Fachhochschule Potsdam

Fachbereich Informationswissenschaften

Benutzung in Archiven.

Ergebnisse einer Evaluierung

von Archivbesuchen und Telefonanfragen

__________________________________________________________________________________

Verfasserinnen:

Diana Finke

und

Jana Wackernagel

Evaluierung durch:

Marie-Luise Adlung, Carolin Baumann, Stefanie Busch, Norman Grimm, Henrike

Hoff, Katharina König, Stephanie Kortyla, Andrea Loose, Constanze Rückert,

Kristin Sander, Nora Schwarze, Isabel Stock, Jana Tempelhoff, Ellen Zimpel

sowie die beiden Verfasserinnen

Seminarleitung: Dr. Karin Schwarz

19. Oktober 2011

Inhalt

1. Projektvorstellung .......................................................................................................................... 1

2. Methodik ........................................................................................................................................ 1

2.1 Archivbesuche .......................................................................................................................... 1

2.2 Telefontest ............................................................................................................................... 2

3. Auswertung .................................................................................................................................... 3

3.1 Archivbesuche .......................................................................................................................... 3

3.1.1 Zugang zum Archiv ..................................................................................................... 3

3.1.2 Empfang und Aufenthaltsraum im Archiv .................................................................. 4

3.1.3 Lesesaal/ Platz zur Akteneinsicht ............................................................................... 5

3.1.4 Einführung in die Benutzung ...................................................................................... 8

3.1.5 Benutzerberatung .................................................................................................... 10

3.1.6 Findmittel ................................................................................................................. 11

3.1.7 Reproduktionen........................................................................................................ 13

3.1.8 Bemerkungen ........................................................................................................... 14

3.2 Telefontest ................................................................................................................................. 15

3.2.1 Kontaktaufnahme ..................................................................................................... 15

3.2.2 Betreuung durch Archivmitarbeiter ......................................................................... 16

4. Zusammenfassung ........................................................................................................................ 17

Vorlage Protokoll für Archivbesuche .................................................................................................. I

Vorlage Protokoll Telefontest ......................................................................................................... XIII

Abbildungsverzeichnis ...................................................................................................................... XV

Tabellenverzeichnis .......................................................................................................................... XV

1

1. Projektvorstellung

Im Rahmen des Bachelorstudiengangs Archiv fand im Sommersemester 2011 am Fachbereich

Informationswissenschaften der Fachhochschule Potsdam der erste Teil der Lehrveranstaltung

„Benutzung in Archiven“ unter Leitung von Dr. Karin Schwarz statt. Ziel des über zwei Semester

laufenden Seminars ist es eine ‚Checkliste‘ mit den Schwerpunkten Benutzerberatung und

–betreuung vor Ort für Archive zu erstellen.

Im folgenden Projektbericht sollen zunächst die Methodenfindung und die Methoden selbst zur

Erhebung der Daten vorgestellt werden. Die Ergebnisse werden anschließend in der Auswertung

präsentiert.

2. Methodik

2.1 Archivbesuche

Die erste Gruppe hat während 13 Besuchen 10 verschiedene Archive der verschiedensten Sparten in Berlin, Brandenburg und Sachsen persönlich aufgesucht. Dazu gehören 3 Stadtarchive, 2 Kreisarchive, 2 Universitätsarchive, 1 Landesarchiv und 2 weitere Archive, deren Träger der Bund ist. Vorrangig wurden die Bereiche für die Nutzer wie Aufenthaltsräume und der Lesesaal mit dem betreuenden Personal getestet.

Die Vorgehensweise während der Besuche war in allen Fällen ähnlich. Zuerst wurde eine Anfrage an das Archiv gestellt, anschließend der Testbesuch durchgeführt. Die Besuche fanden an verschiedenen Wochentagen abhängig von Öffnungszeiten und Terminvereinbarungen statt. Vor Ort wurde wenn möglich das gesamte Dienstleistungsspektrum genutzt bzw. erfragt. Dazu gehörten die Nutzerberatung, Aktenbestellung, Nutzung der Archivalien, Anfragen zu Reproduktionen und die Sichtung von vorhandenem Informationsmaterial und Formularen.

Die gesammelten Daten wurden in einem ausführlichen Fragebogen erfasst. Dieser wurde vorher gemeinsam in der Gruppe entwickelt und überprüft. Es wurden verschiedene Kriterien abgefragt.

Formale Kriterien:

- Träger, Name, Anschrift und Öffnungszeiten des Archives - ungefähre Anzahl der Archivmitarbeiter - Datum und Uhrzeit des Besuches

Äußere Kriterien:

- Zugang zum Archiv

2

- Ausstattung der Nutzerbereiche - Ausstattung und Klima des Lesesaales selbst

weitere Kriterien:

- Service während der Benutzung durch die Mitarbeiter - Verhalten anderer Nutzer und der Mitarbeiter - Informationen für den Nutzer - Aussehen und Qualität der Findmittel

Die Auswertung der Archivbesuche und des Telefontestes erfolgt mittels Diagrammen, Tabellen und in textueller Form. Die untersuchten Archive werden in anonymisierter Form unabhängig von Sparte, Ort und Archivgröße wiedergegeben. Nicht ausgewählte Antwortmöglichkeiten des Fragebogens werden nicht in die Diagramme selbst aufgenommen.

2.2 Telefontest

Eine weitere studentische Gruppe hat in einem Telefontest 27 Archive angerufen und verschiedene Kriterien zur Zugänglichkeit zum Archiv und der telefonischen Betreuung durch das Personal untersucht. Unter den getesteten Archiven sind jeweils drei Wirtschafts-, Kirchen- und Stadtarchive, die 16 Staatsarchive der Länder der Bundesrepublik Deutschland, sowie zwei weitere Archive, die sich in Trägerschaft des Bundes befinden. Bei der Auswertung werden keine Unterschiede hinsichtlich Archivsparte, Standort oder Größe bzw. Anzahl der Mitarbeiter des Archivs beachtet. Die Studierenden haben an unterschiedlichen Wochentagen und zu verschiedenen Uhrzeiten angerufen und sich über allgemeine Informationen und Nutzungsmöglichkeiten im Archiv erkundigt.

Getestet und ausgewertet wurde die Kontaktaufnahme nach folgenden Kriterien:

- Telefonnummer auf Internetseite identisch mit Angabe im örtlichen Telefonbuch - spezielle Nummern oder Durchwahlen Versuche, bis jemand ans Telefon geht - wie meldet sich Mitarbeiter (Institution, Name) - wie viele Stationen bis zum zuständigen Mitarbeiter.

Inhaltliche Kriterien bei den Testanrufen waren:

- Freundlichkeit und Kompetenz des Mitarbeiters - erfragte Informationen (Lesesaalöffnungszeiten, Reservierung notwendig, Aushebezeiten)

erhalten - zusätzliche, nicht erfragte Informationen erhalten.

3

3. Auswertung

3.1 Archivbesuche

3.1.1 Zugang zum Archiv

Abbildung 1 gibt die Ergebnisse der äußeren Hinweisschilder, welche zum Archiv führen und die Hinweisschilder im Gebäude, wo sich das Archiv befindet, wieder. Das Ergebnis zeigt, dass 11 von 13 Archiven eine deutlich sichtbare und inhaltlich verständliche Beschilderung hatten. Bei je einem Archiv war eine Außenbeschilderung deutlich angebracht, jedoch inhaltlich irreführend bzw. gar nicht vorhanden. Die Beschilderung im Gebäude zeigt hingegen, dass bei lediglich 5 der besuchten Archive die Hinweisschilder sichtbar und verständlich waren. Genauso viele Archive hatten hingegen gar keine Ausschilderung. Zwei Archive besaßen Hinweisschilder, diese waren aber eindeutig. Bei einem Archiv war die Beschilderung kaum erkennbar.

Ein weiteres Kriterium, auf welches während der Besuche geachtet wurde, ist der behindertengerechte Zugang zum, und die Barrierefreiheit im Archiv. Hier lässt sich mit Blick auf Abbildung 2 feststellen, dass bis auf zwei Archive alle eine oder mehrere Vorrichtungen haben, die es Besuchern mit körperlicher Beeinträchtigung ermöglichen entweder selber in das Archiv zu gelangen und sich dort zu bewegen, oder sich über eine Klingel bemerkbar zu machen.

11

1 1

5

2 1

5

0

2

4

6

8

10

12

Beschilderung

Beschilderung außerhalb des Gebäudes

Beschilderung innerhalb des Gebäudes

Abbildung 1: Hinweisschilder zum und im Archiv

4

3.1.2 Empfang und Aufenthaltsraum im Archiv

Bei einem Archivbesuch stößt man nicht selten als ersten Ansprechpartner vor Ort auf einen Pförtner. Ob eine Pforte vorhanden und auch besetzt ist, wurde ebenfalls bei den Testbesuchen als Kriterium aufgenommen. Die Ergebnisse in Abbildung 1 zeigen, dass bei nicht einmal der Hälfte der Archive eine besetzte Pforte vorhanden war, und im Gegenteil sogar 7 von 13 Archiven keinen Pförtner haben.

Die Frage nach den Aufgaben des Pförtners wurde bei der Auswertung der Besuchsprotokolle nicht berücksichtigt. Es handelt sich dabei mehr als bei den anderen Fragen um eine persönliche Einschätzung und Mutmaßungen, was zum Aufgabenbereich gehört und wurde hier als nicht relevant eingestuft.

Die Lesesaalordnungen geben unter Anderem wieder, dass der Benutzer keine Taschen und Jacken mit in den Lesesaal nehmen darf und das Essen und Trinken untersagt ist. Einige Archive reagieren im Rahmen ihrer Möglichkeiten darauf. 10 von 13 getesteten Archiven haben einen

7

4

8

2

Barriefreiheit im Archiv

Rampen oder Aufzüge

erreichbare Klingel

genügend breite Wege

kein barrierefreier Zugang

Abbildung 2: Barrierefreier Zugang im Archiv

5

1

7

Pförtner

Pforte vorhanden und besetzt

Pfortevorhanden, Pförtner nicht da

kein Pförtner

Abbildung 3: Empfang und Pforte im Archiv

5

Aufenthaltsraum für ihre Nutzer bereitgestellt. Für die Ablage nichterlaubter Sachen im Lesesaal konnten die Besucher in 6 Archiven eine Garderobe und zusätzlich Schließfächer nutzen. Bei 2 Archiven war lediglich eine Garderobe vorhanden und bei 4 Archiven nur Schließfächer. Ein Archiv hatte weder Garderobe noch Schließfächer.

In 9 Archiven waren die ausgelegten Flyer aktuell. Lediglich bei einem Archiv war das zusätzliche Informationsmaterial aus dem Jahr 2006 als veraltet eingestuft. 3 Testpersonen haben zur Aktualität der Flyer keine Aussage getroffen.

3.1.3 Lesesaal/ Platz zur Akteneinsicht

Ob ein Archiv über einen Lesesaal oder extra Räumlichkeiten für die Archivbenutzung verfügt, konnten die Tester 12 Mal bejahen. In einem Archiv fand die Nutzung im Büro des Archivars statt.

Bei der Anzahl der vorhandenen Benutzerarbeitsplätze konnten nur 3 Archive mehr als 30 Plätze bereitstellen. Bei je 2 Archiven wurde angegeben, dass mehr als 10 bzw. mehr als 20 Plätze für Nutzer bereitstanden. In 6 Archiven liegt die Anzahl der Benutzerarbeitsplätze zwischen 1 und 10.

6

5

6

4

3

zum Archiv und dessden Publikationen

zu Veranstaltungen des Archivs

zu anderen (Kultur-)Veranstaltungen

zur Heimatgeschichte

sonstiges

Auslage von Flyern

Abbildung 4: Auslage von Flyern in Archiven

6

Auf die Frage, ob die Benutzerarbeitsplätze groß genug für Akte, Laptop und Schreibblock sind, antworteten 10 von 13 Testbesuchern mit ja. 3 Tester fanden den bereitgestellten Platz zu klein.

Ebenfalls mit Blick auf die Platzverteilung wurde von den Besuchern mit aufgenommen, wo die Archivberatung stattfand. Es wurde 10 Mal die Angabe gemacht, dass Beratung und Benutzung bzw. Akteneinsicht in einem Raum stattfanden. 4 Personen gaben an, dass die Beratung in einem anderen Raum oder einem abgetrennten Bereich im Lesesaal erfolgte, und schließlich bei einem Tester außerhalb des Lesesaals, aber in keinem dafür vorgesehenen Raum. Da 13 Testpersonen 15 Antworten gegeben haben ist das Ergebnis verfälscht und lässt keine eindeutige Aussage zu.

Abbildung 6 zeigt die Verteilung verschiedener Geräuschquellen während der Archivbenutzung. Dabei konnte festgestellt werden, dass der Großteil auf Benutzer oder Archivmitarbeiter zurückzuführen ist. Lediglich einmal wurde von einem Tester und ohne genauere Angabe der Geräuschquelle ‚sonstiges‘ angekreuzt. Bei der Fragebogenerstellung wurden eventuelle archivexterne Geräuschverursacher nicht beachtet. Daher lässt sich dazu keine Aussage treffen.

6

2

2

3

< 10

> 10

>20

>30

Anzahl Benutzerarbeitsplätze

Abbildung 5: Anzahl der Benutzerarbeitsplätze

6

5

2

5

3

1

Archivar selbst

Mitarbeiter des Archivars

andere Benutzer wegen Laptop

andere Benutzer wegen Unterhaltung

technische Geräte

Archivführungen

Geräuschquellen

Abbildung 6: Geräuschquellen während Archivbenutzung

7

Ein weiteres wichtiges Kriterium, welches während der Testbesuche bewertet wurde, sind ausreichende Lichtverhältnisse am Benutzerarbeitsplatz.

Auch hier zeigt sich eine Ungenauigkeit seitens der Testpersonen. Für das Kriterium Deckenlicht gibt es 14 Antworten von 13 Testern. Bei der Frage nach Leselampen gab die Mehrheit an, dass solche nicht vorhanden waren. Generell wurden die Lichtverhältnisse für Archivbesucher während der Benutzung vom Großteil als ausreichend eingestuft. Diese Einschätzung findet sich wieder für das Lesen schwer lesbarer Schriften. 8 Personen gaben an, dass das vorhandene Licht ausreichend sein, drei verneinten dies und zwei Tester haben dazu keine Angabe gemacht.

Bei der technischen Ausstattung hat sich gezeigt, dass je 8 besuchte Archive Steckdosen direkt am Nutzerarbeitsplatz installiert haben und Microfiche- bzw. Mikrofilmlesegeräte zur Verfügung stehen. 5 Archive haben einen Computerarbeitsplatz für Nutzer, davon stellen 2 zusätzlich einen

2

8

1

3

9

1

5

8

sehr gut

ausreichend

nicht ausreichend

nicht vorhanden

Lichtquellen bei Benutzerarbeitsplätzen

Leselampen am Arbeitsplatz

Deckenlicht

natürliches Licht

Abbildung 7: Lichtquellen Benutzerarbeitsplätze

8

8

5

3

1

Steckdose am Nutzerarbeitsplatz

Lesegeräte

PC für Recherche etc.

Kopierer/ Vorrichtung zum Fotografieren

keine technische Austattung

technische Ausstattung

Abbildung 8: technische Ausstattung an Nutzerarbeitsplätzen

8

Internetzugang bereit. Bei 3 Archiven hat der Nutzer die Möglichkeit zum Kopieren oder Fotografieren. Weitere Hilfsmittel in Form einer Archivbibliothek mit allgemeinen und speziellen Nachschlagewerken gab es in 9 von 13 Archiven. 4 besuchte Archive verfügten weder über einen Internetzugang für Benutzer oder eine Archivbibliothek. Nach einem kabellosen Internetzugang für Nutzer mit Laptop, Notebook oder einem anderen w-lan-fähigen Gerät wurde nicht gefragt.

Abschließend für den dritten Frageblock sollten die Testbesucher notieren, wie viele Personen zeitgleich Lesesaalaufsicht. In 9 Archiven hat 1 bis 3 Mitarbeiter die Aufsicht über die Benutzung. Mehr als 3 Mitarbeiter führen in einem Archiv Aufsicht und in 3 Archiven ist dafür gar kein Mitarbeiter vorhanden.

3.1.4 Einführung in die Benutzung

Ein weiterer Frageblock soll Auskunft über den Umfang und die Qualität bei der Einführung in die Archivbenutzung geben. Dafür wurde zunächst nach der Benutzeranmeldung gefragt. Die Ergebnisse sind in Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. wiedergegeben.

Abbildung 9: Benutzeranmeldung

Bei 100% der besuchten Archive mussten die Testpersonen einen Benutzerantrag ausfüllen. Jedoch wurden nur 4 bzw. 3 Testern ohne Nachfrage die Benutzer- und Lesesaalordnung vorgelegt. Die Tester haben sich als Studierende des Studiengangs Archiv zu erkennen gegeben. Ob die Archivare auf Grund der Tatsache, dass die Benutzer ‚vom Fach‘ waren angenommen haben, eine ausführliche Einführung mit Vorlage der geltenden Ordnungen sei nicht nötig, ist nur spekulativ. 5 Archive haben eine Gebührenordnung und Informationen zur Reproduktion von Archivalien bereitgestellt. Lediglich ein Archiv hat weitere gesetzliche Grundlagen für den Nutzer zugänglich gehabt.

13

4

3

5

5

1

Ausfüllen eines Benutzerantrages

Bereitstellung der Benutzungsordnung ohne Nachfrage

Bereitstellung der Lesesaalordnung ohne Nachfrage

Informationen zu Reproduktionsmöglichkeiten

Bereitstellung der Gebührenordnung

Bereitstellung sonstiger gesetzlicher Grundlagen

Benutzeranmeldung

9

Bei der mündlichen Einweisung zeigt sich ein weitaus differenzierteres Bild.

Lediglich 4 Testbesucher wurden zu allgemeinen Aspekten der Archivbenutzung eingewiesen und sogar nur 2 auf rechtliche Rahmenbedingungen. Der Großteil der getesteten Archive hat eine Einführung zu vorhandenen Findmitteln und Recherchemöglichkeiten gegeben. Zum Vorgang der Aktenbestellung und den jeweiligen Aushebezeiten wurden 3 bzw. Tester informiert. Bei 5 Testarchiven erfolgte keinerlei mündliche Einweisung in die Benutzung.

Auch Schilder und Merkblätter, die nochmals Grundinformationen wie Aushebe- oder Öffnungszeiten wiedergeben, waren in nur wenigen Archiven gegeben. Formulare für Reproduktionsaufträge lagen in 5 Archiven aus. In einem Archiv hatte der Nutzer Zugriff auf ein Handbuch für die Bedienung eines Mikrofilmlesegerätes. Die Mehrzahl von 7 Archiven hatten keine diese Informationen für Nutzer ohne Nachfrage zugänglich.

4

7

3

4

5

Hinweise zu wesentlichen Aspekten der Benutzung

Hinweise zu Rechtsgrundlagen

Hinweise zur Aktenbestellung

Hinweise zu Aushebezeiten

keine Hinweise

mündliche Einweisung in die Archivbenutzung

Abbildung 10: mündliche Einweisung in Archivbenutzung

5

5

4

1

1

7

Aushebezeiten

Formulare für Reproduktionsaufträge

Öffnungs-/Pausenzeiten

Bedienungshandbuch für Geräte

sonstige Informationen

keine Schilder oder Merkblätter

Schilder und Merkblätter im Benutzerraum

Abbildung 11: Schilder und Merkblätter zur Benutzung im Lesesaal

10

3.1.5 Benutzerberatung

Zwei Kriterien für die Qualität der Benutzerberatung sind die Ansprechbarkeit und Hilfsbereitschaft der Mitarbeiter. In 11 von 13 Fällen sind die Mitarbeiter stets ansprechbar und nur in 2 Fällen lediglich wenn sie am Platz der Akteneinsicht erschienen.

In den getesteten Archiven waren die Archivare und Aufsichten zu einem Großteil ohne Anfrage sofort hilfsbereit. Ein Mitarbeiter konnte erst nach mehrmaligen Nachfragen helfen, ein weiterer umging sogar weitere Benutzungshilfen. Die Gründe für dieses Verhalten konnten nicht ermittelt werden.

Im Blickfeld der Untersuchung standen ebenfalls Service und Kompetenz der Archivmitarbeiter.

Abbildung 13: Service und Kompetenz der Mitarbeiter

Im Großen und Ganzen wurden die Mitarbeiter als freundlich und kompetent empfunden. In Einzelfällen erschien das Personal gestresst, gleichgültig oder fachlich überfordert. Bei verschiedenen zum Teil ungewöhnlichen Situationen reagierte das Personal unterschiedlich. Häufig reagierte es besonnen, freundlich und kreativ auf auftretende Probleme und Nutzeranfragen. Der Handlungsspielraum war verschieden. 4 Anfragen wurden flexibel und 4

6

9

1 1

Hilfsbereitschaft

ohne Anfrage

auf Anfrage sofort

nach mehrmaligen Anfragen

umgeht möglichst weitere Benutzungshilfen

10

8

1

1

1

1

3

angemessen freundlich

angemessen kompetent

unangemessen gleichgültig

gestresst

fachlich überfordert

durchsetzungsfähig

sonstiges

Service und Kompetenz

Abbildung 12: Hilfsbereitschaft der Mitarbeiter

11

weitere Situationen unflexibel seitens der Mitarbeiter gehandhabt. In den anderen Archiven wurden keine ungewöhnlichen Situationen während der Besuche beobachtet. Die überprüften Eigenschaften beruhen auf den persönlichen Einschätzungen der Tester.

3.1.6 Findmittel

Unabdinglich für die Nutzung im Archiv sind auch immer die jeweiligen Findmittel. Die Ergebnisse zeigen die verschiedenen Möglichkeiten der Archive. Eine Online-Recherche ist in 2 Archiven und eine Datenbankrecherche in drei Archiven möglich. In 6 Fällen sind nicht gesperrte Findmittel frei im Lesesaal, in einem Fall nur auf Anfrage zugänglich. Bei 4 Archiven finden Karteikästen und bei 3 Einrichtungen Microfiches bzw. Mikrofilm Verwendung. Lediglich bei zwei Archiven liegen Beständeübersichten aus.

Die Information über alle Findmittel erhält der Nutzer in 7 Archiven auf Anfrage und in 5 sofort ohne Nachfrage. In einem Archiv konnte der Mitarbeiter nicht alle Findmittel nennen.

5

7

1

Übersicht über die Findmittel

der Nutzer wird sofort informiert

auf Nachfrage deutlich

der Archivar kann nicht alle benennen

2

6

1

3

4

3

2

1

Beständeübersicht liegt aus

nicht gesperrte Findmittel frei zugänglich

nicht gesperrte Findmittel nur auf Anfrage …

Datenbankrecherche

Karteikästen

Mikrofiches oder Mikrofilme

Online-Recherche

keine Angabe

Zugänglichkeit der Findmittel

Abbildung 14: Art und Zugänglichkeit der Findmittel

Abbildung 15: Gesamtanzahl der Findmittel

12

Das Erscheinungsbild der Findmittel differiert stark zwischen den Einrichtungen und teilweise auch innerhalb der Archive.

In 9 Fällen gab es eine deutliche Beschriftung, in 3 verständliche Bestandsnummern und in 5 Archiven war auf den ersten Blick erkennbar um welchen Bestand und Inhalt es sich handelt. In jeweils 4 Archiven waren die Findmittel in der richtigen Reihenfolge aufgestellt und die zugrundeliegende Systematik logisch. Zu den Findmitteln in 3 Archiven konnten keine Angaben erstellt werden.

Der Innere Aufbau der Findmittel zeigte auch ein buntes Bild. In 6 Archiven waren die Findmittel und Verzeichnungseinheiten klar strukturiert. Bei 5 war ein Inhaltsverzeichnis vorhanden. Vorworte gab es in 4 der untersuchten Findmittel. Die Bestellsignaturen konnten in 4 von 13

3

9

5

4

4

3

keine Angaben

deutliche Beschriftung

Inhalt ist ersichtlich

schlüssige Aufstellungssystematik

Aufstellung in der korrekten Reihenfolge

verständliche Bestandsnummern

Äußere Erscheinung

Abbildung 16: Äußeres Erscheinungsbild

6

5

1

3

6

4

4

Klare Struktur

Inhaltsverzeichnis

Vorwort zum Registraturbildner

Vorwort zur Bestandsgeschichte

klarer Aufbau der Verzeichnungseinheit

Bestellsignatur eindeutig

handschriftliches lesbar

Innere Erscheinung

Abbildung 17: Inneres Erscheinungsbild

13

Fällen eindeutig identifiziert werden. Wie homogen die Findmittel innerhalb einer Einrichtung gestaltet sind, lässt sich nicht aussagen.

Erklärungen für die Nutzung der Findmittel wurden entweder nicht gefunden oder waren nicht vorhanden. Bei 3 Archiven gab es Hinweise für die Benutzung, in einem davon waren diese unvollständig.

Erklärung zur Benutzung vorhanden 2 teilweise vorhanden 1 nicht gefunden 5 nicht vorhanden 4

Tabelle 1: Erklärung zur Findmittelnutzung

Welche Findmittel mit welcher Struktur und Qualität in den Archiven vorhanden waren, hängt von vielen Faktoren ab. Die verschiedenen Bearbeiter, Vorgaben, Haushaltsmittel und die Prioritäten variierten stark in den jeweiligen Einrichtungen zu den Zeitpunkten als die Findmittel erstellt wurden.

3.1.7 Reproduktionen

Fast alle Archive bieten die eine oder andere Form der Reproduktion an. Nur in einem Archiv gab es keine Möglichkeit der Reproduktion. In den anderen Einrichtungen waren Kopien, Abzüge, Fotografie der Archivalien etc. gestattet. Die Preise der Einrichtungen variierten abhängig von der Art der Quelle, der gewünschten Reproduktionsform und –größe. Zum Teil werden die Aufträge an Fremdfirmen abgegeben oder vor Ort von den Mitarbeitern erledigt. In einer Einrichtung wird die Fremdfirma genannt.

8

3

4

Reproduktionsaufträge

per Formular

formlos mit Einlegezetteln

direkt durch den MA

Abbildung 18: Form der Reproduktionsaufträge

14

Die Anzahl der Kopien war in einem Archiv von 13 beschränkt, bei 7 gab es keine Beschränkung und für 5 Archive konnten keine Angaben ermittelt werden.

Die Dauer der Reproduktionen schwankt zwischen den Archiven. Es können wenige Minuten oder bis zu vier Wochen vergehen. Das kann an der Auftragsmenge, der Zeit oder der Zahl der Mitarbeiter liegen. Ein weiterer Faktor ist die Beauftragung von Fremdfirmen.

3.1.8 Bemerkungen

Der Punkt Bemerkungen wurde nicht von allen Testern bearbeitet. Hier wurden ergänzende Informationen zu den Besuchen aufgeführt. So wurde in einem der Archive der Lesesaal neu ausgestattet, ein weiteres stand während des Testes kurz vor der Schließung. Bei einem dritten Archiv wurden die Ausstattung, Sauberkeit und die örtliche Umgebung als nachteilig beschrieben.

2 3 3

5

kurzfristig 1 bis 2 Tage 2 bis 4 Wochen

keine Angaben

Dauer

Abbildung 19: Dauer der Reproduktionsaufträge

15

3.2 Telefontest

3.2.1 Kontaktaufnahme

Bei 13 von 27 Archiven stimmen die Angaben zur Telefonnummer auf der jeweiligen Internetseite und im Telefonbuch überein. 17 Archive haben zusätzliche Angaben zu Durchwahlen zu Mitarbeitern, Abteilungen, anderen Standorten oder Außenstellen und dem Lesesaal gemacht.

Tabelle 2 zeigt, wie viele Versuche nötig waren, bis ein Archivmitarbeiter auf den Anruf der Testpersonen reagiert hat. Bei der deutlichen Mehrheit der Archive konnte bereits beim ersten Versuch ein Mitarbeiter erreicht werden. Lediglich bei einem Archiv waren sieben Versuche notwendig, bis jemand an das Telefon gegangen ist.

Anzahl der Versuche Archive 1 20 2 3 3 1 4 1 5 1 6 0 7 1

Tabelle 2: Anzahl der Versuche bis jemand ans Telefon gegangen ist

5

4

13

3 2

Abgleich Telefonnummer im Internet und Telefonbuch

kein Eintrag im Telefonbuch

Nummer mit Eintrag im Telefonbuch nicht identisch

Nummern identisch

Tester hat keine Angabe gemacht

andere Angabe (Fax-Nr.; Telefonnummer von anderem Standort)

Abbildung 20: Vergleich der Telefonnummern auf der Internetseite und im Telefonbuch

16

Es zeigt sich in Tabelle 3, dass überwiegend beim ersten Versuch den Telefontestern auf ihre Fragen zu allgemeinen Informationen weitergeholfen werden konnte. Bei neun Archiven bedurfte es zwei Stationen bzw. Weiterleitungen bis man die Öffnungs- und Aushebezeiten, sowie die Notwendigkeit einer Reservierung in Erfahrung gebracht hat und bei einem Archiv haben die Tester drei Stationen benötigt.

Stationen Archive 1 17 2 9 3 1

Tabelle 3: benötigte Stationen bis zum zuständigen Mitarbeiter

3.2.2 Betreuung durch Archivmitarbeiter

In 24 von 27 Archiven waren die Mitarbeiter am Telefon hilfsbereit und freundlich gegenüber den Testpersonen. Als sehr unfreundlich wurde kein Mitarbeiter bewertet. Anzumerken ist hier, dass das Kriterium der Freundlichkeit wenig aussagefähig ist, da es sich dabei um eine subjektive Einschätzung der Tester handelt.

Ein eindeutiges Ergebnis liefert die Frage nach Erhalt erbetener Informationen. 100 % der Archivmitarbeiter konnten die nachgefragten Informationen den Testanrufern geben. Bei 13 von 27 Archiven wurde zusätzlich ohne Nachfrage auf weitere Informationen zum Vorgehen bei der Archivbenutzung und zu Findmitteln hingewiesen.

11

13

2 1

Freundlichkeit der Mitarbeiter

sehr freundlich

freundlich

unfreundlich

sehr unfreundlich

neutral

Abbildung 21: Freundlichkeit der Mitarbeiter

17

4. Zusammenfassung

Die Ergebnisse der Direktbesuche zeigen ein unterschiedliches Bild über die Benutzerfreundlichkeit und -betreuung in den getesteten Archiven. Die Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft der Mitarbeiter selbst ist in den meisten Fällen gegeben. Ausstattung, Räumlichkeiten und Findmittel hängen von verschiedensten Faktoren ab und sind daher sehr verschieden. Auch ist es schwierig zu bestimmten Aspekten konkrete Aussagen zu treffen, da der Fragebogen dies nicht hergibt.

Bei der Auswertung des Fragebogens sind einige Probleme aufgetreten. Drei Archive wurden mehrfach aufgesucht. So sind Antwortdoppelungen, aber auch Widersprüche aufgetreten. Bei einigen Fragen waren mehrere Antworten möglich oder auch keine. So lassen sich teilweise keine genauen Aussagen gewinnen. Einige Fragen waren nicht eindeutig formuliert, so dass sich in den Antworten unterschiedliche Interpretationen des Gefragten wiederfinden. Fragen zu Kompetenz und Aufgabenbereichen, Freundlichkeit der Mitarbeiter, Angemessenheit der Ausstattung sind nur subjektiv zu beantworten. Auch der Zeitpunkt des Besuches, die Archivgröße, Haushaltsmittel der Einrichtung, die Objektivität der Tester haben die Ergebnisse beeinflusst.

Die Gesamtzahl der besuchten Archive ist mit 10 zu gering um repräsentative Aussagen fällen zu können über die Benutzerfreundlichkeit von Archiven. Im Allgemeinen sind die Ergebnisse zwar unterschiedlich, aber auf zu geringen Raum verteilt. Daher bieten die Ergebnisse eher eine Einstiegs- und Überblicksdarstellung. Eine Ausweitung auf alle Sparten und alle Bundesländer mit mehr Testern und Wiederholungen kann ein ganz anderes Bild liefern.

Die Ergebnisse des Telefontestes abschließend betrachtet, bieten ein recht homogenes Bild. Bei den einzelnen Kriterien gibt es kaum große Differenzen. Bei allen getesteten Archiven konnte die Telefonnummer ermittelt, und so der telefonische Zugang ermöglicht werden. Jedoch muss besonders im Bereich der Kirchen- und Stadtarchive in Frage gestellt werden, inwiefern dieser Test repräsentativ ist. Auch ist hier in die Bewertung der einzelnen Kriterien die subjektive Betrachtung der Tester mit eingegangen. Ein ähnlicher Test mit einem überarbeiteten, angepassten Testprotokoll und mehr Probanden liefert womöglich ein anderes und vielleicht auch realistischeres Bild.

I

Vorlage Protokoll für Archivbesuche

Bearbeitungsbogen Benutzung in Archiven

Bearbeiter/in:

Name und Adresse des Archivs:

Öffnungszeiten:

Träger des Archivs:

ungefähre Anzahl der Archivmitarbeiter:

� 1 � 2-5 � mehr als 5

Datum des Besuchs:

Zeitpunkt des Besuchs:

Dauer des Besuchs:

angegebener Benutzungszweck:

sonstige Bemerkungen:

II

Ansicht des Archivs von außen

1. Zugang zum Archiv

1.1 Archiv befindet sich:

� in einem eigenen Gebäude � mit anderen Institutionen/ Abteilungen in einem Gebäude

1.2 Beschilderung, außen an der Fassade/ am Eingang

� deutlich und verständlich

� deutlich, aber irreführend

� kaum erkennbar

� keine Ausschilderung

1.3 Hinweisschilder zum Archiv bzw. Lesesaal (wenn nur Archiv im Gebäude) hin

� deutlich und verständlich

� deutlich, aber irreführend

� kaum erkennbar

� keine Ausschilderung

1.5 behindertengerechter Zugang (hier nur eigene Einschätzung erforderlich)

� Rampen oder Aufzüge

� erreichbare Klingel

III

� genügend breite Wege

2. Empfang und Aufenthaltsraum

2.1 Pförtner

� Pforte vorhanden und besetzt

� Pforte vorhanden, Pförtner gerade nicht da

� Pforte vorhanden, Besetzung nicht vorgesehen

� kein Pförtner

(2.2 Aufgabe des Pförtners (soweit ersichtlich))

� agiert auf Anfrage

� Anmeldung beim Archiv

� Weg weisen bei Nachfrage

� Schlüssel aushändigen für Schließfach

� Tür/ Pforte öffnen

2.3 Garderobe mit Schließfächern

� vorhanden

� nur Garderobe

� nur Schließfächer

� keins von beidem

sonstige Gestaltung und Beschilderung

IV

2.4 Aufenthaltsraum für Pausen etc.

� nicht vorhanden

� vorhanden

-> Beschreibung, Ausstattung

2.5 ausliegende Flyer (im Vorraum, Aufenthaltsraum, aber auch Lesesaal):

� zum Archiv und dessen Publikationen

� zu anderen Archiven und deren Publikationen

� zu Veranstaltungen des Archivs

� zu anderen (Kultur)veranstaltungen

� zur Heimatgeschichte

� keine Flyer

� sonstiges

2.6 Aktualität der Flyer

� aktuell

� veraltet

� „uralt“ (voriges Jahr etc.)

V

3. Lesesaal bzw. Platz zur Akteneinsicht

3.1 Platz zur Akteneinsicht

� Lesesaal

� hierfür verfügbarer Büroraum

� im Büro des Archivars

� sonstiges:

3.2 Anzahl der Benutzerplätze (ohne Plätze an Mikrofichegeräten und Computerplätzen zur Recherche)

Sind die Benutzerarbeitsplätze groß genug für Akte, Laptop und Schreibblock?

3.3 Räumlichkeit

� Beratung und Lesesaal in getrennten Räumlichkeiten

� Beratung und Lesesaal getrennt durch eingebauten „Glaskasten“

� Beratung und Lesesaal/ Platz der Akteneinsicht in einem Raum

� Beratung außerhalb des Lesesaals ohne speziellen Raum hierfür

3.4 Lautstärke

stärkere Geräuschquellen durch

� Archivar selbst

� Mitarbeiter des Archivars

VI

� andere Benutzer wegen Laptop

� andere Benutzer wegen Unterhaltung

� technische Geräte (z.B. Mikrofilme)

� Archivführungen

� sonstige

3.5 Lichtquellen

für die Akteneinsicht:

� vorhandenes natürliches Licht sehr gut � ausreichend� schlecht � nicht ausreichend�

� Schutz vor Sonneneinstrahlung sehr gut � ausreichend� schlecht � nicht ausreichend� zu grell �

nicht vorhanden�

� Deckenlicht war sehr gut � ausreichend� schlecht � nicht ausreichend� zu grell �

� Leselampen am Leseplatz sehr gut � ausreichend� schlecht � nicht ausreichend� zu grell �

nicht vorhanden�

� ausreichend auch für schwer lesbare Schriften

� nicht ausreichend für schwer lesbare Schriften

3.6 technische Ausstattung

� Steckdose am Arbeitsplatz

� Lesegeräte:___________________________________________________________

� PC für Recherche etc.

� Vorrichtung zum Kopieren oder Fotografieren

� sonstiges

VII

3.7 Ausstattung mit Informationsmitteln (außer Findbüchern)

� Archivbibliothek/ Teil der Archivbibliothek mit Nachschlagewerken im Lesesaal

� Internetzugang

3.8 Lesesaalaufsicht

Beschreiben Sie wie viele Personen Aufsicht führen und welche Aufgaben sie haben (z.B. außer Aufsicht auch noch Akten ausheben).

� es gibt keine Aufsicht

4. Einführung in die Benutzung

4.1 Benutzeranmeldung

� Ausfüllen eines Benutzungsantrags

� Bereitstellung der Benutzungsordnung (ohne Nachfrage)

� Bereitstellung der Lesesaalordnung (ohne Nachfrage)

� Informationen zu Reproduktionsmöglichkeiten

� Bereitstellung der Gebührenordnung

� Bereitstellung sonstiger gesetzlicher Grundlagen (Archivgesetz etc.)

4.2 mündliche Einweisung in die Benutzung

� Hinweise auf wesentliche Aspekte bei der Benutzung:

VIII

� Hinweise auf Rechtsgrundlagen

� Hinweise auf Findmittel und Recherchemöglichkeiten

� Hinweise auf Aktenbestellung

� Hinweise auf Aushebezeiten

4.3 Schilder und Merkblätter zur Benutzung im Lesesaal/ am Platz der Akteneinsicht

� Aushebezeiten

� Formulare für Reproduktionsaufträge

� Öffnungszeiten/ Pausenzeiten

� Bedienungshandbuch für Geräte

� sonstige Informationen

5. Benutzerberatung

5.1 Ansprechbarkeit

die Lesesaalaufsicht oder ein Archivar sind ansprechbar:

� stets

� nur zu bestimmten Zeiten

� zu nicht erkennbaren Zeiten

� nur wenn sie am Platz der Akteneinsicht erscheinen

5.2 Hilfsbereitschaft/ zuvorkommend

IX

Der Archivar ist

� auch ohne Anfrage hilfsbereit

� ist auf Anfrage sofort hilfsbereit

� ist nach mehrmaligem Fragen hilfsbereit

� umgeht möglichst weitere Benutzungshilfen

� wirkt gar nicht hilfsbereit

� so hilfsbereit, dass es die Benutzung stört

5.3 Service und Kompetenz

Der Archivar ist/ wirkt insgesamt und bei Rückfragen

� angemessen freundlich

� angemessen kompetent

� unangemessen überheblich

� unangemessen genervt

� unangemessen gleichgültig gegenüber dem Benutzer

� gestresst

� zeitlich überfordert

� fachlich überfordert

� durchsetzungsfähig gegenüber anderen Benutzern bei unangemessenem Verhalten (bei Bedarf ausfüllen)

� sonstige Auffälligkeiten/ Situationen:

5.4 Flexibilität

Wie flexibel ist der Archivar bei evtl. auftretenden ungewöhnlichen Situationen (Wunsch eines Benutzers nach Ausheben außerhalb der Aushebezeiten etc.)

X

6. Findmittel

6.1 Zugänglichkeit der Findmittel

� Beständeübersicht liegt aus

� im Lesesaal sind nicht gesperrte Findbücher frei zugänglich

� alle nicht gesperrten Findbücher sind nur auf Anfrage zugänglich

� Recherche in Datenbank möglich

� Karteikästen mit Erschließungsinformationen

� Mikrofiches oder Mikrofilme mit Erschließungsinformationen

� Online-Recherche via Internet bzw. über andere Archivportale und –homepages

6.2 Übersicht über die Findmittel

� dem Benutzer wird von vornherein verdeutlicht, welche Findmittel vorhanden sind (Hinweis entweder bei Benutzerberatung, zusätzliche Hinweiszettel oder Liste)

� dem Benutzer wird erst auf Nachfrage die Gesamtheit der Findmittel deutlich

� eine vollständige Übersicht existiert nicht

� der Archivar kann auch nicht alle Findmittel benennen

� digitale und analoge Findmittel verweisen gegenseitig aufeinander – auf ihre jeweiligen Reproduktionen

6.3 Äußere Erscheinungsform der Findmittel (sofern zugänglich)

� die Findmittel sind deutlich beschriftet

� ohne Öffnen des Findbuchs – und ohne zu Hilfenahme der Beständeübersicht/ Bestandsnummern - lässt sich auf dessen Inhalt schließen

� die Aufstellungssystematik ist schlüssig

� die Findbücher stehen in der richtigen Reihenfolge im Lesesaal

XI

� die Bestandsnummern sind einfach und verständlich

6.4 Innere Erscheinungsform der Findmittel (sofern zugänglich)

� klare Struktur des Findmittels

� Inhaltsverzeichnis

� Vorwort zum Registraturbildner

� Vorwort zur Bestandsgeschichte

� klarer Aufbau der Verzeichnungseinheit/ der Karteikarte (wo steht was)

� Bestellsignatur eindeutig identifizierbar

� handschriftliche Zusätze lesbar

6.5 Erklärung zur Benutzung der Findmittel

� vorhanden

� teilweise vorhanden

� nicht gefunden

� nicht vorhanden

7. Reproduktionen

7.1 Möglichkeiten der Reproduktionen

7.2 Reproduktionsaufträge

� per Formular

XII

� formlos mit Einlegezetteln in Akten

� bei Papierkopien: direkt durch den Archivar erledigt

� beauftragte Firma genannt

� beauftragte Firma nicht genannt

7.3 ungefähre Dauer der Reproduktionen

7.4 Gibt es Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Kopien?

8. Bitte ausliegende Flyer, Formulare, Aktenbestellzettel und Formular für Reproduktionsaufträge mitbringen.

9. Bemerkungen

XIII

Vorlage Protokoll Telefontest

Archiv

Kontaktdaten

Speziellere Telefonnummern vorhanden?

Sprechzeiten

Anrufbeantworter

Datum :

Uhrzeit(en):

Versuche

Wie oft klingelt das Telefon

Wie meldet sich der Bearbeiter (Institution, Name, etc.)

Wie viel Stationen bis man bei Kompetentem Ansprechpartner landet

Fragen:

Erhalten (� | X )

Wievielter Ansprechpartner? (evtl. Funktion)

Öffnungszeiten Lesesaal

Reservierung notwendig?

Aushebezeiten

XIV

Zusätzliche Informationen durch den Berater

- - - 0 + ++

Freundlichkeit

Sonstiges

XV

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Hinweisschilder zum und im Archiv .............................................................................. 3 Abbildung 2: Barrierefreier Zugang im Archiv .................................................................................... 4 Abbildung 3: Empfang und Pforte im Archiv ...................................................................................... 4 Abbildung 4: Auslage von Flyern in Archiven ..................................................................................... 5 Abbildung 5: Anzahl der Benutzerarbeitsplätze................................................................................. 6 Abbildung 6: Geräuschquellen während Archivbenutzung ............................................................... 6 Abbildung 7: Lichtquellen Benutzerarbeitsplätze ............................................................................. 7 Abbildung 8: technische Ausstattung an Nutzerarbeitsplätzen ......................................................... 7 Abbildung 9: Benutzeranmeldung ..................................................................................................... 8 Abbildung 10: mündliche Einweisung in Archivbenutzung ................................................................ 9 Abbildung 11: Schilder und Merkblätter zur Benutzung im Lesesaal ................................................ 9 Abbildung 13: Service und Kompetenz der Mitarbeiter .................................................................. 10 Abbildung 12: Hilfsbereitschaft der Mitarbeiter .............................................................................. 10 Abbildung 14: Art und Zugänglichkeit der Findmittel ...................................................................... 11 Abbildung 15: Gesamtanzahl der Findmittel ................................................................................... 11 Abbildung 16: Äußeres Erscheinungsbild ......................................................................................... 12 Abbildung 17: Inneres Erscheinungsbild .......................................................................................... 12 Abbildung 18: Form der Reproduktionsaufträge ............................................................................. 13 Abbildung 19: Dauer der Reproduktionsaufträge ............................................................................ 14 Abbildung 20: Vergleich der Telefonnummern auf der Internetseite und im Telefonbuch ............ 15 Abbildung 21: Freundlichkeit der Mitarbeiter ................................................................................. 16

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Erklärung zur Findmittelnutzung ..................................................................................... 13 Tabelle 2: Anzahl der Versuche bis jemand ans ............................................................................... 15 Tabelle 3: benötigte Stationen bis zum zuständigen Mitarbeiter .................................................... 16

Fachhochschule Potsdam_FINKE_WACKERNAGEL_Hausarbeit_Benutzung_in_Archiven-2-34