Basis-Modul - PerSal AG | Luzern | Schweiz · Basismodul - Mein PerSal Seite 2 von 66 Themenschwerpunkte: Grundsätzliche Orientierung in der Anwendung von PerSal Festlegen von Stammdaten

Basis-Modul

Dokumentation

Version 2015_01

Basismodul - Mein PerSal Seite 2 von 66

Themenschwerpunkte:

Grundsätzliche Orientierung in der Anwendung von PerSal Festlegen von Stammdaten (Firma, Sozialversicherungswesen, Personal) Abbildung des persönlichen Arbeitsprozesses innerhalb der PerSal Software Selbständige Erfassung und Verarbeitung der relevanten Personal- und Salärdaten (inkl. QST, Basiskor-

rekturen von KTG, EO etc.) Nutzung von Filtern Auswertungen (Crystal-Reports, Excel) Import- und Exportmöglichkeiten

Ziel:

Die Teilnehmer erhalten einen neutralen und einheitlichen Überblick der PerSal Software und sind in der Lage, selbständig die Personal- und Saläradministration mit PerSal durchzuführen.

Allgemeines:

Um die Verständigung nicht unnötig zu erschweren, verzichten wir in der Regel auf den gleichzeitigen

Gebrauch des maskulinen und femininen Ausdrucks. Wie schon immer sind selbstverständlich

Damen und Herren gleichermassen angesprochen und gemeint!

Die Dokumentation darf in keiner Form ohne Genehmigung der PerSal AG kopiert oder in einer anderen

Form vervielfältigt werden. PerSal AG behält sich alle Recht vor.

Die Angaben in dieser Dokumentation wurden mit grösster Sorgfalt erarbeitet und getestet. Trotzdem

können Fehler nicht ausgeschlossen werden. PerSal AG übernimmt weder die juristische Verantwortung

noch irgendwelche Haftung für die Folgen von fehlerhaften Angaben.

Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar.


Inhaltsverzeichnis

Mein PerSal ............................................................................................................................................................................. 6

Einrichten von "Mein PerSal" ............................................................................................................................................ 6 Definieren der Gruppe bzw. des Arbeitsprozesses ...................................................................................................... 6

Personen/Stellen..................................................................................................................................................................... 8

Programmübersicht Personen........................................................................................................................................... 9

Personen ............................................................................................................................................................................. 9 Personen-Register "Info/Zahlung" ................................................................................................................................ 9

Person ......................................................................................................................................................................................... 10 Adresse, E-Mail, Telefon ............................................................................................................................................................ 10 Steuerung ................................................................................................................................................................................... 10

Gesetzliche Sozialversicherungen ........................................................................................................................................ 10 Weitere Sozialversicherungen .............................................................................................................................................. 11 Weitere gesetzliche Abzüge ................................................................................................................................................. 11

Auszahlung .................................................................................................................................................................................. 11 Personen-Register "Familie" .......................................................................................................................................13

Angehörige.................................................................................................................................................................................. 13 Kinder .......................................................................................................................................................................................... 13

Personen-Register "QST/Bewilligung" ........................................................................................................................14 Aktuelle Einstellungen ................................................................................................................................................................ 14 Aufenthaltsbewilligung .............................................................................................................................................................. 14 Verlauf QST-Tarif ........................................................................................................................................................................ 14

Personen-Register "Frei definierbare Felder" ............................................................................................................16 Personen-Register "Frei definierbare Tabellen" ........................................................................................................16 Definition "Frei definierbare Tabelle" auf Person und Stelle ....................................................................................17 Personen-Register "Notizen/Dokumente" .................................................................................................................17

Allgemeine Notizen .................................................................................................................................................................... 17 Lohnblatt Notizen ....................................................................................................................................................................... 18 Dokumente ................................................................................................................................................................................. 18

Personen-Register "Berechnung" ...............................................................................................................................19

Stellen ...............................................................................................................................................................................20 Stellen-Register "Info/Zahlung" ..................................................................................................................................20

Stelle............................................................................................................................................................................................ 20 Organisations-Bereich ........................................................................................................................................................... 20 Arbeitsort-Bezeichnung ........................................................................................................................................................ 20 Zeit-Abrechnungskreis .......................................................................................................................................................... 20

Steuerung ................................................................................................................................................................................... 21 Salär ............................................................................................................................................................................................. 21

Stellen-Register "Kostenrechnung" ............................................................................................................................22 Kostenstellen .............................................................................................................................................................................. 22 Finanzen ...................................................................................................................................................................................... 22

Stellen-Register "Frei definierbare Felder" ................................................................................................................23 Stellen-Register "Frei definierbare Tabellen".............................................................................................................23 Stellen-Register "Variablen / Berechnung" ................................................................................................................23

Berechnungs-Vorschau .............................................................................................................................................................. 23 Berechnungs-Typ ................................................................................................................................................................... 24 Spezial-Kontrolle ................................................................................................................................................................... 24

Variablen-Eingabe ...................................................................................................................................................................... 25 Übersteuern von Lohnarten ................................................................................................................................................. 26 Terminierung von Variablen ................................................................................................................................................. 26 Bemerkungstext für Variable hinterlegen ............................................................................................................................ 26 Korrektur-Assistent ............................................................................................................................................................... 27


Person/Stelle eröffnen ................................................................................................................................................29 Feld-Planung ausführen ..............................................................................................................................................31

HR-Informationen ............................................................................................................................................................32 Auswertungen ..............................................................................................................................................................32

Auswertung aufbereiten, drucken, als *.xls oder *.pdf Datei speichern ................................................................................ 32 Direkter Aufruf von Auswertungen, aus dem Personenstamm ............................................................................................... 33 Aufruf von HR Tabelle "Arbeitsvertrag" aus Personenstamm ................................................................................................. 34

Lohnlauf .................................................................................................................................................................................35

Lohnlauf Koordinaten ......................................................................................................................................................35

Lohnlauf durchführen ......................................................................................................................................................36 Erfassung von variablen Daten ...................................................................................................................................36

Variante "Massen-Erfassung": ................................................................................................................................................... 36 Variante "pro Person/Stelle": .................................................................................................................................................... 37 Variante "Import aus Excel oder Drittsystem": ......................................................................................................................... 37

Lohnberechnung durchführen ....................................................................................................................................37 Variante Einzeln pro Person/Stelle ............................................................................................................................................ 37 Variante über alle Personen ...................................................................................................................................................... 37

Lohnlauf abschliessen .................................................................................................................................................37

Jahresabschluss durchführen ..........................................................................................................................................41 Schritt 1: Datenkonsistenz prüfen ..............................................................................................................................41 Schritt 2: Definitionen .................................................................................................................................................41 Schritt 3: Auswertungen ..............................................................................................................................................42 Schritt 4: Neues Kalenderjahr eröffnen ......................................................................................................................43

Aktuelle Stammdaten ins neue Kalenderjahr vortragen .......................................................................................................... 43 Kalenderjahr fixieren .................................................................................................................................................................. 43 Ausgetretene Personen löschen ................................................................................................................................................ 44

Daten-Transaktionen .......................................................................................................................................................44 Exporte .........................................................................................................................................................................44 Importe ........................................................................................................................................................................44

Programm .........................................................................................................................................................................45 Infocenter.....................................................................................................................................................................45

Programm Informationen .......................................................................................................................................................... 45 Lizenz Informationen ................................................................................................................................................................. 45 PerSal AG Service ........................................................................................................................................................................ 45

Benutzersitzungen .......................................................................................................................................................46 Sperren / Entsperren ...................................................................................................................................................46 Neu anmelden .............................................................................................................................................................46 Arbeitgeber wechseln .................................................................................................................................................47 Lohnlauf wechseln .......................................................................................................................................................47 Beenden .......................................................................................................................................................................47

Basis Stammdaten ............................................................................................................................................................47 Konstanten Arbeitgeber ..............................................................................................................................................47

Arbeitgeber ................................................................................................................................................................................. 47 Arbeitsort(e) ............................................................................................................................................................................... 47 Kontaktperson(en) ..................................................................................................................................................................... 48 Zahlungsverbindung ................................................................................................................................................................... 48 Identifikation .............................................................................................................................................................................. 49 Frei definierbare Felder ............................................................................................................................................................. 49 Steuerung ................................................................................................................................................................................... 50 Lohnblatt Notizen ....................................................................................................................................................................... 50 Dokumente ................................................................................................................................................................................. 50

Die Codes für die "Dokument-Gruppe" finden Sie unter: ................................................................................................... 51


Die Codes für den "Dokument-Typ" finden Sie unter: ........................................................................................................ 51 Konstanten Dritter .......................................................................................................................................................52

Schritt 1: Aktuelle Quellensteuertabelle beziehen (herunterladen/download) ................................................................ 52 Schritt 2: Aktuelle Quellensteuertabelle importieren ......................................................................................................... 52 Schritt 3: Kontrolle des QST-Imports.................................................................................................................................... 53

Aktualisierung der Sozialversicherungs-Kennzahlen ................................................................................................................ 54 Lohnarten .....................................................................................................................................................................54 Lohnarten-Funktionen.................................................................................................................................................54 Hilfstabellen .................................................................................................................................................................55

Schritt 1: Vorbereitung Import Postleitzahlen ..................................................................................................................... 55 Schritt 2: Aktuelle Quellensteuertabelle importieren ......................................................................................................... 55 Schritt 3: Kontrolle des PLZ-Imports .................................................................................................................................... 55

Definition Exporte/Importe .........................................................................................................................................55

Finanz & Rechnungswesen ..............................................................................................................................................55 F&R Konfiguration .......................................................................................................................................................56

Finanz-Konto eröffnen ............................................................................................................................................................... 56 Kosten-Konto eröffnen............................................................................................................................................................... 58

Neues 3. oder 4. Sicht-Konto eröffnen .......................................................................................................................59

Auswahl > Lohnarten-Gruppen .......................................................................................................................................59

Auswahl > MwSt ...............................................................................................................................................................59

Auswahl > Kontierungs-Tabellen .....................................................................................................................................59 Die einzelnen Kontierungs-Ebenen ............................................................................................................................60 Kontierung auf Ebene "Lohnart" .................................................................................................................................60 Effiziente Kontierung auf Ebene "Lohnarten" ............................................................................................................62 Effiziente Kontierung auf Ebene "Organisations-Bereich" ........................................................................................63 Kontierung auf Ebene "Stelle" ....................................................................................................................................64

Kontierung auf "Kontierungs-Tabellen > Stellen": .................................................................................................................... 64 Kontierung auf "Person > Stelle > Kostenrechnung > Finanzen": ............................................................................................ 65

Kontierung auf Ebene Variablen-Eingabe ..................................................................................................................65

F&R - Auswertungen .............................................................................................................................................................66


Mein PerSal PerSal stellt mit "Mein PerSal " eine persönliche Plattform für die Zuweisung von Programmteilen, Funktio-

nen und Auswertungen zur Verfügung. Damit können pro Benutzer eigene "Arbeitsprozesse" abgebildet

werden.

Einrichten von "Mein PerSal" Die Anpassbarkeit von PerSal lässt jedem Benutzer nebst Farbgebung und Schriftgrösse auch die Möglich-

keit offen, seinen persönlichen Arbeitsablauf in der Hauptnavigation abzubilden. Dort können sämtliche

Programmteile wie z.B. Personen / Stellen und allfällige nachfolgende Arbeiten, wie z.B. die Eingabe der

Variablen und dazugehörige Kontrollauswertungen, einmalig in eine für den Benutzer sinnvolle Reihen-

folge auf der Navigationsleiste angepasst werden. Danach navigiert sich der Benutzer nur noch durch die

vordefinierte Reihenfolge und ist sicher, dass er alle Arbeiten eines Lohnlaufs durchgeführt hat.

"Mein PerSal" stellt die persönliche Plattform für das Zuweisen von Programmteilen, Funktionen und Aus-

wertungen dar. Um den eigenen "Arbeitsprozess" definieren zu können, geht man wie folgt vor:

Definieren der Gruppe bzw. des Arbeitsprozesses

Schritt 1 von 3:

In der Hauptnavigation ist der Menüpunkt "Aktueller Benutzer > Mein PerSal" anzuwählen.

Schritt 2 von 3:

Nach dem Anwählen von "Mein PerSal" können in der Spalte "Bereits zugewiesene Aktionen" neue per-

sönliche Programm- oder Prozessgruppen erstellt werden. Um eine neue Gruppe zu eröffnen ist das Kon-

textmenü aufzurufen.


Schritt 3 von 3:

Zum Schluss "Speichern". Die Neuen Gruppen werden sogleich in der Programmauswahlspalte direkt über

der Hauptnavigation angezeigt.

Programmteile der gewünschten Gruppe oder Arbeitsprozess zuordnen

Schritt 1 von 4:

In der Hauptnavigation ist der Menüpunkt "Aktueller Benutzer > Mein PerSal" anzuwählen.

Schritt 2 von 4:

In der Spalte "Auswahl aller möglichen Aktionen " wird der gewünschte Menüpunkt angewählt. Der ausge-

wählte Menüpunkt wird automatisch mit einer Farbe hinterlegt. Nun ist der gewünschte Menüpunkt ein

weiteres Mal anzuwählen, wobei die Maustaste gedrückt bleibt. Via "drag and drop" kann der Menüpunkt

nun in die nebenstehende Spalte und darin in der gewünschten Gruppe platziert werden. Eine Umplatzie-

rung ist jederzeit wieder mit "drag and drop" möglich.

Schritt 3 von 4:

Die zugeordneten Menüpunkte können mittels aufrufen des Kontextmenüs wieder gelöscht, umbenennt

oder mit einer Funktionstaste hinterlegt werden.

Basismodul - Personen/Stellen Seite 8 von 66

Schritt 4 von 4:

Zum Schluss "Speichern". Die neu zugewiesenen Programmteile werden sogleich in der Programmaus-

wahlspalte direkt über der Hauptnavigation wie auch ganz unten in der Programmzeile angezeigt.

Personen/Stellen Im Personalstamm werden alle Daten rund um die Mitarbeiter erfasst. Zu jeder erfassten Person wird eine

oder gar mehrere Stellen erfasst und zugeordnet. Bei der Stelle sind relevante Angaben wie Pensum, Sa-

lär, Ein- und Austritt, usw. hinterlegt. Für die Erfassung neuer Personen oder einer neuen Stelle steht ein

Programmassistent zur Verfügung, welcher den Benutzer Schritt für Schritt begleitet.

Das Öffnen des Personal- und Stellenstammes erfolgt über:

"Personen/Stellen > Personen"

Vor dem Erfassen der zahlreichen Personaldaten empfiehlt es sich, eine oder mehrere Vorgabepersonen

zu definieren. Diese erleichtern und verkürzen die Dateneingabe bei der Erfassung realer Personen erheb-

lich. Viele Eingabefelder können dabei in der jeweiligen Vorgabeperson bereits erfasst und somit vordefi-

niert werden.


Programmübersicht Personen Im Personen-Kopf sind die Basisdaten wie Name, Vorname, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer, usw.

der Mitarbeiter hinterlegt. Die Personen-Auswahlliste dient zur einfachen Suche sowie Auswahl der Mitar-

beiter.

Die Programübersicht der Stellen ist identisch aufgeteilt. Anstelle der Detailregister der Personen sind dort

entsprechende Detailregister der Stelle abgebildet.

Personen

Personen-Register "Info/Zahlung" Über das Kontextmenü können in den jeweiligen Untermenus neue Datensätze eröffnet oder bestehende

Einträge gelöscht werden.


Person

Diese Programmmaske dient zur Erfassung der Personen-Stammdaten.

Hinweis

Die Datumsfelder "Technischer Eintritt", "Aktueller Eintritt" sowie "Aktueller Austritt" müssen in die-

ser Eingabemaske nicht bearbeitet werden. Diese Felder werden automatisch gefüllt sobald im

nachfolgenden Schritt die Stellendaten erfasst werden.

Adresse, E-Mail, Telefon

Die Typisierung der Spalten kann via Kontextmenü über den Menüpunkt "Markierten Code öffnen" er-

gänzt oder angepasst werden.

Hinweis

Auf dem Lohnblatt oder auch Lohnausweis wird diejenige Adresse aufgeführt, bei welcher in der

Spalte Standard ein "Flag" gesetzt wurde.

Steuerung

In der "Steuerung" können pro Mitarbeiter die Sozialversicherungen (auch Pflichtigkeiten genannt) ge-

steuert und hinterlegt werden.

Gesetzliche Sozialversicherungen

FAK-Kanton: Der gewünschte Kanton kann über das Auswahlmenü ausgewählt werden.

Ausgewählt wird hier der Kanton des Firmenstandortes.

AHV / ALV: Standardmässig wird hier der Eintrag auf "AHV-pflichtig (inkl. Jugendliche und

Rentner)" gewählt. Der Eintrag "Nicht AHV-pflichtig (Sonderfall)", gehört zur

Ausnahme.

Unfall (UVG): Die Einträge im Auswahlmenü sind mit den Zusatz-Codes A0 bis A03 sowie Z0 bis Z3

ergänzt. Je nach Unternehmung und dessen abgeschlossenen Versicherungsverträgen


werden für die Administration (A0-A3) und die Produktion (Z0-Z3) unterschiedliche

Abzüge verwendet. Ist dies nicht der Fall, werden lediglich die Einträge mit den Zusatz-

Codes A0 bis A3 genutzt.

Pensionskasse: Für die Auswahl "Abzug Betrag fix" sind die entsprechenden Werte im Detailregister

"Salär" zu hinterlegen.

Bei der Auswahl "Abzug Prozent gemäss Tabelle" muss das Detailregister "Frei defi-

nierbare Tabelle" unter "Einstellungen > Stammdaten Mandant > Konstanten Dritter >

PK Pensionskasse" kontrolliert und gegebenenfalls angepasst oder ergänzt werden.

Weitere Sozialversicherungen

Unter dieser Rubrik kann pro Person der Abzug von freiwilligen Zusatzversicherungen wie "Krankentag-

geld" oder "Unfall-Zusatz" gesteuert werden.

Weitere gesetzliche Abzüge

Im Standard-Mandant steht hier die "Sicherheitsleistung Bundesamt für Migration" als Abzug zur Auswahl.

Dieser Abzug wird benötigt, wenn Asylbewerber eingestellt werden.

Bei branchenspezifischen Abzügen wie z.B. FAR (Flexibler Altersrücktritt im Baugewerbe) ist mittels Kon-

textmenü und dem Menüpunkt "Markierten Code öffnen (Definition Codes)" die Auswahl für die geplante

Steuerung entsprechend zu ergänzen. Für die vollständige Abwicklung der branchenspezifischen Abzüge

bzw. das Einrichten der Eingabemaske für die Werte unter "Konstanten Dritter" sowie die Erstellung der

entsprechenden Abzugslohnart, bedarf es einer eingehenden Prüfung durch die PerSal AG. Grund sind die

damit zusammenhängenden Auswertungen sowie die zwingend notwendige Parametrisierung bei Ver-

wendung der Funktionen für das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM).

Auszahlung

Über das Kontextmenü können Datensätze eröffnet oder gelöscht werden. Pro Mitarbeiter können belie-

big viele Auszahlungskonten hinterlegt werden.

Sobald eine zusätzliche Zeile für ein weiteres Konto eröffnet wird, muss im System eine logische Abarbei-

tung der Zahlungen definiert werden. Mittels Kontextmenü kann hierfür die Priorität und somit die Rei-

henfolge der Auszahlung gesteuert werden. Zusätzlich muss definiert werden, nach welchem Verteilungs-

Typ, "Betrag", "Prozent" oder "Lohnart", der Auszahlungsbetrag der aktuellen Lohnabrechnung aufgeteilt

werden soll.


Wenn im Verteilungs-Typ "Betrag" ausgewählt worden ist sagt dies aus, dass genau dieser Wert auf das

angegebene Konto dieser Zeile überwiesen wird. Der Restbetrag wird an die nachfolgenden Auszahlungs-

definitionen weitergegeben und in Reihenfolge der gesetzten Priorität abgearbeitet.

Sobald ein Fremdkonto erfasst wird, sind zwingend die Angaben des anderen Kontobesitzers zu erfassen

z.B. Adresse vom Betreibungsamt.

Tipps und Tricks

Bei der Auszahlung mittels Postkonto kann im Eingabefeld "Zahlung-Typ" anstelle Post auch Bank

ausgewählt werden. In diesem Fall bleibt die zweite Zeile aktiv und im Feld "Bank-Clearing" kann der

Wert 9000 (Standard-Clearing-Nr. der Post) hinterlegt werden.


Personen-Register "Familie" Über das Kontextmenü können in den jeweiligen Untermenus neue Datensätze eröffnet oder bestehende

Einträge gelöscht werden.

Angehörige

Neben Adressinformationen der Angehörigen wie z.B. Partner, Ehepartner, Eltern usw. kann auch hinter-

legt werden wer in einem Notfall kontaktiert werden soll. Es können Telefon-Nummern wie auch Mail-Ad-

resse gespeichert werden.

Kinder

Basierend auf den verlangten Datenfelder im "Delegierten Dossierverfahren" sind neben den Standardein-

gabefeldern wie "Name", "Vorname", "Geburtsdatum" und "Zulage bis" weitere Eingabefelder hinzuge-

kommen.

Zu den zwingenden Eingaben gehören zusätzlich folgende Angaben: "Geschlecht", "AHV-Nr." (bzw. Sozial-

versicherungs-Nr. des Kindes), "Familien-Status" sowie die "Gesetzliche Grundlage". Letzteres gibt an, auf

welchen gesetzlichen Bestimmungen die Abrechnung basiert. Nachfolgende Erläuterungen vereinfachen

die Auswahl aus dem vordefinierten Auswahlmenü.

Übersicht der Auswahlfelder für "Gesetzliche Grundlage":

FamZG Familienzulagengesetz

AVIG Arbeitslosenversicherungsgesetz

FLG-Talgebiet Familienzulagen Landwirtschaft Talgebiet

FLG-Bergebiet Familienzulagen Landwirtschaft Berggebiet

IVG Invalidenversicherung

FamZG für das Familienzulagengesetz ist wohl mit Abstand der am häufigsten verwendete Eintrag. Für zu-

sätzliche und detailliertere Informationen verweisen wir auf die separate Benutzerdokumentation "Famili-

enzulagen".

Die Einträge "Beziehungs-Art", "Erziehungs-Partner" und "Erwerbstätig" sind zusätzliche Angaben, welche

bei der elektronischen Übermittlung in einem "Delegierten Dossierverfahren" an Ihre Familienausgleichs-

kasse von Bedeutung sind und nur in diesem Fall erfasst werden müssen.


Im Eingabefeld "Beziehungs-Art" sind die vorgegebenen Einträge bereits hinterlegt und müssen lediglich

noch ausgewählt werden.

Personen-Register "QST/Bewilligung" Über das Kontextmenü können Datensätze eröffnet oder gelöscht werden.

Aktuelle Einstellungen

Hier werden folgende Informationen angezeigt: Geschlecht, Konfession, Zivilstand, Wohnort bzw. Kanton

sowie Anzahl Kinder.

Diese Attribute sind relevant für die Berechnung der Quellensteuer. Der Nutzen dieser Anzeige besteht

darin, dass bei der nachfolgenden Eingabe vom "Verlauf QST-Tarif", nicht in andere Detailregister gewech-

selt werden muss, um an die entsprechend notwendigen Eingabewerte zu gelangen. Die grundsätzliche

Mutation dieser Angaben wird im Personen-Kopfteil oder im entsprechenden Detailregister von PerSal

vorgenommen.

Aufenthaltsbewilligung

Über das Kontextmenü gibt Ihnen PerSal die Möglichkeit, die entsprechende Aufenthaltsbewilligung des

Mitarbeiters zu erfassen. Mittels "von/bis - Datum" kann die Dauer dieser Bewilligung eingeschränkt wer-

den. Diese Zeile dient rein zur Information und hat weder auf die Berechnung, noch auf die dedizierten

Auswertungen zur Quellensteuer-Abrechnung einzelner Kantone eine Bedeutung.

Verlauf QST-Tarif

Zuerst wird über die Eingabe der Postleitzahl automatisch der Ort und somit auch der Steuerkanton defi-

niert. Anschliessend ist die gewünschte Steuerung des QST-Abzugs wie auch die weitere Einstellung für

den Tarif, Kirchensteuer, Anzahl Kinder, Geschlecht und von-Datum (ab wann diese Regelung in Kraft tritt)

vorzunehmen. Diese Angaben sind nach vorgängiger Anmeldung der Person über das jeweilige Steueramt

einzufordern.


Hinweis zum "Von" und "Bis" Datum

Die Werte in dieser Zeile dürfen später nicht verändert oder gelöscht werden. Sind Änderungen

notwendig, ist ein Datum in der Spalte "Bis" zu setzen und bei Bedarf eine weitere Zeile mit den

neuen Werten zu eröffnen!

Ist die Person abschliessend nicht mehr quellensteuerpflichtig, so ist in der Spalte "Steuerung" die

Eingabe "Kein Abzug" sowie das "Von"-Datum zu hinterlegen. Bei Bedarf kann in der Spalte "Kom-

mentar" eine zugehörige Erläuterung hinterlegt werden.

Hinweis zur Steuerung "Abzug in Prozent (gemäss Tabelle)"

Damit die Abzugs-Art "Abzug in Prozent (gemäss Tabelle)" auch automatisch rechnet, muss als Vo-

raussetzung vorgängig die Quellensteuer-Tabelle des entsprechenden Kantons importiert werden.

Dies kann über "Basis Stammdaten > Konstanten Dritter > QST Quellensteuer > QST Kanton" im De-

tailregister "Vordefinierte Tabellen" kontrolliert werden.

Fehlen die gewünschten Werte einzelner Kantone, sind diese über "Daten-Transaktionen > Importe

> QST" einzulesen. Die Quellensteuer-Tabellen der einzelnen Kantone können direkt über die

Rubrik "Downloads" der PerSal-Homepage bezogen werden.

Bei den Grenzgängern ist ein fixer %-Satz hinterlegt. Bei allen anderen ist der Wert in % nicht linear und

richtet sich gemäss Tabelle nach der Einkommensgrösse. Je nach Vorgabe des Kantons, wird der Quellen-

steuerabzug auf Basis einer Monats- oder Jahresbemessung berechnet.


Tipps und Tricks

Nach Abschluss dieser Eingabe wird empfohlen, den Abzug über das Detailregister "Berechnungs-

Vorschau" zu prüfen.

Personen-Register "Frei definierbare Felder" In diesem Detailregister lassen sich eigene, firmenspezifische Informationen definieren und hinterlegen.

Die Definition der Eingabefelder wird wie folgt unterschieden: "Numerische Felder", Text-Felder" und

"Datums-Felder".

Die Definition der Eingabefelder kann unter "Einstellungen > Definition Mandant > Codes / Felder > Perso-

nen Felder" definiert werden.

Personen-Register "Frei definierbare Tabellen" (nur mit Lizenz HR-Tabellen verfügbar)

Im Personal- und Stellenstamm können zusätzlich zu den "Frei definierbaren Feldern" auch noch "Frei de-

finierbare Tabellen" erstellt werden.

Die Tabellen haben gegenüber den Feldern einen wesentlichen Vorteil. In den Tabellen lassen sich thema-

tisch verwandte Felder neben einander, in eine inhaltlich verständliche Reihenfolge, bringen. Siehe Bei-

spiel unten "Arbeitsvertrag".

In den "Frei definierbaren Feldern" müssen die Informationen in verschiedenen "Feld-Gruppen" (Nume-

risch, Text und Datum) abgelegt werden. Das zerstückelt die zusammengehöhrenden Daten/Informatio-

nen aufgrund der unter einander liegenden Feld-Gruppen.

Hinweis

Zurzeit gibt es für "Frei definierbare Tabellen" noch keine Auswertungsmöglichkeit und auch keine

entsprechenden HR Tabellen-Felder.


Definition "Frei definierbare Tabelle" auf Person und Stelle Über "Definitionen > Frei definierbare Personen-Tabellen" können beliebig viele Tabellen mit unterschied-

lichsten Feldstrukturen definiert werden. Im nachfolgenden Beispiel sind zwei Tabellen definiert: "Arbeits-

vertrag" und "Qualifikation".

In der Tabelle "Arbeitsvertrag" wurden drei numerische Felder (Spalten) und ein Datumsfeld erstellt. Sie

können pro Datentyp maximal 20 Felder eröffnen.

In der Spalte "Sort" wird die horizontale Reihenfolge der Felder definiert (welche Felder folgen nacheinan-

der).

Die Spalte "Ist Resultat" ist nur dann von Bedeutung, wenn Sie Lohnarten-Werte aus diesen Feldern abho-

len. Dies ist zurzeit nicht möglich, darum ist der Haken in diesem Feld nicht relevant.

In der Spalte "Aktiv" kann definiert werden, ob das Feld im Personenstamm angezeigt wird, also sichtbar

ist oder nicht.

Die Spalte "Dezimalstellen" stellt die Möglichkeit zur Verfügung, in numerischen Feldern unterschiedliche

Dezimalstellen anzugeben.

Die "Frei definierbaren Tabellen" auf der Stelle haben identische Funktionalitäten.

Personen-Register "Notizen/Dokumente" Über das Kontextmenü können Datensätze eröffnet oder gelöscht werden.

Allgemeine Notizen

In diesem Fenster können allgemeine Notizen erfasst werden.


Lohnblatt Notizen

So kann z.B. auf dem Lohnblatt zu einem bestimmten Datum ein Glückwunschtext hinterlegt werden.

Hinweis

Wird eine Lohnblatt-Notiz mit demselben Text für alle Mitarbeiter gewünscht (z.B. Glückwünsche

zum neuen Jahr), kann dies im Detailregister "Lohnblatt Notizen" unter "Basis-Stammdaten > Kon-

stanten Arbeitgeber > Lohnblatt Notizen" hinterlegt werden.

Dokumente

In diesem Detailregister können beliebige personenorientierte Dokumente abgelegt werden. Das einlesen

wie auch löschen von Dokumenten erfolgt über das Kontextmenü. Dies hat den Vorteil, dass für Detailin-

formationen keinerlei Personalakten aus Schränken und Archiven durchstöbert werden müssen. Per

Mausklick können der Arbeitsvertrag, die Weiterbildungsvereinbarung oder auch die Notizen aus dem

letzten Mitarbeitergespräch eingesehen werden.

Tipps und Tricks

Vor dem ersten einchecken von Dokumenten lohnt es sich, vorgängig die Datenstruktur zu analysie-

ren und für die gewünschten Dokument-Gruppen wie auch Dokument-Typen, die entsprechende

Auswahl zu definieren.

Hinweis auf PerSal Zusatzmodul "Dokumentenverwaltung"

Dokumente wie Arbeitsvertrag, Weiterbildungsvereinbarung, Zwischenverdienstbescheinigung oder

auch eine ALV Arbeitgeberbescheinigung lassen sich einfach und bequem mittels dem PerSal Zu-

satzmodul "Erweiterte Dokumentenverwaltung" aufbereiten, drucken und auch direkt in das Detail-

register "Dokumente" der Personen speichern.


Das Öffnen oder Bearbeiten verfügbarer Dokumente erfolgt im Kontextmenü über den Menüpunkt "Doku-

ment".

Personen-Register "Berechnung" Über das Kontextmenü kann die Person zu Kontrollzwecken berechnet werden.

Im Anschluss wird die Lohnberechnung in einer Art "Lohnblatt-Vorschau" abgebildet. Sofern die arbeitge-

berseiteigen Lohnarten ebenfalls zu prüfen sind, ist im Kontextmenu bei der Lohnblatt-Ansicht das "Flag"

zu entfernen und die Berechnung neu zu starten.


Stellen Pro Person können mehrere aktive oder inaktive Stellen eröffnet werden. Die Aufteilung der Programm-

fenster ist analog dem Register "Person". Im Stellen-Kopf sind Basisinformationen der Mitarbeiter hinter-

legt.

Stellen-Register "Info/Zahlung" Eingabefelder wie z.B. Stellen-Stufe, Funktion, Abteilung usw. verfügen über ein eigenes Auswahlmenü,

welches über "Definitionen > Codes / Felder > Stellen Codes" individuell definiert werden kann. Auf dem

jeweiligen Programmfeld kann auch das Kontextmenu aufgerufen und anschliessend der Menupunkt

"Markierten Code öffnen (Definition Codes)" angewählt werden.

Bei der Eröffnung einer Stelle gehören folgende Felder zu den Pflichtfeldern:

Funktion

Stellen-Eintritt

Pensum-Typ und Pensum

Stelle

Organisations-Bereich

Das hinterlegen eines Organisationsbereiches kann von Nutzen sein wenn dieser, gegenüber der Stan-

dardeinstellung, eine separate Kontierung für die Finanzbuchhaltung erhält.

Arbeitsort-Bezeichnung

Im Feld "Arbeitsort-Bezeichnung" wählen Sie den entsprechenden Eintrag. Dieser ist verknüpft mit dem

Feld "Arbeitsort", welcher unter Konstanten Arbeitgeber hinterlegt wurde. Dementsprechend wird der

Arbeitsort nachfolgend automatisch angezeigt. Fehlende Arbeitsorte können über Definitionen > Codes-

Felder > Globale Codes > Arbeitsort-Bezeichnung" eröffnet werden.

Zeit-Abrechnungskreis

Der Zeit-Abrechnungskreis hilft bei der Selektierung der gewünschten Mitarbeiter. Mit einem Filter, der

auf dieses Feld angewendet wird ist es möglich, nur einen der verfügbaren Personenkreise darzustellen

und zu bearbeiten. Beispielbegriffe für Zeit-Abrechnungskreise können Monatslohn wie auch Stundenlohn

sein.

Hinweis zum Feld "Stellen-Austritt "

Wird im Stellen-Austritt ein Datum hinterlegt, erscheint bei einer quellensteuerpflichtigen Person

eine Hinweismeldung. Die Meldung dient zur Erinnerung für das Setzen des "Bis"-Datums im Pro-

grammfenster " Verlauf QST-Tarif", welches im Detailregister "QST / Bewilligung" der Person zu hin-

terlegen ist. Auf Wunsch wird das Datum gleich automatisch gesetzt.


Steuerung

Hier wird gemäss dem im Arbeitsvertrag definierten Angaben der Lohnstatus hinterlegt.

Salär

In diesem Detailregister werden die vordefinierten Werte für die nachfolgende Lohnberechnung zu dieser

Stelle hinterlegt. Zur besseren Übersicht sind die Eingabefelder gruppiert (Lohn, Zulagen, Abzüge, Saldo-

führungen usw.)


Die Felder lassen sich individuell auf branchen- wie auch unternehmensspezifischen Einzel- und Gesamtar-

beitsverträge anpassen. Damit ist gemeint, dass jederzeit und rasch, bestehende Felder verändert oder

neue eröffnet werden können.

Stellen-Register "Kostenrechnung"

Kostenstellen

Im Detailregister "Kostenrechnung" können pro Person eine oder mehrere Kostenstellen zugewiesen wer-

den. Vor der Zuweisung wird über das Auswahlmenü der Verteilungs-Typ bestimmt. Nach dieser Definition

wird in der Spalte "Wert" der gewünschte Verteilungswert hinterlegt und in der Spalte "Stamm-Kst" für

die Hauptkostenstelle ein "Flag" gesetzt.

Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, die F&R-Kontierung für zwei zusätzliche Sichten zu definieren und

somit bei Bedarf für zusätzliche Auswertungen zu nutzen (z.B. projektorientierte Zuweisung der Personal-

kosten).

Hinweis

Sollen die in der Kostenrechnung hinterlegten Standardwerte nur einmalig oder über ein gewisses

Zeitfenster übersteuert werden wird empfohlen, dies im Detailregister "Variablen-Eingabe" zu defi-

nieren.

Finanzen

Dieses Detailregister dient dazu, die in der F&R Kontierung hinterlegten Standardwerte grundsätzlich

punktuell pro Lohnart zu übersteuern.

Hinweis

Sollen die in der F&R Kontierung hinterlegten Standardwerte nur einmalig oder über ein gewisses

Zeitfenster übersteuert werden wird empfohlen, dies im Detailregister "Variablen-Eingabe" zu defi-

nieren.


Stellen-Register "Frei definierbare Felder" In diesem Detailregister lassen sich eigene, firmenspezifische Informationen definieren und hinterlegen.

Die Definition der Eingabefelder wird wie folgt unterschieden: "Text-Felder" und "Datums-Felder".

Die Definition der Eingabefelder kann unter "Definitionen > Codes / Felder > Stellen Felder" definiert wer-

den.

Stellen-Register "Frei definierbare Tabellen" Wir verweisen an dieser Stelle auf die identische Beschreibung unter dem Titel Personen-Register "Frei

definierbare Tabellen".

Stellen-Register "Variablen / Berechnung"

Berechnungs-Vorschau

In der "Berechnungs-Vorschau" lässt sich auf einfache Art und Weise eine Person/Stelle berechnen.

Ebenso hat man hier die Möglichkeit einen ganzen Personen/Stellen-Lohnlauf durchzuführen.

Ein Personen/Stellen-Lohnlauf beinhaltet folgende Schritte:

Berechnung

Berechnung fixieren

Personen/Stellen-Lohnläufe lassen sich auch für alle Mitarbeiter gleichzeitig durchführen. Dies geschieht

im Lohnlauf-Desktop.

Navigationspfad: "Lohnlauf > Lohnlauf durchführen…"


Berechnungs-Typ

Damit eine Person/Stelle überhaupt berechnet werden kann muss ein Berechnungs-Typ eingestellt sein.

Ansonsten kann keine Berechnung erfolgen. Über das Auswahlmenu kann der gewünschte Berechnungs-

Typ (im Hauptfenster in der Spalte ganz rechts) selektiert werden.

Pro Berechnungs-Typ sind Lohnarten zugewiesen, welche je nach Auswahl, entsprechend berechnet wer-

den. Es können auch eigene Berechnungs-Typen definiert werden wie z.B. wenn für die Auszahlung des

13. Monatslohnes ein separater Lohnlauf durchgeführt wird.

Die Erfassung eines neuen Berechnungs-Typs erfolgt über den Navigationspfad: "Definitionen > Basisein-

stellungen > Lohnlauf > Berechnungs-Typen".

Hinweis

Bei allen Berechnungs-Typen ausser "< Standard >" kann ein "Gültig bis"-Datum gesetzt werden. So

kann z.B. bei einem Berechnungs-Typ "Unbezahlter Urlaub" ein End-Datum hinterlegt werden was

den Vorteil hat, dass der Berechnungs-Typ bis zu diesem Datum automatisch vorgetragen und nicht

bei jedem nachfolgenden Lohnlauf neu gesetzt werden muss.

Spezial-Kontrolle

Sobald im Auswahlmenu des Eingabefensters "Spezial-Kontrolle" ein "Ja" gewählt wird, wird das Eingabefeld "Bemerkung" aktiv. Es kann ein Hin-weistext zur Berechnung eingegeben werden. Dieser Eintrag unterstützt die Kontrolle im 4-Augenprinzip des Lohnlaufs. Der sogenannte "Checker" kann im Lohnlauf-Desktop, in der Übersicht "Ak-tueller Verarbeitungs-Status...", in der Spalte "Spezial-Kontrolle" den Filter auf "Ja" setzen. Sofort sind alle Fälle zusammengefasst aufgelistet und kön-nen geprüft werden. Navigationspfad:

"Lohnlauf > Lohnlauf durchführen… > Lohnlauf-Aktionen > Aktions-Status"


Tipps und Tricks

Der Überblick wird durch das Setzen des Filters in der Spalte "Spezial-Kontrolle" stark vereinfacht.

Variablen-Eingabe

Beim Erfassen von Lohnarten ist es vielfach so, dass ein Teil der Lohnarten-Bezeichnung bekannt ist. Nach

Eingabe des Begriffs, im folgenden Beispiel "St", beginnt PerSal ihn von links nach rechts zu suchen. Die

erste Lohnart die mit "St" gefunden wird zeigt PerSal unmittelbar darauf in der "Variablen Eingabe" an. Da

in unserem Beispiel aber der "Stundenlohn" gesucht wird, kann nun wie folgt vorgegangen werden.

Sie drücken die Funktionstaste <F3> oder wählen die "Lupe", dann öffnet sich die Auswahlliste der Lohnar-

ten.

Im Such-Feld "Loa.-Bezeichnung =" werden automatisch die eingegebenen Zeichen aus der Variablen-Ein-

gabe wiederholt "St". Weil vor den erfassten Buchstaben PerSal automatisch ein Jokersymbol "*" setzt,

kann mit der <Enter>- bzw. <Eingabe>-Taste nach weiteren Lohnarten-Bezeichnungen mit den Buchsta-

ben "St" gesucht werden. PerSal sucht nun jede Bezeichnung ab, die irgendwo im Wort ein "St" enthält.

Drücken Sie nacheinander die <Enter>-Taste, springt PerSal von einer zur anderen Lohnart, die dieser Zei-

chenkette entspricht. Gross- und Kleinschreibungen werden dabei ignoriert.

Haben Sie die Lohnart gefunden, drücken Sie die Funktionstaste <F2>. Die Lohnart wird in die Variablen-

Eingabe eingefügt.


Übersteuern von Lohnarten

Im Weiteren können hier Lohnarten, welche automatisch gerechnet werden, im Bedarfsfall manuell er-

fasst und somit übersteuert werden. Auf Seite der Lohnart wird hierfür die Berechtigung für eine manuelle

Eingabe vorausgesetzt.

Die erfassten variablen Lohnarten werden bei der Verbuchung in die nächste Lohnperiode automatisch

wieder gelöscht. Je nach Fall wie z.B. beim Stundenlohn, ist das Löschen der variablen Lohnart nicht er-

wünscht. Damit eine Lohnart im kommenden Lohnlauf nicht neu erfasst werden muss, sondern lediglich

die Werte in der Basis oder im Faktor editiert werden müssen, kann mittels setzen eines "Flags" in den

Spalten "Basis halten" und/oder "Faktor halten", die variable Lohnart in den kommenden Lohnlauf vorge-

tragen werden.

Bereits hinterlegte F&R Konto-Zuweisungen pro Lohnart oder Kostenstellen-Zuweisungen der Stelle, kön-

nen im Bedarfsfall pro erfasste variable Lohnart, zusätzlich hinterlegt und die bisherige Zuweisung damit

übersteuert werden.

Terminierung von Variablen

Zusätzlich bietet PerSal die Möglichkeit, die variablen Eingaben zu datieren. Dies geschieht über eine Da-

tumseingabe in den Spalten "Start" und/oder "Ende". Sofern das Start- und Ende-Datum im neuen Lohn-

lauf noch gültig ist, werden die so hinterlegten Lohnarten beim Abschluss des Lohnlaufs nicht gelöscht

und laufend bis zum Ende-Datum in den nachfolgenden Lohnlauf vorgetragen.

Bemerkungstext für Variable hinterlegen

In der Spalte "Bemerkung" kann pro Eingabe ein individueller Text als Erläuterung erfasst werden. Auf

dem Lohnblatt wird dieser Text in einer neuen Zeile, direkt nachfolgend zur betroffen Lohnart, in kursiver

Schrift aufgeführt.

Über das Kontextmenü können Datensätze eröffnet oder gelöscht werden.


Korrektur-Assistent

Im Detailregister "Variablen-Eingabe" steht in der Anzeige unten rechts ein Korrektur-Assistent zur Verfü-

gung. Mittels anwählen des Programmknopfs <Korrekturen…> kann der gewünschte Assistent ausgewählt

werden.

Aktuell ist der Korrektur-Assistent für die Behandlung von Kinder- und Ausbildungs-Zulagen verfügbar.

Weitere Korrektur-Assistenten wie z.B. Quellensteuer-Abrechnung werden folgen.

a) Eingabe der Korrektur: Schritt 1 von 5

Für die optimale Übersicht kann in einem ersten Schritt im Kopfteil des Assistenten das Zeitfenster für

Darstellung der Anzahl anzuzeigenden Lohnläufe eingestellt werden.

b) Eingabe der Korrektur: Schritt 2 von 5

Mittels Kontext-Menu kann eine neue Zeile für die Eingabe der Korrektur und der nachfolgenden Berech-

nung der Differenz ausgewählt werden.


c) Eingabe der Korrektur: Schritt 3 von 5

Die Korrektur wird jeweils für die Differenz vom erfassten SOLL-Wert zum ausgewählten IST-Wert des ent-

sprechenden Lohnlaufs berechnet.

d) Eingabe der Korrektur: Schritt 4 von 5

Nach Eingabe der SOLL-Werte kann im Kopfteil des Korrektur-Assistenten der Menüpunkt "Differenz be-

rechnen" (auch mittels Kontextmenü aufrufbar) ausgeführt werden. Im unteren Fensterteil des Korrektur-

Assistenten werden anschliessend die pro Monat berechneten Differenzen ausgewiesen.

e) Eingabe der Korrektur: Schritt 5 von 5

Wenn die berechneten Werte korrekt sind, können die gesamten Korrekturen mittels anwählen des Me-

nüpunktes "In Variablen übertragen…", in das Detailregister "Variablen-Eingabe" übernommen werden.


Aufgrund der neuen ZAS-Richtlinien und deren Abrechnungs-Vorgaben wird pro Monat/(Lohnlauf) eine

Korrektur verlangt. Die Zusammenfassung über mehrere Monate wird nur auf dem Lohnblatt über die ent-

sprechenden Summierungs-Einstellungen der Lohnart realisiert.

Person/Stelle eröffnen Die Erfassung einer neuen Person (Mitarbeiter) oder auch die Zuweisung einer neuen Stelle zu einer Per-

son wird in PerSal mittels Programm-Assistenten begleitet.

Schritt 1 von 7:

Wählen Sie in der Symbolleiste ganz

oben links den Programmpunkt "Neue

Person / Stelle hinzufügen". Dieser Be-

fehl kann auch über das Kontextmenu in

der Personen-Auswahl-Liste aufgerufen

werden. Ein Assistent öffnet sich. Mit

<Weiter> gelangen Sie zum nächsten

Programmschritt.

Schritt 2 von 7:

Name und Vorname der Personen erfas-

sen und darauffolgend wird die ge-

wünschte Aktion markiert bevor Sie mit

<Weiter> zum nächsten Programmschritt

gelangen. Zur Auswahl stehen folgende

Möglichkeiten:

a) Person basierend auf einer Personen-Vorgabe hinzufügen

Gleich nach dem anwählen dieser Möglichkeit erscheint im Fenster rechts die Auswahl der zur Ver-

fügung stehenden Vorgabe-Personen (Stundenlohn, Monatslohn, usw.). Auch hier ist eine Auswahl

zu treffen.

b) Eine Person basierend auf der aktuellen Person hinzufügen

Mit dieser Aktion können die hinterlegten Einstellungen einer anderen Person übernommen wer-

den und auf die neue Person übertragen werden.

c) Eine Person ohne jegliche Vorgaben hinzufügen

Über diese Aktion wird die Person ohne vorgegebene Datenwerte eröffnet.

(Weiter bei Schritt-Nr. 4)

Gehen Sie mit <Weiter> zum nächsten Programmschritt.

Schritt 3 von 7:

Pro Datengruppe der Personenstammdaten kann definiert werden, ob die Werte der im vorherigen Schritt

ausgewählten Person übernommen werden sollen. Hierfür wird einfach ein "Flag" pro gewünschtem Da-

tensatz gesetzt. Mit <Weiter> gelangen Sie zum nächsten Programmschritt.

http://help.persal.ch/5028539abf0f70f07/5028539b140df66ba/5028539b140e0d5c6/index.html#5028539b140dbf7b2


Schritt 4 von 7:

Markieren Sie die gewünschte Aktion und gehen Sie mit <Weiter> zum nächsten Programmschritt. Zur

Auswahl stehen folgende Möglichkeiten:

a) Eine Stelle basierend auf einer Stellen-Vorgabe anfügen

b) Eine Stelle basierend auf einer bestehenden Stelle anfügen

c) Eine Stelle aus dem Organigramm- und Stellenplan belegen

d) Eine leere Stelle an die Person anfügen

e) Keine Stelle anfügen

Gehen Sie mit <Weiter> zum nächsten Programmschritt.

Schritt 5 von 7:

Pro Datengruppe der Stellenstammdaten kann definiert werden, ob die Werte der im vorherigen Schritt

ausgewählten Person übernommen werden sollen. Hierfür wird einfach ein "Flag" pro gewünschtem Da-

tensatz gesetzt. Gehen Sie mit <Weiter> zum nächsten Programmschritt.

Schritt 6 von 7:

Nun zeigt der Programm-Assistent eine Zusammenfassung der gewählten Punkte. Mit <Fertig stellen>

schliessen Sie den Assistenten ab.

Schritt 7 von 7:

Nun sind die restlichen Daten auf Eben der Person und der Stelle zu erfassen.

Die Erfassung einer neuen Person ist abgeschlossen.


Feld-Planung ausführen Die Einträge des Personen- und Stellenstammes können über die Feldplanung vorerfasst und mittels Ein-

gabe des Datums, für einen automatischen Wechsel in der Zukunft zugewiesen werden.

Mit dem Setzen des "Flags" bei Planung wird das Planungsfenster sichtbar gemacht. Nach dem Aufrufen

des Kontextmenus können neuen Planungswerte, sowie das Beginn-Datum und bei Bedarf ein Kommentar

in der Eingabemaske erfasst werden.

Mit "Speichern" wir der Vorgang abgeschlossen.

Eine Gesamtübersicht sämtlicher Feldplanungen über alle Personen ist über "Personen / Stellen > Feldpla-

nungen" einsehbar. Mit dem Zusatzprogramm "Mutationsplanung" ist es zudem möglich, Planung für

mehrere Personen über mehrere Felder tabellarisch vorzunehmen. Z.B. die Salärmutationen über den ge-

samten Personenstamm anfangs Jahr.


HR-Informationen

Auswertungen Navigationspfad: "HR Informationen > Auswertungen"

Unter dem Menüpunkt "Auswertungen" befindet sich in PerSal bereits eine grosse Auswahl an vordefi-

nierten Listen, welche themenorientiert aufgeführt und auswählbar sind. Die vorhandene Gruppierung

der Auswertungen kann über den Programmteil "PerSal Admin" individuell pro Installation definiert wer-

den.

Auswertung aufbereiten, drucken, als *.xls oder *.pdf Datei speichern

Alle Auswertungen werden über den Auswertungs-Desktop aufgerufen. Dort können die einzelnen Selekti-

onskriterien festgelegt und somit die gewünschte, individuelle Auswertung gedruckt oder gespeichert

werden.

Schritt 1 von 3:

Navigationspfad: "HR Informationen > Auswertungen" aufrufen und gewünschte Auswertung anwählen.

Schritt 2 von 3:

Im Programmfenster rechts können die gewünschten Auswertungs-Selektionen ausgewählt werden.

Nach Abschluss der Selektion wählen Sie den Programmknopf <Start (F3)>.

Schritt 3 von 3:

Im Programmfenster oben links kann die Auswertung über das Drucker-Symbol direkt gedruckt oder über

das Disketten-Symbol in einem beleibeigen Datei-Format (Bsp. *.xls oder *.pdf) gespeichert werden.


Direkter Aufruf von Auswertungen, aus dem Personenstamm

Die Zuweisung der Auswertung zu dieser

Auswahl erfolgt über "HR Informationen >

Auswertungen". Nach dem Anwählen der

gewünschten Auswertung wird anschlies-

send das Kontextmenu aufgerufen. Nun ist

in der Menuzeile " von Person / Stelle direkt

aufrufbar ein "Flag" zu setzen.

Hinweis

Die Einstellungen werden pro Benutzer gespeichert.

Mit Klick auf die rechte Maustaste in der "Personen Auswahl-Liste" haben Sie die Möglichkeit entspre-

chend definierte Auswertungen, HR Tabellen und HR Dokumente direkt aufzurufen.

Eine weitere Möglichkeit, die Auswertung mit Vorselektion der aktuellen Person aufzurufen erfolgt über

den Programm-Punkt "HR Information", welcher direkt in der Kopfzeile des Programmfenster platziert ist.

PerSal wechselt sofort in den entsprechenden Programmteil, z.B. in die Auswertungen und selektiert die

aktive Person für die gewählte Auswertung.


Aufruf von HR Tabelle "Arbeitsvertrag" aus Personenstamm

Sofern das PerSal Zusatzmodul "Dokumentenverwaltung (Formular-Management) lizenziert wurde, kann

zudem ein zuvor definiertes Dokument aufgerufen und automatisch mit den jeweiligen Personen- und

Stellendaten erstellt werden.

Basismodul - Lohnlauf Seite 35 von 66

Lohnlauf Navigationspfad: "Lohnlauf > Lohnlauf durchführen…"

Der Lohnlauf ist in die vier Teilbereiche "Lohnlauf Koordinaten", Lohnlauf durchführen…", "Lohnlauf ab-

schliessen…" sowie "Jahresabschluss durchführen" unterteilt.

Lohnlauf Koordinaten Navigationspfad: "Lohnlauf > Lohnlauf Koordinaten"

In den Lohnlauf-Koordinaten werden die für den "Aktuellen Lohnlauf" relevanten Daten erfasst.

Über den Programmpunkt "Lohnlauf-Übersicht" sind alle in der Vergangenheit erstellen Lohnläufe aufge-

listet.

Die "Lohnlauf-Übersicht" ist zudem ganz unten im Programmfenster aufrufbar.


Lohnlauf durchführen

Erfassung von variablen Daten Die variablen Daten wie Überzeiten, Arbeitsstunden, Bonus, Vorschuss etc. werden zusammen mit den

fixen Werten die für die Person bereits erfasst wurden bei der Lohnberechnung ausgewiesen und weiter

für die Erstellung diverser Auswertungen verwendet. Hierzu bietet PerSal verschiedene Erfassungsmög-

lichkeiten:

Variante "Massen-Erfassung":

Wenn Sie die gleiche Lohnart für mehrere Mitarbeiter erfassen wollen, dann können Sie dies auf einfache

Art und Weise machen: "Lohnlauf > Lohnlauf durchführen… > Variablen verwalten > Massen-Erfassung"

Nach dem Anwählen vom Programmpunkt "Massen-Erfassung" ist anschliessend im Hauptfenster der Pro-

gramm-Punkt "Auswahl: Lohnarten (F2)" anzuwählen. Hier wählen Sie einfach die Lohnart aus…

…und weisen die gewünschten Personen zu.


Zum Schluss wird der Programmpunkt "Einfügen/Schliessen (Ctrl+F2)" ausgewählt und die vorgängigen

Selektionen übertragen.

Nun kann in der Gesamtübersicht, "Lohnlauf > Lohnlauf durchführen… > Variablen verwalten > Eingeben"

bei Bedarf pro Lohnart ein Filter gesetzt oder nach Personen sortiert werden, um auf einfache Weise die

variablen Daten in den Spalten Basis und Faktor zu erfassen.

Variante "pro Person/Stelle":

Eine weitere Möglichkeit ist die direkte Erfassung der Variablen über das Detail-Register "Variablen-Ein-

gabe" im Stellenstamm der betroffenen Person.

Variante "Import aus Excel oder Drittsystem":

Es können selbstverständlich auch Daten direkt aus einem Fremdsystem, wie z.B. Zeiterfassung usw. im-

portiert werden. PerSal verfügt über eine Vielzahl an vordefinierten Import-Schnittstellen zu Drittanbie-

tern. Ihr Lieferant wird Sie gerne beraten.

Lohnberechnung durchführen Die Lohnberechnung kann einzeln pro Person oder automatisch über alle Personen durchgeführt werden.

Variante Einzeln pro Person/Stelle

Im Detailregister "Berechnung" der Person oder im Register "Variablen / Berechnung" auf der Stelle

durchgeführt werden.

Variante über alle Personen

Die effizienteste Variante zur Durchführung der Lohnberechnung wird in PerSal mit dem Programmpunkt

"Lohnlauf > Lohnlauf durchführen… > Lohnlauf-Aktionen > Lohnlauf starten für (xx Stellen)" ausgeführt.

Für das Starten der Lohnberechnung ist im Programmfenster unten rechts der Programmknopf <Ausfüh-

ren (F3)> anzuwählen.

Lohnlauf abschliessen Nachdem alle benötigten Auswertungen und Dateien aus dem aktuellen Lohnlauf gedruckt, versendet und

abgelegt wurden, kann der Lohnlauf definitiv abgeschlossen und gleichzeitig ein Folge-Lohnlauf eröffnet

werden. Hierfür steht Ihnen im PerSal ein Assistent zur Seite, der Sie Schritt für Schritt durch den Ab-

schlussprozess führt.

Navigationspfad: "Lohnlauf > Lohnlauf abschliessen"


Schritt 1 von 5:

In der Regel ist nur die erste Auswahl aktiv.

Auswahl 2:

Aktiven Lohnlauf 'Monat JJJJ' vom TT.MM.JJJJ erneut abschliessen in den bereits eröffneten folgenden

Lohnlauf 'Bezeichnung' vom 'Datum' wechseln.

… wenn einzelne Personen infolge unvollständiger Angaben nachträglich übertragen werden müssen.

Auswahl 3:

Aktiven Lohnlauf 'Monat JJJJ? Vom TT.MM.JJJJ erneut abschliessen und in das bereits eröffnete Jahr JJJJ in

den Lohnlauf 'Bezeichnung' vom 'Datum' wechseln.

… wenn im Vorfeld bereits das Folgejahr eröffnet wurde.


Schritt 2 von 5:

Schritt 3 von 5:

In der Spalte "Neuer Lohnlauf" werden die Angaben für den Folgemonat erfasst und mit <Weiter> bestä-

tigt.


Schritt 4 von 5:

In der Spalte "Ausführen" kann ein Häkchen gesetzt werden, sofern die Übertragung der aufgeführten Ein-

gaben in den Folgemonat gewünscht wird.

Hinweis

In der Regel wird das gewünschte Vortragen in den Folgelohnlauf dieser Werte und Eingaben be-

reits in der Variablen-Eingabe der Stelle definiert. Somit ist an dieser Stelle keine weitere Eingabe

erforderlich.

Schritt 5 von 5:

Zum Schluss wir eine Zusammenfassung der Eingaben abgebildet. Bei Bedarf kann von hier aus nochmals

in die einzelnen Prozessschritte zurück gewechselt und Änderungen vorgenommen werden.

Mit "Fertig Stellen" wir der Prozess abgeschlossen und der neuen Lohnlauf eröffnet.


Jahresabschluss durchführen

Hinweis

Zum Jahresbeginn sind unter den Konstanten die notwendigen Wertberichtigungen oder auch mit-

tels Import die benötigten Quellensteuer-Tabellen pro Kanton zu aktualisieren.

Schritt 1: Datenkonsistenz prüfen Identisch wie bei der Auswertung "Lohnkonto" können in dieser Übersicht alle berechneten Lohnarten pro

Person dargestellt werden. Zur besseren Übersicht und einfacheren Kontrolle wird empfohlen in der

Spalte "Loa.Nr." oder "Loa.-Bezeichnung" ein Filter zu setzen.

Schritt 2: Definitionen In diesem Programmpunkt kann geprüft werden, welche Lohnarten auf welches Lohnausweisfeld zugewie-

sen sind.


Schritt 3: Auswertungen

In dieser Programmgruppe können, die für den Jahresabschluss notwendigen Auswertungen ausgewählt

werden. Die Darstellung sowie Auswahl kann selber definiert werden. Dies wird über den Programmpunkt

"Navigations-Menu anpassen" welcher über das Kontextmenu aufrufbar ist gesteuert.


Schritt 4: Neues Kalenderjahr eröffnen

Aktuelle Stammdaten ins neue Kalenderjahr vortragen

Dieser Prozess ist praktisch identisch wie das Vortragen eines Lohnlaufs zum Nächsten. Beim Jahresab-

schluss wurde der Programm-Assistent durch einen zusätzlichen Schritt ergänzt. So kann der Reserve-

Lohnlauf am Ende des Jahres gleich automatisch erstellt werden.

Kalenderjahr fixieren

Die Fixierung der einzelnen Kalenderjahre wird manuell ausgelöst.

Hinweis

Nach der Fixierung eines Kalenderjahres können keinerlei Änderungen mehr vorgenommen wer-

den. Das Zufügen weiterer Lohnläufe (z.B. Korrekturlohnlauf) ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr

möglich.


Ausgetretene Personen löschen

Nach der Auswahl dieses Programmpunktes werden alle ausgetretenen Mitarbeiter, sortiert nach Aus-

trittsdatum, aufgelistet. In der Spalte "Löschen" ist und nun ein "Ja" zu setzen, wenn die entsprechende

Person im neuen Jahr nicht mehr in der Personenliste aufgeführt werden soll.

Nach dem Auswählen der zu löschenden Personen wird der Vorgang mit "Start" ausgeführt und abge-

schlossen. Die dabei frei werdenden Personalnummern können für neue Eintritte wieder genutzt werden.

Daten-Transaktionen

Exporte Navigationspfad: " Daten-Transaktionen > Exporte"

Der Daten-Export wird in erster Linie für die Übermittlung der Zahlungsdateien an Banken oder an die

Post verwendet. Die Export-Daten können in eine vordefinierte Ablage gespeichert werden.

Sofern die kontierten Lohndaten in eine Finanzbuchaltung (z.B. Abacus, Navision, SAP, Sage, usw.) zu über-

tragen sind, kann dazu eine weitere Export-Auswahl eingerichtet werden.

Die Export-Definition ist pro Finanzbuchhaltungs-System unterschiedlich. Das Einrichten der zusätzlichen

Export-Auswahl wird durch den Hersteller oder eine ausgewiesene Fachkraft umgesetzt.

Importe Navigationspfad: " Daten-Transaktionen > Importe"

Der Daten-Import unterscheidet sich in der Anwendung nur unwesentlich vom Daten-Export.

Hinweis

Einige Importe verlangen zuerst eine Verifizierung der Import-Daten (z.B. Import von Variablen Da-

ten). In diesem Fall ist unten rechts der Programmknopf <Aufbereiten> aktiv. Im andern Fall wie

z.B. beim Import von Quellensteuer-Tabellen pro Kanton, kann der Import ohne vorgängige "Aufbe-

reitung" ausgeführt und somit direkt der Programmknopf <Ausführen> angewählt werden.


Programm

Infocenter Navigationspfad: " Programm > Infocenter"

Programm Informationen

Hier werden Detail-Informationen zur Installation angezeigt. Für PerSal-Anwender, welche bei einer Netz-

werk-Installation von PerSal-Software in der Regel keinen Zugriff auf den "PerSal Service-Manager" haben,

können hier Informationen wie z.B. die aktuelle PerSal Programm-Version abgerufen werden.

Lizenz Informationen

In dieser Gruppe sind alle Informationen zu den aktuell lizenzierten PerSal-Zusatzmodulen ersichtlich.

PerSal AG Service

PerSal-Software listet in diesem Abschnitt alle möglichen Zugriffe auf weitere Programm-Informationen

auf.


Hinweis

Bei Supportanfragen können die Benutzer hier die Fernwartung starten. Damit ist es möglich, dass

der Supporter den Bildschirminhalt des Benutzers spiegeln und so sehr rasch und einfach helfen

kann. Ein zeit- und kostenaufwendiger vor Ort Einsatz wird so vermieden.

Benutzersitzungen Navigationspfad: "Programm > Benutzersitzungen"

Einige Prozesse wie z.B. "Lohnlauf abschliessen", "Aktuelle Stammdaten ins neue Kalenderjahr vortragen",

usw. rufen Warnmeldungen hervor, dass andere Benutzer aktiv im System angemeldet sind.

Dieser Meldung soll den Anwender auf mögliche Stammdaten-Mutationen anderer Benutzer aufmerksam

machen. So werden in diesem Feld alle im PerSal angemeldeten Benutzer aufgelistet.

Bei Notwendigkeit kann direkt aus PerSal eine Nachricht an diese Benutzer zugestellt werden. Je nach Be-

rechtigung ist es zudem möglich, einzelne Benutzer direkt abzumelden.

Sperren / Entsperren Navigationspfad: "Programm > Sperren /Entsperren"

Über diese Programmfunktion kann PerSal-Software gesperrt werden. Dies ist nützlich bei kurzen Mee-

tings, bei welchem PerSal als Applikation nicht geschlossen werden soll und trotzdem bei Abwesenheit am

Arbeitsplatz kein Fremdzugriff von Dritten möglich ist.

Für das "Entsperren" ist lediglich das Kontextmenu aufzurufen. Bei der darauf folgenden Anmeldung wird

die Eingabe vom Passwort verlangt

Hinweis

Diese Funktion ist wie bei Windows auch über die Tastenkombination <Ctrl> + <Alt> + <Delete> aus-

führbar.

Neu anmelden Navigationspfad: "Programm > Neu anmelden"

Diese Funktion wird benötigt, wenn sich am selben System ein anderer Benutzer bei PerSal anmelden

möchte.


Arbeitgeber wechseln

Während der Arbeit mit PerSal müssen sich die Anwender für den Wechsel

in einen anderen Mandanten nicht ab- und wieder anmelden. Nach dem

Aufrufen dieses Registers wird direkt die Mandanten-Auswahl geöffnet.

Lohnlauf wechseln Die "Lohnlauf-Übersicht" ist zudem ganz unten im Programmfenster aufrufbar.

Ein weitere Möglichkeit zu dieser Auswahl kann über "Lohnlauf > Lohnlauf-Koordinaten > Lohnlauf-Über-

sicht" dargestellt werden.

Beenden Mit dieser Programmfunktion wird PerSal-Software geschlossen. Dies ist natürlich auch über den folgen-

den Programmknopf ganz oben rechts möglich.

Der offizielle Weg, die Applikation zu verlassen ist über "Programm > Beenden" möglich.

Basis Stammdaten In dieser Programmgruppe werden Einstellungen vorgenommen, welche für den gesamten Personen-

stamm gültig sind oder zur Auswahl zur Verfügung stehen.

Konstanten Arbeitgeber Navigationspfad: "Basis Stammdaten > Konstanten Arbeitgeber "

In den Konstanten Arbeitgeber werden Adressangaben der Firma, den verantwortlichen Personen in Be-

zug auf Personal- und Saläradministration, sowie alle globalen Arbeitgeber-Daten mit Auswirkung auf den

gesamten Personenstamm erfasst (Jahres-Arbeits-Stunden, durchschnittliche Kalendertage, Ferientage

usw.).

Arbeitgeber

In diesem Register ist die genaue Bezeichnung des Arbeitgebers zu erfassen. Im Zweifelsfall hilft ein aktu-

eller Handelsregister-Auszug.

Arbeitsort(e)

Für die spätere Auswahl pro Stelle können hier die gewünschten Arbeitsorte erfasst werden.


Soll ein weiterer Arbeitsort für die spätere

Auswahl auf der Stelle hinzugefügt wer-

den, kann dies über das Kontextmenu,

über den Menupunkt "Markierten Code

öffnen (Definition Codes)", ausgeführt

werden.

Kontaktperson(en)

Werden mehrere Kontaktpersonen erfasst ist zu beachten, dass bei derjenigen Person welche auf dem

Lohnausweis aufgeführt werden soll, in der Spalte "Standard" ein Häkchen gesetzt werden muss.

Zahlungsverbindung

Hier können eine oder mehrere Bankverbindungen erfasst werden, ab welcher die Löhne beglichen wer-

den. Auch bei nur einer Bankverbindung ist ein Häkchen in der Spalte "Standard" zu setzen.


Identifikation

Bitte tragen Sie die Nummern vor dem nächsten Jahresabschluss in diese Felder ein.

Da die Syntax der Nummern (Buchstaben und Interpunktierungen) bei einer elektronischen Übermittlung

exakt den Vorgaben entsprechen muss, wurden die Felder mit Eingabe-Masken hinterlegt. Die Num-

merneingabe wird so auf korrekte Syntax bereits während der Eingabe geprüft.

Frei definierbare Felder

In diesen Feldern werden alle globalen Arbeitgeber-Daten, welche für den gesamten Personenstamm gül-

tig sind und nicht einzeln pro Person erfasst werden sollen, hinterlegt.

Hinweis

Die Erweiterung dieser Felder ist beinahe unbeschränkt möglich. Da diese Werte in der Regel als

Berechnungsgrundlage mit einzelnen Lohnarten verknüpft werden empfehlen wir, dies von einem

ausgewiesen PerSal-Fachspezialisten ausführen oder zumindest kontrollieren zu lassen.


Steuerung

Hier können spezifische Angaben zu einzelnen Themenbereichen wie z.B. der Lohnstrukturerhebung hin-

terlegt und für andere Auswertungen oder Berechnungen genutzt werden.

Lohnblatt Notizen

Pro Lohnlauf kann hier ein individueller Text verfasst werden, welcher nachfolgend für ALLE Personen auf

dem Lohnblatt abgebildet wird.

Hinweis

Da diese Art von Mitteilung nicht für Standardtexte auf dem Lohnblatt benutzt wird, sollte ein "Gül-

tig von"- und "Gültig bis"-Datum gesetzt werden.

Dokumente

Zusätzlich zu der Dokumenten-Ablage im Personenstamm stellt PerSal auch in den "Konstanten Arbeitge-

ber" ein entsprechendes Ablage-Register zur Verfügung. Dieses Register dient einerseits dazu, Ihre selbst

erstellten PerSal-Dokumentationen zentral im System abzulegen und andererseits, die von uns neu erstell-

ten PerSal Programm-Dokumentationen für Sie dort strukturiert zur Verfügung zu stellen.


Hinweis

PerSal wird sukzessive über das gesamte Personal- und Salärmanagement-System NEUE "Benutzer-

Dokumentationen" verfassen und Ihnen diese in der Dokumenten-Ablage der "Konstanten Arbeitge-

ber" zur Verfügung stellen. Wenn Sie also ein neues Update von PerSal installieren, wird automa-

tisch in diesem Register unter folgender Struktur eine Update-Dokumentation Sie über allen Neuig-

keiten und Änderungen informieren.

In der Basis-Auslieferung von PerSal-Software wurde bereits eine erste Dokumenten-Struktur erstellt wel-

che Ihnen die Ablage von eigenen Dokumenten erleichtern soll.

Die Codes für die "Dokument-Gruppe" finden Sie unter:

"Definitionen > Codes / Felder > Mandantengruppen-Codes > Dokument-Gruppe"

Die aktuellen Codes lauten:

PerSal Benutzer-Dokumentationen

Individuelle PerSal-Dokumentationen

Die Codes für den "Dokument-Typ" finden Sie unter:

"Definitionen > Codes / Felder > Mandantengruppen-Codes > Dokument-Gruppe"

Die aktuellen Codes lauten:

Basismodul

Lohnlauf

F&R (ohne Kostenrechnung)

Jahresabschluss

Mandantenverwaltung

Kostenrechnung (2. - 4. Sicht)

ELM / Statistik

Personalcontrolling (HR-Auswertungen und -Tabellen)

Aus- und Weiterbildungsverwaltung (Biographie)

Kompetenzverwaltung (Skill-Management)

Mutationsplanung

Erweiterte Dokumentenverwaltung (Formular-Management)

Inventarverwaltung

Organisations- und Stellenplan (Organigramme)

PerSal Admin

Installation / Aktualisierung (Update)

Kurzarbeit

Lohnarten

Release Updates


Konstanten Dritter In den Konstanten Dritter werden sämtliche Daten von "Dritten", wie etwa die Tabellen der Pensions-

kasse, die Beträge für Kinderzulagen oder die Ansätze der kantonalen Quellensteuern erfasst. Auch die

verschiedenen Arbeitgeber-Nummern für Behörden werden hier festgehalten.

Navigationspfad: "Basis Stammdaten > Konstanten Dritter"

Jede Versicherungsinstanz beinhaltet folgende Register:

Identifikation: Angaben zur Arbeitgeber- und Versicherungsnummer

Berechnungs-Koordinaten: Angaben zum Beginn, Ende, Höchst- und Tiefstlohnabgrenzung

Frei definierbare Felder: Dient zur Altersklassierung bei der PK oder FAK

Vordefinierte Tabelle: Angaben zuvor importierter QST-Tabellen

Auch die Quellensteuer-Sätze aller Kantone können hier erfasst oder mutiert werden. Allerdings sind die

Datenmengen in der Regel sehr gross. Deshalb werden von PerSal die aktuellen Quellensteuer-Datensätze

in Form einer Datei zur Verfügung gestellt, welche importiert werden kann.

Schritt 1: Aktuelle Quellensteuertabelle beziehen (herunterladen/download)

Über die PerSal Homepage www.PerSal.ch (Downloads > PerSal Quellensteuer) kann pro Kanton die aktu-

elle QST-Tabelle des laufenden Jahres heruntergeladen und lokal gespeichert werden.

Schritt 2: Aktuelle Quellensteuertabelle importieren

Navigationspfad: "Daten-Transaktionen > Importe > Import Quellensteuertabellen"

http://www.persal.ch/


Im Hauptfenster kann der Pfad wie auch die Eingabe-Datei (Bezeichnung der QST-Tabelle) ausgewählt

werden.

Mit dem Programm-Knopf "Ausführen" unten rechts wird der Prozess abgeschlossen.

Schritt 3: Kontrolle des QST-Imports

Navigationspfad: "Basis Stammdaten > Konstanten Dritter > QST Quellensteuer"

Im Programmmenu wird der gewünschte Kanton ausgewählt. Über das Hauptfenster sollten im Detailre-

gister "Vordefinierte Tabelle" nun die Tabellen der einzelnen Tarife ersichtlich sein.


Aktualisierung der Sozialversicherungs-Kennzahlen

Die Sozialversicherungs-Kennzahlen werden Anfang Jahr nicht automatisch mittels Durchführung eines

Updates aktualisiert. Der Grund dafür ist, dass es in PerSal möglich ist, branchenspezifische Ausgleichskas-

sen oder Versicherungen zu hinterlegen. Bei einem Update können wir nur auf eine Kasse bzw. Versiche-

rung Rücksicht nehmen. So ist es sinnvoller, dass diese Werte grundsätzlich vom PerSal-Benutzer unterhal-

ten und aktualisiert werden.

Hinweis

Zur Unterstützung veröffentlicht PerSal über die Homepage ab Anfang Dezember ein Merkblatt, auf

welchem alle relevanten Änderungen der offiziellen Kassen und Versicherungen ersichtlich sind.

Lohnarten Lohnarten bilden die Grundlage der Lohnberechnung. Sie verbinden die Werte von ausgewählten Feldern

wie zum Beispiel Monatslohn als Basiswert mit dem Pensum als Multiplikator im Pensum.

Hinweis

Die Erstellung und Änderung von Lohnarten bleibt ohne vorgängiges Training ausschliesslich dem

Hersteller oder ausgewiesenen Fachpersonen vorbehalten!

Lohnarten-Funktionen Lohnarten-Funktionen sind zusätzliche Berechnungsroutinen zu den Lohnarten. Diese werden zentral er-

stellt und in verschiedenen Lohnarten genutzt. z.B. "Berechnung vom AHV-pflichtigen Lohn", "Anzahl aller

beitragsberechtigten Kinder" usw.

Hinweis

Die Erstellung und Änderung von Lohnartenfunktionen bleibt ausschliesslich dem Hersteller oder

ausgewiesenen Fachpersonen vorbehalten!


Hilfstabellen Im Programmpunkt "Hilfstabellen" kann unter anderem das Postleitzahlenverzeichnis wie auch das Bank-

Clearingverzeichnis aktualisiert oder ergänzt werden. Sollte z.B. bei der Stamm-Datenerfassung eine Ort-

schaft nicht in der Auswahl erscheinen kann diese hier ergänzt werden. Hierfür wird im Hauptmenu das

Programmpunkt "Postleitzahlenverzeichnis" angewählt und im Hauptfenster rechts das Kontextmenu ge-

öffnet. Nach dem Anwählen des Programmpunktes "Neu" wird eine neue Zeile geöffnet, welche mit den

gewünschten Angaben und Werten ausgefüllt wird. Mit "Speichern" wird der Vorgang abgeschlossen.

Damit bei Auslandadressen nicht alle Orte einzeln erfasst werden müssen, können diese in Form einer

kompletten Liste importiert werden. Wie bei den QST-Tabellen will PerSal die Datenmenge nicht unnötig

erhöhen und ermöglicht es dem PerSal-Benutzer, die Listen der umliegenden Länder einzeln und somit

individuell zu importieren. Der PLZ-Stamm der Schweiz ist im Standard bereits hinterlegt und kann über

dieselbe Funktion aktualisiert werden.

Schritt 1: Vorbereitung Import Postleitzahlen

Navigationspfad: "Daten-Transaktionen > Importe > Hilfstabellen"

Im Programmmenu wird der gewünschte Import ausgewählt. Je nach Fall ist vorgängig der aktuelle PLZ-

Stamm über den angegeben Link herunterzuladen.

Schritt 2: Aktuelle Quellensteuertabelle importieren

Im Hauptfenster kann der Pfad wie auch die Eingabe-Datei (Bezeichnung der PLZ-Tabelle) ausgewählt wer-

den. Mit dem Programm-Knopf "Ausführen" unten rechts wird der Prozess abgeschlossen.

Schritt 3: Kontrolle des PLZ-Imports

Navigationspfad: "Definitionen > Hilfstabellen "

Im Programmmenu wird die gewünschte Hilfstabelle ausgewählt. Über das Hauptfenster sollten die De-

tails der Hilfstabelle nun ersichtlich sein.

Definition Exporte/Importe Der Programmpunkt im Navigationspfad: "Einstellungen > Definition Mandant > Definition Exporte/Im-

porte" setzt das PerSal Lohnsystem-Zusatzmodul "Ex-/Import Schnittstellen in Drittsysteme" voraus. Hier

können verschiedene, individuelle Schnittstellen-Definitionen für den Ex- und Import von Daten zu oder

aus PerSal. z.B. Import von variablen Daten aus einer Excel-Datei oder einem Zeiterfassungs-System,

ebenso auch der Export, der in PerSal verarbeiteten Salärdaten in ein ERP- oder Finanzbuchhaltungs-Sys-

tem.

Hinweis

Die Erstellung und Änderung von Ex- und Import-Definitionen bleibt ausschliesslich dem Hersteller

oder ausgewiesenen Fachpersonen vorbehalten!

Finanz & Rechnungswesen Navigationspfad: "Basis Stammdaten > F & R Kontenpläne"


F&R Konfiguration Damit nach einer Berechnung ein Fibu-Export oder eine der F&R-Auswertungen erstellt werden kann, sind

vorgängig die entsprechenden Fibu-Konten und Kostenstellen zu eröffnen. Es besteht gar die Möglichkeit,

Fibu-Konten von einem anderen Mandanten zu übernehmen und zu importieren.

Finanz-Konto eröffnen

In der Spalte links ist dazu der Menupunkt "Finanz-Konto" zu markieren. Anschliessend wird im Hauptfens-

ter mit der Rubrik "Kontenplan" mittels aufrufen des Kontextmenus ein neues Fibu-Konto eröffnet.

Eine neue Zeile wird eröffnet:

Code: Fibu-Kontonummer eingeben

Endstufe: Ist Standardmässig markiert. Wenn die Markierung entfernt ist, wird anstelle eines Kontos ein neuer Ordner eröffnet.

2. Sicht kostenaktiv: Wenn markiert, nimmt dieses Fibu-Konto während des Lohnlauf-Teilprozesses "Kontierung" die hinterlegte Kostenstelle, bzw. die hinterlegten Kostenstellen (Splittung) mit (=Erfolgskonto), wenn nicht markiert, ist das Konto nicht kostenaktiv (=Bilanzkonto)

3. Sicht kostenaktiv: Wenn markiert, nimmt dieses Fibu-Konto während des Lohnlauf-Teilprozesses "Kontierung" das hinterlegte 3. Sicht-Konto, bzw. die hinterlegten 3. Sicht Konten mit, wenn nicht markiert, ist das Konto nicht 3. Sicht-aktiv. "3. Sicht" kann zum Beispiel eine Kostenträger- oder Projekt-Sicht sein.

4. Sicht kostenaktiv: Sinngemäss wie "3. Sicht kostenaktiv".

MwSt: Hier kann dem Fibu-Konto ein hinterlegter MwSt-Code zugewiesen werden. Hinweis: Im Menüpunkt "Menü-Auswahl (F1) > Definitionen > Basiseinstellungen > F & R Kontierung" gibt es eine Einstellung "Automatisch eine MwSt-Buchung generieren".

Reserve: Reserve-Code-Feld

Bitte beachten Sie, dass Sie die Konto-Bezeichnung erst nach dem Speichern des neuen Konto-Datensat-

zes erfassen können. Deshalb jetzt: "Speichern".


Nach dem Speichern wir je eine Zeile pro Sprache für die Bezeichnung eröffnet:

Bezeichnung erfassen und erneut "Speichern".

Das neue Konto wird jetzt links in der Navigation angezeigt. Wenn Sie die Option "Automatisch sortieren"

(empfohlen) markiert haben, werden die Konten automatisch nach Kontonummer aufsteigend sortiert:

Die Kontonummern sind in der Regel nach einem bestimmten Nummernkreis aufgebaut.

In unserem Beispiel:

1XXX und 2XXX= Bilanzkonto, immer ohne Kostenstellen

3XXX, 4XXX und 5XXX = Erfolgskonten, immer mit Kostenstelle

Tipps und Tricks

Nach der Erfassung der Fibu-Konten sind im Fenster "Stufenbezeichnung" alle Konten nochmals zu prüfen, ob das "Flag" bei den kostenaktiven Konten auch gesetzt wurde.


Kosten-Konto eröffnen

In der Spalte links ist dazu der Menupunkt "Kosten-Konto" zu markieren. Anschliessend wird im Haupt-

fenster mit der Rubrik "Kontenplan" mittels aufrufen des Kontextmenus ein neues Kosten-Konto eröffnet.

Eine neue Zeile wird eröffnet:

Code: Kostenstellen- Kontonummer eingeben

Endstufe: Ist Standardmässig markiert. Wenn die Markierung entfernt ist, wird anstelle eines Kontos ein neuer Ordner eröffnet.

Reserve: Reserve-Code-Feld

Bitte beachten Sie, dass Sie die Konto-Bezeichnung erst nach dem Speichern des neuen Konto-Datensat-

zes erfassen können. Deshalb jetzt: "Speichern".

Nach dem Speichern wir je eine Zeile pro Sprache für die Bezeichnung eröffnet:

Bezeichnung erfassen und erneut "Speichern".

Das neue Konto wird jetzt links in der Navigation angezeigt. Wenn Sie die Option "Automatisch sortieren"

(empfohlen) markiert haben, werden die Konten automatisch nach Kontonummer aufsteigend sortiert.


Neues 3. oder 4. Sicht-Konto eröffnen Sinngemäss genau gleich wie "Kosten-Konto".

Auswahl > Lohnarten-Gruppen "Lohnarten-Gruppen" finden im PerSal Verwendung beim "Vererben" von Kostenstellen.

Erklärung: Im Normalfall ist eine oder mehrere Kostenstellen auf Ebene Person > Stelle > Register "Kosten-

rechnung" hinterlegt:

In diesem Beispiel ist die Stelle auf zwei Kostenstellen gesplittet: 75% auf Kostenstelle "100 Geschäftslei-

tung" und 25% auf Kostenstelle "600 Marketing". Alle Lohnarten mit einem "kostenaktiven" Fibukonto

werden nun bei dieser Stelle nach dem hinterlegten Verteilschlüssel 75 : 25 gesplittet.

Nun haben aber gewisse Kunden die spezielle Anforderung, dass zum Beispiel die in der Variablen-Eingabe

auf dem Stundenlohn erfasste Kostenstellenverteilung an die "sekundären" Lohnarten vererbt werden

müssen. Wir gehen in dieser Dokumentation nicht näher auf dieses Thema ein, bei Bedarf wenden Sie sich

bitte an die PerSal AG.

Auswahl > MwSt Hier werden die Mehrwertsteuer-Codes hinterlegt.

Auswahl > Kontierungs-Tabellen


Die einzelnen Kontierungs-Ebenen Grundsätzlich gibt es im PerSal vier Kontierungs-Ebenen:

Ebene 1 (tiefste Priorität): Lohnarten: Basis-Kontierung. Einer Lohnart kann ein eindeutiges Soll- bzw. Haben-Konto zugewiesen werden. In den meisten Fällen ist das bereits ausreichend.

Ebene 2: Organisations-Bereich: Auf der Stelle gibt es ein Auswahl-Feld "Organisations-Bereich". Über diese Zuweisung können ganze Stellen-Gruppen pro Lohnart auf ein alternatives Fibu-Konto gesteuert werden. Beispiel: Der Organisations-Bereich "Produktion" hat den Lohnaufwand im Konto "4000 Löhne Produktion", der Organisations-Bereich "Administration" verwendet dafür das Konto "4010 Löhne Administration".

Ebene 3: Stellen: Pro Stelle (bzw. der mit der Stelle verbundenen Person) kann pro Lohnart ein spezielles Fibukonto hinterlegt werden. Das wird oft bei Mitarbeiter-Darlehen oder Inhaber-Kontokorrent verwendet. Diese Kontierung kann hier, aber auch unter Person > Stelle > Kostenrechnung > Finanzen", also direkt auf der betroffenen Person, vorgenommen werden.

Ebene 4 (höchste Priorität): Variablen-Eingabe. In der Variablen-Eingabe kann pro Lohnarten-Zeile das Konto Fibu-Soll, Fibu-Haben, Kostenstelle, 3. Sicht, 4. Sicht und MwSt für diesen einmaligen Fall übersteuert werden.

Priorisierung beim Kontierungs-Prozess:

Zuerst prüft PerSal, ob die Lohnart in der Variablen-Eingabe irgendein Konto erfasst hat. Wenn ja, wird dieses verwendet.

Wenn nein, prüft PerSal ob auf Ebene "Stelle" ein Konto erfasst ist. Wenn ja, wird dieses verwendet.

Wenn nein, prüft PerSal ob für den auf der Stelle hinterlegten "Organisations-Bereich" ein Konto gefunden werden kann. Wenn ja, wird dieses verwendet.

Wenn nein, wird die "Basis"-Kontierung auf Ebene "Lohnarten" verwendet.

Kontierung auf Ebene "Lohnart" Die einzelnen Spalten in "Kontierungs-Tabellen > Lohnarten":

Loa-Nr

Loa-Bezeichnung

Loa-Aktiv: Hier sieht man, welche Lohnarten aktiv sind und welche deaktiviert. Tipp: Setzen Sie einen Spalten-Filter (Filter -Symbol in Spaltenüberschrift) auf "Loa-Aktiv"

Fibu Soll

Fibu Soll - Bezeichnung

Fibu Haben

Fibu Haben - Bezeichnung

Fix auf Stamm-Kst.: Möglicher Anwendungsfall: Die Repräsentations-Spesen sollen nur auf die Stammkostenstelle gehen, auch wenn auf Person > Stelle eine Kostenstellen-Splittung erfasst ist

Fix auf Kst.: Möglicher Anwendungsfall: Der Abzug für die Wohnungsmiete möchte nicht auf die "produktive" Kostenstelle, sondern immer auf der Kostenstelle "Mieteinnahmen"

Kst-Bezeichnung: Bezieht sich auf "Fix auf Kst."

Fix auf 3. Sicht / Fix auf 4. Sicht: Alles sinngemäss wie "Fix auf Kst."

Kostenverteilung über Loa-Gruppe: Auswahl einer zuvor definierten "Lohnarten-Gruppe"

Kostenverteilung über Loa-Variable: Auswahl einer bestimmten Lohnart, von welcher die Kostenstelle "vererbt" werden soll. Das bedingt aber, dass in der Variablen-Eingabe auch tatsächlich eine Kostenstelle erfasst ist.


Hinweis

Bitte von der Vielfalt nicht verwirren lassen. Im Normalfall werden hier nur Fibu Soll und Fibu Haben

erfasst. Alle anderen Fälle sind Sonderfälle. Lassen Sie sich bei Bedarf von der PerSal AG beraten!

Achtung: PerSal hat keine "Abzugs-Lohnarten"!

Bitte beachten Sie bei der Kontierung, dass PerSal, im Unterschied zu den meisten anderen Lohn-

programmen, keine Lohnarten-Flag "Abzugs-Lohnart" kennt.

Beispiel für die korrekte Kontierung der Lohnart "AHV Arbeitnehmer-Beitrag":

Soll: Kontokorrekt Ausgleichskasse

Haben: Lohn-Durchlaufkonto

Da die Lohnart in der Regel mit einem negativen Wert gerechnet wird (z.B. -50.00 Franken), sieht

die Kontierung fürs Erste so aus:

- 50.00 ¦ Kontokorrekt Ausgleichskasse ¦ Lohn Durchlaufkonto

Auf der Exportschnittstelle wird das Konto dann umgekehrt:

+50.00 ¦ Lohn Durchlaufkonto ¦ Kontokorrekt Ausgleichskasse

Damit kann PerSal immer positive Werte liefern, was in der Buchhaltung in der Regel erwünscht ist.


Effiziente Kontierung auf Ebene "Lohnarten"

Links die Maus über den Spalten-Markierer ziehen. Eine ganze Gruppe von Lohnarten wird

markiert

Mit der rechten Maustaste in die Markierung > Kontextmenü "Fibu Soll > Konto zuweisen"

Konto suchen und mit Doppelklick zuweisen. Alle markierten Lohnarten bekommen nun dieses

Konto

Das Selbe bei "Konto Haben"


Wenn Sie die ganze Kontierung zuerst löschen möchten:

Wählen Sie das Kontextmenü "Alle markieren"

Dann Kontextmenü "Fibu Soll > Konto entfernen"

Dann Kontextmenü "Fibu Haben > Konto entfernen"

usw. bis alles leer ist (bitte kontrollieren!)

Effiziente Kontierung auf Ebene "Organisations-Bereich" Bei der Kontierung auf Ebene "Organisations-Bereich" bietet PerSal spezielle Kontextmenüs für die effizi-

ente Kontierung:

Neu: Eröffnet eine einzelne neue Zeile, auf welcher Sie alle Detailangaben machen können. Das ist

nicht sehr effizient und wird in der Regel nur nach dem Eröffnen einer neuen Lohnart angewendet.

Neu (Auswahl): Ein Dialog bietet zuerst alle hinterlegten Organisations-Bereiche an. Nachdem Sie einen ausgewählt haben, erscheint die Lohnarten-Auswahl. Hier können Sie eine Mehrfach-Auswahl anwenden. Diese Option ist die richtige Wahl bei der Erst-Erfassung der Org-Kontierung.

Löschen

Alle Markieren

Alle Markierungen aufheben

Auswahl duplizieren: Diese Option sollten Sie für alle weiteren Organisations-Bereiche verwenden, nachdem Sie einen Organisations-Bereich fertig kontiert haben. Die markierten Lohnarten werden dupliziert und bekommen neu die Markierung, so dass Sie die nachfolgenden Kontextmenüs sofort anwenden können.

Fibu Soll: Kontierung Soll für alle markierten Lohnarten

Fibu Haben: Kontierung Haben für alle markierten Lohnarten

Tabelle in Excel exportieren: Wie alle Tabellen im PerSal, kann man auch diese mit der rechten Maustaste ins Excel exportieren.


Hinweis

Es muss nur die Ausnahme-Kontierung gegenüber der Lohnarten-Basis-Kontierung erfasst werden:

Oft ist das nur das Soll-Konto bei den kostenaktiven Lohnarten. Lassen Sie sich von der PerSal AG

beraten.

Kontierung auf Ebene "Stelle" Die Kontierung auf Ebene "Stelle" kann nach Belieben entweder hier auf Ebene "Kontierungs-Tabellen >

Stellen" oder im Stellenstamm, Register "Kostenrechnung > Finanzen" vorgenommen werden. Einziger Un-

terschied:

Auf "Person > Stelle" müssen Sie die Stelle nicht auswählen, das Sie bereits auf der richtigen Stelle sind.

Auf "Kontierungs-Tabellen > Stellen" müssen Sie die Stelle auswählen. Vorteil: Sie haben eine Übersicht über alle diese "Spezial-Kontierungen".

Kontierung auf "Kontierungs-Tabellen > Stellen":

Rechte Maustaste > Neu

Loa-Nr: Lohnart auswählen

Stelle: Wenn Sie hier auf das Pulldown-Menü klicken, bekommen Sie alle Personen mit deren Stellen zur Auswahl

Fibu Soll: Wählen Sie das gewünschte Soll-Konto

Fibu Haben: Wählen Sie das gewünschte Haben-Konto

Hinweis

Denken Sie daran:

Bei negativ berechneten Lohnarten wird die Kontierung im Fibu-Export umgekehrt. Im obigen Beispiel wird das Konto "1195 Darlehen Calzone Maurizio" also im Haben exportiert, der Betrag als positiver Wert.

Sie müssen nur das Konto setzen welches Sie übersteuern möchten. In unserem Beispiel wird also das "Standard" - Haben-Konto angewendet.


Kontierung auf "Person > Stelle > Kostenrechnung > Finanzen":

Hier sehen Sie die zuvor unter "F&R Kontenpläne > Kontierungs-Tabellen > Stellen" erfasste Spezial-Kon-

tierung. Hier können Sie auch direkt die Kontierung erfassen bzw. mutieren. Wie bereits erwähnt, bietet

"F&R Kontenpläne > Kontierungs-Tabellen > Stellen" die bessere Übersicht über alle erfassten Stellen-Kon-

tierungen.

Kontierung auf Ebene Variablen-Eingabe In Einzelfällen können Sie bei Bedarf die Kontierung (Fibu, Kostenstelle, 3.und 4. Sicht) in der Variablen-

Eingabe übersteuern:

Basismodul - F&R - Auswertungen Seite 66 von 66

F&R - Auswertungen

PerSal bietet standardmässig 12 F&R - Auswertungen bezogen auf den aktuellen Lohnlauf an:

Menü-Auswahl (F1) > HR Informationen > Auswertungen > Nach Lohnlauf:

Bei den "Kontroll-Listen F & R…" gibt es jeweils eine Option "Ohne Vorzeichen":

Ja: Alle Zahlen werden positiv dargestellt. Bei negativen Werten wird die Kontierung "umgedreht". Diese Option entspricht dem Fibu-Export

Nein (Default). Es wird die tatsächlich gespeicherte Kontierung angezeigt, die Werte sind so wie Berechnet, Abzüge also negativ.

Sie können sich hier selber ihre "Lieblings-Auswertungen" aussuchen.

Hinweis

Ganz wichtig: Nach Anpassung der Kontierung unbedingt eine Testberechnung durchführen und

mittels "Kontroll-Liste" das Ergebnis kontrollieren!

ENDE

Kontakt / Anhänge / Literatur:

- Praxisbeispiele PerSal FAQ: http://faq.persal.ch/

- Helpdesk Telefon: +41 (41) 267 33 66

E-Mail: [email protected]

- Angaben zum Hersteller PerSal AG, Kreuzstrasse 34, 6010 Kriens

www.persal.ch

- Kursprogramm Informationen über Homepage oder Anruf

http://faq.persal.ch/

mailto:[email protected]

http://www.persal.ch/

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