Dokumentenverwaltung und Vorgangsbearbeitung …...VIS 5 in der WebClient- Fassung ist eine Anwendung, die eine Installation auf dem Rechner erfordert und über einen Browser - den

Stand Juni 2017

Aus- und Fortbildungszentrum

Dokumentenverwaltung und Vorgangsbearbeitung mit VIS 5 Einführung WebClient – Version 5.3

VIS 5 Einführung WebClient

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http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/

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Einführung

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1. Einführung 5

1.1 Verwaltung von Schriftgut 5 1.2 Was ist VIS? 6 1.3 Aufruf von VIS 5 6 1.4 Struktur des VIS-Systems: Mandanten und Ablagen 6 1.5 VIS-Objekte 7 1.5.1 Akte 8 1.5.2 Vorgang 8 1.5.3 VIS-Dokument 8 1.5.4 Datei (Primärdokument) 8 1.5.5 Kategorien der VIS-Objekte 9 1.6 Die VIS-Startseite 10 1.6.1 Anwendungen hinzufügen 10 1.6.2 VIS-Objekt als Favorit auf der Startseite bereitstellen 11 1.7 Umgang mit VIS-Fenstern 12 1.8 VIS-Explorer 12 1.9 Ablagenexplorer 14 1.10 Deckblätter der VIS-Objekte 15

2. Neue VIS-Objekte 16

2.1 Neue Akte erstellen 16 2.2 Neuer Vorgang 19 2.3 Neues VIS-Dokument 20 2.4 Objekttypen, VIS-Objekte mit Auto-Inhalt 21

3. Dateien hinzufügen / erstellen 22

3.1 Vorhandene Datei hochladen 22 3.2 Datei in das VIS-Dokument ziehen 23 3.3 Neues Office-Dokument erstellen 24 3.4 Office-Integration 24 3.5 E-Mails ablegen 26

4. Schriftgutsuche 29

4.1 VIS-Suchanwendungen 29 4.2 Recherche Standard 29 4.3 Registerkarte Erweitert 30 4.4 Volltextsuche in den Deckblattdaten 31 4.5 Volltextsuche in Dateiinhalten 32 4.6 Adressen suchen 33 4.7 Eingabe der Suchkriterien 33 4.8 Suchmuster anlegen und nutzen 34 4.9 Listen anpassen 36

5. VIS-Objekte bearbeiten 37

5.1 VIS-Objekte öffnen 37 5.2 VIS-Objekte bearbeiten 37 5.2.1 Aufbewahrungsfristen ändern 38

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Einführung

5.2.2 Reihenfolge der VIS-Objekte 38 5.3 VIS-Objekte löschen 39 5.4 Automatische Sperre von VIS-Objekten 39 5.5 VIS-Objekte gezielt sperren / entsperren 39 5.6 VIS- Objekte abschließen 40 5.7 'Gelbe Zettel' 41 5.8 VIS-Objekte per E-Mail austauschen 41 5.9 Drucken von VIS-Objekten, PDF-Export 43 5.10 VIS-Objekte zuordnen 44 5.10.1 Akten umprotokollieren 44 5.10.2 Ablage ändern 45 5.10.3 Zuordnung von Vorgängen oder VIS-Dokumenten ändern 45 5.10.4 Fehlblätter einbeziehen 46

6. Bezüge und Verknüpfungen 47

6.1 Bezüge erstellen 47 6.2 Verknüpfungen erstellen 48

7. Umgang mit Dateien 50

7.1 Datei öffnen 50 7.2 Datei bearbeiten 50 7.3 Datei löschen 51 7.4 PDF wandeln 51 7.5 Dateien sperren / entsperren 51 7.6 Aus- und Einchecken, Reservieren 51 7.7 Versionen einer Datei 53 7.8 Dateien versenden 54

8. Wiedervorlagen, Geschäftsgangverfügungen und Aufgabenverwaltung 55

8.1 Wiedervorlagen 55 8.2 Geschäftsgangverfügung erstellen 56 8.3 Mehrere Geschäftsgangverfügungen 58 8.4 Geschäftsgangmuster anlegen und nutzen 59 8.5 Rechteerweiterungen erkennen und bearbeiten 60 8.6 E-Mails zu Geschäftsgangverfügungen 61 8.7 Verfügungsübersicht 62 8.8 Meine Aufgaben 63 8.8.1 Geschäftsgangverfügung / Wiedervorlage bearbeiten und erledigen 64 8.8.2 Aufgaben und Geschäftsgangverfügungen suchen 64 8.9 Stellvertretung 67 8.9.1 Stellvertretung einrichten 67 8.9.2 Stellvertretung wahrnehmen 67

Lernmaterial 72

Einführung

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1. Einführung

1.1 Verwaltung von Schriftgut Die Schriftgutverwaltung in bremischen Behörden befindet sich im Übergang von der Papierakte zur elektronisch geführten Akte, der sogenannten eAkte. Seit vielen Jahren wird zwar bereits ein Großteil der Kommunikation in elektronischer Form durchgeführt, was aber dazu geführt hat, dass zumindest teilweise eine systematische Aktenführung verloren gegangen ist. So werden E-Mails nicht immer in eine Akte übernommen; in anderen Fällen landen Duplikate eines elektronischen Poststücks ausgedruckt in einer Akte.

Das in einer Behörde anfallende Schriftgut muss vollständig sein, d. h. alle entscheidungs-relevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte müssen dokumentiert sein.

Das Schriftgut muss verbindlich sein, um auch ggf. in einem Gerichtsverfahren als Nachweis dienen zu können. Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns sind wichtige Grundsätze, die umgesetzt werden müssen.

Das Schriftgut muss für alle Beteiligten verfügbar sein, um ein effizientes Handeln zu ermög-lichen. Dabei muss immer der aktuelle Stand erkennbar sein.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist kein Allheilmittel für die ordnungsgemäße Akten-führung in elektronischer Form, sondern "nur" die technische Plattform hierfür. Wichtiger sind die organisatorischen Regelungen und rechtlichen Rahmenbedingungen, die für den Betrieb eines solchen Systems gelten.

Beim Einführungsprozess eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) wird noch einmal deutlich, dass man als Bearbeiterin / Bearbeiter von (elektronischen) Akten eine besondere Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Akten hat. Dies galt und gilt auch schon für papiergebundene Akten, ist aber in den vergangenen Jahren durch die elektro-nische Post und die damit verbundene Informationsflut erheblich schwieriger geworden.

Es muss entschieden werden, welche Inhalte aktenrelevant sind und in welcher Form sie in der Akte dokumentiert werden.

• Wann wird z. B. eine Mail, die mehrfach hin und her geht, zur Akte genommen? • Wie werden Änderungen im Schriftgut nachvollziehbar dokumentiert? • Wie wird die Chronologie von Aktivitäten im Schriftgut verlässlich dargestellt?

Eine allgemeingültige Definition ist: "Dokumente sowie die zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, zur Nachvoll-ziehbarkeit und für die Transparenz des Verwaltungshandelns innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten sind. Unter Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unveränderliche Les- und Nutzbarkeit verstanden." (Kooperationsausschuss von Bund und Ländern für automatisierte Datenverarbeitung – KoopA ADV)

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Einführung

1.2 Was ist VIS? VIS ist sowohl ein Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung elektronischer Dokumente (elektronische Akte) wie auch ein Vorgangsbearbeitungssystem zur Unterstützung von Arbeitsabläufen.

Hiermit werden Dokumente für den gemeinsamen Zugriff innerhalb einer Organisations-einheit vorgehalten. Durch die Eingabe beschreibender Informationen zum Schriftgut (Metadaten) wird die Suche erleichtert. Unterschiedliche Berechtigungen erlauben es, nur den befugten Personen einen Zugriff auf das Schriftgut zu verschaffen. Komplizierte Ordnerstrukturen auf Speicherlaufwerken oder Strukturen in E-Mail-Postfächern werden überflüssig.

Wiedervorlagen können notiert und Schriftgut anderen Personen für die weitere Bear-beitung zugeordnet werden. Ein Aufgabenkorb zeigt die anstehenden Aufgaben an.

1.3 Aufruf von VIS 5 VIS 5 in der WebClient-Fassung ist eine Anwendung, die eine Installation auf dem Rechner erfordert und über einen Browser - den Internet Explorer – verwendet wird.

Über die Administration Ihrer Dienststelle erhalten Sie die Adressen der für Sie zugänglichen Mandanten. Die Adressen der Mandanten erhalten Sie auch beim Kompetenzzentrum E-Government (siehe letzte Seite). Sie gelangen in die Mandantenauswahl von VIS, aus der heraus Sie Ihren Mandanten auswählen.

Eine gesonderte Anmeldung an VIS ist nicht notwendig, da die Anmeldeinformationen aus Windows übernommen werden.

Für die regelmäßige VIS-Nutzung sollten Sie den VIS-Aufruf als Symbol in die Favoritenleiste einfügen oder einen Eintrag in die Liste der Favoriten aufnehmen. (Siehe Anhang 1: Einstellungen des Browsers.)

1.4 Struktur des VIS-Systems: Mandanten und Ablagen Mandanten

VIS wird für die bremische Verwaltung durch Dataport betrieben. Für unterschiedliche organisatorische Anforderungen werden Mandanten eingerichtet. Diese sind für Ressorts, Dienststellen und ressortübergreifende Aufgabenstellungen vorhanden.

Sie haben je nach Aufgabenstellung das Recht, verschiedene Mandanten zu verwenden – es kann aber immer nur in einem Mandanten zurZeit gearbeitet werden. Ein Datenaustausch zwischen den Mandanten ist nicht möglich.

Einführung

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Um die Verbindungen zwischen VIS 5 und den Office-Programmen nutzen zu können, muss ein Standardmandant eingestellt sein. Wenn das Zusammenspiel der Programme nicht funktioniert, öffnen Sie das Programm VIS-Mandanten wählen. (Start > Alle Programme > PDV-Systeme GmbH)

Wählen Sie Ihren Standardmandanten in der Liste aus und klicken Sie auf OK. Wenn die Liste leer sein sollte, wurde VIS 5 auf Ihrem Rechner nicht richtig installiert. Wenden Sie sich an Ihre Administration.

Ablagen Innerhalb eines Mandanten werden verschiedene Ablagen eingerichtet. Dies sind Speicher-orte für die Datenberechtigungen der VIS-Nutzer/-innen eingestellt werden. So können Organisationseinheiten oder Aufgabenbereiche voneinander abgegrenzt werden.

1.5 VIS-Objekte Das Schriftgut wird in einer hierarchischen Struktur organisiert. VIS-Objekte sind Hüllen, die jeweils untergeordnete VIS-Objekte oder Dateien enthalten. Zu jedem VIS-Objekt werden Informationen (Metadaten) erfasst. Diese unterstützen die Suche nach Schriftgut und ermöglichen eine organisierte Vorgangsbearbeitung.

Die Struktur der VIS-Objekte im Überblick:

Durch die Administration wird geregelt, wer bestimmte Objekte anlegen darf.

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Einführung

1.5.1 Akte

Eine Akte ist eine geordnete Zusammenstellung von Dokumenten und Vorgängen zu einem bestimmten Thema. Die Akte wird mit einer Inhaltsangabe beschriftet (Betreff) und erhält automatisiert ein Aktenzeichen. Das Aktenzeichen ergibt sich aus einem hierarchisch strukturierten Aktenplan. Durch den Aktenplan kann auch vorgegeben werden, wie lange der Inhalt der Akten aufzubewahren ist.

Die Akte wird immer genau einer Ablage zugeordnet. Da Berechtigungen auf Ebene der Ablagen vergeben werden, wird dadurch festgelegt, wer den Inhalt der Akte lesen bzw. bearbeiten darf.

Die Akte ist der Container für Vorgänge und Dokumente. Betreff und Aktenzeichen werden für untergeordnete VIS-Objekte übernommen und ergänzt.

Für die Akte wird die Farbe Blau und das Symbol verwendet.

1.5.2 Vorgang In einem Vorgang wird Schriftgut zusammengefasst, das eine Einzelmaßnahme (Doku-mentenbezug) oder ein abgeschlossenes Arbeitsergebnis betrifft (Prozessbezug). In der Regel ist ein Vorgang Teil einer Akte. Wenn das Nutzungskonzept Ihres Ressorts dies zulässt, kann im Ausnahmefall auch ein Vorgang außerhalb der Akten erstellt werden. Für den Vorgang wird die Farbe Grün und das Symbol verwendet.

1.5.3 VIS-Dokument Ein VIS-Dokument ist eine 'Hülle', die den Inhalt – die eigentlichen Dokumente in Form von Dateien - enthält.

VIS unterscheidet vier Dokumentarten: Eingang Eingang mit Antwort internes Schreiben Ausgangsschreiben

Durch die Wahl einer Dokumentart werden Felder ein- oder ausgeblendet und bestimmte Anwendungen gesteuert. Nach der Anlage eines VIS-Dokuments kann die Dokumentart nicht geändert werden.

Ein VIS-Dokument ist in der Regel Teil eines Vorganges.

1.5.4 Datei (Primärdokument) Das eigentliche Schriftstück wird in VIS als Primärdokument bezeichnet. Es kann sich um beliebige Dateiformate handeln wie eine Word-Datei, eine Excel-Tabelle, eine E-Mail oder eine Bilddatei. Dafür werden je nach Anwendung unterschiedliche Symbole verwendet.

Ein VIS-Dokument kann mehrere Dateien beinhalten. Da Dateien selbst keine Metadaten für die Suche und die Vorgangsbearbeitung haben, wird empfohlen, für jede einzelne Datei einen VIS-Dokumentencontainer zu erstellen.

Sie können Dateien öffnen, umbenennen, löschen, speichern, kopieren, drucken und in ein anderes VIS-Dokument verschieben.

Einführung

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1.5.5 Kategorien der VIS-Objekte Neben der Hierarchie der VIS-Objekte werden VIS-Objekte jeweils Kategorien zugeordnet. Dies Kategorien werden auf Mandantenebene vorgegeben.

Auf der Ebene der Akte gibt es das Merkmal Aktentyp. Beispiele können Allgemeine Akte, Einrichtungsakte, Projektakte, Sitzungsakte, Schulungsakte, Wissensakte usw. sein.

Auf der Ebene des Vorganges gibt es das Merkmal Vorgangstyp. Beispiele sind Allgemeiner Vorgang, Terminvorgang, Antragsverfahren usw..

Neben den Dokumentarten gibt es auf der Ebene der VIS-Dokumente das Merkmal Dokumenttyp. Hier werden Einträge jeweils für die vier Dokumentarten durch die Administration vorgegeben.

Die Auswahl von Kategorien oder Typen wirkt sich an verschiedenen Stellen aus: - Die Suche nach Schriftgut kann auf bestimmte Kategorien und Typen eingeschränkt

werden. - Auch bei der Aufgabensuche können die Angaben zur Eingrenzung genutzt werden. - Geschäftsgangverfügungen können sich auf bestimmte Objekt- oder Dokumenttypen

beziehen. - Für die jeweiligen Objekt- und Dokumenttypen können Vorlagen erstellt werden, die den

Erstellungsvorgang erleichtern.

- Die Verwendung von bestimmten Objekttypen kann durch Rechteeinstellungen gesteuert werden.

- Für bestimmte Objekttypen können zusätzliche Datenfelder (Allgemeine Informationen) eingerichtet werden, in denen weitere Daten erfasst und für Suchen oder Auswertungen verwendet werden.

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Einführung

1.6 Die VIS-Startseite

Nach dem Aufruf sehen Sie die VIS-Startseite, die sich in unterschiedliche Bereiche aufteilt:

Menü der VIS-Startseite und Auswahl des Arbeitskorbs

Statusbereich von VIS: Menüleiste und Informationen über die angemeldete Person und den Mandanten

Aufgabenbereich von VIS: Ihre aktuellen Aufgaben

Meine Favoriten

VIS Anwendungen VIS-Anwendungen sind die eigentlichen Funktionen (Ablagenexplorer, Suchen, Erstellen von VIS-Objekten usw.)

VIS-Objekte Hier können Akten, Vorgänge oder VIS-Dokumente, die Sie häufiger verwenden, aufgeführt und organisiert werden.

Die Bereiche Meine Aufgaben und Meine Favoriten können über die Symbole minimiert oder maximiert werden. Die Symbole des minimierten Bereichs liegen dann unten rechts und können so jederzeit wieder aktiviert werden.

1.6.1 Anwendungen hinzufügen Beim erstmaligen Aufruf von VIS sind bereits einige Anwendungen aufgeführt. Diese Liste können Sie für sich anpassen: weitere Anwendungen hinzufügen, nicht benötigte Anwendungen ausblenden, die Liste beliebig sortieren.

Einführung

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Die entsprechende Ebene (VIS-Anwendung oder Ordner) wird markiert und mit das Fenster zur Auswahl der Anwendungen geöffnet.

Die gewünschten Anwendungen werden ange-klickt und bestätigt.

Die Anwendungen können nachträglich mit der Maus an eine andere Position oder in einen anderen Ordner gezogen und mit gelöscht werden.

Mit dem Symbol können Sie die Liste der Anwendungen auch gliedern und übersichtlicher gestalten.

1.6.2 VIS-Objekt als Favorit auf der Startseite bereitstellen Wenn man häufig mit den gleichen VIS-Objekten (z. B. bestimmten Akten) arbeitet, bietet es sich an, diese auf der VIS-Startseite im rechten unteren Teil als Favorit bereitzustellen.

Dies geht am schnellsten, in dem das VIS-Objekt mit der rechten Maustaste angeklickt und

im Kontextmenü gewählt wird.Dann wird das blaue Symbol gewählt, um für das VIS-Objekt einen Favoriteneintrag auf der VIS-Startseite zu erstellen.Die Favoriten können nachträglich mit der Maus an eine andere Position oder in einen anderen Ordner gezogen und mit dem Symbol wieder aus den Favoriten gelöscht werden.

Über den Menüpunkt Extras - Einstellungen auf der Startseite (siehe Anhang 2) können Sie festlegen, dass bei den Favoriten auch eine Liste der zuletzt geöffneten und zuletzt bearbeiteten VIS-Objekte geführt wird.

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Einführung

1.7 Umgang mit VIS-Fenstern

Die VIS-Startseite ist immer in dem ersten Fenster des Internet Explorers vorhanden. VIS-Objekte werden in neuen Fenstern angezeigt. Auch viele Anwendungen öffnen neue Fenster.

Alle VIS-Fenster enthalten mindestens die Schaltflächen und oder .

Achtung Es sollten nicht zu viele Fenster geöffnet sein! Schließen Sie nicht mehr benötigte Fenster. Verwenden Sie immer die VIS Schaltflächen, um eine Aktion zu beenden und das Fenster zu schließen. Wenn Sie das des Browser-Fensters verwenden, ist es möglich, dass eingegebene Daten oder Änderungen nicht übernommen und gespeichert werden und dass das VIS-Objekt für weitere Bearbeitungen durch Sie oder andere gesperrt bleibt.

Vermeiden Sie während der Nutzung von VIS 5 die Nutzung der Symbole oder

des Internet-Explorers.

Wenn in einem VIS-Fenster VIS-Objekte angelegt oder verändert werden, kann es vor-kommen, dass Ansichten in anderen gleichzeitig geöffneten Fenstern nicht automatisch

angepasst werden. Zum Aktualisieren ist in mehreren VIS-Fenstern das Symbol vorhan-den. Verwenden Sie nicht die Aktualisierungsfunktion des Internet Explorers (Symbol oder F5)!

Der Browser sollte so eingestellt werden, dass neue Seiten nicht in einem neuen Fenster (PopUp), sondern auf einer neuen Registerkarte geöffnet werden (siehe Anhang 1: Ein-stellungen des Browsers). Dadurch kann die Arbeit mit VIS-Fenstern übersichtlicher gestaltet werden.

1.8 VIS-Explorer Akten, Vorgänge oder VIS-Dokumente werden aus der Aufgabenliste, der Favoritenliste, aus Inhaltslisten oder Ergebnislisten mit einem Doppelklick aufgerufen. Es wird der VIS-Explorer mit dem entsprechenden VIS-Objekt geöffnet.

Die Darstellung der VIS-Objekte im VIS-Explorer sollte über den Menüpunkt Extras > Einstellungen auf der Registerkarte Explorer so eingestellt sein, dass die Deckblätter immer eingeblendet sind.

(Die wichtigsten Einstellungen der VIS-Oberfläche werden im Anhang 2 beschrieben.)

Es besteht dann eine '3-Sichten-Darstellung' mit der Baumstruktur, dem Deckblatt und dem Inhaltsbereich.

Einführung

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Im linken Teil wird die Akte in einer Baumstruktur dargestellt. Hier können VIS-Objekte u. a. verschoben (zugeordnet) werden.

Im rechten Teil werden die Inhalte des ausgewählten VIS-Objekts angezeigt. In dieser Dar-stellung können alle Aktionen über die Symbole oder über Kontextmenüs ausgeführt werden. Über Schaltflächen kann das in der Baumstruktur markierte VIS-Objekt bei den Favoriten bereitgestellt werden, das Deckblatt oder das Register Geschäftsgang können geöffnet oder es können E-Mails mit dem Objekt erstellt werden.

Durch eine weitere Einstellung (siehe Anhang 2) sollte vorgegeben sein, dass in der Baumstruktur auch die Dateien – als 4. Ebene - aufgeführt werden.

Wenn in der Baumstruktur eine Datei angeklickt wird, wird im rechten Teil eine Vorschau angezeigt, die weitgehend der Druckdarstellung entspricht.

Das Dokument kann in dieser Vorschau nicht bearbeitet, aber gelesen, durchsucht und gedruckt werden. Dafür gibt es eine spezielle Symbolleiste:

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Einführung

Das Dokument kann nach einem Begriff durchsucht werden. Im Suchfeld wird der Begriff (auch Teil eines Wortes) eingegeben. Die Datei kann ab der angezeigten Position vorwärts oder rückwärts durchsucht werden. Alle gefundenen Begriffe werden in der Datei markiert.

Es gibt drei mögliche Ansichten:

die Konzeptansicht , die normale Ansicht und die Vorschau . Bei der Konzeptansicht und der normalen Ansicht, kann die Darstellung über vergrößert und verkleinert werden. Bei der Vorschau kann die Anpassung an die Fensterbreite oder die Fensterhöhe mit erfolgen.

Die Datei kann direkt aus der Vorschau gedruckt werden. Dazu ist es nicht erforderlich, das jeweilige Anwendungsprogramm zu starten.

1.9 Ablagenexplorer Im VIS-Explorer wird immer nur eine Akte dargestellt. Alternativ kann der Ablagenexplorer verwendet werden. Dieser wird von der VIS-Startseite aufgerufen.

Die Ablagen , für die Sie Schreib- oder Leserechte haben, werden mit den darin enthaltenen Akten dargestellt. Sie können die gleichen Aktionen ausführen wie im VIS-Explorer ; auch die Darstellung ist identisch.

Über die Symbole über der Baumstruktur kann die Anzeige auf ausgewählte Ablagen beschränkt werden. Dieser Filter kann jederzeit geändert oder aufgehoben werden.

Große Ablagen können mit Hilfe von untergeordneten Ablagen unterteilt werden. Diese untergeordneten Ablagen sind keine Schriftgutobjekte, sie stellen lediglich Zwischenüberschriften dar, die ausschließlich im Ablagen-explorer zu sehen sind.

Einführung

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Auch eine Ablage kann über die Schaltfläche als Favorit auf der VIS-Startseite angelegt werden. Dann kann diese Ablage gezielt aus der Favoritenliste mit dem Ablagenexplorer geöffnet werden.

Im Ablagenexplorer können aktenübergreifende Aktionen wie Zuordnungen oder Bezüge durch Ziehen mit der Maus ausgeführt werden. Das vereinfacht diese Aktionen erheblich.

1.10 Deckblätter der VIS-Objekte Beim Erstellen neuer Akten, Vorgänge oder VIS-Dokumente wird immer das Deckblatt des VIS-Objektes geöffnet. Hier werden die Daten auf mehreren Registerkarten erfasst.

Aus Aufgaben-, der Favoriten-, Inhalts- oder Ergebnislisten können VIS-Objekte über Symbol oder Kontextmenü mit in der Deckblattansicht geöffnet werden.

Diese Darstellung ist für die Bearbeitung der Daten und die Verwaltung der Geschäftsgangverfügungen und der Wiedervorlagen geeignet. Ein Deckblatt enthält unterschiedliche Bereiche und Datenfeldtypen:

Titelzeile Anzeige der VIS-Objektart, ggf. Bearbeitungsmodus (z. B. in

Bearbeitung), Geschäftszeichen; die Hintergrundfarbe unterscheidet bei den Objektarten (z. B. Blau = Akte).

Menü Die meisten Formulare enthalten ein Menü, in dem die Befehle enthalten sind.

Symbolleiste Symbole für häufig benutzte Funktionen

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Neue VIS-Objekte

Registerkarten Enthalten weitere Informationen zum ausgewählten VIS-Objekt.

Anzeigefelder Diese sind grau dargestellt und können in diesem Zusammen-hang nicht bearbeitet werden.

Suchanwendung Öffnet ein neues Fenster mit Such- und Auswahlmöglichkeiten.

Auswahlliste Zur Auswahl vorgegebener Einträge.

Mehrzeiliges Textfeld Zur Eingabe von Text.

Einzeiliges Textfeld Zur Eingabe von Text.

Schaltflächenleiste Schaltflächen zum Speichern, Abbrechen, Starten bestimmter Aktionen.

Es müssen mindestens die Pflichtfelder ausgefüllt werden. Diese sind fett dargestellt. Eine Übersicht aller Datenfelder finden Sie im Anhang 2: Übersicht Datenfelder der VIS-Objekte.

2. Neue VIS-Objekte Über die Administration des Mandanten wird festgelegt, ob Sie das Recht haben, neue VIS-Objekte der jeweiligen Kategorien anzulegen. Organisatorische Regelungen können z. B. vorsehen, dass neue Akten nur durch eine zentrale Stelle oder nur in bestimmten Ablagen angelegt werden können.

Die übersichtlichste und einfachste Vorgehensweise, um ein neues Objekt zu erstellen, ist die Verwendung des Ablageexplorers. Im Inhaltsbereich des übergeordneten VIS-Objektes wird mit dem Symbol der Ablauf gestartet. Dadurch steht die Zuordnung von vornherein fest.

2.1 Neue Akte erstellen Vor dem Erstellen einer neuen Akte ist immer zu prüfen, ob sie nicht bereits vorhanden ist. Ist sie nicht vorhanden, dann ist festzustellen, für welche Organisationseinheit bzw. welche Personengruppe sie zugänglich sein soll. Daraus ergibt sich die Zuordnung einer Akte zu einer Ablage.

Die entsprechende Ablage wird in der Baumstruktur markiert. Im Inhaltsbereich werden die schon vorhandenen Akten aufgeführt. Mit Klick auf wird die neue Akte erstellt. Vorteilhaft bei dieser Vorgehensweise ist die Übersicht über die vorhandenen Akten. So kann einfacher geprüft werden, ob die Akte schon vorhanden ist.

Neue VIS-Objekte

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Es wird ein leeres Deckblatt für die neue Akte in einem neuen Fenster geöffnet. Eine Akte wird durch eine blaue Überschrift gekennzeichnet.

Wenn mehrere Aktenpläne vorhanden sind, muss zuerst eine Auswahl getroffen werden. Erst dann wird eine Zuordnung zu einem Aktenplanschlüssel vorgenommen. Über die Schaltfläche hinter dem Feld APL.-Schlüssel wird die Aktenplan-Recherche geöffnet.

Soweit bekannt, kann der gewünschte Aktenplanschlüssel (APL.-Schlüssel) direkt eingegeben werden. Andernfalls kann in den Feldern APL-Betreff, Bemerkung und Schlagworte nach Bezeichnungen oder Stichworten gesucht werden.

Nach Klick auf Suche starten wird im unteren Bereich die Ergebnisliste angezeigt. Bei längeren Listen muss unter Umständen mit den Symbolen geblättert werden.

Hinweis Wenn Sie häufiger Akten anlegen und dabei immer wieder bestimmte Bereiche des Aktenplanes verwenden, legen Sie sich auch dafür Favoriten an. Das Anlegen und Auswählen erfolgt über .

Der gewünschte Aktenplaneintrag wird ausgewählt und mit Klick auf Übernehmen wird der APL-Schlüssel in das Deckblatt der neuen Akte übernommen.

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Neue VIS-Objekte

In dem Deckblatt der neuen Akte werden dann die weiteren Datenfelder ausgefüllt. In jedem Fall muss ein Betreff angegeben werden. Der Betreff soll den Inhalt der Akte wiedergeben und die Begriffe enthalten, nach denen später gezielt gesucht werden kann. Es stehen bis zu 250 Zeichen zur Verfügung.

Die Kurzbezeichnung (maximal 50 Zeichen) sollte ebenfalls ausgefüllt werden, da diese Angabe häufig in Listen und Übersichten und für die Darstellung in der Baumstruktur des Ablagenexplorers verwendet wird. In einigen Situationen wird die Kurzbezeichnung auch beim Speichern von Dateien verwendet. Vermeiden Sie deshalb Sonderzeichen, die in Dateinamen nicht zulässig sind.

Wählen Sie gegebenenfalls den entsprechenden fachlichen Aktentyp aus.

Eine Beschreibung aller weiteren Datenfelder finden Sie im Anhang 3: Übersicht Datenfelder der VIS-Objekte. In Ihrem Arbeitsbereich sollten Sie sich darüber verständigen, welche Angaben mit welchen Schreibweisen verwendet werden sollen.

Mit einem Klick auf Übernehmen wird die Akte gespeichert. Dabei werden das Aktenzeichen und die Akten-Nr. automatisch vergeben, soweit spezielle Mandanteneinstellungen keine manuelle Vergabe vorsehen.

Mit dem Speichern werden alle Felder ausgegraut. Die Akte befindet sich im Anzeigemodus. Um Änderungen der Daten vorzunehmen, muss mit i in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden.

Mit Klick auf OK wird die Akte geschlossen und direkt im Ablagenexplorer angezeigt.

Neue VIS-Objekte

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2.2 Neuer Vorgang Vorgänge erstellen Sie im Ablagenexplorer aus dem Inhaltsbereich der jeweiligen Akte heraus Dieser ist bei einer neu angelegten Akte zunächst leer.

Über wird ein neues Element zum Inhalt der Akte hinzugefügt. Dazu muss angegeben werden, welcher Objekttyp erstellt werden soll. Es wird Vorgang ausgewählt.

Für den neuen Vorgang wird wieder ein neues Fenster geöffnet. Ein Vorgang wird durch eine grüne Überschrift gekennzeichnet. Ein Vorgangszeichen (aufbauend auf dem Aktenzeichen) und die Vorgang-Nr. werden automatisch gebildet. Die Angaben zum Aktenplan werden dargestellt, sie können nicht geändert werden.

Der Betreff wird aus der Akte als Vorschlag übernommen. Es wird empfohlen, den Aktenbetreff beizubehalten und um eine Inhaltsangabe des Vorganges zu ergänzen. Dies er-leichtert die Schriftgutsuche. Die weiteren Felder werden im Anhang 3: Übersicht Datenfelder der VIS-Objekte beschrieben.

Der neue Vorgang wird mit Klick auf OK gespeichert.

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Neue VIS-Objekte

2.3 Neues VIS-Dokument VIS-Dokumente erstellen Sie im Ablagenexplorer aus dem Inhaltsbereich des jeweiligen Vorgangs heraus. Bei einem neu angelegten Vorgang ist dieser zunächst leer.

Über wird ein neues Element zum Inhalt des Vorgangs hinzugefügt. Dazu muss angegeben werden, welche Dokumentart erstellt werden soll.

Ein VIS-Dokument wird durch eine gelbe Überschrift gekennzeichnet. Bei dem neuen VIS-Dokument werden ein Geschäftszeichen (Unser Zeichen) gebildet und Angaben aus dem Vorgang übernommen. Auch hier bietet es sich an, den Betreff des Vorganges um eine Inhaltsangabe des VIS-Dokumentes zu ergänzen.

Das neue VIS-Dokument – in der Abbildung ein Internes Schreiben - wird mit Klick auf OK gespeichert.

Neue VIS-Objekte

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Bei Internen Schreiben oder Ausgangsschreiben wird nach dem Speichern sofort die Vorlagenauswahl (siehe Seite 24) geöffnet. Hier können Sie unmittelbar eine Office-Datei erstellen, die automatisch in dem neu erstellten VIS-Dokument abgelegt ist.

2.4 Objekttypen, VIS-Objekte mit Auto-Inhalt Auf den Deckblättern der VIS-Objekte sind die Felder Aktentyp, Vorgangstyp oder Dokumenttyp vorhanden. Hier werden Auswahllisten hinterlegt. Besondere Typen und ihre Einsatzzwecke ergeben sich aus dem Nutzungskonzept Ihrer Dienststelle.

Akten-, Vorgangs- oder Dokumenttypen können durch die Administration in der Weise angelegt werden, dass beim Erstellen automatisch Inhalte oder weitere Datenfelder vorhanden sind. Eine neue angelegte Akte kann so bereits Vorgänge und VIS-Dokumente enthalten. Derartige Vorlagen – insbesondere für VIS-Dokumente – können auch schon vorgefertigte Dateien beinhalten.

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Dateien hinzufügen / erstellen

3. Dateien hinzufügen / erstellen

Inhalt eines VIS-Dokuments sind Dateien. Sie werden unter VIS als Primärdokumente bezeichnet. Dabei kann es sich um beliebige Dateitypen handeln, die hier abgelegt sein können. Bei Office-Dateien sind in VIS besondere Bearbeitungsfunktionen enthalten.

Da zu Dateien keine Metadaten für die Suche oder für die Vorgangsbearbeitung angelegt werden können, wird empfohlen, in einem VIS-Dokument nur eine Datei zu speichern und bei den Metadaten des VIS-Dokuments alle nötigen Informationen zu der enthaltenen Datei einzutragen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einem VIS-Dokument eine Datei hinzuzufügen.

3.1 Vorhandene Datei hochladen Beim Hochladen wird eine Datei, die sich im Dateisystem (Eigene Dateien, Netzlaufwerk usw.) befindet, in die VIS-Struktur kopiert. Im Inhaltsbereich des VIS-Dokuments wird die Aktion Datei hochladen mit einem Klick auf oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) ausgeführt.

Über Hinzufügen wird der Öffnen-Dialog gestartet.

Die Datei wird ausgewählt und mit Öffnen übernommen.


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Dann wird die Funktion mit einem Klick auf Hochladen abgeschlossen. Dabei wird eine Kopie der Datei im VIS-Dokument gespeichert und in der Baumstruktur dargestellt. Die Fassung im Dateisystem bleibt erhalten. Diese sollte gelöscht werden, um eine doppelte Datenhaltung zu vermeiden.

Die Datei wird im Inhaltsbereich des VIS-Dokuments aufgeführt.

3.2 Datei in das VIS-Dokument ziehen Die Funktion des Hochladens kann auch mit der Maus vorgenommen werden (Drag & Drop). Dabei wird die Datei im Dateisystem ausgewählt und mit gedrückter linker Maustaste in das Fenster gezogen, in dem die Inhaltsliste des VIS-Dokuments angezeigt wird.

Wenn das Zielfenster nicht sichtbar ist, ziehen Sie den Mauszeiger auf das Fenstersymbol in der Taskleiste und dann in das Fenster, das in den Vordergrund kommt. Dabei müssen Sie die Maustaste weiter gedrückt halten!

Sobald sich der Mauszeiger in einem leeren Abschnitt des Inhaltsbereichs oder auf dem VIS-Dokument in der Baumstruktur befindet, ändert sich die Darstellung:

Hier wird die Maustaste losgelassen. Die Datei wird kopiert und sofort in der Inhaltsliste und in der Baumstruktur aufgeführt.

Dateien können nur in VIS-Dokumenten abgelegt werden.

Wenn ein für die Datei passendes VIS-Dokument noch nicht vorhanden ist, kann dieses beim Herüberziehen der Datei gleich mit angelegt werden. Dazu ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in den Inhaltsbereich einer Akte oder eines Vorgangs.Es wird automatisch ein neues VIS-Dokument erstellt, zu dem die Deckblattdaten (Betreff, Kurzbezeichnung, ev. Dokumenttyp) eingegeben werden. Mit dem Speichern ist das VIS-Dokument angelegt und die Datei ist hochgeladen.

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3.3 Neues Office-Dokument erstellen

Neue Office-Dateien können direkt aus VIS heraus erstellt werden. Ausgangspunkt ist die Inhaltsliste eines VIS-Dokuments.

Mit der Aktion Datei hinzufügen wird die Funktion gestartet.

Es wird eine Vorlagenkategorie ausgewählt: Texte = Word Tabellen = Excel Präsentationen = PowerPoint

Für Ihren Aufgabenbereich können weitere fachliche Kategorien vorhanden sein.

Für die verschiedenen Kategorien können Vorlagen - Kopfbogen, Bescheidtexte, Formulare usw. - vorhanden sein. Die gewünschte Vorlage wird ausgewählt.

Als Dateiname wird die Kurzbezeichnung des VIS-Dokuments vorgeschlagen. Der Eintrag kann geändert werden.

Das jeweilige Office-Programm – z. B. Word – wird gestartet. Beim Erstellen des Textes besteht eine Verbindung zu dem zugeordneten VIS-Dokument, dem Vorgang und der Akte, aus denen Daten in den Text übernommen werden können.

Durch die VIS-Administration können Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien hinterlegt werden, die als Vorlagen dienen. Vergleichbar mit Dokumentvorlagen können darin Texte, Gestaltungen und Datenfelder vorgegeben werden. Es können Felder integriert werden, die automatisch mit Daten aus den VIS-Objekten gefüllt werden.

Die erstellte Office-Datei wird auf dem VIS-Server gespeichert. Nach dem Schließen des Programms, wird die neu erstellte Datei in der Inhaltsliste des VIS-Dokuments aufgeführt.

3.4 Office-Integration Wenn VIS 5 auf Ihrem Rechner installiert ist, finden Sie in den Menübändern von Word, Excel, Outlook und PowerPoint das zusätzliche Register VIS. Das Register wird am Beispiel des Menübandes in Word 2010 beschrieben:


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In Word-Dateien kann der Inhalt der Datenfelder im Form von Verknüpfungen aus VIS 5 eingefügt werden. Hinzufügen öffnet ein Fenster mit allen verfügbaren Feldern. Die Daten können aus den Deckblättern des zugeordneten VIS-Dokuments, des

Vorgangs, der Akte oder aus Adressen übernommen werden. Diese Verknüpfungen sind dynamisch, d. h. sie werden im Text angepasst, wenn in den VIS-Objekten Änderungen vor-genommen werden.. Eine Aktualisierung findet beim Öffnen der Word-Datei statt; zwischen-durch können Änderungen mit Klick auf aktualisieren vorgenommen werden. Nach Fertigstellung der Word-Datei sollten die Verknüpfungen nicht mehr angepasst wer-den, weil sonst der Inhalt des Textes verfälscht wird. Mit auflösen wird der Inhalt der Ver-knüpfung in normalen Text umgewandelt, Aktualisierungen finden nicht mehr statt.

Eine Datei kann auch Word-Felder enthalten.Wenn diese auch in die Aktualisierungen oder in das Auflösen einbezogen werden sollen, werden die Schaltflächen im Abschnitt Alle Verknüpfungen verwendet.

In Word-Dateien können Sie auch Querverweise auf andere VIS-Objekte (Akten, Vorgänge, VIS-Dokumente, Adressen) einfügen. Dabei handelt es sich um Links zu den Objekten.

Wenn Ihre Word-Vorlagen entsprechend vorbereitet sind, können Textteile als Entwurf oder als Reinschrift formatiert werden. Als Entwurf können z. B. Entwurfsfassungen, Anmer-kungen oder Verfügungen gekennzeichnet werden. Sie bleiben

Bestandteil des Word-Datei. Für den Druck oder den Versand per E-Mail wird dann nur die Reinschrift ausgewählt.

In den Text können auch Angaben aus Adressen aufgenommen werden, die nicht vorher dem VIS-Objekt zugeordnet worden sind. Diese werden als Freie Adresse ausgewählt und dann können die Felder über hinzufügen verwendet werden.

Adressen können in VIS 5 für Fachverteiler verwendet werden. Mit Hilfe dieser Fachverteiler können u. a. Serienbriefe in Word erstellt werden.

Mit der Schaltfläche Deckblatt wird ein Fenster des Internet Explorers mit dem Deckblatt des VIS-Dokuments geöffnet. Hier können die Deckblattdaten direkt bear-beitet werden. Es ist z. B. möglich, beim Formulieren des Textes eine Geschäftsgang-

verfügung einzutragen.

Wenn Sie eine Office-Datei nicht aus VIS heraus erstellen, muss die Ablage in VIS nachträglich erfolgen. Das ist mit Speichern unter VIS möglich. Da hierbei eine Suche nach dem VIS-Objekt oder ein Anlegen eines neuen Objektes erfolgen muss,

ist diese Vorgehensweise komplex und wird deshalb nicht empfohlen.

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Beim Öffnen einer Word-Datei mit Verknüpfungen finden Aktualisierungen statt. Word zeigt dann eine Meldung an

und fragt nach, ob die Aktualisierung vorgenommen werden soll. Diese Meldung ist unter Umständen störend. Wenn eingestellt wird, dass VIS 5 die Steuerung übernehmen soll, unterbleibt diese Meldung. Dies ist allerdings nur sinnvoll, wenn die Verknüpfungen bei Fertigstellung des Textes aufgelöst werden.

In Outlook 2010 stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung:

Mit Neu wird ein Fenster des Internet Explorers geöffnet. Hier kann ein neues VIS-Objekt (Akte, Vorgang, VIS-Dokument, Adresse) erstellt werden. Eine Mail wird dabei nicht in das Objekt übertragen.

Das Speichern unter VIS funktioniert nur im eingestellten Standardmandanten. Wenn Sie Zugang zu mehreren Mandanten haben, muss vor dem Speichervorgang unter Umständen der Standardmandant gewechselt werden. Das kann direkt aus

Outlook mit dieser Schaltfläche erfolgen.

Aus Outlook heraus können Sie direkt die in VIS gespeicherten Objekte ansehen. Über die Suche können Sie die jeweilige Suchanwendung starten und das gewünschte VIS-Objekt öffnen. Eine Mail wird dabei nicht gespeichert.

3.5 E-Mails ablegen Auch E-Mails sind Schriftgut. Aktenrelevante E-Mails sind nach der Schriftgutordnung im Vorgang abzulegen. Es reicht nicht aus, dass sie im Postfach aufbewahrt werden. Soweit Akten und Vorgänge in VIS geführt werden, müssen hier auch die Mails einschließlich aller Anhänge gespeichert werden. Dies gilt auch für von Ihnen gesendete E-Mails, soweit ihr Inhalt aktenrelevant ist. Organisatorische Absprachen sollten festlegen, in welchem Format und zu welchem Zeitpunkt E-Mails abgelegt werden sollen. In Outlook sollten sie dann gelöscht werden.

Bei der Speicherung von E-Mails unter VIS gibt es zwei Optionen:

- Speichern als Datei (MSG-Format) Die E-Mail mit ihrem Inhalt, Adress- und Absenderinformationen und allen Anhängen wird in einer einzigen Datei gespeichert. Vorteilhaft ist, dass diese Datei mit Outlook weiter bearbeitet – z. B. beantwortet – werden kann. Nachteilig ist, dass dieses Format versionsabhängig ist und nur mit Outlook verwendet werden kann. Es ist nicht gewähr-leistet, dass die Datei in einigen Jahren noch lesbar ist.


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- Speichern der E-Mail als Text-/HTML-Datei und der Anhänge als gesonderte Dateien Diese Speicherung ist für eine Langzeitarchivierung eher geeignet. Durch die Anhänge entstehen unter Umständen mehrere Dateien in dem VIS-Dokument. In der E-Mail ent-haltene Bilder werden als Anhänge gespeichert. Eine weitere Verarbeitung mit Outlook ist nicht möglich, jedoch können die Anhänge direkt geöffnet werden.

Es besteht die Möglichkeit, E-Mails auch in beiden Formaten abzulegen.

Bei den verschiedenen unten beschrie-benen Möglichkeiten, E-Mails in VIS abzulegen, werden die Importein-stellungen abgefragt. Eine generelle Festlegung können Sie vornehmen, indem Sie Diese Einstellungen immer verwen-den und Diesen Dialog nicht mehr anzei-gen aktivieren.

Eingegangene E-Mails und ihre Anhänge werden in VIS-Dokumenten vom Typ Eingang oder Eingang mit Antwort, gesendete E-Mails im Dokumenttyp Ausgangsschreiben abgelegt.

Das VIS-Dokument sollte grundsätzlich beim Übertragen der E-Mail per Drag & Drop erstellt werden. Dazu wird die Mail in Outlook ausgewählt und mit gedrückter linker Maustaste in das Fenster des VIS-Explorers auf den entsprechenden Vorgang in der Baumstruktur oder in den Inhaltsbereich des Vorganges gezogen.

Hinweis Wenn das Zielfenster nicht sichtbar ist, ziehen Sie den Mauszeiger auf das Fenstersymbol in der Taskleiste und dann in das Fenster, das in den Vorder-grund kommt. Dabei müssen Sie die Maustaste weiter gedrückt halten!

Sobald sich der Mauszeiger in einem leeren Abschnitt des Inhaltsbereichs oder auf einem Eintrag in der Baumstruktur der Akte befindet, ändert sich die Darstellung:

Hier wird die Maustaste losgelassen. Es startet der beschriebene Dialog zum Speichern als neues VIS-Dokument (siehe Seite 20).

Bei dieser Vorgehensweise werden aus der E-Mail das Eingangsdatum, die E-Mail-Adresse des Absenders, der Betreff und eine Auflistung der Anlagen übernommen. Im Feld Bemerkungen auf der Registerkarte Statusregistratur werden die 'Kopfinformationen' der E-Mail aufgeführt. Dies umfasst die Sende-Adresse, alle Empfänger (An und CC), den Betreff und Sendeinformationen.

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Um Deckblattdaten zu ändern oder zu ergänzen (z. B. um die Kurzbezeichnung), wird mit Klick auf in den Bearbeitungsmodus gewechselt.

Bei VIS-Dokumenten vom Typ Eingang steht im Menü Dokument die Aktion Schreiben erstellen zur Verfügung. Hierbei werden die Daten, die aus der E-Mail übernommen wurden, für ein Antwortschreiben verwendet.

Da E-Mails und die Anhänge nachträglich nicht verändert werden sollen, ist es sinnvoll, das VIS-Dokument gleich nach dem Speichern abzuschließen. Dies geschieht im Menü Dokument mit dem Punkt Abschließen. Das Fenster wird mit OK geschlossen.

Schriftgutsuche

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4. Schriftgutsuche VIS 5 bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten zur Recherche nach Akten, Vorgängen und VIS-Dokumenten. Bei der Volltextsuche kann auch der Inhalt der Dateien einbezogen werden.

4.1 VIS-Suchanwendungen Auf der VIS-Startseite stehen Ihnen in Meine Favoriten mehrere VIS-Anwendungen zum Suchen zur Verfügung.

Jede Suchanwendung hat eine entsprechende Suchmaske mit speziellen Feldern für den Objekttyp. Einige Suchfelder finden sich in nahezu allen Suchmasken: Betreff, Adresse, Schlagworte.

Sie können im Rahmen Ihrer Berechtigungen unterschiedliche Suchanwendungen einsetzen: Akten, Vorgänge, VIS-Dokumente oder allgemein Schriftgut suchen.

Suchanwendungen mit dem Zusatz (Übersicht) bieten nur die Möglichkeit nach Akten- bzw. Geschäftszeichen und / oder Betreff zu suchen. Die anderen Felder stehen hier nicht zur Verfügung. Diese Suchanwendungen sind für Mitarbeiter/-innen der Geschäftsstellen gedacht, die nur diese beiden Angaben einsehen dürfen.

In den Suchanwendungen werden jeweils mehrere Möglichkeiten auf Registerkarten angeboten.

4.2 Recherche Standard Auf der Registerkarte Standard können Sie nach Deckblattinformationen des VIS-Objektes suchen.

Bei der Suche in Textfeldern wie Betreff oder Kurzbezeichnung werden oft Suchbegriffe eingegeben, die Teil des eigentlichen Textes sind. Möglich sind neben vollständigen Angaben auch Teilangaben mit Platzhaltern, z. B.: "*VIS*".

Vorrangig wird die Suche im Feld Betreff vorgenommen. Je besser die Qualität der Eingaben in diesem Feld ist, desto besser ist das Suchergebnis. Wenn die Suche nicht erfolgreich ist, sollten weitere Felder herangezogen werden.

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Schriftgutsuche

Die Suche wird mit Klick auf Suche starten oder der Tastenkombination Strg+Return gestartet.

Nachdem die Suche durchgeführt wurde, wird im unteren Bereich die Ergebnisliste an-gezeigt. Wenn zu Ihrem Kriterium nichts gefunden wurde, bleibt die Ergebnisliste leer. Aus dieser Liste heraus können die aufgeführten VIS-Objekte geöffnet, angezeigt oder bearbeitet werden. Die Darstellung der Ergebnisliste können Sie über anpassen, Sie können die Reihenfolge der Spalten ändern, Felder ausblenden oder andere Felder einblenden.

4.3 Registerkarte Erweitert Die Suche kann aber auch in jedem weiteren verfügbaren Datenfeld der Deckblätter vorge-nommen werden. Dies ist auf der Registerkarte Erweitert möglich. Diese Registerkarte ist zunächst leer.

Sie müssen die Datenfelder hinzufügen, in denen Sie suchen wollen. Über öffnen Sie die Auswahl der Attribute.

Schriftgutsuche

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Hier können Sie Felder zur Registerkarte Erweitert hinzufügen und auch wieder entfernen.

Die hinzugefügten Felder können in der Registerkarte Erweitert der Suchanwendung genutzt werden. Dazu werden die Suchkriterien eingegeben.

4.4 Volltextsuche in den Deckblattdaten Wenn die Suche nach einen Stichwort in einzelnen Feldern erfolglos ist, kann auch eine Volltextsuche vorgenommen werden. Dabei können alle Felder der Deckblätter, die Texte enthalten, nach den Begriffen durchsucht werden.

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Schriftgutsuche

Auf der Registerkarte Volltext gelten etwas andere Regeln für die Eingabe der Kriterien: Für die Suche nach ganzen Wörtern werden die Begriffe ohne * * eingegeben. Die * * werden nur benötigt, wenn auch nach Wortteilen gesucht werden soll. Beispiel: Die Eingabe des Begriffs Projektleitung findet alle Einträge, in denen dieses Wort in dieser Schreibweise vorkommt. Einträge mit Teilprojektleitung oder Projektleitungen werden nicht gefunden. Um dieses Fälle auch einbeziehen zu können, müsste das Suchkriterium mit *projektleitung* eingegeben werden.

4.5 Volltextsuche in Dateiinhalten Die Suche kann auf den Inhalt der Dateien ausgeweitet werden. Dazu wird die Option Dateien aktiviert:

Es wird geprüft, ob der Suchbegriff in den Dateien (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, PDF …) vorkommt. Zusätzlich kann auch nach Dateinamen und Erstellt- bzw. Änderungsdatum der Dateien gesucht werden.

In der Ergebnisliste werden allerdings nicht die Dateien aufgeführt, sondern VIS-Objekte, in denen sich Dateien befinden, die die Suchmerkmale erfüllen.

Wenn Sie VIS-Objekte aus der Ergebnisliste einer Volltextsuche in Dateien markieren und mit der Aktion Texte anzeigen öffnen, werden die Suchbegriffe bei den meisten Dateitypen auch in der Dateivorschau gekennzeichnet.

Schriftgutsuche

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Die Dateianzeige in der Vorschau muss allerdings aktiviert worden sein (siehe Anhang 2, Seite 8).

4.6 Adressen suchen Mit Hilfe der Anwendung Adressen suchen können Adressdaten gesucht werden. Diese Suche bezieht sich ausschließlich auf das VIS-Objekt Adresse (Adresse erstellen). Das darf nicht mit Adressen verwechselt werden, die in den Deckblättern von Akten, Vorgängen oder VIS-Dokumenten eingetragen wurden. Diese Felder können mit der Volltextsuche für Schriftgutobjekte durchsucht werden.

4.7 Eingabe der Suchkriterien Bei der Eingabe der Suchkriterien werden Platzhalterzeichen und Operatoren verwendet.

Zeichen Bedeutung Beispiel

* Textsuche mit Platzhalter für beliebig viele Zeichen (kann mehrfach eingesetzt werden)

"*Justiz*"

? Textsuche mit Platzhalter für ein beliebiges Zeichen (kann mehrfach eingesetzt werden)

"Me?er"

oder (auch ;) Oder-Verknüpfung von zwei Kriterien (" " müssen eingegeben werden!)

"*Justiz*" oder "*Verfassung*"

und Und-Verknüpfung von zwei Kriterien (" " müssen eingegeben werden!)

"*Justiz*" und "*Verfassung*"

- von - bis "A*" - "Z*"

und nicht Mit und nicht wird ein Suchbegriff ausgeschlossen, er darf nicht vorkommen

"*DMS*" und nicht "*Bremen*"

Die Suchbegriffe bei Textvergleichen müssen in Anführungsstriche gesetzt werden. Diese werden teilweise automatisch eingefügt. Bei mehreren Suchbegriffen ist das aber nicht immer richtig. Überprüfen Sie deshalb das Kriterium nach der Durchführung der Suche und überprüfen Sie das Suchergebnis. Gegebenenfalls müssen Sie die Position der Anführungs-

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Schriftgutsuche

striche korrigieren. Dies gilt insbesondere bei der Suche nach Wortfolgen (Phrasensuche). Hier muss das gesamte Suchmerkmal in * * und " " eingeschlossen werden (Beispiel: "*Justiz und Verfassung*").

Datumsvergleiche

Zeichen Bedeutung Beispiel

dd.mm.yyyy Suche nach einem bestimmten Datum

7.9.2016

<dd.mm.yyyy vor einem bestimmten Datum <7.9.2016

>dd.mm.yyyy nach einem bestimmten Datum >7.9.2016

<> dd.mm.yyyy ein Datum ausschließen <>7.9.2016

dd.mm.yyyy - dd.mm.yyyy

Datumsbereich angeben (inklusiv) 1.1.2016 – 31.12.2016

Schlüsselwörter für Datumssuchen Beispiele: heute, gestern, dieser Monat, letzte Woche. dieses Jahr …..

Abfrage auf vorhandene Feldinhalte bzw. leere Felder(alle Datentypen)

= ist Null - Feld ohne Werte =

Nicht = Feld muss einen Wert enthalten - ist nicht leer

Nicht =

Hinweis Suchkriterien, die auf mehreren Registerkarten eingegeben werden, er-gänzen sich (Und-Verbindung). Wenn Sie hintereinander mehrere Suchvorgänge mit unterschiedlichen Kriterien vornehmen, verwenden Sie die Schaltfläche , um alle Eingaben auf allen Registerkarten zu entfernen.

4.8 Suchmuster anlegen und nutzen Suchkriterien können vor allem bei einer großen Schriftgutmenge sehr komplex sein. Für häufig gleiche oder ähnliche Suchen können Sie Suchmuster anlegen, die immer wieder verwendet und im Bedarfsfall variiert werden können.

Schriftgutsuche

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Geben Sie die Suchkriterien ein, starten Sie die Suche und passen Sie bei Bedarf die Ergebnisliste an (siehe Seite 36).

Wählen Sie den Menüpunkt Suche > Suchmuster speichern.

Geben Sie dem Suchmuster einen nachvollzieh-baren Namen. Sie können in jedem Fall ein persönliches Suchmuster anlegen, das Sie selbst immer wieder verwenden können. Bei entsprechendem können Sie auch Suchmuster für alle oder für bestimmte Gruppen anlegen. Dann steht im Feld Eigentümer eine Auswahlliste zur Verfügung.

Die Option Einstellungen der Ergebnisliste speichern bewirkt, dass die aktuelle Gestaltung der Ergebnisliste zum Bestandteil des Suchmusters wird.

Suchmuster werden immer nur für die aktuelle Suchanwendung (Schriftgut suchen, Akte suchen, Dokument suchen …) gespeichert.

Wenn Sie künftig eine Suche vornehmen wollen, starten Sie die Suchanwendung und wählen Sie Suche > Suchmuster laden.

In der Liste wählen Sie das gewünschte Suchmuster aus und klicken auf Laden. Damit werden die Suchkriterien und Gestaltungen in die Suchmaske übernommen. Sie können die Suche unmittelbar starten oder vorher Anpassungen vornehmen.

Hinweis: Auch Suchmuster können Sie als Favoriten zu der Liste der Anwendungen hinzufügen. Dann wird unmittelbar die entsprechende Anwendung geöffnet und das Muster geladen.

36

Schriftgutsuche

4.9 Listen anpassen An vielen Stellen in VIS 5 werden Listen angezeigt: Ergebnislisten bei der Suche, Inhaltslisten im VIS-Explorer oder in Deckblättern, Aufgabenlisten usw.

In der Symbolleiste dieser Listen zeigt das Symbol an, dass Sie diese Listen verändern und diese Anpassungen speichern können.

Mit Klick auf das Symbol wird die Anwendung Benutzerspezifische Einstellungen geöffnet.

Hier legen Sie auf der Register-karte Attribute fest, welche Datenfelder in welcher Reihen-folge angezeigt werden sollen.

Auf der Registerkarte Informa-tionen können Sie auch Felder aus dem entsprechenden Register des Deckblattes hinzu-fügen.

Nachdem Sie die Anpassungen vorgenommen haben, wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein. Hier wählen Sie die Option Einstellungen speichern und klicken auf OK.

Diese Einstellungen werden künftig automatisch verwendet, wenn die entsprechende Liste angezeigt wird. Beachten Sie, dass die Inhaltslisten der verschiedenen Objektarten und die Ergebnislisten der verschiedenen Suchanwendungen jeweils andere Listen nutzen. Anpassungen können Sie für jede dieser Listen getrennt vornehmen.

Mit Standard herstellen können Sie Ihre Einstellungen jederzeit wieder aufheben.

Hinweis Um die Grundeinstellung dauerhaft zurückzustellen, wählen Sie die Option Standard herstellen und klicken anschließend auf OK. Danach öffnen Sie die Listenanpassung erneut. Jetzt ist die Option Einstellungen speichern aktiv. Klicken Sie noch einmal auf OK. Jetzt erst sind die Einstellungen gespeichert.

VIS-Objekte bearbeiten

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5. VIS-Objekte bearbeiten Die Bearbeitung der VIS-Objekte (Akten, Vorgänge, VIS-Dokumente) unterscheidet sich von der Bearbeitung der Dateien: Dateien werden in dem jeweiligen Programm (z. B. MS Word oder MS Excel) geöffnet und bearbeitet, VIS-Dokumente werden über die Deckblätter verändert.

5.1 VIS-Objekte öffnen Die Deckblätter der VIS-Objekte werden aus Suchergebnislisten, aus dem Inhaltsbereich übergeordneter VIS-Objekte, den Favoriten oder im VIS-Explorer mit der Aktion geöffnet. Sie werden zunächst schreibgeschützt angezeigt.

5.2 VIS-Objekte bearbeiten Wenn Sie Bearbeitungsrechte an dem angezeigten VIS-Objekt besitzen, kann über

in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden. Bearbeitbare Felder werden dadurch freigegeben.

Nach dem Speichern der Änderungen wird in den Feldern Geändert am und Geändert durch eingetragen, wer an welchem Tag die letzte Änderung vorgenommen hat.

Veränderungen an den VIS-Objekten, die die Schriftgutstruktur betreffen (Umprotokollieren, Abschließen, Reservieren usw.), werden in der Historie festgehalten. Auf dieser Register-karte ist an den Spalten Neuer Wert und Alter Wert zu erkennen, welche Veränderungen vorgenommen worden sind. Diese Einträge können nicht bearbeitet oder entfernt werden.

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5.2.1 Aufbewahrungsfristen ändern Eine Besonderheit stellt das Feld Aufbewahrungsfrist auf der Registerkarte Statusregistratur dar. Im Normalfall ergibt sich diese Frist bereits aus dem Aktenplan, wird bei der Anlage der Akte automatisch gesetzt und auf alle Objekte in der Akte übertragen. Wenn die Aufbewahrungsfrist nachträglich verändert werden soll, steht dafür im Menü Akte, Vorgang bzw. Dokument der Menüpunkt FuB bearbeiten zur Verfügung. (FuB steht für 'Fristen und Bewerten' und bezieht sich auf die Aussonderung von Schriftgut.) Nach der Auswahl des Menüpunktes kann das Feld Aufbewahrungsfrist geändert werden.

5.2.2 Reihenfolge der VIS-Objekte Der Inhalt der VIS-Objekte wird in chronologischer Reihenfolge abgelegt. Dies wird als Heftung bezeichnet und entspricht der Ablage in Papierakten.

Durch Lösch- oder Verschiebevorgänge können Lücken in der Nummerierung entstehen. Diese können durch die Aktion Bearbeiten > Inhaltsliste > Heftungslücken schließen beseitigt werden.

Um die Reihenfolge der VIS-Objekte zu verändern, wird das entsprechende VIS-Objekt ausgewählt. Über Bearbeiten > Inhaltsliste > Heftungsreihenfolge ändern wird die neue Position des VIS-Objektes gewählt.


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5.3 VIS-Objekte löschen

VIS-Objekte können nur von Personen gelöscht werden, denen dieses Recht ausdrücklich zugewiesen worden ist! Das Verfahren zum Löschen von Schriftgut ist im Nutzungskonzept Ihrer Dienststelle beschrieben.

5.4 Automatische Sperre von VIS-Objekten Wenn Sie das Deckblatt einer Akte, eines Vorgang oder eines VIS-Dokument bearbeiten, wird das Schriftgut automatisch für andere Benutzer gesperrt, um eine konkurrierende Bearbeitung zu verhindern. Ein weiterer Benutzer, der versucht, das VIS-Objekt zu bearbeiten, erhält die folgende Meldung:

Mit dem Speichern der Änderungen bzw. mit dem Abbrechen der Bearbeitung wird die Sperre wieder aufgehoben.

Wenn VIS-Fenster nicht ordnungsgemäß über die vorgesehenen Aktionen (OK, Abbrechen oder Schließen), sondern über die Browser-Fenster geschlossen werden, bleibt eine Sperre durch eine begonnene Bearbeitung unter Umständen erhalten. Sperren können nur durch den Benutzer, der die Sperre verursacht hat, oder durch die VIS-Administration aufgehoben werden.

Sie können auch alle von Ihnen gesetzten Bearbeitungssperren in einem Schritt aufheben. Dies ist hilfreich, wenn nach einem Systemabsturz mehrere Objekte gesperrt sind und Sie gar nicht mehr nachvollziehen können, welche Fenster geöffnet waren. Dazu wählen Sie auf der VIS-Startseite den Menüpunkt Extras > Einstellungen. Auf der Registerkarte Sonstiges klicken Sie auf Entsperren.

Hinweis Achten Sie darauf, dass bei dieser Aktion keine VIS-Objekte geöffnet und in Bearbeitung sind. Alle ungespeicherten Änderungen würden verloren-gehen.

5.5 VIS-Objekte gezielt sperren / entsperren Um Bearbeitungen durch andere Nutzerinnen und Nutzer zu verhindern, können Sie ein VIS-Objekt über Extras > Bearbeitungssperre setzen sperren. Auf der Registerkarte Statusregistratur wird links unten das Kontrollkästchen Gesperrt mit einem Häkchen darge-stellt.

Wenn Sie ein VIS-Objekt sperren, werden automatisch die enthaltenen Vorgänge und VIS-Dokumente gesperrt. Das VIS-Objekt, für das die Sperre gesetzt worden ist, muss auch wieder entsperrt werden. Ein gesondertes Entsperren eines Inhaltes ist nicht möglich.

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Um eine Sperre aufzuheben, wählen Sie das Deckblatt des VIS-Objektes und dort den Menüpunkt Extras > Bearbeitungssperre entfernen.

5.6 VIS- Objekte abschließen In einigen Fällen ist es sinnvoll, VIS-Objekte und die darin enthaltenen Dateien vor nach-träglichen Änderungen zu schützen: eine E-Mail, die in der eingegangenen Form dokumen-tiert bleiben soll oder ein abgesendetes oder weitergeleitetes Ausgangsschreiben. Dazu können Dokumente, Vorgänge oder Akten abgeschlossen werden.

Wenn ein Objekt abgeschlossen wird, betrifft das auch den Inhalt. Bei einer Akte können beispielsweise keine Vorgänge, VIS-Dokumente oder Dateien mehr geändert oder hinzu-gefügt werden. Die Dateien werden in der Inhaltsliste mit dem Zusatz (abgeschlossen) versehen und können nur noch im Lesemodus geöffnet werden. Mit dem Abschließen beginnt die Aufbewahrungsfrist, die für eine spätere Archivierung von Bedeutung ist.

Das Abschließen erfolgt über die Menüpunkte Dokument > Abschließen oder Vorgang > Abschließen oder Akte > Abschließen.

Das Merkmal Abgeschlossen wird gesetzt und die Felder Abgeschl. am und Abgeschl. durch werden automatisch ausgefüllt.

Bei abgeschlossenen VIS-Objekten können lediglich die Felder Verbleib und Schlagwort geändert werden. Auch ist es möglich, Bezüge oder Geschäftsgangverfügungen mit lesenden Aufgaben nachzutragen.

Das Abschließen eines VIS-Objektes kann über Akte > Abschließen aufheben oder Vorgang > Abschließen aufheben oder Dokument > Abschließen aufheben wieder zurückgenommen werden. Diese Aktion steht aber nur zur Verfügung, wenn die VIS-Administration Ihnen das Recht zugeteilt hat. Wenn übergeordnete VIS-Objekte abgeschlossen wurden, muss das


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Aufheben für jedes untergeordnete VIS-Objekt einzeln vorgenommen werden. Dateien bleiben schreibgeschützt. Um sie bearbeiten zu können muss eine Kopie der betreffenden Datei erstellt werden (Bearbeiten > Inhaltsliste > Kopie erzeugen).

5.7 'Gelbe Zettel' VIS-Objekte können mit Bearbeitungshinweisen – 'Gelben Zetteln' versehen werden. In der Symbolleiste des Deckblattes befindet sich die Schaltfläche . Damit wird der 'Gelbe Zettel' geöffnet.

Hinweis Der 'Gelbe Zettel' ist kein Ersatz für Einträge in Datenfeldern oder für

Geschäftsgangverfügungen! Texte können von jeder Person eingegeben, geändert und gelöscht werden, die Leserechte auf das VIS-Objekt hat. Es ist nicht zu erkennen, wer zu welchem Zeitpunkt den Text bearbeitet hat.

Wenn Bearbeitungshinweise verwendet werden, sollten die 'gelben Zettel' automa-tisch geöffnent werden, wenn Einträge vorhanden sind. Dazu wird unter Extras > Ein-stellungen > Sonstiges die Option Gelben Zettel automatisch öffnen aktiviert (siehe Anhang 2).

5.8 VIS-Objekte per E-Mail austauschen In den Deckblättern der VIS-Objekte können über das Menü Akte, Vorgang bzw. Dokument mit dem Menüpunkt Senden E-Mails erstellt werden. Dabei stehen die Optionen Verknüpfung, Mit Vorlage … und XML-Format zur Verfügung.

Wenn Sie einen anderen VIS-Nutzer auf eine Akte, einen Vorgang oder ein VIS-Dokument hinweisen wollen, versenden Sie eine Verknüpfung. Es wird eine E-Mail mit einem Link auf das VIS-Objekt erstellt.

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Der Empfänger muss nur noch auf den Link klicken und das Objekt wird geöffnet. Es ist nicht erforderlich, vorher den Internet Explorer zu öffnen und den Mandanten auszuwählen. Der Empfänger muss allerdings die erforderlichen Rechte besitzen.

Mit der Option Mit Vorlage im Menüpunkt Senden können von der VIS-Administration eingestellte E-Mail-Vorlagen verwendet werden, die bereits Standardtexte enthalten können und bei denen es u. a. möglich ist, alle in dem VIS-Objekt enthaltenen Dateien als Anhang der Mail zu versenden.

Ein Beispiel:

Die E-Mail muss nur noch um die Adressaten ergänzt werden. Die Dateien werden in die E-Mail kopiert und können somit auch an Personen verschickt werden, die keinen Zugang zu dem VIS-Mandanten haben. Beachten Sie die Größenbegrenzungen für den E-Mailversand und die Postfächer, wenn viele Dokumente verschickt werden sollen.

Der Versand im XML-Format beinhaltet alle Deckblattdaten und die enthaltenen Dateien. Damit ist es möglich, die VIS-Objekte vollständig Nicht-VIS-Nutzern zur Verfügung zu stellen.


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5.9 Drucken von VIS-Objekten, PDF-Export VIS-Objekte können einschließlich ihrer Metadaten für Druckausgaben verwendet werden. Unter den Menüs Akte, Vorgang oder Dokument werden folgende Druckoptionen ange-boten:

Deckblatt Es wird ein Word-Formular mit allen Deckblatt-Daten erstellt und gedruckt. Diese Option kann auch über ausgeführt werden.

Vollständig Es werden alle Deckblatt-Daten und alle Inhalte gedruckt.

Vorlage Die VIS-Administration kann Vorlagen für die Ausgabe von Deckblatt-Daten hinterlegen, die hier verwendet werden können. Dabei kann es sich um Aktenaufkleber, Ordnerrücken und ähnliches handeln.

Selektiver Druck Die Daten und Inhalte der VIS-Objekte werden in eine PDF-Datei übertragen und können auch unmittelbar in VIS abgelegt werden.

Beim Selektiven Druck wird zunächst der Umfang der zu exportierenden Daten festgelegt. Dabei können Deckblattdaten und / oder Dateien einbezogen werden.

Bei den Deckblattdaten können zusätzlich die Geschäftsgangverfügungen und zugeordnete Adressen ausgegeben werden.

An dieser Stelle wird auch festgelegt, ob die erzeugte PDF-Datei in VIS abgelegt werden soll.

Im nächsten Schritt wird durch eine Auswahl festgelegt, welche in der Akte / dem Vorgang / dem VIS-Dokument enthaltenen Deckblätter und Dateien in die PDF-Datei aufgenommen werden sollen.

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Das Ergebnis ist dann eine PDF-Datei, in der alle ausgewählten Deckblätter und Dateien enthalten sind:

Hinweis: Bei der PDF-Wandlung in VIS wird ein spezielles PDF-Format verwendet, das für

eine Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Dadurch können Inhalte und Gestaltungen der Dateien verloren gehen. In VIS erzeugte PDF-Dateien erfüllen nicht vollständig die Merkmale für die Barrierefreiheit und sind deshalb nur sehr eingeschränkt für Veröffentlichungen geeignet.

5.10 VIS-Objekte zuordnen Beim Anlegen eines VIS-Objektes erfolgt die Zuordnung zu einem Aktenplanschlüssel bzw. zu einem übergeordneten VIS-Objekt. Dabei werden automatisch Akten- und Geschäftszeichen gebildet.

Die damit verbundenen Felder APL.-Schlüssel, Ableitung, Aktenplan, Aktenzeichen oder Geschäftszeichen können nach dem erstmaligen Speichern nicht mehr geändert werden.

Bei der Schriftgutverarbeitung kann es sich aber ergeben, dass sich Zuordnungen ändern. Im Deckblatt aller VIS-Objekte können entsprechende Aktionen im Menü Zuordnen ausgewählt werden.

5.10.1 Akten umprotokollieren Akten sind einem Aktenplanschlüssel zugeordnet, der in das Aktenzeichen einfließt. Wenn dies geändert werden soll, erfolgt das durch eine Umprotokollierung.

Die Aktion wird im Deckblatt über das Menü Zuordnen > (Um-)Protokollieren gestartet.

Mit Meldungen wird darauf hingewiesen, dass die Felder Ableitung, APL.- Schlüssel und Aktenpläne für die Bearbeitung freigegeben wurden:


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Nach einem Klick auf zu Meldung, werden die Felder frei geschaltet.

Die änderbaren Felder sind blau umrandet. Der Aktenplanschlüssel kann über die Aktenplan-Recherche herausgesucht werden.

Die Änderungen werden mit Klick auf Übernehmen gespeichert.

Die Felder sind wieder gesperrt und das Aktenzeichen wurde an den neuen APL.-Schlüssel angepasst. Auch die Geschäftszeichen der in der Akte enthaltenen VIS-Objekte werden angepasst.

Die Änderung wird in der Historie festgehalten. Dadurch ist das frühere Aktenzeichen erkennbar.

5.10.2 Ablage ändern Eine Akte kann von einer Ablage in eine andere verschoben werden. Im Ablagenexplorer (siehe Seite 14) kann die Akte von einer Ablage in die Zielablage verschoben werden. Dies ist auch mit dem Menüpunkt Akte > Ablage ändern möglich.

Die Änderung der Ablage wird in der Historie festgehalten.

5.10.3 Zuordnung von Vorgängen oder VIS-Dokumenten ändern Vorgänge oder VIS-Dokumente, die Inhalt einer Akte bzw. eines Vorgangs sind, können einem anderen übergeordneten VIS-Objekt zugeordnet werden. Dies geschieht über Zuordnen > zu bestehender Akte bzw. Zuordnen > zu bestehendem Vorgang.

Die Anwendung Akte suchen oder Vorgang suchen wird geöffnet und die Akte bzw. der Vorgang wird gesucht und übernommen.

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Im Ablagenexplorer kann die Zuordnung von Vorgängen und VIS-Dokumenten auch durch Ziehen mit der Maus in der Baumstruktur vorgenommen werden.

Die beabsichtigte Aktion wird in dem folgenden Fenster dargestellt:

Die Deckblätter aller drei beteiligten VIS-Objekte können zur Kontrolle eingesehen werden. Wenn alles korrekt ist, wird die Aktion mit Klick auf OK ausgeführt.

Die Datenänderungen, die diese Aktion bewirkt haben (im Beispiel Änderung des Geschäfts-zeichens und der Ablage), werden auf der Registerkarte Historie des neu zugeordneten Objektes festgehalten.

5.10.4 Fehlblätter einbeziehen In der Akte, in der der neu zugeordnete Vorgang ursprünglich gewesen war, ist zunächst kein Hinweis auf das verschobene VIS-Objekt enthalten. Es muss jedoch möglich sein, Schriftgut auch an früheren Speicherorten und unter früheren Geschäftszeichen zu finden. Dazu werden beim Umprotokollieren und beim Zuordnen Fehlblätter angelegt.

Bei der Schriftgutsuche kann über den Menüpunkt Suche > Fehlblätter einbeziehen auch nach diesen Fehlblättern gesucht werden. Im Suchergebnis werden Fehlblätter braun unterlegt dargestellt.

Auf der Registerkarte Inhalt/Bezüge einer Akte oder eines Vorgangs können Fehlblätter über den Menüpunkt Bearbeiten > Inhaltsliste > Fehlblätter einbeziehen eingeblendet werden.

Fehlblätter können nicht direkt geöffnet werden, ein Doppelklick öffnet das umprotokollierte Objekt.

Bezüge und Verknüpfungen

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6. Bezüge und Verknüpfungen Ein Ziel beim Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems ist es, die Mehrfach-speicherung von Dateien zu vermeiden. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass immer die aktuelle Fassung gefunden wird. Durch Bezüge und Verknüpfungen kann erreicht werden, dass der Inhalt von Schriftgutobjekten und Dateien aus unterschiedlichen inhaltlichen Zusammenhängen heraus genutzt werden kann.

6.1 Bezüge erstellen Bei Akten, Vorgängen und VIS-Objekten ist auf der Registerkarte Inhalt/Bezüge der Abschnitt Bezüge vorhanden.

Hier können Verweise auf andere Schriftgutobjekte vorgenommen werden. In der Deckblattdarstellung wird ein neuer Bezug durch Klick auf erstellt. Es startet die Schriftgutsuche, das VIS-Objekt (Akte, Vorgang oder VIS-Dokument) wird gesucht und ausgewählt. Mit Klick auf Übernehmen wird der Bezug hergestellt.

Einfacher ist das Herstellen eines Bezuges mit dem Ablagenexplorer.

1. In der Baumstruktur muss das Register Bezüge des VIS-Objektes sichtbar sein, in dem der Bezug erstellt werden soll.

2. Die Baumstruktur wird so aufgeklappt, dass auch das Zielobjekt sichtbar ist.

3. Ziehen Sie das Zielobjekt (ohne vorherigen Klick!) in die Bezugsliste.

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Als Name wird lediglich das Geschäftszeichen übernommen. Damit die Zuordnung nachvoll-ziehbar ist, sollten Sie eine entsprechende Bemerkung eintragen und den Bezug mit Klick auf Übernehmen speichern.

Künftig kann das VIS-Objekt, auf das Bezug genommen wird, direkt aus dem Deckblatt geöffnet werden. Damit dabei kein Wechsel des VIS-Objektes erfolgt, wird der Bezug mit der rechten Maustaste angeklickt. In dem Kontextmenü wird dann die Option Öffnen im neuen Fenster gewählt. So bleibt Ihr Ursprungsobjekt aktiv und Sie können das Bezugsobjekt in einer gesonderten Registerkarte einsehen.

6.2 Verknüpfungen erstellen Auf der Registerkarte Verknüpfung bei Akten, Vorgängen und VIS-Dokumenten können Links auf Adressen im Intranet oder im Internet eingetragen werden.

Rufen Sie zuerst die Seite im Internet Explorer auf, auf die Sie verweisen möchten. Markieren Sie die Adresse im Adressfeld des Internet Explorers und kopieren Sie sie mit der Tastenkombination Strg + C.

Wechseln Sie zu dem VIS-Objekt. Mit Klick auf erstellen Sie eine neue Verknüpfung.

In das Feld URL fügen Sie die gerade kopierte Adresse mit der Tastenkombination Strg + V. Im Feld Name benennen Sie die Verknüpfung.

Die Verknüpfung erstellen Sie mit Klick auf OK. Danach muss die Änderung des Objektes mit Übernehmen gespeichert werden.


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Mit einer Verknüpfung kann auch auf eine Datei verwiesen werden, die sich in anderen Mandanten – z. B. im öffentlichen Teil des Mandanten FHB – befindet.

Die Adresse wird hierbei mit der Option Dateipfad kopieren in die Zwischenablage übertragen und beim Erstellen der Verknüpfung eingefügt.

Künftig kann der Link direkt aus dem Deckblatt mit einem Doppelklick verfolgt werden. Internetadressen werden in einer neuen Instanz des Internet Explorers geöffnet.

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Umgang mit Dateien

7. Umgang mit Dateien Die Bearbeitung der Dateien unterscheidet sich von der Bearbeitung der VIS-Dokumente. Dateien werden in dem jeweiligen Programm (z. B. Word oder Excel) geöffnet und bearbeitet.

Der Umgang mit Dateien wird am Beispiel von Word-Dateien beschrieben.

7.1 Datei öffnen Dateien sind Inhalt von VIS-Dokumenten. Die Bearbeitung erfolgt immer über das Inhaltsfenster des VIS-Dokumentes. Das Inhaltsfenster wird auf der Registerkarte Inhalt / Bezüge des VIS-Dokuments oder im VIS-Explorer angezeigt.

Die im Inhalt vorhandene Datei – in der Abbildung eine Word-Datei - kann mit einem Doppelklick oder der Aktion Inhalt öffnen in dem jeweiligen Anwendungsprogramm geöffnet werden.

Mit Inhalt anzeigen wird der Inhalt der Datei in der Vorschau angezeigt.

7.2 Datei bearbeiten Nach der Bearbeitung der Dateien im jeweiligen Anwendungsprogramm werden die Ände-rungen mit den Funktionen des Programms (Datei > Speichern, Symbol, Kontextmenü oder Tastenschlüssel) gespeichert. Zu diesem Zeitpunkt wird die veränderte Datei in VIS zurück geschrieben. Automatische Zwischenspeicherungen in VIS finden nicht statt.

Änderungen in der Datei werden nicht in der Historie des VIS-Dokuments aufgeführt! In der Inhaltsliste werden in den Spalten Geändert am und Geändert durch das Datum und der Benutzername eingetragen.

Achtung VIS 5 kann nicht feststellen, ob der Inhalt einer Datei tatsächlich geändert worden ist.

Wenn eine Person die Änderung vornimmt, die nicht Ersteller des VIS-Dokumentes ist und nicht die letzte Veränderung vorgenommen hat (Bearbeiterwechsel), wird von der ursprünglichen Datei automatisch eine Version erstellt (siehe Seite 53).

Umgang mit Dateien

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7.3 Datei löschen

Wenn im Inhaltsbereich das Symbol aktiv ist, kann eine enthaltene Datei entfernt werden. Dazu wird sie markiert und mit Klick auf gelöscht. Es folgt eine Sicherheitsabfrage.

Danach wird der Eintrag im Inhaltsbereich des VIS-Dokuments entfernt.

Tatsächlich wird die Datei nur gelöscht, wenn der Ersteller des VIS-Dokuments den Eintrag löscht. Beim Löschen durch andere Personen wird von der Datei automatisch eine Version erstellt (siehe Seite 53).

7.4 PDF wandeln Eine oder mehrere ausgewählte Dateien in einem VIS-Dokument können mit der Aktion in PDF-Dateien (Archiv-Format) gewandelt werden. Die ursprüngliche Datei bleibt erhalten, eine PDF-Datei wird zusätzlich in dem jeweiligen VIS-Dokument gespeichert.

Hinweis: Bei der PDF-Wandlung in VIS wird ein spezielles PDF-Format verwendet, das für eine Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Dadurch können Inhalte und Gestaltungen der Dateien verloren gehen. In VIS erzeugte PDF-Dateien erfüllen nicht vollständig die Merkmale für die Barrierefreiheit und sind deshalb nur sehr eingeschränkt für Veröffentlichungen geeignet.

7.5 Dateien sperren / entsperren Wenn eine Datei geöffnet ist, wird sie für weitere Benutzer gesperrt. Diese können die Datei nur noch ansehen oder unter einem anderen Namen speichern.

Beim Versuch, die geöffnete Datei ein weiteres Mal zu öffnen, weist das Anwendungs-programm (z. B. Word) darauf hin, dass es nur schreibgeschützt geöffnet werden kann.

7.6 Aus- und Einchecken, Reservieren Die Bearbeitung einer Datei kann längere Zeit in Anspruch nehmen. In diesem Zeitraum muss verhindert werden, dass andere Personen mit dem Dokument arbeiten. Es wäre sehr schnell unklar, welche Version die aktuell gültige ist und Änderungen können gegenseitig aufgehoben werden.

Hinweis Um derartige Probleme zu vermeiden, sollten Dateien für längere Bear-beitungen ausgecheckt oder reserviert werden.

Dateien werden ausgecheckt, wenn die Bearbeitung außerhalb von VIS stattfinden soll, d. h. die Datei wird gesondert im Dateisystem gespeichert und dort bearbeitet. Eine Datei wird reserviert, wenn die Bearbeitung innerhalb von VIS erfolgt und Speicherungen während der Bearbeitung in der VIS-Struktur stattfinden.

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Umgang mit Dateien

Aus- und Einchecken einer Datei

Die Datei wird im Inhaltsfenster des VIS-Dokuments markiert und es wird im Menü Bearbeiten > Inhaltsliste oder über die rechte Maustaste die Aktion Auschecken aufgerufen.

In dem anschließenden Dialog Speichern unter wird der Speicherort ausgewählt und die Datei wird gespeichert.

Achtung Beim Aus- und Einchecken darf der Dateiname nicht verändert werden!

Bearbeitungen finden jetzt in der außerhalb der VIS-Struktur gespeicherten Fassung der Datei statt. Die ausgecheckte Datei wird im Inhaltsfenster für alle Benutzer hellrot unterlegt dargestellt. Sie kann nur noch schreibgeschützt geöffnet werden (Inhalt anzeigen).

Über Bearbeiten > Inhaltsliste > Auschecken rückgängig (bzw. über die rechte Maustaste) kann die Aktion rückgängig gemacht werden. Dadurch wird die in VIS gespeicherte Fassung wieder gültig und für alle berechtigten Nutzer verwendbar.

Die fertig bearbeitete Datei wird unter dem gleichen Namen wieder eingecheckt. Dazu wird im Inhaltsfenster die ausgecheckte Datei markiert und im Menü Bearbeiten > Inhaltsliste bzw. über die rechte Maustaste die Aktion Einchecken aufgerufen. Es öffnet sich der Dialog Datei öffnen, in dem die extern gespeicherte Datei ausgewählt und hochgeladen wird.

Die zuvor hellrot gekennzeichnete Datei wird damit wieder für alle berechtigten Nutzer freigegeben.

Reservieren

Die Bearbeitung einer Datei innerhalb von VIS kann längere Zeit in Anspruch nehmen und mit mehreren Öffnen- und Speichern-Aktionen verbunden sein. Für diese Zeit sollte die Datei reserviert und damit für die Bearbeitung durch andere gesperrt werden.

Hierzu wird die Datei markiert und im Menü Bearbeiten > Inhaltsliste bzw. über die rechte Maustaste die Aktion Reservieren aufgerufen.

Eine reservierte Datei wird im Inhaltsfenster ebenfalls hellrot unterlegt und mit dem Zusatz (reserviert) dargestellt. Auch diese Datei kann nur noch schreibgeschützt geöffnet werden.

Nachdem die Bearbeitungen der Datei abgeschlossen sind, wird sie über Bearbeiten > Inhaltsliste bzw. über die rechte Maustaste mit Reservieren rückgängig wieder für alle freigegeben.

Umgang mit Dateien

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7.7 Versionen einer Datei Veränderungen in Dateien werden nur unter bestimmten Bedingungen dokumentiert. Um Veränderungen festzuhalten, können verschiedene Versionen einer Datei in VIS verwaltet werden. Dabei ist immer nur eine Fassung die gültige.

Beim Löschen und beim Bearbeiterwechsel werden automatisch Versionen einer Datei erstellt. Sie können zusätzlich selbst Versionen erzeugen, wenn Sie Zwischenstände der Bearbeitung festhalten wollen.

Versionen können nicht gelöscht werden.

Hinweis Versionen von in VIS verwalteten Word-Dateien dürfen nicht mit direkt in Word erstellten Versionen verwechselt werden.

Version manuell erzeugen

Wählen Sie im VIS-Explorer das VIS-Dokument aus. Markieren Sie im Inhalt des Dokumentes die gewünschte Datei, deren Stand Sie als Version fixieren wollen.

Klicken Sie im Menü auf Bearbeiten > Inhaltsliste > Version erzeugen.

Geben Sie einen Kommentar zu der Version ein.

Dieser Kommentar wird in der Inhaltsliste im rechten Bereich der Liste angezeigt.

Versionen anzeigen

In den Inhaltslisten werden zunächst nur die gültigen Dateien (Hauptdokumente) aufgeführt. Um die Versionen einzublenden, wird der Menüpunkt Bearbeiten > Inhaltsliste > Versionen anzeigen gewählt.

Die Versionen werden grau unterlegt und mit dem Zusatz V# und einer Versionsnummer angezeigt.

Im abgebildeten Beispiel wurde eine Version bei einem Bearbeiterwechsel (V#00001) angelegt.

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Umgang mit Dateien

Versionen nutzen

Versionen können wie gesperrte, ausgecheckte oder reservierte Dateien im Lesemodus ge-öffnet und eingesehen werden. Sie können nicht bearbeitet und zurückgespeichert werden.

Wenn eine Version wieder zur gültigen Fassung werden soll, wird sie markiert und über den Menüpunkt Bearbeiten > Inhaltsliste > Version wird Hauptdokument aktiviert. Wenn in diesem VIS-Dokument ein anderes Hauptdokument vorhanden ist, wird dieses über-schrieben!

Zwei Versionen einer Word-Datei können verglichen werden. Dazu öffnen Sie beide Fassungen der Datei jeweils mit einem Doppelklick. In Word wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht die Aktion Nebeneinander anzeigen. Beide Dokumente werden nebeneinander angeordnet. Klicken Sie dann auf Ansicht > Synchroner Bildlauf und Sie können synchron durch beide Fensterteile blättern.

Die Word-Funktionen Überprüfen > Vergleichen und Überprüfen > Kombinieren können Sie unter VIS nicht direkt nutzen. Hierzu müssten die Fassungen ausgecheckt und extern bear-beitet werden.

7.8 Dateien versenden Verknüpfungen auf Dateien in VIS-Objekten oder die Dateien selbst können per E-Mail ver-schickt werden. Über den Menüpunkt Bearbeiten > Inhaltsliste > Senden oder über das Kontextmenü stehen die Optionen zur Verfügung.

Bei der Versendung als Anlage wird eine E-Mail erzeugt und die ausgewählte Datei als Anhang eingefügt. Bei Verknüpfung wird ein direkter Link auf die Datei in eine E-Mail eingefügt.

Mit Dateipfad kopieren wird der Link auf die Datei in die Zwischenablage kopiert. Dieser kann dann in beliebige Dokumente eingefügt werden.

Wiedervorlagen, Geschäftsgangverfügungen und Aufgabenverwaltung

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8. Wiedervorlagen, Geschäftsgangverfügungen und Aufgabenverwaltung

Geschäftsgänge sind aufeinander folgende oder zeitgleich ablaufende Arbeitsschritte wie Bearbeitungen oder Weiterleitungen. Damit können Zusammenarbeit, Führung und Kommunikation bei der Aufgabenerledigung elektronisch unterstützt werden.

Eine Form des Geschäftsgangs ist die Wiedervorlage. Dabei wird ein Zeitpunkt festgelegt, zu dem ein VIS-Objekt erneut vorgelegt werden soll. Geschäftsgangverfügungen und Wieder-vorlagen werden auf einer Registerkarte in zwei Bereichen aufgeführt. Über eine Einstellung (siehe Anhang 2) können Sie aber auch die Darstellung von zwei getrennten Registerkarten bewirken. Dies ist sinnvoll, wenn zu einzelnen Objekten viele Einträge vorhanden sind.

Die VIS-Objekte Akte, Vorgang und VIS-Dokument besitzen jeweils einen speziellen Geschäftsgang, in dem Verfügungen und Wiedervorlagen eingerichtet werden können. Dazu ist die Registerkarte Geschäftsgang bei allen Objekten vorhanden. Aus einigen Übersichten kann diese Registerkarte direkt mit dem Symbol angesteuert werden.

8.1 Wiedervorlagen Im unteren Teil der Registerkarte Geschäftsgang können Wiedervorlagen eingetragen werden. In der Regel trägt man Wiedervorlagen für sich selbst ein, damit zu einem Termin ein Hinweis auf die Akte, den Vorgang oder das VIS-Dokument erfolgt.

Eine Besonderheit bei den Wiedervorlagen ist die Möglichkeit, regelmäßig wiederkehrende Termine (Zyklus) einzutragen.

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8.2 Geschäftsgangverfügung erstellen

Eine neue Geschäftsgangverfügung (GGV) wird mit Klick auf erstellt.

In der Übersicht Geschäftsgang wird eine neue Zeile eingerichtet. Die Verfügungen werden im Feld Stufe durchnummeriert.

Jede Verfügung muss einer Kategorie zugeordnet werden. Die Liste in der Abbildung zeigt die standardmäßig vorhandenen Kategorien für ein internes Schreiben. Die Kategorien werden jeweils für Akten, Vorgänge und die vier VIS-Dokumenttypen eingerichtet. Die VIS-Administration kann die Auswahl reduzieren oder weitere Kategorien hinzufügen.

Die Kategorien haben eine besondere Bedeutung: Geschäftsgangverfügungen können sich auch an Personen richten, die auf Grund fehlender Ablageberechtigungen das jeweilige VIS-Objekt gar nicht einsehen oder bearbeiten könnten. Mit einer Geschäftsgangverfügung erhalten die Adressaten immer mindestens eine Leseberechtigung. Bei einigen Kategorien werden auch automatisch Bearbeitungsrechte gewährt. Dies bezieht die Inhalte des jeweiligen VIS-Objektes mit ein.

Beispiel Sie verfügen in einer Akte den Geschäftsgang zur Bearbeitung für eine Person, die keine Berechtigung an dieser Akte hat. Durch diese Verfügung kann der Adressat die Akte, die darin enthaltenen Vorgänge und alle ent-haltenen VIS-Dokumente einsehen und ändern.

Diese Rechteerweiterung gilt für die Dauer der Aufgabenbearbeitung. Mit der Erledigung der Aufgabe wird das Recht wieder entzogen.

Geschäftsgangkategorien können auch vorsehen, dass ein VIS-Objekt nach der Erledigung automatisch abgeschlossen wird oder dass umgekehrt ein VIS-Objekt nicht abgeschlossen werden kann, solange die Verfügung nicht erledigt worden ist.

Im Zweifel informieren Sie sich bei Ihrer VIS-Administration nach der Bedeutung der einzelnen Geschäftsgangkategorien.

Im Feld Erlassen von wird automatisch der Anmeldename des Erstellers der Geschäfts-gangverfügung eingetragen. Der Eintrag kann nicht geändert werden.

Im Feld Erlassen für wird die Person angegeben, die die Geschäftsgangverfügung bearbeiten soll. Hier muss der Anmeldename der Person eingetragen werden. Über kann eine Suche gestartet werden.


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Die Suche erfolgt in den eigenen Organisationseinheiten.

Die Person wird ausgewählt und mit Klick auf OK übernommen.

Auf der Registerkarte Suchen kann auch nach Personen außerhalb Ihrer Organisationseinheit gesucht werden. Verwenden Sie dabei Platzhalter (* vor und hinter dem Namensteil).

Bei Fällig am wird das Datum eingetragen, zu dem die Verfügung spätestens bearbeitet sein soll. Für die Datumseingabe kann ein Kalender genutzt werden.

Im Feld Aufgabe kann näher beschrieben werden, was zu tun ist. Hier steht eine Auswahl von Texten zur Verfügung, es kann auch freier Text eingegeben werden. Dafür stehen bis zu 255 Zeichen zur Verfügung.

Mit dem Anhaken der Freigabe erscheint die Verfügung in der Aufgabenliste des Adressaten. Wenn die Freigabe nicht erteilt wird, wird darauf beim Speichern der Geschäftsgangver-fügung besonders hingewiesen.

Hinweis Über die Einstellungen (Extras > Einstellungen > Allgemein) kann festgelegt werden, dass neue Geschäftsgangverfügungen automatisch freigegeben werden (siehe Anhang 2).

Die Geschäftsgangverfügungen werden mit Klick auf OK oder auf Übernehmen gespeichert.

Geschäftsgangverfügungen werden in einer Zeile dargestellt. Dadurch steht wenig Platz für die einzelnen Felder zur Verfügung. Dies ist besonders bei Texteingaben hinderlich. Alternativ kann in die Formularansicht der Geschäftsgangverfügung gewechselt werden.

Dies geschieht über das Menü Bearbeiten > Geschäftsgangliste > Formularansicht oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste).

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Hier steht mehr Platz für die Darstellung und die Bearbeitung der Felder zur Verfügung. Mit OK oder Übernehmen kann die Verfügung direkt gespeichert werden.

8.3 Mehrere Geschäftsgangverfügungen Ein Geschäftsgang kann aus mehreren Verfügungen bestehen. Diese werden nacheinander oder parallel abgearbeitet. Dazu können auf der Registerkarte Geschäftsgang beliebig viele Zeilen angelegt werden.

Die Zeilen werden durchnummeriert. Damit wird die Bearbeitungsreihenfolge festgelegt. Mit den Symbolen kann eine markierte Verfügung nach oben oder nach unten verschoben werden.

Die erste Verfügung wird freigegeben. Dadurch ist sie sofort für den Adressaten in der Aufgabenliste sichtbar. Wenn andere Adressaten die Aufgaben auch sofort sehen sollen, werden auch deren Verfügungen freigegeben. Geschieht dies nicht, erfolgt die Freigabe der nächsten Verfügung automatisch mit der Erledigung der vorhergehenden. Wird im Beispiel die erste Verfügung erledigt, wird die zweite automatisch freigeben und damit für den Adressaten bearbeitbar. Dadurch kann eine Bearbeitungsreihenfolge vorgegeben werden.

Wenn einige Verfügungen parallel abgearbeitet werden sollen, werden diese auf einer Stufe zusammengefasst. Dazu werden die entsprechenden Zeilen markiert und im Menü


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Bearbeiten > Geschäftsgangliste bzw. über die rechte Maustaste werden mit Wie vorherige Stufe oder Wie nachfolgende Stufe die Verfügungen zu einer Stufe zusammengefasst.

8.4 Geschäftsgangmuster anlegen und nutzen Häufig werden immer wieder gleiche oder ähnliche Geschäftsgangverfügungen angelegt, um festgelegte Arbeitsabläufe umzusetzen. Das Anlegen dieser Verfügungen kann durch Muster automatisiert und erleichtert werden.

Geschäftsgangmuster werden für jede Objektart bzw. Dokumentart getrennt angelegt. Legen Sie in einem VIS-Objekt der entsprechenden Objektart den Geschäftsgang an. Dieser kann aus beliebig vielen einzelnen Verfügungen bestehen.

Dann wählen Sie im Menü Bearbeiten > Geschäftsgangliste > Als Muster ablegen.

Es wird das Eigenschaftenfenster des Geschäftsgangmusters geöffnet. Vergeben Sie einen nachvollziehbaren Musternamen. Dazu können Sie eine Beschreibung eingeben.

Geschäftsgangmuster können Sie immer für sich selbst eingeben, wenn Ihnen die ent-sprechenden Rechte gegeben worden sind, können Sie auch öffentliche Muster anlegen, die dann von allen oder von den Mitgliedern bestimmter Gruppen verwendet werden können.

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Die Verfügungen aus dem Beispielgeschäftsgang werden übernommen. Die Fälligkeits-termine werden dabei in eine Frist umgerechnet. Dies ist die Differenz zwischen Erstellungsdatum und Fälligkeitsdatum in Tagen, Wochen, Monaten und Jahren.

Das Geschäftsgangmuster kann künftig in den entsprechenden VIS-Objekten verwendet werden. Dies geschieht über das Symbol in der Geschäftsgangliste, über die rechte Maustaste oder im Menü Bearbeiten > Geschäftsgangliste mit Muster einfügen.

Das Muster wird ausgewählt und mit Klick auf Hinzufügen werden die Verfügungen übernommen.

8.5 Rechteerweiterungen erkennen und bearbeiten Mit Geschäftsgangverfügungen können Personen Lese- oder Bearbeitungsrechte auf VIS-Objekte erhalten, die sie normalerweise nicht hätten. Beachten Sie, dass Rechteerwei-terungen bei Akten und Vorgängen auch für den kompletten Inhalt, d. h. auch für künftig angelegte Unterobjekte gelten.

Ob mit der gewählten Kategorie der Geschäftsgangverfügung eine Rechteerweiterung verbunden sein könnte, erkennen Sie an der letzten Spalte R.e. in der Geschäftsgangliste.


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Ob damit tatsächlich eine Rechteerweiterung verbunden ist, hängt von den Gruppenzuge-hörigkeiten des Adressaten der Verfügung ab.

Die Rechteerweiterung wirkt immer erst, wenn der Adressat die Verfügung einmal geöffnet hat. Danach können Sie überprüfen, ob eine Erweiterung stattgefunden hat. Über den Menüpunkt Akte / Vorgang oder Dokument > Zugriffsrechte anzeigen öffnen Sie die Übersicht der Zugriffsrechte des jeweiligen VIS-Objektes.

Wenn in der Spalte Art der Eintrag direkt vorhanden ist, dann wirkt hier eine Rechte-erweiterung durch eine Geschäftsgangverfügung.

8.6 E-Mails zu Geschäftsgangverfügungen Als Verfasser einer Geschäftsgangverfügung können Sie die Zuständigen auch über eine E-Mail über die Aufgabe bzw. über einen fälligen Termin informieren. Die E-Mails können direkt aus der Geschäftsgangverfügung erstellt werden.

Mit der Aktion Aufgabe versenden oder dem Symbol wird Outlook aktiviert und eine E-Mail erstellt. Die E-Mailadresse der Person im Feld Erlassen für wird übernommen, die Geschäftsgangkategorie und der Betreff des VIS-Objektes werden als Betreff der E-Mail eingetragen.

Hinweis Die E-Mail-Adresse kann nur automatisch übernommen werden, wenn sie bei der Benutzerverwaltung (im Active Directory) durch die Administratoren eingetragen worden ist.

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Die E-Mail enthält Angaben zur Geschäftsgangverfügung und einen Link auf das VIS-Objekt. Wenn der Empfänger der E-Mail diesen Link verwendet, wird VIS 5 im Internet Explorer geöffnet und gleich das Deckblatt des VIS-Objektes angezeigt.

Die E-Mail kann bei Bedarf ergänzt werden und wird dann mit einem Klick auf Senden abgeschickt.

Ähnlich ist die Aktion Zuständigen informieren (Symbol ). In diesem Fall soll der Zuständige an einen fälligen Termin erinnert werden. Auch dabei wird eine E-Mail erzeugt, die Angaben der Geschäftsgangverfügung und den Link zum VIS-Objekt enthält. Im Betreff wird die Formulierung "Hinweis über eine zu erledigende Aufgabe" eingetragen.

8.7 Verfügungsübersicht Für Akten oder Vorgänge besteht die Möglichkeit, sich einen Überblick über alle in dem VIS-Objekt enthaltenen offenen und erledigten Aufgaben zu verschaffen. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Geschäftsgang mit der rechten Maustaste in den Abschnitt Geschäftsgang. Im Kontextmenü wählen Sie Verfügungsübersicht.

In der Suchmaske können Auswahlkriterien eingegeben werden, um die Liste zu begrenzen:

Nach Klick auf Suche starten wird die Liste der in der Akte bzw. im Vorgang enthaltenen Geschäftsgangverfügungen angezeigt. Die Liste enthält allerdings nicht die Einträge im Abschnitt Wiedervorlagen.


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8.8 Meine Aufgaben Geschäftsgangverfügungen, die an Sie gerichtet sind, und Ihre eigenen Wiedervorlagen werden auf der VIS-Startseite in dem Abschnitt Meine Aufgaben aufgeführt. Die Liste enthält Angaben zu der Geschäftsgangverfügung und zu dem VIS-Objekt. Noch nicht gelesene Verfügungen werden in fetter Schrift dargestellt.

Wählen Sie, ob alle Aufgaben (unabhängig von der Fälligkeit) oder ob nur fällige Aufgaben angezeigt werden sollen. Über können Sie die Auswahl und die Sortierung der Liste anpassen.

Unter Extras > Einstellungen können Sie auf der Registerkarte Startseite festlegen, dass für Sie erlassene Geschäftsgangverfügungen und Ihre Wiedervorlagen getrennt dargestellt werden sollen. Der Aufgabenbereich sieht dann auf der Startseite folgendermaßen aus:

Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste wird das Deckblatt des VIS-Objektes geöffnet.

Wenn Sie eine Aufgabe markieren und auf klicken, wird gleich die Registerkarte Geschäftsgang ausgewählt. Sie können auch mehrere Aufgaben markieren. Mit Klick auf werden alle Deckblätter mit der Registerkarte geöffnet. Über kann in den Fällen geblättert werden und sie können nacheinander bearbeitet werden.

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8.8.1 Geschäftsgangverfügung / Wiedervorlage bearbeiten und erledigen Um die Geschäftsgangverfügung bearbeiten zu können, wird im Deckblatt des VIS-Objekts mit Klick auf in den Bearbeitungsmodus gewechselt.

Bearbeitbar ist nur die Zeile mit der Verfügung, die für Sie erteilt worden ist. Eingaben sind nur im Feld Vermerk möglich (maximal 255 Zeichen).

Nachdem die Aufgabe bearbeitet worden ist, wird die Zeile markiert und die Geschäftsgangverfügung erledigt. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabenzeile und wählen GGV erledigen im Kontextmenü. Dabei wird automatisch das aktuelle Datum im Feld Erledigt am eingetragen. Mit GGV weiterleiten können Sie die Aufgabe auch an eine andere Person weiterleiten. Mit dem können Sie auch weitere Geschäftsgangverfügungen hinzufügen.

Achtung Mit der Erledigung kann die Geschäftsgangverfügung nicht mehr bearbeitet werden. Tragen Sie eine Bemerkung deshalb immer zuerst ein und klicken Sie danach auf Erledigt.

Mit Klick auf OK oder auf Übernehmen wird die Änderung gespeichert.

In Ihren Aufgaben wird die Geschäftsgangverfügung nicht mehr aufgeführt.

8.8.2 Aufgaben und Geschäftsgangverfügungen suchen Weitere Möglichkeiten bietet die Anwendung . Die Anwendung Aufgaben suchen unterstützt die Suche nach Geschäftsgangverfügungen, die die eigene Person betreffen. Es sind drei Suchbereiche (Registerkarten) vorhanden.


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Aktuelle Aufgaben Hier werden die Aufgaben aufgeführt, die bereits fällig sind.

Meine Aufgaben Auf dieser Registerkarte werden alle an Sie adressierten Aufgaben aufgeführt. Es gibt differenzierte Suchmöglichkeiten. Hier können Sie auch nach Aufgaben suchen, die Sie bereits erledigt haben.

Erlassene Aufgaben Diese Liste enthält alle von Ihnen für andere oder für sich selbst erlassene Geschäftsgangverfügungen und Wiedervorlagen. Auf den Registerkarten Meine Aufgaben und Erlassene Aufgaben können Sie die Anzeige der Listen nach verschiedenen Kriterien einschränken.

Für die Suche können Sie bezogen auf vier Angaben Kriterien eingeben:

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Kategorie Nehmen Sie eine Eingrenzung auf eine Geschäftsgangkategorie vor.

Fällig am Es kann gezielt nach einem bestimmten Fälligkeitsdatum ("30.06.2010"), nach einem Zeitraum ("01.06.2010 – 31.07.2010) oder nach Stichtagen ("<30.06.2010") eingegrenzt werden.

Freigabe Standardmäßig werden nur freigegebene Verfügungen angezeigt. Entfernen Sie den Eintrag Ja, um auch die noch nicht freigegebenen Verfügungen anzeigen zu lassen.

Erledigt am Die Vorbelegung = in dem Feld bedeutet, dass nur Verfügungen gesucht werden, bei denen kein Erledigungsdatum vorhanden ist. Wenn Sie auch erledigte Verfügungen sehen wollen, entfernen Sie das =. Wollen Sie nur erledigte sehen, tragen Sie in dem Feld Nicht = ein.

Wenn Sie die Eingrenzungsmerkmale verändert haben, starten Sie die Suche erneut und die Ergebnislisten werden entsprechend aktualisiert.

Wenn Sie erledigte Aufgaben einsehen wollen, ist es sinnvoll die Felder Erledigt am und Erledigt durch einzublenden. Über können Sie die angezeigte Ergebnisliste anpassen, Felder herausnehmen und neue Felder zur Liste hinzufügen.

Auf der (Unter-)Registerkarte Erweitert können Sie alle übrigen vorhandenen Datenfelder für die Eingabe von Eingrenzungskriterien hinzufügen.

Mit der Anwendung Geschäftsgangverfügungen suchen können Sie in den für Sie zugänglichen Ablagen nach allen Aufgaben suchen – unabhängig davon, wer die Verfü-gungen erlassen hat und für wen die Aufgaben bestimmt sind. Das Nutzungskonzept Ihrer Dienststelle kann Regelungen enthalten, die die Nutzung dieser Anwendung einschränken oder unterbinden.

Die Suche kann über die Registerkarten Schriftgut und Erweitert auf alle in den Deckblättern enthaltene Daten erweitert werden.


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8.9 Stellvertretung 8.9.1 Stellvertretung einrichten Im Rahmen der Aufgabenverwaltung muss auch die Vertretung innerhalb von VIS 5 organi-siert werden. In Ihrem Aufgabenfeld wird geregelt, ob die Stellvertretungen zentral für Ihre Organisationseinheit eingerichtet werden oder ob Sie selbst festlegen, wer Sie vertritt.

Die individuelle Festlegung erfolgt über Extras > Einstellungen > Stell-vertreter. Auf der Registerkarte fügen Sie über

eine oder mehrere Personen hinzu, die Sie vertreten sollen.

Eine Vertretung bezieht sich immer auf den gesamten Aufgabenkorb einer Person, eine Differenzierung nach Ablagen oder Akten ist nicht möglich.

8.9.2 Stellvertretung wahrnehmen

Auf der VIS-Startseite wird immer der eigene "Arbeitskorb" angezeigt.

Wenn die Vertretung wahrgenommen werden soll, öffnen Sie über die Liste der Arbeitskörbe, die Sie bearbeiten dürfen.

Hier wird die zu vertretende Person ausgewählt und mit OK bestätigt.

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Wenn Sie einen Vertretungs-Aufgabenkorb oder den Aufgaben-korb für eine Gruppe / Funktion dauerhaft im Blick haben wollen, können Sie diesen als Register auf Ihrer Startseite sichtbar machen.

Dazu aktivieren Sie die Option Startseite bei der Stellvertreter-regelung (das Fenster ganz nach rechts schieben, damit die Spalte sichtbar wird).

So können Sie unmittelbar erkennen, ob in den andern Aufgabenkörben unerledigte Aufgaben vorhanden sind. Mit einem Klick auf ein Register wird der entsprechende Vertretungs-Aufgabenkorb angezeigt:

Wenn diese Aufgaben bearbeitet werden, geschieht dies im Namen und mit den Rechten der vertretenen Person. In den Statusinformationen der VIS-Objekte wird aber festgehalten, dass Sie die entsprechenden Änderungen vorgenommen haben.

An den Titelzeilen der VIS-Objekte, die Sie bearbeiten, wird immer angezeigt, in welcher Rolle Sie gerade aktiv sind:

Die Anwendung Aufgaben suchen (siehe Seite 64) bezieht sich jetzt auch auf die Aufgaben der Person, die Sie aktuell vertreten.


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Wenn die Vertretung endet, genügt ein Klick auf das Register . Es wird wieder Ihre Aufgabenliste angezeigt.

Hinweis Beachten Sie, dass Sie den Aufgabenkork auf der VIS-Startseite wieder wechseln, wenn Sie nicht mehr in Vertretung tätig sind! Sonst würden Sie Ihre regulären Aufgaben auch in Vertretung im Rahmen der Rechtestruktur der vertretenden Person wahrnehmen. Beenden Sie die Vertretungstätigkeit immer durch den Wechsel des Aufgabenkorbes!

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Notizen

Notizen

Notizen

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Lernmaterial

Lernmaterial Schulungsunterlagen, Handreichungen und Tipps & Tricks zu VIS finden Sie unter der Adresse

http://www.afz.bremen.de/lernen

Wählen Sie den Menüpunkt VIS:.

Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei neuer Programmversion) oder sich zusätzliche Themen erarbeiten.

Die Lernmaterialien können als PDF-Dokumente (Symbol ) am Bild-schirm gelesen, auf Ihrem Computer gespeichert oder ausgedruckt werden. Dabei können das Inhaltsverzeichnis und Querverweise dynamisch genutzt werden.

Kompetenzzentrum E-Government (CC-EGov) Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an:

[email protected]

Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen.

http://www.afz.bremen.de/lernen

mailto:[email protected]

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Dokumentenverwaltung und Vorgangsbearbeitung …...VIS 5 in der WebClient- Fassung ist eine Anwendung, die eine Installation auf dem Rechner erfordert und über einen Browser - den