Antragstellung im Participant Portal der EU Kommission Anlegen eines „Proposal“ und Hinzufügen von Partnern

Um einen Antrag bei Horizon 2020 zu anzulegen, müssen Sie über einen ECAS-Account verfügen und im Participant Portal registriert sein. Sollten Sie noch nicht registriert sein, befolgen Sie zunächst bitte die Schritte in dem betreffenden Merkblatt.

In folgenden Fällen legen Sie selbst einen Antrag an:

• Sie sind Koordinator in einem Verbundprojekt (Societal Challenges, Future & Emerging Technologies, Research Infrastructures, Industrial Leadership)

• Sie stellen einen ERC Antrag • Sie stellen einen Antrag auf ein Marie-S.-Curie Individual Fellowship, entweder als

zukünftiger Fellow oder als Gastgeber • Sie sind Koordinator in einem ITN- oder einem RISE-Projekt (Marie-S.-Curie

Maßnahmen)

Falls Sie Partner in einem Verbundprojekt oder einer Marie-S.-Curie Maßnahme sind, legen Sie keinen eigenen Antrag an. Der Antrag wird in diesem Fall durch den Koordinator angelegt und Sie werden über das Participant Portal eingeladen.

Die folgende Beschreibung orientiert sich an einem Verbundprojekt in den Societal Challenges 4 („Smart, green and integrated transport“). Das Vorgehen ist analog auf alle anderen o.g. Formate anwendbar.

Schritt 1: Melden Sie sich mit Ihrem ECAS-Account im Participant Portal an. Dazu folgend Sie diesem Link und klicken oben rechts auf „Login“.

Schritt 2: (1) Bitte klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf „Funding Opportunities“. (2) Wählen Sie in der Baumstruktur in der Mitte des Fensters den gewünschten Förderbereich aus (hier: „Smart, green and integrated transport“). (3) Wenn Sie anschließend in der Zeile „Status“ die Option „Open“ wählen, werden nur die Calls angezeigt, für die Sie sich momentan bewerben können. (4) Nach Auswahl des gewünschten Calls (hier: „Mobility for Growth“) gelangen Sie zu einem neuen Fenster.

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Schritt 3: In der Kopfzeile dieser Ansicht können Sie die Eckdaten des ausgewählten Calls einsehen (Einreichungsfrist, Gesamtbudget, programmatische Einordnung und Status). Unter „Call Documents“ finden Sie allgemeine Dokumente, die für den Call relevant sind, z.B. das Arbeitsprogramm und die Beteiligungsregeln.

Im unteren Teil sehen Sie die verschiedenen „Topics“ des gewählten Calls. Ein Call kann aus nur einem oder mehreren Topics bestehen. Nachdem Sie das gewünschte Topic ausgewählt haben, gelangen Sie zu einer neuen Ansicht.

Schritt 4: Auf dieser Seite finden Sie nun alle Informationen, die spezifisch für dieses Topic gelten.

(1) Unter „Topic Description“ finden Sie die Ausschreibung mit den Gliederungspunkten „Specific Challenge“, „Scope“, „Expected Impact“ und „Type of Action“. Die Rubrik „Type of Action“ gibt Aufschluss darüber, ob es sich um eine „Research and Innovation Action“, eine „Innovation Action“ oder eine „Coordination and Support Action“ handelt.

(2) Auf dem Reiter „Topic Conditions & Documents“ finden Sie weitere für die Ausschreibung wichtige Informationen und Dokumente, z.B. zum Begutachtungsprozess, Antragsberechtigung, Förderquoten und die Vorlagen für den Antrag.

(3) Um einen Antrag anzulegen, wählen Sie bitte den Reiter „Submission Service“ (rechts).

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Schritt 5: Sie sollten nun folgenden Bildschirm sehen. Bitte wählen Sie „Start Submission“, um einen Antrag anzulegen.

Schritt 6: Sie werden nun aufgefordert, die Antragstellung zu bestätigen. Hier können Sie nochmals überprüfen, ob es sich um den richtigen Call und das richtige Topic handelt.

Schritt 7: Nachdem Sie mit „Confirm“ bestätigt haben, gelangen Sie zu folgender Maske:

Als erstes müssen Sie die Organisation auswählen, der Sie angehören. Jede bereits registrierte Organisation verfügt über eine so genannte PIC-Nummer. Die PIC der FU lautet 999994826, der Kurztitel lautet „FUB“.

Bitte achten Sie unbedingt darauf, die richtige PIC zu verwenden. Leider sind durch irrtümlich erfolgte Neuregistrierungen momentan mehrere Accounts für die FU im Portal hinterlegt. Die Auswahl des falschen Accounts kann Ihren Antrag gefährden.

Als Rolle wählen Sie bitte „Main Contact“ und vergeben anschließend ein Acronym und eine Kurzbeschreibung für Ihren Antrag. Diese Angaben können Sie im weiteren Verlauf der Bearbeitung des Antrags jederzeit noch ändern. Bitte klicken Sie abschließend auf „Next“.

Schritt 8: Sie werden nun aufgefordert Ihr Einverständnis zu geben, das die EU-Kommission die Daten bereits vor Ablauf der Einreichungsfrist einsehen kann. Bitte bestätigen Sie mit „Accept“.

Schritt 9: Im Anschluss gelangen Sie zu folgendem Fenster und erhalten eine Bestätigungsmail, dass Sie erfolgreich einen Antragsentwurf angelegt haben. Bitte wählen Sie „Continue with this proposal“ um fortzufahren.

Schritt 10: Sie können nun weitere Kontaktpersonen der FU hinzufügen.

Bitte laden Sie zunächst die zuständige Forschungsreferentin/den zuständigen Forschungsreferenten ein (zur Zuständigkeit siehe diese Website). So kann sichergestellt werden, dass im Folgenden alle formalen Vorgaben beachtet werden und Sie auf die volle Unterstützung des Team VI C zurückgreifen können.

Hierzu klicken Sie bitte auf das Plussymbol neben „Contact“. Anschließend erscheint folgendes Fenster:

Tragen Sie die Daten der zuständigen Referentin/des zuständigen Referenten ein und bestätigen mit „OK“. Bitte wählen Sie die Rolle „Contact person“ und unter Zugriffsrechten „Coordinator Contact“. Anschließend wird folgender Bildschirm angezeigt:

Bitte bestätigen Sie mit „Save Changes“. Die zuständige Forschungsreferentin bzw. der zuständige Forschungsreferent erhält nun per E-Mail eine Einladung zu Ihrem Antrag und kann Sie fortan bei der Antragstellung begleiten.

Es erscheint folgendes Fenster, welches Sie bitte mit „Continue“ bestätigen.

Wenn Sie weitere Personen, z.B. Ihre wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an dem Antrag beteiligt sind, hinzufügen wollen, wiederholen Sie die Schritte 10 und 11.

Schritt 11: Sie können nun Konsortialpartner zu Ihrem Antrag einladen (dieser Schritt entfällt bei Anträgen auf einen ERC oder ein Marie-S.-Curie Individual Fellowship). Hierzu klicken Sie bitte auf „Add Partner“:

Es erscheint folgendes Fenster, in dem Sie Ihre Partnerorganisation über die PIC-Nummer oder den Namen suchen können. Um Fehler zu vermeiden, erfragen Sie bitte die gültige PIC zuvor bei Ihren Partnern.

Wählen Sie innerhalb der Kachel des korrekten Partners das Feld „use“. Sie werden anschließend aufgefordert, eine konkrete Ansprechperson zu benennen. Es erscheint folgendes Fenster:

Füllen Sie die Kontaktdaten aus und bestätigen mit „OK“. Anschließend wird der Partner in der Übersicht angezeigt.

Auf diese Weise können Sie alle Partner hinzufügen, die über eine E-Mail (und Benachrichtigung im Portal) zu Ihrem Antrag eingeladen werden. Über „Next“ gelangen Sie zum nächsten Schritt.

Schritt 12: Sie können nun den eigentlichen Antrag bearbeiten. Dieser besteht aus zwei Teilen, den „Administrative Forms“ und dem eigentlichen Antrag (je nach Förderprogramm „Part B“, „Technical Annex“ oder „Form B“ genannt).

Die „administrative forms“ werden direkt im Participant Portal bearbeitet und können von allen Parteien eingesehen und editiert werden. Bitte klicken Sie auf „edit forms“, um die Bearbeitung zu beginnen. Sie sollten nun folgendes Fenster sehen:

In diesem pdf werden zunächst allgemeine Informationen zum Antrag abgefragt (Titel, Abstract, Dauer, etc.). Außerdem müssen die Kontaktdaten aller Partner und beteiligter Personen hinterlegt werden. Diese Änderungen können die Partner selbst vornehmen, sobald sie zum Antrag eingeladen wurden. Bei der Erstellung des Budgets und der Beantwortung der Fragen zur Ethik unterstützen Sie die zuständigen Referentinnen und Referenten des Team VI C gerne. Bitte beachten Sie, dass es die Aufgabe des Koordinators ist, diese Fragen zu beantworten und das Budget abzustimmen.

Änderungen in den „administrative forms“ speichern Sie über „Save And Close“. Mit Hilfe der Funktion „Validate Form“ können Sie überprüfen, welche Angaben noch fehlen bzw. widersprüchlich sind. Nach Betätigung dieser Funktion würden Sie bspw. folgende Warnung erhalten:

Schritt 13: (1) Zur Bearbeitung des eigentlichen Antrags (Teil B), laden Sie zunächst die Vorlagen herunter. Diese enthalten zahlreiche Hinweise zu den gewünschten Inhalten und formalen Anforderungen, die sich zwischen den Förderformaten unterscheiden. Die Vorlagen bearbeiten Sie offline auf Ihrem PC und laden die finale Version anschließend im Participant Portal unter „upload“ hoch (2). Bitte beachten Sie, dass Ihre Partner den Antrag erst dann sehen können, wenn dieser Schritt erfolgt ist.

Mit Hilfe der Validierungsfunktion können Sie erneut überprüfen, ob Sie etwas vergessen haben oder widersprüchliche Angaben gemacht haben. Den Antrag stellen Sie, in dem Sie auf „Submit“ klicken (3).

Schritt 14: Sie können den angelegten Antrag jederzeit wieder über die Seite „My Proposals“ aufrufen, wenn Sie im Participant Portal registriert sind:

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Durch Klicken des blauen Vierecks „Edit“ gelangen Sie wieder in den Bearbeitungsmodus des Antrags. Durch Klicken des roten Vierecks „Delete“ können Sie den Antrag löschen. Außerdem wird Ihnen die verbleibende Zeit bis zur Einreichungsfrist angezeigt.

Bei Rückfragen zum Prozess der Antragstellung kontaktieren Sie bitte die zuständigen Forschungsreferentinnen und Forschungsreferenten des Team VI C. Die Kontaktdaten finden Sie hier.

Wie Sie Rollen in einem laufenden Projekt vergeben und ändern, entnehmen Sie bitte den übrigen Merkblättern, welche Sie auf dieser Website finden.

Bei speziellen Fragen zum Participant Portal leisten die zuständigen Forschungsreferentinnen und Forschungsreferenten gerne auch telefonischen Support. Hierbei kann ggf. die Skype-Funktion „Bildschirmübertragung“ genutzt werden.