2.9 EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment) · 2.9 EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment) Mit der Version 2008 unterstützt Sesam Rechnungswesen den Prozess der papierlosen

Sesam Update Workshop Rechnungswesen

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2.9 EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment) Mit der Version 2008 unterstützt Sesam Rechnungswesen den Prozess der papierlosen Verarbeitung von Rechnungen (Rechnungsstellung, Rechnungsempfang, Verbuchung, Freigabe sowie Bezahlung) via EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment).

Im Unterschied zum E-Banking werden bei korrekt eingerichtetem EBPP im Sesam Rechnungswesen 2008 (Kreditoren-)Rechnungen nicht mehr manuell erfasst, sondern als Datei eingelesen. Nebst dem dabei reduzierten Zeitaufwand werden dadurch auch Eingabefehler bei der Datenerfassung ausgeschlossen. Eingelesene und verbuchte Rechnungsdateien werden automatisch in ein Archiv geschrieben und können aus diesem jederzeit aufgerufen werden, ebenso wird damit die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfüllt. Um mit der elektronischen (Kreditoren-)Rechnungsverarbeitung durch EBPP arbeiten zu können, muss das Sesam Rechnungswesen wie folgt eingerichtet werden.

Weitere Voraussetzungen für reibungslose EBPP-Verarbeitungen sind gültige Verträge mit einem EBPP-Anbieter wie bspw. PayNet oder Yellowbill für Rechnungssteller wie Rechnungsempfänger.

Die jeweilige EBPP-Nummer muss der Gegenseite bekannt sein und ist im Feld EBPP-Nummer des Dialogs Personenkontenbearbeiten (Kreditoren) anzugeben. Das genannte Feld ist nur sichtbar, wenn im vorausgehenden Listauswahlfeld Rechnungsart einer der Werte Paynet oder YellowBill ausgewählt wurde.


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1. Einrichtungsschritt

EBPP-Anbieter einrichten

Als erstes müssen Sie im Optionendialog-Register «E-Banking» den EBPP-Anbieter sowie die korrekten Kommunikationsparameter einrichten. Nach Angabe des korrekten und gültigen Rechnernamens können die über EBPP abzuwickelnden Zahlungsmodule aktiviert werden.

Mittels Mausklick auf die Schaltfläche «Schlüsseldiskette einlesen» öffnet den Dialog «Sesam E-Banking einrichten» zur Erstellung einer neuen Datenbank im Mandantenverzeichnis oder Erstellung einer neuen oder Verbindung zu einer bestehenden zentralen Datenbank. Konsultieren Sie dazu wie auch zu vorangegangenen korrekten und gültigen Rechnernamen gegebenenfalls Ihre IT-Fachperson.



Mit Mausklick auf die «OK» Schaltfläche öffnet sich der «SWOX Communication Module Config Assistent». In diesem ist entweder die Option «Installation ohne Schlüssel/Diskette» zu aktivieren oder im nachfolgenden Textfeld «Laufwerk» oder «Verzeichnispfad» zum Speicherort des EBPP-Vertragsschlüssels anzugeben oder auszuwählen. (Nachfolgende Erläuterungen und Abbildungen beziehen sich auf die Option «Installation ohne Schlüssel/Diskette»).

Klicken Sie auf die Schaltfläche «Weiter», um im nachfolgenden Dialog einen der beiden EBPP-Serviceanbieter PayNet oder YellowBill auszuwählen.



Nach erneuter zweimaliger Bestätigung durch die Schaltflächen «Weiter» ist in einem weiteren Dialog die korrekte Internetverbindung zu aktivieren und erneut mit «Weiter», zum Folgedialog zu navigieren.



In diesem Teilschritt ist mit Mausklick auf die entsprechende Schaltfläche entweder das Zertifikat zu installieren oder nach Aktivierung der Option «Kommunikation mit Paynet (YellowBill) ohne Zertifikat» die dafür notwendigen, vom gewählten EBPP-Serviceanbieter mitgeteilten, Benutzer-ID und Passwort anzugeben.

Mit Mausklick auf die Schaltfläche «Weiter» sowie «Fertig stellen» wird die Einrichtung und Kommunikation zum EBPP-Serviceanbieter abgeschlossen.



In das Optionendialog-Register «E-Banking» wurde damit die Schaltfläche «Paynet» oder/und «YellowBill» eingefügt.



Öffnen Sie abschliessend per Mausklick die «PayNet» Schaltfläche zur Eingabe von Sender- und Empfänger-Teilnehmernummer, Ihren Vertragsnamen sowie die ID des Billing-Centers. Diese Angaben werden Ihnen durch den EBPP-Serviceanbieter mitgeteilt.

Damit ist die EBPP-Einrichtung und Konfiguration abgeschlossen. Vor dem Empfang oder Versand von Rechnungen muss in der Ablage noch ein Datenbankobjekt erstellt und dieses korrekt mit dem entsprechenden Rechnungswesen-Mandanten verbunden werden.



2. Einrichtungsschritt Ablage für EBPP einrichten: Beim Setup des Sesam Rechnungswesen 2008 wurde auf dem Installationsrechner auch das Datenbank-Managementsystem

Microsft© SQL Server 2005 Express Edition installiert. Bevor Sie elektronische Rechnungen empfangen oder senden können, muss in SQL Server 2005 ein Datenbankobjekt erstellt und dieses mit dem entsprechenden Rechnungswesenmandanten verbunden werden.

Starten Sie dazu mit dem Menübefehl «Windows-Startmenü.Programme.Sesam.Verwaltungsprogramme.Ablage Manager» den Dialog Konfiguration «Ablage Manager».

Im Register «Eröffnen» werden bereits korrekte Server und Instanz sowie als Datenbankname DocuManager angegeben sein. Andernfalls öffnen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche «Neu» den Dialog «Serververbindung».



In dessen erstem Listenauswahlfeld sind korrekter Server und Instanz auszuwählen, im nachfolgenden Listenauswahlfeld als Authentifikation Sesam Authentication sowie im folgenden Eingabefeld Datenbanken ein Datenbankname wie bspw. DocuManager anzugeben. Bei Auswahl von Sesam Authentication bleiben Benutzername- und Passworteingabefeld schreibgeschützt, andernfalls sind die korrekten Bezeichner anzugeben und die Angaben mit «OK» zu bestätigen.

Wechseln Sie danach ins Register «Bearbeiten», um Mandanten- und Ablagewahl hinzuzufügen.

Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche «Hinzufügen», somit öffnet sich unten stehende Maske.



Hier müssen Sie das Verzeichnis angeben, in welchem sich Ihr Fibumandant befindet. Doppelklicken Sie anschliessend die Datei «SFBINI.DAT». Somit öffnet sich der Dialog «Serververbindung erstellen».

Darin müssen Sie erneut korrekte Angaben zu Server/Instanz und Authentifikation machen. Nach dieser Eingabe klicken Sie auf «OK». Es wird nun der unten stehende Dialog geöffnet:



Hier zeigt es Ihnen die definierte Datenbank an. Schliessen Sie diesen Dialog über den Button «OK». Somit gelangen Sie wieder zur Maske «Konfiguration Ablage – Manager».

Im Dialog Konfiguration Ablage werden nun der ausgewählte Mandantenverzeichnispfad sowie Server/Instanz mit Datenbankname mit einem grünen Kreissymbol angezeigt. Klicken Sie erst auf «Speichern» und danach auf «Schliessen».



2.10 Arbeiten mit dem Elektronischen Rechnungsempfang EBPP

Durch die zuvor beschriebenen Einrichtungsschritte, können Sie nun mit dem Empfang und Versand der elektronischen Rechnungen beginnen.

Klicken Sie dazu im Menü «Zahlungsverkehr» den neuen Eintrag «Elektronischer Rechnungsempfang (EBPP)» auf.

Im Register «Globalansicht» werden alle vom EBPP-Serviceanbieter empfangenen Rechnungen angezeigt.



Der Rechnungsempfang läuft über den Button «E-Banking Pool öffnen» oder über das Menü «Zahlungsverkehr / E – Banking (Pendente Aufträge)».

Über beide Buttons (E-Banking Pool öffnen, E-Banking (Pendente Aufträge)) öffnet sich folgende Maske:

In diesem Dialog klicken Sie auf den Button «Empfangen», um die Daten von Paynet / Yellowbill herunterzuladen.



Die empfangenen Rechnungen werden anschliessend im Fenster «Elektronischer Rechnungsempfang (EBPP)» direkt angezeigt.

Nach fehlerfreiem Daten-Transfer werden die Rechnungen im Register «Globalansicht» sowie in der Tabelle Empfangene Rechnungen des Registers «Rechnungswesen» angezeigt.

Im Register «Rechnungswesen» werden sämtliche Rechnungen angezeigt, die noch nicht verarbeitet wurden und im unteren Teil sind die Rechnungen ersichtlich, die bereits in der Fibu verbucht wurden.



2.11 Die Schaltflächen des Dialogs «Elektronischer Rechnungsempfang EBPP»

Schaltfläche OP erstellen automatisch

Die elektronischen Rechnungen können in einem Schritt verbucht werden. Sie können sämtliche Rechnungen, die im Register «Globalansicht» angezeigt sind markieren und mittels Mausklick auf den Button «OP erstellen (autom.)» verbuchen lassen. Es wird keine Buchungsmaske angezeigt. Das Programm greift auf die Einstellungen des PKs zu. Die Kontierung die dort hinterlegt wurde, wird für die Verbuchung verwendet.

Die Rechnungen werden normal in die Kreditorenbuchhaltung übergeben. Sie können über den Menübefehl «Nebenbücher / Offene Posten Kreditoren» aufgerufen werden.

Schaltfläche OP erstellen manuell

Damit die Buchung vor dem speichern noch bearbeitet werden kann, besteht die Möglichkeit über den Button «OP erstellen (man.)» die Offenen Posten einzeln anzuwählen und diese zu verbuchen. Es muss einfach eine Rechnung markiert sein, dann kann die Rechnung gebucht werden.

Die Buchungsmaske öffnet sich und die Buchung ist bereit um gespeichert zu werden. Wenn die Daten noch ergänzt oder abgeändert werden sollen, kann die Buchung mittels Doppelklick einfach aktiviert und geändert werden.

Schaltfläche E-Banking Pool öffnen

Damit die aktuellsten Rechnungen gleich wieder im Fenster «Elektronischer Rechnungsempfang (EBPP)» angezeigt werden, besteht die Möglichkeit den E-Banking Pool zu öffnen. Man wählt einfach den Button «E-Banking Pool öffnen». Somit erscheint das Fenster und Sie können die Schaltfläche «Empfangen» anwählen.



Schaltfläche PK öffnen

Damit man vor der Verbuchung der Rechnungen die Einstellungen und die offenen OPs überprüfen kann, besteht die Möglichkeit das Personenkonto zu öffnen. Dies öffnet sich, indem man auf den Button «PK öffnen» klickt. Es erscheint das gleiche Fenster, wie über das Menü «Nebenbücher / Personenkonto Kreditoren».

Schaltfläche Rechnung anzeigen

Mittels Mausklick auf die Schaltfläche «Rechnung anzeigen» startet ein PDF-Viewer und zeigt die im Register «Globalansicht» oder der Tabelle «Empfangene Rechnungen» des Registers «Rechnungswesen» markierte Rechnung an; aus dem Viewer kann die Rechnung gedruckt oder/und gespeichert werden.



Schaltfläche EBPP-Rechnung einlesen

Genau gleich wie über den E-Banking Pool können Sie über den Button «EBPP-Rechnungen einlesen» neue Rechnungen importieren.

Schaltfläche «Archiv»

Die verbuchten Daten werden automatisch ins Archiv geschrieben, wo man jederzeit auf die alten Rechnungen zurückgreifen kann. Somit wird gewährleistet, dass die Dokumente auch über die gesetzlichen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das Archiv lässt sich über den Button «Archiv» öffnen.



Die Maske «Archiv» öffnet sich und Sie können nach archivierten Rechnungen suchen. Klicken Sie einfach auf den Button «Suchen», werden alle archivierten Rechnungen in der Tabellenansicht gezeigt.

Sie haben aber auch die Möglichkeit nach einer bestimmten Rechnung zu suchen. Dafür verwenden Sie den Filter. Es besteht die Möglichkeit, die Suchkriterien zu kombinieren, dass Sie genau die Rechnung erhalten, die auch gesucht wird. Es stehen Ihnen die im unteren Screenshot gezeigten Suchkriterien zur Verfügung:

Beim Feld «Ausdruck» können weitere Kriterien eingegeben werden. Z.B. Steiner Metallbau AG beim PK-Namen. Somit sucht das Archiv nur die Rechnungen, die auf das Personenkonto «Steiner Metallbau AG» läuft.

Schaltfläche Anzeigen im Dialog «Archiv»

Damit haben Sie die Möglichkeit die archivierten Belege jederzeit anzeigen zu lassen und eventuell auch auszudrucken.

Schaltfläche Signatur prüfen im Dialog «Archiv»

Diese Funktion überprüft, ob die Rechnung gültig ist. Die Prüfung wird durch Paynet / Yellowbill vorgenommen.



Schaltfläche Exportieren im Dialog «Archiv»

Damit Sie die Rechnungen auch per Mail weiterleiten können, besteht die Möglichkeit die Daten zu exportieren. Diese Möglichkeit rufen Sie auf, wenn Sie auf den Button «Exportieren» klicken. Sie können individuell den Pfad eingeben, auf welchen die Dateien erstellt werden sollen.

Schaltfläche Rückgängig im Dialog «Archiv»

Eine verbuchte Rechnung kann aus dem Archiv wieder zurückgeholt werden. Die Buchung wird automatisch storniert. Dies ist ersichtlich auf dem OP. Es muss einfach die entsprechende Rechnung angewählt sein und kann über den Button «Rückgängig» wiederhergestellt werden.

Schliessen Sie die Maske «Archiv» und Sie gelangen wieder zum Dialog «Elektronischer Rechnungsempfang».

Schaltfläche Löschen

Mausklick auf diese nur im Register «Globalansicht» sichtbare Schaltfläche, entfernt die Anzeige der markierte(n) Rechnung(en) aus dem Register «Globalansicht» wie auch aus der Tabelle «Empfangene Rechnungen» des Registers «Rechnungswesen»!

Dieser Befehl kann nicht rückgängig gemacht werden und eine auf diese Weise (irrtümlich) gelöschte Rechnung muss wieder beschafft und gegebenenfalls manuell als Offener Posten erfasst werden.



Schaltfläche Verbinden

Eine manuelle OP-Erstellung mit gleichem Rechnungsbetrag wie eine elektronisch empfangene Rechnung für ein Kreditoren-Personenkonto mit aktivierter Rechnungsart PayNet oder YellowBill sowie definierter EBPP-Nummer interpretiert das Sesam Rechnungswesen als doppelt vorhandene Rechnung und zeigt dies in der Tabelle Empfangene Rechnungen des Registers Rechnungswesen an.

Klicken Sie auf die im Register Rechnungswesen sichtbare Schaltfläche «Verbinden». (Verbindet eine noch nicht als OP verbuchte elektronisch empfangene Rechnung mit einer bereits oder nachträglich manuell als OP erfassten Rechnung).

Vor dem Mausklick auf die Schaltfläche «Verbinden» müssen die elektronisch empfangene Rechnung in der Tabelle Empfangene Rechnungen sowie der manuell erfasste entsprechende Offene Posten in der Tabelle Vorhandene OP's im Register «Rechnungswesen» markiert werden.

Bei der Ausführung des Verbinden-Befehls wird die noch unverbuchte elektronisch empfangene Rechnung aus dem Register Globalansicht sowie der Tabelle Empfangene Rechnungen des Registers «Rechnungswesen» entfernt.

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