alles, was sie schon immer über powerpoint wissen wollten, sich aber nicht zu fragen trauten

prof. dr. peter kneisel

inhalt + ziele

Was ist Powerpoint

Anfangen

Elemente in Powerpoint

Präsentation

Zusammenfassung

Überblick Einblick

nicht

Trivialitäten Details

motivation und mahnung

Die Kunst, seine Arbeitsergebnisse präsentieren zu können, ist zunehmend wichtig im Studium (und wesentlich im Berufsleben)

aber: die Inhalte sind (zumindest im Studium) wesentlicher

Bei der Präsentatinsvorbereitung und –durchführung werden heute vermehrt technische Hilfsmittel, insbesondere Präsentationswerkzeuge wie PowerPoint, eingesetzt.

aber: Eine wirklich professionelle Präsentation kombiniert verschiedenePräsentationformen (Tafelvortrag, Rede, Diskussion, Beamer,Overhead, Video)

Mit technischen Hilfsmitteln lassen sich schnell “professionelle” Präsentationen erstellen.

aber: Sie müssen die technischen Hilfsmittel richtig einsetzen und dafürgut beherrschen.

Kleine Schwächen im Vortrag lassen sich durch professionelle Gestaltung kaschieren.

aber: ein schwacher Vortrag bleibt trotz ausgereifter Folien schwach.

was ist powerpoint

Powerpoint ist ein strukturierter Präsentationseditor klare Trennung zwischen Inhalt und Design

Powerpoint ist kein Malprogramm dazu gibt es z.B. CorelDraw und Photoshop

Powerpoint unterstützt das Gestalten, Verwaltenvon Präsentation

(Einfache) Gestaltung und Einbindung von Graphik Untersützung einer mehrschichtigen Textstruktur

Powerpoint unterstützt die Präsentation als Folie Printout Web-Präsentation Beamer-Präsentation

kapitel 1 anfangen

1.1 powerpoint starten

1.2 powerpoint anpassen

1.3 design laden

1.4 design selbst erstellen:

- farbskalen

- aufteilung graphik

1.5 autoinhalt-assistent

1.1 powerpoint starten

Menues , Symbolleisten

Text-/Folien-gliederung

Folie Kommentare Kontextleiste

(rechter Mausklick)

Gemischte Ansicht Foliensortieransicht Präsentation

1.2 powerpoint anpassen

Menüs lassen sich anpassen Tipp: Finger weg

Symbolleisten lassen sich an- und abschalten

Tipp: “Gliederung”, “Graphik” anschalten

Benutzerdefinierte Symbolleisen lassen sich erstellen

mit (fast) allen Kommandos, die auch über Menues verfügbar sind.

mit Makros Tipp: Menüpunkte aus “Zeichnen”

hinzufügen

1.3 design laden

Auswahl einer vorhandenenPräsentationsvorlage (*.pot)

Kontextmenü Foliendesign Entwurfsvorlagen

Übernahme aus einer vorhandenen Präsentation (*.ppt)

Kontextmenü Foliendesign Durchsuchen

Bei der Generierung einer neuen Präsentation Bei einer vorhandenen Präsentation

1.4 design selbst erstellen: farbskalen

Was ? Auswahl aus

bestehenden Farbskalen Definition der

Skalenfarben Farbskala wechseln

Warum ? Neues Layout Andere Darstellungsart

(Folien, Bildschirmpräsentation)

Wie ? Kontextmenu

Foliendesign Farbschemas bearbeiten(Kontextleiste unten)

1.4 design selbst erstellen: aufteilung grafik

Drei Master Folien-Master

für Titelfolie(n) für Inhaltsfolien

Handzettel-Master Notizen-Master

Funktion Seitenaufteilung Hintergrund Graphikelemente Gliederungsstufen

Textattribute Aufzählungszeiche

n Einrückungen Zeilenabstände

DESIGN

1.5 autoinhalt-assistent

1. Auswahl Präsentationstyp Berichte Vorstellungen ...

2. Ausgabeoptionen Präsentation Internet ...

3. Präsentationsstil Folien Bildschirm ...

4. Präsentationsoptionen Kommentare ...

kapitel 2 arbeiten mit powerpoint

2.1 folienlayout

2.2 elemente

2.3 attribute

2.4 elemente bearbeiten

2.5 cliparts und bitmaps bearbeiten

2.6 diagramme

2.7 autoformen

2.8 interaktive elemente

2.9 externe objekte

2.10 nützliche features

2.11 automatisierung

2.1 folienlayout

Die Anzahl und Anordnung von sog. Textframes läßt sich (in bestimmten Varianten) wählen: Kontextmenue Folienlayout Kontextleiste

2.2 elemente

Text in den unterschiedlichen

Ebenen Tipp: Beginnen Sie damit

Design interne Elemente:

Freier Text Graphische Elemente ClipArts AutoFormen Organigramm WordArt

externe Elemente Bilder Video Audio

L isa Jo n as

P ete r C hr ist ine

2.3 attribute

Text Hintergrund, Füllung

Linien

Schatten / 3D

2.4 elemente bearbeiten

Cut, Copy, Paste, Duplicate Menü: Bearbeiten

<strg>-X/C/V/D

Bewegen, Skalieren, Drehen, kippen <shft> gibt grobe Richtung/Winkel vor <alt> befreit von Raster <strg> hat Zusatzfunktion

(Kopieren, kleine Schritte, ...)

(De-)Gruppieren Ausrichten/Verteilen Reihenfolge ändern

2.5 cliparts und bitmaps bearbeiten

Cliparts bearbeiten Neu einfärben Beschneiden Kontrast Helligkeit Transparenz

Bitmaps überarbeiten Kontrast Helligkeit Transparenz Beschneiden

2.6 diagramme

Ein Diagramm erstellen

Ein Diagramm bearbeiten (Doppelklick) Diagrammwerte bearbeiten Diagrammtyp ändern Diagrammelemente bearbeiten Diagrammwerte animieren

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

1. Qrtl. 2. Qrtl.0

5

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1. Qrtl. 2. Qrtl.0

5

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50

1. Qrtl. 2. Qrtl.

Ost

West

Nord

2.7 autoformen

2.8 interaktive elemente

Interaktive Schaltflächen

Vordefinierte Icons zur interaktiven Steuerung einer

Präsentation

„Interaktivierung“ Alle Objekte können „interaktiviert“

werden Wie ? :

Markierung des Objektes – und dann

Symbolleisten-Icon Bildschirmpräsentation

Aktionseinstellung

2.9 externe objekte

Einfügen externer Objekte ( Einfügen Objekt ): Neu erstellen: damit werden neue, leere Objekte

generiert Aus Datei erstellen: damit werden Dateien eingebunden

Mögliche Objekte: Anwendungen mit OLE2-Schnittstelle

2.10 nützliche features

Erstellung Inhaltsfolien Rechtschreibprüfung Mail

verschicken, Verteiler, Link zu Outlook

Internet-Browser über OLE Kommentare

einfügen, ein/ausblenden

Makros Makros sind in Visual Basic realisiert Makros lassen sich nicht aus .pot-Dateien übernehmen, müssen

also explizit kopiert werden Makros, die über Symbolleiste aufgerufen werden, beziehen sich

immer auf ihre Ursprungsdatei

2.11 automatisierung

Mit Makros kann man Inhalte von PowerPoint-Präsentation automatisiert verarbeiten

Ein Beispielmakro zum Animieren von 2-spaltigem Text

Sub Test()' Testing automation Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer For i = 1 To ActivePresentation.Slides.Count For j = 1 To ActivePresentation.Slides(i).Shapes.Count' Gilt für Text in Textrahmen' If ActivePresentation.Slides(i).Shapes(j).HasTextFrame = msoTrue Then If ActivePresentation.Slides(i).Shapes(j).Left < 400 Then ' move from left, all smaller than 400 ActivePresentation.Slides(i).Shapes(j).AnimationSettings.EntryEffect = _ ppEffectFlyFromLeft Else ' move from right' ActivePresentation.Slides(i).Shapes(j).AnimationSettings.EntryEffect = _ ppEffectFlyFromRight End If

Next j Next i

End Sub

kapitel 3 präsentation

3.1 auswählen

3.2 übergänge festlegen

3.3 animieren

3.4 präsentieren

3.1 auswählen

Folien lassen sich aus einer Präsentation ausschließen

Sortieransicht Markieren der auszu-schließenden

Folie(n) Auschluss über Symbolleiste

oder Kontextmenue

Zielgruppenorientierte Präsentation

Menü: Bildschirmpräsentation Zielgruppenorientierte Präsentation

3.2 übergänge festlegen

Für Folien kann ein Übergang festgelegt werden Bildschirmpräsentation FolienübergangEinstellmöglichkeiten:

Geschwindigkeit Sound (don‘t !) Zeiteinstellung

auf Mausklick nach bestimmter Zeit

Einstellungen können für bestimmte Folien oder für alle Folien übernommen werden.

...

3.3 animieren

Animationsschema Bildschirmpräsentation Animationsschemas

Schema bezieht sich

Benutzerdefiniert Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Animation

Animation ja/nein Reihenfolge / Zeiten Animationsart Diagrammeffekte Wiedergabeeinstellungen

3.5 präsentieren

Bildschirm-Präsentationsformen Manuelle Automatische Präsentation

Definition der Zeiten Bildschirmpräsentation neue Einblendzeiten testen

Einstellung über: Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentation einrichten Anzeigedauer verwenden, wenn vorhanden Ansicht an einem Kiosk

Starten Folie wechseln über (nur bei manueller Präsentation)

Linker Mouse-Button: Nächster Punkt Kontextmenü: Nächster Punkt, letzter Punkt, ... Rechter Mouse-Button: Letzter Punkt

Stoppen über Kontextmenü: Präsentation beenden

(nur bei manueller Präsentation) <esc> (mehrmals bei Animationen)

Esc

zusammenfassung

was powerpoint istwie man beginnt

anpassen, farbskalen, master, designs, assistent

wie man arbeitet elemente, attribute, besondere elemente, nützliche features

wie man präsentiert auswählen, übergänge, animieren, präsentieren

Sie haben gelernt

aber …

Mit Ihrem Wissen im Umgang mit PowerPoint können Sie noch nicht wirklich professionell präsentieren,denn dazu müssen Sie noch

Inhalte verstehen, sinnvoll selektieren und strukturieren eine Präsentation erstellen, vorbereiten und durchführen

PowerPoint kann Sie dabei nur unterstützen, denn die Inhalte müssen Sie noch verstehen die Präsentation müssen Sie noch gestalten und durchführen

dennoch: PowerPoint kann Sie immerhin unterstützen im Strukturieren von Inhalten (und damit auch beim Verstehen und

Selektieren) In der Erstellung einer Folienpräsentation, von Zusatzmaterial,

Gedankenstützen (die Sie bitte während der Präsentation nicht verwenden)

aber: beachten Sie zumindest einige goldene Regeln im Umgang mit PowerPoint

goldene regeln beim umgang mit powerpoint

Text Strukturieren Sie soviel wie möglich in der Gliederungsansicht

Design Verwenden Sie den richtigen Schriftsatz (SansSerif-Schriften Arial)

24 Punkt 18 Punkt 14 Punkt darunter wird es schwierig

Konzentrieren Sie sich auf max. 5 Punkte mit einigen Unterpunkten bedenken Sie: ein Bild sagt mehr als 1000 Worte

Seien Sie nicht zu bunt Verwenden Sie nicht mehr als 3-4 Farben (Ausnahme: gescannte Bilder) und

möglichst nur die der Farbskala. Achten Sie bei der Farbauswahl auf den Kontrast

Seien Sie sehr zurückhaltend bei Animationseffekten Im Zweifel: don‘t

Ein Gimmick darf (ab und zu ´mal) sein

… und noch ein paar tipps (ohne powerpoint)

Motivieren Warum ich ? Weil ich gut bin – tschaka !

Ersten und letzten Satz merken Motivation, Witz, Aufhänger, Appell, Herausforderung

Direkt zu Beginn: tief Luft holen Augenkontakt aufbauen

Dynamik Gestik: im positiven Bereich, Hände frei Mimik: zum Inhalt passend Sprache: Höhe, Lautstärke, Geschwindigkeit

Natürlichkeit !

Sie wissen jetzt (hoffentlich) was PowerPoint ist … … und wie man mit PowerPoint

anfängt

arbeitet

③ und präsentiert

… und hatten etwas Spaß an der Sache … und sind daher motiviert ein wenig zu

üben ;-)

übungen

übung 1 starten übung 2 einrichten übung 3 überblicken übung 4 mit elementen umgehen übung 5 mit exotischeren elementen umgehen übung 6 mit text umgehen übung 7 präsentation vorbereiten übung 8 präsentieren übung 9 ausgeben übung 10 alles

übung 1 starten

Starten Sie PowerPoint Legen Sie eine neue Präsentation mit Hilfe des

AutoInhalt-Assistenten an Probieren Sie drei Möglichkeiten aus

Wählen Sie eine Präsentation des AutoInhalt-Assistenten aus und füllen Sie sie mit Ihren Inhalten

Schauen Sie sich das Ergebnis an: In der Gliederungsansicht In der Foliensansicht In der Bildschirm-Präsentations-Ansicht

Schauen Sie sich die Ergebnisse Ihrer Kollegen an

übung 2 einrichten

Richten Sie Ihre Präsentation ein Selektieren Sie ein Farbskala Bearbeiten Sie die Farbskala nach Ihrem Geschmack Speichern Sie die Farbskala

Generieren Sie einen Folienmaster Richten Sie alle Bereiche einer Seite ein Weisen Sie ein Hintergrundmuster zu Garnieren Sie ihren Hintergrund mit einfachen Graphiken Richten Sie drei Ebenen der Gliederung ein:

Zeichensätzen, -größen, -schnitten, -farben Zeilenabstäbde, Einrückungen, Tabulatoren Aufzählungszeichen

Speichern Sie Ihre Präsentationsvorlage

übung 3 überblicken

Erweitern Sie Ihren Vortrag um neue Folien In der Folienansicht In der Sortieransicht In der Gliederungsansicht

Löschen Sie einige eingefügte Folien In der Sortieransicht In der Gliederungsansicht ... mehrere Folien gleichzeitig

Stellen Sie Ihre Präsentation um In der Sortieransicht In der Gliederungsansicht

Wechseln Sie in die Folienansicht Aus der Gliederungsansicht Aus der Sortieransicht

übung 4 mit elementen umgehen

Bearbeiten Sie Text Ändern Sie Zeichensatz, Größe, Schnitt und Farbe

Zeichnen Sie graphische Objekte Linien, Kreise, Ovale, Rechtecke, Quadate Autoformen: Freihandlinien, Verbindungen, Legenden, Wolken,

Banner,

Ändern Sie Objektattribute Farbe, Linienstärke

Ändern sie Objektgröße, Position, Orientierung

Üben Sie: Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, Dublizieren

Richten Sie Objekte aus und verteilen Sie sie äquidistant

übung 5 mit exotischeren elementen umgehen

Füllen Sie eine Seite mit Cliparts, Graphiken und Sound

Lassen Sie diese Seite als Bildschirmpräsentation ablaufen

Spielen Sie mit WordArt und Ihrem Firmenname Erstellen Sie ein Organigramm Ihres Unternehmens Generieren Sie eine Tabelle mit den Monatsum-

sätzen der letzten zwei Jahre. Stellen Sie diese Tabelle graphisch in 2- und 3-D dar Verändern Sie Farbe und Form der einzelnen Elemente Erforschen Sie die Funktionalität der Symbolleiste

Fügen Sie interaktive Schaltflächen hinzu Verknüpfen Sie die Schaltflächen an unterschiedliche Folien,

Dateien und Anwendungen Testen Sie in der Bildschirmpräsentation

übung 6 mit text umgehen

Strukturieren Sie Ihren Vortrag in der Gliederungsansicht um

Schieben Sie Folien nach oben und unten Ändern Sie die Hierarchiestufe von Folien

(Tipp: tab-Taste, shft-tab-Taste, strg-tab-Taste)

Formatieren Sie Folien in der Gliederungsansicht Formatieren Sie Text: Ändern Sie den Schriftsatz, den

Schriftschnitt und die Größe Ändern Sie den Zeilenabstand (-> Folienansicht) Formatieren Sie eine Folie: das Layout, den Hintergrund

Generieren Sie eine Inhaltsfolie aus mehreren Folien

übung 7 präsentation vorbereiten

Stellen Sie die Folien Ihrer Präsentation zu einer zielgruppen-orientierten Animation zusammen

Erstellen Sie eine zweite Zusammenstellung

Weisen Sie allen Folien einen Folienübergang zu Probieren Sie verschiedene Übergänge

Definieren Sie eine benutzerdefinierte Animation für eine Folie mit

zwei Textblocken 10 grafischen Objekten ein Diagramm

definieren Sie für alle Objekte eine Animation mit unterschiedlichen Typen

Präsentieren Sie in der Präsentationsdarstellung

übung 8 präsentieren

Führen Sie eine manuelle Präsentation durch Richten Sie die manuelle Präsentation ein Starten Sie die Präsentation Navigieren Sie durch die Präsentation

vorwärts rückwärts mit dem Kontext-mnü: Gehe-zu

Beenden Sie die Präsentation

Führen Sie eine automatische Präsentation durch Richten Sie die automatische Präsentation ein Legen Sie die einzelnen Zeiten fest Starten Sie die Präsentation Überprüfen Sie die Präsentation Beenden Sie die Präsentation

übung 9 ausgeben

Richten Sie die Seite als DIN A4 ein Legen Sie Kopf- und Fußzeile für Handouts fest Drucken Sie die Folien

Folie 3-6 rein Schwarz-Weiß 2 Folien pro Seite

Speichern Sie Ihre Folien als PowerPoint 2003 Präsentation als HTML

Öffnen Sie die gespeicherten Dateien

übung 10 alles

Bereiten Sie ein beliebiges Thema inhaltlich für eine Präsentation vor (15 min)

Gestalten Sie Ihre Präsentation (20 min) Mit Folienmaster, Farbskala 3 Folien à 3 min

Präsentieren Sie (10 min) Ertragen Sie Kritik (2 min)

Inhalt Gestaltung Präsentation