (請參閱圖 ：

• [設計] 索引標籤可以讓您選擇不同的

圖表類型、版面配置或樣式。 圖 7-8 [樞紐分析圖工具]關聯式索引標籤提供四個索引標籤，供您建立的樞紐分析圖使用。

使用 OFFICE EXCEL 2007分析商務資訊 125

• [版面配置]索引標籤可讓您新增各種圖表功能，並強化背景。另外，位於 [分析]命

令集的數種工具，可新增協助您分析圖表的項目 (趨勢線、圖表線段、漲跌線和誤

差線)。

• [格式]索引標籤包括使用個別圖表項目所需要的工具，以及在圖表中排列和調整大小

的工具。

• [分析] 索引標籤提供工具來篩選、展開、摺疊、清除以及重新整理樞紐分析圖中的

資料。

建立樞紐分析圖

1. 選取您要在樞紐分析圖中使用的資料範圍。

按一下 [插入]索引標籤，再於 [表格]命令集按一下 [樞紐分析表]向下箭號。

3. 選擇 [樞紐分析圖]。

4. 在 [建立具有樞紐分析圖的樞紐分析表] 對話方塊中，選取您要將樞紐分析表新增至現有工作表或放置於新的工作表。同時確認顯示的範圍是您要製作圖表的工作表資料。按一下 [確定] 以關閉對話方塊。

5. 在 [樞紐分析表欄位清單]中，按一下您要在報表中使用的欄位之核取方塊。

6. 將選取的欄位分別拖曳至 [樞紐分析表欄位清單] 中的適當清單。每新增一個欄位，樞紐分析圖就會反應變更。

7. 視需要將它們拖曳至其他清單來重新排列欄位。

126 第 7章

格式化、強化以及篩選樞紐分析圖

1. 按一下樞紐分析圖。會顯示 [樞紐分析圖工具]關聯式索引標籤。

若要嘗試不同的圖表類型，請按一下 [設計]索引標籤，然後在 [類型]命令集按一下 [變更圖表類型]。

3. 若要選擇新的版面配置，請在[圖表版面配置] 項目庫 (同樣位於 [設計] 索引標籤) 按一下 [其他] 按鈕 (如果視窗太小，請按一下 [快速版面配置]箭號)。

4. 若要篩選樞紐分析圖中的資料，請按一下 [分析]索引標籤，並選擇 [樞紐分析圖篩選]。在 [樞紐分析圖篩選窗格] (請參閱圖 7-9)中，按一下 [座標軸欄位]向下箭號，並選擇您要用來篩選資料的

欄位。

[秘訣 ] 您也可以隨時變更樞紐分析圖中的資料顯示，只要

將 [樞紐分析表欄位清單] 中的欄位拖放至新的欄位清單 (或是按一下核取方塊來新增或移除

欄位)。 圖 7-9使用 [樞紐分析圖篩選窗格]將篩選新增至圖表資料。

127

8簡化 的資料庫建立與報表功能

本章內容大綱：

輕鬆使用新範本快速上手

瀏覽資料庫

選擇您的檢視

從其他來源匯入資料

匯出資料

建立自訂報表

用戶端記錄、產品銷售、個人檔案、庫存報表、廠商資

訊，以及連絡人、連絡人、連絡人！這些不同的項目可

能只是您在商務交易中所收集的少數幾種資料類型。每

個事件、每通電話、每次搜尋都會增加需要您收集、組

織以及報告的資訊。

--

輕鬆使用新範本快速上手

新的 [快速入門]視窗提供一組範本，其中很多都是功能完整的應用程

式，您可以自訂以符合您的商務需求。

使用資料庫範本

1. 啟動 ，會自動開啟 [快速入門]視窗，如圖 8-1所示。

128 第 8章

按一下左側窗格中 [從 清單的範本類別 (例如，商業)。選取的範本樣式會出現在中間窗格。

(請注意，為了能檢視和下載

的範

本，您必須連線至

網際網路。)

3. 按一下範本 (例如，在 [商務]範本類別中按一下 [議題] 範本)。該範本及其評等 (根據使用者在

的評

等) 以及檔案名稱會出現在右側窗格

(請參閱圖 。

4. 按一下 [下載 ]，根據此範本建立

資料庫。

圖 8-1快速入門視窗與範本類別

簡化 OFFICE ACCESS 2007的資料庫建立與報表功能 129

瀏覽資料庫

圖 顯示您按一

下 [下載] 後，所

出現的 [議題] 資料

庫畫面。首先會顯

示 [議題清單] 資料

表，您可以輸入追

蹤技術支援議題的

必要資料。為了處

理資料庫的各個層

面，您必須可以在

各種資料庫元素間

瀏覽。

圖 8-2選取的範本會顯示在視窗右側的預覽窗格。

130 第 8章

使用功能窗格

1. 按一下 [功能窗格]上方的雙箭號，

以開啟 [功能窗格](位於 工作

區左側)。

按一下功能窗格中

每個類別右側的雙

箭號，以顯示該類

別的項目 (請參閱圖 8-4)。

圖 8-3未輸入資料前的 [議題]資料庫

簡化 OFFICE ACCESS 2007 的資料庫建立與報表功能 131

3. 若要開啟功能窗格中所找到的資料表、報表或表單，請將它按兩下。會在工作區的新索引標籤中開啟該項目 (請參閱圖 8-5)。

4. 按一下您要檢視的索引標籤，以瀏覽各個索引標籤。要關閉某個索引標籤時，請在該索引標籤按一下滑鼠右鍵，然後從快顯功能表選取 [關閉]。

圖 8-4按一下雙箭號可顯示功能窗格中各區段的項目。

圖 8-5以索引標籤形式開啟的資料表、表單與報表，會顯示於 Access 工作區中。

132 第 8章

選擇檢視

1. 按一下 [常用]索引標籤。

在 [檢視 ] 命令集按一下 [檢視 ] 按鈕。會顯示可能的檢視清單，如圖

8-6 所示。

首頁

視您用來啟動資料庫所使用的範本而定，您可能會在

第一次開啟應用程式時看到 [首頁]。[首頁] 提供您目前

資料庫中資料的簡要摘要。圖 顯示當您開啟「北風

」資料庫 (列於 [快速入門]視窗的 [範例]類別)所顯

示的 [首頁]。您可立即看到處理中訂單的清單、顯示需

[注意] 顯示在清單中的檢視選項，取決於目前工作區域索引標籤的資訊

類型。

範本中有什麼呢？當您根據 範本建立資料庫

時，新的資料庫包括一組資料表、查詢、

報表，以及其他可做為自有資料基礎元件

的項目。例如，如果負您責協調公司的技

術支援，您可以使用 [議題] 資料庫 (位於[商務]範本類別)以設定、組織和追蹤組織中人員提交的技術服務要求。資料庫範本

包括一些預先設計的資料表 (議題與連絡人)、查詢 (開啟的議題與連絡人的其他資訊)、表單 (根據狀態排列議題的圖表、議題詳細資料、連絡人清單、連絡人詳細資

料等等)，以及報表 (開啟的議題、議題詳細資料及其他項目)。使用已經為您設計好的資料表、表單與報表，您只要建立記錄

並輸入自己的資料，便可以直接使用。

這些完整的資料庫應用程式不僅能節省

您的時間 (否則，您可能要花時間在設計新的資料庫)，還能協助您觀摩專業資料庫開發人員建立資料庫系統的方式，並協助您

確保以最佳方式來追蹤重要的商務資訊。

[秘訣] 您也可以在視窗右下角，按一下您要使用的檢視

控制項來變更檢視。這些檢視控制項

也會隨目前的工作區域索引標籤而有

所變更。

圖 8-6 [檢視]功能表

簡化 OFFICE ACCESS 2007的資料庫建立與報表功能 133

要重新訂購之庫存

項目的資料表以及

顯示當季收入的圖

表。簡要摘要功能

協助您加速處理部

門或公司的重要事

項，而且只要您打

開資料庫，不須進

行任何動作，就可

以看到它。

圖 8-7 [首頁]提供您重要資料項目的簡要摘要。

134 第 8章

新增資料表和欄位

儘管 所提供的範本包括一些資料表、表單、查詢及其他項目，當您

使用自己的資料庫時，仍可能需要針對自己的資料需求來建立特定的資料表。新增資料

表及資料表中的欄位是件簡單的工作。

建立資料表與新增欄位

1. 開啟您要使用的資料庫。

按一下 [建立]索引標籤。

3. 若要建立空白資料表，請按一下 [資料表] 命令集最左邊的 [資料表] 工具。新資料表會新增至 視窗，以供您輸入資料。若要新增欄位至新的資

料表，只要按一下醒目提示的 [新增欄位] 區域，鍵入欄位名稱，並按一下Tab鍵。根據您對資料表的需求重複新增足夠的欄位。

若要使用預先設計好的資料表範本來建立資料表，請按一下 [建立]索引標籤中[資料表]命令集的 [資料表範本]向下箭號，並從顯示的清單中選擇其中一個範本 (請參閱圖 8-8)。資料表範本選項包括 [連絡人]、[工作]、[議題]、[事件]以及 [資產]。選取選項後，會以適當的資料表樣式新增該資料表與欄位。

[注意]建立新的資料表後，您可以立刻開始輸入資訊，而不需要在工作時停下來設定資料類

型。 會自動讀取資料類型。

圖 8-8為新的資料表選擇您要使用的資料表範本。

簡化 OFFICE ACCESS 2007的資料庫建立與報表功能 135

建立與使用資料表單

您收集資訊的方式與資料的可靠性、一致性及相關性有很大的關係。您可以使用

建立的表單，輕鬆地設計、修改與收集資料。[建立] 索引標籤中的 [表單]

命令集，為資料應用程式提供建立各種類型表單所需的各種項目。

新增資料表單

1. 開啟您要做為報表基礎的資料表。

按一下 [建立]索引標籤。

3. 按一下您要建立的表單類型：

• [表單]會提示您儲存目前的資料表，然後使用目前資料表中的欄位來建立新表單。

• [分割表單]以 [資料工作表]檢視與 [表單]檢視來顯示目前的資料表，可讓您同時查看資料清單及標示的個別記錄 (請參閱圖 8-9)。

• [多重項目]所建立的表單可在各表單中顯示多筆記錄，每一列顯示一筆記錄。

• [空白表單] 會開啟一張空白表單，並於視窗右邊顯示 [欄位清單]，讓您可以插入符合資料庫所需資料的欄位範本。

• [其他表單]會顯示用於建立表單其他選項的功能表，包括表單精靈 (會帶領您完成建立表單的程序)、資料工作表、強制回應對話方塊以及樞紐分析表。

136 第 8章

從其他來源匯入資料

提供多種將資料新增至資料庫的方法。您可以

直接在資料表鍵入資訊、您可以從 資料庫將資料表複製並

立即在版面配置檢視中查看您的變更 [版面配置] 檢視是一種「所見即所得 (WYSIWYG)」的檢視，可讓您在變更資料表單或報表時，立

即查看您的變更。顯示 [版面配置檢視]有三種方法：

• 按兩下功能窗格中的表單；

• 按一下 [常用] 索引標籤中的[檢視] 向下箭號，並選擇 [版面配置]檢視。

• 在 視窗右下角按一下

[版面配置]檢視圖示。

使用 [版面配置] 檢視時，資料表或表單中的所有元素都會變

成可以選取的項目—您可以將它們拖放至頁面上的新位置、編輯

內容及標籤位置與欄位名稱，以

及變更頁首、列分割線、標誌及

其他項目的格式與間距。

圖 8-9 [分割表單]檢視可以讓您同時查看資料表單及記錄。

簡化 OFFICE ACCESS 2007的資料庫建立與報表功能 137

貼入另一個 資料庫，或者您可以從 、XML、文字清單、您的 連絡

人清單以及其他來源匯入資訊。特別是您使用大量資料時，若能將已經輸入好並以電子

方式儲存的資訊匯入，將為您及您的公司節省時間與人力，同時也可以減少錯誤發生的

機會。

匯入資料

1. 顯示您要匯入資料的資料表。

按一下 [外部資料 ] 索引標籤。

3. 在 [匯入] 命令集按一下您要匯入的資料類型。此動作會

啟動 [取得外部資料]精靈。

4. [取得外部資料] 精靈的第一個頁面 (如圖 所示)，會要求您指定要匯入檔案的路

徑及檔案名稱。按一下 [瀏覽] 按鈕，選擇檔案，然後按一下 [開啟]。

圖 8-10取得外部資料精靈

138 第 8章

5. 視您選取的格式類型及要匯入的檔案資料而定，精靈會繼續提示您回答一系列的問題，以完成資

料匯入程序。

匯入特殊格式也可以讓您匯入多種特殊格式的資料。

按一下 [外部資料]索引標籤，然後按一下 [匯入]命令集的 [其他]。清單顯示的選項可供您匯入 ODBC 資料庫、HTML文件、Outlook資料夾或者 、Paradox 或

檔案。[取得外部資料]精靈將詢問特定格式的問題，讓您輕鬆地完成匯入各種不同檔案類型的步驟。

匯出資料

您可能已經將資料收集到 中，但不代表您必須將它永久放在這裡。您

可以輕鬆地從 資料庫匯出資料，供其他應用程式使用；例如，您可能會以 XML

格式傳送客戶清單，以便與郵寄服務廠商共用，或者使用 工作表收集月份銷售

資料，將它寄給您的分公司。您可以輕易地將資料匯出至 工作表、

表格、其他 資料庫、XML 檔案或 HTML 文件。多樣的格式可讓您輕鬆地

與使用其他應用程式類型的人共用重要資訊。

您可以在 [外部資料]索引標籤和 [匯出]命令集中，找到匯出 資料

所需的命令。

匯出資料

1. 顯示您要匯出資料的資料表。

簡化 OFFICE ACCESS 2007的資料庫建立與報表功能 139

按一下 [外部資料]索引標籤。

3. 按一下您要使用的匯出類型 、 清單、 或文字檔)。按一下 [其他]選項，可查看清單並從中選擇其他匯出選項。

4. 匯出精靈啟動後，會帶您完成選擇結果檔案之檔案名稱及資料夾的程序。

5. 匯出精靈的最後畫面會詢問您是否要儲存剛剛執行的匯出步驟。可讓您在往後有需要時重複執行這個相同的匯出程序。

若您要保留該程序，請按一下 [儲存匯出步驟]核取方塊，再按一下 [關閉]。

建立自訂報表

的多種新功能可讓您輕鬆建立報表。

各種可供選擇的報表工具，可協助您收集和顯示報表所

需的資訊。

建立報表

1. 顯示您要做為報表來源的資料表。

按一下 [建立]索引標籤。

與 Windows SharePoint 清單共用資料使用 為

的一項功能) 的公司，會了解儲存、共用、備份與管理 網站上之文

件與資料的價值所在。 含有與

的 整合，讓

您可以將資料從本機資料存放區移至

。這會啟用一種雙向的資料通

訊：您可以直接在 用戶端環境新增和編

輯資料，或使用 的瀏

覽器介面來處理您的資料。

您也可以使用 來開啟任何

清單，追蹤它在 的情

形。透過 ，您也可以在出差時

將 資料離線工作，並在重新連線至

網路時，再與 網站同步處理。

140 第 8章

3. 在 [報表 ] 命令集中，按一下 [報表 ]。會在新索引標籤的工作區中顯

示簡單的報表，如

圖 8-11所示。

4. 按一下 [自動格式設定] 向下箭號以顯示您可以套用至

報表的樣式庫 (請參閱圖 。

圖 8-11簡單報表

簡化 OFFICE ACCESS 2007的資料庫建立與報表功能 141

[秘訣] 當您建立報表之後，[報表版面配置工具]關聯式索引標籤會提供您三

個附加的工具組：格式設

定、排列以及版面配置。

使用這些索引標籤，您可

以新增欄位至報表，顯示

和隱藏各種項目、設定資

訊的格式與排列資訊，以

及設定邊界、對齊方式與

列印選項。

圖 8-12自動格式設定庫

142 第 8章

以電子郵件收集資料有一項重大的新功能，可讓您以電子郵件傳送表單，回覆者只要按一下 [回覆]並

在表單加入他們的答覆，再將表單傳送給您即可。當他們輸入的資料送到您的 [收件匣]時，就會新增至 中適當的資料表，這樣便可節省您大量的時間，並減少您手動輸入所有回

覆時，因不慎而導致資料輸入錯誤的潛在危險。

按一下 [外部資料]索引標籤以開始程序，並在 [收集資料]命令集中選擇 [建立電子郵件]以開啟精靈，精靈將引導您完成建立資料收集電子郵件訊息的程序。您可以選擇使用

表單，或者建立並使用 HTML 表單。若要使用此功能，您必須安裝和 。若要能存取和使用您傳送的表單 (如果您選擇 表單)，收件者也需要安裝 。

143

索引BBCC。請參閱「密件副本 (BCC)」BI。請參閱「商務智慧 (BI)」

CCC。請參閱「副本 (CC)」CMYK composite postscript, 14

DdBase, 138

EECM。請參閱「企業內容管理 (ECM)」Excel Services, 20, 33Excel選項對話方塊, 36

HHTML 文件, 138

IIRM。請參閱「資訊版權管理 (IRM)」

LLotus 1-2-3, 138

M

以電子郵件收集資料, 142立即在版面配置檢視中查看變更, 136使用功能窗格, 130–131命令索引標籤, 5建立自訂報表, 139–141建立資料表, 134重大變革, 20首頁, 132–133

從其他來源匯入資料, 136–138 匯出資料, 138–139 新增資料表單, 135–136 新增欄位, 134 與 Windows SharePoint 清單共用資料, 139 範本

選擇檢視, 132–133 瀏覽資料庫, 129

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144 INDEX

文件管理伺服器, 33 加強對商務智慧 (BI)、共同作業及企業內容管理

(ECM)的支援, 11 使用樞紐分析表和樞紐分析圖來進一步分析資料,

121–124 取得更新, 35–36 命令索引標籤, 5 保護工作表, 31 建立 Word 圖表, 90 建立及強化圖表, 114–116 建立文件工作區, 33 套用佈景主題至工作表, 111 套用設定格式化的條件, 112–113 格式化、強化以及篩選樞紐分析圖, 126 特點, 19–20 發佈, 32–33 匯入資訊, 136 匯出資料, 138 新增頁首及頁尾, 120 新增圖表標題

新增樞紐分析圖, 124–125

準備報表, 118–120 資料視覺效果, 113–114 圖表修改, 116 說明視窗, 34 範本, 11, 109–111 變更圖表版面配置

變更圖表項目的格式

請參閱「Excel Services」

範本, 132–133 範本, 110 範本

範本

可用的範本, 80 訓練課程, 35 發佈行事曆, 12

格式, 23

立即搜尋功能, 45–46 行事曆的約會視窗, 56 待辦事項列以整合工作, 52–55 特點, 19–20

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INDEX 145

設定約會, 55–56 尋找並按照優先順序處理郵件, 45–52 匯入資訊

管理電子郵件, 39–44 檢查更新, 35 請參閱「電子郵件」

文件管理伺服器, 33 列印簡報的講義, 106–108 命令索引標籤, 5 建立及使用投影片庫, 100 建立文件工作區, 33–34 套用佈景主題, 99 特點, 16–18 新增投影片放映的切換, 105–106 新增圖表、表格及資料圖表, 100–104 範本

合併列印, 69 可用的商業印刷選項

另存成範本

在內容庫儲存項目, 68–69 自訂範本以表現品牌, 59–61

完成並傳送電子郵件新聞稿

特點, 12–14 新增文字, 64 新增商務資訊, 61–63 新增超連結, 65–66 新增圖像, 64–65 準備供商業印刷使用的資料

範本, 11 優勢, 58 檢查更新, 35 轉換出版物至其他格式

範本, 13, 80

Word 合併列印, 95 內容提示與信紙範本類別

文件管理伺服器, 33 使用合併列印準備信件, 95–96 使用專業品質的範本

使用範本建立表格

建立文件工作區, 33 建立快速組件, 80–81

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146 INDEX

建立新表格

建立圖表, 101–103 建置組塊, 80–82 特點, 14–16 插入表格

插入圖片, 82–84 插入圖表, 82–83, 89–90 匯出資料, 138–139 新命令索引標籤

新增文件的保護, 31 新增文件視窗

新增快速組件至文件, 81–82 新增美工圖案, 85 新增背景, 92 新增框線, 92–94 新增網底, 92–94

美工圖案, 16, 19, 84–85

OODBC資料庫, 138

檢視器, 28按鈕, 21

寄件匣, 16。請參閱「」 , 14

PPantone色彩Paradox, 138

合併列印, 69

S

定義, 83 新增資料圖表, 104–105

圖形對話方塊, 104, 116

UUI。請參閱「使用者介面」

WWindows Information Rights Management, 30

Windows Server 2003, 139Windows SharePoint Services, 50, 52, 139Windows SharePoint Team Services, 34

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INDEX 147

Windows SharePoint 清單, 139Windows Vista, 46Windows 桌面搜尋, 46Word 合併列印, 95WYSIWYG。請參閱「所見即所得 (WYSIWYG)」

X

三劃下載圖片, 44大型郵件

工作, 52–54工作的工作區, 54–55工作表

佈景主題, 99 建立更大的工作表, 19 套用佈景主題, 99 設定列印範圍 120 匯出資料, 138工作表背景對話方塊, 120工作表範本樣式, 110

四劃不想要的內容 (封鎖不想要的內容), 43–44 內容庫

內容提示

公式, 6分析索引標籤, 125–126分頁預覽, 118分割表單檢視, 135分類的郵件

切換到此投影片命令集, 105天蓬, 6文件 (新增快速組件至文件), 81–82文件比較, 16文件檢查, 29–30文件檢查對話方塊, 29文件權限, 30文字 (新增文字), 64文字清單

文字檔, 139方向、橫向或直向, 119方程式編輯, 16日期導覽, 54比較 (文件比較), 16

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148 INDEX

五劃出版物

範本設計, 59 儲存自訂, 66 轉換 (轉換成其他格式功能窗格, 130–131古典風格設計範本群組, 59另存為範本

另存新檔對話方塊

外寄郵件 (標幟外寄郵件), 51–52外部資料

外部資料索引標籤, 6, 138, 142未限制存取, 30未讀取的郵件

永久刪除可疑的垃圾郵件，而非移至垃圾郵件資料夾, 43

六劃交辦事項 (將電子郵件轉變成交辦事項), 51–52企業內容管理 (ECM), 11共用檔案, 32–34共同作業, 10列 (新增列至報表), 120列印

設定工作表範圍, 120

準備商業印刷題材

簡報的講義, 106–108列印 (以商業印表機列印列印對話方塊

列標籤清單, 122合併列印, 15, 95–96合併列印收件者對話方塊

合併到電子郵件對話方塊

在此鍵入文字對話方塊, 91多媒體藝廊, 85字型

字型配置, 60–61, 63安全的收件者清單, 40安全的寄件者清單, 40, 43, 44收集資料命令集, 142有效, 43–44自訂方塊, 59–60自訂出版物 (儲存自訂的出版物), 66自訂色彩 (套用自訂色彩 ), 13–14自訂背景 (新增自訂背景至報表), 120自訂報表 (建立自訂報表), 139–140自訂對話方塊, 52自訂邊界選項, 8

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INDEX 149

自動加上郵戳, 44自動格式設定庫, 141色彩 (為您的郵件加上色彩), 48–49色彩

色彩配置, 58, 60–61色階, 113–114行事曆

工作, 12 使用待辦事項列, 52–53 設定約會, 55 線上發佈, 12行銷活動

七劃佈景主題

佈景主題庫, 99即時預覽, 3, 9–10快速入門視窗

快速列印工具

快速存取工具列

快速行事曆快照, 12快速表格庫

快速組件, 80–82快速鍵

快速點選類別, 49投影片放映, 6, 105–106。請參閱「簡報」投影片庫, 16, 33, 100更新, 35–36, 43

八劃使用者介面 (UI) 定義, 3 項目, 5–8 需要新使用者介面, 4–5取得外部資料精靈

命令索引標籤, 5–6命令集

垃圾郵件, 39–44垃圾郵件篩選, 39垃圾郵件選項對話方塊, 42–43弧形, 60所見即所得 (WYSIWYG), 20, 136版面配置, 6版面配置索引標籤, 115–116, 125版面配置檢視, 136版面設定命令集, 8, 119版面設定對話方塊, 8版面設定箭號

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150 INDEX

直向, 119表格

使用範本建立

建立, 86–88, 134 強化, 101–103 插入, 82–83 匯出資料至

新增, 102表格工具, 19表格工具關聯式索引標籤, 103–104

九劃信件、準備 (使用合併列印準備信件), 95–96。請參閱「範本」

信紙範本類別

保護文件, 31品牌, 58–61型錄 (建立), 14封裝成光碟, 28, 33封鎖的寄件者清單, 40–43建立具有樞紐分析圖的樞紐分析表對話方塊, 125建立索引標籤, 6建立新建置組塊對話方塊, 81建立新商務資訊集對話方塊, 62

建立圖表對話方塊, 101建立樞紐分析表對話方塊, 122–123建置組塊, 14, 80–82建置組塊組合管理, 81待辦事項列, 12 自訂顯示, 54 完成項目, 53–54 定義, 53 新增電子郵件, 55 整合 的工作與約會,52–56待辦事項列選項對話方塊, 54活頁簿檢視命令集, 118–119相容模式, 23–24約會, 12, 53, 55–56美工圖庫, 64美工圖案工作窗格, 85背景

限制存取, 30限制格式設定及編輯, 31限制權限, 30頁尾, 128頁面色彩下拉式功能表, 92頁首, 120

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INDEX 151

頁首及頁尾工具關聯式索引標籤, 120首頁, 66, 132–133

十劃值清單, 122展開查詢建立器, 46校閱, 5框線, 60, 92–94框線及網底對話方塊, 93–94格式索引標籤, 115, 125格線 (新增格線至報表), 120特殊格式設定, 19, 138訓練課程, 35釘, 22停用網路釣魚郵件中的連結與其他功能, 42

十一劃副本

動畫索引標籤, 105參考資料, 5 商務報表 (使用建置組塊), 82商務智慧 (BI), 11商務資訊, 60–64商務範本類別, 128, 132

商業印刷 (準備商業印刷題材密件副本

帳戶, 42帳戶資訊, 42排練計時工具, 106啟動合併列印命令集, 95規則, 49–50規則及通知對話方塊, 49–50規則精靈, 50設定格式化的條件, 19, 34, 112–113設計工具, 19設計索引標籤, 6, 115–116, 124設計檢查

通知, 50部落格, 33

十二劃最近的文件清單, 22報表

完成, 120 建立自訂, 139–141 商務, 82 新增列與欄標題, 120 新增自訂背景, 120

2006/11/9 2:38:42 PM

152 INDEX

新增格線, 120 準備, 118–120報表版面配置工具關聯式索引標籤, 141報表篩選清單, 122插入表格功能表, 88插入索引標籤, 6插入超連結對話方塊, 66插入圖片對話方塊, 62, 84, 105插入圖表對話方塊, 89, 100智慧標籤動作, 63發佈, 12, 32–34發佈投影片, 33診斷按鈕, 36超連結 (新增超連結), 65–66超連結快顯功能表, 65超連結選項, 66郵件, 6, 39–40。請參閱「電子郵件」郵件。請參閱「電子郵件」

郵戳 (自動加上郵戳), 44開啟 (開啟檔案), 21–24開啟舊檔對話方塊, 22, 23項目庫, 8–9傳送

傳送合併列印的電子郵件對話方塊

僅安全的清單, 41匯入封鎖的寄件者清單, 42–43匯入資料, 136–138匯出封鎖的寄件者清單, 42–43匯出資料, 138–139匯出精靈, 139搜尋

快速尋找郵件

清除, 46 新增準則, 46搜尋方塊, 46, 98, 111搜尋收件匣, 45搜尋資料夾

十三劃新增文件視窗

新增活頁簿視窗, 110新增寄件者至封鎖的寄件者清單, 40 新增通訊清單對話方塊

新增項目至內容庫對話方塊, 69新增搜尋資料夾對話方塊

新增數位簽章, 32

2006/11/9 2:38:43 PM

INDEX 153

新增簡報視窗

準備命令, 4準備箭號, 28準備選擇, 30當電子郵件地址中包含可疑的網域名稱時警告我, 42資料

收集 (以電子郵件收集資料), 142 命令索引標籤, 6 匯入 (從其他來源匯入), 136–138 匯出, 138–139資料表範本, 134資料表單 (新增資料表單), 135–136資料庫 (瀏覽資料庫), 129資料庫工具, 6資料視覺效果, 113–114資料圖表 (新增資料圖表), 104–105資料橫條, 112–113資訊版權管理 (IRM), 30資源頁面, 36電子郵件, 32 收集資料, 142 建立歸檔規則, 49–50 為郵件加上色彩, 48–49

將郵件標幟為待處理, 51–52 尋找並按照優先順序處理郵件, 45–52 傳送 (傳送出版物的方式), 34 傳送 (傳送至連結的電子郵件地址), 66 新增至待辦事項列, 53 轉變 (轉變成交辦事項), 51 識別及控制垃圾郵件, 39–43 電子郵件合併工作窗格

電子郵件新聞稿

地址與傳送

完成並傳送

設計檢查

預覽

預覽

預覽列印, 26, 108

十四劃圖片, 82圖片工具關聯式命令索引標籤, 86圖示集, 112–114圖表

工具, 19

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154 INDEX

切換列和欄的顯示方式, 116 用途, 88 建立, 101–103, 114–116 修訂資料標籤, 116 強化, 101–103 插入, 89–90, 82–83 新增樣式至項目, 118 選擇樣式, 115 儲存 (另存為範本), 116 變更版面配置

變更項目的格式

變更資料值, 116 變更圖表圖例位置, 116 變更標題

圖表工具關聯式命令, 89–90圖表工具關聯式索引標籤, 101, 115, 118–119圖表版面配置庫, 126圖釘, 22圖像 (新增圖像), 64–65對話啟動器, 8管理認證, 31網底 (新增網底), 92, 94

網頁

新增超連結, 65–66 轉換, 34 轉換簡報

網路出版物

網路釣魚, 42說明系統, 34–36說明視窗

十五劃層次, 60數位 ID, 32數位簽章, 32樣式

樣式庫, 15

十六劃樞紐分析表

支援, 20 定義, 121 建立, 123–124 程序概觀, 122 簡化功能, 121樞紐分析表工具關聯式索引標籤, 121

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INDEX 155

樞紐分析表欄位清單, 121–126樞紐分析圖, 121–122, 124–126樞紐分析圖工具關聯式索引標籤, 124樞紐分析圖篩選窗格, 126標示為完稿, 32標籤命令, 116範本

另存新檔, 93–94 另存圖表為, 116 自訂 (自訂以表現品牌 建立表格

建立資料庫, 132 資料表, 134 選擇, 80 選擇與儲存

簡報

範本窗格與預覽窗格

範本類別, 68, 128線上範本, 13整頁模式, 20, 118–120橫向, 119選取使用者對話方塊, 31選取連絡人對話方塊

選取資料來源對話方塊

選擇 圖形對話方塊, 104隨身出版, 28, 34

十七劃儲存

自訂出版物

項目至內容庫, 68–69 範本

檔案, 24–26 檔案至讀者的電腦, 66儲存位置方塊, 25, 33儲存圖表範本對話方塊, 102, 116檔案

共用及發佈, 32–34 開啟並/或儲存到讀者的電腦, 66 開啟舊檔, 21–24 準備, 28–32

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預覽並列印, 26–28 標示為完成, 32 儲存, 24–26 轉換 (轉換以舊版建立的檔案), 23–24檔案功能表 (新外觀), 4檔案類型設定, 26檢查更新, 35檢視, 6, 132講義 (簡報的講義), 106–108

十八劃瀏覽 (瀏覽資料庫), 129–131簡報

傳送 (以電子文件格式傳送簡報 範本

講義, 106–108 轉換 (轉換成網頁 請參閱「投影片放映」

簡報者檢視畫面, 18轉換成印刷出版物

轉換成網路出版物

十九劃繪圖, 18邊界選項, 8關聯式命令, 5–8

二十劃議題清單資料表, 129

二十一劃欄 (新增欄), 120欄位 (新增欄位), 134欄標籤清單, 122權限對話方塊, 30

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作者

157

Katherine Murray 曾撰寫許多技術方面的書籍，其中尤其著重於 。她最新著作

，可在 下載網站

取得可免費下載的 PDF 檔。Katherine除

了著作外，她還在自己的 部落格中 ，

發表與 各版本及項目有關的想法、秘訣及消息。

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Offi ce 套

件快速入門

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