Administrator · i IMPRESSUM Name der Gesellschaft d.vinci HR-Systems GmbH Adresse Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg Telefon +(49)040/374799-10 Fax +(49)040/374799-99 E-Mail [email protected]

Benutzerhandbuch

Administrator Standard-Benutzerrolle

Release 5.3.8

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IMPRESSUM Name der Gesellschaft d.vinci HR-Systems GmbH Adresse Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg Telefon +(49)040/374799-10 Fax +(49)040/374799-99 E-Mail [email protected] Geschäftsführung Nina Rahn, Tobias Tiedgen, Wolfgang Tomek Registergericht Amtsgericht Hamburg Registernummer HRB 93221 Ust.-ID gem. §27a UstG DE 243027247 DOKUMENTENINFORMATION Dateiname/Release d-easy_Administrator_r538_v1.1 Version 1.1 Letzte Änderung 02.11.2015 Verfasser Ali Khanizadeh Status Freigegeben Freigabe durch Ali Khanizadeh Freigabe am 29.10.2015 Klassifikation Öffentlich Verteilerkreis d.vinci easy Template deasy-Temp_150429_de

© d.vinci HR-Systems GmbH, Hamburg 2015 Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der d.vinci HR-Systems GmbH unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Änderungen Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in dieser Dokumentation bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich Informationszwecken und können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Die d.vinci HR-Systems GmbH übernimmt keinerlei Verantwortung oder Haftung für in dieser Dokumentation eventuell enthaltene Fehler oder Ungenauigkeiten. Die verwendeten Software- und Hardwarebezeichnungen sowie Markennamen der jeweiligen Firmen unterliegen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz.

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HINWEISE

Handbuchänderungen

Allgemeine Hinweise

Dieses Handbuch führt alle Funktionen auf, welche im Rahmen des behandelten Themas in d.vinci umsetzbar sind. Welche der hier aufgeführten Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt jedoch von der Modulation Ihres Systems ab.

Personenbezeichnungen „Die Personalreferentin oder der Personalreferent leitet das Schreiben der Bewerberin oder des Bewerbers an die Fachbereichsreferentin oder den Fachbereichsreferenten…“

In d.vinci Handbüchern wird ausschließlich zur sprachlichen Vereinfachung auf eine Geschlechtertrennung von funktionalen Personenbezeichnungen. („Benutzer“, „Bewerber“, „Referent“, „Administrator“, „Ansprechpartner“, „Verantwortlicher“ etc.) verzichtet. Alle Begriffe werden einheitlich als grammatisches Maskulinum formuliert, da dieses kürzer als das Femininum ist. In keiner Weise wird damit eine Geschlechterdiskriminierung intendiert. Inhaltlich beziehen sich alle grammatischen Personenbezeichnungen gleichwertig auf beide Geschlechter.

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INHALTSVERZEICHNIS

1. D.VINCI-GRUNDLAGEN 1

1.1. DER D.VINCI-BENUTZER 1 1.2. BERECHTIGUNGEN 1 1.3. BENUTZERROLLEN – WAS EIN BENUTZER TUN DARF 2 1.3.1. SYSTEMROLLEN 4 1.3.2. STANDARD-BENUTZERROLLEN 6 1.4. SYSTEMHIERARCHIE 7 1.4.1. VERORTUNG VON BENUTZERN 8

2. ANMELDUNG, WEBDESIGN UND BILDELEMENTE 11

2.1. ZUGELASSENE BROWSER UND EINSTELLUNGEN 11 2.2. ANMELDUNG UND GESAMTÜBERBLICK 11 2.3. RESPONSIVE WEBDESIGN – DIE ZUKUNFT DES WEBDESIGNS 13 2.4. DIE KOPFLEISTE 16 2.4.1. DAS D.VINCI-LOGO 16 2.4.2. DER ZURÜCK-BUTTON 17 2.4.3. BENUTZERINFORMATION 18 2.4.3.1. Systemsprache 18 2.4.3.2. Systemzeit (Benutzerzeit) 18 2.4.3.3. Service Center 20 2.4.3.4. Abmeldung 20 2.5. WERKZEUG 21 2.5.1. SAMMELKORB FÜR MASSENVERARBEITUNG 21 2.5.2. TEXTEDITOR 22 2.5.2.1. Liste der Platzhalter 23 2.5.3. INHALTE DRUCKEN 25

3. ROLLE „ADMINISTRATOR (STANDARD)“ 26

3.1. BEWERBUNGEN 26 3.1.1. ÜBERSICHT 26 3.2. VERWALTUNG 26 3.2.1. SUPPORT-BENUTZER 26 3.2.2. BENUTZER ANLEGEN 27 3.2.2.1. Benutzerpasswort zurücksetzen 29 3.2.2.2. Systembenutzer 30 3.2.2.3. API-Benutzer anlegen 32 3.2.3. KORRESPONDENZVORLAGEN 34 3.2.3.1. Formatvorlagen 34 3.2.3.1.1. Dokument-Formatvorlage anlegen 35 3.2.3.1.2. Dokument-Formatvorlage: Vorlagendokument bearbeiten 36 3.2.3.1.3. E-Mail-Formatvorlage anlegen / System-E-Mail-Formatvorlage bearbeiten 38 3.3. KONFIGURATION 40 3.3.1. STAMMDATEN 40

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3.3.1.1. Quellen 40 3.3.1.2. Absagegründe 42 3.3.1.3. Schlagwörter 44 3.3.2. ORGANISATIONSEBENEN 45 3.3.3. ORGANISATIONSEINHEITEN 46 3.3.4. BEWERBUNGSSTATUS 49 3.3.4.1. Automatische Reduktion und Löschung von Bewerbungen 51 3.3.5. ROLLEN 52 3.3.6. BERECHTIGUNGEN 54 3.3.6.1. Neuer Statusübergang 55 3.3.7. AUFGABENDEFINITIONEN 57 3.3.8. BEWERBUNGSPORTALE 59 3.3.8.1. Bewerbungsportal anlegen 60 3.3.8.2. Bewerbungsportal einrichten 65 3.3.8.3. Startseite 67 3.3.8.4. Stellenanzeige 68 3.3.8.4.1. Stellenangebote im iframe (ohne Startseite) 70 3.3.8.4.2. iframe auf bestimmte Inhalte reduzieren 71 3.3.8.5. Bewerberbogen 78 3.3.8.6. Bewerberbogen: Bestätigungsseite 79 3.3.9. VERÖFFENTLICHUNGSKANÄLE 80 3.3.10. GRUNDEINSTELLUNGEN 83 3.3.10.1. E-Mail-Konfiguration (Standard-E-Mail-Absender, iCal, SMTP) 83 3.3.10.2. Sprachen 88 3.3.10.3. Sicherheit 90 3.3.11. MEDIEN 91 3.4. EXTRAS 93 3.4.1. DATENIMPORT 93

4. ANWENDUNGSBEISPIELE 95

4.1. WIE MAN EINE NEUE BENUTZERROLLE [BETRIEBSRAT] ERSTELLT 95 4.1.1. STATUSBERECHTIGUNG ERSTELLEN: [STATUS BETRIEBSRAT] 98 4.1.2. ANLEGEN DER NEUEN BEWERBUNGSSTATUS 99 4.1.2.1. Status [Beim Betriebsrat] 99 4.1.2.2. Status [Betriebsrat: Zustimmung] 100 4.1.3. STATUSÜBERGANGSBERECHTIGUNGEN ERSTELLEN 101 4.1.3.1. Statusübergänge Abgabe/Abholung Betriebsrat 101 4.1.3.2. Statusübergänge Betriebsrat 103 4.1.4. VERGABE DER BERECHTIGUNGEN 104 4.1.4.1. Benutzerrolle [Betriebsrat] erstellen 104 4.1.4.2. Standard-Benutzerrolle [Personalabteilung] ausstatten 106 4.1.4.3. Neuen BR-Benutzer anlegen 107 4.1.5. BENUTZERINTERAKTION 107

5. ANHANG 111

5.1. LISTE DER STATUS-ICONS 111

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d.vinci-Grundlagen Der d.vinci-Benutzer

1. D.VINCI-GRUNDLAGEN

1.1. DER D.VINCI-BENUTZER

Jede Person, die über einen eigenen passwortgeschützten Zugang zu d.vinci verfügt, ist ein d.vinci-Benutzer, für den folgende Daten gespeichert werden:

• Personendaten wie Name und Adresse • Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse • d.vinci-Benutzername und Passwort

Darüber hinaus müssen für einen Benutzer die folgenden Angaben gemacht werden (wird im Folgenden näher erklärt):

• Menü- und Statusberechtigungen anhand von Benutzerrollen • Verortung des Benutzers in der Systemhierarchie • Zuständigkeiten anhand von Benutzergruppen

Hinweis: Mit einem Zahnradsymbol markierte Systembenutzer dürfen auf keinen Fall verändert werden, da wichtige Systemeinstellungen daran hängen.

1.2. BERECHTIGUNGEN

Um sich in d.vinci bewegen zu können, muss ein Benutzer über die nötigen Berechtigungen verfügen, die vorgeben, was er tun und sehen darf. Ein Beispiel:

1. „Bewerbungen sehen /bearbeiten /anlegen“ 2. „Bewerbungen sehen /bearbeiten /anlegen /löschen“

Die zweite Berechtigung befähigt den Benutzer zum Löschen von Bewerbungen, die erste nicht. Die richtige Vergabe von Berechtigungen wirkt sich erheblich auf die Handlungsfreiheit in d.vinci aus. Es existieren keine negativen Berechtigungen zum expliziten Verbieten bestimmter Handlungen. Es gibt zwei Arten von Berechtigungen:

• Systemberechtigungen sind mit einem Zahnradsymbol markiert und stehen bei Auslieferung von d.vinci bereits zur Verfügung. Sie sind direkt an die Grundstruktur von d.vinci gekoppelt und können daher weder verändert, noch gelöscht werden.

• Eigene Berechtigungen sind vom Benutzer selbst erstellte Berechtigungen. Diese können verändert und gelöscht werden. Hinweis: Bevor Sie neue Berechtigungen anlegen/ändern und insbesondere löschen, sollten Sie gut mit den Systemabläufen vertraut sein.

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d.vinci-Grundlagen Benutzerrollen – Was ein Benutzer tun darf

1.3. BENUTZERROLLEN – WAS EIN BENUTZER TUN DARF

Im Grundzustand verfügt kein Benutzer über Berechtigungen. Diese muss man erst zuweisen, jedoch können Berechtigungen nicht direkt an Benutzer vergeben werden. Stattdessen werden Berechtigungen zunächst an Benutzerrollen (Rolle) gehängt. Benutzerrollen (der Anschaubarkeit halber hier als farbige Krawatten dargestellt) sind von Ihnen frei und benutzerunabhängig gestaltbare Berechtigungsbündel aus beliebig vielen System- und/oder eigenen Berechtigungen, die sich mehr oder weniger unterscheiden, indem sie mehr oder weniger identische Berechtigungen beinhalten. Berechtigungsbündel Benutzerrollen

+Berechtigung A +Berechtigung B +Berechtigung C +Berechtigung D

+Berechtigung C +Berechtigung D +Berechtigung E

Erst durch die Zuweisung einer Rolle erhält ein Benutzer die Berechtigungen, welche seine Handlungsmöglichkeiten innerhalb des Systems vorgeben und beschränken. Benutzerrollen können als eine Form „digitaler Uniformen in d.vinci“ verstanden werden. Für das folgende Beispiel werden die Rollen wie folgt definiert:

• Grün = Rolle „Personalabteilung“ • Orange = Rolle „Fachabteilung“

Vor der Zuweisung von Benutzerrollen sind alle Benutzer zunächst gleich: Sie verfügen über keinerlei Berechtigungen und erhalten ihre Funktionen im System erst durch die zugewiesene Rolle.

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Wird einem Benutzer eine Rolle entzogen, verliert er automatisch alle darin enthaltenen Berechtigungen. Auch kann die Rolle eines Benutzers jederzeit gegen eine andere Rolle getauscht werden, wodurch der Benutzer entsprechend andere Handlungsmöglichkeiten erhält. Da unterschiedliche Rollen dieselben Berechtigungen enthalten können, kann ein Rollentausch dazu genutzt werden, um den Handlungsspielraum eines Benutzers zu erweitern oder zu beschränken.

Ein Benutzer kann auch über mehrere Rollen verfügen. Dabei erhält er die Berechtigungen aller zugewiesenen Rollen. So kann z.B. ein Benutzer der Personalabteilung gleichzeitig die Handlungsmöglichkeiten eines Benutzers der Fachabteilung erhalten, ohne dass die Rolle [Personalabteilung] selbst verändert werden muss ( eine solche Änderung würde sich auch auf alle anderen Benuter dieser Rolle auswirken).

Zu beachten ist, dass ein Benutzer mindestens über eine Rolle verfügen muss, da er sonst über gar keine Berechtigungen verfügen würde und sich im System nicht bewegen könnte. Somit wird anhand von Benutzerrollen festgelegt, was z.B. ein Mitarbeiter mit Rolle [Personalabteilung], mit Rolle [Fachabteilung] oder mit Rolle [Administrator] sehen und bearbeiten darf. Hinweis: Dieses sind die Bezeichnungen der Standard-Benutzerrollen in d.vinci, jedoch können Sie auch eigene Rollen mit eigenen Bezeichnungen erstellen.

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1.3.1. SYSTEMROLLEN

Im Konfigurationsmenü [Rollen] können Benutzerrollen anlegt, bearbeitet oder gelöscht werden. Hier finden sich zudem mit einem Zahnradsymbol markierte Systemrollen , welche bereits bei Auslieferung im d.vinci System vorhanden sind aufgrund Ihrer Verwurzelung in der Systemstruktur nicht bearbeitet oder gelöscht werden können. Bei Systemrollen handelt es sich auch um Berechtigungsbündel, jedoch sind es keine Benutzerrollen, sie können Benutzern also nicht direkt zugewiesen werden. Stattdessen werden Systemrollen in Benutzerrollen eingebunden: d.vinci wird kontinuierlich weiterentwickelt. Damit neue Funktionen genutzt werden können, müssen entsprechend neue Berechtigungen vergeben werden. Da Benutzerrollen jedoch frei gestaltbar sind, werden sie nicht automatisch um neue Berechtigungen ergänzt. Systemrollen hingegen sind nach Thema vordefinierte Berechtigungsbündel, welche mit den neusten für sie vorgesehenen Berechtigungen aktualisiert werden. Die Einbindung von Systemrollen in Benutzerrollen ergänzt diese somit gleich um eine ganze Reihe nach Thema ausgewählter Systemberechtigungen, die zudem durch eigene und zusätzliche Systemberechtigungen ergänzt werden können. Berechtigungsbündel Benutzerrolle

+Ihre eigene Auswahl an: -Eigene Berechtigungen -Systemberechtigungen (beliebig) +Systemrolle (thematisiert) -ausgewählte Systemberechtigungen

-regelmäßiges Update

Es gibt drei Systemrollen, welche Sie nach Belieben in ihre Benutzerrollen einbinden können:

• Administrator (Standard) beinhaltet alle Systemberechtigungen, welche für

eine Administrator-Benutzerrolle relevant sind, und wird automatisch mit den neusten Berechtigungen für Administrationsfunktionen aktualisiert.

• Personalabteilung (Standard) beinhaltet alle Systemberechtigungen, welche für Benutzer der Personalabteilung relevant sind, und wird automatisch mit den neusten Berechtigungen für Bewerbungs- und Ausschreibungsfunktionen aktualisiert.

• Fachabteilung (Standard) beinhaltet alle Systemberechtigungen, welche für

Benutzer von Fachabteilungen relevant sind, und wird automatisch mit den neusten Berechtigungen für ein effizientes Zusammenarbeiten mit der Personalabteilung aktualisiert.

Hinweis: Die Systemrolle REST API (Standard) ist technischem Personal vorbehalten. Vermeiden Sie daher unbedingt, diese Rolle an ungeschulte Benutzer zu vergeben.

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Name der Benutzerrolle

Zusätzliche Berechtigung

Eingebundene Systemrolle

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1.3.2. STANDARD-BENUTZERROLLEN

Die bei Systemauslieferung bereits eingestellten Standard-Benutzerrollen beinhalten die jeweiligen Standard-Systemrollen. Alle Standard-Benutzerrollen werden in diesem Handbuch wie folgt behandelt: Benutzerrolle Administrator Beinhaltete Systemrolle Administrator (Standard)

Beinhaltete zusätzliche Berechtigungen keine

Bezeichnungen für diese Rolle Admin-Rolle

Bezeichnung von Benutzern mit dieser Rolle Admin, Admin-Benutzer

Benutzerrolle Personalabteilung Beinhaltete Systemrolle Personalabteilung (Standard)


Bezeichnungen für diese Rolle PA-Rolle

Bezeichnung von Benutzern mit dieser Rolle Personaler, PA-Benutzer, Benutzer der Personalabteilung

Benutzerrolle Fachabteilung Beinhaltete Systemrolle Fachabteilung (Standard)


Bezeichnungen für diese Rolle FA-Rolle

Bezeichnung von Benutzern mit dieser Rolle FA-Benutzer, Benutzer der Fachabteilung

Hinweis: Systemrollen werden stets als solche bezeichnet. Das Kürzel „Rolle“ ist den Benutzerrollen vorbehalten.

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d.vinci-Grundlagen Systemhierarchie

1.4. SYSTEMHIERARCHIE

Alle Benutzer mit derselben Rolle verfügen über identische Handlungsmöglichkeiten. Damit jedoch z.B. ein Personaler in einer Stadt nicht auf Bewerbungen in einer anderen Stadt zugreifen kann, müssen die Benutzer in einer Systemhierarchie verortet werden, um ihre Handlungsreichweite festzulegen. Dafür lässt sich d.vinci in eine beliebig definierbare Systemhierarchie unterteilen, über welche sich Ihre Unternehmenshierarchie simulieren lässt. Die Systemhierarchieklassen werden als Organisationsebenen (Ebene) bezeichnet. Im Grundzustand verfügt d.vinci zunächst nur über eine Mutterebene, die [Global] heißt. Darunter können beliebig viele Ebenen definiert und hinzugefügt werden. Ein klassisches Bespiel ist die Hierarchisierung in [Global], [Land], [Standort] und [Abteilung.] (Unternehmen mit mehreren Firmen können dieses Beispiel um die Ebene [Firma] erweitern, welche je nach Aufstellung über oder unter der Ebene [Land] verortet wird.)

Die Organisationsebenen werden aufgeteilt in Organisationseinheiten (Einheit). Nur die Mutterebene [Global] kann nicht in multiple Einheiten aufgeteilt werden und ist somit gleichzeitig Organisationsebene und -einheit. In diesem Beispiel entsprächen die Organisationseinheiten der Ebene [Land] den verschiedenen Ländern, in denen das Unternehmen aufgestellt ist, der Ebene [Standort] die Orte innerhalb der jeweiligen Länder, in denen die einzelnen Filialen angesiedelt sind, und der Ebene [Abteilung] die verschiedenen Abteilungen einer Filiale. Beachten Sie, dass diese Aufteilung nur ein Beispiel ist. Ausgehend von der obligatorischen Mutterebene/-einheit [Global] können Sie Ihr d.vinci nach eigenem Belieben und Bedürfnissen gestalten.

Land

Standort

Abteilung

Global

8


1.4.1. VERORTUNG VON BENUTZERN

Benutzer mit identischen Benutzerrollen werden durch die Zuweisung zu verschiedenen Organisationseinheiten hierarchisiert. Die rollenbedingten Berechtigungen des Benutzers erstrecken sich dabei automatisch auf die zugeordnete Organisationseinheit und alle verwurzelten Untereinheiten. Als Beispiel dient hier ein PA-Benutzer, der zum Anlegen von Ausschreibungen berechtigt ist. Wird dieser Personaler der Ebene [Global] zugeordnet, kann er für alle Abteilungen, aller Standorte in allen Ländern Ausschreibungen anlegen. Wird er der Einheit [Deutschland] auf der Ebene [Land] zugeordnet, ist seine Handlungsreichweite ausschließlich auf die Unternehmensstruktur in Deutschland beschränkt und er hat keine länderübergreifenden Befugnisse. Ein anderer Benutzer mit derselben Rolle und somit auch exakt denselben Berechtigungen, der jedoch im Standort [Hamburg] angesiedelt ist, kann lediglich für seinen Standort und direkt darunter liegende Abteilungen Ausschreibungen anlegen.

Global

Deutschland

Hamburg Berlin

Schweiz

Genf Bern

FA FA

Land

Standort

Abteilung

Global

FA FA FA FA FA FA

Global

Deutschland

Hamburg Berlin

Schweiz

Genf Bern

FA

FA

Land

Standort

Abteilung

Global

O-Ebene O-Einheit

FA FA FA FA FA FA

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Benutzer müssen in jedem Fall an eine Einheit gebunden werden. Es besteht jedoch zusätzlich die Möglichkeit, Rollen an Ebenen zu binden. Dies kann sich auf verschiedene Weise auswirken und sollte daher strategisch eingesetzt werden: Trägt z.B. ein Benutzer, der auf der Landesebene [Deutschland] verortet ist, eine Benutzerrolle, welche an die Standortebene [Hamburg] gebunden ist, wirkt sich die Bindung der Rolle nicht auf den Benutzer aus, da er in der Hierarchie sowieso höher angesiedelt ist und bereits auf natürliche Weise auf die Standortebene [Deutschland] zugreifen kann.

Wird dieselbe Rolle aber an eine Ebene gebunden, die hierarchisch höher als der Benutzer verortet ist, erhält dieser über den Umweg der Rolle zusätzlichen Zugriff auf die Ebene der Rolle und alle darunter liegenden verwurzelten Einheiten. Ist die Benutzerrolle z.B. an die Ebene [Global] gebunden, erhält der in Deutschland sitzende Benutzer über die Rolle landesübergreifend Zugriff auf alle Daten des Unternehmens.

Global

Deutschland

Hamburg Berlin

Schweiz

Genf Bern

FA

FA

Land

Standort

Abteilung

Global

FA FA FA FA FA FA

Global

Deutschland

Hamburg Berlin

Schweiz

Genf Bern

FA

FA

Land

Standort

Abteilung

Global

FA FA FA FA FA FA

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Die Bindung einer Rolle an eine Ebene sollte daher mit Bedacht gewählt werden, um den rollentragenden Benutzern keine größere Handlungsreichweite zu ermöglichen, als für sie vorgesehen ist. Sie kann jedoch auch gezielt dazu benutzt werden, die Berechtigungen der rollentragenden Benutzer um ausgewählte Funktionen zu erweitern. So lässt sich z.B. eine spezifische Rolle einrichten, welche es dem Träger erlaubt, unternehmensweit alle Bewerbungen mit Status [Poolkandidat] einzusehen, um den Bewerberpool maximal ausschöpfen zu können. Der Benutzer kann mit seiner vorgesehenen Benutzerrolle in voller Gänze auf die für ihn vorgesehenen Einheiten zugreifen und dank der neuen Rolle zusätzlich die Poolkandidaten aller anderen Einheiten einsehen - aber nicht mehr.

Global

Deutschland

Hamburg Berlin

Schweiz

Genf Bern

FA

FA

Land

Standort

Abteilung

Global

FA FA FA FA FA FA

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Anmeldung, Webdesign und Bildelemente Zugelassene Browser und Einstellungen

2. ANMELDUNG, WEBDESIGN UND BILDELEMENTE

2.1. ZUGELASSENE BROWSER UND EINSTELLUNGEN

d.vinci ist ein browserbasiertes System, d.h. alle Arbeitsschritte von der Anmeldung bis zur Abmeldung, werden in einem Webbrowser getätigt. Das System ist daher kompatibel zu den marktstärksten Webbrowsern wie dem Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Google Chrome. Beachten Sie jedoch, dass nicht nur d.vinci regelmäßig weiterentwickelt wird, sondern auch die Webbrowser. Aus diesem Grund kann es möglich sein, dass d.vinci auf älteren Browserversionen nicht ordnungsgemäß läuft. Unabhängig davon, welchen Webbrowser Sie benutzen, empfehlen wir immer eine Aktualisierung auf die neuste Version vorzunehmen. Für alle Webbrowser gilt, dass die letzten beiden Versionen unterstützt werden. Hinweis: d.vinci erfordert das Ausführen von JavaScript und das Speichern von Cookies.

2.2. ANMELDUNG UND GESAMTÜBERBLICK

Wenn Ihr Benutzerzugang gerade erst erstellt wurde, erhalten Sie ein systemgeneriertes Passwort an die für Ihren Zugang hinterlegte E-Mail-Adresse.

Öffnen Sie d.vinci im Browser und geben Sie Benutzername und Passwort ein. Ändern Sie bei erstmaliger Anmeldung das generische Passwort in ein eigenes.

• Bei fünfmaliger Falscheingabe des Passwortes wird der Benutzerzugang gesperrt. In dem Fall muss es von einem Administrator zurückgesetzt werden.

• Das Passwort muss alle 90 Tage geändert werden. Nach Ablauf des alten Passworts erscheint nach erfolgreicher Eingabe des alten Passworts die Passwort-ändern-Maske.

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Anmeldung, Webdesign und Bildelemente Anmeldung und Gesamtüberblick

Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie zur Hauptansicht Ihres Benutzerzugangs. Willkommen in d.vinci Die Benutzeroberfläche ist gegliedert in drei Teilbereiche, die immer vorhanden sind, unabhängig davon, wo Sie sich im System befinden.

• Kopfleiste: Ein schwarzer Balken am Kopf der Gesamtansicht, welcher mit dem d.vinci Logo verziert ist.

• Menüleiste: Eine dunkelgraue Spalte auf der linken Seite der Gesamtansicht,

deren einzelne Menüpunkte als bläuliche Zeilen angezeigt werden. Mit der Weiterentwicklung von d.vinci wird auch das Menü weiter anwachsen.

• Arbeitsbereich: Hier finden auf weißem Hintergrund die eigentlichen Aktionen

statt.

In der oberen rechten Spalte der Kopfleiste findet sich die Benutzerinformation, über welche Sie sich abmelden können, oder ins Service Center gelangen.

Kopfleiste

Menüleiste

Arbeitsbereich

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Anmeldung, Webdesign und Bildelemente Responsive Webdesign – Die Zukunft des Webdesigns

2.3. RESPONSIVE WEBDESIGN – DIE ZUKUNFT DES WEBDESIGNS

Um auf Desktop-PCs und auf mobilen Geräten ein einheitliches Layout zu bieten, bedient d.vinci sich der zukunftsweisenden Technologie des responsiven Webdesigns, welche eine ideale Darstellungsform auf jedem Bildschirmtyp garantiert. Direkt über dem Menü, am Schnittpunkt von Kopfleiste, Menüleiste und Arbeitsbereich, findet sich ein Menü-Button, mit welchem Sie die Menüleiste ein- und ausfahren können.

Klicken Sie auf diesen Button, reduziert sich die gesamte Menüleiste zu einem schmalen Balken, in welchem die einzelnen Menüpunkte nur noch als Icons sichtbar sind. Der Menü-Button befindet sich nun direkt darüber.

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Jede Menüzeile stellt einen Hauptmenüpunkt mit eigenem Icon dar. Hinweis: Auswahl der verfügbaren Menüpunkte ist rollenabhängig.

Bewerbungen

Verwaltung

Suche Konfiguration

Ausschreibungen Extras

Menüpunkte ohne Untermenüstruktur werden beim Anklicken direkt im Arbeitsbereich angezeigt.

Menüpunkte mit Untermenüstruktur verfügen über keine direkte Ansichtsmaske, sondern klappen stattdessen beim Anklicken ihr Untermenü vertikal aus. Erst die Auswahl eines Untermenüpunktes überträgt den Inhalt in den Arbeitsbereich.

Wenn das Menü eingefahren ist, verändert sich die Menüansicht. Fährt man mit der Maus über einen Menüpunkt mit Untermenüstruktur, wird dieses seitlich ausgeklappt und erlaubt die Auswahl eines Untermenüpunktes.

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Elemente wie Buttons, Listen und Container passen automatisch Ihre Positionen und Formen an, um die genutzte Browserfenstergröße ideal ausnutzen zu können.

Aus diesem Grund eignet sich d.vinci auch ideal für die Nutzung auf mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones.

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Anmeldung, Webdesign und Bildelemente Die Kopfleiste

2.4. DIE KOPFLEISTE

2.4.1. DAS D.VINCI-LOGO

Das d.vinci Logo in der Kopfleiste ist direkt mit der Übersicht verlinkt. Egal, wo Sie sich gerade im System befinden, mit einem Klick auf das Logo gelangen Sie direkt wieder auf die Übersicht. Hinweis: Diese Funktion ist relevant für Benutzerrollen, welche die Übersicht intensiv nutzen (PA-Rolle, FA-Rolle).

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2.4.2. DER ZURÜCK-BUTTON

Ähnlich dem Zurück-Button Ihres Browsers ermöglicht es der Zurück-Button links neben dem d.vinci Logo Ihnen, innerhalb von d.vinci auf vorherige Ansichten zurückzuspringen. Beachten Sie, dass der d.vinci Zurück-Button gewährleistet, dass Ihnen beim Zurückkehren immer aktuelle Daten angezeigt werden, während der Zurück-Button des Browsers beim Zurückkehren veraltete Daten anzeigen kann. Nutzen Sie daher ausschließlich den systemeigenen Zurück-Button, um innerhalb von d.vinci auf vorherige Ansichten zurückzukehren.

Der Zurück-Button setzt sich aus zwei Elementen zusammen:

Zurück-Button Zurück-Verlaufs-Button

Der Zurück-Verlaufs-Button bietet einen Verlauf aller Systembereiche, die Sie während der aktuellen Sitzung geöffnet haben. In den Verlauf werden nur Listen und deren Detailansichten, z.B. die Bewerberliste und einzelne Bewerberakten, aufgenommen. Editiermasken, Statusübergangsmasken und ähnliche Seiten, auf denen Sie Daten einpflegen, werden nicht in den Verlauf aufgenommen. Auf diese Weise erstellt der Verlauf eine Chronik der wichtigsten Stationen. Beachten Sie, dass der Zurück-Button-Verlauf gelöscht wird, sobald Sie sich vom System abmelden oder automatisch ausgeloggt werden.

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2.4.3. BENUTZERINFORMATION

Die Benutzerinformation zeigt Ihnen Ihre wichtigen Benutzerdaten, die aktuelle Systemversion, sowie die aktuelle Systemzeit des Benutzerzugangs an.

2.4.3.1. Systemsprache

Wählen Sie eine verfügbare Systemsprache aus, um das ganze System auf der Stelle umzustellen. Dies betrifft jedoch nur Systemtexte und –begriffe. Eigene Inhalte wie Ausschreibungstitel werden dabei nicht übersetzt.

2.4.3.2. Systemzeit (Benutzerzeit)

Da d.vinci landes- und somit auch zeitzonenübergreifend benutzt werden kann, benötigen Benutzer in verschiedenen Zeitzonen eine Übereinstimmung der Zeitpunkte von Terminen und Aktionen. Hierzu speichert d.vinci alle zeitbezogenen Daten in koordinierter Weltzeit (UTC). Beim Abruf dieser Daten vergleicht d.vinci die Zeitzone ihres Benutzerzugangs mit der Zeitzone ihres Browsers. Unterscheiden sich diese Zeiten – z.B. weil sie auf Dienstreise von einem Computer mit anderer Zeitzone auf ihren Benutzerzugang zugreifen - gibt d.vinci einen Hinweis aus und bittet Sie darum, die Zeitzone ihres Benutzerzugangs zu korrigieren. Indem Sie d.vinci auf diese Weise mitteilen, wo Sie sich gerade befinden, können die gespeicherten Termindaten ihrer aktuellen Zeitzone entsprechend angezeigt werden.

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Zeitbezogene Daten - z.B. Erstellungszeitpunktangaben in der Historie - werden entsprechend der aktuellen Zeitzone des Benutzers umgerechnet dargestellt. Damit in Bezug auf Termine jedoch stets Klarheit über den genauen Zeitpunkt bei allen Teilnehmern - sowohl d.vinci Benutzer in verschiedenen Zeitzonen, als auch Bewerber – besteht, wird bei der Terminerstellung eine Zeitzone ausgewählt.

Unabhängig von der Zeitzone des Benutzers, werden Termine daher immer in der bei Erstellung angegebenen Zeitzone dargestellt.

Benutzer in anderen Zeitzonen sehen somit exakt dieselbe Terminzeit, sowie einen Hinweis auf die abweichende Zeitzone.

Zeitzone des Benutzers Berlin: UTC+2 (Sommer)

Zeitzone des Benutzers UTC (08:05) +2 = 10:05

Zeitzone des Termins Berlin: UTC+2 (Sommer)

Zeitzone des Benutzers Katmandu: UTC+5:45 (abgerundet auf UTC+5) Zeitzone des Benutzers

UTC (08:05) +5:45 =13:50

Zeitzone des Termins Berlin: UTC+2 (Sommer)

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Hinweis:

• Bei der Benutzererstellung kann die Zeitzone des Benutzers nicht ausgewählt werden. Stattdessen erhält der neue Benutzer automatisch die Zeitzone des Erstellers, und kann diese nachträglich ändern, falls das System einen Unterschied zur Browserzeit feststellt.

• Reports werden immer in der Zeitzone UTC±0 ausgewertet.

2.4.3.3. Service Center

Klicken Sie auf den Button Service Center in der Benutzerinformation, um das Service Center unter www.dvinci-easy.com in einem neuen Browserfenster zu öffnen.

Das Service Center bietet Zusatzinformationen wie z.B. Benutzerhandbücher für Standard-Benutzerrollen und Release Notes.

2.4.3.4. Abmeldung

Melden Sie sich aus d.vinci ab, indem Sie in der Benutzerinformation auf den Button Abmelden klicken.

Nach längerer Inaktivität werden Sie aus Sicherheitsgründen automatisch vom System abgemeldet, wobei der Zurück-Button-Verlauf gelöscht wird.

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Anmeldung, Webdesign und Bildelemente Werkzeug

2.5. WERKZEUG

2.5.1. SAMMELKORB FÜR MASSENVERARBEITUNG

Jeder Benutzer verfügt über den Sammelkorb zur Verwaltung von Bewerbungen. Da die Standard-Benutzerrolle [Administrator] nicht über die nötigen Berechtigungen verfügt, wird in diesem Handbuch nicht weiter darauf eingegangen. Näheres erfahren Sie im Handbuch zur Standard-Benutzerrolle [Personalabteilung]. Hinweis: Sie können die Benutzerrolle natürlich selbst um entsprechende Berechtigungen erweitern.

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2.5.2. TEXTEDITOR

An einigen Stellen in d.vinci haben Sie die Möglichkeit, Texte über einen Editor einzupflegen und zu gestalten. Eine Werkzeugleiste bietet Ihnen einige Funktionen, über welche Sie mittels Überschriften, Auflistungszeichen etc. Ihre Texte ansehnlich gestalten können.

Eine der wichtigsten und praktischsten Funktionen des Texteditors stellen die Platzhalter dar. Platzhalter sind Befehle, welche Informationen aus anderen Stellen im System in die ausgewählte Position einbinden. Wenn z.B. eine Korrespondenzvorlage das aktuelle Datum enthalten soll, binden Sie den Platzhalter [Allgemein/Aktuelles Datum] an der gewünschten Stelle ein. Platzhalter werden in der Form {BEFEHL:IN_GESCHWEIFTEN_KLAMMERN} dargestellt.

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Wird später beim Statusübergang diese Korrespondenzvorlage ausgewählt, erscheint an der Stelle des Platzhalters das aktuelle Systemdatum. Platzhalter stellen sicher, dass die Korrespondenzvorlage immer aktuell bleibt und sich keine Tippfehler einschleichen, da die Informationen nicht jedes Mal neu abgetippt werden müssen.

2.5.2.1. Liste der Platzhalter

Die meisten Platzhalter sind selbsterklärend (z.B. [Vorname], [Nachname] etc.). Einige Platzhalter werden im Folgenden jedoch näher erklärt. Beachten Sie, dass

• die Liste der Platzhalter sich mit der Zeit erweitert. • die Geschlechtsauswahl von Anreden automatisch nach den hinterlegten

Bewerber- oder Benutzerdaten erfolgt. Bewerberdaten Diese Daten werden aus der Bewerberakte des Bewerbers entnommen, für welchen der Statusübergang durchgeführt wird.

Anrede {APPLICANT:SALUTATION}

• Sehr geehrte Frau • Sehr geehrter Herr

Anredezeile (Adresse) {APPLICANT:SALUTATORY_ADDRESS}

Frau Herr

Titel {APPLICANT:TITLE}

Manuelle Eingabe, z.B. o Dr. o Prof.

Adresse (komplett) {APPLICANT:ADDRESS}

*Frau/Herr *Titel *Vorname *Nachname *Adresszusatz *Straße *Nr. *PLZ *Ort *Land

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Angemeldeter Benutzer Personendaten des angemeldeten Benutzers, welcher den Statusübergang durchführt.

Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung Personendaten des verantwortlichen Benutzers der Ausschreibung.

Mailto-Link {RESPONSIBLE_USER:MAILTO_LINK}

Die E-Mail-Adresse des Benutzers als anwählbarer Link.

Benutzer (Empfänger) Empfänger ist ein d.vinci-Benutzer. Diese Platzhalter werden für System-E-Mails verwendet, z.B. als Korrespondenz zum Versenden von Zugangsdaten und Passwörterrückstellungen, sowie Benachrichtigungen über ausstehende Aufgaben, neue Bewerbungen etc.

Allgemein

Systemadresse {SYSTEM:URL}

Ein Link zur Login-Ansicht Ihres d.vinci Systems.

Ausschreibung Alle Daten der ausgewählten Ausschreibung, auf die sich der Bewerber beworben hat.

Veröffentlichung Alle Daten der ausgewählten Veröffentlichung, auf die sich der Bewerber beworben hat.

Listen Diese Platzhalter geben Auskunft über die aktuelle Anzahl neuer Bewerbungen und dienen derzeit ausschließlich der System-E-Mail „Neue Bewerbung(en)“ [NOTIFICATION_ON_NEW_APPLICATION] (muss in den Benutzerdaten aktiviert werden). Zukünftig werden diese Platzhalter auch an anderen Stellen Verwendung finden.

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2.5.3. INHALTE DRUCKEN

Drucken Sie Inhalte wie Bewerbungen und Ausschreibungen über die Standarddruckfunktion Ihres Browsers.

Inhalte wie Bewerbung und Ausschreibung sind von d.vinci druckoptimiert.

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Rolle „Administrator (Standard)“ Bewerbungen

3. ROLLE „ADMINISTRATOR (STANDARD)“

3.1. BEWERBUNGEN

3.1.1. ÜBERSICHT

Hinweis: Da die Standard-Benutzerrolle [Administrator] keine Bewerbungen verwaltet, findet sie derzeit keine Verwendung für die Übersicht. Jedoch bietet die Übersicht Platz für zukünftige Funktionen. Als integraler Bestandteil und Startseite des Systems wird die Übersicht daher nicht ausgeblendet.

3.2. VERWALTUNG

3.2.1. SUPPORT-BENUTZER

d.vinci verfügt über zwei Support-Benutzer, über welche Customer-Service-Mitarbeiter bei technischen Fragen und für Support- und Administrationszwecke Ihr System betreten und Hilfestellung leisten können:

dvinci_cs dvinci_admin

Diese Benutzer können nicht gelöscht oder bearbeitet werden.

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Rolle „Administrator (Standard)“ Verwaltung

3.2.2. BENUTZER ANLEGEN

Admin- (wie auch PA-) Benutzer können andere Benutzer anlegen und bearbeiten, jedoch nicht löschen. Hinweis: Die Admin-Rolle hat die Sicherheitsstufe [hoch] und kann somit Benutzerrollen mit allen Sicherheitsstufen bis [hoch] zuweisen, während PA-Benutzer nur Rollen bis Sicherheitsstufe [normal] zuweisen können. Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie auf den Button Benutzer anlegen.

Der Benutzername darf aus Buchstaben, Zahlen und den Sonderzeichen _@. bestehen. Beachten Sie bei der Wahl der Sprache, dass alle automatisch versendeten System-E-Mails (z.B. über Bewerbungseingang oder eine Terminerinnerung) in der hier ausgewählten Primärsprache des Benutzers versendet werden. Über die Checkbox [Benachrichtigung für neue Bewerbungen] können Sie einstellen, ob der Benutzer jeden Morgen um 08:00 per E-Mail über neue Bewerbungen informiert werden soll. Geben sie eine gültige E-Mail-Adresse für den Benutzer an. Das Benutzerpasswort wird an diese E-Mail-Adresse versandt. Beachten Sie auch, dass diese E-Mail-Adresse in E-Mails an Bewerber verwendet wird.

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Geben Sie abschließend an, welche Benutzerrolle dieser Benutzer haben soll und in welchen Benutzergruppen er eingebunden werden soll. Wird ein Benutzer mit PA-Rolle keiner Benutzergruppe zugeordnet, werden ihm in seiner Übersicht auch keine Ausschreibungen angezeigt. FA-Benutzer, die keiner Benutzergruppe zugeordnet werden, erhalten gar keinen Zugriff auf Ausschreibungen1. Die Zuordnung zu Benutzergruppen ist somit zwar keine Pflicht, aber grundlegend funktionell und ratsam. Wenn noch keine Benutzergruppen vorhanden sind, können Sie den Schritt zunächst überspringen und den Benutzer nach dem Anlegen einer neuen Benutzergruppe hinzufügen.

1 Neben der Zuordnung des FA-Benutzers zu einer Benutzergruppe müssen der Benutzergruppe zudem Ausschreibungen zugewiesen sein, damit der Benutzer diese sehen kann. Dies erfolgt jedoch nicht durch den Administrator.

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3.2.2.1. Benutzerpasswort zurücksetzen Nach dem Anlegen eines neuen Benutzers, erhält dieser automatisch eine E-Mail mit seinem Benutzernamen und einem automatisch generiertem Passwort.

Mit einem Klick auf den Button Passwort zurücksetzen wird ein neues Passwort generiert und per E-Mail an den Benutzer verschickt. Über den Button daneben können Sie den Benutzer wieder löschen (ebenso direkt über die Benutzerliste).

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3.2.2.2. Systembenutzer In der Benutzerliste finden sich mit einem mit einem Zahnradsymbol markierte Systembenutzer. Hierbei handelt es sich um Benutzerrollen, bei denen Computersysteme zu Akteuren werden – z.B. wenn das d.vinci System selbst Korrespondenzen (Passwortbestätigungen etc.) verschickt oder sich über eine Schnittstelle (application programming interface, kurz API) mit externen Systemen austauscht. Der logische Aufbau von d.vinci schreibt vor, dass solche Aktionen von einem Benutzer ausgeübt werden müssen, weswegen die kommunizierenden Systeme eigene Benutzerrollen erhalten. Wichtig: Veränderungen an Systembenutzern können Funktionalitäten beeinträchtigen.

default_system_user ist der Systembenutzer, welcher System-E-Mails wie Bewerbungseingangsbestätigungen, Passwortversand etc. an Benutzer oder Bewerber verschickt.

o Im Container Eigenschaften wird einfach nur die Standardmaske bedient. Jedoch darf nicht geändert werden.

o Im Container Kontaktdaten können Sie die E-Mail-Adresse angeben, von

welcher aus System-E-Mails verschickt werden sollen (z.B. [email protected]).

o Der Container Berechtigungen darf nichtverändert werden.

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api ist der Systembenutzer, welcher die Kommunikation zwischen internem (d.vinci System) und externem (Bewerbungsportal) Bereich durchführt. So hat dieser Systembenutzer z.B. die Berechtigung einer PA-Rolle, um neue Bewerbungen anlegen zu können – nämlich wenn ein Bewerber sich über das Bewerbungsformular bewirbt.

o Im Container Eigenschaften wird einfach nur die Standardmaske bedient. Jedoch darf nicht werden.

o Im Container Kontaktdaten hat keine Funktion und bedient lediglich die

Standard-Maske, jedoch wirken sich Veränderungen nicht aus.

o Der Container Berechtigungen darf nicht verändert werden.

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3.2.2.3. API-Benutzer anlegen

d.vinci stellt eine REST-API (Schnittstelle) bereit, über welche externe Systeme angebunden werden können, um z.B. Ausschreibungen aus einem anderen System zu importieren oder zu verwalten. Verwendung und Funktionalitäten der REST-API werden in einer separaten technischen Dokumentation bereit beschrieben, die Sie auf Anfrage von unserem technischen Support erhalten. Auf der d.vinci Seite muss hierzu ein API-Benutzer angelegt werden, welcher für ein externes System Handlungen in d.vinci ausführen darf – z.B. Ausschreibungen anlegen und lesen.

Wichtig beim Anlegen eines API-Benutzers:

Der Benutzername dient als eindeutiger Akteur (z.B. externes_system).

Falls bei einer Anfrage durch das externe System keine Sprache definiert wurde, wird automatisch die Sprache des API-Benutzers verwendet.

Stellen Sie als E-Mail-Adresse eine mögliche Absenderadresse ein, falls durch Aktionen des externen Systems E-Mails versendet werden.

Anrede, Vor- und Nachname haben keine Verwendung für den API-Benutzer, müssen aber aufgrund der Standardgestaltung der Benutzermaske angegeben werden.

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Nachdem Anlegen des API-Benutzers wird ein API-Token (Schnittstellenschlüssel) ausgegeben. Wichtig: Der API-Token wird nur einmal angezeigt und muss bei Verlust neu generiert werden. Dieser Schlüssel ermöglicht dem externen System den Zugang zu d.vinci und muss daher an einem sicheren Ort verwahrt werden.

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3.2.3. KORRESPONDENZVORLAGEN

In der Liste der Korrespondenzvorlagen finden Sie alle verfügbaren Briefe oder E-Mails, welche für bestimmte Ereignisse oder Statusübergänge in mehreren Sprachen hinterlegt sind. Systemkorrespondenzen, die als Systembenachrichtigungen (Passwortversand etc.) versendet werden, sind mit einem Zahnradsymbol markiert. Die Standard-Benutzerrolle [Administrator] kann keine Korrespondenzen anlegen und bearbeiten – dies obliegt der PA-Rolle. Jedoch ist sie zuständig für Formatvorlagen.

3.2.3.1. Formatvorlagen

Korrespondenzen können auf Grundlage zweier Formate erstellt werden:

Das Format [E-Mail] wird für E-Mail-Korrespondenzen verwendet. Es können belibig viele E-Mail-Formatvorlagen erstellt werden.

o Für System-E-Mails gibt es den gesonderten Formatvorlagenty [System E-Mail]. Dieser kann nicht gelöscht, jedoch bearbeitet werden.

Das Format [Dokument] ist für den Papierdruck (Briefe) vorgesehen. Die Anzahl

möglicher Vorlagen ist auf zwei begrenzt. Die Gestaltung der Dokument-Formatvorlagen erfolgt über ein Microsoft Word- oder OpenOffice-Dokument mit eingebauten Platzhaltern, welche mit Benuter-, Bewerbungs-, Ausschreibungs-, Termin- und Systemdaten befüllt werden. Die Standardvorlagen können nach Belieben verändert werden. Hinweis: Die Restriktion der Anzahl möglicher Dokument-Formatvorlagen rührt daher, dass d.vinci zur Erstellung von serverbasierten Serienbriefen auf lizenzgebundene Drittsoftware zurückgreift. Bei Bedarf können zusätzliche Dokument-Vorlagen kostenpflichtig erworben werden.

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3.2.3.1.1. Dokument-Formatvorlage anlegen

Zum Anlegen einer Dokument-Formatvorlage gehen Sie wie folgt vor:

Menü [Verwaltung] [Korresponenzvorlagen] [Formatvorlagen] Neue Formatvorlage anlegen

Typ:

• [Dokument]: Nach Angabe von Anzeigename und Organisationseinheit müssen Sie die eigentliche Dokument-Formatvorlage hochladen. Die Erstellung dieser wird im nächsten Kapitel beschrieben.

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3.2.3.1.2. Dokument-Formatvorlage: Vorlagendokument bearbeiten

Das Formatvoralgen-Dokument muss entweder ein Microsoft Word-Dokument in den Formaten *.doc oder *.docx, oder ein OpenOffice-Dokument im Format *.odt sein. Ebenfalls möglich ist das das Rich-Text-Format (*.rtf). Wichtig:

• Die Formatierung der d.vinci-Standardvorlage einschließlich Seitenlayout, Tabellenanzahl, -position und –formatierung, sowie eingefügte Platzhalter wurde auf vollständige Funktionalität getestet und sollte nicht unbedacht verändert werden. Im Falle einer Veränderung der Standardvorlage kann d.vinci nicht dafür garantieren, dass Ihre Briefe in einem sauberen und ansehnlichen Format ausgedruckt werden. Erstellen Sie unbedingt eine Sicherheitskopie der originalen Standardvorlage, bevor Sie ein verändertes Dokument hochladen.

• Es gibt keinen Testmodus: Sobald Sie eine Dokumentenvorlage in d.vinci hochgeladen haben, wird diese sofort für alle verknüpften Korrespondenzen verwendet.

• Die Standardvorlagen für [Deutsch] und [Englisch] basieren auf einem identischen

Seitenlayout und verwenden identische Platzhalter. Sie unterscheiden sich lediglich in der Sprache der direkt eingepflegten Texte. Beachten Sie vor der ersten Verwendung:

o im Briefkopf links oben den Eintrag [Firma · Straße · 00000 Ort] bzw.

[Company · Street · 00000 City] durch Ihre eigenen Firmenanschrift zu ersetzen.

o in der Fußzeile die Daten anzupassen. o für jedes Dokument die richtige Sprache zu verwenden.

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3.2.3.1.3. E-Mail-Formatvorlage anlegen / System-E-Mail-Formatvorlage bearbeiten

Zum Anlegen einer E-Mail-Formatvorlage gehen Sie wie folgt vor:

Menü [Verwaltung] [Korresponenzvorlagen] [Formatvorlagen] Neue Formatvorlage anlegen

Typ:

• [E-Mail] oder [System-Email]: Die E-Mail-Formatvorlage wird mittels eines HTML-Editors erstellt und kann durch Platzhalter mit beliebigen Texten und Informationen aus dem System befüllt werden, z.B. in Form einer E-Mail-Fußzeile. Der Platzhalter {CORRESPONDENCE_TEMPLATE:CONTENT} muss dabei in jeder E-Mail-Vorlage vorhanden sein, da die eigentlichen Texte aus den Korresponenzvorlagen durch diesen Platzhalter in die Formatvorlage eingebettet werden. Die Formatvorlage kann daher nicht gespeichert werden, wenn dieser Platzhalter verändert oder gelöscht wird.

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Um Ihrer unternehmensspezifischen Corporate Identity gerecht zu werden, können Sie das Design aller E-Mails und System-Emails anspassen, indem Sie Schriftart und –größe angeben, oder benutzerdefinierte Stylesheets hinzufügen. Hinweis: Beachten Sie beim Verfassen von Stylesheets, dass viele E-Mail-Clients Einschränkungen bei der Darstellung komplexerer Stylesheets aufweisen. Es empfiehlt sich daher, einfache Stylesheets zu verwenden.

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Rolle „Administrator (Standard)“ Konfiguration

3.3. KONFIGURATION

3.3.1. STAMMDATEN

Einige Felder in d.vinci beziehen ihre Inhalte aus Listen, die vom Benutzer gepflegt werden können. Diese Referenzdaten werden auch als Stammdaten bezeichnet.

3.3.1.1. Quellen

Im Bewerberbogen einer Ausschreibung sollen Bewerber eine Angabe darüber machen, wie sie auf die Ausschreibung aufmerksam geworden sind. Die in diesem Feld zur Verfügung stehenden Auswahloptionen lassen sich über den Stammdatensatz [Quellen] verwalten.

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Sie können beliebig viele Quellen anlegen, welche sofort im Quellen-Dropdown-Menü im Bewerberbogen übernommen werden.

Ausgewählte Quellen lassen sich auch nachträglich in der einzelnen Bewerbung bearbeiten. Wird eine Quelle aus den Stammdaten gelöscht, nachdem ein Bewerber diese ausgewählt hat, bleibt die Quelle für den Bewerber erhalten und wird auch in den Reports aufgeführt, jedoch steht sie neuen Bewerbern nicht mehr zur Verfügung.

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3.3.1.2. Absagegründe

Der Statusübergang auf den Status [Abgesagt], [Aufgabe: bitte absagen] oder [Selbstabsage] muss vom Benutzer begründet werden. Die Auswahl der verfügbaren Absagegründe lässt sich über die Stammdaten verwalten.

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Sie können beliebig viele Absagegründe formulieren.

Beachten Sie beim Bearbeiten bestehender oder Erstellen neuer Bewerbungsstatus, dass für jeden Bewerbungsstatus individuell eingestellt werden kann, ob ein Absagegrund ausgewählt werden muss oder nicht. Die Standardeinstellung für bestehende und neue Status lautet „Nein“, mit Ausnahme der drei voreingestellten Absagestatus [Abgesagt], [Aufgabe: bitte absagen] und [Selbstabsage], für welche die Standardeinstellung „Ja“ lautet.

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3.3.1.3. Schlagwörter

Schlagwörter ermöglichen eine zielgenaue Suche nach Personen mit konkreten Eigenschaften. Schlagwörter können spontan in den Personendaten einer Bewerbung erstellt werden, die Speicherung erfolgt jedoch bewerbungsunabhängig in den Stammdaten und werden somit für alle Bewerbungen verfügbar.

• Die Stammdatenpflege der Schlagwörter umfasst verschiedene Möglichkeiten:

Anlegen neuer Schlagwörter

Auswahl der Organisationseinheit. Mehrsprachigkeit.

Bearbeiten bestehender Schlagwörter:

Auswirkung auf alle verknüpften Bewerbungen. Umbenennen möglich. Nachtragen von Übersetzungen für andere Sprachen möglich. Organisationseinheit kann nicht verändert werden.

Löschen bestehender Schlagwörter

Schlagwörter bleiben in verknüpften Bewerbungen erhalten

(können jedoch nicht neu vergeben werden). Nach gelöschten Schlagwörtern kann nicht gesucht werden, auch

wenn sie nach der Löschung in einer Bewerbung erhalten sind.

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3.3.2. ORGANISATIONSEBENEN

Sie können als Admin-Benutzer neue Organisationsebenen anlegen, sowie bestehende Ebenen bearbeiten oder löschen. Beachten Sie jedoch, dass jede Ebene eine Nummerierung erhält, die ihre Position in der Systemhierarchie anzeigt. Da Organisationsebenen durch die Verflechtung von Organisationseinheiten in einer strengen Anordnung zueinander stehen, bestehen einige Einschränkungen:

• Die Ebene Global (1) kann nicht gelöscht werden.

• Ebenen können nur der Reihenfolge nach von unten nach oben gelöscht werden (…4, 3, 2)

• Die Löschung einer Ebene ist nur möglich, wenn keine Organisationseinheiten

daran hängen und keine weiteren Ebenen darunter existieren.

• Jede neu angelegte Organisationsebene wird am unteren Ende an die Pyramide angehängt. Es ist nicht möglich, eine neue Ebene zwischen zwei bestehende Ebenen einzufügen.

• Ebenen können frei benannt werden.

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3.3.3. ORGANISATIONSEINHEITEN

Der Admin-Benutzer kann neue Organisationseinheiten - kurz OU für organizational unit - anlegen und bestehende Einheiten bearbeiten oder löschen.

Beim Anlegen einer OU geben Sie an, welcher OU diese untergeordnet sein soll und auf welcher Organisationsebene sie liegt. (Sie können Organisationsebenen abwärts überspringen: [Deutschland] [Land] [Standort] [Abteilung].)

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Für jede individuelle OU können Sie einstellen, von welchen Abseneradressen E-Mails versendet werden sollen. Die E-Mail-Absender werden bei der Mutter-OU [Global] begonnen hierarchisch abwärts vererbt. Absenderadressen können für zwei verschiedene E-Mail-Typen konfiguriert werden. Da E-Mails auf jeden Fall einen Absender benötigen, sind für beide Typen Standardabsender voreingestellt, die nicht gelöscht werden können (Fallback). Jedoch können sie mit einer alternativen E-Mail-Adresse überschrieben werden.

• Ausgelöst vom System: Versand von System-E-Mails. Als Standardabsender ist hier der Verantwortliche Benutzer der Auschreibung eingestellt.

• Ausgelöst vom Benutzer: Versand von E-Mails, die der Benutzer z.B. durch Statusübergänge auslöst. Als Standardabsender ist hier der angemeldete Benutzer eingestellt.

Für alle Organisationseinheiten, die unterhalb von [Global] liegen, kann eingestellt werden, ob sie der übergeordneten OU gemäß geerbt werden, oder ob sie eigene Absender erhalten. Abweichend kann hierbei auch bedeuten, dass für die betroffene OU die Standardabsende gelten sollen, während die übergeordnete OU über eigene Absender verfügt.

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Sie können für jede OU eine eigene Rechnungsadresse hinterlegen, welche beim Buchen eines Veröffentlichungskanals verwendet wird. Ohne Rechnungsadresse ist die Buchung eines Veröffentlichungskanals nicht möglich. Auch die Rechnungsadresse wird begonnen bei [Global] abwärts vererbt. Wenn keine vererbbare Rechnungsadresse existiert, muss für die ausgewählte OU eine eigene Rechnungsadresse angegeben werden, um die Buchung von Veröffentlichungskanälen zu ermöglichen.

In der Organisationseinheitenliste werden OUs mit einem E-Mail-Icon gekennzeichnet, wenn sie über eigene, nicht geerbte E-Mail-Absender verfügen, und durch ein Haus-Icon

, wenn sie über eine eigene, nicht geerbte Rechnungsadresse verfügen.

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3.3.4. BEWERBUNGSSTATUS

Im Menüpunkt [Bewerbungsstatus] erhalten Sie eine Übersicht aller bestehender Bewerbungsstatus. Mit einem Zahnradsymbol gekennzeichnete Status sind vom System vorgegeben und können nicht gelöscht werden, da an ihnen bestimmte Automatismen hängen. Sie können jedoch auch neue Status anlegen.

Wählen Sie beim Anlegen eines neuen Status aus, welche Berechtigungen erforderlich sind, um ihn sehen zu können, sowie ein Status-Icon (siehe Kapitel 5.1 Liste der Status-Icons). Markieren sie die Checkbox [Finaler Status], wenn die Bewerbung mit diesem Status abgeschlossen werden kann. Handelt es sich um keinen finalen Status, belassen Sie die Checkbox leer.

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Über den Radio-Button [Automatische Löschung] können Sie festlegen, ob und nach welchem Zeitraum eine Bewerbung, die auf den betroffenen Status gewechselt wird, automatisch aus dem System gelöscht wird. Siehe Kapitel 3.3.4.1 Automatische Reduktion und Löschung von Bewerbungen.

Nach dem Speichern reiht sich der neue Status an unterster Stelle der Statusliste ein. Hierbei handelt es sich um dieselbe Position, die der Status in einer Dropdownliste einnehmen wird. Navigieren Sie die Maus auf das äußerste linke Feld, um den Status nach oben oder unten zu verschieben.

Um den neuen Status verwenden zu können, müssen Sie zunächst eine neue Berechtigung dafür erstellen und diese in eine Rolle einbinden.

Falls Sie den Status als Shortcut markiert haben, erscheint er zudem als Shortcut im Aktionsbereich der Bewerbung.

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3.3.4.1. Automatische Reduktion und Löschung von Bewerbungen

[Bewerbungsstatus] [Bearbeiten] [Automatische Löschung].

Legen Sie für jeden einzelnen Status fest, ob und wie viele Tage nach dem Statusübergang auf den betroffenen Status eine Bewerbung reduziert und gelöscht werden soll.

o Löschung (pflichtig): Sobald ein Wechsel auf den betroffenen Status erfolgt, beginnt der festgelegte Countdown in Kalendertagen bis zur automatischen Löschung der Bewerbung. Nach Ablauf dieser Frist erfolgt die Löschung um 06:30 (MEZ) am Folgetag. Bei der Löschung der Bewerbung werden statistische Daten zu Auswertungszwecken beibehalten, darüber hinaus jedoch alle Daten, die eine Personenidentifikation ermöglichen, restlos aus dem System entfernt. Es kann ein beliebiger Wert zwischen 90-730 Kalendertagen angegeben werden, nach welchem die automatische Löschung erfolgt.

o Reduktion (Quasi-Löschung) (optional) dient der Konflikterkennung und wird der endgültigen Löschung vorgeschaltet. Sobald ein Wechsel auf den betroffenen Status erfolgt, beginnt der festgelegte Countdown in Kalendertagen bis zur automatischen Reduktion der Bewerbung. Reduzierte Bewerbungen werden aus der Bewerbungsliste und aus den Suchergebnissen entfernt, bleiben jedoch bis zur echten Löschung im System erhalten. Dies hat zur Folge, dass reduzierte Bewerbungen zwar nicht direkt aufgerufen werden können, beim Eingang einer Bewerbung mit identischen Personendaten aber einen Konflikt auslösen.

Es kann ein beliebiger Wert zwischen 90-365 Kalendertagen angegeben werden, nach welchem die Reduktion erfolgt. Eine Bewerbung kann maximal 640 Tage in reduziertem Zustand bestehen, bevor sie gelöscht wird (Lösch-Maximalwert 730 - Reduktions-Mindestwert 90).

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3.3.5. ROLLEN

Im Menü [Rollen] können Sie bestehende Benutzerrollen verwalten und neue anlegen.

Beachten Sie, dass mit einem Zahnradsymbol gekennzeichnete Systemrollen nicht gelöscht oder bearbeitet werden können. Da es sich bei Systemrollen nicht um Benutzerrollen handelt, können sie auch keinem Benutzer direkt zugewiesen werden.

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Sie können für jede Rolle festlegen, ob es sich um eine Benutzerrolle handeln soll:

• Benutzerrolle (Ja) : kann direkt einem Benutzer zugeordnet werden • Keine Benutzerrolle (Nein) : muss in eine Benutzerrolle eingebunden werden

Zudem müssen Sie eine Sicherheitsstufe für diese Rolle festlegen. Die Sicherheitsstufe verhindert, dass ein Benutzer mit niedrigerer Sicherheitsstufe sich diese Rolle selbst oder anderen Benutzern zuweisen kann. Im Container [Berechtigungen] können Sie einzelne Berechtigungen hinzufügen, über welche diese Rolle explizit verfügen soll. Hier können Sie z.B. selbst erstellte Berechtigungen einfügen. Im Container [Enthaltene Rollen] können Sie andere bestehende Rollen einfügen. Die neue Rolle übernimmt alle Berechtigungen der hinzugefügten Rollen. Auf diese Weise können Sie z.B. verschiedene Rollen zu einer Superrolle fusionieren. Schließlich können Sie die Rolle an eine Organisationsebene binden. Für Benutzer derselben oder darüber liegender Ebenen ist dies unerheblich. Weisen Sie die Rolle aber einem Benutzer einer darunter befindlichen Ebene zu, erhält er über diese Rolle einen größeren Zugriff. (Siehe Kapitel 1.4 Systemhierarchie). Die neue Rolle können Sie über das Menü [Benutzer] einem Benutzer zuweisen.

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3.3.6. BERECHTIGUNGEN

Der Menüpunkt [Berechtigungen] listet alle bestehenden Berechtigungen auf. Mit einem Zahnradsymbol gekennzeichnete Berechtigungen sind vom System vorgegeben und können nicht gelöscht werden, da an ihnen bestimmte Automatismen hängen. Sie können jedoch auch neue Berechtigungen – hauptsächlich für neue Statusübergänge - anlegen.

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3.3.6.1. Neuer Statusübergang

Legen Sie eine neue Berechtigung an und benennen Sie sie nach dem neuen Statusübergang.

In der neuen Berechtigung können Sie die Eigenschaften nachträglich verändern oder die Berechtigung direkt wieder löschen. Unten finden Sie Statusübergangseinstellungen. Wählen Sie [+Statusübergang anlegen].

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Wählen Sie einen Ursprungs- und einen Folgestatus aus. Sie können dabei sowohl auf bestehende, als auch auf zuvor selbstangelegte Status zurückgreifen. Über die Checkbox [Folgestatus Shortcuts] können Sie festlegen, ob der neue Statusübergang ausschließlich im Dropdown oder als direkter Shortcut im Aktionsbereich der Bewerbung angezeigt werden soll. Hinweis: Achten Sie darauf, auch einen Folgestatusübergang für den neuen Bewerbungsstatus anzulegen, da die Bewerbung sonst im neuen Status „gefangen“ bleibt.

Hier erfahren Sie, wie Sie einen neuen Bewerbungsstatus anlegen.

Die neue Berechtigung mit Statusübergang ist nun angelegt.

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3.3.7. AUFGABENDEFINITIONEN

Aufgaben sind für alle am Rekrutierungsprozess teilnehmenden Rollen, insbesondere für Benutzer der Personal- und Fachabteilung, wichtig. Bei Aufgaben handelt es sich hauptsächlich (aber nicht ausschließlich) um automatisierte Statusübergänge, welche nach einem voreingestellten Countdown ablaufen (z.B. um PA-Benutzer regelmäßig auf Bewerbungen im Bewerberpool aufmerksam zu machen).

Über das Menü [Aufgabendefinitionen] kann der Administrator steuern, welche Aufgaben in welchen Zeitabständen in der Aufgabenliste erscheinen sollen.

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Hinweis: Der Benutzer muss sowohl über die entsprechenden Berechtigungen zum Erhalten der Aufgabe in der Aufgabenliste, als auch für den Zugriff auf die Bewerbung verfügen. Für jede Aufgaben können Sie zwei verschiedene Zeitwerte eingeben:

• Ausgelöst (Arbeitstage nach Statusübegang)* Dieser Pflichtwert gibt an, wieviele Tage nach durchgeführtem Statusübergang die Aufgabe in der Aufgabenliste erscheint. Bei einigen Status – z.B. [Bitte einladen] oder [Bitte absagen] – kann es sinnvoll sein, den Status ohne Zeitverzögerung (Wert „0“) in die Aufgabenliste zu setzen, da die Aufgabe schnellstmöglich erledigt werden soll. In anderen Fällen – z.B. dem Status [Halten] – kann eine Zeitverzögerung hingegen gewünscht sein.

• Frühestens (Arbeitstage nach Bewerbungsdatum): Dieser Wert zählt die Tage nach Bewerbungseingang, bevor eine Aufgabe in der Aufgabenliste erscheint. Beim Status [Bitte absagen] z.B. soll der Bewerber einerseits schnellstmögich benachrichtigt werden, um ihn nicht unnötig warten zu lassen (oberer Wert auf „0“); andererseits könnte die schnelle Absage beim Bewerber zu Verwirrung führen, da ihm das Tempo des Rekrutierugnsprozesses nicht bekannt ist. Um ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, seine Bewerbung wäre nicht richtig in Augenschein genommen worden, können Sie über diesen Zeitwert festlegen, nach wievielen Tagen die Aufgabe frühestens in der Aufgabenliste der Benutzer erscheinen soll.

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3.3.8. BEWERBUNGSPORTALE

Das Bewerbungsportal ist eine direkt mit d.vinci verbundene Plattform, auf der alle Veröffentlichungen aktiver Ausschreibungen angezeigt werden. Hier können Bewerber nach den neuesten Ausschreibungen suchen und sich direkt in d.vinci bewerben. Hinweis: Im Bewerbungsportal werden alle Veröffentlichungen aktiver Ausschreibungen angezeigt.

Sie können beliebig viele Bewerbungsportale anlegen, die Ihnen in der Bewerbungsportalliste aufgelistet werden. Auf der rechten Seite jedes Listeneintrags können Sie über Icon-Buttons Portale löschen oder die Homepage aufrufen. Die Spalte [Funktionen] gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die Einstellungen des Portals:

Startseite ist aktiviert Stellenanzeige ist aktiviert Schnittstelle für externe Systeme ist aktiviert (öffentlich oder passwortgeschützt)

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3.3.8.1. Bewerbungsportal anlegen

Konfiguration

• Name: Anzeigename in der Bewerbungsportalliste.

• URL Pfad: Die Webadresse des Bewerbungsportals. Der URL Pfad des Standard-Portals lautet kunde.dvinci.de (Beim Aufruf erfolgt standardmäßig eine automatisch Weiterleitung auf die Stellenanzeige /jobs )

Alle zusätzlich angelegten Bewerbungsportale benötigen zur Abgrenzung vom Standardportal eine eigene, eindeutige Bezeichnung (z.B. „Intranet“). Sub-Portale ( /intranet) werden unter „Portale“ ( /p) zur Standard-URL hinzugefügt.

• Organisationseinheit: In diesem Portal erscheinen nur Veröffentlichungen von

Ausschreibungen, die explizit für diese Organisationseinheit angelegt wurden. Legen Sie z.B. ein Bewerbungsportal für die Organisationseinheit [Berlin] an, werden Ausschreibungen der Organisationseinheiten [Global], [Deutschland] und [Hamburg] nicht in diesem Bewerbungsportal veröffentlich.

Kunde.dvinci.de

/p

/sub-portal-1

/sub-portal-2

/sub-portal-3

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• Veröffentlichungskanal: Die Zuweisung von Ausschreibungsveröffentlichungen zu einzelnen Bewerbungsportalen erfolgt über Veröffentlichungskanäle.

• Sprachen: (Siehe ergänzend auch Kapitel 3.3.10.2 Sprachen.) Ziel der Spracheinstellungen ist es, Bewerbungsportale und Veröffentlichungen möglichst in einer passenden Sprache für Kandidaten anzuzeigen und die Stellenliste zu verschlanken. Die Einstellungen erfolgen in mehreren Schritten. Auf Seiten der PA-Benutzer können Ausschreibungsveröffentlichungen in mehreren Sprachen angelegt werden:

Für jedes einzelne Bewerbungsportal kann eingestellt werden, in welchen Sprachen das Bewerbungsportal selbst angezeigt werden kann. Je nachdem, in welcher Sprache das Bewerbungsportal angezeigt wird, wird auch die entsprechende Sprachversion der Veröffentlichung angezeigt und alternative Sprachversionen ausgeblendet. Dadurch wird verhindert, dass Veröffentlichungen doppelt angezeigt werden und die Stellenliste sich unnötig verlängert. Beispiel: Ein Bewerbungsportal darf sowohl englische, als auch deutsche Veröffentlichungen anzeigen.

Beim Öffnen des Bewerbungsportal-Links wird anhand technischer Indikatoren (z.B. durch die Browser-Sprache) automatisch ermittelt, in welcher Sprache das Bewerbungsportal geöffnet werden soll. Hinweis: Die automatische Erkennung erfolgt nur dann, wenn im Portal-Link keine Sprachspezifikation ( /en bzw. /de) gemacht wurde. Natürlich ist es beim Verbauen eines Portal-Links jedoch auch möglich, von vorne herein festzulegen, in welcher Sprache das Portal geöffnet werden soll. Hierzu wird der entsprechende Sprachindikator direkt hinter die Standard-URL eingefügt.

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Es ist jedoch auch möglich, dass ein Kandidat von einem Browser mit Drittsprache (z.B. Französisch) auf das Portal zugreift. In solchem Fall muss die automatische Sprachermittlung entscheiden, in welcher der vorhandenen Portalsprachen das Portal geöffnet werden soll. Diese Entscheidung wird durch Angabe der Primärsprache vorweggenommen, so dass stets eine Rückfall-Sicherheit besteht.

Durch die Angabe der Sprache werden alle für das betroffene Portal aktivierten Veröffentlichungen gefiltert: Beispiel: • Bewerbungsportal wird über /de-Pfad betreten:

o Es werden alle deutschsprachigen Veröffentlichungen angezeigt.

o Sofern eine deutschsprachige Version vorhanden ist, wird eine eventuell

vorhandene englischsprachige Version ausgeblendet.

o Wenn es keine deutschsprachige Version der Veröffentlichung gibt, jedoch eine englischsprachige, wird die englischsprachige Version ins Portal aufgenommen, obwohl das Portal auf Deutsch ist. (Die Logik dahinter ist, dass es besser ist, die Veröffentlichung in der vorhandenen Alternativsprache anzuzeigen, als gar nicht. Es könnte schließlich auch sein, dass der Kandidat, obwohl er das Bewerbungsportal auf Deutsch betreten hat, auch Englisch spricht.)

• Entsprechend Gegenteiliges gilt beim Betreten des Portals über den (en)-Pfad.

• Hinweis für zukünftige Spracherweiterungen:

Hat eine Ausschreibung keine Veröffentlichung in den vorhandenen Portalsprachen (z.B. „Englisch“ und „Deutsch“), jedoch in anderen Sprachen (z.B. „Französisch“, „Russisch“, „Japanisch“), werden alle alternativen Sprachversionen der Veröffentlichung in der Stellenliste angezeigt, da ein Kandidat möglicherweise eine davon spricht.

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Funktionen

• Startseite aktivieren: [ja] Das Bewerbungsportal mit einer von d.vinci HRS zur Verfügung gestellten, jedoch von Ihnen im Folgenden gestalteten Startseite geöffnet. Diese kann z.B. Bilder, Logos und Zusatztexte enthalten. [nein] Das Bewerbungsportal wird als reine Ausschreibungsliste geöffnet, die Sie z.B. in Ihre firmeneigene Homepage einbauen können. Hinweis: Reiter [Startseite] zum Pflegen der Startseiteninhalte wird deaktiviert.

• Stellenanzeige aktivieren: [ja] Beim Auswählen einer beliebigen Ausschreibung werden die Ausschreibungsdetails angezeigt, welche z.B. einen Einleitungstext, Stellenbeschreibung, Anforderungen etc. beinhalten können. [nein] Beim Auswählen einer beliebigen Ausschreibung wird der Bewerber direkt auf das Bewerbungsformular weitergeleitet. Hinweis: Reiter [Stellenanzeige] zum Pflegen der Stellenanzeigeninhalte wird deaktiviert. Zudem wird der [Zurück]-Button im Bewerbungsbogen, welcher den Bewerber bei eingeschalteter Stellenanzeige zurück zur dieser leitet, ausgeblendet.

• Schnittstelle:

[Aus] Es wird keine Schnittstelle für dieses Portal bereitgestellt. [Öffentlich] Es wird eine ungeschützte Schnittstelle für dieses Portal bereitgestellt, über welche externe Systeme Ausschreibungen verwalten können. [Geschützt] Es wird eine passwortgeschützte Schnittstelle für dieses Portal bereitgestellt, über welche externe Systeme Ausschreibungen verwalten können. Hinweis: Technische Hintergründe der Schnittstelle werden in einer separaten Schnittstellenbeschreibung erklärt, die Ihnen bei Anfrage von d.vinci HRS zur Verfügung gestellt wird.

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Zusätzliche Einstellungen

• IP-Zugriffregeln: Diese Funktion dient der Zugangseinschränkung zum Bewerbungsportal – z.B. für das Intranet, auf welches nur Mitarbeiter zugreifen dürfen. Der Zugriff wird beschränkt auf alle Computer beschränkt, deren IP-Adressen eingefügt ist, wobei die Sperre mit Eintragen von mindestens einer IP in Kraft tritt. Computer, deren IP-Adresse nicht in den IP-Zugriffsregeln eingetragen ist, erhalten beim Aufrufen des Bewerbungsportals eine 403-Fehlermeldung.

• Zusätzlicher Header: Jeder Seite des Bewerbungsportals liegt ein HTML-Quellcode zugrunde, der aus einem <head>-Teil und einem <body>-Teil besteht. Über das Einstellungsfeld [Zusätzlicher Header] können Sie den <head>-Teil aller Seitenquellcodes um zusätzliche Code-Zeilen erweitern, um besondere Funktionen wie z.B. die Nutzung von Google Analytics oder anderer Tracking Methoden zu aktivieren:

<html> <head> Der zusätzliche Header-Code wird an dieser Stelle hinzugefügt. </head> <body></body> </html>

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3.3.8.2. Bewerbungsportal einrichten

Im Anschluss können Sie das Bewerbungsportal nun einrichten. Der Reiter [Eigenschaften] verwaltet die allgemeinen Einstellungen.

• Konfiguration: Änderung der beim Anlegen des Bewerbungsportals gemachten Angaben

• Titel: Änderung des online angezeigten Namens des Bewerbungsportals (z.B. „Bewerbungsportal“, „Karrierecenter“ etc.)

• (Portal-)Fußzeile: Eine generelle Fußzeile für alle folgenden Seiten des Bewerbungsportals. (Manche Seiten verfügen zusätzlich über eigene Fußzeilen.)

• Fußzeile: Panorama: Panorama-Bild, dass unter der Portal-Fußzeile erscheint.

• Layout: Hier können Sie die Standardgestaltungsvorgaben des Bewerbungs-portals verändern und dem Portal ein vollkommen individuelles Aussehen geben. Hinweis: Nur für erfahrene Webgestalter.

• Bilder: Sie können ein Logo und ein Hintergrundbild für das Portal hochladen, sowie ein Favicon einstellen (ein kleines Symbol im Browsertab).

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Über den Container [Layout] können Sie die Gestaltung des Bewerbungsportals umfassend verändern, indem Sie Größe, Farbe, Ausrichtung und Eigenschaften von Bildschirmelementen anpassen. Die einzelnen Wertefelder sind mit Standardwerten vorbelegt, die zusammen das Standardaussehen des Bewerbungsportals definieren. Sie können alle Standardwerte überschreiben. Wenn Sie die Feldinhalte löschen, werden diese automatisch wieder auf den Standardwert zurückgestellt. Hinweis: Alle Layoutanpassungen werden sofort nach dem Speichern ins Bewerbungsportal übernommen.

Über die Anpassung der Standardgestaltung hinaus können Sie den Webseitencode zudem durch Stylesheets ergänzen oder gar überschreiben, um eine individuelle Webseitengestaltung nach eigenen Vorgaben zu verwirklichen.

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3.3.8.3. Startseite

Wenn in den Portaleigenschaften so eingestellt, werden die Stellenangebote beim Öffnen des Portals in eine [Startseite] eingebunden. Die Anordnung der Container entspricht den Positionen der jeweiligen Elemente im Bewerbungsportal. Rote Texte in geschweiften Klammern geben an, dass an dieser Stelle externe Informationen eingebunden werden. In die Startseite werden alle angelegten Veröffentlichungen aktiv geschalteter Ausschreibungen angezeigt.

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3.3.8.4. Stellenanzeige

Der Reiter [Startseite] gibt die genaue Anordnung der Bild- und Textelemente einer Veröffentlichung im Bewerbungsportal wieder. An oberster Stelle stehen drei Platzhalter für Bilder, die ausschließlich über die Veröffentlichungskanäle in externen Jobportalen angezeigt werden, um auch dort ein Firmenlogo einsetzen zu können. Hier eingefügte Bilder erscheinen somit nicht im d.vinci-eigenen Bewerbungsportal. Ebenso verhält es sich mit dem Container [Text für freigestellte Stellenanzeigen], direkt unter dem Panoramabild. In diesem Container können Sie Zusatztexte für die Veröffentlichung auf externen Jobportalen einpflegen (z.B. Unternehmensinformationen).

Über die Container [Einleitung/Position], [Aufgaben] und [Anforderungen], sowie [Details/Abschluss] können Sie die eigentlichen Stellenangebotsdetails einpflegen. Die Nutzung von Platzhaltern ermöglicht es Ihnen, die entsprechenden Texte direkt aus den Veröffentlichungen zu übernehmen.

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Schließlich verfügt auch die Stellenanzeige über eine eigene Fußzeile, welche über den Bewerbungsbuttons angezeigt wird (die in den Portaleigenschaften formulierte Portalfußzeile erscheint unter den Buttons). Zudem können Sie zwei Bilder, z.B. Logos, in der Stellenanzeige abbilden.

Die Anordnung aller Bild- und Textelemente in der Bearbeitungsmaske entspricht den tatsächlichen Positionen in der Stellenanzeige des Bewerbungsportals.

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3.3.8.4.1. Stellenangebote im iframe (ohne Startseite)

Wenn Sie die Stellenangebote lieber als iframe in Ihre eigene Internetseite einbauen möchten, können Sie die Startseite im Container [Konfiguration] des [Eigenschaften]-Reiters ausschalten. Der Link zum Bewerbungsportal führt nun direkt auf den iframe der Stellenangebote, alles andere wird ausgeblendet.

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3.3.8.4.2. iframe auf bestimmte Inhalte reduzieren

Sie können die Ausschreibungsliste als iframes mit unterschiedlichen Suchergebnissen in mehrere externe Websites integrieren, indem Sie denselben iframe-Link mit unterschiedlichen Parametern versetzen. So können Sie z.B. auf einer Website ausschließlich Ausschreibungen für Azubis und/oder Studenten veröffentlichen, während alle anderen Ausschreibungen auf einer anderen, an Berufserfahrene gerichtete Website veröffentlicht werden.

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Hierzu benötigen Sie zunächst den vollen URL-Pfad zur Ihrer Ausschreibungsliste. Dieser endet mit /jobPublication/list. Der letzte Eintrag /list lässt die Ausschreibungsliste als Liste im Bewerbungsportal ausgeben. Ersetzen Sie diesen Eintrag mit /iframe, um die Ausschreibungsliste als reinen iframe wiederzugeben. Die aktualisierte URL können Sie nun in andere Websites einbauen (verlinken).

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Die Suchergebnisse, welche im iframe angezeigt werden, können Sie anhand von drei Parametern weiter spezifizieren, welche Sie Ihrer iframe-URL hinzufügen müssen:

- Organisationseinheiten (orgUnit Parameter „orgUnitID“) - Kategorien (category Parameter „categoriId“) - Zielgruppen (targetGroup Parameter „targetGroup“)

Um einen Parameter an Ihre URL zu hängen, ergänzen Sie diese zunächst um ein Fragezeichen: Domain/jobPublication/iframe?

Nun können Sie einen der drei Parameter auswählen und anhängen, z.B. „targetGroup“.

Der gewählte Parameter benötigt jedoch noch einen Wert, den Sie durch ein Gleichheitszeichen (=) getrennt an den Parameter hängen, z.B. „PUPILS“. Damit ist die Parameterangabe vollständig. In der Ausschreibungsliste werden jetzt nur noch Ausschreibungen für Azubis ausgelistet, alle anderen Ausschreibungen werden ausgeblendet.

Sie können mehrere Parameter aneinanderfügen, indem Sie diese durch ein kaufmännisches Und (&) trennen.

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Anreihung von Werten desselben Parameters Bei der Eingabe eines Parameterwertes sind alle anderen Werte desselben Parameters ausgeschlossen. So gilt z.B.: „targetGroup=PUPILS“

Alle Ausschreibungen mit Zielgruppe „Auszubildende“, alles andere wird ausgeblendet.

Möchten Sie mehrere Werte desselben Parameters einbinden, müssen Sie diese separat erwähnen und durch ein kaufmännisches Und (&) verbinden: „targetGroup=PUPILS&targetGroup=STUDENTS“:

Alle Ausschreibungen für die Zielgruppen „Auszubildende“ und/oder „Studenten“, alles andere wird ausgeblendet.

Da es keine negativen Parameter gibt, können Sie einzelne Parameterwerte nicht explizit ausschließen. Wenn Sie einen bestimmten Parameter aus der Anzeige ausschließen wollen, erreichen Sie dieses nur, indem Sie alle anderen einschließen: „targetGroup=PUPILS&targetGroup=STUDENTS&targetGroup=GRADUATES&targetGroup=OTHERS”

Alle Ausschreibungen für die Zielgruppen „Auszubildende“, „Studenten“, „Absolventen“ und „Andere“. Alles andere (und somit ausschließlich die verbleibende Zielgruppe „Berufserfahrene“) wird ausgeblendet.

Anreihung von Werten unterschiedlicher Parameter Unterschiedliche Parameter werden ebenfalls mit einem kaufmännischen Und (&) verbunden. Bei mehreren Parametern werden nur Ausschreibungen angezeigt, welche alle Parameter erfüllen: „targetGroup=PUPILS&categoryId=1“

Alle Ausschreibungen mit Zielgruppe „Auszubildende“ und Kategorie „1“ werden angezeigt, alles andere wird ausgeblendet.

Sie können auch mehrere Werte unterschiedlicher Parameter miteinander verbinden. Hierbei müssen Ausschreibungen mindestens einen Wert für jeden Parameter erfüllen, um angezeigt zu werden: „targetGroup=PUPILS&targetGroup=STUDENTS&categoryId=1&categoryId=3”

Alle Ausschreibungen mit Zielgruppe “Auszubildende” und/oder “Studenten” auf den Kategorien “1“ und/oder „3“, alles andere wird ausgeblendet

Ausschreibungen mit mehreren Parameterwerten Eine Ausschreibung kann mehreren Zielgruppen und/oder Kategorien zugeordnet sein. Unabhängig davon erscheint sie in der Ausschreibungsliste, solange sie mindestens einen gültigen Wert für alle abgefragten Parameter aufweisen kann.

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Parameterwerte: Zielgruppen Über den Parameter „targetGroup“ können gezielt Ausschreibungen für bestimmte Zielgruppen angezeigt werden. Die Zielgruppe einer Ausschreibung wird beim Erstellen oder Bearbeiten manuell ausgewählt.

Derzeit gibt es fünf verschiedene Zielgruppen:

targetGroup=PROFESSIONALS Berufserfahrene

targetGroup=GRADUATES Absolventen

targetGroup=STUDENTS Studenten

targetGroup=PUPILS Auszubildende

targetGroup=OTHERS Andere

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Parameterwerte: Kategorien Über den Parameter „category“ können gezielt Ausschreibungen angezeigt werden, die auf bestimmten Kategorien liegen. Die Kategorie einer Ausschreibung wird beim Erstellen oder Bearbeiten manuell ausgewählt.

Als Parameterwerte dienen die Nummern, die beim Anlegen von Kategorien automatisch vom System vergeben werden. Sie unterscheiden sich in jedem d.vinci-System. Öffnen Sie im Verwaltungsmenüpunkt [Kategorien] eine beliebige Kategorie, um ihre Nummer in der Adressleiste des Browsers abzulesen: …/category/show/(Nummer). Diese Nummer geben Sie als Parameterwert categoryId=(Nummer) im iframe ein.

Damit keine zwei Kategorien dieselbe Nummer erhalten, bleibt die Kategoriennummer selbst nach dem Löschen der Kategorie reserviert und wird beim Erstellen weiterer Kategorien nicht mehr verwendet. Löschen Sie keine Kategorien, die Sie im iframe benutzen (bzw. ändern Sie die Parameterwerte entsprechend), da die Ausschreibungsliste sonst nicht korrekt angezeigt werden kann.

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Parameterwerte: Organisationseinheiten Über den Parameter „orgUnit“ können gezielt Ausschreibungen angezeigt werden, die auf bestimmten Organisationseinheiten liegen. Die Organisationseinheit einer Ausschreibung wird beim Erstellen dieser manuell ausgewählt.

Als Parameterwerte dienen die Nummern, die beim Anlegen von Organisationseinheiten automatisch vom System vergeben werden. Sie unterscheiden sich in jedem d.vinci-System. Die Standard-Personaler-Rolle hat keinen direkten Zugriff auf diese Nummern und muss sie von einem Administrator erfragen. Dieser öffnet dazu im Konfigurationsmenüpunkt [Organisationseinheiten] eine beliebige Organisationseinheit, um ihre Nummer in der Adressleiste des Browsers abzulesen: …/orgUnit/show/(Nummer). Diese Nummer geben Sie als Parameterwert orgUnitId=(Nummer) im iframe ein.

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3.3.8.5. Bewerberbogen

Sie können den [Bewerberbogen] nach Ihren eigenen Wünschen anpassen.

Der Container [Bewerberbogen] zeigt Ihnen die aktuelle Form des Bewerberbogens an.

In der Bearbeitungsmaske können Sie für jede Ausprägung des Bewerberbogens angeben, ob diese ein Pflichtfeld oder optional sein, bzw. aus dem Bewerberbogen ausgeblendet werden soll.

Schließlich können Sie noch einen Datenschutztext einpflegen.

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3.3.8.6. Bewerberbogen: Bestätigungsseite

Schließlich können Sie noch einen Text für die Bestätigungsseite des Bewerberbogens formulieren.

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3.3.9. VERÖFFENTLICHUNGSKANÄLE

Die Zuweisung von Veröffentlichungen zu Bewerbungsportalen erfolgt über Veröffentlichungskanäle.

Sie können beliebig viele Veröffentlichungskanäle anlegen.

monster.de

jobboerse.de

tochterfirma.de

Externe Jobportale

Homepage mutterfirma.de

Intranet Intranet

Veröffentlichungskanal

Bewerbungsportal

Veröffentlichung

Veröffentlichung

Veröffentlichung Veröffentlichung

Veröffentlichung

Veröffentlichung

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PA-Benutzer haben beim Veröffentlichen jeder einzelnen Ausschreibung die Möglichkeit auszuwählen, über welche Kanäle die Veröffentlichung erfolgen soll. Die Veröffentlichung wird dabei auf allen Bewerbungsportalen angezeigt, welche dem entsprechenden Veröffentlichugnskanal zugewiesen sind.

Ob beim Anlegen einer Veröffentlichung ein bestimmer Veröffentlichungskanal mit [An] oder [Aus] vorbelegt sein soll, können Sie über den Standardwert des Veröffentlichungskanals bestimmen.

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Als zusätzliche Berechtigung müssen Sie für einzelne Organisationseinheiten festlegen, welche Veröffentlichungskanäle von diesen aus angesteuert werden können. Ausschreibungen, die auf Organisationseiheiten liegen, für die ein bestimmter Veröffentlichungskanal nicht eingestellt ist, können sonst nicht über den betroffenen Kanal veröffentlicht werden.

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3.3.10. GRUNDEINSTELLUNGEN

3.3.10.1. E-Mail-Konfiguration (Standard-E-Mail-Absender, iCal, SMTP)

Über die E-Mail Konfiguration können Sie die folgenden Punkte einstellen:

• Standard-E-Mail-Absender • iCal Versand für Termine • eigenen SMTP-Server

Über den Standard-E-Mail-Absender werden alle automatisch vom System generierten E-Mails versendet. Ersetzen Sie den Standard-Platzhalter [[email protected]] mit einer E-Mail-Adresse Ihrer Wahl.

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Der iCal-Versand ist eine Ergänzung der Standard-Terminfunktion. Durch Aktivierung des iCal-Versandes werden bei einer Terminvereinbarung in d.vinci (z.B. beim Statusübergang auf [Erstgespräch]) Bewerber, Termin-Organisator und alle teilnehmenden Benutzer per E-Mail benachrichtigt. Die E-Mail gibt eine knappe, übersichtliche Angabe aller terminbezogenen Daten. Zudem wird der E-Mail eine *.ics-Datei angehängt.

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Die *.ics-Datei enthält alle Termindaten. Beim Öffnen der Datei wird Ihnen angeboten, diese Termindaten Ihrem externen Kalender als neuen Termin hinzuzufügen.

Da iCal eine Ergänzung der Standard-Terminfunktion ist, verhalten sich iCal-Termine wie gewohnt und können durch Löschung im Bewerbungs-Reiter [Aktivitäten] abgesagt werden. Die Absage löst die Benachrichtigung aller Beteiligten per E-Mail mit angehängter *.ics-Datei zum Entfernen des Termins aus dem externen Kalender aus.

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Der iCal Versand kann über zwei Wege erfolgen:

• Organisator ist der Standard-Email-Absender Die E-Mail wird im Namen des Standard-E-Mail-Absenders verschickt.

• Organisator ist der angemeldete Benutzer E-Mail-Absender ist die Adresse des Benutzers, der den Termin eingestellt hat. Hinweis: Diese Einstellung kann bei einigen E-Mail-Clients einen Fehler verursachen, wenn der Termin-Organisator selbst auch ein Teilnehmer ist, da Absender- und Empfänger-Adresse dann identisch sind. Dies führt auf Seiten des Clients dazu, dass der Termin weder automatisch in den Kalender des Organisators eingestellt wird, noch von diesem angenommen werden kann. Ihm bleibt nichts übrig, als den Termin manuell in seinen Kalender einzupflegen. Wenn dieser Fehler bei Ihrem E-Mail-Client auftritt, empfiehlt es sich, den Standard-E-Mail-Absender als Organisator einzustellen, da auch dann der echte Organisator für alle anderen Teilnehmer im E-Mail-Text ersichtlich ist.

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E-Mail-Spamfilter können erkennen, ob E-Mails auch wirklich von dem Absender verschickt werden, den Sie vorgeben. Wenn also über das d.vinci System eine E-Mail ausgeht, die eigentlich von einem Drittserver verschickt wurde, könnte diese fälschlicherweise von Spamfiltern abgefangen werden. Um für das Empfängerkonto klarzustellen, dass die E-Mails nicht von d.vinci sondern von Ihren E-Mail-Servern stammen und somit die Vertrauenswürdigkeit der über d.vinci ausgegangen E-Mails zu gewährleisten, können Sie einen eigenen SMTP-Server in d.vinci anlegen. Beim Speichern der Serverdaten werden diese auch sogleich automatisch getestet und beim Fehlschlagen wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Es ist also gewährleistet, dass keine falschen Daten gespeichert werden können. Hinweis: Falls Sie die richtigen Einstellungen für Ihren E-Mail-Server nicht kennen, konsultieren Sie hierzu bitte einen hauseigenen Techniker.

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3.3.10.2. Sprachen

Stellen Sie ein, welche Sprachen in d.vinci verfügbar sein sollen. Die Auswahl verfügbarer Sprachen wirkt sich aus auf

• die Verfügbarkeit von Benutzersprachen.

• die Mehrsprachigkeit von Textelementen (z.B. Stammdatentitel).

• die Mehrsprachigkeit des Bewerbungsportals.

Dies bezieht sich auf

o Veröffentlichungen

o Portaltexte

Öffnen Sie im Grundeinstellungs-Reiter [Sprachen] die Bearbeitungsmaske.

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• Primärsprache

o Das Ausfüllen von Primärsprachen-Feldern ist Pflicht.

o dient der Rückfall-Sicherheit. Beispiel: Primärsprache ist Deutsch. Die Stammdatentitel wurden auf Deutsch gepflegt (Pflicht). Nun wird das System um eine zusätzliche Sprache erweitert - z.B. Englisch. Sofern die Stammdatentitel nicht nachträglich auf Englisch gepflegt worden sind, kann sich ein Benutzer mit englischer Benutzersprache diese nicht anzeigen lassen. Damit die Stammdatenliste nicht als leer angezeigt wird, tritt die Rückfall-Sicherheit in Kraft und die Stammdatentitel werden auf Deutsch angezeigt – solange, bis die englischen Titel nachgetragen werden.

• Weitere Sprachen

o ermöglichen die Umstellung der Benutzersprache.

o ermöglichen die Mehrsprachigkeit von Textfeldern und Bezeichnungen.

o ermöglichen das mehrsprachige Anlegen von Veröffentlichungen.

o ermöglichen die mehrsprachige Darstellung der Bewerbungsportaltexte.

o sind optional, können jedoch über die entsprechende Checkbox als Pflichtsprachen eingestellt werden. Dies bedeutet, dass überall, wo mehrsprachige Texte und Bezeichnungen angelegt werden können, die Eingabe der betroffenen Sprache (neben der Primärsprache) verpflichtend ist (mit einem * gekennzeichnet).

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3.3.10.3. Sicherheit

Über die Sicherheit kann in den Grundeinstellungen festgelegt werden, auf welche IP-Adressen der Systemzugriff beschränkt werden soll. D.h., dass auch mit gültigen Zugangsdaten nicht von PCs mit abweichenden IP-Adressen auf den internen Bereich zugegriffen werden kann, da sich die Eingabemaske der Zugangsdaten gar nicht erst öffnen lässt. Der externe Bereich des Bewerbungsportals bleibt davon unberührt. Sind keine IP-Adressen eingetragen, bleibt der Zugriff universell offen und die Sicherheit abhängig von gültigen Zugangsdaten. Sobald mindestens eine IP-Adresse eingetragen wird, beschränkt sich der Systemzugriff automatisch auf diese. Veränderungen an der IP-Liste können nur gespeichert werden, wenn der eingebende Benutzer seine eigene IP-Adresse mit auf die Liste setzt. Dadurch wird vermieden, dass der Systemzugriff auf Benutzer ohne Grundeinstellungsberechtigungen beschränkt wird und man sich somit aus der Administration ausschließt.

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3.3.11. MEDIEN

PA-Benutzern soll es gestattet sein, Standard-Medien des Bewerbungsportals (z.B. Logos oder Panoramas) für einzelne Veröffentlichungen zu überschreiben. Hierzu können Sie alternative Media-Dateien in die Medienliste hochladen, aus welchen PA-Benutzer auswählen können.

Hochladen und Einsetzen von alternativen Medien zum Überschreiben der Standard-Platzhalter nach Typ und Organisationseinheit.

Derzeitig verfügbare Typen:

• Stellenanzeige oben-links • Stellenanzeige oben-mitte • Stellenanzeige oben-rechts

(Für externe Veröffentlichungskanäle.)

• Stellenanzeige Panoramabild

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• Stellenanzeige Logo unten-mitte • Stellenanzeige Logo unten-rechts

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Rolle „Administrator (Standard)“ Extras

3.4. EXTRAS

3.4.1. DATENIMPORT

Über den Datenimport können Bewerberdaten in XML-Dateien in d.vinci eingespeist werden. Die XML-Datei muss hierfür ein bestimmtes Schema aufweisen.

Erstellen Sie eine XML-Datei entsprechend des vorgegebenen XML Schemas. In der Kopfleiste der Schema-Datei finden Sie hilfreiche Zusatzinformationen. Laden Sie diese herunter und öffnen Sie sie mit einem Texteditor.

Wenn die importierten Bewerbungsdaten Quellen oder Absagegründe beinahlten, welche Ihrem d.vinci System nicht bekannt sind, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Durch Anklicken der Checkboxen zum automatischen Anlegen neuer Quellen und Absagegründe werden die unbekannten Variablen aus der XML-Datei direkt in d.vinci angelegt.

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Rolle „Administrator (Standard)“ Extras

Jede Bewerbung in d.vinci verfügt über einen eigenen Referenzwert. Wenn Sie eine Bewerbung importieren, für die es im System bereits eine Bewerbung mit identischer Referenz gibt, wird die alte Bewerbung mit den neuen Daten aktualisiert.

Nach demselben Prinzip können Sie auch XMl-Dateien zum Hochladen von Anhängen anlegen, die sie online zur Verfügung stellen müssen.

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Anwendungsbeispiele Wie man eine neue Benutzerrolle [Betriebsrat] erstellt

4. ANWENDUNGSBEISPIELE

4.1. WIE MAN EINE NEUE BENUTZERROLLE [BETRIEBSRAT] ERSTELLT

In diesem Schritt-für-Schritt-Beispiel werden

eine Benutzerrolle für den Betriebsrat (BR) erstellt, die notwenigen Bewerbungsstatus erstellt, die notwendigen Berechtigungen erstellt, Benutzerrolle, Status und Berechtigungen miteinander verknüpft und die Benutzerrolle einem Benutzer zugewiesen.

Vor dem Angehen dieser Arbeitsschritte sollte zunächst festgelegt werden, was die BR-Rolle sehen und tun darf (), um zu ermitteln, was für Erstellung der Rolle getan werden muss ( ) und was dabei zu beachten ist (●). In diesem Beispiel

Sichtberechtigung: Die BR-Rolle darf nur Bewerbungen sehen, die von der PA-Rolle auf einen eigens angelegten BR-Status weitergeleitet wurden • Um Sichtberechtigung für ausgewählte Bewerbungsstatus zu erhalten, müssen

Benutzerrolle und Status mittels einer Statusberechtigung verknüpft werden. Für die Standard-Benutzerrollen existieren dafür die Systemberechtigungen [ Status Personalabteilung] und [ Status Fachbereich].

Anlegen einer Statusberechtigung für die Verknüpfung von BR-Rolle und

Status: [Status Betriebsrat].

Anlegen eines neuen Status, der anzeigt, dass die Bewerbung dem Betriebsrat zur Einsicht vorliegt: Status [Beim Betriebsrat].

Zuweisung der Statusberechtigungen [ Status Personalabteilung] und [Status Betriebsrat] zum Bewerbungsstatus [Beim Betriebsrat], damit der Status von PA- und BR-Benutzern gesehen werden kann.

Anlegen einer Statusübergangsberechtigung von Status [beliebig] auf

Status [Beim Betriebsrat].

Zuweisung dieser Statusübergangsberechtigung zur PA-Rolle.

• Dies befähigt die PA-Rolle, Bewerbungen vom Status [beliebig] auf den Status [Beim Betriebsrat] zu wechseln, nicht jedoch, sie wieder davon herunterzunehmen. In unserem Beispiel ist dies richtig, da es dem Betriebsrat obliegen soll, den nächsten Statusübergang durchzuführen. Soll die PA-Rolle Bewerbungen wieder zurückziehen können, muss eine zusätzliche Statusübergangsberechtigung von Status [Beim Betriebsrat] zu Status [beliebig] angelegt und der PA-Rolle zugewiesen werden.

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Handlungsberechtigung: Die BR-Rolle muss ihre Zustimmung zu Bewerbungen mit Status [Beim Betriebsrat] geben, damit diese von der PA-Rolle weiterverarbeitet werden können.

Anlegen eines neuen Bewerbungsstatus [Betriebsrat: Zustimmung]

Zuweisung der Statusberechtigungen [ Status Personalabteilung] und

[Status Betriebsrat] zum Bewerbungsstatus [Betriebsrat: Zustimmung], damit der Status von PA- und BR-Benutzern gesehen werden kann.

Anlegen einer Statusübergangsberechtigung von Status [Beim Betriebsrat]

auf Status [Betriebsrat: Zustimmung].

• Statt einer Einzelberechtigung für diesen expliziten Statusübergang empfiehlt sich das Anlegen einer allgemeinen Berechtigung für alle BR-rollenspezifischen Statusübergänge nach Vorbild der Systemberechtigung [ Statusübergänge Personalabteilung]: [Statusübergänge Betriebsrat]. In dieser können eventuell später hinzukommende BR-Statusübergänge gebündelt werden.

Erstellen der BR-Rolle

• Anlegen einer BR-Benutzerrolle, wenn alle BR-Benutzer prinzipiell die gleichen Rechten erhalten sollen.

• Nach Vorbild der Systemrollen bietet sich alternativ die Möglichkeit, eine nicht-Benutzerrolle als Grundlage für unterschiedliche BR-Benutzerrollen anzulegen. Benutzerrollen können mit dieser nicht-Benutzerrolle ausgestattet und ergänzend mit Einzelberechtigungen individualisiert werden.

• In der BR-Rolle wird eine Organisationsebene definiert, wenn alle

Benutzer dieser Rolle eine übergreifende und einheitliche Sicht- und Handlungsreichweite erhalten sollen. Dürfen BR-Benutzer nur auf Bewerbungen des eigenen Standortes (bzw. aufgrund der Erbrechte auch darunter liegender Standorte) zugreifen, bleibt die Organisationsebene in der Rolle undefiniert. Sicht- und Handlungsreichweite ergeben sich dann aus der Organisationseinheit der einzelnen BR-Benutzer. (Siehe hierzu auch Kapitel 1.4.1 Verortung von Benutzern).

Zuweisung der Statusübergangsberechtigung von Status [Beim Betriebsrat] auf Status [Betriebsrat: Zustimmung] zur BR-Rolle.

Anlegen einer Statusübergangsberechtigung von Status [Betriebsrat: Zustimmung] auf Status [beliebig].

Zuweisung dieser Statusübergang-Berechtigung zur PA-Rolle.

• Dies ist notwendig, damit PA-Benutzer die Bewerbung nach Zustimmung des Betriebsrats weiterverarbeiten können.

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Sichtberechtigung für Ausschreibungen nach Benutzergruppen

Hinzufügen der Systemberechtigung [ Ausschreibung gemäß Benutzergruppe sehen] zur BR-Rolle.

• Dies ermöglicht es Betriebsräten, auch die entsprechenden Ausschreibungen anzusehen.

Hinzufügen von BR-Benutzern zu Benutzergruppen (damit Bewerbungen im

Reiter [Ausschreibungen] der Übersicht erscheinen).

Die Zuweisung zu Benutzergruppen kann erfolgen über die

• Benutzerrolle

o Zuweisung durch Administrator. o Alle BR-Benutzer sind den rollengebundenen Gruppen

zugewiesen.

• Benutzereinstellungen

o Zuweisung durch Administrator oder PA-Benutzer. o Einzelne BR-Benutzer werden bestimmten Benutzergruppen

zugewiesen.

• Benutzergruppen

o Zuweisung durch PA-Benutzer. o Einzelne BR-Benutzer werden bestimmten Benutzergruppen

zugewiesen.

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4.1.1. STATUSBERECHTIGUNG ERSTELLEN: [STATUS BETRIEBSRAT]

Vor dem Anlegen der BR-Rolle und entsprechender Status benötigt es zunächst einer neuen Statusberechtigung, die Rolle und Status zu einem zusammenhängenden Gebilde verknüpft. In unserem Beispiel wählen wir nach Vorbild der Systemberechtigung [ Status Personalabteilung] die Bezeichnung [Status Betriebsrat].

nicht-/Benutzerrolle (Status-)Berechtigung Bewerberstatus

Zum Erstellen der Statusberechtigung [Status Betriebsrat] gehen Sie wie folgt vor:

Menü [Konfiguration] [Berechtigungen] Neue Berechtigung anlegen

• Anzeigename (de): Status Betriebsrat • Anzeigename (en): Status Works Council • Interner Name: STATUS_WORKS_COUNCIL

• Diese Berechtigung benötigt keine Statusübergänge

[Beim Betriebsrat]

[Betriebsrat: Zustimmung] [Betriebsrat]

[Status Betriebsrat]

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4.1.2. ANLEGEN DER NEUEN BEWERBUNGSSTATUS

4.1.2.1. Status [Beim Betriebsrat]

Zum Erstellen des Status [Beim Betriebsrat] gehen Sie wie folgt vor:

Menü [Konfiguration] [Bewerbungsstatus] Neuen Bewerbungssatus anlegen

Eigenschaften

• Anzeigename (de): Beim Betriebsrat • Anzeigename (en): At Works Council • Interner Name: AT_WORKS_COUNCIL

• Benötigte (Status-)Berechtigungen

o [Status Betriebsrat] o [ Status Personalabteilung] o [ Status Fachbereich] (Wenn der Fachbereich sehen darf, dass die

Bewerbung dem Betriebsrat vorliegt.)

• Icon: YELLOW_FLAG (Siehe 5.1 Liste der Status-Icons) • Automatische Löschung: Nein • Finaler Status: Nein (nicht anhaken)

Statusübergangsfunktionen

• Absagegrund auswählen: Nein • Termin setzen: Nein

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4.1.2.2. Status [Betriebsrat: Zustimmung]

Zum Erstellen des Status [Beim Betriebsrat] gehen Sie wie folgt vor:

Menü [Konfiguration] [Bewerbungsstatus] Neuen Bewerbungssatus anlegen

Eigenschaften

• Anzeigename (de): Betriebsrat: Zustimmung • Anzeigename (en): Works Council: Approval • Interner Name: WORKS_COUNCIL_APPROVAL

• Benötigte (Status-)Berechtigungen

o [Status Betriebsrat] o [ Status Personalabteilung] o [ Status Fachbereich] (Wenn der Fachbereich sehen darf, dass die

Bewerbung dem Betriebsrat vorliegt.)

• Icon: GREEN_FLAG (Siehe 5.1 Liste der Status-Icons) • Automatische Löschung: Nein • Finaler Status: Nein (nicht anhaken)

Statusübergangsfunktionen

• Absagegrund auswählen: Nein • Termin setzen: Nein

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4.1.3. STATUSÜBERGANGSBERECHTIGUNGEN ERSTELLEN

4.1.3.1. Statusübergänge Abgabe/Abholung Betriebsrat

Alle Statusübergänge der d.vinci Standard-Benutzerrolle [Personalabteilung] finden sich in der Systemberechtigung [ Statusübergänge Personalabteilung]. Da es sich um eine Systemberechtigung handelt, können ihr keine neuen Berechtigungen hinzugefügt werden. Um Bewerbungen an den Betriebsrat abzugeben, benötigt die PA-Rolle daher eine neue, eigenständige Berechtigung für den Statusübergang:

1. Status [beliebig] zu Status [Beim Betriebsrat] Ist ein solcher Statusübergang erfolgt, liegt die Bewerbung dem Betriebsrat vor und wird von diesem weiterverarbeitet:

• Status [Beim Betriebsrat] zu Status [Betriebsrat: Zustimmung]

Damit endet die Prüfung durch den Betriebsrat und die Bewerbung muss wieder an die Personalabteilung zurückgehen. Je nachdem, was Sie bevorzugen, kann dies auf zwei mögliche Weisen erfolgen, die unterschiedliche Berechtigungen erfordern:

• Aktion durch Betriebsrat: Die Bewerbung wird zurückgegeben. • Aktion durch Personalabteilung: Die Bewerbung wird abgeholt.

In unserem Beispiel wählen wir die zweite Alternative. D.h., sobald die Bewerbung auf Status [Betriebsrat: Zustimmung] liegt, endet das Handlungspotential der BR-Rolle und es obliegt der PA-Rolle, die Bewerbung auf den nächsten Status im Recruitingprozess zu setzen. Dafür benötigt sie eine Berechtigung für den neuen Statusübergang:

2. Status [Betriebsrat: Zustimmung] zu Status [beliebig]

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Die beiden neuen Statusübergänge für die Abgabe und Abholung der Bewerbung können als einzelne Berechtigungen angelegt werden. Der Pragmatik halber bietet es sich auch an, sie in einer einzelnen Berechtigung zu bündeln – z.B. als [Statusübergänge Abgabe/Abholung Betriebsrat]:


• Anzeigename (de): Statusübergänge Abgabe/Abholung Betriebsrat • Anzeigename (en): Status transitions drop-off/pick-up Works Council • Interner Name: STATUS_TRANSITIONS_DROPOFF_PICKUP_WC

Nach dem Anlegen der Statusübergangsberechtigung müssen nun die eigentlichen Statusübergänge eingerichtet werden. In unserem Beispiel soll die Bewerbung erst dann an den Betriebsrat abgegeben werden, nachdem die Personalabteilung sich bereits für den Bewerber entschieden und ihm ein Vertragsangebot zugeschickt hat. Sobald der Bewerber dem Vertragsangebot zusgestimmt hat, kann die Bewerbung von Status [Vertragsangebot] auf Status den [Beim Betriebsrat] gewechselt werden. Über einen Shortcut erfolgt dieser Statusübergang besonders schnell. Nachdem der Betriebsrat die Bewerbung gesichtet und einen Statusübergang von Status [Beim Betriebsrat] zu [Betriebsrat: Zustimmung] durchgeführt hat, endet seine Verantwortung und die Bewerbung muss von der PA-Rolle wieder abgeholt werden. Da nun alle Bedingungen für eine Einstellung des Bewerber erfüllt sind, kann die Bewerbung von Status [Betriebsrat: Zustimmung] zu Status [Vertrag verschickt] gewechselt werden. Natülich kann es vorkommen, dass der Bewerber oder die Personalabteilung in der Zwischenzeit ihre Meinung geändert haben. Daher stehen auch die Statusübergänge zu den Status [Selbstabsage] und [Abgesagt] zur Verfügung.

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4.1.3.2. Statusübergänge Betriebsrat

Damit Betriebsräte einen Statusübergang vom Status [Beim Betriebsrat] zum Status [Betriebsrat: Zustimmung] durchführen können, benötigen auch sie eine neue Statusübergangsberechtigung. Im Fall dessen, dass die Handlungsmöglichkeiten des Betriebsrates in Zukunft erweitert werden, bietet es sich an, von vorne herein eine Berechtigung für alle zukünftig möglichen Statusübergänge des Betriebsrats zu erstellen. In unserem Beispiel wählen wir diesen Weg und legen nach dem Vorbild der Systemberechtigung [ Statusübergänge Personalabteilung] eine neue Berechtigung [Statusübergänge Betriebsrat] an.


• Anzeigename (de): Statusübergänge Betriebsrat • Anzeigename (en): Status transitions Works Council • Interner Name: STATUS_TRANSITIONS_WORKS_COUNCIL

Diesem wird der Statusübergang von Status [Beim Betriebsrat] zu Status [Betriebsrat: Zustimmung] hinzugefügt. Um dem Betriebsrat den Statusübergang zu erleichtern, aktivieren wir für diesen Statusübergang einen Shortcut.

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4.1.4. VERGABE DER BERECHTIGUNGEN

4.1.4.1. Benutzerrolle [Betriebsrat] erstellen

Wenn alle nötigen Bewerbungsstatus, sowie Status- und Statusübergangsberechtigungen erstellt sind, kann nun eine neue Rolle [Betriebsrat] angelegt werden. Es bieten sich zwei Optionen an:

• Unmittelbare Zuweisung der Berechtigungen für eine einheitliche BR-Rolle: Erstellen einer neuen Benutzerrolle [Betriebsrat], der alle Berechtigungen angehängt werden.

• Mittelbare Zuweisung der Berechtigungen für verschiedenartige BR-Rollen: Erstellen einer nicht-Benutzerrolle [Betriebsrat (Standard)] nach Vorbild der Systemrollen. Alle Berechtigungen werden darin gebündelt und diese dann in eine neue erstellte Benutzerrolle [Betriebsrat] eingebunden.

In der Voraussicht, später eventuell verschiedene BR-Rollen mit gemeinsamen Grundberechtigungen und individuell unterschiedliche Zusatzberechtigungen erschaffen zu wollen, wählen wir in diesem Beispiel die zweite Option und erschaffen zunächst eine nicht-Benutzerrolle [Betriebsrat (Standard)] nach Vorbild der Systemrollen an:

Menü [Konfiguration] [Rollen] Neue Rolle anlegen

• Anzeigename (de): Betriebsrat (Standard) • Anzeigename (en): Works Council (Standard) • Interner Name: WORKS_COUNCIL_STANDARD

• Benutzerrolle: Nein • Enthaltene Rollen: Keine • Organisationsebene: Keine (Siehe Kapitel 1.4.1 Verortung von Benutzern)

• Berechtigungen:

o [Ausschreibungen gemäß Benutzergruppen sehen ]

Das Menü [Ausschreibungen] erscheint in der Menüleiste. Die Ausschreibungsliste zeigt ausschließlich Ausschreibungen mit gleicher Benutzergruppenzugehörigkeit wie die des Benutzers an.

o [Bewerbungen gemäß Benutzergruppen sehen ]

In der Übersicht und in der Bewerbungsliste von Ausschreibungen erscheinen alle Bewerbungen auf Ausschreibungen mit gleicher Benutzergruppenzugehörigkeit wie die des Benutzers.

o [Status Betriebsrat] Es werden nur Bewerbungen angezeigt, die mit dieser Statusberechtigung ausgestattet sind.

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o [Statusübergänge Betriebsrat] Für Bewerbungen sind nur Statusübergänge möglich, die in dieser Statusübergangsberechtigung definiert wurden.

Hinweis: Ohne die Systemberechtigung [ Service Center aufrufen] erscheint der Button zum Öffnen des Service Centers nicht in der Benutzerinformation. In unserem Beispiel verzichten wir darauf.

Damit ist das Berechtigungsgrundpaket für BR-Rollen erstellt. Dieses kann nun in eine BR-Benutzerrolle eingebunden werden, die zunächst jedoch erstellt werden muss:

Menü [Konfiguration] [Rollen] Neue Rolle anlegen

• Anzeigename (de): Betriebsrat • Anzeigename (en): Works Council • Interner Name: WORKS_COUNCIL

• Benutzerrolle: Ja • Sicherheitsstufe: Normal

• Berechtigungen: Keine (erst einmal)

o Da die Berechtigungsbasis zuvor in Form einer nicht-Benutzerrolle

definiert wurde, benötigt es an dieser Stelle erst einmal keiner zusätzlichen Berechtigungen. Wenn Sie verschiedene BR-Benutzerrollen anlegen, können Sie hier unterschiedliche Zusatzberechtigungen hinzufügen, um die Berechtigungen der nicht-Benutzerrolle individuell zu erweitern.

• Enthaltene Rollen: [Betriebsrat (Standard)]

o Hier wird die zuvor erstellte nicht-Benutzerrolle eingebunden.

• Organisationsebene: Keine (Siehe Kapitel 1.4.1 Verortung von Benutzern)

106


4.1.4.2. Standard-Benutzerrolle [Personalabteilung] ausstatten

Damit die PR-Rolle Sichtberechtigung auf die neuen BR-Status erhält und diese verschieben kann, müssen Ihr die neue Status- und Statusübergangsberechtigung zugewiesen werden.

Menü [Konfiguration] [Rollen] Standard-Benutzerrolle [Personalabteilung] öffnen/bearbeiten Hinzufügen der neuen Berechtigungen:

• Status [Betriebsrat] • Statusübergänge [Abgabe/Abholung Betriebsrat]

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4.1.4.3. Neuen BR-Benutzer anlegen

Legen Sie nun einen neuen Benutzer an und statte Sie diesen mit BR-Benutzerrolle [Betriebsrat] aus.

Menü [Verwaltung] [Benutzer] Neuen Benutzer anlegen Rollen: [Betriebsrat] Benutzergruppen: beliebig

• Die Zuweisung von Benutzergruppen ist wichtig, da die entworfene BR-

Rolle ausschließlich Bewerbungen und Ausschreibungen nach Benutzergruppenzugehörigkeit sehen darf.

4.1.5. BENUTZERINTERAKTION

Der PA-Benutzer kann nun Bewerbungen auf Status [Vertragsangebot] an den Betriebsrat abgeben, indem er sie auf den neuen Status [Beim Betriebsrat] verschiebt. Sobald die Bewerbung abgegeben wurde, kann der PA-Benutzer keine weiteren Statusübergänge für die Bewerbung durchführen.

108


In der Übersicht des PA-Benutzers wird der neue Status [Beim Betriebsrat] angezeigt.

In der Übersicht des BR-Benutzers werden ausschließlich die neuen Status angezeigt.

109


Der BR-Benutzer kann nun die Bewerbungen mit Status [Beim Betriebsrat] einsehen und einen Statusübergang zum Status [Betriebsrat: Zustimmung] durchführen. Darüber hinaus hat er jedoch keine Befugnisse zum Bearbeiten der Bewerbungsdaten. Auch die Bewerbungsreiter [Aktivitäten] und [Historie] werden nicht angezeigt.

Sobald die Bewerbung auf dem Status [Betriebsrat: Zustimmung] liegt, endet das Handlungspotential des BR-Benutzers, d.h. es sind keine weiteren Statusübergänge mehr möglich und auch sonst kann an der Bewerbung nichts verändert werden.

110


Beim Betriebsrat liegende Bewerbungen mit Status [Betriebsrat: Zustimmung] liegen nun zur Abholung durch die Personalabteilung bereit.

Die Abholung erfolgt, indem der Pa-Benutzer für die Bewerbung einen Statusübergnag zum nächsten Status im Recruitingprozess durchführt.

111

Anhang Liste der Status-Icons

5. ANHANG

5.1. LISTE DER STATUS-ICONS

Name Name

WHITE_HEAD

FLAG_GREEN

YELLOW_HEAD

FLAG_GREY

BLUE_HEAD

FLAG_PINK

GRAY_HEAD

YELLOW_FLAG

ORANGE_HEAD

FLAG_BLACK

HEAD_PINK

FLAG_ORANGE

HEAD_DARK_GREEN

OFFER_OF_CONTRACT

HEAD_TURQUOISE

SEND_CONTRACT

RED_HEAD

INTERVIEW_FIRST

HEAD_BLACK

INTERVIEW_FOLLOW_UP

HEAD_BLUE_WITH_GLOBE

INTERVIEW_SECOND

GREEN_TICK

INTERVIEW_THIRD

RED_CROSS

INTERVIEW_VIDEO

BLUE_HAND

RED_CALENDAR

SANDGLASS

TELEPHONE_INTERVIEW

112


DOCUMENTS_DEMAND_LATER

TASK_BLUE_HAND

TASK_DOCUMENTS_DEMAND_LATER

TASK_GREEN_TICK

TASK_HEAD_BLUE

TASK_INTERVIEW_FIRST

TASK_INTERVIEW_FOLLOW_UP

TASK_INTERVIEW_SECOND

TASK_INTERVIEW_TELEPHONE

TASK_INTERVIEW_THIRD

TASK_INTERVIEW_VIDEO

TASK_RED_CALENDAR

TASK_RED_CROSS

TASK_RED_TICK

113


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