Schritte zur effektiven KPI-Strategie

BERICHTSWESEN LEICHT GEMACHT

InhaltEINFÜHRUNG � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 2

DIE 3 ERFOLGSGEHEIMNISSE INTELLIGENTER KPIs � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 4

1� DIE RICHTIGEN KPIs AUSWÄHLEN � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 5Spät- vs� Frühindikatoren � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 5

Die richtigen Indikatoren auswählen � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 6

2� EINE KPI-GESTEUERTE KULTUR AUFBAUEN � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 9

3� EINEN KPI-ITERATIONSPROZESS ETABLIEREN � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 11

FAZIT� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 13

W H I T E PA P E R 3 Schritte zur effektiven KPI-Strategie: Die Grundlagen für langfristige Wettbewerbsvorteile schaffen 1

Performance-Werkzeug oder Datenflut: Ertrinken Sie in nichtssagenden Kennzahlen? Jede Führungskraft weiß heute, wie wichtig es ist, mit strategischen Kennzahlen das Erreichen von kurz- und langfristigen Zielen zu überwachen. In der Praxis haben sich im Laufe der Jahre Standard-Frameworks wie die SMARTER-Kriterien oder die Balanced Scorecard zur Definition von KPIs bewährt. Daher verlässt sich heute die überwiegende Mehrheit der Unternehmen auf Leistungsindikatoren, um Fortschritte zu messen und Entscheidungen vorzubereiten.

Doch weil für Auswertungen inzwischen überall riesige Datenmengen verfügbar sind, entsteht ein neues Phänomen: das KPI-Überangebot. Noch nie war es leichter, sich in einer Flut von Kennzahlen zu verlieren. Viele Manager haben schmerzhaft erfahren, dass nicht alles, was gemessen werden kann, auch tatsächlich gemessen werden sollte. Fakt ist, die Überwachung und das Reporting von KPIs ist mit Arbeit verbunden und wenn Ihre Kennzahlen nicht Ihre Ergebnisse verbessern, dann bringen Sie Ihrem Geschäft auch keine Vorteile.

KPI-Überangebot: Die WarnsignaleWie erkennen Sie überflüssige KPIs?

• Überall im Unternehmen werden Kennzahlen erfasst, nur weiß niemand genau wofür.

• KPIs werden in Berichten oder deren Anhängen aufgeführt, finden aber kaum Beachtung.

• Gespräche über KPIs führen selten zu Veränderungen der Strategie oder Geschäftsausrichtung.

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– BERNARD MARR, „WHAT IS A KPI?“

www�bernardmarr�com/default�asp?contentID=762

„Die herausfordernde, wettbewerbsorientierte Business-Landschaft von heute fordert von Führungskräften mehr denn je, besser informierte Entscheidungen zu treffen … Richtig verstanden und effektiv eingesetzt sind KPIs dafür ein leistungsstarkes Werkzeug. Ohne sie fliegen Unternehmen schlichtweg blind.“

Ein derartiges Überangebot ist jedoch nicht die einzige Herausforderung bei der Entwicklung der optimalen KPI-Strategie. Unternehmen müssen noch zwei weitere Hürden nehmen: Zum einen wird oft nicht ausreichend klar zwischen Spät- und Frühindikatoren unterschieden oder diese werden nicht korrekt angewendet. Zum anderen investieren selbst Unternehmen, die die zentrale Bedeutung von Daten als Wettbewerbsvorteil erkannt haben, häufig zu wenig Zeit und Energie in die Entwicklung ihrer Datenkompetenz. Es kann daher nicht überraschen, dass beim Aufbau einer KPI-gesteuerten Kultur Probleme auftreten, wenn die Mitarbeiter Sinn und Zweck ihrer KPIs nicht wirklich verstehen.

KPI-Risiken KPI-Erfolgsstrategien

Verwechseln oder falsches Verwenden von Spät- und Frühindikatoren

Auswählen der passenden Indikatoren für die passenden KPIs

Verunsicherung über den Nutzen von KPIs führt im Team zu mangelnder Unterstützung

Volles Engagement für Datenkompetenz und die Entwicklung einer KPI-gesteuerten Kultur

Einführen immer neuer KPIs, bis diese an Bedeutung verlieren

Etablieren eines KPI-Iterationsprozesses zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verfeinerung

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Die 3 Erfolgsgeheimnisse intelligenter KPIsWie schaffen Sie es, dass sich alle Mitarbeiter für die KPIs engagieren, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen wollen? Indem Sie folgendermaßen vorgehen:

Die richtigen KPIs wählenBeachten Sie den Unterschied zwischen Spät- und Frühindikatoren.

Eine KPI-gesteuerte Kultur aufbauenSorgen Sie teamübergreifend für mehr Datenkompetenz.

Einen KPI-Iterationsprozess etablierenEntwickeln Sie Ihre KPIs weiter und verfeinern Sie sie regelmäßig.

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Die richtigen KPIs wählen:Beachten Sie den Unterschied zwischen Spät- und Frühindikatoren�

Nicht alle Kennzahlen sind gleich. Bevor Sie Ihre KPI-Strategie überarbeiten, sollten Sie den Unterschied zwischen Spät- und Frühindikatoren verstehen, wissen, wo diese Kennzahlentypen jeweils verwendet werden und warum Sie beide überwachen sollten.

Häufig verwendete Spätindikatoren

Spätindikatoren erfassen einen Output. Diese auch als nacheilende Indikatoren bezeichneten Kennzahlen zeigen Ergebnisse im Zeitverlauf an, beispielsweise den Gesamtumsatz des letzten Quartals. Sie sind leicht messbar und beantworten auf einen Blick die Frage, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben. In der Chefetage dienen Spätindikatoren oft als Grundlage für ehrgeizige Ziele. Man betrachtet beispielsweise den Umsatz des letzten Quartals und beschließt ihn im nächsten Quartal zu verdoppeln. Wichtigster Spätindikator ist der Jahresumsatz bzw. Gewinn.

Gesamtumsatz seit Beginn einer Werbeaktion

Neue Abonnenten in den letzten 30 Tagen

Entwicklung der Spendeneinnahmen pro Quartal

3,2 Mio� EUR

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Frühindikatoren erfassen einen Input. Frühindikatoren erfassen Daten, die sich auf die Ergebnisse auswirken. Dadurch eignen sie sich besonders für die Prognose eines Outputs. Wenn beispielsweise ein SaaS-Anbieter einen starken Rückgang bei den App-Downloads beobachtet (ein Frühindikator), ist ein sinkender Quartalsumsatz zu erwarten (Spätindikator). Wenn das Unternehmen jetzt die App-Downloads als KPI einsetzt, lässt sich dieser Trend sofort erkennen und das entsprechende Team kann den Ursachen auf den Grund gehen. Tendenziell sind Frühindikatoren eher operativer Natur. Sie sind daher schwieriger zu messen, aber sie lassen sich einfacher beeinflussen.

Faustregel für den Unterschied zwischen Spät- und Frühindikatoren:

Spätindikatoren zeigen an, wie gut Ihre Leistung war.

Frühindikatoren zeigen an, wie gut Ihre Leistung ist.

Häufig verwendete Frühindikatoren

Ein Anstieg des Website-Traffics

Eine Zunahme von Helpdesk-Anfragen

Eine Veränderung der App-Downloads

Spätindikatoren Frühindikatoren

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Auswahl der richtigen Indikatoren für Ihre KPIsSpät- und Frühindikatoren existieren nicht in einem Vakuum. Ganz im Gegenteil, ihr Verhältnis zueinander ist von entscheidender Bedeutung. Spätindikatoren zeigen zwar Ihre bisherige Leistung, geben aber nicht an, was Sie verändern sollten, um sich zu verbessern. Frühindikatoren messen die Faktoren, die Ihre Ergebnisse beeinflussen. Wenn Sie diese Werte verfolgen, können Sie Maßnahmen ergreifen, die zu Verbesserungen führen.

Die Leiter-Strategie: Nutzen Sie Frühindikatoren zur Steuerung Ihrer Spätindikatoren�

Rolle Führungskräfte Geschäftsbereiche

Strategisches Ziel

Einen Gesamtüberblick erhalten

Führungskräften geht es vor allem darum, den Fortschritt in Richtung der Gesamtziele zu verfolgen. Sie verwenden die Zahlen, um Maßnahmen voranzutreiben.

Strategien erarbeiten und Taktiken entwickeln

Geschäftsbereiche, Projektleiter und Teams sollten sich auf Frühindikatoren konzentrieren. Sie zeigen ihnen, was sie ändern können, um Ergebnisse zu liefern.

Spät- oder Frühindikator?

Spätindikatoren:

Wählen Sie Kennzahlen, die festhalten, welche Fortschritte beim Erreichen der Firmenziele gemacht werden.

Stellen Sie sicher, dass diese KPIs zu Ihrer Branche und Wachstumsphase passen.

Frühindikatoren:

Identifizieren Sie die Indikatoren, die sich am meisten auf Ihre Spätindikatoren auswirken.

Überprüfen Sie Ihre Annahmen mithilfe von Daten und überwachen Sie die Folgen im Zeitverlauf.

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Immer wenn eine starke Wechselwirkung zwischen einer ausgewählten Menge von Frühindikatoren und einer größeren Anzahl Spätindikatoren besteht, können Sie sehen, welche Frühindikatoren den größten Einfluss auf Ihre Spätindikatoren haben. Das ist eine intelligente KPI-Strategie. Aber nicht jeder Spät- oder Frühindikator eignet sich als KPI. Wie treffen Sie die richtige Auswahl? Gehen Sie den umgekehrten Weg und beginnen Sie mit dem, was Sie erreichen möchten.

Die richtige Auswahl treffen: Entwickeln Sie Ihre KPIs von Ihren Zielen aus rückwärts

Rolle Führungskraft Geschäftsbereiche

Konkretes Ziel Umsatz im nächsten Jahr verdoppeln Die Menge neuer Netto-Leads in der Vertriebs-Pipeline vervierfachen

Beispiel-KPI Umsatz im Jahresvergleich Menge der neuen Netto-Leads in der Vertriebs-Pipeline

EXPERTEN-TIPP

Mit Daten an die SpitzeBei der Definition von KPIs – ob Spät- oder Frühindikatoren – wird in der Regel zuerst festgelegt, was wichtig ist und dann wird es gemessen. Das SaaS-Beispiel zeigt jedoch, dass Sie oft schon den Daten entnehmen können, worauf es ankommt.

Wenn Sie auf die Frühindikatoren achten und dann weiter nachforschen, um den Ursachen für einen Trend auf den Grund zu gehen, sind Sie bereits auf dem besten Weg, intelligentere KPIs zu etablieren. Darum ist es auch so wichtig, dass Ihre Analyselösung Sie bei der Untersuchung von Frühindikatoren nicht einschränkt, sondern Ihnen bei der Navigation durch Ihre Daten alle Freiheiten lässt.

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EXPERTEN-TIPP

Die Chefetage muss mitziehenDie Bedeutung einer Kennzahl wird am besten untermauert, wenn sich Führungskräfte darauf in Besprechungen, Meetings oder Leistungsbewertungen beziehen.

Eine KPI-gesteuerte Kultur aufbauenSorgen Sie teamübergreifend für mehr Datenkompetenz�

Die Auswahl eher strategisch ausgerichteter KPIs ist ein wesentlicher erster Schritt. Bevor Sie jedoch neue Kennzahlen einführen, sollten Sie unbedingt überprüfen, wie diese von Ihren Teams angenommen werden. Fragen Sie sich: Wird jeder Mitarbeiter im Unternehmen die Bedeutung Ihrer KPIs verstehen? Können alle Teammitglieder entsprechende Maßnahmen ergreifen und die Leistung verbessern?

Möglicherweise lautet die Antwort Nein und das ist völlig normal. Tatsächlich vertrauen nur 24 % der Entscheider voll in ihre Fähigkeit, Daten zu lesen, mit ihnen zu arbeiten, sie zu analysieren und mit ihnen zu argumentieren.1 Aus diesem Grund hat der Ausbau der Datenkompetenz für viele Führungskräfte mittlerweile oberste Priorität. Je klarer Ihren Mitarbeitern die Bedeutung der Kennzahlen ist, desto motivierter werden sie sein, ihre Anstrengungen auf die Bereiche zu konzentrieren, die den größten Unterschied machen.

1 The U.S. Data Literacy Survey, durchgeführt von Censuswide im Auftrag von Qlik von August 2017 bis Februar 2018.

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1. Erstellen Sie ein strukturiertes Programm, das auch Schulungen beinhaltet� Wenn Ihre Mitarbeiter verstehen, wie sich ihre eigenen Aufgaben in die übergeordneten Unternehmensziele einfügen, verleiht das ihrer Tätigkeit eine größere Bedeutung. Sie fühlen sich dann stärker einbezogen und haben nicht den Eindruck, dass ihnen zusätzlich zu ihrer bestehenden Arbeit noch eine weitere Aufgabe aufgebürdet wird.

2� Legen Sie die Verantwortung in die Hände der richtigen Mitarbeiter� Jeder Stakeholder sieht Ihre KPIs aus seiner eigenen Perspektive. Die Mitglieder Ihres Teams sollten genau für die Kennzahlen verantwortlich sein, die ihren Kenntnissen, Fähigkeiten und ihrem Einfluss auf die Ergebnisse am besten entsprechen. Sobald Sie die Beziehungen zwischen Ihren Frühindikatoren und den verschiedenen Hierarchien Ihrer Spätindikatoren festgelegt haben, können Sie die KPIs gruppenweise den entsprechenden Organisationsebenen zuordnen.

3� Vermeiden Sie KPI-Wildwuchs� Ihre BI-Lösung sollte allen Stakeholdern ermöglichen, von jedem Dashboard aus die Daten hinter den Indikatoren detailliert zu untersuchen. So finden sie die benötigten Informationen, ohne immer neue KPIs zu erstellen. Wenn beispielsweise ein Produkt hinter den Erwartungen zurückbleibt, müssen die Manager die aggregierten Ergebnisse aufschlüsseln und herausfinden können, was auf der Vertriebs-, Service-, Kosten- und Betriebsebene dazu beigetragen hat.

4� Nutzen Sie die Vorteile der Technik� BI-Plattformen haben sich in letzter Zeit stark weiterentwickelt. Sie nutzen innovative Technologien wie Abfragen in natürlicher Sprache, Augmented Intelligence und maschinelles Lernen und sind noch einfacher und intuitiver zu bedienen. So können ihre Anwender Einblicke gewinnen und Zusammenhänge erkennen, die ihnen sonst entgangen wären. Wenn Sie gerade eine BI-Lösung suchen, entscheiden Sie sich für ein Produkt, das die Datenkompetenz jedes einzelnen Ihrer Mitarbeiter verbessert.

1 The U.S. Data Literacy Survey, durchgeführt von Censuswide im Auftrag von Qlik von August 2017 bis Februar 2018.

Jeder soll die Sprache der Daten sprechen könnenWie können Sie die Datenkompetenz fördern und Ihre KPI-Strategie unterstützen?

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Einen KPI-Iterationsprozess etablieren:Entwickeln Sie Ihre KPIs weiter und verfeinern Sie sie regelmäßig�

Wie alles in der Geschäftswelt ändern sich auch KPIs ständig. Ihre Kunden verhalten sich anders als früher. Ihre Unternehmensziele müssen sich neuen Marktentwicklungen anpassen. Sie werden feststellen, dass manche Kennzahlen Sie beim Erreichen Ihrer Ziele nicht mehr unterstützen oder diesen sogar entgegenwirken. Deshalb ist es wichtig, einen strukturierten Iterationsprozess zu entwickeln, der regelmäßig überprüft, welche KPIs sich bewährt haben und welche nicht.

Wann sollten KPIs geändert werden?

Es gibt viele Gründe, eine Kennzahl zu überarbeiten oder zu ersetzen: Erfolg gehört auch dazu. Angenommen, Sie sind Vertriebsleiter und Ihr wichtigster Leistungsindikator ist „Gesamtumsatz pro VB“. Was tun Sie, wenn sich alle Mitarbeiter mächtig ins Zeug legen und regelmäßig ihre Ziele übertreffen? Sie könnten die Zielvorgaben erhöhen oder die Vertriebsgebiete vergrößern. Sie könnten aber auch Ihren KPI in eine Effizienzkennzahl wie den Customer Lifetime Value ändern.

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– MICHAEL J� MAUBOUSSIN „The True Measure of Success“, Harvard Business Review, Oktober 2012

„Unternehmen steht eine unglaubliche Menge von Statistiken zur Verfügung, um die Performance zu verbessern. Doch die Führungskräfte klammern sich bei der Auswahl von Kennzahlen an veraltete Methoden, die häufig auch noch Schwachstellen aufweisen. Früher war es weniger problematisch, dem Bauchgefühl zu folgen und dabei wichtige Statistiken zu ignorieren, weil alle das taten. Heute kann man so nicht mehr wettbewerbsfähig bleiben. Genau genommen ist das Identifizieren und Nutzen dieser Zahlen, noch bevor die Konkurrenz es tut, sogar entscheidend, um sich Vorteile zu sichern.“

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Der KPI-IterationsprozessSo passen Sie Ihre KPIs kontinuierlich an die Entwicklung des Markts, der Branche, der Kunden und Ihres Geschäfts an:

1. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen ein�

Bitten Sie alle Stakeholder, die KPI-Daten in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Die Häufigkeit sollte dabei dem Rhythmus Ihres Geschäfts folgen. Telekom-Unternehmen erstellen ihre Rechnungen beispielsweise monatlich. Ein monatliches KPI-Meeting ist daher sinnvoll. Softwarefirmen veröffentlichen Produkte und Finanzdaten normalerweise vierteljährlich. Hier würde ein Treffen im Quartal besser zum Geschäft passen.

2. Stellen Sie die richtigen Fragen�

• Sehen Sie Trends oder deutliche Veränderungen im Vergleich zum letzten Quartal?

• Bleiben bestimmte KPIs hinter den Erwartungen zurück?

• Zeigen Ihre Frühindikatoren die Entwicklungen der Spätindikatoren ausreichend gut an?

• Sind die richtigen Mitarbeiter für die richtigen KPIs verantwortlich?

• Haben sich Zielvorgaben geändert?

3. Aktualisieren Sie Ihre KPIs und kommunizieren Sie sämtliche Änderungen�

• Passen Sie Ihre KPIs anhand der gesammelten Informationen an oder definieren Sie neue.

• Legen Sie eindeutige Vorgehensweisen fest, um die gewonnenen Erkenntnisse mit Maßnahmen zu verbinden.

• Informieren Sie alle Stakeholder über Aktualisierungen.

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Mit KPIs in Ihrem Markt und Ihrer Branche in Führung gehenEs ist kein Geheimnis, dass Unternehmen im digitalen Zeitalter Daten einsetzen müssen, um Vorteile erkennen und nutzen zu können. KPIs sind dazu ein unverzichtbares Werkzeug und helfen Ihnen, sich mit Daten eine Führungsposition zu sichern.

Eine erfolgreiche KPI-Strategie beinhaltet mehr als die Wahl passender Kennzahlen: Dazu gehört auch, dass Sie mit ihnen das Erreichen Ihrer Ziele messen. Außerdem müssen Sie Ihr Team anleiten, damit ihm die richtige Reaktion auf einen Leistungsindikator zur richtigen Zeit in Fleisch und Blut übergeht und selbstverständlicher Teil der Unternehmenskultur wird. Ferner gehört die kontinuierliche Aktualisierung und Überarbeitung der Kennzahlen dazu, damit diese Sie jederzeit beim Erreichen Ihrer Unternehmensziele unterstützen können. Wenn Sie wie hier beschrieben vorgehen, werden Sie am Ende mit weniger, dafür aber mit effektiveren KPIs arbeiten. So können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt.

Sie sind nicht auf sich allein gestelltDer Einsatz der richtigen Analyselösung macht einen großen Unterschied. Mit Qlik® sind Unternehmen in der Lage, erfolgreiche KPIs noch schneller und leichter einzuführen und kontinuierlich zu ermitteln. Dazu gehört auch Unterstützung bei der Entwicklung einer KPI-gesteuerten Kultur durch Förderung der Datenkompetenz. Unsere Plattform gibt Ihrem gesamten Team, unabhängig vom jeweiligen Kenntnisstand, die Möglichkeit

praktisch in Echtzeit auf wichtige Informationen zuzugreifen und Kurskorrekturen oder fortlaufende Verbesserungen vorzunehmen,

sämtliche Daten uneingeschränkt zu analysieren und dabei in neue Bereiche vorzustoßen,

gewonnene Erkenntnisse mithilfe von Augmented Intelligence zu vertiefen und die Datenkompetenz zu steigern.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie die Plattform von Qlik für eine intelligentere und leistungsstärkere KPI-Strategie nutzen können? Wir helfen Ihnen gerne.

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