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Teil 2 SAP – Information, Mitbestimmung, Prüfung

2.6 SAP prüfen, aber wie?

Vielleicht würde mancher Betriebsrat die Einhaltung seiner SAP-Betriebsvereinbarung prü-fen, wenn er nur wüsste wie. Wenn man nicht täglich mit SAP arbeitet und dazu noch ver-tiefte Kenntnisse über die Bedienung wie auch die Funktionsweise von SAP hat, wie wollte man solch eine Prüfung auch durchführen? Nicht einmal Technologieberater könnten dies

„aus dem Stegreif“, sondern setzen dazu Hilfsmittel ein.

2.6.1 Prüfhilfe Excel-Tabelle

Im einfachsten Fall besteht ein solches Hilfsmittel in einer Excel-Tabelle, in der die Prüffra-gen stehen und in der beschrieben ist, wie man sie in Prüfhandlungen umsetzt, also was man tun muss, wenn man an einem SAP-System sitzt.

Eine solche Prüfliste kann z.B. so aussehen:

Diese Liste haben wir selbst erstellt. Sie beinhaltet eine Sammlung von Prüffragen, die sich im Laufe der Zeit als bedeutsam herausgestellt haben. So muss man sich als erstes einen Überblick verschaffen, welche Mandanten in einem System überhaupt vorhanden sind.

Prüft man z.B. ein HR-System, dann ist die Frage wichtig, welche Daten – InfoTypen – ge-nutzt werden. Die Festlegung der zu nutzenden InfoTypen ist Bestandteil fast jeder Be-triebsvereinbarung zu SAP-HR, so wird diese Frage in jedem Betrieb von Bedeutung sein. Aber wie überprüft man dies an einem SAP-System? Nun, nachdem man sich angemeldet hat, ruft man die Transaktion SA38 auf, gibt dort RPDINF01 ein und führt diese Auswer-tung aus. Das Ergebnis zeigt dann an, welche InfoTypen im Mandanten genutzt werden. Das kann man dann einfach mit der Vereinbarung abgleichen.

Aber natürlich gibt es neben der Frage nach den genutzten InfoTypen noch viele weitere. Eine solche Excel-Tabelle kann also recht umfangreich werden.

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SAP – Information, Mitbestimmung, Prüfung Teil 2

2.6.2 Das selbsterstellte Prüfhandbuch

Wenn man als Belegschaftsvertretung nicht allzu oft prüft, ist über eine schlichte Liste hin-aus eine Anleitung hilfreich, wie man vorgeht. Mit der Software Help&Manual kann man sich so eine Anleitung erstellen.

Wir haben diese Software genutzt, um ein Prüfhandbuch für eine Betriebsvereinbarung zu SAP HR zu erstellen. Zunächst ist darin die abgeschlossene Betriebsvereinbarung wieder-gegeben, in der alle prüfungsrelevanten Bestandteile markiert sind – beispielsweise die Festlegung, dass nur vereinbarte InfoTypen genutzt werden dürfen.

Klickt man auf einen hervorgehobenen (unterstrichenen) Passus, springt das Programm direkt zu Bildschirmansichten (Screenshots), die die nötigen Prüfhandlungen im SAP-Sys-tem dokumentieren:

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Teil 2 SAP – Information, Mitbestimmung, Prüfung

So ruft man in dem hier abgebildeten Fall die Transaktion SA38 auf, gibt in das Feld Pro-gramm RPDINF01 ein und klickt auf das Ausführungssymbol (Uhr). Am Ende erhält man dann die Liste der tatsächlich genutzten InfoTypen.

Um ein derartiges Handbuch zu erstellen, muss man eine Art Checkliste erstellen, wie sie am Anfang dieses Kapitels abgebildet ist. Diese Checkliste enthält die aus der Betriebsver-einbarung abgeleiteten Prüffragen und die zur Durchführung notwendigen Schritte. Mit dem Programm Help&Manual kann man dann aus Texten und Screenshots ein Prüfhand-buch zusammenstellen.

2.6.3 Das SAP Audit Information System

Ein solches Prüfhandbuch kann man auch für die Nutzung des Audit Information Systems (AIS) nutzen. Mit dem AIS hat SAP nämlich unterschiedliche Auswertungen, die für ein Audit (Überprüfung) wichtig sind, zusammengestellt (vor dem Release 4.7 wurde das AIS mit der Transaktion SECR aufgerufen. Seit dem Release 4.7 ist das AIS in eine Auditor-Rol-le integriert).

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Die Bildschirmansicht zeigt, dass AIS recht umfangreich ist. Eine Vereinfachung wäre es, wenn man sich ein eigenes Menü definiert oder die wichtigsten Auswertungen unter Fa-voriten zusammenfasst. Aber selbst dann müsste man wissen, was man bei den einzelnen Schritten eingeben muss. Ein zusätzliches Prüfhandbuch erleichtert einem da schon die Be-nutzung.

Um AIS-Prüfungen durchzuführen, muss man sich am SAP-System angemeldet haben – und dann muss man immer wieder die gleichen Prüfschritte mit den gleichen Eingaben wiederholen.

2.6.4 Automatische Prüfung mit CheckAud for SAP

Einfacher wäre es natürlich, wenn man am eigenen PC eine solche Prüfung automatisch abarbeiten könnte. Und genau das ermöglicht das Software-Werkzeug CheckAud for SAP der Firma ibs, Hamburg. Mit CheckAud for SAP werden die für eine Berechtigungsprüfung wichtigen Daten eines SAP-Systems ausgelesen (ibs nennt dies Scan) und auf den eigenen PC übertragen. Dort kann man diese Daten dann in aller Ruhe auswerten.

Was das Programm auswerten soll, kann man an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Im folgenden Screenshot ist die am Anfang wiedergegebene Tabelle umgesetzt. Man sieht im linken Fenster die Prüffragen (ibs bezeichnet dies als Analysebaum), wohingegen im rech-ten Fenster das Ergebnis der Abfrage („Welche Mandanten sind im System vorhanden?“) angezeigt wird.

Auch hier kann man die eigene Betriebs-/Dienstvereinbarung oder deren Anlagen hinter-legen, so wie in der folgenden Bildschirmansicht die InfoTypen: