Akademische Berichte 2016 - UZH...Berichte (PDF) bis 2015 AKABER 2016 – Neuerungen und Datenschutz Seite 23 Kap. 4.2 16./17. Januar 2017 Finanzen Visieren (1/2) AKABER 2016 – Neuerungen

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Akademische Berichte 2016 Informationsveranstaltung «Neuerungen und Datenschutz» Rebecca Engler und Gabriele Prohaska, Finanzen Eva-Maria Pouwer, Datenschutz

16./17. Januar 2017

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Inhaltsverzeichnis

1.  Einleitung 2.  Der Textteil des neuen Berichts 3.  Der Zahlenteil des neuen Berichts

4.  Vorstellung der Datenbank

5.  Datenschutz 6.  Schlussfolien

7.  Beispiele Zahlentabellen

Seite 2 AKABER 2016 – Neuerungen und Datenschutz 16./17. Januar 2017

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13./15. Sept. 2016 Seite 3

1. Einleitung

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Wie und warum entstand der neue AKABER?

•  Vorprojekt „Revision AkaBer“ (Kerstin Press, OE und Susanne Fischer, Evaluationsstelle)

•  Befragung der Leitungspersonen (Rektor, Prorektoren, Dekaninnen/Dekane) im Frühjahr 2014

•  Kritikpunkte alter Akademischer Bericht: aufwändige Erstellung, Länge, viel Wiederholung, wenig Wirkung

•  Erstellung Musterbericht

•  Besprechung der Befragungsergebnisse und des Entwurfs des zukünftigen Zahlenteils mittels Interview mit allen Leitungspersonen

•  Diskussion und Beschluss durch UL im Oktober 2014

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Was sind die wesentlichen Anpassungen? (1/2)

•  Fokus auf Zielsetzung und Zielerreichung der Berichtseinheit - nur wesentliche Aktivitäten und Schwerpunkte werden abgebildet

•  Kürzung des Inhaltsverzeichnisses und der Textteil beschränkt sich auf eine Gesamtzeichenanzahl von fünf PDF-Seiten

•  Keine Schnittstellen zur Forschungs-, Kooperations- und Projektdatenbank

•  Keine Listen (für Vorträge, Masterarbeiten, usw.)

•  Zahlentabellen: der Mitteleinsatz zur Zielerreichung wird anhand von Zahlen aufgezeigt, welche nach dem Jahresabschluss automatisch in die Datenbank gespiesen werden

•  Neue Funktionen in der Datenbank


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Was sind die wesentlichen Anpassungen? (2/2) Neuer Terminplan Mitte Dezember 2016 Öffnung der Datenbank für Erfassung Textteil

laufend, jedoch spätestens bis 15. Februar 2017 Eintragung veröffentlichter Publikationen in ZORA

Ende Februar 2017 finale Werte in Tabellen im Zahlenteil verfügbar

31. März 2017 Visum Leitung Institut/Klinik (Berichtseinheiten) 30. April 2017 Visum Dekan/in (Fakultät)

Ende Mai 2017 Freigabe durch Universitätsleitung


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Was bleibt?

•  Rechenschaftsbericht (gem. § 82 Abs. 3 Ziff. 3 Universitätsordnung) und Führungsinformation für UL und Fakultäten

•  Jährlichkeit

•  Grundlage für den Evaluationsbericht •  Genehmigungswege / Visierungsprozess

•  Erstellung über die Datenbank

•  Rollenkonzept nach Kaskadenprinzip •  Unterstützende Dokumente: Wegleitung, Checklisten, Benutzungs-

handbuch, Musterorganigrammhttps://www.uzh.ch/cmsssl/fi/de/pl/akaber.html


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13./15. Sept. 2016 Seite 8

2. Der Textteil des neuen Berichts

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Wie sieht der Textteil aus?

Der Fokus liegt auf der Beschreibung der (mehrjährig gleichbleibenden) «Mittelfristigen Ziele» und der Darstellung der im Berichtsjahr erfolgten Schritte in Richtung Zielerreichung in den verschiedenen Bereichen. Zusätzlich können weitere Highlights erwähnt werden. Ziel ist hierbei, nur die wesentlichen Aktivitäten der Einheit abzubilden.

Ø  In der Wegleitung unter Kap. 7 finden Sie eine Gegenüberstellung neuer und bisheriger Kapitel des Akademischen Berichts sowie detaillierte Informationen zur Struktur und zum Inhalt des Textteils (mit Beispielen).

Seite 9

•  max. 15'000 Zeichen (rund 5 formatierte PDF- Seiten)

•  Verteilung der Zeichen über (Pflicht-)Kapitel ist frei wählbar

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Was soll zum Thema «Lehre» ausgeführt werden? Die Ausführungen zur Lehre können kurz gehalten werden. Mittelfristig wird das primäre Instrument zur Berichterstattung in diesem Bereich der Lehrbericht sein. Bis dahin wird es ab 2017 zum Thema Qualität von Studium und Lehre die Protokolle der jährlichen Qualitätsgespräche geben. Für das Berichtsjahr 2016 kann beispielsweise berichtet werden über: •  Aussagen über die Anzahl der betreuten Masterarbeiten, gegebenenfalls mit Aufteilung

auf Lehrstühle •  Wenn vorhanden: Angebote innerhalb der Einheit für Doktorierende/PostDocs

•  Neuerungen im Lehrangebot (neues Konzept, Erweiterungen oder Anpassungen, auch unter gendergerechten Aspekten) oder neue Lehrmethoden (z.B. e-Learning, Podcasts, MOOCs, usw.)

•  Optional: Kurzkommentare zu Lehrveranstaltungsbeurteilungen oder «Monitoring Studium und Lehre» (MSL) Berichten


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Wurde das Thema «Gleichstellung» in allen Bereichen mitgedacht und gendergerecht umgesetzt? •  In der Forschung, Lehre und Nachwuchsförderung? Beispiel:

http://www.unifr.ch/didactic/assets/files/didactic/Eval_Kurs_Gender_de.pdf

•  In der geschlechtergerechten Besetzung von universitären Gremien?

•  In der Stellenausschreibung, Rekrutierung und Besetzung?

Ø  7.2 Tabelle Personalressourcen: Eine wesentliche Veränderung des Frauenanteils je Kategorie im Vergleich zum Vorjahr muss kommentiert werden.

Ø  Werden diese Sachverhalte im Akademischen Bericht entsprechend dargestellt? Und wird dafür eine gendergerechte Sprache verwendet?

Unterstützende Dokumente und weiterführende Informationen zum Thema Gleichstellung finden Sie hier: http://www.gleichstellung.uzh.ch/de/politik.html


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13./15. Sept. 2016 Seite 12

3. Der Zahlenteil des neuen Berichts

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Wie sieht der Zahlenteil aus? •  Fünf Tabellen über die Zeitreihe von 4 Jahren (Start 2013):

•  Finanzmittel •  Personalressourcen •  Raumressourcen •  Drittmittel (nach Finanzierungsquelle) •  Publikationen (gegliedert nach ZORA-Kategorien)

•  Zahlen werden automatisiert aus Quellsystemen gewonnen (inkl. allfälliger Effekte, z.B. fehlende externe Doktorierende in der Personalstatistik)

•  Zeitreihen können durch die Berichtseinheiten kommentiert werden, um auf besondere Effekte hinzuweisen (max. 3‘000 Zeichen pro Tabelle)

Ø  Die Zahlen sind erst nach dem Jahresabschluss final, ca. Ende Februar 2017. Ausnahmen: Publikationszahlen (täglich aus ZORA importiert), Raumressourcen (Aktualisierung ca. alle 14 Tage)


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13./15. Sept. 2016 Seite 14

4. Vorstellung der Datenbank

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Anmeldung

Seite 15 AKABER 2016 – Neuerungen und Datenschutz

Kap. 2.2

Benutzungshandbuch

16./17. Januar 2017

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Benutzerverwaltung (1/4)

•  Migration von Zugriffsrechten nur bis Stufe «Leitung Institut/Klinik» •  Vergabe Rolle «Superautor/in» durch «Leitung Institut/Klinik» bzw. Rolle

«Autor/in» durch «Superautor/in» (Kaskadenprinzip)

•  Alle Rollen – bis auf die Rolle «Autor/in» – verfügen über das Recht, in den Zahlentabellen (7.1 bis 7.4) unter «Details» die Zahlen bis auf PC-Ebene (Profit Center) zu sehen.

Ø  Die Zuweisung von zusätzlichen Rollen innerhalb einer Berichtseinheit durch die «Leitung Institut/Klinik» ist optional. Sollen jedoch weitere Personen Zugriffsrecht erhalten, ist es zwingend, dass mindestens einer Person die Rolle «Superautor/in» zugewiesen wird.


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Kap. 5

16./17. Januar 2017

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Kap. 5

16./17. Januar 2017

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Kap. 5

16./17. Januar 2017

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Bearbeiten: Textteil (1/2)


Kap. 4.1

16./17. Januar 2017

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Bearbeiten: Textteil (2/2)


Kap. 2.5

16./17. Januar 2017

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Bearbeiten: Zahlenteil


Kap. 4.1.3

Alle Rollen – bis auf die Rolle «Autor/in» – verfügen über das Recht, in den Zahlentabellen (7.1 bis 7.4) unter «Details» die Zahlen bis auf PC-Ebene (Profit Center) zu sehen.

16./17. Januar 2017

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Berichte (PDF) bis 2015


Kap. 4.2

16./17. Januar 2017

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Visieren (1/2)


Rolle «Superautor/in» è

Rolle «Leitung Klinik/Institut»

ê

Kap. 4.3

16./17. Januar 2017

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Visieren (2/2)


Kap. 4.3

16./17. Januar 2017

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Auswerten Textteil (1/2)


Kap. 4.4.1

16./17. Januar 2017

✔

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Auswerten Textteil (2/2)


Kap. 4.4.1

16./17. Januar 2017

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Download Zahlenteil


1.

2.

Kap. 4.4.2

16./17. Januar 2017

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13./15. Sept. 2016 Seite 29

5. Datenschutz

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Seite 30

Inhaltsverzeichnis

•  Stellung und Aufgaben des DSD •  Datenschutzrechtliche Grundbegriffe •  Datenschutz im Rahmen der Akademischen Berichte


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Personelle Ausstattung

Seite 31

Name Amtsantritt Funktion Ausbildung VZÄ

Robert Weniger

01.11.2015 Datenschutz-delegierter

Jurist / Rechtsanwalt

100 %

Eva-Maria Pouwer

15.01.2016 Sachbearbeiterin Datenschutz

Juristin / Rechtsanwältin

60 %

Miriam Blunschy

01.01.2017 Sachbearbeiterin Datenschutz

Juristin 60 %


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Organisatorische Eingliederung


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Reorganisation Rechtsdienst und Datenschutz

•  Zum 1. Januar 2017 erfolgt die organisatorische Zusammenfassung des Rechtsdienstes und des Datenschutzes

•  Neue Hauptabteilung «Recht und Datenschutz»

•  Leitung: General Counsel


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Aufgaben

•  Erarbeitung von internen Reglementen, Weisungen und Prozessen •  Beratung im Tagesgeschäft, zu Projekten und zu strategischen Initiativen •  Durchführung von Kontrollen zum Hinwirken auf Regelkonformität

(Weisungsbefugnis) •  Interne und externe Anlaufstelle in datenschutzrechtlichen Belangen

•  Aufgabengebiet erstreckt sich über alle Bereiche der Universität


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Datenschutz für Dummies


https://www.youtube.com/watch?v=OaKR9Ew0okE

16./17. Januar 2017

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Was ist Datenschutz?

Ü  Datenschutz soll sicherstellen, dass jeder das Recht hat selbst zu entscheiden

•  ob und wer •  welche Daten über seine Person •  zu welchem Zweck erhebt und bearbeitet

•  wo die Daten aufbewahrt werden

•  an wen die Daten zu welchem Zweck weitergegeben werden •  wann die Daten gelöscht werden.

Ü  Datenschutz ist verankert im Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung:

•  Art. 10 Abs. 2 und 13 Bundesverfassung; Art. 10 Verfassung des Kantons Zürich


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Was sind Personendaten?

Ü  Weit gefasster Begriff: •  Alle Informationen, die sich auf eine «bestimmte» oder «bestimmbare» Person

beziehen

Ü  Bestimmt ist eine Person, wenn sich ihre Identität direkt aus den vorhandenen Informationen ergibt:

•  Personaldossier, Reisepass, Steuerakte, Zeugnis

Ü  Bestimmbar ist eine Person, wenn sich ihre Identität nicht direkt aus den vorhandenen Informationen, sondern erst aus dem Kontext der Daten oder durch Kombination mit anderen Informationen ergibt:

•  Kontonummer, Ausweisnummer, KFZ-Kennzeichen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IP-Adresse


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Was ist ein Bearbeiten von Personendaten?

Ü  Weit gefasster Begriff

Ü  Jeder Umgang mit Informationen wie z.B.

•  Beschaffen (z.B. Erfragen, Beobachten, Belauschen, Lesen, Aufnehmen, Erfassen)

•  Aufbewahren (d.h. Informationen verfügbar halten) •  Verwenden (d.h. den Informationsgehalt nutzen)

•  Umarbeiten (z.B. Ersetzen, Hinzufügen, Zusammenführen) •  Bekanntgeben (Zugänglichmachen, Einsichtgewähren, Weitergeben,

Veröffentlichen) •  Vernichten (z.B. physisches Zerstören, irreversibles Unlesbarmachen)


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Welche inhaltlichen Vorgaben müssen Sie beim Erstellen eines Akademischen Berichts in datenschutzrechtlicher Hinsicht beachten? •  Grundsatz der Verhältnismässigkeit •  Grundsatz der Datenvermeidung

•  Beachtung der Geheimhaltungspflicht

•  Beachtung der überwiegenden Geheimhaltungsinteressen •  Datenqualität

•  Grundsatz der Zweckbindung

Ü  Verweis auf «Checkliste zur Überprüfung und Freigabe» https://www.uzh.ch/cmsssl/fi/de/pl/akaber.html (unter «Termine und unterstützende Dokumente»)


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Welche technisch-organisatorischen Massnahmen müssen im Übrigen beachtet werden? Ü  Informationssicherheit (§7 Gesetz über die Information und den

Datenschutz) durch technische und organisatorische Massnahmen •  Eingabe über verschlüsselten Kanal

•  Schutz vor Datenmanipulation •  Schutz vor Datenverlust

•  Speicherung/Aufbewahrung

Ü  Datensparsamkeit (§ 11 Gesetz über die Information und den

Datenschutz) •  Löschen

•  Archivierung


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Publikation und Weitergabe an Dritte •  Akademischen Berichte sind grundsätzlich für den

universitätsinternen Gebrauch bestimmt. •  Erst nachdem ein Bericht intern von der Universitätsleitung freigegeben

wurde (Status «Visiert durch UL»), ist die Weitergabe und Publikation wie folgt erlaubt:

•  Leiterinnen und Leiter des Instituts: Bericht ihrer Organisationseinheit •  Dekaninnen und Dekane: Gesamtbericht ihrer Fakultät

•  Abteilung Finanzen im Auftrag der Universitätsleitung: Gesamtbericht der Universität

Ü  Es müssen grundsätzlich die Vorgaben des «Gesetzes über die Information und den Datenschutz des Kantons Zürich» (IDG ZH) https://www.uzh.ch/cmsssl/dsd/de/law-collection.html beachtet werden. Einschlägig sind insoweit die §§ 16 und 17 IDG ZH.


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13./15. Sept. 2016 Seite 42

6. Schlussfolien

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Was sind die Vorteile?

•  Fokussierung: Die Einheit bildet nur noch Aktivitäten ab, welche einen direkten Bezug zu ihren Zielen haben.

•  Kürzung: Es besteht keine Notwendigkeit mehr, im Vorfeld umfangreiche Datensammlungen anzustellen und jede Einheit kann im Kapitelumfang eigene Schwerpunkte setzen.

•  Qualitative und quantitative Entwicklung im Vergleich: Der Mitteleinsatz zur Zielerreichung wird durch Zahlentabellen sichtbar.

•  Konsistente Sprachführung: Die Benutzerführung (Navigation) und die Berichtssprache (Inhaltsverzeichnis) sind auf Deutsch und Englisch verfügbar.

•  Neue Funktionen: Die Datenbank verfügt über zusätzliche oder verbesserte Funktionen.


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Fragen und Antworten

Herzlichen Dank für Ihre/Eure Aufmerksamkeit!


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Support und Kontakt Akademische Berichte Datenbank: https://www.akaber.uzh.ch/login

Webseite: https://www.uzh.ch/cmsssl/fi/de/pl/akaber.html

Kursprogramm: https://www.lotus.uzh.ch/apps/fi/kurse.nsf/veranstaltungen.xsp

Rebecca Engler, Stab Finanzen

Telefon: +41 44 634 50 88

E-Mail: [email protected] Ticketsystem:

https://sdesk.uzh.ch/tas/public/contained/xfg/incidentnfp?

(Unterkategorie «Fi-Akademische Berichte»)

ZORA (Publikationsdatenbank) Open-Access-Team der Hauptbibliothek Universität Zürich (HBZ)

Telefon: +41 44 635 41 62

E-Mail: [email protected] Webseite: http://www.oai.uzh.ch/de

Datenbank: https://www.zora.uzh.ch

Kursprogramm:

http://www.oai.uzh.ch/de/aktuell/529-hs16-kurse-zu-zora-und- open-access-online

Datenschutz Datenschutzdelegierter der UZH

E-Mail: [email protected]

Webseite: http://www.dsd.uzh.ch/de.html

Gleichstellung Abteilung Gleichstellung, Dr. Christiane Löwe

Telefon: +41 44 634 21 67 E-Mail: [email protected]

Webseite: http://www.gleichstellung.uzh.ch/de.html


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13./15. Sept. 2016 Seite 46

7. Beispiele Zahlentabellen (mit Testdaten)

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7.1 Tabelle Finanzmittel (Quelle: SAP)


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7.2 Tabelle Personalressourcen (Quelle: SAP)


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7.3 Tabelle Raumressourcen (Quelle: Planon)


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7.4 Tabelle Drittmittel (Quelle: SAP)


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7.5 Tabelle Publikationen (Quelle: ZORA)


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