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Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 1

One page only – Berichte für Entscheider

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Controllerverein.com

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One page only – Berichte für Entscheider

oder so ? .



Vorgehensweise: die Lernpyramide

den Stoff lesen Lesen 10%

den Stoff hören Worte hören 20%

den Stoff sehen Bilder ansehen 30%

Ergebnisse sehen Demonstration beobachten 50%

den Stoff selbst erläutern Rede halten 70%

selbst anwenden real TUN bzw. simulieren 90%


selbständiger Berater mit den Schwerpunkten: Einführung Balanced Scorecard in Unternehmen praxisnahe Workshops zur Balanced Scorecard

Internationaler Controller Verein eV Leiter des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit Mitveranstalter CIB / Controller Nachwuchspreis

Lehrbeauftragter Humboldt Universität zu Berlin undDonau Universität Krems

Hobbies: Neues entdecken, Reisen, Wandern,Fahrradtouren, Volleyball, Segeln

Herwig R. Friedag

Dr. Herwig R. Friedag Friedag Consult

Beskidenstr. 33, D 14129 Berlin Fon +49 30 80 40 40 00Fax +49 30 80 40 40 01

consult @ friedag.comwww.friedag.com

Jahrgang 1950, Dipl. Volkswirt, Dr. rer.pol.


Veröffentlichungen

1999, 2000, 2002

2001

2003

2005

2004

2002, 2003, 2005, 2011

2009

2000, 2002, 2004

Gesamtauflage > 75.000 Exemplare in CZ, D, FIN, PL, RUS


1. Gruppenzusammenstellung

2. Festlegen GruppensprecherIn

3. Vorstellung je eines Gruppenpartners/in mit Name und Ausbildung Arbeitgeber / verantwortlich für ... Worüber würden Sie sich bis Ostern freuen ?

Zeit: Kennenlernen = 20 Minuten, danach je 1 Minute zum Vorstellen

Vorstellung


One page only 01 Ideen für ein gutes Reporting 02 Informationsbedarf des Kunden03 OPO – Beispiele04 Gruppenarbeit OPO

ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26


Controller sind Transparenz-verantwortliche und Partner des Managements zur Vorbereitung von Entscheidungen auf allen Führungsebenen (DIN SPEC 1086 )

Sinn und Zweck des Berichtswesens ist es:o Transparenz zu schaffen,

o steuerungsrelevante Informationen zu generieren,

o diese für den jeweiligen Nutzer aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen,

um im Rahmen der Unternehmensführung zu einer zielorientierten Entscheidungsfindung zu kommen.

Aufgaben eines Reports

01 Ideen für ein gutes Reporting


Das Berichtswesen hat sich an den Informationsbedarfen der einzelnen Empfänger auszurichten. Ein schlankes, verständliches und aussagekräftiges Berichtswesen ist dabei die Voraussetzung für Akzeptanz und Anwendung bei allen Empfängern.

Aufgaben des Reports



Je nach zeitlicher Dimensionierung können z.B. monatliche, Quartals- oder Jahresberichte erstellt werden, die die aktuellen Daten auflisten und die Abweichungen zu vorherigen Perioden sichtbar machen und kommentieren – und als Grundlage für eine Diskussion dienen.




Gerade für Controller ist das Berichtswesen ein wichtiges Werkzeug zur Planung und Koordination, da die Zahlen und Auswertungen der Vergangenheit die Möglichkeiten der zu treffenden Entscheidungen für die Zukunft maßgeblich beeinflussen.

Daher ist Transparenz in Bezug auf die Finanzen, auf das Ergebnis und den Strategieprozess entscheidend.




Übrigens: jeder Bericht kostet Geld: - Informationsbeschaffung, - Informationsaufbereitung und - Lesen / Verstehen

Was kostet ein Bericht ?




Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger

Warum 7 ?Eine Erklärung könnte die Bedeutung der Sieben in der Wahrnehmung der Menschen sein und stammt aus dem Gebiet der Kognitionspsychologie und wird Millersche Zahl genannt. Schon vor über dreihundert Jahren entdeckte John Locke das sogenannte „seven phenomena“, als er das Auffassungsvermögen eines Erwachsenen untersuchte. Er stellte fest, dass Testpersonen, die eine größere Anzahl von Gegenständen einen kurzen Augenblick lang sehen, bis zu sieben Objekten eine Trefferquote von fast hundert Prozent haben. Bei mehr als sieben Gegenständen kommt es zu einem schlagartigen Abfall der Quote.1)

1) Z. Giora: The Magical Number Seven. In: D. Robert (Hrsg.): Occident and Orient- Budapest 1988. S. 175 ff.

aus: http://de.wikipedia.org/wiki/Sieben

Reporting-Anforderungen



Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger Warum 7 ?

Die Millersche Zahl bezeichnet die von George A. Miller festgestellte Tatsache, dass ein Mensch gleichzeitig nur 7±2 Informationseinheiten (Chunks) im Kurzzeitgedächtnis präsent halten kann. Die Größe des Kurzzeitgedächtnisses ist genetisch determiniert und kann auch durch "Training" nicht gesteigert werden. 1)

1) http://de.wikipedia.org/wiki/Millersche_Zahl





Auswirkungen in der Praxis

Methoden zum Umgang mit komplexen Systemen (vgl. Fredmund Malik, Anforderungsmanagement, Softwareengineering) zielen immer auf das Zerlegen in überschaubare Einheiten ab. Die Grenze der Überschau-barkeit wird häufig bei Erreichen einer Anzahl von 7 Systemelementen erreicht.Daraus lassen sich verschiedene Effekte und Empfehlungen erklären:

Hierarchien werden ineffektiv, wenn mehr als 7 Mitarbeiter in einer Ebene einen direkten Vorgesetzten haben.

Wenn mehr als 7 Ziele gleichzeitig verfolgt werden, geht der Überblick verloren. Besprechungen mit mehr als 7 Teilnehmern verlieren an Effizienz. Eine Gliederungsebene in Dokumenten sollte nicht mehr als 7 Unterüberschriften haben. Eine Website sollte maximal 7 Navigationspunkte haben.





Eine Informationseinheit kann auch aus Informationspaaren bestehen (z.B. strategisch – operativ, Input - Output)




Wie sollen die Informationseinheiten wirken ? (Kohärenz = Stimmigkeit)

Sie müssen „stimmig“, d.h. für die Zielpersona) verständlich, b) handhabbar undc) bedeutsam sein

Nur solche Informationen liefern, die der Empfänger aucha) verstehen kann,

b) für die er verantwortlich ist und c) wo er entscheidungsfähig ist




Die Komplexität der Daten muss reduziert werden, um eindeutige und klare Ergebnisse zu erhalten.

Anforderungen der Nutzer: kurz und verständlich

immer einheitliche Datenbasis

gute Kommunikationsgrundlage

schnelle Abschluss- und Analysezeiten

Schlussfolgerungen






Wer ist der Kunde des Controllers ?

02 Informationsbedarf des Kunden


Für jeden Bericht sollte geklärt werden, welcher Empfänger welche Berichte und Informationen stets und regelmäßig braucht und in welcher Aggregation die Angaben gemacht werden.

Wer ist der Kunde



Was will, was „muss“ der Kunde wissen ?


Welche Entscheidungen liegen in seinem Verantwortungsbereich ? klare Verantwortlichkeiten

Was wird periodisch (monatlich, Quartal) benötigt ? nicht mehr als 7 Kenngrößen(paare) Test

Kennzahlen kosten Geld was ist der Kunde bereit zu zahlen ?


Reports sind keine allgemeinen Berichte – daher muss vorab zusammen mit dem verantwortlichen Manager festgelegt werden:

Plan mit Zahlen

Korridore für die Zielerreichung

Häufigkeit der Berichte als Entscheidungs-Grundlage

Planung und Informationsbedarf



Strategische, operative und dispositive Daten – entsprechend dem Geschäftsmodell:

Strategisch = entwickeln: welche Potenziale wollen wir aufbauen ?

Operativ = nutzen: was wollen wir damit erreichen ?

Dispositiv = einsetzen: wie erfolgt die zeitliche Abfolge der Potenziale

Welche Informationen sind wichtig ?


entwickeln

nutzen

strategisch

operativ

einsetzen

dispositiv

benötigte Potenziale

verfügbare PotenzialeEntwicklungs-

Bedarf


Geldaufwand

GeldzuflussPotenzialzufluss

entwickeln ausschöpfen

Aufträge / Vertrieb

Kapazitäten nutzen

Qualitätssicherung

Mitarbeitereinsatz

Liquiditätssicherung

Disposition der Partner

Marketing

Kapazitäten entwickeln

Qualitätspotenzial

Mitarbeiterkompetenz

Investorenbeziehung

Partnerschaft

strategisch operativ

PotenzialeMöglichkeiten

+Fähigkeiten

Exkurs: Was ist strategisch, was ist operativ ?

tun ?nichts tun ?

langfristig ? kurzfristig ?



Monats-Reporting:

Plan Ist Ist Vorjahr Abweichung absolut oder Abweichung % Plan Jahresende Erwartung Jahresende Abweichung absolut oder Abweichung %

… und alles auf eine Seite? Wie kann reduziert werden?

Gruppenarbeit 2: ein sinnvoller Spaltenaufbau






Dies hängt von der Verantwortlichkeit des jeweiligen Managers ab

Was für den Manager wichtig ist, muss mit diesem individuell besprochen werden

Welche Informationen sind für den einzelnen Manager wichtig ?

03 OPO – Beispiele


Es gibt für jeden verantwortlichen Manager standardmässig nur einen Report – mit nur einer Seite und nur max. 7 Kenngrößen(paaren)

Weitere Auswertungen jeweils nur auf Anforderung

Was folgt daraus für das Controlling ?



1. Strategische und 2. operative Daten – entsprechend dem Geschäftsmodell

3. Problemstellung: welche Ziele konnten warum nicht erreicht werden / wurden übererfüllt ?

4. Welche Maßnahmen werden von wem verantwortlich bis wann durchgeführt, um die Probleme zu lösen ?

5. Wo besteht Entscheidungsbedarf ?

Welche Informationen sind wichtig ?



OPO-Strukturempfehlung



OPO-Beispiele: Fussballverein-Deutschland



OPO-Beispiele: Ernährungsindustrie – D



OPO-Beispiele: ICV



Grafiken oder Zahlen ?

Quelle: http://www.op-inside.de/page31/page6/assets/OP-Cockpit.swf



Grafiken oder Zahlen ?Dem Berichtswesen muss eine einheitliche, verbindliche Nomenklatur zu Grunde liegen: Gleiche Begriffe sind gleich zu benennen, auch wenn sie an unterschiedlicher Stelle auftauchen. Unterschiedliche Begriffe sind unterschiedlich zu benennen.

Ein einheitliches Glossar festzulegen ist eine organisatorische Aufgabe beim Aufbau des Berichtswesens.

Wie sollten Grafiken aufgebaut werden Hichert-Kurzfassunghttp://www.controllerverein.com/Tooltipps.173153.html






Auswahl des Zielkunden (Unternehmen / Mitarbeiter)

Unternehmensdaten Verantwortungsbereich Persönlichkeitsprofil

Gruppenarbeit


Gruppenarbeit 2:

Was sind die relevanten Themengebiete im ausgewählten Unternehmen ?

Für was ist die ausgewählte Zielperson verantwortlich ? Welche Inhalte sind für die Steuerung des Verantwortungs-

bereiches der ausgewählten Zielperson relevant? Welche Kenngrößen würden Sie berichten ...

(weniger ist mehr)... Bitte begründen Sie die Auswahl

Gruppenarbeit


One page only – so erfreuen Sie Ihren Chef /

Ihr Management

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