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Akten -
nur Staub und Langweile?
Eine Auffrischung in der trockenen Welt
der Vorgangsbearbeitung
Version 2.8 / Februar 2008
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Gliederung
PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN
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das Image der Vorgangsbearbeitung ...
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Hintergrund
Ablösung der einheitlich geordneten Verwaltung Tendenz zur Individualisierung des Arbeitsstils
Methodenwandel durch elektronische Kommunikation
► individuelleVorgangsbearbeitung &
Ablagesysteme(und entspr. Ratgeberliteratur)
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„... arbeiten für den Papierkorb
als aktuelles Beispiel eine Studie der Proudfoot Consulting: „sinnlose Tätigkeiten“ eines Angestellten
in Deutschland 74 Arbeitstage pro Jahr, in den USA 96 (von 225 AT/Jahr)
Ursachen: ineffiziente Planung und Aufsicht (40%) fehlende oder missverständliche Anleitung (32%) unklare Arbeitsorganisation und –kommunikation (9%) zum Vergleich: EDV-Probleme (4%)
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häufig genannte Problemfelder
lange Suchzeiten nach Informationenkeine Übersicht über
laufende Vorgänge
Medienbrüche Papier / EDVAblage
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und ihre Folgen im Büroalltag
... während der Bearbeitung keine einheitliche Struktur; Medienbrüche nur partielle Steuerung der Vorgänge, Beschlüsse nicht fixiert viele Informationen nicht schriftlich aufbewahrt
... nach Abschluss der Bearbeitung unübersichtlich durch Kopien Verluste durch Wegwerfen
... mit der Folge lange Suchzeiten, oft vergebliche Suche wenig Information über Abläufe und Tätigkeiten „Verwaltung wird kurzatmiger“
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Ein Beispiel für einen Informationsverlust
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und ein anderes Beispiel:
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Problemfelder bei elektronischen Dateien
Dateien liegen in unterschiedlichen Formaten vor Textverarbeitungsformate Tabellenkalkulation, Datenbanken, Bilder Formate aus Vor- und Fachverfahren
... sind abgespeichert in unterschiedlichen Systemen File-System für eigene Ablagen E-Mail-Server Server von Vor- und Fachverfahren
... können oft nur nach Begriffen gesucht werden Titelstichwort oder Begriffe im Text Wandel von Begriffen führt zu Unübersichtlichkeit oder Verlust
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© 1998 United Features Syn. | www.dilbert.com | DIE ZEIT vom 01.12.1999
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... mitunter beschleicht uns das Gefühl, das schlichte und geradlinige Verwaltungshandelnsei ein wenig außer Übung gekommen ...
und das Ergebnis: ...
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Gliederung
PROBLEMFELDER
GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN
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ein Gegenbeispiel:
1. eine Einladung
2. zwei Verfügungen
3. Erledigungsvermerk
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Prinzip des vorgangsbezogenen Arbeitens
„Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit ... aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein.“ Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien, 2000, Kap.
4, § 12)
„Nur wenn der Bearbeiter die elektronischen Akten ordnungsgemäß führt ..., wird er die Übersicht über die Entwicklung und den Stand der Sache behalten und nicht im Datenchaos versinken.“ AWV: Einfluss von Informationstechnologien ..., 1997, S.16.
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warum eigentlich Akten?
1. Gedächtnisstütze
2. Abläufe gliedern
3. Terminplanung
5. Dokumentation
4. Erledigung vermerken
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Die vier Aspekte der Schriftgutverwaltung
Information über Inhalte
Strukturierung der Unterlagen
Steuerung von Vorgängen und Übersicht
Dokumentation des eigenen Handelns
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1. Gesprächsvermerk
2. und 3. Zwei Verfügungen
darin: Text des Schreibens
Vermerk über Erledi-gung und Abgang
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Rechtsgrundlagen und Standards
Gesetzliche Grundlagen Art. 20 (3) GG: Rechtsstaatsprinzip: vollziehende Gewalt ist an Gesetz
und Recht gebunden § 29 Verwaltungsverfahrensgesetz: Aktenmäßigkeit der Verwaltung Archivgesetze, Signaturgesetz, Informationsfreiheitsgesetz ...
Internationale Standards DIN ISO 15 489 Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung MoReq, DOMEA Qualitätssicherung nach DIN ISO 9.000 ff
Dienstanweisungen und Handbücher GGO, Dienstanweisungen, Geschäftsordnungen KGSt-Richtlinien IT-Grundschutzkataloge der KBSt
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Prinzipien
Systematische Gliederung der Unterlagen nach Aufgaben, nicht nach Organisation Sachbearbeiterübergreifend
Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Integration aller Formen von Schriftgut alle wesentlichen Schritte sind festzuhalten
Informations- und Wissensmanagement die Unterlagen einer Behörde sind das Kernstück des
Wissensmanagements
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Instrumente der Schriftgutverwaltung
für Ordnung und Struktur Aktenplan Vorlagen für Schreiben und Verfügungen Anweisungen für die einheitliche Bearbeitung
für Bearbeitung und Steuerung Vermerke Verfügungen
für Bearbeitung und Dokumentation in einem Schritt vorgangsbezogenes Arbeiten sofortige Ablage nahtlose Integration elektronischer Unterlagen
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Gliederung
PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN
GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE
INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN
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Grundelemente: das Schreiben
ein Schreiben enthält Informationen über: einen Sachverhalt (im Text) den Bearbeitungsstand (Verfügungen und Vermerke) die Ordnung (Aktenzeichen, Steuernummer etc.)
der Eingang = von „draußen“ eingehende Schreiben egal ob Brief, Fax, E-Mail oder Formular
externe Schreiben = Schreiben nach „draußen“ die Ausfertigung erhält der Empfänger, bei den Akten verbleibt die Aktenverfügung (auch
Konzept oder Beschluss genannt)
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SACHVERHALT
STRUKTUR
STEUERUNG & DOKUMENTATION
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Grundelemente: interne Schreiben
Aktenverfügung enthält als Nr. 1 den vollständigen Text des
ausgehenden Schreibens als Nr. 2 ff die einzelnen Verfügungen, wird abgeschlossen mit der letzten Nr. z.d.A, z.V. oder
Wv.
Aktenvermerk Notiz über ein Telephongespräch, einen Sachstand etc. mit Verfügungen wie z.K wird abgeschlossen mit z.d.A.
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Beispiel für eine Aktenverfügung
Aktenzeichen
1. der Text des Schreibens
2.-8. einzelne VerfügungenErledigungsvermerke
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Gliederung
PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN
GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE
INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN
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Grundelemente: der Vorgang
Vorgang i.d.R. mehrere Schriftstücke zu einem konkreten
einzelnen Geschäftsvorfall z.B. eingehendes Schreiben / Vermerk / Konzept mit
Ausgang
der alltägliche Schriftkram Vorgänge werden in der Regel in einer Laufmappe
aufbewahrt nach Abschluss der Sache z.d.A aus umfangreichen Vorgängen werden oft
Einzelfallakten
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der Anfang eines Vorgangs ...
Posteingang / Zuschreibung
Kenntnisnahme / Wiedervorlage
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und sein Abschluss
z.d.A. Vermerk
Bearbeitung: eine zweite Wiedervorlage / zwei inhaltliche Vermerke
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Gliederung
PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN
GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE
INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN
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Für eine sichere Fahrt:
... ... und Verfügungen als Wegweiser
der Aktenplan als Leitplanke ...
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Grundelemente: die Akte
Akte Zusammenfassung aller Vorgänge zu einem Betreff zu jedem Betreff existiert eine Hauptakte Ablage der Vorgänge chronologisch oder alphabetisch
ein Beispiel für Vorgänge in einer Akte:
16.10.05 Aktenplan und Aktenordnung allgemein 1. Vorgang: Entwurf KGSt-Bericht 03/2003 [Eingang] 2. Vorgang: Stellungnahme [Entwurf und Ausgang] 3. Vorgang: Gutachterliches Verfahren [Eingang u.
AV] 4. Vorgang: Dienstreiseantrag Sitzung KGSt Köln 5. Vorgang: ....
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Beispiele für Hauptakten aus dem Aktenplan:
16.10.00 Registratur und Schriftgutverwaltung allgemein
(Bd. I 1995- ) 16.10.05 Aktenplan und Aktenordnung allgemein
(Bd. I 1996-1998)(Bd.II 1999- )
16.10.10 Rechtsgrundlagen der Schriftgutverwaltung(Bd. I 1995- )
16.10.20 Registratur, Schriftgutverwaltung, Aktenplanund Aktenordnung der Stadt
Mannheim
Grundelemente: die Hauptakten
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Außer der Reihe: die Handakten
Handakten Organisationsunterlagen Kopien von exemplarischen oder wichtigen Vorgängen Hilfsmittel wie Gesetze, Verfügungen etc. Materialsammlungen wie Rundschreiben, Protokolle = kein Aktenzeichen, sind persönlich angelegt
Originale dürfen nicht zu den Handakten genommen werden !
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Grundelemente: das Aktenzeichen
Aktenzeichen eindeutige Zuordnung des Schriftstücks zu einem Vorgang erzwingt damit eine Strukturierung Ordnung entsteht am Anfang, nicht am Ende eines Vorgangs
Beispiele: 16.10.20 Registratur, Schriftgutverwaltung, Aktenplan
und Aktenordnung der Stadt Mannheim = Hauptakte 16.10.20-03 Überarbeitung der Aktenordnung der Stadt
Mannheim = Einzelfallakte
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Rahmen: der Aktenplan
Aktenplan enthält logisch gegliedert nach den Aufgaben alle potenziellen
Hauptakten
Beispiel Stadtarchiv / Aktenuntergruppen: 00.0 Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten 16.1 Registratur, Schriftgutverwaltung u. Archivwesen 16.2 Städtische Registraturbildner 16.3 Nichtstädtische Registraturbildner 16.4 Dokumentationen und Sammlungen 16.5 Mikroverfilmung und Digitalisierung 16.6 Bibliothek 16.7 Benutzung 16.8 Öffentlichkeitsarbeit
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Rahmen: der Aktenplan II
weiter untergliedert in Aktensachgruppen
16.1 Registratur, Schriftgutverwaltung und Archivwesen
16.10 Registratur und Schriftgutverwaltung 16.11 Internationales Archivwesen 16.12 Archivwesen in Deutschland 16.13 Archivfachliche Aus- Fort- und Weiterbildung 16.14 Bestandserhaltung und Sicherung 16.15 Tektonik und Bestände 16.16 Bewertung, Ordnung und Verzeichnung
16.2 Städtische Registraturbildner 16.20 Urkunden und Verträge
16.21 Gemeinderat und Ausschüsse
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PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE
INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE
WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN
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die elektronische Parallelregistratur I
T-Laufwerk / Aktengruppen = Ordner
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die elektronische Parallelregistratur II
geöffnet: Publikationsreihe: Kleine Schriften, Band 19
Einzeldateien mit Namenskonvention
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ELPAR: Namenskonvention
Aktenzeichen sechsstellig, ggf. mit Erweiterung in Klammern: exakter Betreff, rückläufig Kürzel für
E = Eingang SE = Schreiben extern SI = Schreiben intern AV = Aktenvermerk PROT = Protokoll
Datum rückläufig / Namenskürzel wichtig: Unterstrich_als Trennzeichen
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Ausblick: DMS / VBS
Dokumenten – bzw. Vorgangsbearbeitungssystem integriert alle Dokumente in einen digitalen Vorgang bildet die Vorgangsbearbeitung elektronisch ab Einheitlichkeit vom Eingang bis zur dauerhaften
Archivierung revisionssicher und gerichtsfest Bearbeitung unabhängig von Ort und Bürozeit volle Übersicht und Transparenz
ein DMS kann nur auf eine gut funktionierende Schriftgutverwaltung aufgesetzt werden !!!
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PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE
WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN
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die Werkzeuge
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Werkzeuge: die Vermerke
Vermerke informieren über bereits Geschehenes
Eingangsstempel (mit Datum, Zeichnungen, Zuschreibungen) Vergabe des Aktenzeichens
Datum und Handzeichen = Verantwortung K. g. = Kenntnis
genommen erl. = erledigt
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Werkzeuge: die Verfügungen
Verfügungen bezeichnen noch zu Erledigendes: z.K. = zur Kenntnis b.R. = bitte Rücksprache z.w.V. = zur weiteren Verwendung Umlauf = mit einer Verfügung im Klartext Kopie an = mit einer Verfügung im Klartext wegl. = aufbewahren für ein Jahr, ohne
Akte Wv. = Wiedervorlage zum ... z.V. = zum Vorgang ... z.d.A. = zu den Akten ...
Verfügungen werden durchnummeriert klare Anweisungen ersparen Mehrarbeit
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mit Verfügungen steuern
der Auftrag
die Einzelschritte
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ein Vorgang ...
eingehendes Schreiben (E-Mail)
Eingangsstempel
zwei Aktenvermerke
das Aktenzeichen
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der Vorgang ... Fortsetzung und Abschlussdie Aktenverfügung (in Form einer E-Mail)
1. der Text des aus-gehenden Schreibens
2. Abgangsvermerk
3. z.d.A - Vermerk
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Zweites Beispieleines einfachenVorgangs, Teil 1
das Aktenzeichen
zwei Aktenvermerke (aus der Bearbeitung)
ein Eingang (mit Eingangsstempel)
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Zweites Beispieleines einfachenVorgangs, Teil 2
1. Verfügung: der Text des ausgehen-den Schreibens
2. Verfügung
3. z.d.A. - Verfügung
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nur, wie gesagt, das Image ...
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Gliederung
PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE
UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN
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Voraussetzungen
Einsicht in die Notwendigkeit gemeinsamer Regelungen
Wille der Führungskräfte Bereitschaft zur Selbstdisziplinierung
Umsetzung in Pilotprojekten Umsetzung im eigenen Bereich
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der Einstieg
in einem Pilotprojekt ein gemeinsamer Aktenplan Ablageregeln
Akte, Vorgang und Vermerk EXPRESS
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Vereinheitlichungen
Aktenplan Ablagesystematik und –ort Papier Ablagesystematik elektronische Unterlagen Dateinamen Dienstanweisung zur Vorgangsbearbeitung Vermerke und Verfügungen Formulare und Vordrucke
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und dann: Gute und sichere Fahrt!
Akten
nur Staub und Langeweile ?
Ende
(des theoretischen Teils)
Vielen Dank und
viel Erfolg
bei Ihrer praktischen Umsetzung !
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für Ihre Aufmerksamkeit bedankt sich:
iSG | STADTARCHIV MANNHEIM²INSTITUT FÜR STADTGESCHICHTEDR. CHRISTOPH POPPSchriftgutverwaltung / DokumentenManagement
Collinistraße 1 · 68161 Mannheim · Tel.: 0621 / 293 7481 Fax: 0621 / 293 7748 · mailto:[email protected]://www.stadtarchiv.mannheim.de
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Gliederung
PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT
ANLAGE: THEORETISCHE
GRUNDLAGEN
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Der Vorgang dient einheitlich und gleichzeitig
der Bearbeitung einer Sache durch Zusammenfassen der nötigen Informationen durch Festhalten aller Schritte als Rahmen der inhaltlichen Bearbeitung
der Steuerung des Geschäftsganges durch Vermerke und Verfügungen
der Dokumentation des Sachstandes durch Ablegen aller Informationen und damit der Nachvollziehbarkeit des Handelns
↳ und dies ohne Brüche, ohne Mehraufwand, in einem Zug.
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Unterlagen werden systematisch gegliedert
gegliedert nach Aufgaben Aufgabenerledigung (Produkte) als Kern des Handelns
nicht nach Organisation Organisationsentwicklung ist dynamisch
übersichtlich, vollständig, einheitlich und stabil Gliederung logisch nachvollziehbar
logische Suche ist treffsicherer als semantische Suche
↳ für jeden Betreff genau eine Akte
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Einheitliche Bearbeitungsweise
Vorgang läuft bearbeiterübergreifend gemeinsamer Arbeitsstil gemeinsame Sprache
gemeinsame „Werkzeuge“ Vorlagen, Formblätter, Vermerke und Verfügungen
Am Anfang ist Ordnung ... ... statt Suchen am Ende
Reduzierung von Komplexität durch Gliederung in einfache Schritte
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Steuerung
Inhalt und Steuerung sind untrennbar jeder Arbeitsschritt endet mit einem Beschluss
Festlegung der weiteren Schritte jeder erledigte Arbeitsschritt wird abgehakt
durch Verfügungen werden auch: Abläufe zentral gesteuert Termine etc. überwacht Kontrollen und Routinen verankert
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Entscheidungen
Entscheidungen = Knotenlinien des Vorgangs rechtliche Grundlage prüfen
sind wir zuständig ? ist die Sache rechtsmäßig ?
sachliche Grundlage prüfen sind die Akten- und Vorgangsbezeichnung korrekt ? ist die Aktenlage berücksichtigt / vollständig ?
Form der Entscheidung finden ist das Nötige klar und eindeutig formuliert ? sind die weiteren Abläufe geregelt ?
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Dokumentation des Verwaltungshandelns
Bearbeitung und Ordnung erfolgt in einem Schritt Information werden ohne zusätzlichen Aufwand
gesichert das Gedächtnis (und der Schreibtisch) werden
entlastet jeder Vorgang wird nur einmal, dort aber vollständig
dokumentiert
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systematisch betrachtet:
INFORMATION
STRUKTUR
DOKUMENTATION
ÜBER INHALTE
DES HANDELNS
DES VORGANGS
STEUERUNG
AKTENPLAN
VERFÜGUNGEN DER UNTERLAGEN