30 Tipps zur E-Mail-Bewerbung: Mit Mustern

von Christian Püttjer & Uwe Schnierda

Müssen Sie Ihre Unterschrift in die E-Mail-Bewerbung einscannen? Gehören alle Zeugnisse

in die PDF-Datei? Ist ein Deckblatt noch üblich? Wir geben mehr als 30 hilfreiche Tipps zur

Online-Bewerbung.

foto: © Gajus / fotolia.com

überarbeitet und erweitert am 17.06.2015

Schon lange hat die Online-Bewerbung mittels E-Mail den früher üblichen Versand einer

Bewerbungsmappe als Briefpost abgelöst.

Allerdings tauchen immer wieder Fragen zur überzeugenden E-Mail-Bewerbung auf, die wir Ihnen

gerne mit Bezug auf unsere über 20-jährige Erfahrung in der Beratung von Top-Managern,

Führungskräften und qualifizierten Fachkräften beantworten.

 

Die wichtigsten Fragen rund um die Online-Bewerbung mittels E-Mail

Im weiteren Verlauf dieses Artikel klären wir über 30 häufige Fragen, die um das wichtige Thema E-

Mail-Bewerbung kreisen. Gleich zu Beginn geht es um die für viele Bewerberinnen und Bewerber

wichtige Frage, ob Anschreiben, Initiativanschreiben und Lebensläufe   mit einer eingescannten

Unterschrift versehen werden sollten.

Aber auch Detailfragen wie die richtige Beschriftung der Dateianhänge, die Personalmitarbeitern,

Personalberatern und Headhuntern eine leichte und klare Zuordnung ermöglichen soll, werden

beantwortet.

Und ganz besonders wichtig ist die neue Thematik des "doppelten Anschreibens". Denn auch Sie

werden wohl kaum eine an eine E-Mail angehängte PDF-Bewerbungsdatei ohne weitere

Erläuterungen verschicken wollen.

 

I. Unterschrift in der E-Mail-Bewerbung?

1. Im deutschsprachigen Bewerbungsraum gilt: Je persönlicher und aufwändiger eine Bewerbung

gestaltet ist, desto ernsthafter wird das Interesse der Bewerberin beziehungsweise des

Bewerbers am neuen Arbeitgeber eingeschätzt.

2. Das Scannen und Einfügen einer handgeschriebenen Unterschrift in Form einer Grafik, die

sowohl in das Word-Anschreiben als auch in den Word-Lebenslauf eingefügt wird, welche

abschließend in das PDF-Format überführt werden, wird von vielen Personalerverantwortlichen

als aufwändig angesehen.

3. Daher ist momentan der klare Trend festzustellen, dass Anschreiben und Lebenslauf in der E-

Mail-Bewerbung immer häufiger einen Scan der Unterschrift enthalten.

 

II. Dateiname der PDF?

4. Bitte bezeichnen Sie Ihre PDF-Datei nicht bloß als „Bewerbung“ oder „Bewerbungsunterlagen“

oder „Lebenslauf.

5. Selbstverständlich werden Sie nicht allein deswegen eingestellt, weil Ihre Datei ganz vorbildhaft

„Bewerbung_Joachim_Schmidt_Marketingleiter“ oder "Bewerbung_Annika_Müller" heißt.

6. Aber mit Kleinigkeiten dieser Art, signalisieren Sie von Anfang an, dass Sie bei der Erledigung

beruflicher Aufgaben mitdenken.

7. Sorgen Sie daher mit einer eindeutigen Dateibezeichnung für eine positive Aufmerksamkeit Ihrer

E-Mail-Bewerbung

 

III. Dateigröße? Wie verkleinern?

8. Bitte nicht mehr als zwei oder drei Megabyte.

9. Üblicherweise kennen Bewerberinnen und Bewerber die „richtige“ Dateigröße, dennoch

bekommen auch wir ab und an Bewerbungsunterlagen-E-Mails mit Dateianhängen, die 15

Megabyte umfassen!

10. Wenn Sie Scans der Unterschriften, Scans von Zeugnissen und ein Bewerbungsfoto in die PDF-

Datei einfügen, sollten Sie zunächst prüfen, wie groß diese einzelnen Dateien sind und sie

gegebenenfalls verkleinern.

11. Weiter können Sie vor dem virtuellen Druck im Menüpunkt „Druckereinstellungen“ die Anzahl

der Dpi verringern (beispielsweise von "High-Quality" auf "Medium-Quality" im Programm

FreePDF, das sehr viele verwenden). Dann verringert sich auch die Dateigröße der PDF-Datei

insgesamt.

 

IV. Reihenfolge der Anlagen in der PDF-Datei?

12. Berufserfahrene Bewerberinnen und Bewerber bauen ihren Lebenslauf meistens rückwärts-

chronologisch auf.

13. Dann sollten Sie die sich daran anschließenden Anlagen (Arbeitszeugnisse, Zertifikate,

Weiterbildungsnachweise, Ausbildungs-, Hochschulzeugnisse) ebenfalls rückwärts-

chronologisch in die Datei einfügen, beispielsweise erst aktuelle Arbeitszeugnisse, dann ältere.

 

V. Anschreiben doppelt in der E-Mail?

14. Beim Anschreiben hat sich der Trend durchgesetzt, dass es zusammen mit dem Lebenslauf und

den Anlagen in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst wird.

15. Daher muss der vollständige Text des Anschreibens nicht in der eigentlichen E-Mail wiederholt

werden.

16. Die bloße Formulierung „Sehr geehrte Frau Müller, anbei meine Bewerbungsunterlagen als

PDF-Datei. Mit freundlichen Grüßen Jens Schmidt“ ist dennoch etwas knapp.

17. Formulieren Sie zwei bis drei persönliche Sätze, in denen Sie sich auf die neue Stelle, die neue

Firma oder ein vorab geführtes Gespräch beziehen.

 

VI. Deckblatt mit Foto?

18. Weniger ist im Internetzeitalter mehr, weil die Aufmerksamkeitsspanne von Viel- und

Schnelllesern am PC nachweisbar abgenommen hat, siehe Eye-Tracking-Studie.

19. Daher empfehlen wir Ihnen, dass Sie auch bei Ihren E-Mail-Bewerbungen genau prüfen sollten,

ob ein Deckblatt mit Foto unbedingt notwendig ist.

20. Immer mehr Personalmitarbeiter in den Firmen, aber auch externe Personalberater

undHeadhunter, wünschen sich E-Mail-Bewerbungen ohne Deckblatt. Sie bevorzugen es, wenn

das Bewerberfoto in den Lebenslauf integriert ist.

21. Die Entscheidung „Mit oder ohne Deckblatt?“ liegt aber letztendlich bei Ihnen!

 

VII. Alle Arbeitszeugnisse, Zeugnisse und Zertifikate?

22. Auch hier gilt „weniger ist mehr“.

23. Insgesamt sollte die PDF-Bewerbung bei berufserfahrenen Bewerbern etwa 10 bis 15 Seiten

umfassen.

24. Halten Sie Ihre E-Mail-Bewerbung also „schlank“.

25. Gegebenenfalls vermerken Sie in Ihrer Bewerbung „Aus Gründen der Übersichtlichkeit habe ich

Ihnen nur die wichtigsten Anlagen übermittelt. Gerne reiche ich bei Bedarf sämtliche Nachweise

ein.“

 

VIII. Betreffzeile der E-Mail?

26. Erstaunlicherweise enthält etwa jede fünfte E-Mail-Bewerbung überhaupt keinen Betreff. Die

Zeile ist dann merkwürdigerweise leer.

27. Dies sollte Ihnen selbstverständlich nicht passieren, sonst unterstellt man Ihnen womöglich auch

im Arbeitsalltag allgemein eine eher schludrige E-Mail-Kommunikation und Arbeitsweise.

28. Machen Sie besser, schreiben Sie stattdessen beispielsweise in die Betreffzeile Ihrer E-Mail

„Bewerbung als Leiterin Einkauf, Stepstone: Kennziffer XY 4321“.

 

IX. Abschlusstipps für Ihre E-Mail-Bewerbung?

29. Bitte versenden Sie keine Zip-Dateien, die der Empfänger erst entpacken muss.

30. Hängen Sie nur eine einzige Bewerbungsdatei an Ihre E-Mail an. Also nicht eine Datei, die

das Anschreiben enthält, eine weitere, die den Lebenslauf umfasst, eine dritte mit

Arbeitszeugnissen, eine vierte mit Weiterbildungen, eine fünfte mit ...

31. Drucken Sie Ihre PDF-Bewerbung vor dem Versand probehalber aus, denn auch im Online-

Zeitalter wird bekanntermaßen mehr denn je ausgedruckt und dazu gehören in jedem Fall auch

Bewerbungsunterlagen, die innerhalb von Personal- und Fachabteilungen und auch in

Abstimmung untereinander ausgewertet werden.

32. Und schicken Sie sie ebenfalls vor dem Abschicken an eine Firma probehalber an sich selbst,

um zu überprüfen, ob sich die Datei problemlos öffnen und ausdrucken lässt.