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Anwendertreffen 2014 SEPA – Umstellung ProQua
Jugendherberge Duisburg Duisburg, 08.01.2014
2 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Tagesordnung:
1.Begrüßung
2.Aktueller Entwicklungsstand ProQua
3.Vor der Umstellung auf die neue Version ProQua
4. Vorbereitung und Installation der neuen Programmversion
5.Umstellung auf die neue Version
6.Erste Schritte zur Einrichtung / Information der Kunden
7.Das Tagesgeschäft mit SEPA und ProQua
8.Schulungsangebote, Testmandant und Materialien
9.Terminplanungen
10.Verschiedenes und Ausblick
3 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 2: aktueller Entwicklungsstand ProQua
• ProQua-Programm wurde auf SEPA umgestellt
• Erste Mandanten wurden getestet
• Testmandant BITS als Übungsplattform
• KSB Borken als erster Echtmandant
• Weitere Mandanten in aktueller Testphase
• Ergebnisse sind ausgewertet / Feintuning läuft noch
• Umstellung aller Mandanten ab 27.01.2014 (bis 26.02.2014) geplant
4 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 3: Arbeiten vor der Umstellung SEPA
• IBAN , BIC und UCI einholen
• IBAN (International Bank Account Number)
• BIC (Bank Identifier Code)
• UCI (Unique Credit Identifier)
• Zahlungsverkehrssoftware richtig einstellen / updaten
• Inkassovereinbarung mit der Hausbank abschließen
• Zahlungspflichtigem vor Einzug die UCI mitteilen (nach Installation von ProQua)
5 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 4: Vor Installation der neuen ProQua-Version
• Beginn der Installationen ab 27. Januar 2014 geplant
• Alle fälligen und fakturierten Lastschriften vor Umstellung auf die neue Programmversion einziehen(evtl. mit Zusatztext zur SEPA-Umstellung)
• Feststellung, dass alle Lastschriften, Rücküberweisungen und Honorarzahlungen zurückgemeldet sind
• Wichtig: Nach Installation der neuen Programmversion sind Rückmeldungen nicht mehr möglich !!!
6 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 5: Installation der neuen ProQua-Version
• Geplantes Zeitfenster der Installationen 27.01.2014 – 26.02.2014
• Termine für die Mandanten werden noch mitgeteilt (nach Rücksprache der Projektplanung mit Orga-Soft)
• Wichtig: Am Umstellungstermin kann nicht mit ProQua gearbeitet werden.
7 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version
• Anpassung / Prüfung der Stammdaten in ProQua (1)
• Eigene Stammdaten Bank bitte auf SEPA-Standard aktualisieren
• Sepa-Stammsatz auf Vollständigkeit prüfen
• Textkonstanten für die SEPA-Dateien prüfen
• Umfang für die SEPA-Dateien prüfen
• Textkonstanten für die SEPA-Mandate prüfen (Personen und Firmen)
• Anpassung der Standardkorrespondenz / Seriendrucke
8 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version
• Anpassung / Prüfung der Stammdaten in ProQua (2)
• Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate (TN)
• Mitteilung an TN über Wandlung der Lastschrifteinzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat verschicken
• Wandlung von Firmen / Vereinen ist nicht möglich !
9 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version
• Eigene Stammdaten Bank bitte auf SEPA-Standard aktualisieren
10 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version
• Sepa-Stammsatz auf Vollständigkeit prüfen
11 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version
• Textkonstanten für die SEPA-Dateien prüfen
12 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version
• Umfang für die SEPA-Dateien prüfen
13 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version
• Textkonstanten für die SEPA-Mandate prüfen (Personen und Firmen)
14 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version
• Anpassung der Standardkorrespondenz / Seriendrucke
15 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version
• Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate (TN)
16 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version
• Mitteilung an TN über Wandlung der Lastschrifteinzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat verschicken
17 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 7: Das Tagesgeschäft mit SEPA und ProQua
• Bedienerführung und Masken haben sich verändert !
• Erstellen neuer SEPA-Mandate (Personen und Firmen)
• Abgehende SEPA-Lastschriften erzeugen
• SEPA-Rücküberweisungen
• SEPA-Honorarzahlungen
18 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 7a: Die Registerkarte Bank mit SEPA
• Personen Kursleitungen, Organisationen
19 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 8: Schulungen, Testmandant und Dokumentation
• Schulungsangebote am 04. und 12. Februar 2014
• SEPA – Checkliste als Orientierungshilfe
• Dokumentation zum Thema SEPA (Orga-Soft)
• Hotline nach Umstellung
20 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 9: Terminplanungen
• Abschließende Prüfung der Programmversion bis zum 18.01.2014
• Weitere Installationstests bis zum 25.01.2014
• Geplante Installationen bei allen Mandanten ab 27.01.2014
• Termine werden rechtzeitig abgesprochen (jeweils 3 – 5 Mandanten pro Installationstag)
• Telefonische Hotline am Folgetag
21 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg 08.01.2014 / Kaiserau 09.01.2014
Top 10: Ausblick und Verschiedenes
• Ein Rücksetzen von DTA-Läufen geht dann nicht mehr
• Internetportale / Warenkorbsysteme werden angepasst
• Alternativ-Szenarien liegen in der Schublade / Konvertierung der DTAUS0.TXT in das XML-Format von SEPA
• ………..
Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit.